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 Normativa >> Resolución 068 >> Fecha 29/06/2015 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 068
Directrices sobre las regulaciones administrativas aplicables a los funcionarios de las auditorías internas del sector público (D-2-2015-DC-DFOE)
Texto Completo acta: 10531C

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA



RESOLUCIONES



R-DC-068-2015.-Despacho Contralor.-Contraloría General de la República.-San José, a las diez horas del veintinueve de junio de dos mil quince.



Considerando:



1º-Que los artículos 183 y 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica establecen a la Contraloría General de la República como institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, y que el artículo 12 de su Ley Orgánica, N° 7428, la designa como Órgano Rector del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública.



2º-Que los artículos 12, 24 y 62 de esa Ley Orgánica confieren a la Contraloría General de la República facultades para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices relativas al funcionamiento de las auditorías internas.



3º-Que los artículos 3 y 23 de la Ley General de Control Interno, N° 8292, refuerzan las facultades normativas de la Contraloría General de la República con respecto a las auditorías internas.



4º-Que el artículo 20 de la Ley N.° 8292 establece la obligación que tiene cada ente u órgano de contar con una auditoría interna.



5º-Que el artículo 24 de la Ley N.° 8292 determina que el auditor y el subauditor internos de los entes y órganos sujetos a esa Ley dependerán orgánicamente del máximo jerarca, quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo aplicables a dichos funcionarios. Los demás funcionarios de la auditoría interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal; sin embargo, el nombramiento, el traslado, la suspensión, la remoción, la concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización del titular de la auditoría interna. Las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del auditor y el subauditor interno y su personal; en caso de duda, la Contraloría General de la República dispondrá lo correspondiente.



6º-Que el numeral 101 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, emitido mediante la Resolución N° R-DC-64-2014 del 11 de agosto de 2014 y publicado en La Gaceta N° 184 del 25 de setiembre de 2014, indica que el personal que ejecuta el proceso de auditoría en el sector público debe mantener un criterio independiente en el desarrollo de su trabajo, y actuar de manera objetiva, profesional e imparcial, en tanto que el numeral 102 de ese mismo cuerpo normativo dispone que la organización de auditoría debe establecer políticas y procedimientos que permitan prevenir y detectar situaciones internas o externas que comprometan la independencia y la objetividad del personal mencionado, y que ese personal es responsable de informar a la instancia competente cualquier situación que pudiera afectar su independencia y objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes; además, se deberá abstener de tratar asuntos relacionados con esa situación.



7º-Que el numeral 1.1.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna, emitidas mediante la resolución N° R-DC-119- 2009 del 16 de diciembre de 2009 y publicadas en La Gaceta N° 28 del 10 de febrero de 2010, determina que los servicios que presta la auditoría interna deben ser ejercidos con independencia funcional y de criterio, conforme a sus competencias.



8°-Que resulta necesario establecer lineamientos generales para ordenar las acciones institucionales tendentes a establecer regulaciones administrativas para el auditor, el subauditor y el resto del personal de las auditorías internas del sector público, así como los movimientos de este personal conforme al criterio previo del auditor interno, y el proceso de resolución ante situaciones derivadas de tales acciones que puedan resultar en una afectación indebida de la actividad de auditoría interna. Por tanto,



RESUELVE:



I.-Aprobar y promulgar las siguientes:



DIRECTRICES SOBRE LAS REGULACIONES



ADMINISTRATIVAS APLICABLES A LOS



FUNCIONARIOS DE LAS AUDITORÍAS



INTERNAS DEL SECTOR PÚBLICO



Introducción D-2-2015-DC-DFOE



El ordenamiento jurídico determina a la administración activa y la auditoría interna como los componentes orgánicos del sistema de control interno institucional. El jerarca y los titulares subordinados, como parte del primero de esos componentes, son responsables de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar ese sistema. Por su parte, la auditoría apoya a la administración en los esfuerzos para fortalecer dicho sistema y para asegurar razonablemente el logro de los objetivos institucionales.



