Artículo 2°-Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento, se entenderán los siguientes términos:

a. Administración activa: Funcionalmente, es la actividad decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Orgánicamente, es el conjunto de unidades y entes de la función administrativa, que tienen como responsabilidad el planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control, dirigidas al logro de los objetivos y metas institucionales e incluye al máximo Jerarca (CONAC) y titulares subordinados (Directores de área, responsables de unidades departamentos, procesos, actividades o tareas) y colaboradores.

b. Advertencia: Servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o Titulares Subordinados, de conformidad con lo que establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

c. Asesoría: Servicio preventivo que brinda el Auditor Interno, preferiblemente en forma escrita, a solicitud del jerarca, de conformidad con lo que establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

d. Auditor Interno o Auditora Interna: Auditor o auditora de mayor jerarquía dentro de la Auditoría Interna. Auditor o Auditora General.

e. Autorización de libros: Autorizar mediante razón de apertura los libros de actas, contabilidad y otros, que a criterio del Auditor Interno resulten necesarios para el fortalecimiento del control interno.

f. Consejo Nacional de Áreas de Conservación (CONAC): Órgano Colegiado que ejerce como Jerarca o máxima instancia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

g. Contraloría: Contraloría General de la República, Órgano Superior del Sistema de Control y Fiscalización Superior de la Hacienda Pública.

h. Competencias: Atribución legítima para el conocimiento o resolución de un asunto; conjunto de actividades, labores o funciones, asignadas por la normativa a la auditoría interna.

i. Conflicto de intereses: Se origina en el momento que un funcionario recibe algún beneficio económico o personal, o participa de alguna situación que se contrapone a su cargo, y con ello comprometa su objetividad e independencia.

j. Cuidado profesional: Propósito de hacer las cosas bien, con toda integridad y responsabilidad en su desempeño, estableciendo una oportuna y adecuada supervisión en la labor que se realice.

k. Fiscalizar: Actividad tendiente a la verificación del cumplimiento de determinadas actividades o funciones realizadas por otros.

l. Funcionario: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

m. Idóneo: Reunión de las condiciones necesarias para el desempeño de una función. Para lo cual un funcionario de la auditoría interna debe actuar con la pericia y el cuidado profesional requerido para ejecutar la labor.

n. Independencia: Libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones (políticas, religiosas, familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo).

o. Jerarca: Superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente, unipersonal o colegiado.

p. Pericia: Conocimientos y aptitudes requeridas para efectuar una labor.

q. Regulaciones administrativas: aquellas que norman de manera general la naturaleza de la relación entre los funcionarios y su superior desde una perspectiva administrativa, no técnica, particularmente las que se refieren, entre otros, a temas tales como control de tiempo, evaluación, permisos y vacaciones. Se excluyen las regulaciones que se refieren al desempeño de las actividades sustantivas dela Auditoría Interna y de aquellas que, sin formar parte de la gestión sustantiva, contribuyen a ésta conforme a la normativa específica sobre auditoría en general y sobre el ejercicio de la actividad de auditoría interna, como son la planificación, el seguimiento y la evaluación de la calidad de la Auditoría Interna, que en procura de la independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna, competen exclusivamente al titular de esa unidad.

r. Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC): órgano desconcentrado con personería jurídica instrumental, que integrará las competencias en materia forestal, vida silvestre, áreas protegidas, con el fin de dictar políticas, planificar y ejecutar procesos dirigidos a lograr la sostenibilidad en el manejo de los recursos naturales de Costa Rica.

s. Subauditor Interno o Subauditora Interna: Auditor o auditora responsable de apoyar al Auditor Interno en el ejercicio de sus funciones y de sustituirlo durante sus ausencias temporales.

t. Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

Artículo 3°-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de carácter obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y funcionarios del SINAC, en lo que les resulte aplicable.

Artículo 4°-Actualización del Reglamento. Con el propósito de mantener debidamente actualizado el marco normativo de la Auditoría Interna, le corresponde al Auditor o Auditora Interna proponer y promover ante el CONAC las modificaciones que estime pertinentes al presente Reglamento, las cuales deberán ser sometidas en primera instancia a aprobación de ese órgano Colegiado y posteriormente de la Contraloría General de la República. En caso de que se requiera realizar alguna modificación al contenido del presente reglamento y exista divergencia de criterio en la propuesta de cambio entre el Auditor o Auditora Interna y el CONAC, sin que se logre un acuerdo , el Órgano Contralor dirimirá lo pertinente, siempre y cuando versen sobre aspectos funcionales de la Auditoría Interna.

CAPÍTULO II: ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Sección I. Concepto de la Auditoría Interna

Artículo 5°-Concepto de auditoría interna. La auditoría interna, es un órgano superior y componente orgánico vital del Sistema de Control Interno del SINAC. La auditoría interna constituye una actividad independiente, objetiva y asesora, que es concebida para agregar valor, validar y mejorar sus operaciones. Contribuye al logro de los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en la consecución de los objetivos. La auditoría interna proporcionará a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.

