Artículo 2-. Ámbito de aplicación: La aplicación de este reglamento será a todas las dependencias del SBD que requieran la contratación de bienes y servicios, y abarca desde el momento en que surge la necesidad, hasta que se recibe a satisfacción el objeto contractual. Además involucra a toda persona física o jurídica que producto de su interés en participar en los procedimientos de contratación del SBD, cumpla con las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y el presente Reglamento.

Artículo 3-. Definiciones:

3.1. Adjudicación: Acto por medio del cual se selecciona la mejor oferta.

3.2. Administrador del contrato: Funcionario designado por el titular de la dependencia responsable de la ejecución contractual, para coadyuvar en la verificación de la correcta ejecución del contrato. Si no hay designación formal, la responsabilidad recaerá sobre el titular subordinado de la dependencia.

3.3. SBD: Secretaría Técnica del Consejo Rector del Sistema de Banca para el Desarrollo

3.4. Cartel: Documento que contiene el pliego de condiciones generales, administrativas, legales y técnicas que deben cumplir los oferentes para formular su oferta de servicios u obras y que es elaborado por la Unidad de Proveeduría de SBD, todo con la finalidad busca satisfacer el interés público.

3.5. Contrato u Orden de Compra: Documento suscrito por las partes (la SBD y el contratista), donde se establecen los derechos y obligaciones solicitados en el cartel y ofrecidos en la oferta.

3.6. Expediente de contratación: Expediente que contiene la información relevante relacionada con el proceso de contratación.

3.7. Oferta: Manifestación de voluntad del participante dirigida a SBD, a fin de celebrar un contrato conforme a las condiciones establecidas en un cartel.

3.8. Contratista: Es la persona física o jurídica, que habiendo presentado su oferta es seleccionada por la SBD como adjudicataria y formaliza una relación contractual para proveer bienes, servicios, suministros, obras u otros objetos, derivada de un procedimiento de contratación administrativa.

3.9. Garantía de participación: Mecanismo jurídico de alcance financiero equivalente a un porcentaje del 1% al 5% del precio cotizado en la oferta o bien de un monto fijo, según lo establezca la Administración, que garantiza que un oferente va a mantener las condiciones de la oferta que presente y debe rendirse por los medios que establece el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

3.10. Garantía de cumplimiento: Mecanismo jurídico de alcance financiero equivalente a un porcentaje del 5% al 10% del precio cotizado en la oferta o bien de un monto fijo, según lo establezca la Administración, que respalda la correcta ejecución del contrato conforme la normativa vigente y debe rendirse por los medios que establece el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

3.11. Oferente: Es la persona física o jurídica que presenta una oferta, con capacidad de actuar, según lo establecido en la normativa de contratación administrativa.

3.12. Régimen de prohibiciones: Regulaciones establecidas en los artículos 22 y 22 Bis de la Ley de Contratación Administrativa, que señalan los funcionarios que están inhibidos para contratar con la Administración Pública, tanto en la fase de presentación de ofertas, como en la fase de ejecución del respectivo contrato.

3.13. Finiquito: Documento final suscrito por el funcionario competente de SBD y el contratista, en el que hacen constar la finalización de las obligaciones derivadas del contrato establecido entre ellas. Dicha finalización procederá una vez completada la liquidación financiera del contrato respectivo. Con el finiquito se extinguen las obligaciones y la posibilidad de formular reclamos por las partes, salvo lo indicado por vicios ocultos.

3.14. Proveedor: Persona física o jurídica que producto de su interés en participar en los procedimientos de contratación de la SBD, se inscriba en el Registro de Proveedores de la SBD.

3.15. Sanción de apercibimiento: Consiste en una formal amonestación escrita dirigida al proveedor, a efecto de que corrija su conducta cuando fuese posible, sin perjuicio de la ejecución de garantías o aplicación de cláusula penal o multas, cuando así proceda y constituye un antecedente para la aplicación de la sanción de inhabilitación, por la causal previstas en el artículo 99 de la Ley de Contratación Administrativa.

3.16. Sanción de inhabilitación: Consiste en el impedimento para participar en procedimientos en los que la decisión inicial se haya dictado con posterioridad a la firmeza de la sanción, según la cobertura establecida en los artículos 100 y 100 bis de la Ley de Contratación Administrativa.

3.17. Plataforma electrónica de compras (PEC): Plataforma electrónica para realizar procedimientos de contratación administrativa utilizada por la Secretaría Técnica de Banca para el Desarrollo que se ajuste a lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

3.18. Consejo Rector: Consejo Rector del Sistema de Banca para el Desarrollo, superior jerarca del Sistema de Banca para el Desarrollo.

3.19. Fondo: Fondo Rotatorio para la compra de bienes, servicios y otros gastos indispensables, imprevistos, urgentes o que respondan a necesidades puntuales especiales de escaza cuantía que se requieran cubrir de manera rápida o excepcional

3.20. Proceso ordinario de contratación: procesos ordinarios que pueden ser realizados mediante concurso descritos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

3.21. Objetos de Naturaleza o Circunstancia Concurrente Incompatibles con Concurso: Bienes o servicios que por su naturaleza no pueden adquirirse por medio de un concurso descritos en el artículo 131 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

Capítulo II

Órganos competentes, principios y funciones

Artículo 4-. La Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa: Será el órgano competente y responsable para conducir los trámites de las contrataciones de obras, bienes y servicios, acorde con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley y el presente Reglamento, incluyendo el control sobre las garantías de participación rendidas y su eventual ejecución. En jefe o encargado de la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa para todos los efectos cumple el rol de Proveedor Institucional.

Artículo 5-. Obligada Colaboración: Para el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones de la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa, todas las demás dependencias administrativas de la Institución de tipo técnico, jurídico, contable, financiero, presupuestario, informático y de cualquier otro orden, están obligadas a brindar colaboración y asesoría.

Será responsabilidad de las dependencias involucradas en el proceso de contratación, la aplicación de este Reglamento.

