Texto Completo acta: 10DFF8
Nº
39651-PLAN
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y LA MINISTRA DE PLANIFICACIÓN NACIONAL
Y POLÍTICA ECONÓMICA
Con fundamento en las disposiciones contenidas en los artículos 140 incisos
3), 18 y 146 de la Constitución Política, la Ley General de la Administración
Pública (Nº 6227 de 2 de mayo de 1978), Ley de Planificación Nacional (Nº 5525
de 2 de mayo de 1974), Ley de Protección al Ciudadano de Exceso de Requisitos y
Trámites Administrativos (Nº 8220 de 4 de marzo de 2002), Ley Reguladora del
Sistema Nacional de Contralorías de Servicios (Nº 9158 de 8 de agosto de 2013),
Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales
(Nº 8968 de 7 de julio de 2011), Ley de Regulación del Derecho de Petición (N°
9097 de 26 de octubre de 2012), Reglamento a la ley Reguladora del Sistema
Nacional de Contraloría de Servicios (Decreto Ejecutivo Nº 39096-PLAN de 28 de
abril de 2015), Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Planificación
Nacional y Política Económica (MIDEPLAN)
(Decreto Ejecutivo 16768 de 30 de enero de 1986), Reglamento General del
Sistema Nacional de Planificación (N°37735-PLAN de 6 de mayo de 2013), artículo
16 del Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos
y Trámites Administrativos (Decreto Ejecutivo Nº37045-MP-MEIC de 22 de febrero
de 2012), Política del Poder Ejecutivo para erradicar de sus instituciones la
discriminación hacia la población sexualmente diversa (Decreto Ejecutivo
Nº38999 de 12 de mayo de 2015) y la Directriz Decenio Internacional de los
Afrodescendientes (Nº 022-P de 24 de marzo de 2015).
Considerando:
I.-Que conforme lo indican los artículos 19 de la Ley
Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios y el 16 del
Reglamento a la ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de
Servicios, las contralorías de servicios deben estar regidas por un reglamento
interno para su funcionamiento, el cual deberá ser emitido de acuerdo con los
lineamientos dispuestos en la Ley Nº 9158 y las Guías que al respecto emita la
Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios.
II.-Que
conforme la integración del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios el
Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN),
como ente rector del mismo, debe apoyar y fortalecer el cumplimiento de los
objetivos del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios a fin de promover,
con la participación de las personas usuarias, el mejoramiento continuo e
innovación en la prestación de los servicios que brindan las organizaciones,
como órgano asesor, canalizador y mediador de los requerimientos de efectividad
y continuidad de las personas usuarias de los servicios que brinda una organización.
III.-Que
en implementación del artículo 11 de la Ley Reguladora del Sistema Nacional de
Contralorías de Servicios, se crea la Contraloría de Servicios Institucional,
la cual opera como órgano asesor, canalizador y mediador de los requerimientos de
efectividad y continuidad de las personas usuarias de los servicios que brinda MIDEPLAN, la cual podrá establecer contralorías
de servicios regionales, que dependerán de la contraloría de servicios
institucional. Que con el fin de lograr el mejor desempeño institucional, el
jerarca estará constreñido a responder las consultas, propuestas, sugerencias y
recomendaciones hechas por la Contraloría de Servicios en un plazo de 10 días
hábiles, conforme lo indica el artículo 6 de la Ley Nº 9097.
IV.-Que
de conformidad con el artículo 12 bis del Reglamento a la Ley de Protección al
Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos (Decreto
Ejecutivo Nº 37045-MP-MEIC de 22 de febrero de 2012) se procedió a llenar el
Formulario de Evaluación Costo Beneficio en la Sección I denominada Control
Previo de Mejora Regulatoria, siendo que el mismo dio resultado negativo y que
la propuesta no contiene trámites ni requerimientos.
V.-El
presente Decreto Ejecutivo, no contiene medidas de organización o reorganización
administrativas que alteren la estructura de MIDEPLAN.