Artículo 6°-Marco legal y reglamentario de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna se regulará y ejercerá sus funciones de acuerdo con la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno y la Ley N° 7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, el presente reglamento, el Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público, el Manual de normas generales de auditoría Interna para el sector público, las Normas técnicas de auditoría generalmente aceptadas, las directrices lineamientos, políticas y procedimientos emitidos por la Contraloría General de la República. A su vez se regirá conforme a lo previsto en el Plan Estratégico de la unidad, así como las políticas, directrices y procedimientos, que dicte el Auditor o Auditora Interna para orientar la gestión, conforme las sanas prácticas en el ejercicio de la profesión.

Artículo 7°-Ámbito de acción. La Auditoría Interna cumplirá su función y ejercerá sus competencias en relación con la administración de los recursos y fondos públicos sujetos al ámbito de competencia del SINAC, incluyendo fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar; o sobre fondos y actividades privadas, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 5 y 6 de la Ley N° 7428 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República

Sección II. De la Ubicación y Estructura Organizativa

Artículo 8°-Ubicación en la estructura orgánica. La ubicación orgánica de la Auditoría Interna, dentro de la estructura institucional corresponde a la de un órgano asesor de muy alto nivel del CONAC. En el SINAC, es la única Unidad que ejercerá la actividad de Auditoría Interna conforme a la Ley N° 8292.. En el caso de que existan temas compartidos con el Ministerio de Ambiente y Energía o con otros órganos desconcentrados del Ministerio de Ambiente y Energía, la auditoría interna realizará las coordinaciones correspondientes con las otras auditorías internas; para favorecer la integralidad del análisis, la validez de las conclusiones y las pertinencia de las recomendaciones.

Artículo 9°-Estructura organizativa de la Auditoría Interna. La estructura de la Auditoría está conformada por el Auditor o Auditora Interna, el Subauditor o Subauditora Interna y el personal profesional y administrativo que resulte necesario para desarrollar su actividad de fiscalización conforme al marco normativo y las sanas prácticas.

Corresponde al Auditor o Auditora Interna, proponer la estructura organizativa de la Auditoría Interna, en concordancia con la razón de ser de esa unidad, con las necesidades de fiscalización, los procesos y servicios a prestar; y de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República, las cuales serán de acatamiento obligatorio. La estructura será aprobada por el CONAC.

Artículo 10.-Jefatura. El Auditor o Auditora Interna es el titular o jefe de dicha dependencia, de conformidad con los artículos 101 y 102 de la Ley General de Administración Pública. El Subauditor o Subauditora Interna sustituirá al Auditor Interno o Auditora Interna en sus ausencias temporales y será un colaborador de éste en el ejercicio de las funciones. El Auditor Interno o Auditora Interna asignará las funciones al Subauditor o Subauditora de conformidad con lo previsto en el manual institucional de cargos y clases; el Subauditor o Subauditora, a su vez, deberá responder ante el Auditor Interno o Auditora Interna por su gestión.

Cuando se trate de la contratación interina o a plazo indefinido del Subauditor o Subauditora, el CONAC tomará en cuenta el criterio no vinculante del Auditor Interno o Auditora Interna respecto de las valoraciones de los postulantes que la Administración ha identificado como idóneos para el cargo.

Artículo 11.-Organización. El Auditor o Auditora Interna y el Subauditor o Subauditora Interna dependerán estructuralmente del CONAC, quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables a dichos funcionarios. Las regulaciones de tipo administrativo no deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor o Auditora Interna y el Subauditor o Subauditora Interna, y su personal.

Con el propósito de asegurar razonablemente la observancia de estos criterios, el jerarca deberá someter a conocimiento del Auditor Interno o Auditora Interna las propuestas relacionadas con las regulaciones administrativas, de previo a su aprobación, modificación o derogatoria.

Artículo 12.-Regulaciones administrativas. Se establecen las siguientes regulaciones desde la perspectiva administrativa, atinentes a la relación de subordinación del Auditor y Sub auditor respecto al máximo jerarca:

i) El Auditor Interno o Auditora Interna y el Subauditor o Subauditora Interna, deben cumplir con la jornada laboral de ocho horas diarias.

ii) El CONAC realizará la evaluación del desempeño del Auditor Interno por medio de una comisión integrada por el Presidente o quién el CONAC designe, un director regional y un representante de la sociedad civil y el representante de la población civil, el cual será diferente cada año y deberán ser nombrados por acuerdo de mayoría a nivel del CONAC).

iii) El CONAC realizará la evaluación del desempeño del Subauditor o Subauditora Interna. El CONAC delegará en el Presidente o quién el CONAC designe la evaluación de desempeño. Para la evaluación de desempeño del Subauditor o Subauditora Interna, el Presidente o quién el CONAC designe deberá considerar la evaluación de desempeño del Subauditor o Subauditora Interna realizada por el Auditor Interno o Auditora Interna.

iv) Delegar por razones de oportunidad y agilidad en el Director Ejecutivo, la autorización de vacaciones y licencias con goce de salario que tramite ante esta instancia el Auditor o Auditora Interna.

v) Delegar por razones de oportunidad y agilidad en el Auditor Interno o Auditora Interna, la autorización de vacaciones y licencias con goce de salario del Sub- Auditor Interno. Lo anterior, para no afectar los planes y programas de la unidad.

vi) Delegar por razones de oportunidad y agilidad en el Director Ejecutivo la autorización de cursos de capacitación, pasantías, seminarios y congresos; que se realicen en el país y que tramite ante esta instancia el Auditor o Auditora Interna.