La normativa jurídica y técnica prevé una relación de dependencia entre ambos componentes, y desde el punto de vista jerárquico, ella se manifiesta en la condición de reporte del auditor y el subauditor internos respecto del jerarca, quien los nombra y determina las regulaciones administrativas que les resultan de aplicación. A diferencia de ellos, los demás funcionarios de la auditoría interna sí están sujetos a las mismas regulaciones administrativas que el resto del personal institucional, pero la legislación reconoce el delicado carácter de las labores que desempeñan y por eso determina que las decisiones sobre movimientos de esos funcionarios deberán ser previamente autorizados por el auditor interno.



Las regulaciones y decisiones que se instauren en cada institución relativas al auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría interna, deben ser propicias para el desarrollo de la actividad independiente, objetiva y asesora que esa unidad conduce. En tal sentido, es enfática la legislación al señalar que las regulaciones de tipo administrativo no deben afectar negativamente la actividad de auditoría interna ni la independencia funcional y de criterio del titular y el resto del personal de la auditoría interna. Además, la misma legislación determina que la Contraloría General de la República dispondrá lo correspondiente en caso de duda, lo que resulta congruente con el papel de órgano rector del Ordenamiento de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública.



6º-Que el numeral 101 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, emitido mediante la Resolución N° R-DC-64-2014 del 11 de agosto de 2014 y publicado en La Gaceta N° 184 del 25 de setiembre de 2014, indica que el personal que ejecuta el proceso de auditoría en el sector público debe mantener un criterio independiente en el desarrollo de su trabajo, y actuar de manera objetiva, profesional e imparcial, en tanto que el numeral 102 de ese mismo cuerpo normativo dispone que la organización de auditoría debe establecer políticas y procedimientos que permitan prevenir y detectar situaciones internas o externas que comprometan la independencia y la objetividad del personal mencionado, y que ese personal es responsable de informar a la instancia competente cualquier situación que pudiera afectar su independencia y objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes; además, se deberá abstener de tratar asuntos relacionados con esa situación.



7º-Que el numeral 1.1.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna, emitidas mediante la resolución N° R-DC-119- 2009 del 16 de diciembre de 2009 y publicadas en La Gaceta N° 28 del 10 de febrero de 2010, determina que los servicios que presta la auditoría interna deben ser ejercidos con independencia funcional y de criterio, conforme a sus competencias.



8°-Que resulta necesario establecer lineamientos generales para ordenar las acciones institucionales tendentes a establecer regulaciones administrativas para el auditor, el subauditor y el resto del personal de las auditorías internas del sector público, así como los movimientos de este personal conforme al criterio previo del auditor interno, y el proceso de resolución ante situaciones derivadas de tales acciones que puedan resultar en una afectación indebida de la actividad de auditoría interna. Por tanto,



RESUELVE:



I.-Aprobar y promulgar las siguientes:



DIRECTRICES SOBRE LAS REGULACIONES



ADMINISTRATIVAS APLICABLES A LOS



FUNCIONARIOS DE LAS AUDITORÍAS



INTERNAS DEL SECTOR PÚBLICO



Introducción D-2-2015-DC-DFOE



El ordenamiento jurídico determina a la administración activa y la auditoría interna como los componentes orgánicos del sistema de control interno institucional. El jerarca y los titulares subordinados, como parte del primero de esos componentes, son responsables de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar ese sistema. Por su parte, la auditoría apoya a la administración en los esfuerzos para fortalecer dicho sistema y para asegurar razonablemente el logro de los objetivos institucionales.



La normativa jurídica y técnica prevé una relación de dependencia entre ambos componentes, y desde el punto de vista jerárquico, ella se manifiesta en la condición de reporte del auditor y el subauditor internos respecto del jerarca, quien los nombra y determina las regulaciones administrativas que les resultan de aplicación. A diferencia de ellos, los demás funcionarios de la auditoría interna sí están sujetos a las mismas regulaciones administrativas que el resto del personal institucional, pero la legislación reconoce el delicado carácter de las labores que desempeñan y por eso determina que las decisiones sobre movimientos de esos funcionarios deberán ser previamente autorizados por el auditor interno.



