DIRECCIÓN
GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
COMISIÓN NACIONAL DE SELECCIÓN
Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Res. 01-2016-
CNSED.-Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos-San José a
las 10:00 horas del 18 de marzo de dos mil dieciséis.
Considerando:
I.-Que de conformidad
con el artículo 2° de la Ley N° 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos,
esta resolución es de aplicación para los órganos del Sistema Nacional de
Archivos y de los Archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y
de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de
derecho público y privado.
II.-Que el artículo
3° de la Ley N° 7202, establece que todos los documentos con valor científico
cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural
de Costa Rica, que la determinación del valor científico-cultural del documento
corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y
que se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos textuales,
manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que, por
su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad
costarricense.
III.-Que el artículo
31 de la Ley N° 7202, establece que la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos es el Órgano de la Dirección General del Archivo
Nacional, encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de
documentos, de acuerdo con su valor científico cultural.
IV.-Que el artículo 35
de la Ley N° 7202 establece que todas las instituciones a que se refiere el
artículo 2 de la ley supracitada incluida la
Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el
criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada
vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar
las resoluciones que al respecto emita la Comisión Nacional, las que serán
comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.
V.-Que el artículo
120 del Reglamento a la Ley N° 7202 dispone que una de las funciones de la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es dictar normas
sobre selección y eliminación de los documentos que producen las instituciones
que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.
VI.-Que el artículo
131 del Reglamento de cita, establece que las entidades productoras podrán
hacer sus consultas a través de la tabla de plazos de conservación, que es un
instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o
recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus
características y se fija el valor administrativo y legal.
VII.-Que el artículo
132 del Reglamento a la Ley N° 7202, dispone que una vez aprobadas las tablas
de plazos, las instituciones pueden eliminar los tipos documentales autorizados
sin consultar nuevamente a la Comisión. Sin embargo, las tablas de plazos
aprobadas deben someterse a una revisión, tanto del Comité Institucional, como
de la Comisión Nacional, cada cinco años, para determinar si los criterios
originales son aún válidos.
VIII.-Que el artículo
135 del Reglamento a la Ley N° 7202 establece que cada autorización para
eliminar documentos emanada de la Comisión Nacional comprenderá única y exclusivamente
los tipos documentales que expresamente se señalan en ella. Por tanto,
Con base en las
facultades que le confieren el artículo 31 de la Ley del Sistema Nacional de
Archivos y los artículos 120 y 131 de su Reglamento, la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, mediante acuerdo No. 17, tomado en la
sesión 09- 2016 de 18 de marzo de 2016, acordó emitir las siguientes normas, de
acatamiento obligatorio para las instituciones que forman parte del Sistema
Nacional de Archivos:
01.2016. Establecer una
declaratoria general de documentos con valor científico cultural, en todas las
instituciones que conforman el Sector Público Costarricense establecido por el
Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, de acuerdo con el siguiente
detalle:
A. Series
documentales que se declaran con valor científico cultural en todas las
Unidades de Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de
Cómputo, Unidades de Informática, Telecomunicaciones) de las instituciones que
conforman el Sector Público Costarricense. Documentos originales o en su
defecto copia en soporte papel; y documentos electrónicos con firma digital
avanzada.
1. Actas o minutas
de la Comisión Gerencial de Tecnologías de la Información. Reflejan la toma
de decisiones institucionales y el desarrollo tecnológico de la entidad.
2. Planes
estratégicos informáticos, sus expedientes y evaluaciones. Demuestran el
desarrollo tecnológico evolutivo de la institución.
3. Expedientes de
desarrollos de sistemas de información relacionados con la labor sustantiva de
la institución. Demuestran el desarrollo informático de las tecnologías de la
información en la función pública, su seguimiento, la inversión del Estado en
la implementación y su impacto.
B. Series documentales
que se declaran con valor científico cultural en todas las Oficinas de Prensa;
Relaciones Públicas; Comunicación o Protocolo de las instituciones que
conforman el Sector Público Costarricense. Documentos originales o en su
defecto copia en soporte papel; y documentos electrónicos con firma digital
avanzada.
1. Afiches. Conservar
un ejemplar considerando los siguientes aspectos del ámbito de producción:
a.
Públicos: aquellos que reflejen las funciones sustantivas de la institución.
b. Privados y
particulares: aquellos que reflejen su relación con la sociedad costarricense.
Por ejemplo los afiches relacionados con los programas de responsabilidad
social, ambiental, entre otros.
c. Internacionales:
aquellos en donde conste la participación costarricense como copatrocinador o
colaborador en el extranjero de algún evento relevante en el ámbito político,
académico, deportivo, cultural o científico.