Sección III. De la independencia y objetividad

Artículo 13.-Independencia y objetividad. La actividad que desarrolle la Auditoría Interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto del Jerarca y de los demás órganos de la administración, y en aras de su objetividad, los funcionarios de la Auditoría Interna deberán mantener una actitud imparcial y evitar conflictos de intereses, para cuyo propósito deben atenerse a lo dispuesto en los artículos 32 y 34 de la Ley N° 8292 Ley de Control Interno y los manuales de normas generales para el ejercicio de la auditoría interna, siendo obligación de los funcionarios de la Auditoría Interna hacer de conocimiento del Auditor o Auditora Interna, cuando su independencia y objetividad se vean comprometidos de hecho o en apariencia, así mismo, el Auditor o Auditora Interna deberá actuar de igual forma ante el jerarca de darse tal situación.

Las regulaciones administrativas aplicables al personal de la Auditoría Interna no pueden impedir, amenazar ni afectar negativamente los requisitos de independencia y objetividad que corresponde observar al personal de la Auditoría Interna en el ejercicio de las actividades que les son inherentes. Si se determina que una regulación no cumple este requisito, la administración activa deberá realizar las salvedades o ajustes pertinentes para su aplicación al personal de la Auditoría Interna.

Artículo 14.-Medidas de resguardo en relación con su independencia de criterio y objetividad. Los funcionarios de la Auditoría Interna en resguardo de su independencia de criterio y objetividad no podrán ser parte de comisiones de trabajo, grupos similares o comisiones investigadoras preliminares, órganos de procedimientos administrativos, que ejerzan función propia de la administración activa. Cuando su participación sea autorizada por el Auditor o Auditora Interna, ésta será exclusiva en su función asesora, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente. Los funcionarios de la Auditoría Interna no deberán asesorar, advertir o auditar operaciones de las cuales hayan sido responsables, en los últimos doce meses contados a partir de la fecha de su ingreso a la unidad de Auditoría Interna. Cuando se requiera la participación del Auditor en las sesiones o reuniones del CONAC su actuación será conforme su función asesora en aspectos de su competencia, según la normativa y los criterios de la Contraloría General de la República al respecto. Para tal efecto el CONAC deberá definir mediante acuerdo la participación del Auditor o Auditora Interna así como el tema para el cual se requiere su participación y la sesión en la cual deberá presentarse.

La Auditoría Interna será objeto de evaluaciones externas las cuales serán realizadas por un equipo de revisión cualificado e independiente, externo al SINAC, el cual reportará los resultados al CONAC y al Auditor o Auditora Interna. El Auditor o Auditora Interna deberá presentar al CONAC el plan de mejoras correspondiente. A su vez, la Auditoría Interna realizará evaluaciones internas o autoevaluaciones con validación independiente y externa.

Sección IV. Del Auditor o Auditora y Subauditor o Subauditora

Artículo 15.-Dependencia jerárquica. La persona que ostente el cargo de Auditor o Auditora Interna responderá por su gestión ante el CONAC, y en lo conducente, ante la Contraloría General de la República. Al Subauditor o Subauditora Interna le corresponderá apoyar al Auditor o Auditora Interna, responderá ante él o ella por su gestión y sustituirá a él o ella en sus ausencias temporales.

Artículo 16.-Nombramiento, suspensión y remoción del Auditor o Auditora y Subauditor o Subauditora Interna. El nombramiento del Auditor o Auditora y Subauditor o Subauditora Interna debe realizarse de conformidad con lo establecido por la Contraloría General de la República en la normativa correspondiente, y serán nombrados por el CONAC por tiempo indefinido de conformidad con el artículo 31 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno con una jornada semanal de cuarenta horas o la que defina bajo su conveniencia e interés institucional, el SINAC.

Tendrán garantía de inamovilidad en los términos estipulados por el artículo 15 de la Ley N° 7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Sólo podrán ser suspendidos o destituidos de su cargo por justa causa y por decisión emanada del jerarca, previa formación de expediente, con oportunidad suficiente de audiencia y defensa en su favor, así como dictamen previo favorable de la Contraloría General de la República. Las causales de responsabilidad administrativa se regirán por lo indicado en el artículo 41 del presente reglamento.

Ambos cargos deberán observar las respectivas funciones establecidas en el manual institucional de cargos o clases o denominación similar.

Artículo 17.-Funciones del Auditor o Auditora Interna. La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad del Auditor o Auditora Interna, a quien corresponde su dirección superior y administración. El Auditor Interno tendrá, sin perjuicio de lo establecido en la Ley N° 8292, Ley de Control Interno y lo que al efecto disponga la Contraloría General de la República, las siguientes funciones:

a) Realizar auditorías o estudios especiales, en relación con los fondos públicos administrados por el SINAC y sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.

b) Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno del SINAC, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

c) Asesorar, en materia de su competencia, al CONAC; además, advertir tanto a éste como al resto de las instancias del SINAC sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.

d) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevarse a lo interno del SINAC y otros libros que a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

e) Dar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones de la Contraloría General de la República y demás entes de fiscalización, así como a las recomendaciones emitidas por las auditorías en los informes respectivos.

f) Planear, programar, dirigir, coordinar, organizar y supervisar, el desarrollo de actividades profesionales del Área de Auditoría a su cargo, del más alto grado de complejidad que llevan a cabo equipos profesionales de auditores asignados.

g) Dirigir la actividad de Auditoría Interna, así como disponer la organización y funcionamiento de la Unidad, conforme las disposiciones legales vigentes y los recursos aprobados por el CONAC.

h) Formular, gestionar, divulgar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, así como su cumplimiento.

i) Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias, considerando en cada caso lo relativo a los procesos de la unidad.

j) Definir, establecer y mantener actualizados las políticas, procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna, en especial de la información de asuntos de carácter confidencial que estipula el artículos 6 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

k) Establecer un Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad (PAMC) de la Auditoría Interna.

