Texto Completo acta: 10F6F7
MUNICIPALIDAD DE ALAJUELITA
COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE ALAJUELITA
REGLAMENTO DE CAJA CHICA
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento establece
las disposiciones generales a que deberán someterse las erogaciones que, por
concepto de gastos menores, deban realizar los funcionarios o empleados del
Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Alajuelita, cuando, en cumplimiento
de sus funciones, deban realizar erogaciones para el buen funcionamiento de las
actividades del Comité.
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Artículo 2º-Concepto. Por gastos menores debe entenderse aquella
suma máxima, destinada a la atención de gastos que por su naturaleza no puedan
ser determinados de previo y se requiera incurrir en ellos para no afectar el buen
funcionamiento de las actividades desarrolladas por el Comité de Deportes.
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Artículo 3º-Variación en el monto del fondo. El monto a que
asciende el fondo aprobado por Junta Directiva podrá ser ajustado una vez al
año, de tal forma que su monto no se vea afectado por las variaciones en el
poder adquisitivo.
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CAPÍTULO II
De los objetivos
Artículo 4º-Objetivo general: Dotar de un manual de manejo y
control del Fondo fijo de Caja Chica al Comité Cantonal de Deportes y
Recreación de Alajuelita, con la finalidad de establecer las políticas y procedimientos
operativos, necesarios para garantizar la adecuada administración de dichos
fondos.
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Artículo 5º-Objetivos específicos:
. Implementar las Políticas y procedimientos necesarios para la adecuada
gestión del Fondo Fijo de Caja Chica existente.
. Establecer los mecanismos de control interno, necesarios para garantizar
la razonabilidad de las erogaciones efectuadas.
. Definir los alcances y limitaciones del fondo, a fin de garantizar el
uso racional del mismo.
. Minimizar el riesgo de atrasos o demoras en el proceso administrativo
de la organización, por situaciones imprevistas que requieran de una erogación
inmediata de efectivo
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CAPÍTULO III
De los valores del fondo
Artículo 6º-Fondo fijo. El monto establecido como fondo fijo de
Caja Chica es de un 0,5% del aporte municipal al Comité Cantonal -3%
establecido en el artículo 170 del Código Municipal-.
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Artículo 7º-Asignaciones máximas. Las sumas establecidas para
gastos a que se refiere este Reglamento son asignaciones máximas; y no se
podrán realizar erogaciones por montos superiores a ¢50.000 (cincuenta mil
colones exactos) por transacción.
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Artículo 8º-Montos para reintegro. Los reintegros deberán
gestionarse al consumirse el 60% del monto del fondo, con el objeto de poder
cubrir con el 40% del fondo restante, aquellos gastos necesarios en tanto se
recibe el monto presentado a reintegro.
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CAPÍTULO IV
De la naturaleza de las erogaciones
Artículo 9º-Concepto del gasto. Se efectuarán pagos por medio de
Caja Chica, únicamente por los siguientes conceptos:
. Gastos de alimentación, hospedajes, combustibles, pasajes, parqueos, peajes
y otros gastos incurridos, por el desplazamiento de funcionarios a reuniones de
trabajo, seminarios, cursos de capacitación, visitas de interés de la
organización a Entidades Públicas o Privadas.
. Compras urgentes de repuestos y reparaciones menores de equipo de
mantenimiento, de oficina, implementos deportivos requeridos en forma inmediata
y no ubicados en bodegas del Comité.
. Gastos por concepto de almuerzo, cena y/o refrigerio, requeridos en
reuniones de trabajo, cursos de capacitación y seminarios.
. Compras de especies fiscales, formularios de impuestos, letras de
cambio, pagarés, entre otros, así como folletos y libros tales como códigos,
reglamentos, boletines y demás documentos de interés, que conforman el marco
legal y administrativo del Comité.
. Otros pagos menores, tales como: transporte público y peajes.
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CAPÍTULO V
De los justificantes
Artículo 10.-Gastos de hospedaje y alimentación. Para el
reconocimiento de gastos de hospedaje y alimentación, la Administración
requerirá del funcionario la presentación de facturas o comprobantes
correspondientes y el formulario respectivo.
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Artículo 11.-Gastos de transporte. Cuando se requiera utilizar
los servicios de transporte público o colectivo, el pago se hará de acuerdo con
las tarifas autorizadas para las diferentes rutas de autobuses y tratándose de servicios
de taxi, el pago se justificará guardando una relación razonable con las
tarifas establecidas para cada ruta, lo cual se hará valorando el monto que
normalmente podría cobrar un servicio de esa naturaleza, y que no sea un monto
que a simple vista se determine como excesivo. Además se tratará de obtener el
comprobante por parte del chofer del taxi, y en caso de que éste no acostumbre
brindarlo, se procederá a elaborar un comprobante por parte del funcionario que
tomó el servicio y se le solicitará al chofer del taxi su firma y número de
cédula. En ambos casos se deberá utilizar un formulario para gastos.