2. Álbumes de
recortes de periódicos organizados. Conjunto de recortes de periódico
ordenados en forma cronológica, relacionados con el quehacer de la institución.
3. Campañas
publicitarias en prensa escrita, radio y televisión y sus productos finales.
Evidencian las actividades sustantivas realizadas por las instituciones.
4. Discursos sustantivos
del Presidente de la República y los jerarcas de las instituciones públicas y
Poderes de la República (en papel, en video o audio): Reflejan el
pensamiento y las acciones de los representantes del gobierno.
5. Invitaciones de
actividades relevantes para la institución.
6. Libro de marca,
sobre imagen, logo y marca comercial, rótulos, etc.
7. Memorias
institucionales.
8. Publicaciones (materiales
de pequeño formato: folletos, programas de mano, volantes, trípticos,
boletines, revistas institucionales) que reflejen información de carácter
sustantivo. Conservar un ejemplar por publicación.
9. Fotografías
(positivo, negativo y digital). Conservar de 3 a 5 unidades de cada evento
o actividad que evidencie o refleje las funciones sustantivas, a criterio del
Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.
C. Series
documentales que se declaran con valor científico cultural en Áreas de
Cooperación Internacional, Organismos Internacionales o sus similares de las
instituciones que conforman el Sector Público Costarricense. Documentos
originales o en su defecto copia en soporte papel; y documentos electrónicos
con firma digital avanzada.
1. Correspondencia
con embajadas y organismos internacionales.
2. Convenios de
cooperación internacional e interinstitucional.
3. Informes de
viajes oficiales. Conservar los informes de viajes oficiales de
funcionarios, que sean de carácter sustantivo o que hayan generado algún
impacto.
4. Proyectos de
cooperación nacional e internacional ejecutados, así como las evaluaciones e
informes de ejecución de los proyectos seleccionados. Reflejan los planes,
objetivos y metas a desarrollar a nivel nacional por medio del uso de recursos
interinstitucionales y extranjeros.
Esta Comisión
Nacional entiende como documento textual en soporte electrónico el documento
producido con firma digital avanzada, que aplique lo dispuesto en la Ley Nº
8454 "Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos", y su
reglamento, así como lo establecido en la "Política de formatos oficiales de
los documentos electrónicos firmados digitalmente", emitida por la Dirección de
Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y
Telecomunicaciones, publicada en el Alcance 92 de La Gaceta N° 95 de 20
de mayo de 2013.
En caso de que el
documento se haya producido originalmente en soporte papel, se conservará este
soporte. En caso de que se digitalice el documento original producido en
soporte papel, esa digitalización deberá realizarse cumpliendo los lineamientos
que emita la Junta Administrativa del Archivo Nacional en esa materia. En
ningún momento se deberá entender que un documento digitalizado sustituye al
documento producido con las formalidades en soporte papel o con firma digital
avanzada y no implica la sustitución o la eliminación.
02.2016. Todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense
establecido por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica,
quedan autorizadas para eliminar las siguientes series documentales, cuando
caduque la vigencia administrativa y legal establecida por los Comités
Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, en todas las unidades
administrativas y sustantivas de las instituciones en donde se custodien:
(Corregido
el cuadro anterior mediante Fe de Erratas y publicada en La Gaceta N° 190 del 4
de octubre de 2016, página N° 36.)
03.2016. Los criterios para
conservar los documentos declarados con valor científico cultural son los
siguientes: la protección de derechos de los ciudadanos; coyunturas históricas
relevantes a nivel social, político, económico, naturales, ambientales y otros;
que reflejen la trascendencia de la entidad productora como testimonio de su
actividad o función; la antigüedad del documento; la singularidad del documento
entendido como documento único ya sea por la información que contiene o por la
función específica del ente productor o cualquier otra característica que lo
haga único.
Las series
documentales incluidas en la norma 01.2016 deben ser incorporadas en las tablas
de plazos de conservación de documentos que cada Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos (Cised)
presente ante esta Comisión Nacional, las cuales serán analizadas de acuerdo
con los criterios antes expuestos. Es criterio de los Cised
incluir o no las series documentales consignadas en la norma 02.2016.
Las series
documentales que no fueron
incluidas en las normas 01.2016 y 02.2016 deberán ser sometidas a consulta de
esta Comisión Nacional si se desean eliminar.
Deróguese la norma
3.2008 emitida mediante la Resolución CNSED-01-2009 publicada en La Gaceta N°
101 de 27 de mayo del 2009.