I) Presentar ante el CONAC un informe anual de la ejecución del plan de trabajo.

m) Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.

n) Coordinar con el personal de auditoría la elaboración, actualización y ejecución del Plan Estratégico de la unidad.

o) Gestionar las necesidades fundamentales de capacitación y los requerimientos de otros recursos que considere indispensables para llevar a cabo sus actividades de auditoría y la administración de la unidad a su cargo.

p) Administrar en forma efectiva los recursos, materiales, humanos y tecnológicos en concordancia con los objetivos del SINAC.

q) Dirigir la autoevaluación de calidad y emitir el informe para conocimiento del jerarca y someter aprobación del jerarca el plan de mejora.

r) Dirigir la autoevaluación del sistema de control interno con el equipo de auditoría.

s) Realizar cualquier otra actividad propia del cargo.

Artículo 18.-Funciones del Subauditor o Subauditora Interna. Corresponde al Subauditor o Subauditora, además de aquellas funciones afines al cargo que le asigne el Auditor o Auditora Interna y las que le señale el Manual institucional de cargos o clases o denominación similar lo siguiente:

a) Participar en la formulación de políticas, procedimientos y planes de la Auditoría Interna. b)

b) Colaborar con la organización, planificación y dirección de las actividades de la Auditoría Interna.

c) Colaborar con la supervisión, dirección, coordinación y control de la ejecución de los servicios de auditoría.

d) Participar en la formulación y apoyar la implementación del Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad (PAMC) de la Auditoría Interna.

e) Asignar tareas y fijar plazos para el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos en el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna.

f)  Sustituir al Auditor o Auditora Interna en sus ausencias temporales.

g) Efectuar auditorías y estudios especiales sobre los procesos sustantivos y de apoyo utilizados por la administración activa para el cumplimiento de sus objetivos, a efecto de formular recomendaciones que mejoren la gestión institucional.

h) Realizar auditorías bajo la orientación y supervisión del Auditor o Auditora Interna en materia de su competencia institucional, los fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar, actividades desconcentradas y fondos y actividades privadas, en el tanto que éstos se originen de transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional y verifica el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno, informa de ello y propone las medidas correctivas que sean pertinentes.

i) Colaborar en la planificación, organización, dirección, coordinación y comunicación de resultados y controlar que las actividades que en general realiza la Auditoría, se ejecuten conforme al bloque de legalidad.

j) Colaborar en la preparación de los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos

establecidos por la Contraloría General de la República.

Asesorar, advertir y auditar conforme a lo prescrito por la normativa y mejores prácticas en materia

de su competencia.

I) Mantener, bajo la orientación del Auditor o Auditora Interna, debidamente actualizado el

Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, la visión, misión, y principales políticas y procedimientos técnicos necesarios para cumplir sus competencias, incluyendo las de administración, acceso y custodia de documentación e información de la Unidad y en especial información relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6 de la Ley General de Control Interno y 8 de la Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, así como el Programa de Aseguramiento de la Calidad.

m) Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno institucional y promover su mejora continua.

n) Contribuir en la elaboración periódica de los resultados de gestión de la Auditoría y del estado de las recomendaciones emitidas por la Unidad, para informarle sobre éstos al Jerarca.

o) Administrar en forma efectiva los recursos, materiales, humanos y tecnológicos que le fuesen asignados, en función de los objetivos del SINAC.

p) Realizar cualquier otra actividad del cargo.

Artículo19.-Pericia y cuidado profesional. El Auditor o Auditora, el Subauditor o Subauditora Internos y el resto del personal de la Auditoría Interna deberán cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus funciones, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio.

Artículo 20.-Ausencias temporales o permanentes. El Auditor o Auditora Interna podrá delegar en su personal sus funciones, para lo cual utilizará criterios de idoneidad y deberá observar lo pertinente en cuanto a la Ley General de la Administración Pública.

Cuando se ausentare temporalmente el Auditor o Auditora interna, el CONAC recargará las funciones en el Subauditor o, Subauditora Interna. Cuando se ausentare temporalmente el Subauditor o Subauditora interna, el CONAC podrá recargar hasta por tres meses sus funciones en otro funcionario idóneo de la auditoría interna sin que para ello se requiera autorización del órgano contralor. En caso de requerirse nombrar en forma interina un subauditor dentro de ese mismo plazo deberá nombrarlo previa autorización de la Contraloría General.

Cuando el Auditor o Auditora interna se ausentare de modo definitivo, el Subauditor o Subauditora asumirá las funciones de éste; de no existir Subauditor o Subauditora, el CONAC podrá, sin requerir de la autorización expresa de la Contraloría General, recargar tales funciones de forma temporal a un funcionario idóneo de la auditoría interna hasta por el plazo de tres meses. Dentro del mismo periodo, la institución deberá nombrar al Auditor interno o Auditora Interna, ya sea de manera interina o a plazo indefinido.