Artículo 6-. Principios generales Todo procedimiento de contratación administrativa del SBD deberá respetar los principios constitucionales y legales dispuestos en la Ley de contratación administrativa y su Reglamento, así como los siguientes principios:

6.1 Los requisitos formales de identificación de las personas físicas o jurídicas y en general sus atestados, serán analizados e interpretados de manera que se permita la más amplia participación de potenciales oferentes.

6.2 Todo proceso de contratación tendrá una etapa de saneamiento de requisitos formales, cumplida la cual se procederá al análisis de las ofertas en su contenido técnico y económico.

6.3 Los requisitos técnicos y económicos que sean exigidos en los procesos de contratación de la SBD serán siempre lo más general y neutral posible, con el propósito de permitir la más amplia participación de potenciales oferentes.

6.4 Los requisitos legales, técnicos y económicos deberán ser analizados e interpretados de manera que permitan cumplir los fines públicos encomendados al SBD; así como la selección del mejor bien o servicio en las condiciones que se mejor se ajusten a las necesidades institucionales.

Artículo 7-. De la invitación a los interesados: El SBD invitará a los interesados a formar parte del PEC utilizado por la Institución, como mínimo una vez al año, mediante publicación en cualquier medio de acceso público que considere conveniente medio que se considere conveniente.

Artículo 8-. Registro de Proveedores: El registro de proveedores del SBD será el utilizado por el PEC que utilice la Institución.

Artículo 9-. Programa de adquisiciones institucional: La Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa deberá publicar a más tardar en febrero de cada año un Programa de Adquisiciones Institucional, , conforme a los lineamientos que establece el Reglamento a la Ley de contratación administrativa, y que responda a los planes estratégicos, operativos y al presupuesto del SBD.

Las contrataciones previstas en el Programa de Adquisiciones Institucional deberán contar con los recursos presupuestarios necesarios, con excepción de lo dispuesto en la legislación de contratación administrativa en cuanto a inicio y adjudicación de procesos de adquisición de bienes y servicios con cargo a presupuestos futuros, según lo establecido en el Reglamento a la Ley de contratación administrativa.

Las contrataciones urgentes no previstas podrán ejecutarse sin necesidad de modificar el Programa de Adquisiciones Institucional, cuando se justifique en el cumplimiento de los fines públicos del SBD, debidamente acreditado en el expediente de la contratación que al efecto se tramite.

Artículo 10-. Comisión de Contratación Administrativa: Será el órgano encargado de emitir criterio de recomendación sobre aquellos procedimientos que sean de su competencia. Esta Comisión actuará conforme a las disposiciones del presente Reglamento, así como de ejercer las siguientes funciones:

10.1 Conocer el expediente del procedimiento y emitir criterio técnico de recomendación sobre el acto de adjudicación.

10.2 Realizar la evaluación de las ofertas para lo cual se podrán apoyar en funcionarios internos o expertos externos. Excepto los de la Auditoría Interna, a quien le corresponderá la evaluación de sus respectivas ofertas, lo anterior por la especialización de la materia.

Artículo 11-. Integración de la Comisión de Contratación Administrativa:

a. El Director General de Operaciones y Finanzas de la Secretaría Técnica de Banca para el Desarrollo, quien presidirá.

b. El Director de Fomento y Promoción para el Desarrollo

c. El Director del área quien solicitó la compra del bien o servicio.

d. El Director de Tecnología de Información y Director de Riesgo, como miembros sustitutos: Estos no podrán sustituir cuando uno de estos esté involucrado en la compra de bien o servicio.}

Además, participarán en la Comisión los siguientes funcionarios, con voz pero sin voto.

a. El jefe de la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa.

b. El Asesor Legal de la Secretaría Técnica de Banca para el Desarrollo.

c. Cualquier otro funcionario de soporte técnico o administrativo que se requiera, para el mejor resolver por parte de los miembros de la comisión de contratación (exclusivamente en el punto que le corresponda).

El quórum quedará válidamente constituido cuando estén presente los tres miembros de la comisión. Las decisiones se tomarán por simple mayoría de los miembros asistentes. En caso de empate quien preside tendrá doble voto.

De cada una de las sesiones que celebre la Comisión se emitirá una resolución en la que se consignarán los acuerdos que adopte; esta puede ser física o digital para lo cual se debe utilizar un medio que asegura la integridad de la misma. Dichos acuerdos quedarán en firme en la sesión en que se toman.

La Comisión de Contratación Administrativa podrá ser convocada por el Director Ejecutivo del SBD o por el Consejo Rector del SBD cuando se considere conveniente.

Artículo 12-. Atribuciones de los Órganos según el monto de contratación. Las atribuciones serán:

12.1 Los órganos y servidores que se indican estarán facultados para adjudicar los procedimientos tramitados por la SBD para la adquisición de bienes y servicios, por lo plazos que sean necesarios, siempre y cuando el importe adjudicado no supere los límites económicos aquí establecidos. El máximo Jerarca de la Institución podrá delegar según lo establecido en el artículo 221 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, para lo cual es necesario una simple instrucción que sea comunicada formalmente por algún medio idóneo físico o electrónico.

12.2 Los procedimientos de contratación serán adjudicados así:

a. Directores Generales, un monto de hasta un 50% del tope máximo del monto establecido para los procedimientos de contratación directa.

b. Director Ejecutivo, procedimientos de Contratación Directa y Licitación Abreviada, tomando en consideración el criterio de la Comisión de Contratación Administrativa, cuando corresponda.

c. Consejo Rector, procedimientos de Licitación Pública.

d. Auditoría Interna, según el presupuesto anual aprobado por el Consejo Rector.

e. Encargado de Servicios Generales y Contratación Administrativa, según lo estipulado en el presente reglamento.

CAPÍTULO III:

Contratación Administrativa

Artículo 13-. Trámite de los Procedimientos de Contratación: Los procedimientos de Contratación Administrativa se realizaran a través de la Plataforma Electrónica de Compras (PEC) establecida por la Institución, salvo las siguientes excepciones.

