Artículo 2.-Todas las unidades administrativas de la Municipalidad de San Ramón y de las entidades adscritas a ésta deberán contar con archivos de gestión para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberán hacer de acuerdo con las disposiciones de este reglamento.

Artículo 3.- Los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas de la Municipalidad y de las entidades adscritas a ésta, regularán su funcionamiento de acuerdo con las pautas y lineamientos archivísticos que dictará el Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón.

Artículo 4.- Los Archivos de Gestión de cada unidad administrativa de la Municipalidad de San Ramón y de las entidades adscritas a ésta son responsables de reunir, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, conservar y facilitar la documentación producida y recibida en el ejercicio de su gestión. Además deberán remitir al Archivo Central su acervo documental, una vez vencidos los plazos de remisión. Éste, a su vez, efectuará la transferencia correspondiente a la Dirección General del Archivo Nacional.

Artículo 5.-Todos los documentos con valor científico cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa Rica. La determinación del valor científico-cultural del documento corresponderá a la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", y los demás que se señalen en la Ley 7202 y su Reglamento.

Artículo 6.- Cuando sea necesaria la salida temporal de algún documento con valor científico-cultural fuera de la institución, se hará la solicitud correspondiente al Archivo Central, quien la elevará a la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos para que resuelva si procede o no la autorización de salida. Si se concede, el Archivo Central, gestionará la toma del respectivo acuerdo de aprobación ante el Concejo Municipal.

Artículo 7.- Todos los documentos con valor administrativo legal, contable o fiscal son parte de la gestión documental de la Municipalidad y de las entidades adscritas a ésta. La determinación del valor administrativo legal, contable o fiscal del documento corresponderá a la Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Se consideran de valor administrativo legal contable o fiscal aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", y los demás que se produzcan como parte de la gestión administrativa de la Municipalidad y de las entidades adscritas a ésta.

Artículo 8.- Cuando sea necesaria la salida temporal de la institución de un documento de valor administrativo legal, el encargado o responsable legal de los archivos de gestión registrará por escrito la autorización de salida de dicho documento y la verificación de la entrada.

Artículo 9.- Se garantiza el libre acceso a todos los documentos a los que se refiere los artículos 5 y 7 que produzcan o custodien las unidades administrativas de la Municipalidad de San Ramón y de las entidades adscritas a ésta, con excepción de que existan restricciones al acceso por leyes o resoluciones especiales.

Artículo 10 .- La persona responsable del Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón y responsables o representantes legales de las diferentes unidades administrativas de la Municipalidad y de las entidades adscritas a ésta, deberán denunciar y dar seguimiento, ante el Ministerio Público de la apropiación ilegal de documentos producidos, para la aplicación de lo dispuesto en los artículo 8 y 9 de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 11.- Los investigadores que utilicen los fondos documentales de la Sistema Institucional de Archivos de la Municipalidad de San Ramón deberán coordinar estos estudios con el Archivo Central y entregar a la Municipalidad dos ejemplares del resultado de su investigación.

Artículo 12.-Los archivos de gestión que resguardan la documentación producto del accionar de los funcionarios nombrados en puestos de confianza -según se define en el Artículo 118 del Código Municipal- al terminar sus funciones, entregarán al Archivo Central la documentación generada en el desempeño de su labor. Esta remisión deberá cumplir con la normativa establecida para este efecto.

CAPÍTULO II

DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN RAMÓN

Artículo 13.- Para el presente Reglamento las definiciones se entenderán conforme a los siguientes términos:

ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos de un archivo.

ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Documento en el que constan todos los tipos documentales que se eliminan.

ARCHIVO. Secciones de entidades donde se reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de la administración y para la investigación.

ARCHIVO CENTRAL. Es una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por la Municipalidad de San Ramón de acuerdo con el informe de valoración emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios/as.

ARCHIVO ESPECIALIZADO. Son todos aquellos archivos que se especializan en una materia en específico; estos generalmente están compuestos por expedientes.

ARCHIVOS DE GESTIÓN. Los Archivos de Gestión son los que se establecen y organizan en cada una de las instancias contempladas de la Municipalidad.

ARCHIVO HISTÓRICO. Es el archivo que conserva permanentemente la documentación con valor histórico cultural para fines de investigación, la ciencia y la cultura.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su

eliminación o integración a un archivo permanente. Existen tres fases en el ciclo vital: creación, reproducción, selección y eliminación

CLASIFICACIÓN. Técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido.

CLASIFICACIÓN ORGÁNICA. Consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos.

