CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
RESOLUCIONES R-DC-144-2015.-Despacho
Contralor, a las diez horas del trece de noviembre de dos mil quince.
Considerando:
1º-Que los artículos
183 y 184 de la Constitución Política, establecen que la Contraloría General de
la República es una institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la
vigilancia de la Hacienda Pública y la dotan de absoluta independencia
funcional y administrativa en el desempeño de sus labores.
2°-Que el artículo 11
de la Constitución Política establece que la Administración Pública en sentido
amplio, estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados y
rendición de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los
funcionarios en el cumplimiento de sus deberes.
3°-Que el artículo 4
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428,
establece su ámbito de competencia sobre todos los entes y órganos que integran
la Hacienda Pública, así como sobre los sujetos privados, que sean custodios o
administradores, por cualquier título de los fondos y actividades públicos.
4°-Que el artículo 12
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, la
designa como el órgano rector del ordenamiento de control y fiscalización
superiores de la Hacienda Pública, y como tal, tiene la potestad de girar
disposiciones u órdenes, a los entes, órganos o personas sujetas a su control.
5°-Que el artículo 21
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, contiene
la potestad de realizar auditorías.
6°-Que de acuerdo con
los artículos 12 y 21 citados las disposiciones giradas en los informes de
auditoría son de acatamiento obligatorio y deberán ser atendidas dentro de los
plazos y términos conferidos para ello.
7°-Que el artículo 4
de la Ley General de Control Interno, N° 8292, establece la aplicabilidad de
principios y normas de control interno a sujetos de derecho privado, que por
cualquier título sean custodios y administradores de fondos públicos.
8°-Que el artículo 10
de la Ley General de Control Interno, N° 8292, establece que el jerarca y los
titulares subordinados de las instituciones son responsables de establecer,
mantener, perfeccionar y evaluar los sistemas de control interno
correspondientes, de manera que sean aplicables, completos, razonables,
integrados y congruentes con las competencias y atribuciones institucionales.
9°-Que de conformidad
con el artículo 12 de la Ley General de Control Interno, N° 8292, el jerarca y
los titulares subordinados deben analizar e implementar de inmediato las
medidas correctivas ante cualquier evidencia de desviación o irregularidad,
incluidas las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas, entre
otros, por la Contraloría General de la República.
10.-Que según el
artículo 17 de la Ley de Control Interno, N.° 8292, es responsabilidad del
jerarca y titulares subordinados asegurar que los hallazgos de auditoría y de
otras revisiones se atiendan con prontitud, que sean implantados los resultados
de las evaluaciones periódicas que realizan la Administración Activa, la
Auditoría Interna, la Contraloría General de la República y demás instituciones
de control.
11.-Que la
Contraloría General emitió las "Normas de Control Interno para el Sector
Público" (N-2-2009-CO-DFOE), en las que se regula, entre otros, el seguimiento
del sistema de control interno, y dadas las características de los sujetos
privados, emitió también las "Normas de Control interno para los sujetos
privados que custodien o administren por cualquier título, fondos públicos"
(N-1-2009-CO-DFOE).
12.-Que de acuerdo
con la ISSAI 10 de las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras
Superiores (ISSAIs), la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI) establece que uno de los ocho pilares en los que descansa
la independencia de las Entidades de Fiscalización Superior, son los mecanismos
de seguimiento eficaces de las recomendaciones y disposiciones giradas a las
entidades auditadas.
13.-Que por tratarse
de normativa de carácter general atinente al seguimiento de las disposiciones y
recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República, el 22 de
setiembre de 2015, se concedió a terceros la audiencia contemplada en el
artículo 361 de la Ley General de la Administración Pública N° 6227 y se
incorporaron las observaciones pertinentes. Por tanto,
RESUELVE:
I.-Emitir los
siguientes:
LINEAMIENTOS
GENERALES PARA EL CUMPLIMIENTO
DE LAS DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES
EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL
DE LA REPÚBLICA EN SUS INFORMES
DE AUDITORIA
1. Aspectos generales
1.1 Objetivo.
Los presentes lineamientos tienen como objetivo regular el proceso de
documentación, implementación y continuidad de las acciones correctivas y
rendición de cuentas, relativos al cumplimiento de las disposiciones y
recomendaciones giradas por la Contraloría General de la República en sus
informes de auditoría.