Que conforme el Oficio Nº DM-182-13 de 16 de abril de 2013, suscrito por el
señor Roberto J. Gallardo Núñez, Ministro de Planificación Nacional y Política
Económica, se avaló la creación de la Contraloría de Servicios en la
institución como parte de la estructura organizacional del Ministerio. Por
tanto,
Decretan:
Creación y Reglamento
Interno de Organización
y Funcionamiento de la Contraloría de
Servicios
del Ministerio de Planificación
Nacional
y Política Económica (MIDEPLAN)
Artículo 1º-Objeto de la Contraloría de Servicios. El presente
instrumento tiene como objeto regular el funcionamiento de la Contraloría de
Servicios del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), conforme lo establecido en la Ley
Reguladora del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios y su reglamento.
Así como, promover y garantizar el respeto de los derechos de las personas
usuarias y establecer políticas de calidad, en la prestación de los servicios
que brinda MIDEPLAN.
Ficha articulo
Artículo
2º-Definiciones, siglas y acrónimos. Se establecen la definición de
aquellos conceptos centrales para la comprensión del presente decreto:
a) MIDEPLAN:
El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.
b) Usuario o
gestionante: La Persona física o jurídica, pública o privada, interna o externa
que gestiona servicios de MIDEPLAN y ejerce su
legítimo derecho, con fundamento en lo establecido en la normativa citada en el
encabezado del presente Decreto Ejecutivo.
c) Funcionario: las
personas físicas que laboran en el Ministerio de Planificación Nacional y
Política Económica.
d) La contraloría:
Contraloría de Servicios de MIDEPLAN.
e) El contralor:
Persona que dirige y coordina la contraloría de Servicios de MIDEPLAN.
Ficha articulo
Artículo 3º-Creación. Créase la Contraloría
como unidad a nivel asesor y con relación directa del Superior Jerarca.
Ficha articulo
Artículo
4º-Derechos del usuario o gestionante. El usuario o gestionante que se
presente ante MIDEPLAN, con
solicitudes que se refieran a una inconformidad, reclamo, consulta, denuncia,
sugerencia o felicitación, para hacer valer sus peticiones, recibirán la
atención en los siguientes términos:
a) Identificación
Personal: El usuario o gestionante debe conocer quién le presta el servicio y
cuáles son los requisitos y los procedimientos que se requieren para su
gestión. Para ello es indispensable que todo funcionario de MIDEPLAN,
porte su identificación de manera visible y que oriente el usuario o
gestionante sobre el servicio que requiere de MIDEPLAN
de manera asertiva.
b) Derecho de
Información: Es obligación del funcionario, brindar toda la información
solicitada por el usuario o gestionante, en forma precisa, veraz y en un
lenguaje accesible, con la finalidad de que este pueda canalizar y satisfacer
en forma correcta sus requerimientos y necesidades. Asimismo, es importante
señalar que toda información que sea tramitada por el usuario o gestionante
debe recibirla en igualdad de condiciones, sin que exista discriminación por
distinción de raza, credo, políticas, económicas, sociales, culturales o de género
u orientación sexual. El funcionario que por incumplimiento o negligencia en la
prestación de sus servicios afecte los intereses al usuario o gestionante será
sujeto a la aplicación del régimen disciplinario correspondiente, en el que se
respetaran las garantías del debido proceso.
c) Garantía del
Servicio: MIDEPLAN, velara por el buen
funcionamiento, la eficacia y agilización de los servicios, bajo normas de
estricta calidad, facilidad, claridad y comodidad del usuario o gestionante,
para el adecuado ejercicio de su derecho.
d) Condiciones de la
Infraestructura: Las instalaciones donde MIDEPLAN
brinde el servicio debe reunir las condiciones adecuadas para
ofrecerle al usuario o gestionante un ambiente accesible, cómodo y seguro.
e) Gestiones: El usuario
o gestionante podrá manifestar en la contraloría, sus sugerencias, reclamos,
quejas y denuncias las cuales se podrán presentar de manera personal, verbal,
por escrito, o por los medios electrónicos disponibles.