CLASIFICACIÓN POR FUNCIONES. Consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la institución.

CLASIFICACIÓN POR ASUNTOS O MATERIAS. Consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a que se refieren.

DEPÓSITO DE ARCHIVO. Espacio que reúne las condiciones óptimas para la conservación de los documentos.

DOCUMENTO. Son los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.

DOCUMENTOS DE ARCHIVO. Son aquellos que se producen y reciben las diferentes instituciones en función de sus actividades, con la característica de ser documentos únicos. Con excepción de libros, revistas, periódicos, y otras publicaciones múltiples, los cuales se consideran material de biblioteca o centros documentales.

DOCUMENTO DIGITALIZADO. Es la información consignada en forma analógica en una secuencia de valores numéricos, es decir, en una representación electrónica que se puede almacenar y acceder por medio de una computadora. Fotografiar electrónicamente una información, dividiéndola en miles de elementos llamados píxeles, representados por ceros y unos.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO. Soporte magnético, óptico, etc. Símbolos binarios que deben descifrarse. El contenido puede separarse del soporte. La estructura física no es evidente. Se requiere de una estructura lógica (un software y hardware). Los megadatos administrativos, funcionales y técnicos de los documentos producidos por medios automáticos deben ser conservados para su posterior identificación.

DOCUMENTOS OFICIALES. Son los que se producen y reciben en las oficinas de la Administración Pública, identificados cada uno con la fecha, el nombre impreso del remitente, la firma y el sello.

DOCUMENTOS DE USO RESTRINGIDO. Son los que tienen información de carácter confidencial.

ELIMINACIÓN. Es la destrucción física de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico, permanente o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados entre sí por un mismo asunto, que constituyen una unidad documental.

FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente de los documentos que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

FOLIACIÓN. Es la operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar consecutivamente cada pieza documental.

FONDO DOCUMENTAL. Es la totalidad de los documentos que se producen, reciben y custodian en una oficina, institución o familia.

INFORME DE VALORACIÓN DE DOCUMENTOS. Es un informe emitido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional donde se especifica los tipos documentales, las fechas extremas, la caducidad administrativa, el cual sirve para saber el valor asignado a cada tipo documental.

LISTAS DE REMISIÓN. Instrumento descriptivo que se utiliza para anotar los documentos que se trasladan de un archivo a otro.

ORDENACIÓN. Es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor científico cultural.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Establece que no se debe alterar la ordenación de los documentos según estos van llegando a la serie documental.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Es la custodia y conservación de las series documentales según la procedencia de estos.

SELECCIÓN DE DOCUMENTOS. Procedimiento intelectual en el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas y se determina su eliminación o su conservación.

SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales (carpetas) que forman parte de los grupos o subgrupos de un fondo y se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí.

SIGNATURA. Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito.

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.

TIPO DOCUMENTAL. Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta regulada por una norma de procedimiento cuyo formato contenido informativo y soporte son homogéneos. Es el nombre que se le da a los documentos.

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS. Es transferir los documentos de los archivos.

REPROGRAFÍA. Reproducir documentos impresos mediante técnicas como la fotocopia (o xerocopia), el facsímil o la fotografía.

UNIDAD DOCUMENTAL. Elemento básico de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente.

UNIDAD EJECUTORA. Entiéndase como la unidad académica, administrativa, productora de documentos.

VALOR ADMINISTRATIVO. Es aquel valor que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos, egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.

VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

VALORACIÓN DE DOCUMENTOS. Proceso por el cual se determina el valor de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

CAPÍTULO III

DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN RAMÓN

Artículo 14.- Se denominará Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón, al órgano medular del Sistema Institucional de Archivos, que tiene a su cargo reunir, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, conservar y facilitar la documentación producida y aquella debidamente transferida por los archivos de gestión que constituyen el sistema.

Así mismo, este órgano será responsable de coordinar todas las actividades archivísticas que realicen los archivos de gestión, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Ley 7202 y su Reglamento y ejecutará las políticas que emanen de la Dirección de Archivo Nacional.

Artículo 15.- La persona responsable del Archivo Central será, nombrada de conformidad con el Manual Descriptivo de Puestos de la Municipalidad de San Ramón, a quien le corresponderá planificar, coordinar, controlar y supervisar las funciones archivísticas de su unidad.

Artículo 16.- El responsable del Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón, entre otras, tendrá las siguientes funciones:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la Municipalidad de San Ramón y de las entidades adscritas a ésta, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos y la normativa establecida para la respectiva transferencia.

b) Coordinar, con la Dirección General del Archivo Nacional, la ejecución de las políticas archivísticas dictadas por este ente superior.

c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.

ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público, en materia de custodia y acceso a la información.

d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la Municipalidad y de las entidades adscritas a ésta, que labore en los archivos de gestión.

e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.

f) Los archivistas que laboren en el archivo central de la Municipalidad de San Ramón deberán asistir a la Asamblea General de Archivistas, cada año.

g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.

h) Integrar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos.

j) Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de documentos junto con el Comité de eliminación.

k) Suministrar al usuario la información solicitada excepto, cuando el documento sea de acceso restringido

l) Valorar los documentos de los Archivos de Gestión para efectos de selección.

m) Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los Archivos de Gestión.

n) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución.

ñ) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.

o) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Artículo 17-. Al Archivo Central, ingresarán sólo los documentos declarados por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, con valor administrativo - legal, fiscal o contable vigente o científico-cultural y de conservación permanente, conforme la normativa establecida para la adecuada transferencia de documentos.

CAPÍTULO IV

DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DEL ARCHIVO

CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN RAMÓN

Artículo 18.-Todas las oficinas de las unidades administrativas de la Municipalidad de San Ramón y de las entidades adscritas a ésta, deben disponer de un archivo de gestión.

Artículo 19 .-Se denominará Archivo de Gestión a aquel que reúne, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona, administra y facilita los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que resultan producto del funcionamiento interno de la Municipalidad, de las unidades administrativas que la conforman y de las entidades adscritas a ésta.

Artículo 20 .-Se denominará Archivo de Especializado aquel archivo de gestión que reúne, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona y administra los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que por su contenido debe conformarse en expedientes.

Artículo 21-. El Archivo Central, será responsable de la buena marcha de los Archivos de Gestión de la Municipalidad de San Ramón teniendo las siguientes atribuciones:

a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar, evaluar y controlar la gestión de los Archivos de Gestión.

b) Autorizar por escrito la salida de documentos de la Municipalidad de San Ramón dentro del país, para cualquier efecto.

Artículo 22.- El responsable de administrar los archivos de gestión de las unidades administrativas de la Municipalidad de San Ramón será el encargado (a) de las mismas, quien si lo considera necesario, asignará las funciones archivísticas a uno o varios de sus colaboradores, sin que esta delegación le exima de su responsabilidad.

Artículo 23.- El responsable de administrar los archivos de gestión de las entidades adscritas a la Municipalidad de San Ramón, será el representante legal de las mismas quien, si lo considera necesario, asignará las funciones archivísticas a uno o varios de sus colaboradores, sin que esta delegación le exima de su responsabilidad.

Artículo 24.- El encargado (a) del Archivo de Gestión, entre otras, tendrá las siguientes funciones:

a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la unidad administrativa que se administra. Asimismo, transferir al Archivo Central, conforme la normativa establecida, los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.

b) Ejecutar las pautas, lineamientos archivísticos y estrategias que para el adecuado desarrollo del sistema de archivos, que formule el Archivo Central.

c) Aplicar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios, que para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público, elabore el Archivo Central.

d) Procurar las soluciones necesarias para el buen funcionamiento del archivo de gestión que administra.

e) Solicitar asesoramiento técnico al Archivo Central, cuando sea necesario.

f) Coordinar con el Archivo Central la presentación -ante el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos- de la solicitud de autorización para eliminar documentos.

g) Rendir un informe anual al Archivo Central sobre el desarrollo archivístico de la unidad administrativa o entidad adscrita a la Municipalidad que representa. Éste dará a conocer los resultados a la Dirección General del Archivo Nacional.

h) Entregar anualmente al Archivo Central una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.

i) Cualquier otra que por disposición del Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón se gire, conforme con la legislación vigente.

CAPÍTULO V

DE LAS FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Artículo 25.- Las funciones archivísticas por realizar en la organización de los archivos que pertenecen al sistema institucional son: reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos producidos o recibidos.

REUNIR

Artículo 26.- Los Archivos que conforman el Sistema Institucional de Archivos deberán reunir en sus oficinas y repositorios los documentos producidos como resultado de sus funciones y actividades de acuerdo con los plazos y requisitos de transferencia que establece este reglamento.

Artículo 27.-Los plazos de transferencia de los Archivos de Gestión a los Archivos Centrales y de éstos a la Dirección General del Archivo Nacional, se fijarán en las tablas de plazos de conservación de acuerdo con lo que establece el artículo siguiente.