En el caso de que la ausencia en forma definitiva fuera la del Subauditor o Subauditora Interna, igualmente el CONAC podrá recargar sus funciones en un funcionario idóneo de la auditoría hasta por un plazo de tres meses y dentro de ese mismo plazo deberá realizar el nombramiento interino o por plazo indefinido.

Artículo 21.-Vacantes en las plazas de Auditor o Auditora o Subauditor o Subauditora. Cuando se presenten vacantes permanentes en las plazas de Auditor o Subauditor y se tenga conocimiento de la fecha a partir de la cual se dará la vacante, el CONAC ordenará en forma inmediata al titular subordinado que corresponda, iniciar el proceso de nombramiento respectivo, el cual se realizará mediante concurso público promovido por el CONAC y será por tiempo indefinido, conforme a lo preceptuado en el artículo 16 del presente Reglamento.

Artículo 22.-Jornada laboral del Auditor y Subauditor. La jornada laboral del Auditor o Auditora y Subauditor o Subauditora Internos será de cuarenta horas semanales conforme al itinerario de entrada y de salida autorizada al resto del personal del SINAC y en particular a la Dirección Ejecutiva. En casos muy calificados, el CONAC podrá solicitar a la Contraloría General de la República una reducción de la jornada, la cual no podrá ser inferior a medio tiempo.

Sección V. Del personal de la Auditoría Interna

Artículo 23.-Del personal de la Auditoría Interna. El Auditor o Auditora Interna en relación con el personal de la Unidad, tendrá las siguientes competencias:

a. Autorizar movimientos de personal de conformidad con lo que establecen los artículos 24 y 28 de la Ley N° 8292 y demás normas aplicables. En el caso de los funcionarios de la Auditoría Interna distintos del Auditor o Auditora Interna y el Subauditor o Subauditora Interna, su nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización del Auditor o Auditora Interna. El CONAC necesariamente deberá requerir, obtener y observar esa autorización como requisito de validez antes de la emisión del acto administrativo definitivo, por lo cual, el CONAC no podrá emitir el acto, sin contar con el criterio favorable del Auditor o Auditora Interna.

b. Gestionar según lo establecido en el artículo 28 de la Ley N° 8292 y demás normas aplicables,

 o relativo a las plazas vacantes de la Unidad a su cargo.

c. Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (institucionales y de la Auditoría Interna) que les sean aplicables.

Artículo 24.-Normas que rigen al personal de la Auditoría. El personal de la Auditoría deberá cumplir las siguientes normas:

a. Mantener una actitud independiente y objetiva en cuanto a criterio y acción en la prestación de los servicios de auditoría y preventivos. Si la independencia se viese comprometida de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deberán darse a conocer al superior jerárquico. La naturaleza de esta comunicación dependerá del impedimento.

b. Actuar conforme a las normas éticas dictadas por la institución y por los colegios profesionales, las emitidas por organismos competentes y aquellas que disponga el Auditor o Auditora Interna para garantizar la integridad moral y calidad profesional de los funcionarios.

c. Ejecutar los servicios de auditoría y preventivos con el debido cuidado y esmero, poniendo toda la capacidad, habilidad, buena fe e integridad profesional.

d. Utilizar la información obtenida únicamente en el ejercicio de sus funciones y guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que se tenga acceso.

e. Procurar que sus actividades no interfieran en el normal desarrollo de las operaciones de la dependencia auditada.

Sección VI. De las relaciones y coordinaciones

Artículo 25.-Relaciones y coordinaciones. El Auditor o Auditora Interna establecerá y regulará a lo interno de la Unidad, las pautas principales sobre las relaciones y coordinaciones de los funcionarios de su Unidad con los auditados.

Es facultad del Auditor o Auditora Interna, proveer e intercambiar información, para el descargo de sus competencias, con entes externos que conforme a la Ley correspondan y en el ámbito de sus competencias, sin perjuicio de la coordinación con el CONAC y otros niveles directivos y gerenciales del SINAC, según corresponda; en tanto no implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna o se ponga en duda el cumplimiento del artículo 6 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y el 8 de la Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública.

Artículo 26.-Suministro e intercambio de información. El Auditor o Auditora Interna tendrá la potestad de proveer e intercambiar información con la Contraloría General, así como con otros entes y órganos de control que conforme a la Ley correspondan, sin perjuicio de la coordinación que al respecto deba darse y sin que ello implique una limitación al respecto.

Artículo 27.-Señalamiento de plazos. La Auditoría Interna señalará en cada caso el plazo en el cual debe suministrarse lo solicitado por esta. Este plazo será fijado considerando la complejidad del asunto en cuestión, así como la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución de sus funciones. Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, el responsable deberá comunicarlo para su resolución, a la Auditoría Interna dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición. Para ello deberán indicarse la razón o razones por las cuales no se puede cumplir dentro del plazo con lo solicitado.

Sección VII. De la asignación y administración de recursos

Artículo 28.-Asignación de recursos. De conformidad con lo establecido por el artículo 27 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno el CONAC asignará dentro de las disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de capacitación, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión. Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna la categoría programática de actividad presupuestaria.