Artículo 14-. Inicio el procedimiento: La decisión inicial deberá contener, lo siguiente:

14.1 Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, en los casos en los proceda, realizar una vinculación con los planes estratégicos, operativos, tácticos y plan de adquisidores.

14.2 La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requiera contratar.

14.3 Que cuente de previo con el contenido presupuestario, en caso de no contar con el contenido presupuestario la oficina solicitante podrá coordinar con la Dirección Ejecutiva y la Dirección General de Operaciones y Finanzas lo que proceda para realizar la modificación que corresponda.

14.4 Las especificaciones y características técnicas y deberán ser generales para la categoría de bienes o servicios, de manera que se permita la más amplia participación de potenciales oferentes. En caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, se deberán acreditar las razones técnicas por las cuales se escoge una determinada solución.

14.5 El SBD tiene la potestad de adjudicar parcialmente, o re adjudicar, de acuerdo con la naturaleza del objeto contractual y su conveniencia.

14.6 El SBD tiene la potestad de realizar compras de bienes y servicios por la modalidad de entrega según demanda.

14.7 El SBD tiene la potestad de realizar convenios marco para la contratación de bienes y servicios.

14.8 En casos de tecnologías de información, cuando puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución.

14.9 Cuando corresponda, indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer, para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato.

14.10 Cuando corresponda, conforme a la naturaleza y magnitud de la contratación, se designará un administrador del contrato que vele por su correcta y eficiente ejecución. Los demás funcionarios relacionados con el contrato deberán cumplir las instrucciones del administrador del contrato.

14.11 En las contrataciones que así proceda, se deberán incluir las condiciones relacionadas con la protección al medio ambiente.

14.12 Se deberá adjuntar la justificación técnica para aquellas contrataciones de bienes que durante el periodo de garantía, requieran revisiones periódicas para salvaguardar las condiciones óptimas del objeto a contratar.

14.13 En temas como asesorías, consultorías y servicios, se deberá establecer en forma específica las funciones o requerimientos que realizará el contratista, esto con el fin de que se permita verificar de forma razonable el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

14.14 En aquellas licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con eficiencia y seguridad razonables y con el análisis de los riesgos asociados a la contratación con la definición de las medidas de mitigación pertinentes para su adopción.

Artículo 15-. Responsable de Autorizar el Inicio del Procedimiento. El responsable de autorizar en inicio del procedimiento, será el titular subordinado de la oficina solicitante de bien o servicio (Director del área). En el caso de licitaciones públicas, los Directores de área solicitaran una aprobación previa al Director Ejecutivo, la cual debe quedar debidamente oficializada, con la firma de visto bueno en el documento justificante.

La Auditoria Interna autorizara el inicio de sus procedimientos con base en el presupuesto anual aprobado por el Consejo Rector para esta área.

La autorización de inicio del procedimiento se realizara a través del PEC, salvo en el caso de objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatible con concurso donde se podrá hacer por cualquier medio físico o electrónico que se considere conveniente.

Artículo 16-. Conformación del expediente de la contratación. El expediente de la contratación será electrónico a través de la PEC salvo los objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso donde se podrá conformar un expediente físico o electrónico gestionado por la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa y contendrá los documentos que presentan por los oferentes o interesados, o según se produzcan por las unidades administrativas internas. Los borradores no deben formar parte del expediente del contrato.

El acceso al expediente será irrestricto para cualquier interesado, con las salvedades que contempla la legislación.

Artículo 17-. Contratación de bienes, obras y servicios. Los bienes, obras y servicios que interese adquirir el SBD serán contratados mediante la promoción de los procedimientos de licitación pública, licitación abreviada y contratación directa, según corresponda de acuerdo con la legislación especial en la materia. Asimismo, para la realización de sus distintas contrataciones el SBD podrá hacer uso de los demás procedimientos y modalidades de estos que contempla dicha legislación, como el remate, la subasta a la baja, la licitación con financiamiento y la licitación con precalificación. En todos los casos los procedimientos que se tramiten deberán ajustarse a dicha legislación y contar para su inicio con la autorización y justificación.

Todos los procedimientos ordinarios de contratación: Contratación Directa, Licitación Abreviada, Licitación Pública Nacional y Licitación Pública Internacional serán tramitados por la PEC.

Artículo 18-. Aptitud para Contratar. Solo podrán contratar con el SBD las personas físicas o jurídicas con plena capacidad de actuar, que no tengan impedimento por alguna de las causales establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y que demuestren su idoneidad según el objeto a contratar.

Artículo 19-. Garantías. En los casos que así lo disponga la ley se incluirá en los carteles la obligación de los participantes de rendir las garantías de participación, de cumplimiento y de funcionamiento u operación por los montos y plazos que aquellas señalen, guardando una adecuada proporcionalidad con la magnitud y trascendencia de la contratación respectiva.

La Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa será la competente para liberar y ejecutar cuando corresponda las garantías de participación y cumplimiento rendidas a favor del SBD.

Artículo 20-. Garantías Electrónicas. Las garantías de los procesos tramitados a través del PEC deben de ser presentadas únicamente en los medios autorizados y válidos aceptados por la plataforma.

Artículo 21-. Recomendación de adjudicación. La Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa, con el apoyo técnico en los casos que corresponda, deberá emitir la recomendación de adjudicación salvo lo previsto en el artículo 10.

Para lo anterior debe de señalar en el informe correspondiente:

a) Si los incumplimientos técnicos graves que no es posible subsanarlos.

b) Valoración del precio ofertado, tomando en consideración la estimación del negocio.

c) Recomendación de las ofertas susceptibles de adjudicación.

d) Evaluación de las ofertas según los criterios definidos en el cartel.

La recomendación técnica de adjudicación se realizara a través del PEC.