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Artículo 12.-Gastos de mantenimiento, reparación de instalaciones y
otros. En tales casos, el reconocimiento de las cuentas solamente podrá
hacerse contra la presentación de las respectivas facturas o comprobantes correspondientes
y el formulario respectivo.
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CAPÍTULO VI
De la información del reintegro
Artículo 13.-Formulario utilizado para el reintegro. El reintegro
de fondos se efectuará a través del formulario asignado para tal fin, el cual
contendrá lo siguiente:
. Nombre de la Entidad.
. Nombre del Formulario.
. Fecha del reintegro.
. Total del Fondo Fijo asignado.
. Detalle de egresos a reintegrar.
. Distribución de billetes y monedas existentes.
. Total de monedas y billetes existentes.
. Número de documento. (Reintegro consecutivo).
. Diferencias detectadas.
. Firma de Revisión.
. Firma de aprobación.
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CAPÍTULO VII
De los requisitos de la documentación
Artículo 14.-Facturas, recibos y otros comprobantes.
. Deberán ser documentos originales dirigidos al Comité de Deportes en
donde conste claramente el servicio brindado, o venta de algún bien.
. Cuando se trate de servicios de restaurante, deberá indicarse al dorso
de la factura el motivo de la reunión.
. En caso de documentos informales, se solicitará al prestatario del
servicio que suministre su nombre y número de cédula, a fin de confeccionar el
documento de respaldo correspondiente.
. La fecha de emisión deberá coincidir con el periodo comprendido entre
el último reintegro y el que se está tramitando.
. Toda factura o recibo de pago, extendida por el proveedor deberá
cumplir con lo establecido por la Dirección General de Tributación Directa en
dicha materia.
. Todo pago tramitado por el Fondo Fijo deberá contener la debida
aprobación del superior inmediato.
. Tanto los fondos como los comprobantes de egresos deberán ser
custodiados en una caja pequeña de seguridad donde los únicos que tendrán llave
de la misma serán el funcionario responsable del Fondo Fijo de Caja Chica y su
superior inmediato.
. No se efectuarán cambios de cheques, billetes de lotería, ni de ningún
otro tipo de título valor con dichos fondos. Por ningún motivo dichos fondos
podrán ser utilizados para préstamos de ninguna índole.
. Todo sobrante de efectivo detectado en un arqueo de Caja Chica será
inmediatamente depositado en la cuenta corriente respectiva.
. El funcionario responsable de la custodia del Fondo de Caja Chica,
deberá estar amparado a una póliza de Responsabilidad.
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CAPÍTULO VIII
De la supervisión y custodia del fondo
Artículo 15.-El tesorero de la Junta Directiva asignará la custodia y
administración del Fondo Fijo de Caja Chica a uno de sus colaboradores inmediatos.
La persona asignada deberá cumplir con los siguientes requisitos:
. Ser un colaborador de confianza dentro de la organización.
. Haberse caracterizado por su honradez y orden en el trabajo.
. Demostrar capacidad para cumplir a cabalidad con las disposiciones de
control interno establecidas para tales efectos.
. Preferiblemente de cierta trayectoria en el desarrollo de labores de
índole administrativa del Comité.
. Debe de contar con la suscripción y pago de una póliza de
responsabilidad.
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Artículo 16.-El custodio del Fondo Fijo de Caja Chica deberá estar
anuente a ser arqueado en cualquier momento por su superior inmediato, o por la
persona a quien éste designe., así como por los representantes de la Auditoría
municipal, a fin de garantizar una seguridad razonable de la gestión y
administración del Fondo.
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Artículo 17.-El formulario de arqueo del Fondo Fijo de Caja Chica,
contendrá lo siguiente:
. Nombre de la Entidad.
. Nombre del formulario.
. Fecha de emisión.
. Nombre del responsable o custodio del Fondo.
. Total del Fondo fijo asignado.
. Detalle de egresos al corte.
. Total de egresos efectuados al corte.
. Distribución de billetes y monedas.
. Total de distribución de billetes y monedas.
. Diferencias detectadas.
. Firma del custodio.
. Firma del Responsable del arqueo
. Firma de testigo o superior inmediato.
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Artículo 18.-El presente Reglamento deja sin efecto cualquier otro
anterior o norma que se le oponga y Rige a partir de su publicación en el
Diario Oficial La Gaceta.
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Artículo 19: Toda interpretación
del presente reglamento y sus reformas le corresponderá al Concejo Municipal de
Alajuelita.
Rige a partir de su publicación.
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Fecha de generación: 3/3/2024 05:33:19
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