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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 39651 >> Fecha 01/04/2016 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 39651
Creación y Reglamento Interno de Organización y Funcionamiento de la Contraloría de Servicios del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN)
Texto Completo acta: 10DFF8

Nº 39651-PLAN



EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA



Y LA MINISTRA DE PLANIFICACIÓN NACIONAL



Y POLÍTICA ECONÓMICA



Con fundamento en las disposiciones contenidas en los artículos 140 incisos 3), 18 y 146 de la Constitución Política, la Ley General de la Administración Pública (Nº 6227 de 2 de mayo de 1978), Ley de Planificación Nacional (Nº 5525 de 2 de mayo de 1974), Ley de Protección al Ciudadano de Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos (Nº 8220 de 4 de marzo de 2002), Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios (Nº 9158 de 8 de agosto de 2013), Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Nº 8968 de 7 de julio de 2011), Ley de Regulación del Derecho de Petición (N° 9097 de 26 de octubre de 2012), Reglamento a la ley Reguladora del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios (Decreto Ejecutivo Nº 39096-PLAN de 28 de abril de 2015), Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) (Decreto Ejecutivo 16768 de 30 de enero de 1986), Reglamento General del Sistema Nacional de Planificación (N°37735-PLAN de 6 de mayo de 2013), artículo 16 del Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos (Decreto Ejecutivo Nº37045-MP-MEIC de 22 de febrero de 2012), Política del Poder Ejecutivo para erradicar de sus instituciones la discriminación hacia la población sexualmente diversa (Decreto Ejecutivo Nº38999 de 12 de mayo de 2015) y la Directriz Decenio Internacional de los Afrodescendientes (Nº 022-P de 24 de marzo de 2015).



Considerando:



I.-Que conforme lo indican los artículos 19 de la Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios y el 16 del Reglamento a la ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios, las contralorías de servicios deben estar regidas por un reglamento interno para su funcionamiento, el cual deberá ser emitido de acuerdo con los lineamientos dispuestos en la Ley Nº 9158 y las Guías que al respecto emita la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios.



II.-Que conforme la integración del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), como ente rector del mismo, debe apoyar y fortalecer el cumplimiento de los objetivos del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios a fin de promover, con la participación de las personas usuarias, el mejoramiento continuo e innovación en la prestación de los servicios que brindan las organizaciones, como órgano asesor, canalizador y mediador de los requerimientos de efectividad y continuidad de las personas usuarias de los servicios que brinda una organización.



III.-Que en implementación del artículo 11 de la Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios, se crea la Contraloría de Servicios Institucional, la cual opera como órgano asesor, canalizador y mediador de los requerimientos de efectividad y continuidad de las personas usuarias de los servicios que brinda MIDEPLAN, la cual podrá establecer contralorías de servicios regionales, que dependerán de la contraloría de servicios institucional. Que con el fin de lograr el mejor desempeño institucional, el jerarca estará constreñido a responder las consultas, propuestas, sugerencias y recomendaciones hechas por la Contraloría de Servicios en un plazo de 10 días hábiles, conforme lo indica el artículo 6 de la Ley Nº 9097.



IV.-Que de conformidad con el artículo 12 bis del Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos (Decreto Ejecutivo Nº 37045-MP-MEIC de 22 de febrero de 2012) se procedió a llenar el Formulario de Evaluación Costo Beneficio en la Sección I denominada Control Previo de Mejora Regulatoria, siendo que el mismo dio resultado negativo y que la propuesta no contiene trámites ni requerimientos.



V.-El presente Decreto Ejecutivo, no contiene medidas de organización o reorganización administrativas que alteren la estructura de MIDEPLAN. Que conforme el Oficio Nº DM-182-13 de 16 de abril de 2013, suscrito por el señor Roberto J. Gallardo Núñez, Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, se avaló la creación de la Contraloría de Servicios en la institución como parte de la estructura organizacional del Ministerio. Por tanto,



Decretan:



Creación y Reglamento Interno de Organización



y Funcionamiento de la Contraloría de Servicios



del Ministerio de Planificación Nacional



y Política Económica (MIDEPLAN)



Artículo 1º-Objeto de la Contraloría de Servicios. El presente instrumento tiene como objeto regular el funcionamiento de la Contraloría de Servicios del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), conforme lo establecido en la Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios y su reglamento. Así como, promover y garantizar el respeto de los derechos de las personas usuarias y establecer políticas de calidad, en la prestación de los servicios que brinda MIDEPLAN.