Corresponde a la Auditoría Interna formular técnica y profesionalmente su presupuesto de conformidad con el plan de trabajo. El desglose por objeto del gasto debe concordar con subpartidas que cubran necesidades propias y directas de la Auditoría Interna, para que exprese su costo real. La asignación de presupuesto que finalmente haga el CONAC para la Auditoría Interna, debe ser suficiente de acuerdo al párrafo anterior para que le permita cumplir su gestión acorde con su plan de trabajo anual.

Independientemente de la categoría que se asigne a la Auditoría Interna, el CONAC deberá girar las instrucciones que correspondan para que se permita a la Auditoría Interna vigilar, administrar y disponer de los recursos asignados con ajuste a los procedimientos institucionales establecidos para estos efectos. Con ese propósito, la categoría que se le asigne debe ser de tal naturaleza que permita la adecuada gestión de los recursos a ella asignados.

La Auditoría Interna debe tener libertad para ejecutar sus recursos presupuestarios, de personal y de otra naturaleza, conforme lo dicten sus necesidades para cumplir con su plan de trabajo. Para el cambio de destino de los recursos asignados a la Auditoría Interna, el CONAC deberá valorar el criterio del titular de dicha unidad, en resguardo de su independencia funcional y de criterio y de la prestación de los diferentes servicios atinentes a la actividad.

Asimismo, en casos justificados y conforme a la disponibilidad de recursos el CONAC proveerá y gestionará los profesionales o técnicos de otras disciplinas, funcionarios o no de la Institución, incluyendo la contratación de asesorías, para el desarrollo eficaz y oportuno de la actividad de Auditoría Interna. El titular de la Auditoría Interna deberá plantear su requerimiento de manera general, como parte de la solicitud de recursos presupuestarios del año respectivo, sin perjuicio de que la necesidad surja en el transcurso del período y el requerimiento se efectúe de manera extraordinaria. A los efectos de la contratación, deberán observarse las regulaciones y los procedimientos usuales, al tenor de lo previsto en el ordenamiento jurídico.

Artículo 29.-Registro presupuestario separado. La Administración mantendrá un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se controle la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados.

Artículo 30.-Obligación de brindar asesoría legal. La Asesoría Legal del SINAC brindará en forma oportuna y efectiva, los servicios de asesoría legal que requiera la Auditoría Interna para atender sus necesidades de orden jurídico en el ejercicio de sus competencias; obligación que es extensiva a las demás unidades administrativas y técnicas.

Artículo 31.-Apoyo técnico. La Auditoría Interna podrá solicitar, cuando lo estime necesario, la asesoría o la incorporación de profesionales y técnicos en las diferentes disciplinas, funcionarios o no del SINAC para que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a su actividad.

Artículo 32.-Protección al personal. Cuando el personal de la auditoría interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda; el SINAC dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final, todo de conformidad con lo que al efecto dispone el artículo 26 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

Artículo 33.-Gestión de plazas nuevas y vacantes. Corresponde a la Auditoría Interna determinar técnicamente sus necesidades de recursos humanos, mediante un estudio que considere al menos su ámbito de acción, los riesgos asociados a los elementos de su universo de auditoría, el ciclo de auditoría y el comportamiento histórico de los recursos institucionales y de la Auditoría Interna, así como el volumen de actividades que ésta ha desarrollado y pretende desarrollar. El estudio debe estipular, como resultado, la cantidad y las características de los recursos requeridos para el ejercicio de la actividad de auditoría interna, con la cobertura y el alcance debidos, así como una identificación de los riesgos que asume el CONAC si la dotación de recursos de la Auditoría Interna no es suficiente. El estudio deberá actualizarse cuando las circunstancias así lo determinen o el Auditor Interno o Auditora Interna lo considere pertinente.

El estudio de necesidades de recursos será sometido por el Auditor o Auditora Interna para conocimiento del CONAC junto con la solicitud para que analice la situación y dote a la Auditoría Interna de los recursos que técnica y razonablemente se han determinado. El titular de la Auditoría Interna debe remitir el estudio y la solicitud de manera formal, mediante un oficio en el que resuma las razones de su petición

El CONAC debe analizar la solicitud de recursos que le plantea la Auditoría Interna, considerando el estudio técnico que la sustenta, así como el marco normativo, el presupuesto institucional y cualquier otro factor que se estime relevante, y resolverla en forma concreta, dentro del plazo máximo de tres meses, siguientes a la presentación del trámite. El CONAC podrá asesorarse por los funcionarios de la institución cuyo criterio y apoyo estime pertinente requerir, incluido el titular de la Auditoría Interna cuando proceda para efectos de adición o aclaración. El CONAC debe hacer la asignación respectiva considerando las necesidades expuestas, de conformidad con las políticas y regulaciones internas y externas y los criterios aplicables a las auditorías respecto a la asignación de recursos humanos. El CONAC no deberá supeditarse a la decisión que se tome por parte de otra instancia, a fin de proteger la independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna.

En caso de que existan restricciones o limitaciones de orden presupuestario técnicamente justificadas y documentadas, que no hagan factible solventar en su totalidad las necesidades de recursos que plantea la Auditoría Interna, el CONAC deberá dialogar con ésta a fin de convenir sobre la dotación que podría concederse, de modo que se garantice que esa unidad se desempeñe de manera eficiente y eficaz, y se cubran hasta donde sea posible sus necesidades reales.