1.2 Principios
orientadores. En
concordancia con el marco jurídico y técnico, en la aplicación de los presentes
lineamientos se deberán observar los siguientes principios orientadores:
Presunción de
legitimidad: Se
presume la certeza y veracidad de la información que se remite a la Contraloría
General de la República sobre gestiones realizadas en atención a las
disposiciones y recomendaciones emitidas.
Eficacia y
oportunidad: Implementar
de inmediato las acciones correctivas pertinentes para subsanar las
deficiencias comunicadas en el informe de auditoría y que estas logren los
efectos esperados.
Ejecutoriedad: Definir, coordinar y
ejecutar las acciones correctivas que sean pertinentes para atender las
disposiciones y recomendaciones, a efecto de subsanar las deficiencias
comunicadas en el informe de auditoría, dar continuidad a las acciones
implementadas y velar para que no se repitan a futuro esas deficiencias.
Transparencia: Proporcionar la
información relacionada con la implementación de las acciones correctivas en el
cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones, para garantizar su libre
acceso y asegurar que ésta sea veraz, precisa y oportuna.
1.3 Ámbito de
aplicación. Entidades y órganos públicos sujetos a la fiscalización de la
Contraloría General de la República.
En cuanto a los
sujetos privados aplicará sobre aquellos referidos en el artículo 4, inciso b),
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428.
1.4 Definiciones. Acción
correctiva: Medida adoptada por el destinatario de la disposición o
recomendación para subsanar las deficiencias comunicadas en el informe de
auditoría.
Administración: Es el
conjunto de órganos de la función administrativa que deciden y ejecutan las
acciones correctivas, incluyendo al jerarca, como instancia superior.
Certificación:
Documento emitido por el funcionario competente, en el que de
manera expresa se confiere certeza de la ocurrencia de hechos, actos,
actuaciones o conductas administrativas, con indicación de las distintas
fuentes de información que así lo acreditan; de conformidad con el artículo 65
de la Ley General de la Administración Pública o las normas especiales
aplicables.
Disposición: Orden dirigida al
sujeto fiscalizado para que, de manera obligatoria, lleve a cabo las acciones
pertinentes a efecto de subsanar las deficiencias comunicadas en el informe de
auditoría.
Disposición o
recomendación atendida: Condición asignada a la disposición o recomendación que
se determina por parte de la Contraloría General de la República como
razonablemente acatada, con fundamento en la evidencia aportada por el sujeto
fiscalizado y las verificaciones de cumplimiento realizadas por el Órgano
Contralor.
Expediente de
cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones: Conjunto de
documentos físicos o electrónicos, debidamente foliados, que respaldan las
actuaciones del sujeto fiscalizado, relacionadas con la atención de las
disposiciones o recomendaciones giradas por la Contraloría General de la
República, en cada uno de sus informes.
Expediente del
seguimiento de las disposiciones y recomendaciones: Conjunto de
documentos físicos o electrónicos, debidamente foliados, que respaldan las
actuaciones que ejecuta la Contraloría General de la República en la actividad
de seguimiento de disposiciones y recomendaciones, emitidas en sus informes de
auditoría.
Informe de auditoría:
Documento
mediante el cual la Contraloría General de la República comunica formalmente al
sujeto fiscalizado los resultados, las conclusiones disposiciones y
recomendaciones de la auditoría efectuada.
Jerarca: Superior jerárquico,
unipersonal o colegiado, que ejerce la máxima autoridad dentro de la entidad u
órgano.
Recomendación: Solicitud no
vinculante dirigida al sujeto fiscalizado para que ejecute acciones orientadas
a subsanar las deficiencias comunicadas en el informe de auditoría.
1.5 Seguimiento de
disposiciones y recomendaciones por parte de la Contraloría General de la
República. La Contraloría General de la República, dentro del ámbito de sus
competencias, dará seguimiento a las disposiciones y recomendaciones que emita,
y será la competente para determinar su estado de cumplimiento, con fundamento
en la evidencia que aporte el destinatario de la disposición o recomendación,
así como las acciones de verificación de cumplimiento que ejecute como parte de
dicha actividad de seguimiento.
La actividad de
seguimiento iniciará a partir de la emisión del informe de auditoría y
concluirá mediante la comunicación formal que haga la Contraloría General de la
República, de la finalización del seguimiento de la disposición o recomendación
que corresponda.
La actividad de
seguimiento será ejecutada por la División de Fiscalización Operativa y
Evaluativa, por medio del Área de Seguimiento de Disposiciones y en casos
excepcionales, en los que así se defina y comunique expresamente al sujeto
fiscalizado, lo realizará por medio del Área de Fiscalización emisora del
informe de auditoría.