Las regulaciones y decisiones que se instauren en cada institución relativas al auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría interna, deben ser propicias para el desarrollo de la actividad independiente, objetiva y asesora que esa unidad conduce. En tal sentido, es enfática la legislación al señalar que las regulaciones de tipo administrativo no deben afectar negativamente la actividad de auditoría interna ni la independencia funcional y de criterio del titular y el resto del personal de la auditoría interna. Además, la misma legislación determina que la Contraloría General de la República dispondrá lo correspondiente en caso de duda, lo que resulta congruente con el papel de órgano rector del Ordenamiento de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública.



Las presentes directrices buscan esclarecer la aplicación de lo dispuesto por la Ley General de Control Interno respecto de los temas indicados. Deben considerarse, además, las regulaciones fundamentales para el ejercicio de la auditoría interna1, conjuntamente con las normas generales que rigen la actividad de auditoría para el sector público2.



1Entiéndase: "Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público". Resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, publicada en La Gaceta N° 28 del 10 de febrero de 2010.



2Se refiere a las "Normas generales de auditoría para el sector público". Resolución R-DC-64-2014 del 11 de agosto de 2014, publicada en La Gaceta Nº 184 del 25 de setiembre de 2014.



Estas directrices se mantendrán disponibles en el sitio de Internet de la Contraloría General de la República (www.cgr. go.cr), así como en los demás medios que se estimen pertinentes. Además, con el propósito de preservar su vigencia a la luz del desarrollo teórico y práctico de los asuntos que trata, se revisarán y actualizarán periódicamente; en tal sentido, se agradecen de antemano las sugerencias y los comentarios que se comuniquen a este órgano contralor, los que pueden remitirse a la dirección contraloria.general@cgr.go.cr.



1. Generalidades



1.1 Ámbito de aplicación. Estas directrices deben ser observadas por:



. Los jerarcas de las entidades y órganos sujetos a la Ley General de Control Interno, cuando determinen, aprueben, modifiquen o deroguen regulaciones de tipo administrativo que sean aplicables a los Auditores y Subauditores Internos, y cuando pretendan realizar movimientos del personal de la Auditoría Interna.



.Los titulares subordinados y otros funcionarios que, en razón de su cargo, participen o tengan injerencia en decisiones o acciones atinentes a los aspectos regulados en estas directrices.



.El titular de la Auditoría Interna de las instituciones respectivas.



.Otras entidades del Sector Público costarricense.



1.2 Objetivo. Estas directrices determinan criterios para la gestión de las regulaciones administrativas aplicables al Auditor y Subauditor Internos de las entidades sujetas a la Ley General de Control Interno, así como para la aplicación de movimientos del personal de la Auditoría Interna y el análisis de situaciones en las cuales las regulaciones administrativas aplicables a éste pueden afectar negativamente el desarrollo de la actividad de auditoría interna.



1.3 Normativa interna. Corresponderá al jerarca emitir las disposiciones institucionales para regular los procedimientos, los plazos y el trámite interno de los asuntos particulares tratados en estas directrices, de modo que la institución cuente con un marco normativo interno para la posterior elaboración, emisión, revisión y ajuste de las regulaciones administrativas aplicables al Auditor y al Subauditor Internos, cuando corresponda. A los efectos, deberá coordinar lo pertinente con la Auditoría Interna, a fin de garantizar que la normativa interna en cuestión sea congruente con lo determinado en estas directrices y en la normativa jurídica y técnica que regula la actividad. En todo caso, los plazos deberán ser razonables, y promover una gestión ágil y respetar los fines del ordenamiento.



2. Sobre las regulaciones Administrativas.



2.1 Son regulaciones administrativas aquellas que norman de manera general la naturaleza de la relación entre los funcionarios y su superior desde una perspectiva administrativa, no técnica, particularmente las que se refieren, entre otros, a temas tales como control de tiempo, evaluación, permisos y vacaciones. Las que se refieran al Auditor Interno, al Subauditor Interno y demás personal de 11 de agosto de 2014, publicada en La Gaceta Nº 184 del 25 de setiembre de 2014. la Auditoría Interna, no deberán afectar el ejercicio de las funciones legalmente asignadas a la actividad de auditoría interna.