Si el CONAC otorga a la Auditoría Interna los recursos solicitados, o si se logra un acuerdo entre el CONAC y la Auditoría Interna sobre una dotación menor debidamente justificada, el CONAC debe instruir al Director Ejecutivo para que emprenda las acciones concretas, a fin de obtener y brindar esos recursos, incluyendo la coordinación con las entidades externas que tengan injerencia sobre la asignación de recursos al SINAC como un todo.

Cuando el Auditor o Auditora Interna no esté conforme con la resolución del CONAC respecto de su solicitud de recursos, podrá expresarle las razones de su inconformidad e indicarle los riesgos que podrían generase, aportando cualquier otra información que estime pertinente. El CONAC deberá referirse a lo expuesto por la Auditoría Interna, dentro del plazo de un mes. Si luego de esa gestión persiste el desacuerdo, el titular de la Auditoría Interna debe documentar que la falta de recursos limita el desarrollo efectivo y oportuno de la actividad y reiterar al CONAC los riesgos que estaría asumiendo, así como la eventual imputación de responsabilidad conforme al artículo 39 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 34.-Administración de los recursos. El Auditor o Auditora Interna organizará el uso de los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, de tal manera que dichos recursos se utilicen de conformidad con los estándares de calidad, eficiencia, efectividad, legalidad, transparencia y economía, para el logro de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.

Artículo 35.-Presupuesto y plan de adquisiciones. La Auditoría Interna comunicará al CONAC, si los recursos asignados, son o no suficientes para cumplir con su gestión.

CAPÍTULO III: FUNCIONAMIENTO DE LA

AUDITORÍA INTERNA

Sección I. De las competencias, deberes, potestades,

prohibiciones e impedimentos

Artículo 36.-Competencias. Las competencias de la Auditoría Interna se derivan de la siguiente normativa y actuará conforme a ellas:

a. Artículo 22 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

b. Artículo 80 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública.

c. Artículo 11 de las Directrices D-1-2005-CO-DFOE emitidas por la Contraloría General, que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley N°8292.

d. Las demás competencias que contemple la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones o prohibiciones establecidas en el artículo 34 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

Artículo 37.-Deberes de la Auditoría Interna. El Auditor o Auditora, el Subauditor Internos y el personal de la Unidad para el desempeño de sus competencias, tendrán los deberes que se establecen en el artículo 32 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

Artículo 38.-Potestades de la Auditoría Interna. El Auditor o Auditora, el Subauditor Interno o Subauditora Internos y el personal de la Unidad, para el desempeño de sus competencias, tendrán las potestades que se establecen en el artículo 33 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

Artículo 39.-Prohibiciones. El Auditor o Auditora, el Subauditor Interno o Subauditora Internos y el personal de la Unidad (auditores) tendrán las siguientes prohibiciones:

a. Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.

b. Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.

c. Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.

d. Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades.

e. Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución.

Artículo 40.-Impedimentos del personal de la Auditoría Interna. Con el propósito de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:

a. Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, so pena del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.

b. No utilizar su cargo oficial con propósitos de carácter privado.

c. Evitar relaciones que impliquen un riesgo de corrupción, que puedan suscitar dudas acerca de la objetividad e independencia del personal, o influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar o la imagen de la Auditoría Interna. Si la independencia y objetividad se ven comprometidas de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer por escrito al jerarca y demás partes interesadas.

d. Abstenerse de auditar operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables de su ejecución como funcionarios de la Administración, proveedores, o prevalezcan relaciones familiares entre éstos y el personal de la Auditoría, hasta el tercer grado de consanguinidad. Este impedimento se hace extensivo tratándose de las citadas operaciones, en relación con la prestación de los servicios de asesoría y advertencia.

e. Omitir la participación en la prestación de servicios para una actividad en la que se tuvo responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles.

Artículo 41.-Responsabilidades y sanciones Incurrirán en responsabilidad administrativa, de conformidad con el artículo 40 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, el Auditor o Auditora, Subauditor o Subauditora y los demás funcionarios de la Auditoría Interna cuando, por dolo o culpa grave, incumplan sus deberes y funciones, infrinjan la normativa técnica aplicable o el régimen de prohibiciones referido en la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno; todo sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. Las sanciones previstas serán impuestas por el órgano que ostente la potestad disciplinaria en el SINAC de acuerdo con la normativa que resulte aplicable.

Sección II. Planificación de la Auditoría Interna

Artículo 42.-Planificación estratégica y planificación anual. El Auditor o Auditora Interna coordinará el proceso de planificación de la Auditoría Interna y su posterior ejecución una vez conocido por el CONAC, de conformidad con la normativa legal y técnica. Además, definirá y documentará la planificación de corto y mediano plazo, mediante la elaboración de un plan estratégico, un plan anual, un presupuesto anual y los Programas Generales de cada estudio. El plan estratégico de la auditoría interna deberá ser congruente con la planificación estratégica de la Administración Activa y la normativa reglamentaria y técnica pertinente.

Artículo 43.-Elementos a considerar en el proceso de planificación. Al efectuar su planificación el Auditor Interno deberá considerar al menos los siguientes elementos:

a. Los resultados que en materia de valoración de riesgo se han obtenido a través del Sistema Específico de Valoración de Riesgos del SINAC. Si la Administración Activa no ha implementado el SEVRI la Auditoría Interna utilizará su propio juicio sobre los riesgos, después de considerar las aportaciones de la alta dirección (técnica y administrativa) y del CONAC.

b. El planeamiento estratégico y operativo del SINAC.

c. La evaluación de los resultados de la planificación institucional de períodos anteriores, de conformidad con los indicadores de gestión vigentes.

d. El monto de los recursos presupuestarios que ejecuta el SINAC.