La Contraloría
General de la República llevará un expediente del seguimiento de las
disposiciones y recomendaciones, en el que documentará la actividad del
seguimiento que ejecuta como parte del procedimiento de auditoría.
2. Roles para el
cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones
2.1 Del (la)
jerarca.
2.1.1. Mantener la
vigilancia sobre el debido cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones,
y asegurar la eficacia de las acciones correctivas implementadas.
2.1.2. Vigilar porque
se ejecuten las acciones necesarias para que no se reiteren a futuro las
deficiencias comunicadas en el informe de auditoría.
2.1.3. Tomar de
inmediato las acciones correctivas que se requieran ante cualquier evidencia de
desviación o irregularidad en las operaciones de la entidad.
2.1.4. Asignar el
responsable del expediente de cumplimiento de las disposiciones y
recomendaciones. Dicha asignación deberá comunicarse formalmente a la persona
que asumirá el rol, así también, a la Contraloría General de la República,
indicando el nombre, puesto, número de teléfono y correo electrónico de la(s)
persona(s).
2.1.5. Asegurar la
conformación, actualización, custodia, conservación y puesta a disposición de
las personas interesadas, del expediente de cumplimiento de las disposiciones y
recomendaciones por cada informe de auditoría emitido por la Contraloría
General de la República, que contenga la documentación que respalda las
acciones correctivas implementadas para el cumplimiento de las disposiciones y
recomendaciones.
2.1.6. Atender las
solicitudes de información de la Contraloría General de la República, órganos
de control y fiscalización, Asamblea Legislativa, autoridades judiciales,
medios de comunicación y demás partes interesadas, sobre el estado de las
disposiciones y recomendaciones, las acciones correctivas implementadas y los
asuntos pendientes.
2.2 Del
destinatario de las disposiciones y recomendaciones.
2.2.1. Asignar el rol
de contacto oficial con la Contraloría General de la República en relación con
el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones de los informes de
auditoría. Dicha asignación deberá comunicarse formalmente a la persona que
asumirá el rol, así también a la Contraloría General de la República.
2.2.2. Determinar y
ejecutar las acciones correctivas necesarias en el plazo y términos
establecidos en las disposiciones y recomendaciones emitidas, conforme a lo
comunicado en el informe de auditoría.
2.2.3. Certificar
ante la Contraloría General de la República, según lo dispuesto en el informe
de auditoría y dentro del plazo otorgado, que se llevaron a cabo las acciones
correctivas y se subsanaron las deficiencias comunicadas, de conformidad con la
documentación que consta en el expediente de cumplimiento de las disposiciones
y recomendaciones. Dichas certificaciones se elaborarán de acuerdo con el
formato contenido en el Anexo N.° 1.
2.2.4. Atender los
requerimientos de la Contraloría General de la República, con el fin de
facilitar las verificaciones de cumplimiento que ésta estime pertinente
efectuar.
2.2.5. Mantener la vigilancia sobre el debido cumplimiento, eficacia y
continuidad de las acciones correctivas implementadas para la atención de las
disposiciones y recomendaciones.
2.2.6. Atender las solicitudes de información de la Contraloría General
de la República, órganos de control y fiscalización, Asamblea Legislativa,
autoridades judiciales, medios de comunicación y demás partes interesadas,
sobre el estado de las disposiciones y recomendaciones, las acciones
correctivas implementadas y los asuntos pendientes.
2.3 De la persona designada como contacto
oficial.
2.3.1. Facilitar la comunicación entre la persona a la que se le dirigen
las disposiciones y recomendaciones y la Contraloría General de la República,
para el suministro de información cuando ésta lo requiera.
2.4 De la persona designada como
responsable del expediente de cumplimiento.
2.4.1. Conformar, actualizar, foliar, custodiar, conservar y dar acceso
al expediente de cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones.
2.5 Del (la) auditor(a) interno(a).
2.5.1. Realizar las verificaciones sobre el cumplimiento de
disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la
República, cuando ésta así lo requiera. Lo anterior, sin perjuicio del
ejercicio de las competencias que le asigna la normativa técnica y jurídica
aplicable.
2.5.2. Remitir al jerarca, al 31 de marzo de cada año, un informe anual
con corte al 31 de diciembre anterior, del estado de las disposiciones y
recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República, a que se
refiere el inciso g) del artículo N.° 22 de la Ley General de Control Interno.
Dicho informe lo elaborará con base en la información que la Contraloría
General de la República proporcione por los medios pertinentes.
