CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
RESOLUCIONES
R-DC-068-2015.-Despacho Contralor.-Contraloría General
de la República.-San José, a las diez horas del veintinueve de junio de dos mil
quince.
Considerando:
1º-Que los artículos 183 y 184 de la Constitución
Política de la República de Costa Rica establecen a la Contraloría General de
la República como institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la
vigilancia de la Hacienda Pública, y que el artículo 12 de su Ley Orgánica, N°
7428, la designa como Órgano Rector del Sistema de Control y Fiscalización
Superiores de la Hacienda Pública.
2º-Que
los artículos 12, 24 y 62 de esa Ley Orgánica confieren a la Contraloría
General de la República facultades para emitir disposiciones, normas, políticas
y directrices relativas al funcionamiento de las auditorías internas.
3º-Que
los artículos 3 y 23 de la Ley General de Control Interno, N° 8292, refuerzan
las facultades normativas de la Contraloría General de la República con
respecto a las auditorías internas.
4º-Que
el artículo 20 de la Ley N.° 8292 establece la obligación que tiene cada ente u
órgano de contar con una auditoría interna.
5º-Que el artículo 24 de la Ley N.° 8292 determina que el auditor y el
subauditor internos de los entes y órganos sujetos a esa Ley dependerán
orgánicamente del máximo jerarca, quien los nombrará y establecerá las
regulaciones de tipo administrativo aplicables a dichos funcionarios. Los demás
funcionarios de la auditoría interna estarán sujetos a las disposiciones
administrativas aplicables al resto del personal; sin embargo, el nombramiento,
el traslado, la suspensión, la remoción, la concesión de licencias y demás
movimientos de personal, deberán contar con la autorización del titular de la
auditoría interna. Las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no
deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la
independencia funcional y de criterio del auditor y el subauditor interno y su
personal; en caso de duda, la Contraloría General de la República dispondrá lo
correspondiente.
6º-Que
el numeral 101 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público,
emitido mediante la Resolución N° R-DC-64-2014 del 11 de agosto de 2014 y
publicado en La Gaceta N° 184 del 25 de setiembre de 2014, indica que el
personal que ejecuta el proceso de auditoría en el sector público debe mantener
un criterio independiente en el desarrollo de su trabajo, y actuar de manera
objetiva, profesional e imparcial, en tanto que el numeral 102 de ese mismo
cuerpo normativo dispone que la organización de auditoría debe establecer
políticas y procedimientos que permitan prevenir y detectar situaciones
internas o externas que comprometan la independencia y la objetividad del
personal mencionado, y que ese personal es responsable de informar a la
instancia competente cualquier situación que pudiera afectar su independencia y
objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes; además, se deberá
abstener de tratar asuntos relacionados con esa situación.
7º-Que
el numeral 1.1.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna,
emitidas mediante la resolución N° R-DC-119- 2009 del 16 de diciembre de 2009 y
publicadas en La Gaceta N° 28 del 10 de febrero de 2010, determina que
los servicios que presta la auditoría interna deben ser ejercidos con
independencia funcional y de criterio, conforme a sus competencias.
8°-Que
resulta necesario establecer lineamientos generales para ordenar las acciones
institucionales tendentes a establecer regulaciones administrativas para el
auditor, el subauditor y el resto del personal de las auditorías internas del
sector público, así como los movimientos de este personal conforme al criterio
previo del auditor interno, y el proceso de resolución ante situaciones
derivadas de tales acciones que puedan resultar en una afectación indebida de
la actividad de auditoría interna. Por tanto,
RESUELVE:
I.-Aprobar y promulgar las siguientes:
DIRECTRICES SOBRE LAS REGULACIONES
ADMINISTRATIVAS APLICABLES A LOS
FUNCIONARIOS DE LAS AUDITORÍAS
INTERNAS DEL SECTOR PÚBLICO
Introducción
D-2-2015-DC-DFOE
El ordenamiento jurídico determina a la administración activa
y la auditoría interna como los componentes orgánicos del sistema de control
interno institucional. El jerarca y los titulares subordinados, como parte del
primero de esos componentes, son responsables de establecer, mantener,
perfeccionar y evaluar ese sistema. Por su parte, la auditoría apoya a la
administración en los esfuerzos para fortalecer dicho sistema y para asegurar
razonablemente el logro de los objetivos institucionales.