Se excluyen las regulaciones que se refieren al desempeño de las actividades sustantivas de la Auditoría Interna y de aquellas que, sin formar parte de la gestión sustantiva, contribuyen a ésta conforme a la normativa específica sobre auditoría en general y sobre el ejercicio de la actividad de auditoría interna, como son la planificación, el seguimiento y la evaluación de la calidad de la Auditoría Interna, que en procura de la independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna, competen exclusivamente al titular de esa unidad.



2.1.1 Criterios aplicables a las regulaciones para el Auditor y el Subauditor Internos. Corresponde al máximo jerarca institucional definir las regulaciones administrativas aplicables al Auditor y al Subauditor Internos, ya sea como un cuerpo normativo independiente o de modo integrado a los ya existentes. Al aprobarlas, modificarlas o derogarlas, el jerarca deberá considerar al menos lo siguiente:



a) Que no afecten negativamente el funcionamiento y la independencia de la actividad de auditoría interna, ni la objetividad del Auditor y el Subauditor Internos.



b) Que garanticen la igualdad de trato en relación a las que rigen en la institución para los niveles dependientes del jerarca, o del mismo rango del Auditor y el Subauditor Internos.



c) Que no afecten la discrecionalidad de la actividad de auditoría interna, para lo que deben ser congruentes con la naturaleza de dicha actividad.



Con el propósito de asegurar razonablemente la observancia de estos criterios, el jerarca deberá someter a conocimiento del Auditor Interno las propuestas relacionadas con las regulaciones administrativas, de previo a su aprobación, modificación o derogatoria.



2.1.2 Regulaciones aplicables al personal de la Auditoría Interna. Las regulaciones administrativas aplicables al personal de la Auditoría Interna no pueden impedir, amenazar ni afectar negativamente los requisitos de independencia y objetividad que corresponde observar al personal de la Auditoría Interna en el ejercicio de las actividades que les son inherentes. Si se determina que una regulación no cumple este requisito, la administración activa deberá realizar las salvedades o ajustes pertinentes para su aplicación al personal de la Auditoría Interna, conforme se indica en esta normativa.



2.2 Deber de vigilancia de las regulaciones administrativas. El Auditor, Subauditor y demás personal de la Auditoría Interna, deberán velar porque las regulaciones de tipo administrativo existentes o en proceso de formulación, que les sean aplicables, no limiten o restrinjan de manera indebida el ejercicio de las atribuciones de la Auditoría Interna, así como su independencia y objetividad conforme al ordenamiento jurídico.



En caso de que una regulación administrativa existente o en proceso de formulación afecte negativamente el funcionamiento de la Auditoría Interna, el titular de la unidad, deberá solicitar la corrección procedente.



2.3 Trámite del requerimiento de ajuste. El titular de la Auditoría Interna deberá plantear por escrito el requerimiento para que se revise y ajuste la regulación administrativa existente o en proceso de emisión. El requerimiento deberá someterse al jerarca, independientemente de la instancia interna que la haya emitido o esté en proceso de emitirla. Cuando corresponda, el jerarca podrá dar audiencia a esa autoridad para obtener su criterio



2.3.1 Contenido del requerimiento. El requerimiento de ajuste de las regulaciones administrativas deberá indicar al menos lo siguiente:



a. La regulación a que se refiere la solicitud.



b. A quién se aplica o se aplicará la regulación (Auditor, Subauditor u otro personal de la Auditoría Interna).



c. Las razones por las cuales se considera que su emisión o interpretación afecta negativamente la actividad de auditoría interna.



d. La normativa jurídica y técnica que sustenta el criterio y la solicitud del Auditor Interno, en caso de existir.



e. La mención de cualesquiera riesgos y efectos negativos que para la actividad de la auditoría interna, podría generar la emisión o permanencia de la regulación.



La ausencia de alguno de estos requerimientos podrá ser subsanada por el Auditor Interno.



