Artículo 2º-Concepto. Por gastos menores debe entenderse aquella suma máxima, destinada a la atención de gastos que por su naturaleza no puedan ser determinados de previo y se requiera incurrir en ellos para no afectar el buen funcionamiento de las actividades desarrolladas por el Comité de Deportes.

Artículo 3º-Variación en el monto del fondo. El monto a que asciende el fondo aprobado por Junta Directiva podrá ser ajustado una vez al año, de tal forma que su monto no se vea afectado por las variaciones en el poder adquisitivo.

CAPÍTULO II

De los objetivos

Artículo 4º-Objetivo general: Dotar de un manual de manejo y control del Fondo fijo de Caja Chica al Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Alajuelita, con la finalidad de establecer las políticas y procedimientos operativos, necesarios para garantizar la adecuada administración de dichos fondos.

Artículo 5º-Objetivos específicos:

. Implementar las Políticas y procedimientos necesarios para la adecuada gestión del Fondo Fijo de Caja Chica existente.

. Establecer los mecanismos de control interno, necesarios para garantizar la razonabilidad de las erogaciones efectuadas.

. Definir los alcances y limitaciones del fondo, a fin de garantizar el uso racional del mismo.

. Minimizar el riesgo de atrasos o demoras en el proceso administrativo de la organización, por situaciones imprevistas que requieran de una erogación inmediata de efectivo

CAPÍTULO III

De los valores del fondo

Artículo 6º-Fondo fijo. El monto establecido como fondo fijo de Caja Chica es de un 0,5% del aporte municipal al Comité Cantonal -3% establecido en el artículo 170 del Código Municipal-.

Artículo 7º-Asignaciones máximas. Las sumas establecidas para gastos a que se refiere este Reglamento son asignaciones máximas; y no se podrán realizar erogaciones por montos superiores a ¢50.000 (cincuenta mil colones exactos) por transacción.

Artículo 8º-Montos para reintegro. Los reintegros deberán gestionarse al consumirse el 60% del monto del fondo, con el objeto de poder cubrir con el 40% del fondo restante, aquellos gastos necesarios en tanto se recibe el monto presentado a reintegro.

CAPÍTULO IV

De la naturaleza de las erogaciones

Artículo 9º-Concepto del gasto. Se efectuarán pagos por medio de Caja Chica, únicamente por los siguientes conceptos:

. Gastos de alimentación, hospedajes, combustibles, pasajes, parqueos, peajes y otros gastos incurridos, por el desplazamiento de funcionarios a reuniones de trabajo, seminarios, cursos de capacitación, visitas de interés de la organización a Entidades Públicas o Privadas.

. Compras urgentes de repuestos y reparaciones menores de equipo de mantenimiento, de oficina, implementos deportivos requeridos en forma inmediata y no ubicados en bodegas del Comité.

. Gastos por concepto de almuerzo, cena y/o refrigerio, requeridos en reuniones de trabajo, cursos de capacitación y seminarios.

. Compras de especies fiscales, formularios de impuestos, letras de cambio, pagarés, entre otros, así como folletos y libros tales como códigos, reglamentos, boletines y demás documentos de interés, que conforman el marco legal y administrativo del Comité.

. Otros pagos menores, tales como: transporte público y peajes.

CAPÍTULO V

De los justificantes

Artículo 10.-Gastos de hospedaje y alimentación. Para el reconocimiento de gastos de hospedaje y alimentación, la Administración requerirá del funcionario la presentación de facturas o comprobantes correspondientes y el formulario respectivo.

Artículo 11.-Gastos de transporte. Cuando se requiera utilizar los servicios de transporte público o colectivo, el pago se hará de acuerdo con las tarifas autorizadas para las diferentes rutas de autobuses y tratándose de servicios de taxi, el pago se justificará guardando una relación razonable con las tarifas establecidas para cada ruta, lo cual se hará valorando el monto que normalmente podría cobrar un servicio de esa naturaleza, y que no sea un monto que a simple vista se determine como excesivo. Además se tratará de obtener el comprobante por parte del chofer del taxi, y en caso de que éste no acostumbre brindarlo, se procederá a elaborar un comprobante por parte del funcionario que tomó el servicio y se le solicitará al chofer del taxi su firma y número de cédula. En ambos casos se deberá utilizar un formulario para gastos.