La
normativa jurídica y técnica prevé una relación de dependencia entre ambos
componentes, y desde el punto de vista jerárquico, ella se manifiesta en la
condición de reporte del auditor y el subauditor internos respecto del jerarca,
quien los nombra y determina las regulaciones administrativas que les resultan
de aplicación. A diferencia de ellos, los demás funcionarios de la auditoría
interna sí están sujetos a las mismas regulaciones administrativas que el resto
del personal institucional, pero la legislación reconoce el delicado carácter
de las labores que desempeñan y por eso determina que las decisiones sobre
movimientos de esos funcionarios deberán ser previamente autorizados por el
auditor interno.
Las
regulaciones y decisiones que se instauren en cada institución relativas al
auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría
interna, deben ser propicias para el desarrollo de la actividad independiente,
objetiva y asesora que esa unidad conduce. En tal sentido, es enfática la
legislación al señalar que las regulaciones de tipo administrativo no deben
afectar negativamente la actividad de auditoría interna ni la independencia
funcional y de criterio del titular y el resto del personal de la auditoría
interna. Además, la misma legislación determina que la Contraloría General de
la República dispondrá lo correspondiente en caso de duda, lo que resulta
congruente con el papel de órgano rector del Ordenamiento de Control y
Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública.
6º-Que el numeral 101 de las Normas Generales de Auditoría para el
Sector Público, emitido mediante la Resolución N° R-DC-64-2014 del 11 de agosto
de 2014 y publicado en La Gaceta N° 184 del 25 de setiembre de 2014,
indica que el personal que ejecuta el proceso de auditoría en el sector público
debe mantener un criterio independiente en el desarrollo de su trabajo, y actuar
de manera objetiva, profesional e imparcial, en tanto que el numeral 102 de ese
mismo cuerpo normativo dispone que la organización de auditoría debe establecer
políticas y procedimientos que permitan prevenir y detectar situaciones
internas o externas que comprometan la independencia y la objetividad del
personal mencionado, y que ese personal es responsable de informar a la
instancia competente cualquier situación que pudiera afectar su independencia y
objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes; además, se deberá
abstener de tratar asuntos relacionados con esa situación.
7º-Que el numeral 1.1.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría
Interna, emitidas mediante la resolución N° R-DC-119- 2009 del 16 de diciembre
de 2009 y publicadas en La Gaceta N° 28 del 10 de febrero de 2010,
determina que los servicios que presta la auditoría interna deben ser ejercidos
con independencia funcional y de criterio, conforme a sus competencias.
8°-Que resulta necesario establecer lineamientos generales para ordenar
las acciones institucionales tendentes a establecer regulaciones
administrativas para el auditor, el subauditor y el resto del personal de las
auditorías internas del sector público, así como los movimientos de este
personal conforme al criterio previo del auditor interno, y el proceso de
resolución ante situaciones derivadas de tales acciones que puedan resultar en
una afectación indebida de la actividad de auditoría interna. Por tanto,
RESUELVE:
I.-Aprobar y promulgar las siguientes:
DIRECTRICES SOBRE
LAS REGULACIONES
ADMINISTRATIVAS APLICABLES A LOS
FUNCIONARIOS DE LAS AUDITORÍAS
INTERNAS DEL SECTOR PÚBLICO
Introducción D-2-2015-DC-DFOE
El ordenamiento jurídico determina a la
administración activa y la auditoría interna como los componentes orgánicos del
sistema de control interno institucional. El jerarca y los titulares
subordinados, como parte del primero de esos componentes, son responsables de
establecer, mantener, perfeccionar y evaluar ese sistema. Por su parte, la auditoría
apoya a la administración en los esfuerzos para fortalecer dicho sistema y para
asegurar razonablemente el logro de los objetivos institucionales.