Artículo 22-. Concurso Desierto. En el caso que se recomiende declarar desierto un procedimiento de contratación, deberá emitir una justificación detallada con la indicación de los motivos específicos de interés público considerados para optar por esa decisión.

Artículo 23-. Contenido mínimo de carteles. Los carteles como mínimo deben contener lo que contempla el artículo 52 del Reglamento a la Ley de contratación administrativa, así como los términos y condiciones, especificaciones técnicas y particulares del respectivo objeto contractual.

En los casos que se considere necesario se podrá coordinar audiencias previas al cartel con potenciales oferentes, en los términos establecidos por el artículo 53 del Reglamento a la Ley de contratación administrativa. De esas audiencias se levantará una minuta que se incluirá en el expediente del concurso.

Artículo 24-. Órganos competentes para adjudicar. En concordancia con lo dispuesto en el artículo Nº 221 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, serán competentes para dictar el acto de adjudicación o la declaratoria de desierto de un procedimiento de contratación, los siguientes órganos:

a) El Consejo Rector, cuando corresponda a procedimientos de Licitación Pública.

b) El Director Ejecutivo, cuando corresponda a procedimientos de Licitación Abreviada, Contratación Directa.

c) Los Directores de Área, en este último caso para cuando se trate de contrataciones, hasta por el monto máximo del 50% establecido para la Contratación Directa.

d) El jefe de la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa, hasta por el monto de un 50% establecido para la Contratación Directa únicamente para el caso se suministros de oficina, suministros de limpieza, repuestos varios, impresiones, artículos publicitarios y alimentos y bebidas.

e) El Auditor (a) Interno (a) sin restricción de monto únicamente para procedimientos relacionados con su Área según el presupuesto anual aprobado.

La declaratoria de procedimiento infructuoso estará a cargo de la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa.

Artículo 25-. Contrataciones no sujetas a concurso público: La determinación de los supuestos de prescindencia de los procedimientos ordinarios, es responsabilidad de la Dirección Ejecutiva hasta por el monto máximo autorizado para la Licitación Abreviada, la cual deberá tomar en consideración los requisitos para cada supuesto establecidos en los artículos 2 inciso d) de la Ley de Contratación Administrativa, y 131 de su Reglamento.

Para tal fin, de previo a emitir la Decisión Inicial para contratar, el Director de área deberá fundamentar y justificar debidamente la excepción que invoca, con todos los aspectos jurídicos y/o técnicos pertinentes.

En los supuestos de oferente único, seguridades calificadas, patrocinios y situaciones imprevisibles se debe gestionar la viabilidad legal de la Asesoría Jurídica, sobre la procedencia del supuesto invocado, cuando el monto estimado supere la suma de la Contratación Directa de escasa cuantía.

Para montos correspondientes al estrato de Licitación Pública el responsable de dicha determinación es el Consejo Rector.

Para procedimientos relacionados el Área de Auditoría Interna el responsable de dicha determinación es el/la Auditor/a Interno/a.

Artículo 26-. Formalización de las contrataciones. Las contrataciones se formalizarán por medio de contratos electrónico u orden de compra.

Los alcances de los derechos y las obligaciones contraídas por las partes deben estar claramente establecidas en el procedimiento realizado a través del PEC, en caso de considerarse necesario se podrá formalizar un contrato que deberá ser firmado digitalmente.

Artículo 27-. Requisitos Previos para Formalizar de las contrataciones. Para formalizar la contratación el adjudicatario deberá encontrarse al día con sus obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social y el pago de los impuestos nacionales. En el caso de servicios profesionales cuando se requiera se debe contar con la incorporación al colegio profesional pertinente.

Artículo 28-. Refrendo Interno y Refrendo Contralor. Para para estos efectos aplica lo establecido en el artículo 190 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. La Asesoría Jurídica del SBD es la encargada del refrendo interno el cual se realizará digitalmente a través del PEC.

Artículo 29-. Administrador del contrato: Será obligación del administrador del contrato las siguientes:

a) Conocer y aplicar el Procedimiento de Administrador del Contrato,

b) Tomar oportunamente las previsiones necesarias para que el contratista se ajuste al estricto cumplimiento de las condiciones, especificaciones y plazos establecidos en el contrato,

c) Cumplir con las demás obligaciones implícitas en el contrato,

d) Advertir a su superior, la conveniencia de introducir modificaciones o señalar correcciones en la ejecución del contrato,

e) Recomendar la ejecución de las garantías o bien la rescisión o resolución del contrato, cuando advierta fundamento para ello.

f) Dar seguimiento a la vigencia y demás requisitos de las garantías de cumplimiento.

g) Realizar todas las acciones de seguimiento y control de la ejecución contractual que permitan identificar cualquier atraso, irregularidad o anomalía que en su criterio pueda generar incumplimientos y deberá adoptar las medidas correctivas que correspondan

h) Elaborar la de recepción definitiva del objeto dentro del plazo establecido en el cartel o bien, vencido el plazo para corregir defectos.

Artículo 30-. Suspensión del contrato: El Director Ejecutivo, en el caso que sea necesario podrá suspender el contrato o su plazo de ejecución, se debe acreditar en el expediente las razones debidamente fundamentadas. La suspensión del contrato será hasta por un plazo máximo de seis meses, prorrogable una única vez por otro plazo igual.

Artículo 31-. Prórroga del contrato. El Director Ejecutivo, podrá adaptar a las circunstancias de tiempo, modo y lugar la prestación del objeto del contrato, y autorizar prórrogas al plazo de entrega o de ejecución del contrato y en general, adoptar cualquier decisión que sea pertinente para proteger los intereses del SBD, durante el período de ejecución contractual; todo de conformidad con lo dispuesto en la Ley de contratación administrativa, el Reglamento a dicha Ley y este Reglamento.

Previo a operar la prórroga, se deberá realizar, cuando corresponda, un análisis de la razonabilidad de la prestación del servicio, En caso de prórroga, el contratista deberá mantener vigente la garantía de cumplimiento.