2.3.2 Resolución interna. El jerarca deberá resolver de manera motivada y dentro del plazo que se establezca internamente, y dejará constancia del análisis de las razones expuestas tanto por el Auditor Interno como por la autoridad que haya emitido o esté en proceso de emitir la regulación, según corresponda en cada caso. Asimismo deberá comunicar su resolución al titular de la Auditoría Interna



2.4 Gestión ante la Contraloría General de la República. El jerarca, el Auditor Interno, o ambos, podrán acudir ante la Contraloría General de la República una vez finalizado el trámite interno del requerimiento referido en la directriz 2.3, si persiste la duda sobre la eventual afectación que la regulación administrativa existente o por emitir, o su aplicación, podría tener sobre la actividad de la Auditoría Interna. El auditor también podrá plantear la gestión ante el Órgano Contralor cuando, habiendo transcurrido el plazo establecido en la normativa interna para que el jerarca resuelva, éste no se haya pronunciado. Cuando una parte actúe de manera individual, deberá informar a la otra que está realizando la gestión.



La solicitud se efectuará por escrito ante el área de fiscalización correspondiente, ya sea en soporte físico o electrónico, debidamente firmado, y debe contemplar e indicar claramente los contenidos del requerimiento originalmente sometido al jerarca, según el numeral 2.3.1 anterior, así como cualquier otra documentación relativa a las actuaciones de la Auditoría Interna y a las respuestas obtenidas del jerarca. Igualmente, debe señalar el medio para recibir notificaciones.



La Contraloría General de la República verificará que se aporte la información completa, para lo cual dispondrá de un plazo de diez días hábiles, dentro del cual realizará las



prevenciones correspondientes bajo pena de archivo. Asimismo, podrá otorgar audiencia oral o escrita a quien corresponda para que se pronuncie respecto de los asuntos. La Contraloría General emitirá una resolución en la que se indique si la regulación administrativa o su interpretación afecta negativamente la actividad de la Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor, el Subauditor u otro personal de la Auditoría Interna. Lo resuelto será de acatamiento obligatorio.



En el evento de que las partes lleguen a un acuerdo sobre la regulación administrativa, el trámite ante la Contraloría General de la República será archivado.



2.5 Autorización del Auditor Interno para la ejecución de movimientos y la aplicación de sanciones al personal de la Auditoría Interna. En el caso de los funcionarios de la Auditoría Interna distintos del Auditor y el Subauditor Internos, su nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización del Auditor Interno. El jerarca necesariamente deberá requerir, obtener y observar esa autorización como requisito de validez antes de la emisión del acto administrativo definitivo, por lo cual, el jerarca no podrá emitir el acto, sin contar con el criterio favorable del Auditor Interno.




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Anexo-Glosario



Bloque de legalidad. Conjunto de normas jurídicas, escritas y no escritas, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública, el cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior, igual o inferior a ésta, incluidos los principios generales y las reglas de la ciencia o de la técnica.



Independencia de criterio. Condición según la cual la Auditoría Interna debe estar libre de injerencias del jerarca y de los demás sujetos de su competencia institucional, en la ejecución de sus labores.



Independencia funcional. Atributo dado por la posición de la Auditoría Interna en la estructura organizacional, como un órgano asesor de alto nivel dependiente del jerarca.



Jerarca. Superior jerárquico del órgano o ente, y quien ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente; puede ser unipersonal o colegiado.



Los demás funcionarios de la Auditoría Interna. Funcionarios que se desempeñan en la Auditoría Interna, ocupando puestos diferentes de los de Auditor Interno y Subauditor Interno, ya sea que pertenezcan a esa unidad o que se desempeñen en ella de manera temporal en razón de un préstamo, convenio o similar.



Ordenamiento jurídico. Véase "Bloque de legalidad".



II.-Establecer que estas directrices son de acatamiento obligatorio y prevalecerán sobre cualquier disposición en contrario que emitan otros órganos competentes. Su incumplimiento injustificado acarreará al infractor las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley General de Control Interno, N.° 8292.



III.-Comunicar que las directrices aprobadas y promulgadas mediante la presente resolución, entrarán a regir a partir de la publicación de ésta en el Diario Oficial La Gaceta, con excepción de lo regulado en la directriz 1.3, para lo cual cada administración contará con un plazo máximo improrrogable de un año desde la publicación indicada.



Publíquese




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Fecha de generación: 17/08/2022 03:45:14 a.m.
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