La normativa jurídica y técnica prevé una relación de dependencia entre
ambos componentes, y desde el punto de vista jerárquico, ella se manifiesta en
la condición de reporte del auditor y el subauditor internos respecto del
jerarca, quien los nombra y determina las regulaciones administrativas que les
resultan de aplicación. A diferencia de ellos, los demás funcionarios de la
auditoría interna sí están sujetos a las mismas regulaciones administrativas
que el resto del personal institucional, pero la legislación reconoce el
delicado carácter de las labores que desempeñan y por eso determina que las
decisiones sobre movimientos de esos funcionarios deberán ser previamente
autorizados por el auditor interno.
Las regulaciones y decisiones que se instauren en cada institución
relativas al auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de
la auditoría interna, deben ser propicias para el desarrollo de la actividad
independiente, objetiva y asesora que esa unidad conduce. En tal sentido, es
enfática la legislación al señalar que las regulaciones de tipo administrativo
no deben afectar negativamente la actividad de auditoría interna ni la
independencia funcional y de criterio del titular y el resto del personal de la
auditoría interna. Además, la misma legislación determina que la Contraloría
General de la República dispondrá lo correspondiente en caso de duda, lo que
resulta congruente con el papel de órgano rector del Ordenamiento de Control y
Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública.
Las presentes directrices buscan esclarecer la aplicación de lo
dispuesto por la Ley General de Control Interno respecto de los temas
indicados. Deben considerarse, además, las regulaciones fundamentales para el
ejercicio de la auditoría interna1, conjuntamente con las
normas generales que rigen la actividad de auditoría para el sector público2.
1Entiéndase: "Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector
público". Resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009,
publicada en La Gaceta N° 28
del 10 de febrero de 2010.
2Se refiere a las "Normas generales de auditoría para el sector
público". Resolución R-DC-64-2014 del 11 de agosto de 2014, publicada en
La Gaceta Nº 184 del 25 de
setiembre de 2014.
Estas directrices se mantendrán disponibles en el sitio de Internet de
la Contraloría General de la República (www.cgr. go.cr), así como en los demás
medios que se estimen pertinentes. Además, con el propósito de preservar su
vigencia a la luz del desarrollo teórico y práctico de los asuntos que trata,
se revisarán y actualizarán periódicamente; en tal sentido, se agradecen de
antemano las sugerencias y los comentarios que se comuniquen a este órgano
contralor, los que pueden remitirse a la dirección
contraloria.general@cgr.go.cr.
1. Generalidades
1.1 Ámbito de aplicación. Estas directrices deben ser observadas
por:
. Los jerarcas de las entidades y órganos sujetos a la Ley General de
Control Interno, cuando determinen, aprueben, modifiquen o deroguen
regulaciones de tipo administrativo que sean aplicables a los Auditores y
Subauditores Internos, y cuando pretendan realizar movimientos del personal de
la Auditoría Interna.
.Los titulares subordinados y otros funcionarios que, en razón de su
cargo, participen o tengan injerencia en decisiones o acciones atinentes a los
aspectos regulados en estas directrices.
.El titular de la Auditoría Interna de las instituciones respectivas.
.Otras entidades del Sector Público costarricense.
1.2 Objetivo. Estas directrices determinan criterios para la
gestión de las regulaciones administrativas aplicables al Auditor y Subauditor
Internos de las entidades sujetas a la Ley General de Control Interno, así como
para la aplicación de movimientos del personal de la Auditoría Interna y el
análisis de situaciones en las cuales las regulaciones administrativas
aplicables a éste pueden afectar negativamente el desarrollo de la actividad de
auditoría interna.