Ficha articulo
Artículo 5º-Obligación de resolver y plazos para la
respuesta. La contraloría deberá atender, resolver o dar respuesta a todos
los casos sometidos a su conocimiento, con la mayor diligencia y conforme a la
legislación vigente. Dependiendo de su naturaleza, deberán ser resueltos en el
acto, incluyendo la vía telefónica. Las áreas o unidades de MIDEPLAN,
ante la petición planteada por la contraloría, deberán responder a ésta en un
plazo máximo de cinco días hábiles, excepto en los casos en que la resolución
de la gestión sea de una mayor complejidad, condición que será determinada por
la contraloría, previa valoración de las pretensiones del usuario y le
concederá un plazo máximo de cincuenta días naturales. Una vez recibida la
respuesta de la administración, la contraloría responderá al usuario o gestionante
en un plazo máximo de diez días hábiles.
En caso
que se requiera un plazo mayor al establecido, deberá dejarse constancia de tal
circunstancia en el expediente, indicando los motivos que la ocasionan, de lo
cual se deberá informar al usuario o gestionante. Igualmente, si el área o
unidad no responde en dicho plazo, la contraloría elevará el asunto al jerarca,
con la recomendación correspondiente para la toma de decisiones.
Los
asuntos que no sean del conocimiento de la contraloría, deberán ser canalizados
a las instancias correspondientes, con el fin de orientar al usuario o
gestionante respecto al procedimiento que debe seguir para que le sean
resueltas, de lo cual se dejará constancia en el expediente.
Ficha articulo
Artículo
6º-Obligaciones de la contraloría. Establecer un modelo de diagnóstico y
evaluación de los servicios que incluya sistemas de seguimiento, resolución y
respuesta oportuna de las gestiones de los usuarios y velar para que las áreas
o unidades apliquen las acciones correctivas pertinentes, acorde con las
siguientes obligaciones:
a) La contraloría
atenderá todas y cada una de las gestiones que se refieran a una inconformidad,
reclamo, consulta, denuncia, sugerencia o felicitación del usuario o
gestionante externo e interno relacionadas estrictamente con el servicio o
producto que brinda MIDEPLAN por lo
tanto, cualquier otro asunto fuera de este ámbito no es parte del accionar de
la contraloría.
b) Establecer los
mecanismos necesarios para facilitar al máximo la recepción de toda inconformidad,
reclamo, consulta, denuncia, sugerencia o felicitación y determinar cuáles
ameritan ser elevadas al jerarca o canalizadas hacia otras áreas o unidades de MIDEPLAN.
c) Promover una
cultura institucional que facilite el establecimiento de un canal de comunicación
con el usuario o gestionante, que le proporcione herramientas adecuadas para
hacer sus gestiones y satisfacer sus necesidades. Creándose indicadores de
gestión que muestren las debilidades en los servicios prestados con el
propósito de ofrecerlos adecuadamente y promover la modernización.
d) Buscar la
simplificación de los procedimientos institucionales para agilizar la
prestación de los servicios, eliminar entrabamientos innecesarios mediante la
elaboración de un manual de normas que permita a los funcionarios de MIDEPLAN guiarse en el proceso de resolución de
casos y al usuario o gestionante brindarle la transparencia en la búsqueda de
una respuesta a las gestiones planteadas.
e) La contraloría
debe mantenerse actualizada de los avances, modificaciones, revisiones y
cambios que se den en la legislación nacional e internacional así como
internamente de los procesos o trámites y servicios que brindan las áreas o
unidades de MIDEPLAN. Para ello, las áreas o
unidades deberán incluir a la contraloría en sus actividades de talleres,
seminarios, ponencias, sesiones de trabajo, charlas, y cualquier otro evento
relacionado con el mejoramiento a la calidad, la mejora continua y la
innovación en la prestación de los servicios públicos.
f) Innovar en cada
procedimiento, trámite y/o servicios que brinda MIDEPLAN
con el propósito de garantizar la mejora continua de la
Institución.
g) Identificar
mediante la implementación de un sistema de cuestionarios dirigidos a los
usuarios, los obstáculos que impidan que MIDEPLAN,
brinde servicios de calidad y eficiencia.
h) Presentar
recomendaciones al Superior Jerarca o Jefaturas que contribuyan a mejorar la
calidad del servicio de MIDEPLAN, proponiendo
la adopción de nuevas políticas, normas y procedimientos.
i) Servir de enlace y
coordinación con instituciones relacionadas con el quehacer de MIDEPLAN.