Artículo 32-. Suspensión de la ejecución del contrato. Una vez que el contrato adquiera eficacia y durante su ejecución, podrán ordenar por medio de resolución debidamente motivada la suspensión de la ejecución del contrato hasta por seis meses, prorrogable por otro período igual, ello en tanto existan motivos de interés público o institucional o causas imprevistas o imprevisibles al momento de su trámite. A tales efectos se deberán observar las condiciones, requisitos formales, procedimentales y salvaguardas de tipo económico establecidas en el artículo 202 del Reglamento a la Ley de contratación administrativa.

La tramitación correspondiente será realizada por la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa con la autorización de la oficina solicitante o de la oficina usuaria del objeto contractual.

Artículo 33-. Recursos. Los procedimientos de contratación administrativa, tendrán los recursos de objeción, revocatoria y apelación que establece la ley y serán resueltos por el Jefe de Servicios Generales y Contratación Administrativa, Director Ejecutivo, Consejo Rector, la Contraloría General de la República, quienes darán por agotada la vía administrativa.

En contrataciones directas de hasta un 50% del monto máximo autorizado para este tipo de procedimientos no aplican la presentación de los recursos de objeción, revocatoria y apelación.

Artículo 34-. Extinción del contrato. Se considera como vía normal de extinción de los contratos administrativos el cumplimiento del objeto dentro del plazo contractual. La vía anormal de extinción de los contratos administrativos la constituyen la resolución, la rescisión o la declaratoria de nulidad.

Artículo 35-. Rescisión y resoluciones contractuales, sanciones y ejecución de garantías. Contra los procedimientos de rescisión contractual, resolución contractual, sanciones (inhabilitación o apercibimiento por escrito), ejecución de garantías, proceden los recursos de revocatoria y/o apelación.

La revocatoria será de conocimiento de la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa, y la apelación, del Director Ejecutivo, quien una vez resuelto el recurso planteado (cuando corresponda) dará por agotada la vía administrativa. Estos recursos deberán ser presentados ante la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa SBD.

Artículo 36-. Procedimiento para la resolución del contrato. La resolución del contrato procede por el incumplimiento grave del contratista de las obligaciones esenciales del contrato. Cuando en los informes elaborados por el responsable de la ejecución del contrato se recomiende la resolución del contrato por incumplimiento grave imputable al contratista, este preparará la documentación que corresponda, para lo cual podrá solicitar el asesoramiento de la Asesoría Jurídica, se deberá respetar el debido proceso.

Artículo 37-. Procedimiento para la rescisión del contrato

La rescisión unilateral de contratos administrativos no iniciados o en curso de ejecución procederá por razones de caso fortuito, fuerza mayor o interés público o bien por mutuo acuerdo. Se describen los procedimientos a seguir en cada caso.

37.1 Rescisión unilateral. Cuando se recomiende la rescisión unilateral del contrato, se observará el siguiente procedimiento:

a) Se remitirá informe a la Dirección Ejecutiva exponiendo criterio al respecto, a fin de que sea dicha instancia, previa valoración de toda la documentación recibida, la que finalmente emita y suscriba la resolución respectiva. En todo este proceso cualquiera de las instancias mencionadas podrá requerir la asesoría de la Asesoría Jurídica.

b) Una vez suscrita dicha resolución será remitida a la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa para que se encargue de efectuar la tramitación subsiguiente, incluyendo el otorgamiento de una audiencia al contratista por al menos quince días hábiles.

c) El contratista deberá atender la audiencia refiriéndose a la causal invocada y presentará un detalle de la indemnización que pide aportando la prueba respectiva. Vencido el plazo de audiencia el SBD adoptará, cualquier medida necesaria para valorar la liquidación presentada por el contratista.

d) Evacuada la prueba, el Director Ejecutivo emitirá su resolución final, debiendo verificar todos los rubros liquidados por el contratista.

e) El SBD deberá pagar al contratista la parte efectivamente ejecutada del contrato, en el evento de que no lo hubiera hecho con anterioridad y los gastos en que ese contratista haya incurrido para la completa ejecución, siempre que estén debidamente probados. Cuando la rescisión se origine por motivos de interés público, además se podrá reconocer al contratista cualquier daño o perjuicio que la terminación del contrato le causare, previa invocación por parte del contratista y comprobación por la Administración.

f) El lucro cesante correspondiente a la parte no ejecutada podrá reconocerse siempre dentro de criterios de racionabilidad y proporcionalidad, valorando aspectos tales como el plazo de ejecución en descubierto, grado de avance de la ejecución del contrato, complejidad del objeto.

g) Acordada la rescisión, la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa enviará, cuando corresponda, la liquidación a la Contraloría General de la República de la República para su aprobación, rechazo o bien para que efectúe las observaciones que considere pertinentes.

37.2 Rescisión por mutuo acuerdo. Cuando el contratista y la Administración lleguen a la decisión de rescisión por mutuo acuerdo del contrato, se procederá de la siguiente manera:

a) Se emitirá informe a la Dirección Ejecutiva exponiendo criterio al respecto, a fin de que sea dicha instancia, previa valoración de toda la documentación recibida, la que finalmente emita y suscriba la resolución y el acuerdo de rescisión respectivo.

b) La rescisión contractual por mutuo acuerdo únicamente podrá ser convenida cuando existan razones de interés público y no concurra causa alguna grave de resolución imputable al contratista. En este caso el SBD podrá acordar los extremos a liquidar o indemnizar, que en ningún caso podrán exceder los señalados en el apartado anterior, todo dentro de los límites de racionabilidad y proporcionalidad que amerite la situación.

c) Acordada la rescisión la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa enviará, cuando corresponda, la respectiva liquidación a la Contraloría General de la República para su aprobación o bien para que efectúe las observaciones que considere pertinentes.

d) En ambos casos las notificaciones que deban efectuarse al contratista serán realizadas por la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa. En todo este proceso cualquiera de las instancias mencionadas podrá requerir la Asesoría Jurídica de Contratación Administrativa.