Artículo 28.- Los documentos serán transferidos de acuerdo con los siguientes plazos:

a. Archivos de gestión: los documentos permanecerán en las oficinas administrativas productoras durante un promedio de cinco años. De acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación y previa determinación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

b. Archivo Central: Una vez cumplida la etapa anterior, los documentos con valor administrativo y legal pasarán a los Archivos Centrales de cada entidad en donde permanecerán alrededor de 15 años. Posteriormente, serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional, aquellos que tengan valor científico-cultural, previa determinación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

c. Archivo Histórico o Final: Los documentos que tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico-cultural, pasarán a ser custodiados en forma permanente por la Dirección General de Archivo Nacional, previa autorización de esta Dirección.

Artículo 29.- La transferencia de una etapa a otra debe hacerse con la documentación debidamente clasificada, ordenada y acompañada por la respectiva lista de remisión por triplicado. Una copia se devolverá como recibo a la oficina o entidad correspondiente, otra formará parte del Registro General de Ingresos del Archivo Central y la tercera se incorporará al Registro que se lleva de la oficina o entidad que remite la documentación. Las dos últimas copias quedarán en el archivo que recibe.

Artículo 30.- Además de lo establecido en el artículo anterior, la transferencia de documentos a los Archivos Centrales se ajustará a lo siguiente:

a. La unidad administrativa solicitará la transferencia por escrito, un mes antes de la fecha planeada para efectuar el envío.

b. El Archivo deberán autorizar por escrito, si procede la transferencia solicitada y fijará la fecha en que ésta se llevará a cabo.

c. Los documentos que ingresen al Archivo Central, deberán estar en perfecto estado de limpieza, operación que se realizará durante el mes anterior a la remisión, de acuerdo con las directrices dictadas por el Departamento de Conservación de la Dirección General del Archivo Nacional.

d. El personal correspondiente del Archivo Central deberá confrontar, con personas de la oficina o entidad remitente, los documentos con sus listas de remisión, en un plazo prudencial se reportarán los faltantes o cualquier otra anomalía que se encontrare.

e. Si los documentos están microfilmados ingresarán con las respectivas micropelículas o microfichas.

f. Otras disposiciones emanadas por el Archivo Central.

CONSERVAR

Artículo 31.- Conservar es la función cuyo objeto específico es evitar, detener y reparar el deterioro y los daños sufridos por lo documentos, incluyendo la aplicación de métodos y técnicas de preservación y restauración.

Artículo 32.- El Archivo Central y los Archivos de Gestión están obligados a conservar adecuadamente sus documentos, con los medios a su alcance y con la asesoría y adiestramiento de la Dirección General del Archivo Nacional.

Artículo 33.- Los archivos del sistema, al realizar labores de conservación de documentos, lo harán de acuerdo con las últimas técnicas en esa especialidad y con las siguientes directrices:

a. A la Dirección General del Archivo Nacional le corresponde asesorar y adiestrar en materia de conservación a todos los archivos del Sistema.

b. Deberán tomar en cuenta para la conservación de sus documentos, factores físicos, químicos y biológicos que provocan el deterioro del documento de cualquier soporte, tales como humedad, temperatura, luz, contaminación atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre otros. Para tal fin, contarán como mínimo con: locales adecuados, estantería metálica, cajas libres de ácido para guardar los documentos, equipo contra incendios, protección contra inundaciones y deberán tener el cuidado necesario en el manejo de los documentos.

Artículo 34.- Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

Artículo 35.- La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

Artículo 36.- El Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón deberá observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:

a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo o aquellas personas que cuenten con previa autorización.

b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.

c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.

d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.

e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.

f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.

g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.

h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.

i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.

j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.

k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.

l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.

m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.

n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.

o. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10 cm entre el suelo y el primer estante.

p. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.

q. Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios, en general.

Artículo 37.- La restauración tiene como fin recuperar la integridad física y funcional de los documentos, mediante la corrección de las alteraciones sufridas y restituirles en la medida de lo posible a su estado original.

CLASIFICAR

Artículo 38.-La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes de acuerdo con un plan establecido previamente.

Artículo 39.- Los sistemas de clasificación existentes son:

a. Clasificación Orgánica: consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos.

b. Clasificación por funciones: consiste en la clasificación de los documentos de acuerdo con las funciones y actividades de la institución.

c. Clasificación por asuntos o materias: consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a que se refieren.