Artículo 12.-Gastos de mantenimiento, reparación de instalaciones y otros. En tales casos, el reconocimiento de las cuentas solamente podrá hacerse contra la presentación de las respectivas facturas o comprobantes correspondientes y el formulario respectivo.

CAPÍTULO VI

De la información del reintegro

Artículo 13.-Formulario utilizado para el reintegro. El reintegro de fondos se efectuará a través del formulario asignado para tal fin, el cual contendrá lo siguiente:

. Nombre de la Entidad.

. Nombre del Formulario.

. Fecha del reintegro.

. Total del Fondo Fijo asignado.

. Detalle de egresos a reintegrar.

. Distribución de billetes y monedas existentes.

. Total de monedas y billetes existentes.

. Número de documento. (Reintegro consecutivo).

. Diferencias detectadas.

. Firma de Revisión.

. Firma de aprobación.

CAPÍTULO VII

De los requisitos de la documentación

Artículo 14.-Facturas, recibos y otros comprobantes.

. Deberán ser documentos originales dirigidos al Comité de Deportes en donde conste claramente el servicio brindado, o venta de algún bien.

. Cuando se trate de servicios de restaurante, deberá indicarse al dorso de la factura el motivo de la reunión.

. En caso de documentos informales, se solicitará al prestatario del servicio que suministre su nombre y número de cédula, a fin de confeccionar el documento de respaldo correspondiente.

. La fecha de emisión deberá coincidir con el periodo comprendido entre el último reintegro y el que se está tramitando.

. Toda factura o recibo de pago, extendida por el proveedor deberá cumplir con lo establecido por la Dirección General de Tributación Directa en dicha materia.

. Todo pago tramitado por el Fondo Fijo deberá contener la debida aprobación del superior inmediato.

. Tanto los fondos como los comprobantes de egresos deberán ser custodiados en una caja pequeña de seguridad donde los únicos que tendrán llave de la misma serán el funcionario responsable del Fondo Fijo de Caja Chica y su superior inmediato.

. No se efectuarán cambios de cheques, billetes de lotería, ni de ningún otro tipo de título valor con dichos fondos. Por ningún motivo dichos fondos podrán ser utilizados para préstamos de ninguna índole.

. Todo sobrante de efectivo detectado en un arqueo de Caja Chica será inmediatamente depositado en la cuenta corriente respectiva.

. El funcionario responsable de la custodia del Fondo de Caja Chica, deberá estar amparado a una póliza de Responsabilidad.

CAPÍTULO VIII

De la supervisión y custodia del fondo

Artículo 15.-El tesorero de la Junta Directiva asignará la custodia y administración del Fondo Fijo de Caja Chica a uno de sus colaboradores inmediatos. La persona asignada deberá cumplir con los siguientes requisitos:

. Ser un colaborador de confianza dentro de la organización.

. Haberse caracterizado por su honradez y orden en el trabajo.

. Demostrar capacidad para cumplir a cabalidad con las disposiciones de control interno establecidas para tales efectos.

. Preferiblemente de cierta trayectoria en el desarrollo de labores de índole administrativa del Comité.

. Debe de contar con la suscripción y pago de una póliza de responsabilidad.

Artículo 16.-El custodio del Fondo Fijo de Caja Chica deberá estar anuente a ser arqueado en cualquier momento por su superior inmediato, o por la persona a quien éste designe., así como por los representantes de la Auditoría municipal, a fin de garantizar una seguridad razonable de la gestión y administración del Fondo.

Artículo 17.-El formulario de arqueo del Fondo Fijo de Caja Chica, contendrá lo siguiente:

. Nombre de la Entidad.

. Nombre del formulario.

. Fecha de emisión.

. Nombre del responsable o custodio del Fondo.

. Total del Fondo fijo asignado.

. Detalle de egresos al corte.

. Total de egresos efectuados al corte.

. Distribución de billetes y monedas.

. Total de distribución de billetes y monedas.

. Diferencias detectadas.

. Firma del custodio.

. Firma del Responsable del arqueo

. Firma de testigo o superior inmediato.

Artículo 18.-El presente Reglamento deja sin efecto cualquier otro anterior o norma que se le oponga y Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Artículo 19: Toda interpretación del presente reglamento y sus reformas le corresponderá al Concejo Municipal de Alajuelita.

Rige a partir de su publicación.