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Artículo 2º-Definiciones, siglas y acrónimos. Se establecen la definición de aquellos conceptos centrales para la comprensión del presente decreto:



a) MIDEPLAN: El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.



b) Usuario o gestionante: La Persona física o jurídica, pública o privada, interna o externa que gestiona servicios de MIDEPLAN y ejerce su legítimo derecho, con fundamento en lo establecido en la normativa citada en el encabezado del presente Decreto Ejecutivo.



c) Funcionario: las personas físicas que laboran en el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.



d) La contraloría: Contraloría de Servicios de MIDEPLAN.



e) El contralor: Persona que dirige y coordina la contraloría de Servicios de MIDEPLAN.




 




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Artículo 3º-Creación. Créase la Contraloría como unidad a nivel asesor y con relación directa del Superior Jerarca.




 




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Artículo 4º-Derechos del usuario o gestionante. El usuario o gestionante que se presente ante MIDEPLAN, con solicitudes que se refieran a una inconformidad, reclamo, consulta, denuncia, sugerencia o felicitación, para hacer valer sus peticiones, recibirán la atención en los siguientes términos:



a) Identificación Personal: El usuario o gestionante debe conocer quién le presta el servicio y cuáles son los requisitos y los procedimientos que se requieren para su gestión. Para ello es indispensable que todo funcionario de MIDEPLAN, porte su identificación de manera visible y que oriente el usuario o gestionante sobre el servicio que requiere de MIDEPLAN de manera asertiva.



b) Derecho de Información: Es obligación del funcionario, brindar toda la información solicitada por el usuario o gestionante, en forma precisa, veraz y en un lenguaje accesible, con la finalidad de que este pueda canalizar y satisfacer en forma correcta sus requerimientos y necesidades. Asimismo, es importante señalar que toda información que sea tramitada por el usuario o gestionante debe recibirla en igualdad de condiciones, sin que exista discriminación por distinción de raza, credo, políticas, económicas, sociales, culturales o de género u orientación sexual. El funcionario que por incumplimiento o negligencia en la prestación de sus servicios afecte los intereses al usuario o gestionante será sujeto a la aplicación del régimen disciplinario correspondiente, en el que se respetaran las garantías del debido proceso.



c) Garantía del Servicio: MIDEPLAN, velara por el buen funcionamiento, la eficacia y agilización de los servicios, bajo normas de estricta calidad, facilidad, claridad y comodidad del usuario o gestionante, para el adecuado ejercicio de su derecho.



d) Condiciones de la Infraestructura: Las instalaciones donde MIDEPLAN brinde el servicio debe reunir las condiciones adecuadas para ofrecerle al usuario o gestionante un ambiente accesible, cómodo y seguro.



e) Gestiones: El usuario o gestionante podrá manifestar en la contraloría, sus sugerencias, reclamos, quejas y denuncias las cuales se podrán presentar de manera personal, verbal, por escrito, o por los medios electrónicos disponibles.




 




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Artículo 5º-Obligación de resolver y plazos para la respuesta. La contraloría deberá atender, resolver o dar respuesta a todos los casos sometidos a su conocimiento, con la mayor diligencia y conforme a la legislación vigente. Dependiendo de su naturaleza, deberán ser resueltos en el acto, incluyendo la vía telefónica. Las áreas o unidades de MIDEPLAN, ante la petición planteada por la contraloría, deberán responder a ésta en un plazo máximo de cinco días hábiles, excepto en los casos en que la resolución de la gestión sea de una mayor complejidad, condición que será determinada por la contraloría, previa valoración de las pretensiones del usuario y le concederá un plazo máximo de cincuenta días naturales. Una vez recibida la respuesta de la administración, la contraloría responderá al usuario o gestionante en un plazo máximo de diez días hábiles.



En caso que se requiera un plazo mayor al establecido, deberá dejarse constancia de tal circunstancia en el expediente, indicando los motivos que la ocasionan, de lo cual se deberá informar al usuario o gestionante. Igualmente, si el área o unidad no responde en dicho plazo, la contraloría elevará el asunto al jerarca, con la recomendación correspondiente para la toma de decisiones.



Los asuntos que no sean del conocimiento de la contraloría, deberán ser canalizados a las instancias correspondientes, con el fin de orientar al usuario o gestionante respecto al procedimiento que debe seguir para que le sean resueltas, de lo cual se dejará constancia en el expediente.  