Ficha articulo
Artículo
7º-Solicitud de informes y consultas. La Contraloría con fundamento en
lo establecido en los artículos 23 y 44 de la Ley Reguladora del Sistema
Nacional de Contralorías de Servicios y el artículo 3 de la Ley de Protección
de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales, puede actuar de
oficio o a solicitud de parte y tendrá las siguientes potestades con el fin de
atender reclamos, quejas y denuncias:
a) Solicitar
expedientes, libros, archivos y documentos, así como otras fuentes de
información relacionadas con la prestación del servicio de MIDEPLAN,
excepto aquellos datos sensibles (revelen origen racial, opiniones políticas,
convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información
biomédica o genética, vida y orientación sexual, entre otros), datos personales
de acceso restringido, datos referentes al comportamiento crediticio, los
secretos de Estado e informes técnicos que puedan servir para la sustentación
de procedimientos administrativos que estén pendientes de ser rubricados, o de
resolución.
b) Solicitar a los
funcionarios de MIDEPLAN,
pertenecientes al nivel administrativo y sustantivo, los informes, datos y
documentos necesarios para el cabal cumplimiento de sus funciones. De toda
inconformidad tramitada en cualquier área o unidad de MIDEPLAN
se dará cuenta a la contraloría.
c) Solicitar a los
funcionarios de MIDEPLAN, la
colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la
contraloría, para lo cual trabajara en coordinación con las diferentes áreas o
unidades de MIDEPLAN.
Ficha articulo
Artículo 8º-Deber de Informar y Plazos. Es
obligación de todos los funcionarios de MIDEPLAN contestar
a la mayor brevedad cualquier gestión que le formule el contralor y en ningún
caso este plazo podrá ser superior a cinco días hábiles, salvo que la gestión
sea de mayor complejidad y el contralor, mediante comunicación escrita, indique
que se otorga un plazo máximo hasta de cincuenta días naturales.
Una vez
recibida la respuesta por parte de los funcionarios de MIDEPLAN,
la contraloría responderá al usuario o gestionante en un plazo máximo de 10
días hábiles.
La
negativa o negligencia de los funcionarios de MIDEPLAN
de informar a la contraloría ante su requerimiento, así como el
incumplimiento injustificado del plazo, será una causa generadora de
responsabilidad disciplinaria de conformidad con lo establecido en el artículo
44 de la Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios y el
Capítulo XIV del régimen disciplinario establecido en el Reglamento Autónomo de
Servicio de MIDEPLAN.
Ficha articulo
Artículo
9º-Trámites y Formas de presentar las sugerencias, reclamos, consultas,
quejas, denuncias. Las sugerencias, reclamos, consultas quejas o denuncias
no requieren de ninguna formalidad. Podrán ser interpuestas por cualquier
medio, escritas o verbales, personal o virtualmente, usando o no los formatos
elaborados para tales fines. En caso de que sea verbal, la contraloría deberá
elaborar un registro escrito de lo planteado por el usuario o gestionante.
En todos
los casos las inconformidades, reclamos, consultas, denuncias, sugerencias,
deberán incluir al menos los siguientes requisitos:
a) Identificación de la o las personas denunciantes.
b) Lugar o medio para recibir notificaciones.
c) Relato detallado de los hechos que originan la
solicitud de intervención de la contraloría.
d) Indicar que espera el usuario o gestionante de la
intervención de la contraloría.
e)
Referencia específica a documentos o comprobantes que coadyuven a clarificar la
situación.
f) De
ser necesario trasladar la gestión que se tramita a otra dependencia, se
comunicara al usuario o gestionante.
g) El
usuario o gestionante debe indicar si desea mantener su identidad protegida
durante la indagación del caso presentado.