2.5.3. Informar a la Contraloría General de la República, cuando en el
ejercicio de sus competencias, dé seguimiento a disposiciones y recomendaciones
emitidas por el Órgano Contralor. Dicha comunicación deberá realizarse de
previo a la ejecución del seguimiento por parte de esa Auditoría Interna.
2.6 De la ejecución de roles.
2.6.1. Los roles a que se refiere este punto, podrán ser ejecutados por
una misma persona o por varias, según lo defina la Administración, de
conformidad con las competencias establecidas en su marco normativo. La
asignación que se haga de los distintos roles, deberá ser comunicada a la
Contraloría General de la República, dentro de los cinco días hábiles
siguientes al conocimiento del informe de auditoría.
3. Cumplimiento de las disposiciones y
recomendaciones.
3.1 Acciones correctivas. Es responsabilidad del destinatario de
las disposiciones y recomendaciones, determinar e iniciar de manera inmediata
las acciones correctivas necesarias para solventar las deficiencias detectadas
en su gestión administrativa, financiera y operativa, en cuanto tenga
conocimiento de ellas.
Dichas acciones deberán ser definidas y ejecutadas por la autoridad
competente, conforme a lo dispuesto y los resultados comunicados por la
Contraloría General de la República, y ser concluidas en el plazo y términos
que establezca la disposición o recomendación respectiva.
La obligación del cumplimiento de una o varias disposiciones no se
suspende por la interposición de recursos administrativos o judiciales contra
el informe de auditoría, por lo que las disposiciones o recomendaciones
emitidas por la Contraloría General de la República producirán sus efectos. Lo
anterior, de conformidad con el principio de ejecutoriedad de los actos
administrativos, consagrado en los artículos 146 y 148 de la Ley General de la
Administración Pública; salvo que la Contraloría General de la República o la
autoridad judicial competente haya dispuesto la suspensión del acto.
3.2 Audiencia. La Contraloría General de la República, con
fundamento en el principio constitucional de rendición de cuentas, podrá citar
a los funcionarios que considere necesarios, a fin de que informen y demuestren
el estado y avance en el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones
respecto de los cuales existan situaciones especiales. Dicha audiencia se
documentará mediante un acta administrativa, en la que constarán los acuerdos
tomados.
La Contraloría General de la República podrá invitar a la audiencia y
así lo hará saber a la Administración, a otras partes interesadas en el tema,
durante el proceso de atención de las disposiciones y recomendaciones en
análisis.
En el expediente de cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones
que al efecto debe mantener el sujeto fiscalizado, de conformidad con lo
establecido en el punto 4. de estos lineamientos, deberá constar la
documentación a la que se haga referencia en la audiencia.
3.3 Ampliación de plazo. En casos excepcionales, cuando medien
circunstancias que fundamentan en términos de razonabilidad, lógica y
conveniencia, los motivos que imposibilitan al sujeto fiscalizado a dar término
a las acciones correctivas en el plazo establecido, ésta podrá solicitar una
prórroga. Para ello, el destinatario de la disposición o recomendación deberá
gestionar por escrito ante el Órgano Contralor, en el transcurso de los quince
días hábiles anteriores a su vencimiento, la referida solicitud de prórroga, la
cual deberá cumplir los siguientes requisitos:
a. La gestión deberá presentarse por medio de documento debidamente
firmado por el destinatario de la disposición o recomendación, o por quien
fuere delegado formalmente para este acto.
b. La relación fundamentada de hechos que impidieron el cumplimiento de
la disposición o recomendación en la fecha prevista.
c. La fecha propuesta para el cumplimiento definitivo de la disposición
o recomendación.
d. Una certificación que detalle las acciones realizadas en atención a
la disposición o recomendación, con referencia a los folios del expediente de
cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones, en los que están
debidamente respaldadas dichas actuaciones. Esta certificación deberá
elaborarse de acuerdo con el formato contenido en el Anexo N.°2.
e. Un cronograma con el detalle de las acciones pendientes de realizar,
el responsable de llevarlas a cabo y el plazo que se requiere para la ejecución
de cada una de esas actividades.
Aquellas solicitudes de ampliación de plazo que cumplan con los
requisitos citados, se admitirán para su atención y resolución correspondiente
por parte del Órgano Contralor.
Se rechazará de plano y sin más trámite aquellas solicitudes de
ampliación que no cumplan con los requisitos establecidos o su plazo de
vencimiento supere los quince días hábiles.