 




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Artículo 6º-Obligaciones de la contraloría. Establecer un modelo de diagnóstico y evaluación de los servicios que incluya sistemas de seguimiento, resolución y respuesta oportuna de las gestiones de los usuarios y velar para que las áreas o unidades apliquen las acciones correctivas pertinentes, acorde con las siguientes obligaciones:



a) La contraloría atenderá todas y cada una de las gestiones que se refieran a una inconformidad, reclamo, consulta, denuncia, sugerencia o felicitación del usuario o gestionante externo e interno relacionadas estrictamente con el servicio o producto que brinda MIDEPLAN por lo tanto, cualquier otro asunto fuera de este ámbito no es parte del accionar de la contraloría.



b) Establecer los mecanismos necesarios para facilitar al máximo la recepción de toda inconformidad, reclamo, consulta, denuncia, sugerencia o felicitación y determinar cuáles ameritan ser elevadas al jerarca o canalizadas hacia otras áreas o unidades de MIDEPLAN.



c) Promover una cultura institucional que facilite el establecimiento de un canal de comunicación con el usuario o gestionante, que le proporcione herramientas adecuadas para hacer sus gestiones y satisfacer sus necesidades. Creándose indicadores de gestión que muestren las debilidades en los servicios prestados con el propósito de ofrecerlos adecuadamente y promover la modernización.



d) Buscar la simplificación de los procedimientos institucionales para agilizar la prestación de los servicios, eliminar entrabamientos innecesarios mediante la elaboración de un manual de normas que permita a los funcionarios de MIDEPLAN guiarse en el proceso de resolución de casos y al usuario o gestionante brindarle la transparencia en la búsqueda de una respuesta a las gestiones planteadas.



e) La contraloría debe mantenerse actualizada de los avances, modificaciones, revisiones y cambios que se den en la legislación nacional e internacional así como internamente de los procesos o trámites y servicios que brindan las áreas o unidades de MIDEPLAN. Para ello, las áreas o unidades deberán incluir a la contraloría en sus actividades de talleres, seminarios, ponencias, sesiones de trabajo, charlas, y cualquier otro evento relacionado con el mejoramiento a la calidad, la mejora continua y la innovación en la prestación de los servicios públicos.



f) Innovar en cada procedimiento, trámite y/o servicios que brinda MIDEPLAN con el propósito de garantizar la mejora continua de la Institución.



g) Identificar mediante la implementación de un sistema de cuestionarios dirigidos a los usuarios, los obstáculos que impidan que MIDEPLAN, brinde servicios de calidad y eficiencia.



h) Presentar recomendaciones al Superior Jerarca o Jefaturas que contribuyan a mejorar la calidad del servicio de MIDEPLAN, proponiendo la adopción de nuevas políticas, normas y procedimientos.



i) Servir de enlace y coordinación con instituciones relacionadas con el quehacer de MIDEPLAN.




 




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Artículo 7º-Solicitud de informes y consultas. La Contraloría con fundamento en lo establecido en los artículos 23 y 44 de la Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios y el artículo 3 de la Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales, puede actuar de oficio o a solicitud de parte y tendrá las siguientes potestades con el fin de atender reclamos, quejas y denuncias:



a) Solicitar expedientes, libros, archivos y documentos, así como otras fuentes de información relacionadas con la prestación del servicio de MIDEPLAN, excepto aquellos datos sensibles (revelen origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida y orientación sexual, entre otros), datos personales de acceso restringido, datos referentes al comportamiento crediticio, los secretos de Estado e informes técnicos que puedan servir para la sustentación de procedimientos administrativos que estén pendientes de ser rubricados, o de resolución.



b) Solicitar a los funcionarios de MIDEPLAN, pertenecientes al nivel administrativo y sustantivo, los informes, datos y documentos necesarios para el cabal cumplimiento de sus funciones. De toda inconformidad tramitada en cualquier área o unidad de MIDEPLAN se dará cuenta a la contraloría.



c) Solicitar a los funcionarios de MIDEPLAN, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la contraloría, para lo cual trabajara en coordinación con las diferentes áreas o unidades de MIDEPLAN.




 




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Artículo 8º-Deber de Informar y Plazos. Es obligación de todos los funcionarios de MIDEPLAN contestar a la mayor brevedad cualquier gestión que le formule el contralor y en ningún caso este plazo podrá ser superior a cinco días hábiles, salvo que la gestión sea de mayor complejidad y el contralor, mediante comunicación escrita, indique que se otorga un plazo máximo hasta de cincuenta días naturales.



Una vez recibida la respuesta por parte de los funcionarios de MIDEPLAN, la contraloría responderá al usuario o gestionante en un plazo máximo de 10 días hábiles.



La negativa o negligencia de los funcionarios de MIDEPLAN de informar a la contraloría ante su requerimiento, así como el incumplimiento injustificado del plazo, será una causa generadora de responsabilidad disciplinaria de conformidad con lo establecido en el artículo 44 de la Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios y el Capítulo XIV del régimen disciplinario establecido en el Reglamento Autónomo de Servicio de MIDEPLAN.




 




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Artículo 9º-Trámites y Formas de presentar las sugerencias, reclamos, consultas, quejas, denuncias. Las sugerencias, reclamos, consultas quejas o denuncias no requieren de ninguna formalidad. Podrán ser interpuestas por cualquier medio, escritas o verbales, personal o virtualmente, usando o no los formatos elaborados para tales fines. En caso de que sea verbal, la contraloría deberá elaborar un registro escrito de lo planteado por el usuario o gestionante.