1.3 Normativa interna. Corresponderá al jerarca emitir las
disposiciones institucionales para regular los procedimientos, los plazos y el
trámite interno de los asuntos particulares tratados en estas directrices, de
modo que la institución cuente con un marco normativo interno para la posterior
elaboración, emisión, revisión y ajuste de las regulaciones administrativas
aplicables al Auditor y al Subauditor Internos, cuando corresponda. A los
efectos, deberá coordinar lo pertinente con la Auditoría Interna, a fin de
garantizar que la normativa interna en cuestión sea congruente con lo
determinado en estas directrices y en la normativa jurídica y técnica que
regula la actividad. En todo caso, los plazos deberán ser razonables, y
promover una gestión ágil y respetar los fines del ordenamiento.
2. Sobre las regulaciones Administrativas.
2.1 Son regulaciones administrativas aquellas que norman de manera
general la naturaleza de la relación entre los funcionarios y su superior desde
una perspectiva administrativa, no técnica, particularmente las que se
refieren, entre otros, a temas tales como control de tiempo, evaluación,
permisos y vacaciones. Las que se refieran al Auditor Interno, al Subauditor
Interno y demás personal de 11 de agosto de 2014,
publicada en La Gaceta Nº 184 del 25 de setiembre de 2014. la Auditoría Interna, no deberán afectar el
ejercicio de las funciones legalmente asignadas a la actividad de auditoría
interna.
Se excluyen las
regulaciones que se refieren al desempeño de las actividades sustantivas de la
Auditoría Interna y de aquellas que, sin formar parte de la gestión sustantiva,
contribuyen a ésta conforme a la normativa específica sobre auditoría en
general y sobre el ejercicio de la actividad de auditoría interna, como son la
planificación, el seguimiento y la evaluación de la calidad de la Auditoría
Interna, que en procura de la independencia funcional y de criterio de la
Auditoría Interna, competen exclusivamente al titular de esa unidad.
2.1.1 Criterios
aplicables a las regulaciones para el Auditor y el Subauditor Internos. Corresponde
al máximo jerarca institucional definir las regulaciones administrativas
aplicables al Auditor y al Subauditor Internos, ya sea como un cuerpo normativo
independiente o de modo integrado a los ya existentes. Al aprobarlas,
modificarlas o derogarlas, el jerarca deberá considerar al menos lo siguiente:
a) Que no afecten
negativamente el funcionamiento y la independencia de la actividad de auditoría
interna, ni la objetividad del Auditor y el Subauditor Internos.
b) Que garanticen la
igualdad de trato en relación a las que rigen en la institución para los
niveles dependientes del jerarca, o del mismo rango del Auditor y el Subauditor
Internos.
c) Que no afecten la
discrecionalidad de la actividad de auditoría interna, para lo que deben ser
congruentes con la naturaleza de dicha actividad.
Con
el propósito de asegurar razonablemente la observancia de estos criterios, el
jerarca deberá someter a conocimiento del Auditor Interno las propuestas
relacionadas con las regulaciones administrativas, de previo a su aprobación,
modificación o derogatoria.
2.1.2 Regulaciones
aplicables al personal de la Auditoría Interna. Las
regulaciones administrativas aplicables al personal de la
Auditoría Interna no pueden impedir, amenazar ni afectar negativamente los
requisitos de independencia y objetividad que corresponde observar al personal de
la Auditoría Interna en el ejercicio de las actividades que les son inherentes.
Si se determina que una regulación no cumple este requisito, la administración
activa deberá realizar las salvedades o ajustes pertinentes para su aplicación
al personal de la Auditoría Interna, conforme se indica en esta normativa.
2.2 Deber de
vigilancia de las regulaciones administrativas. El Auditor, Subauditor y
demás personal de la Auditoría Interna, deberán velar porque las regulaciones
de tipo administrativo existentes o en proceso de formulación, que les sean
aplicables, no limiten o restrinjan de manera indebida el ejercicio de las
atribuciones de la Auditoría Interna, así como su independencia y objetividad
conforme al ordenamiento jurídico.
En caso de que una
regulación administrativa existente o en proceso de formulación afecte
negativamente el funcionamiento de la Auditoría Interna, el titular de la
unidad, deberá solicitar la corrección procedente.