La Contraloría General de la República se
reserva la facultad de prevenir por única vez el cumplimiento de los otros
requisitos establecidos. De igual manera, valorará circunstancias de excepción
relevantes, cuya procedencia quedará a criterio del Órgano Contralor.
En aquellos casos en los que se prevenga el cumplimiento de uno o varios
requisitos, se concederá un plazo de hasta diez días hábiles al solicitante,
bajo el apercibimiento de archivar la gestión en caso de incumplimiento.
3.4 Comunicación de la finalización del seguimiento de las
disposiciones y recomendaciones. La Contraloría General de la República
comunicará a la Administración y a la Auditoría Interna, con la periodicidad
que estime pertinente, la finalización del seguimiento de las disposiciones y
recomendaciones, conforme así lo determine.
Al dar por razonablemente atendida una disposición o recomendación, la
Contraloría General de la República resuelve de buena fe sobre lo actuado por
el sujeto fiscalizado, lo que no extingue su responsabilidad en torno a los
hechos referidos al asunto fiscalizado, las acciones correctivas adoptadas y su
continuidad.
4. Expediente de cumplimiento de las
disposiciones y recomendaciones
4.1 Contenido. Para cada informe que emita la Contraloría General
de la República, se conformará un expediente debidamente identificado, foliado,
completo y en estricto orden cronológico, conforme lo indicado en el artículo
51 del Código Procesal Contencioso Administrativo. Dicho expediente deberá
mantenerse actualizado con las acciones correctivas que implementen los
responsables en el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas
por la Contraloría General de la República, y se mantendrá en soporte físico o
electrónico; además deberá poseer un índice que facilite la ubicación de los
documentos. Este expediente tendrá como fin facilitar el manejo de la
información, la transparencia y la rendición de cuentas.
En el caso de informes con disposiciones o recomendaciones dirigidas a
varias instituciones deberá conformarse un expediente en cada una de éstas, que
deberá contener la documentación que respalda las actuaciones de su
competencia.
4.2 Custodia, conservación y acceso. El expediente se
mantendrá en custodia del funcionario a quien se haya designado como
responsable de su conformación, en un lugar seguro si su soporte es físico y en
los servidores institucionales si su soporte es digital. Se aplicarán las
normas de conservación que para este tipo documental rigen en la entidad u
órgano.
El expediente deberá estar disponible para la Contraloría General de la
República, órganos de control y fiscalización, Asamblea Legislativa,
autoridades judiciales, medios de comunicación y otras partes interesadas, en
el momento que éstas lo soliciten.
Si las acciones correctivas implementadas generan información
confidencial, esta se debe archivar en una carpeta o legajo separado y deberá
mantenerse y conservarse conforme a la normativa aplicable para la gestión y
archivo de la información de esta naturaleza. El acceso a esta información
estará sujeto a lo establecido en el ordenamiento jurídico.
5. Aplicabilidad a sujetos de derecho
privado
5.1 Lineamientos aplicables. Los sujetos privados destinatarios
de disposiciones y recomendaciones, contenidas en los informes de auditoría
emitidos por la Contraloría General de la República, observarán en su atención
lo establecido en los siguientes ítems:
Y Lineamiento 1. Aspectos generales.
Lineamiento 2.2 Rol del destinatario
de las disposiciones y recomendaciones.
Y Lineamiento 3. Cumplimiento de las
disposiciones y recomendaciones.
5.2 Documentación
de la atención de disposiciones y recomendaciones. Los sujetos privados
destinatarios de disposiciones y recomendaciones, contenidas en los informes de
auditoría emitidos por la Contraloría General de la República, deberán
documentar las acciones adoptadas para su atención. Esta documentación deberá
mantenerse debidamente actualizada y estar disponible para la Contraloría
General de la República, auditorías internas, otros órganos de control,
Asamblea Legislativa, autoridades judiciales, medios de comunicación y otras
partes interesadas, en el momento que éstas la soliciten.
6. Potestad de emitir regulaciones internas
6.1 Normativa interna. La Administración podrá dictar la normativa
que estime necesaria para regular a lo interno de la institución que
representa, el proceso de documentación, implementación y continuidad de las
acciones correctivas, y rendición de cuentas respecto de las disposiciones y
recomendaciones giradas por la Contraloría General de la República.
7. Sanciones.
7.1 Sanciones por incumplimiento de esta normativa. El
incumplimiento de los presentes lineamientos será causal de eventuales
responsabilidades administrativas, de conformidad con el ordenamiento jurídico
vigente.