Artículo 40.- Corresponderá al Archivo Central asesorar y gestionar la aprobación los cuadros de clasificación que elaboren los archivos pertenecientes al sistema, cuando así lo soliciten.

ORDENAR

Artículo 41.- La ordenación es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.

Artículo 42.- Los métodos de ordenación por utilizar pueden ser el alfabético, cronológico o numérico.

a. Alfabético: Sus elementos son los nombres de personas, cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en la ordenación onomástica, que corresponde a los nombres de personas, la ordenación toponímica que corresponde a los nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias.

b. Cronológico: Los elementos que componen ese método de ordenación son el año, mes y día del documento.

c. Numérico: Consiste en la asignación de números a los documentos, para colocarlos en el espacio físico correspondiente en forma sucesiva.

DESCRIBIR

Artículo 43.- Se entenderá por descripción documental el proceso que realiza el archivista para elaborar los instrumentos que facilitarán el conocimiento, el control y el acceso a los fondos documentales.

Artículo 44.- En todo archivo se elaborará un programa descriptivo de acuerdo con la clase de archivo, su fondo documental y el servicio que presta.

Artículo 45.- El programa descriptivo en los archivos de gestión, dará prioridad a los registros de entrada y salida de documentos, a las listas de remisión y a las tablas de plazos de conservación. En los Archivos Centrales, a los inventarios y listas de remisión y en los Históricos o Finales a las guías e inventarios.

SELECCIONAR

Artículo 46.- Seleccionar es el método mediante el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas y se determina su eliminación o su conservación.

Artículo 47.- Todas las actividades relativas a la selección documental se definirán en el capítulo IV: "Del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos" del presente reglamento.

ADMINISTRAR

Artículo 48.- La administración consiste en establecer y ejecutar la planeación, la organización, la integración del personal, la dirección y el control que rigen las labores desarrolladas en los archivos.

Artículo 49.- Los Archivos de Gestión de la Municipalidad de San Ramón y las entidades adscritas a éstas gestionarán, según corresponda, los recursos necesarios para la administración adecuada de sus archivos.

FACILITAR

Artículo 50.- La facilitación consiste en poner los documentos a disposición del ente productor, los usuarios y el público en general.

Artículo 51.- Los Archivos de Gestión, Centrales y Finales o Históricos, están en la obligación de facilitar sus documentos, de acuerdo con lo que establece el Artículo 30 de la Constitución Política y los artículo 10, 23 y 42 de la Ley 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 52.- Los archivos que componen el Sistema Institucional de Archivos de la Municipalidad de San Ramón, facilitarán la consulta de sus fondos documentales, con excepción de que existan restricciones al acceso por leyes o resoluciones especiales.

CONSULTA

Artículo 53.- El Archivo Central contará con una sala de consulta y despachos de atención al público que sean necesarios para prestar este servicio, con el horario que establezca la Administración.

Artículo 54.- Las principales normas que se observarán en las salas de consulta y despachos de atención serán:

a. El usuario deberá identificarse previamente con la presentación de su documento de identidad.

b. No fumar, comer o beber.

c. No rayar, calcar o escribir sobre los documentos.

d. No sacar las tarjetas de los ficheros.

e. Se prohíbe el acceso al área de ficheros.

f. Se observará buen comportamiento y se guardará silencio.

g. El equipo existente que se utiliza para facilitar la consulta, debe ser tratado adecuadamente y en caso de daño el usuario responderá por su reparación.

Artículo 55.- Si se incumplieran las normas anteriores y las establecidas en los manuales internos de procedimientos, el usuario podrá ser retirado de las salas de consulta y despachos de atención.

Artículo 56.- Los archivos que componen el Sistema Institucional de Archivos, facilitarán al usuario los servicios de reprografías para documentos textuales, gráficos y audiovisuales. El usuario deberá pagar el costo de las reproducciones.

Artículo 57.- Cuando el usuario utilice reproducciones de documentación textual audiovisual, fotografías, cassettes, filmaciones, entre otros, con fines de investigación y publicación, estará obligado a dar los créditos correspondientes al Sistema Institucional de Archivos de la Municipalidad de San Ramón.

Artículo 58.- Cuando el deterioro de los documentos es evidente, el Archivo Central, podrá retirarlos temporal o permanentemente de la consulta del público, sustituyéndolos por reproducción fiel.

Artículo 59.- El encargado del Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón autorizará la salida de documentos textuales, gráficos y audiovisuales para ser reproducidos fuera de sus instalaciones, en el caso de que no se cuente con el equipo necesario para hacerlo y atendiendo las restricciones internas estipuladas.