2.3 Trámite del
requerimiento de ajuste. El titular de la Auditoría Interna deberá plantear
por escrito el requerimiento para que se revise y ajuste la regulación
administrativa existente o en proceso de emisión. El requerimiento deberá
someterse al jerarca, independientemente de la instancia interna que la haya emitido
o esté en proceso de emitirla. Cuando corresponda, el jerarca podrá dar
audiencia a esa autoridad para obtener su criterio
2.3.1 Contenido
del requerimiento. El requerimiento de ajuste de las regulaciones
administrativas deberá indicar al menos lo siguiente:
a. La
regulación a que se refiere la solicitud.
b. A quién se aplica
o se aplicará la regulación (Auditor, Subauditor u otro personal de la
Auditoría Interna).
c. Las razones por
las cuales se considera que su emisión o interpretación afecta negativamente la
actividad de auditoría interna.
d. La normativa
jurídica y técnica que sustenta el criterio y la solicitud del Auditor Interno,
en caso de existir.
e. La mención de
cualesquiera riesgos y efectos negativos que para la actividad de la auditoría
interna, podría generar la emisión o permanencia de la regulación.
La
ausencia de alguno de estos requerimientos podrá ser subsanada por el Auditor
Interno.
2.3.2 Resolución
interna. El jerarca deberá resolver de manera motivada y dentro del plazo
que se establezca internamente, y dejará constancia del análisis de las razones
expuestas tanto por el Auditor Interno como por la autoridad que haya emitido o
esté en proceso de emitir la regulación, según corresponda en cada caso.
Asimismo deberá comunicar su resolución al titular de la Auditoría Interna
2.4 Gestión ante
la Contraloría General de la República. El jerarca, el Auditor Interno, o
ambos, podrán acudir ante la Contraloría General de la República una vez
finalizado el trámite interno del requerimiento referido en la directriz 2.3,
si persiste la duda sobre la eventual afectación que la regulación
administrativa existente o por emitir, o su aplicación, podría tener sobre la
actividad de la Auditoría Interna. El auditor también podrá plantear la gestión
ante el Órgano Contralor cuando, habiendo transcurrido el plazo establecido en
la normativa interna para que el jerarca resuelva, éste no se haya pronunciado.
Cuando una parte actúe de manera individual, deberá informar a la otra que está
realizando la gestión.
La solicitud se
efectuará por escrito ante el área de fiscalización correspondiente, ya sea en
soporte físico o electrónico, debidamente firmado, y debe contemplar e indicar
claramente los contenidos del requerimiento originalmente sometido al jerarca,
según el numeral 2.3.1 anterior, así como cualquier otra documentación relativa
a las actuaciones de la Auditoría Interna y a las respuestas obtenidas del
jerarca. Igualmente, debe señalar el medio para recibir notificaciones.
La Contraloría General
de la República verificará que se aporte la información completa, para lo cual
dispondrá de un plazo de diez días hábiles, dentro del cual realizará las
prevenciones
correspondientes bajo pena de archivo. Asimismo, podrá otorgar audiencia oral o
escrita a quien corresponda para que se pronuncie respecto de los asuntos. La
Contraloría General emitirá una resolución en la que se indique si la
regulación administrativa o su interpretación afecta negativamente la actividad
de la Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor,
el Subauditor u otro personal de la Auditoría Interna. Lo resuelto será de
acatamiento obligatorio.
En el evento de que
las partes lleguen a un acuerdo sobre la regulación administrativa, el trámite
ante la Contraloría General de la República será archivado.
2.5 Autorización
del Auditor Interno para la ejecución de movimientos y la aplicación de
sanciones al personal de la Auditoría Interna. En el caso de los
funcionarios de la Auditoría Interna distintos del Auditor y el Subauditor
Internos, su nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de
licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización
del Auditor Interno. El jerarca necesariamente deberá requerir, obtener y observar
esa autorización como requisito de validez antes de la emisión del acto
administrativo definitivo, por lo cual, el jerarca no podrá emitir el acto, sin
contar con el criterio favorable del Auditor Interno.