En todos los casos las inconformidades, reclamos, consultas, denuncias, sugerencias, deberán incluir al menos los siguientes requisitos:



a) Identificación de la o las personas denunciantes.



b) Lugar o medio para recibir notificaciones.



c) Relato detallado de los hechos que originan la solicitud de intervención de la contraloría.



d) Indicar que espera el usuario o gestionante de la intervención de la contraloría.



e) Referencia específica a documentos o comprobantes que coadyuven a clarificar la situación.



f) De ser necesario trasladar la gestión que se tramita a otra dependencia, se comunicara al usuario o gestionante.



g) El usuario o gestionante debe indicar si desea mantener su identidad protegida durante la indagación del caso presentado.



Una vez recibidas las sugerencias, reclamos, quejas o denuncia, la contraloría analizará y valorará la información en dos líneas de acción y dentro de los plazos indicados en el artículo 8º de este Decreto Ejecutivo:



1) Constatar que las sugerencias, reclamos, quejas o denuncia presentada ante la contraloría, luego de un análisis previo y motivado, no corresponde a las funciones y atribuciones de esta, o se trate de asuntos propios de la auditoria interna, ante esta situación los casos serán trasladados a las instancias internas o externas correspondientes y se comunicara al usuario o gestionante.



2) Determinar la competencia de la contraloría para gestionar el caso y asignar internamente a cuál área o unidad de MIDEPLAN le corresponde atender la gestión, previa indagatoria de los hechos planteados.



La contraloría estará a la espera del informe que se elabore, posteriormente se procederá a comunicar los resultados al interesado. Si el usuario o gestionante manifiesta su conformidad, el caso se cerrará y archivará; caso contrario, se retomará el asunto y se le indicará al área o unidad de MIDEPLAN la insatisfacción del interesado, reiniciándose el proceso, todo dentro de los plazos indicados en el artículo 8º de este Decreto Ejecutivo.



Una vez resuelto en definitiva se comunicara al interesado y a la contraloría de conformidad con los plazos indicados en el artículo 8º de este Decreto Ejecutivo.



De los casos gestionados ante la contraloría, se llevara un archivo y se confeccionará un expediente debidamente foliado, el cual contendrá el expediente con la documentación relativa al caso y su resolución final.



La inobservancia de este artículo se considerará infracción al régimen disciplinario, el cual se aplicara contra la omisión del funcionario. En la aplicación del régimen disciplinario, se respetaran las garantías del debido proceso, conforme lo dispone el artículo 69 del Reglamento Autónomo de Servicio de MIDEPLAN.




 




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ARTÍCULO 10.-Registro de toda inconformidad, reclamo, consulta, denuncia, sugerencia o felicitación. Se mantendrá una base de datos actualizada, un registro de control y seguimiento de toda gestión presentada que genere inconformidad, reclamo, consulta, denuncia, sugerencia o felicitación, resumiéndose los resultados y el plazo en días hábiles que se requirió para su solución. Este registro dará origen a un informe anual en el cual se sintetizará la naturaleza de las gestiones presentadas por el usuario o gestionante, las recomendaciones generales y las acciones concretas que se adoptaron para el caso, así como el tiempo en que el usuario o gestionante tiene por satisfecha su petición.




 




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Artículo 11.-Suspensión de la tramitación de un caso. La contraloría suspenderá una investigación cuando el mismo hecho sea conocido por otra instancia administrativa o judicial competente para resolver, dicho antecedente será confirmado por el usuario o gestionante de previo al planteamiento de su trámite o verificado durante el proceso de su gestión.




 




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Artículo 12.-Informes y Recomendaciones. Los informes y recomendaciones que emita la contraloría deberán ser remitidos al Superior Jerarca quien estará facultado para tomar las acciones que se evidencien como necesarias para el mejoramiento del servicio informando de las acciones tomadas a la contraloría.




 




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Artículo 13.-Asesoría y apoyo técnico. El contralor requerirá del apoyo de las oficinas centrales y regionales de MIDEPLAN y de todos los funcionarios internos y externos que estime necesarios para dar apoyo y soporte a su labor.




 




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Artículo 14.-Continuidad del Servicio Público. En ningún caso la gestión que plantea el usuario gestionante puede afectar la continuidad, calidad y atención del servicio del Área o Unidad.




 




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Artículo 15.-Deber de discreción. La contraloría garantizará la discreción en el uso y manejo de la información que recibe, así como la contenida en la base de datos de la contraloría.




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Artículo 16.-Vigencia. Rige a partir de su publicación.



Dado en la Presidencia de la República, en San José, el primero de abril de dos mil dieciséis.




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Fecha de generación: 22/11/2017 08:57:23 a.m.
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