Artículo 38. Cesión del contrato. Los derechos y obligaciones derivados de un contrato administrativo listo para iniciarse o en ejecución, podrán ser cedidos a un tercero, ello en tanto no se trate de una obligación personalísima. Toda cesión deberá ser autorizada por el órgano que adjudicó el contrato, o uno de los niveles superiores de atribuciones, mediante acto debidamente razonado, previa solicitud de criterio a la oficina técnica solicitante; para adoptar la decisión se analizarán como mínimo los siguientes aspectos:

a. Causa de la cesión.

b. Grado de cumplimiento por parte del cesionario de las principales condiciones legales, técnicas y financieras solicitadas en el cartel.

c. Que el cesionario no esté afectado por alguna causal legal de prohibición o impedimento para contratar.

d. Que el cesionario cumpla las mismas condiciones subjetivas exigidas por el cartel para ejecutar el contrato y cumplir el fin público previsto.

e. Ventajas de la cesión frente a la posibilidad de resolver el contrato.

f. Eventuales incumplimientos graves del cedente hasta el momento de su solicitud y medidas administrativas adoptadas al respecto.

Si la cesión excede el cincuenta por ciento del objeto del contrato deberá ser autorizada por la Contraloría General de la República.

La tramitación de la cesión será realizada por la Unidad de Proveeduría, que solicitará en lo que corresponda la participación de la oficina técnica solicitante o de la oficina responsable de la ejecución contractual.

Artículo 39. Cesión de los derechos de pago. Los derechos de cobro frente al SBD originados en contratos administrativos podrán ser cedidos por el contratista a un tercero, en cualquier momento, sin que sea necesario el consentimiento del SBD ni de la Contraloría General de la República. No obstante, deberán respetarse en un todo las regulaciones pertinentes que sobre esta materia se desarrollan en el artículo 36 del Reglamento a la Ley de contratación administrativa, ello en salvaguarda de los intereses legales, económicos, financieros y técnicos del SBD.

Artículo 40.- Contrataciones irregulares. Se conceptúan como irregulares las contrataciones que en su trámite presentan vicios graves y evidentes de fácil constatación, tales como la omisión del procedimiento correspondiente, o se haya utilizado de manera ilegítima alguna excepción a los procedimientos legales de contratación, o el contrato se ejecute sin contar con el refrendo o aprobación interna. En tales situaciones no podrá serle reconocido pago alguno al contratista interesado.

Por excepción, en casos calificados respecto a suministros, obras o servicios y otros objetos ejecutados con evidente provecho para la SBD podrá reconocerse -a título de indemnización- únicamente los costos razonables, sin reconocer el lucro previsto, y si este es desconocido se aplicará por ese concepto una rebaja del diez por ciento del monto total. Todo pago relacionado con estas contrataciones irregulares deberá ser autorizado por el Director Ejecutivo.

Artículo 41-. Reajuste de precios. Cuando corresponda se solicitará en los carteles que los participantes incluyan en sus ofertas una cláusula para revisar los precios y determinar los montos de los reajustes, revisiones o actualizaciones del precio que procedan, con la definición clara de la fórmula matemática (expresión algebraica) por utilizar, así como el desglose porcentual del precio y la fuente de los índices a utilizar. La SBD valorará la información presentada y resolverá lo pertinente en relación con la solicitud que se le formule.

En caso de que los oferentes no indiquen una fórmula de reajuste en su oferta el SBD utilizará, cuando corresponda, las fórmulas emitidas por la Contraloría General de la República.

Únicamente el Director Ejecutivo y el Consejo Rector están facultados para aprobar reajustes de precios.

Artículo 42-. Procedimiento para la recepción definitiva del objeto contractual. La recepción definitiva del objeto contractual será realizada dentro del plazo establecido en el cartel, o bien vencido el plazo concedido para corregir defectos. La recepción definitiva no excluye la posibilidad de ejecutar la garantía de cumplimiento si el objeto contratado mantiene inconformidades graves respecto de lo establecido en el contrato. Se debe dejar evidencia de lo actuado en el expediente de la contratación.

Artículo 43-. Finiquito del contrato. El administrador del contrato deberá gestionar, cuando corresponda, el finiquito de la relación contractual. En dicho finiquito deberá consignarse, como mínimo, las cantidades, calidades, características y naturaleza de los bienes y/o servicios recibidos, así como toda otra información pertinente que deberá ser suscrita por quien ostente la representación legal de las partes.

Artículo 44-. Del no trámite de requerimientos. Cuando el Jefe de Servicios Generales y Contratación Administrativa estime conveniente no tramitar un determinado procedimiento, expondrá sus objeciones ante su superior jerárquico, quien resolverá lo que corresponda, en coordinación con el encargado de la oficina solicitante.

Artículo 45-. Aplicación de multas y cláusulas penales. Cuando de la documentación que exista en el expediente se deduzca que existió un atraso por parte del contratista en la ejecución de sus obligaciones y el cartel haya contemplado la aplicación de multas o cláusulas penales por tal concepto, se aplicará la rebaja correspondiente al momento de efectuar el pago respectivo con base en la información suministrada por la oficina encargada de la ejecución contractual, lo anterior sin perjuicio de cualquier otra sanción que proceda conforme a lo establecido en el procedimiento de contratación, el presente Reglamento y a la legislación aplicable al SBD en materia de contratación administrativa.