Una vez recibidas las sugerencias, reclamos, quejas o
denuncia, la contraloría analizará y valorará la información en dos líneas de
acción y dentro de los plazos indicados en el artículo 8º de este Decreto
Ejecutivo:
1)
Constatar que las sugerencias, reclamos, quejas o denuncia presentada ante la
contraloría, luego de un análisis previo y motivado, no corresponde a las
funciones y atribuciones de esta, o se trate de asuntos propios de la auditoria
interna, ante esta situación los casos serán trasladados a las instancias
internas o externas correspondientes y se comunicara al usuario o gestionante.
2)
Determinar la competencia de la contraloría para gestionar el caso y asignar
internamente a cuál área o unidad de MIDEPLAN le
corresponde atender la gestión, previa indagatoria de los hechos planteados.
La contraloría estará a la espera del informe que se
elabore, posteriormente se procederá a comunicar los resultados al interesado.
Si el usuario o gestionante manifiesta su conformidad, el caso se cerrará y
archivará; caso contrario, se retomará el asunto y se le indicará al área o
unidad de MIDEPLAN la insatisfacción del
interesado, reiniciándose el proceso, todo dentro de los plazos indicados en el
artículo 8º de este Decreto Ejecutivo.
Una vez
resuelto en definitiva se comunicara al interesado y a la contraloría de
conformidad con los plazos indicados en el artículo 8º de este Decreto
Ejecutivo.
De los
casos gestionados ante la contraloría, se llevara un archivo y se confeccionará
un expediente debidamente foliado, el cual contendrá el expediente con la
documentación relativa al caso y su resolución final.
La
inobservancia de este artículo se considerará infracción al régimen disciplinario,
el cual se aplicara contra la omisión del funcionario. En la aplicación del
régimen disciplinario, se respetaran las garantías del debido proceso, conforme
lo dispone el artículo 69 del Reglamento Autónomo de Servicio de MIDEPLAN.
Ficha articulo
ARTÍCULO
10.-Registro de toda inconformidad, reclamo, consulta, denuncia, sugerencia
o felicitación. Se mantendrá una base de datos actualizada, un registro de
control y seguimiento de toda gestión presentada que genere inconformidad,
reclamo, consulta, denuncia, sugerencia o felicitación, resumiéndose los
resultados y el plazo en días hábiles que se requirió para su solución. Este
registro dará origen a un informe anual en el cual se sintetizará la naturaleza
de las gestiones presentadas por el usuario o gestionante, las recomendaciones
generales y las acciones concretas que se adoptaron para el caso, así como el
tiempo en que el usuario o gestionante tiene por satisfecha su petición.
Ficha articulo
Artículo
11.-Suspensión de la tramitación de un caso. La contraloría suspenderá
una investigación cuando el mismo hecho sea conocido por otra instancia
administrativa o judicial competente para resolver, dicho antecedente será
confirmado por el usuario o gestionante de previo al planteamiento de su
trámite o verificado durante el proceso de su gestión.
Ficha articulo
Artículo
12.-Informes y Recomendaciones. Los informes y recomendaciones que emita
la contraloría deberán ser remitidos al Superior Jerarca quien estará facultado
para tomar las acciones que se evidencien como necesarias para el mejoramiento
del servicio informando de las acciones tomadas a la contraloría.
Ficha articulo
Artículo
13.-Asesoría y apoyo técnico. El contralor requerirá del apoyo de las
oficinas centrales y regionales de MIDEPLAN y de todos los funcionarios
internos y externos que estime necesarios para dar apoyo y soporte a su labor.
Ficha articulo
Artículo
14.-Continuidad del Servicio Público. En ningún caso la gestión que
plantea el usuario gestionante puede afectar la continuidad, calidad y atención
del servicio del Área o Unidad.
Ficha articulo
Artículo
15.-Deber de discreción. La contraloría garantizará la discreción en el
uso y manejo de la información que recibe, así como la contenida en la base de
datos de la contraloría.
Ficha articulo
Artículo
16.-Vigencia. Rige a partir de su publicación.
Dado en la Presidencia de la República, en San José, el primero de abril
de dos mil dieciséis.
Ficha articulo
Fecha de generación: 27/2/2024 16:29:49
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