Artículo 60.- Los fondos documentales del Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón y de los Archivos de Gestión, podrán ser reproducidos para cumplir con los trámites de constancias, certificaciones y testimonio que se expedirán a solicitud de los usuarios, quienes cancelarán las especies fiscales, tasas y otros costos establecidos de acuerdo con las leyes vigentes.

Artículo 61.- En cuanto a la expedición de certificaciones y testimonio de instrumentos públicos, insertos en los protocolos notariales, se hará de acuerdo con lo que dispone la legislación notarial vigente.

CAPÍTULO VI

DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL

COMITÉ INSTITUCIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN

Artículo 62.- El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos estará constituido, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, de la siguiente manera: Un asesor legal, el superior administrativo y el responsable o encargado del Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón. Entre esos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de la Administración Pública, un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.

Artículo 63.- El Comité Institucional podrá integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores.

Artículo 64.- Son funciones del Comité Institucional: Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para ello promoverá la elaboración de tablas de plazos de conservación en los Archivos de Gestión y en el Archivo Central.

a) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando se deban eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazo aprobadas.

b) Resolver consultas atendiendo a la directriz de conservar lo que tenga valor científico-cultural, y gestionar ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación cuando sea necesaria la eliminación de los documentos que carezcan de este valor, en las diferentes etapas de formación de los archivos.

c) Analizar y aprobar las tablas de plazos de conservación de documentos que presenten al Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón las diferentes unidades administrativas que conforman el Sistema Institucional de Archivos.

d) Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación, las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación.

e) Dictar las directrices generales en los aspectos de procedimiento de las labores del Comité Institucional de Selección y Eliminación.

f) Otras funciones que le asignen las leyes y reglamentos al Comité Institucional de Selección y Eliminación.

CAPÍTULO VII

DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Artículo 65.- Los archivos de gestión, en lo pertinente cumplirán las normas establecidas en el capítulo III.

Artículo 66.- El jefe o encargado (a) de cada Archivo de Gestión será a quien le corresponderá planificar, coordinar, controlar y supervisar las funciones archivísticas de su unidad.

Artículo 67.- El o la encargado (a) del Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón, deberá encargarse de coordinar todas las actividades archivísticas que realicen los archivos de gestión del ente, de acuerdo con los lineamientos establecidos en este reglamento.

Artículo 68.- El Archivo Central y los de Gestión elaborarán los auxiliares e instrumentos descriptivos de acuerdo con lo estipulado en los artículos 43, 44 y 45 del presente reglamento.

Artículo 69.- El Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón, deberá presentar a la Dirección General de Archivo Nacional un informe anual escrito entre los mes de enero a marzo de cada año. Donde contendrá las actividades archivísticas realizadas en el año inmediato anterior. Se referirá a los documentos recibidos en cuanto a su conservación, clasificación, ordenación, descripción, selección administración, facilitación de los mismos, así como otras actividades relacionadas con el quehacer archivístico, que se considere conveniente informar.

Artículo 70.- Cuando el Archivo Central transfiera documentos a la Dirección General del Archivo Nacional, deberá entregar los instrumentos descriptivos que pertenecen a aquellos calificados por la Comisión y Eliminación de Documentos como de valor científico-cultural.

Artículo 71.- Las asesorías técnicas, así como el Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón deberán dirigirse a la Dirección General del Archivo Nacional en forma escrita.

CAPÍTULO VIII

Artículo 72.- Todo usuario interesado en fotocopiar un documento de uso público deberá pagar el costo de las copias y certificaciones en conformidad con el Artículo 272 de la Ley No. 6227, Ley General de la Administración Pública, para lo cual se establecen los siguientes criterios y costos:

a. Las copias serán únicamente en blanco y negro (no se realizan copias a color).-

b. Las copias en tamaño carta tienen un costo de diez colones cada una.-

c. Las copias en tamaño Legal tienen un costo de quince colones cada una.-

d. Si el usuario (a) desea copia digital de documentos públicos, estos serán gratuitos pero deberá aportar el disco o medio indicado para realizar la reproducción (las reproducciones digitales solo comprenden los archivos y documentos ya digitalizados de antemano por el Departamento de Archivo de la Municipalidad, en ningún momento se digitalizarán documentos a pedido especial).-

e. El Concejo Municipal de la Municipalidad de San Ramón deberá actualizar el costo de las copias dos veces al año.-

Artículo 73.- Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial de la Gaceta

San Ramón, 03 de mayo de 2016.