Artículo 46-. Ejecución de garantías de cumplimiento. Cuando se determine la necesidad de ejecutar la garantía de cumplimiento rendida por el contratista, se procederá de la siguiente forma:

a) Se elaborará un informe que contenga una exposición de las circunstancias propias de la contratación, una descripción precisa y detallada del incumplimiento que se atribuye al contratista, de las pruebas en que se fundamenta, de la estimación del daño causado y el monto por el cual se estaría ejecutando la garantía.

b) Se debe conceder al contratista una audiencia por cinco días hábiles para que, si a bien lo tiene, ejercite su defensa.

c) La resolución será dictada por el Director Ejecutivo mediante acto razonado y motivado, con fundamento en las recomendaciones técnicas y jurídicas recibidas.

d) Si ejecutada una garantía el monto resulta insuficiente para indemnizar los daños y perjuicios ocasionados, el SBD podrá aplicar el monto de las retenciones del precio que se hubieren dado y los saldos de pago pendientes. En todo caso, la ejecución de la garantía no excluye el cobro en vía judicial de los daños y perjuicios ocasionados con el incumplimiento, si estos fueran mayores a los montos cobrados en vía administrativa.

Artículo 47-. Arbitraje. Se podrá incorporar en el respectivo cartel o bien acordar con su contraparte que las controversias patrimoniales disponibles derivadas de sus contratos administrativos sean resueltas por la vía arbitral, de conformidad con las regulaciones legales existentes. El arbitraje se entenderá de Derecho, sin que pueda comprometerse el ejercicio de potestades de imperio ni el ejercicio de deberes públicos. El idioma del arbitraje será el español.

Los gastos del arbitraje serán compartidos por ambas partes. Pero si una parte paga la totalidad de los gastos, porque la otra se negó a hacerlo, a la parte que no pagó se le incluirán esos gastos a toda indemnización que se acuerde en su contra.

Artículo 48-. Recursos contra el cartel y el acto de adjudicación. Contra el cartel y los actos de adjudicación que dicten los órganos competentes del SBD en el trámite de los procedimientos de contratación administrativa cabrán los siguientes recursos:

a) Recursos de objeción al cartel, revocatoria o apelación, según corresponda, conforme a las normas y procedimientos que contienen la Ley de contratación administrativa y su Reglamento, así como de las resoluciones que sobre la materia emita la Contraloría General de la República.

b) Contra Contrataciones Directas de escaza cuantía por un monto inferior al 50% del monto correspondiente a este estrato, no cabe recurso de apelación o revocatoria.

c) Contra el cartel de las licitaciones públicas, cuando corresponda según la normativa vigente, se podrá interponer recurso de objeción ante la Contraloría General de la República;

d) En las Contrataciones Directas, cuando corresponda, y licitaciones abreviadas el recurso contra el cartel, deberá interponerse mediante el PEC, la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa será la responsable de tramitarlos y resolverlos, contando, en caso de considerarse necesario, con un informe de la oficina usuaria y la Asesoría Jurídica. En ambos casos el recurso deberá interponerse en los términos y plazo que contempla aquella Ley.

e) El acto de adjudicación podrá recurrirse ante la Contraloría General de la República o ante el propio órgano del SBD que lo dictó, según sea su monto. En ambos casos se aplicarán las normas, plazos y procedimientos que contienen la Ley de contratación administrativa y su Reglamento, así como de las resoluciones que sobre la materia emita la Contraloría General de la República.

Artículo 49-. Recursos contra la resolución o rescisión contractual. Contra las decisiones finales que adopte el órgano competente del SBD que resuelven el contrato por incumplimiento grave imputable al contratista o bien la rescisión unilateral del contrato y las que ordenen la ejecución de las garantías de cumplimiento procederán los recursos de revocatoria y apelación, los cuales deberán interponerse por el interesado ante el mismo órgano que las dictó, dentro de los tres días siguientes a aquel en que se le comunique al contratista la decisión. Para interponer uno o ambos recursos se deberá:

a) Exponer con claridad las razones por las cuales se impugna la decisión y deberán acompañarse de los documentos técnicos, pruebas e informes de todo orden que sustenten las alegaciones que contienen.

b) El órgano competente para resolver la revocatoria será el Director Ejecutivo quien tendrá dentro de los ocho días hábiles siguientes a su presentación, excepto que para ello requiera obtener algún informe interno indispensable, en cuyo caso dispondrá de un plazo de diez días hábiles adicionales.

c) En caso de que decida rechazar la revocatoria y se hubiere presentado también la apelación elevará esta ante el Consejo Rector cuando así resulte procedente, que será la competente para resolver los recursos de apelación y reposición que se presenten, y sus decisiones agotan la vía administrativa.

d) Cuando con motivo de la aplicación de multas o cláusulas penales el contratista presente un reclamo administrativo, este deberá ser resuelto por el Director Ejecutivo. Contra lo resuelto por el Director Ejecutivo solo cabrá el recurso de revocatoria ante el Consejo Rector.

e) De todo lo actuado se deberá dejar constancia en el expediente.

Artículo 50-. Audiencia oral opcional. En todos los procedimientos anteriormente regulados la SBD podrá, si así lo considera pertinente, otorgar al contratista una audiencia oral a efecto de que exponga su posición sobre el asunto de que se trate, de la cual se levantará un acta que deberá ser suscrita por todos los asistentes a la audiencia y que se incorporará al expediente respectivo, o bien, la sesión podrá ser grabada y la grabación debe estar disponible para todas las partes participantes.

Artículo 51-. Sanciones a particulares. Los particulares que participen en los procedimientos de contratación que la SBD promueva deberán acatar el régimen de prohibiciones que contemplan los artículos 22 y 22 bis de la Ley de contratación administrativa y cumplir a cabalidad todas y cada una de las obligaciones que se derivan de dicha participación; caso contrario serán susceptibles de ser sancionados conforme al régimen de sanciones a particulares que contemplan la Ley de contratación administrativa y su Reglamento. Para tales fines se deberá observar lo siguiente:

a) Las sanciones administrativas a las que aquí se hace referencia sólo podrán aplicarse previa observancia del derecho al debido proceso legal, debiendo ser tramitados los procedimientos respectivos por la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa, la que de considerarlo necesario solicitará el apoyo y asesoría de las oficinas del SBD que requiera.

b) La resolución que inicia el procedimiento sancionatorio deberá ser suscrita por el Director Ejecutivo y ordenará de ser necesaria la suspensión del contrato por un plazo determinado. Deberá contener una exposición de las circunstancias propias de la contratación, una descripción precisa y detallada de los hechos que se atribuyen al contratista y de las pruebas en que se fundamenta la

imputación y concederá al contratista un plazo de 10 días hábiles para que formulen sus alegatos y presenten sus pruebas de descargo.

c) Una vez que haya sido respondido el traslado de cargo por el contratista, la Unidad de Proveeduría remitirá la respuesta de inmediato a la oficina que preparó el informe que dio origen al procedimiento, a efecto de que esta emita su recomendación a la Dirección Ejecutiva, incluyendo la posibilidad de requerir prueba adicional o bien disponer las medidas necesarias para valorar la prueba aportada por el contratista. En caso positivo y dentro del plazo de cinco días hábiles se formularán las respectivas solicitudes de evacuación de prueba, incluidos peritajes e inspecciones.

d) La resolución final emitida por el Director Ejecutivo y notificada al contratista por la Unidad de Servicios Generales y Contratación Administrativa.

Artículo 52-. Registro de sanciones a particulares. Se mantendrá actualizado un Registro de Sanciones a Particulares en el PEC que permita a las diferentes oficinas de la SBD acceder a la información correspondiente en las contrataciones que se promuevan. El SBD no podrá efectuar contratación alguna con proveedores inhabilitados para contratar mientras se encuentre vigente dicha sanción.

Artículo 53-. Tramitación de Procedimientos Administrativos. Los procedimientos administrativos producto de los procesos ordinarios de contratación se tramitarán en el PEC. En los casos de excepción se tramitarán vía física o por otro medio electrónico.

CAPÍTULO IV:

Fondo Rotatorio

Artículo 54-. Constitución: Se constituye un Fondo Rotatorio Institucional para la compra de bienes, servicios y otros gastos indispensables, imprevistos, urgentes o que respondan a necesidades puntuales especiales de escaza cuantía que se requieran cubrir de manera rápida o excepcional y que no excedan el monto máximo fijado de conformidad con lo indicado en el presente reglamento.

Artículo 55-. Monto del Fondo: El fondo estará conformado por la suma que corresponde hasta el 10% del límite aprobado a la Institución para efectuar Contrataciones Directas. Se podrá mantener un monto en efectivo.

Artículo 56-. Monto en Efectivo: El monto en efectivo de operación mínimo que tendrá el Fondo será de 200.000 colones exactos y podrá ser incrementado por la Dirección Ejecutiva hasta un máximo equivalente al 5% del monto aprobado a la Institución para Contratación Directa, el ajuste se podrá realizar de manera anual.

Artículo 57-. Vale por Adelanto de Dinero: El fondo estará facultado para otorgar un adelanto de dinero para:

a. Compra de bienes, servicios y gastos menores.

b. Compra de Combustibles.

c. Gastos de Viaje y de transporte al interior del país.

Si por alguna razón especial, los comprobantes de compra representan un monto mayor a la suma adelantada, se deberá adjuntar comprobante del monto del excedente en la compra para proceder con el reintegro respectivo.

En ningún caso la liquidación del vale por adelanto de dinero podrá exceder los 7 días hábiles para su liquidación.

Artículo 58-. Encargado del Fondo: La Dirección General de Operaciones y Finanzas será la encargada del manejo, registro, custodia y trámite del Fondo.

Artículo 59-. Comprobantes o Justificantes: Los comprobantes o justificantes de los gastos realizados con el Fondo deben cumplir con las siguientes características:

. Ser originales

.  Contener la información exigida por la Dirección General de Tributación Directa para efectos tributarios.

.  Especificar la fecha de la compra.

.  No presentar adulteraciones que hagan dudar de su legitimidad.

Artículo 60-. Tarjetas de Débito Institucionales: Se autoriza la emisión de tarjetas de débito para realizar compras y pago de gastos autorizados a nivel nacional, internacional y realizar transacciones electrónicas como por ejemplo compras por internet, pago de servicios, pago de tasas, etc.

Artículo 61-. Autorización del Gasto: Los funcionarios autorizados para solicitar compras de bienes o servicios a través del Fondo son:

a. Director Ejecutivo, hasta el 100% del monto del Fondo.

b. Director de Área, hasta el 30% del monto del Fondo.

c. La Auditoria Interna podrá autorizar gastos a través hasta por un 30% del monto del Fondo, previa autorización expresa del Consejo Rector cuando autoriza el presupuesto de esa unidad.

d. Usuarios de tarjeta de débito institucional según la autorización específica que para tal efecto emita la Dirección Ejecutiva.

Artículo 62-. Registro del Fondo: El registro del Fondo se llevara mediante una cuenta contable especial destinada para tal efecto de tal forma que se registren las entradas y salidas del fondo para su adecuado control.

Artículo 63-. Prohibiciones: Queda prohibido efectuar las siguientes actividades con el fondo:

a. El cambio de cheques.

b. Efectuar Fraccionamiento ilícito de compras.

c. Efectuar pagos fuera de lo contemplado en este reglamento.

d. Usarse para cualquier fin distinto al que fue creado.

CAPÍTULO V:

Disposiciones finales

Artículo 64-. Normativa Supletoria: En lo no previsto en el presente reglamento, se aplicarán supletoriamente las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento General, los principios que rigen la materia y la normativa y pronunciamientos emitidos por las Contraloría General de la Republica.

Disposiciones Transitorias

Transitorio I-.La plataforma electrónica de compras utilizada por el SBD será Merlink -SICOP, que será utilizada para el trámite de los procesos ordinarios de contratación administrativa y procedimientos administrativos asociados.

Transitorio II-.Se deroga el Reglamento para el Manejo del Fondo Rotatorio para Compra de Bienes y Servicios de la Institución de marzo de 2013.

San Francisco de Goicoechea, San José, 30 de mayo de 2016.