Al considerar estos elementos, el auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben ejecutar un proceso sistemático para la planificación de la actividad de auditoría interna, el cual debe documentarse apropiadamente. Dicho proceso debe cubrir el ámbito estratégico y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes.

El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben:

i. Establecer una planificación estratégica, en la que se plasmen la visión y la orientación de la auditoría interna, y que sea congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales.

ii. Formular un plan de trabajo anual basado en la planificación estratégica, que comprenda todas las actividades por realizar durante el período, se mantenga actualizado y se exprese en el presupuesto respectivo. El plan debe considerar la dotación de recursos de la auditoría interna y ser proporcionado y equilibrado frente a las condiciones imperantes en la institución y conforme a las regulaciones establecidas por los órganos competentes. Respecto de los servicios de auditoría, el plan debe detallar, al menos, el tipo de auditoría, la prioridad, los objetivos, la vinculación a los riesgos institucionales, el período de ejecución previsto, los recursos estimados y los indicadores de gestión asociados. Tales datos deben desglosarse, en lo que proceda, en cuanto a las demás actividades que contenga el plan, incluyendo, entre otras, los servicios preventivos, las labores de administración de la auditoría interna, seguimiento, aseguramiento de la calidad y otras labores propias de la auditoría interna.

iii. En la actividad de planificación se deben depurar, validar, desarrollar o ajustar los criterios de auditoría, así como el título, objetivo y alcance del examen a realizar. En ese sentido, al final de dicha actividad de planificación se deberá comunicar a la administración la viabilidad de la auditoría, así como el nombre, objetivo y alcance de la auditoría, y los criterios de auditoría a aplicar.

Sección III. De los servicios de Auditoría Interna

Artículo 44.-Servicios que presta la Auditoría. Los servicios que presta la Auditoría Interna, como producto de su actividad, se clasifican en servicios de auditoría y servicios preventivos.

Artículo 45.-Servicios de auditoría. Son exámenes objetivos, en relación con la administración del riesgo, del control, procesos de dirección y asuntos específicos del SINAC, tienen el propósito de proveer evaluaciones independientes orientadas a mejorar la gestión, el manejo de recursos y facilitar la toma de decisiones, favoreciendo el cumplimiento de los objetivos institucionales. Los servicios de auditoría que se brindarán corresponden a los distintos tipos de auditoría (financiera, operativa y de tecnología de información y comunicación); incluidos los estudios especiales. Para realizar la prestación de los distintos tipos de auditora, la Auditoría Interna deberá contar con el personal profesional y técnico en cantidad suficiente y con las competencias que demanda la actividad de auditoría interna, para lo cual se presentará la propuesta al CONAC.

Artículo 46.-Servicios preventivos. Los servicios preventivos comprenden las asesorías, advertencias y autorización de libros.

Artículo 47-Servicios de asesoría. Los servicios de asesoría deberán versar sobre asuntos que sean estrictamente de la competencia de la Auditoría Interna y deberán darse sin que comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus competencias; consiste en proveer por escrito o verbalmente, criterios, observaciones u opiniones que coadyuven a la toma de decisiones y no tienen carácter vinculante para quien los recibe. La asesoría se brinda fundamentalmente al jerarca y en el caso de órganos de la Administración Activa se podrá dar de oficio o a solicitud, quedando a criterio del Auditor Interno proporcionarla.

Artículo 48.-Servicios de advertencia. Los servicios de advertencia se brindan fundamentalmente a la Administración y consiste en prevenir por escrito o verbalmente sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones cuando sean del conocimiento del Auditor Interno o del personal de la Unidad y que vayan en contradicción al ordenamiento jurídico, técnico y a las sanas prácticas.

Artículo 49.-Servicios de autorización de libros. Los servicios de autorización de libros consisten en la apertura y cierre de libros que llevarán los órganos de la Administración como son los de contabilidad y actas, así como otros libros que a criterio del Auditor Interno, sean necesarios para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno.

Artículo 50.-Archivo permanente. La Auditoría Interna mantendrá un archivo permanente con información sobre las regulaciones legales y de otro tipo que afecten el ámbito de acción y su actividad, así como las que sean de interés institucional, mediante archivos impresos o digitales.

Artículo 51.-Procesamiento de información. Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información, de tal manera que les permita cumplir con los objetivos del trabajo. Además, deben identificar la información suficiente, confiable, relevante y útil para fundamentar los hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo.

Sección IV. Comunicación de resultados e informes

Artículo 52.-Tipos de informes y forma de comunicación. Los resultados de los servicios de auditoría y servicios preventivos prestados por la Auditoría Interna en el ejercicio de sus competencias, se comunicarán mediante informes, tanto en forma oral como por escrito.

Artículo 53.-Comunicación oral. De previo a la comunicación escrita y oficial del informe, la Auditoría debe realizar la comunicación verbal de resultados o conferencia final, ante quienes tengan parte en los asuntos, todo lo cual documentará y archivará en el expediente respectivo. Para tal efecto, la Auditoría Interna convocará por escrito a los interesados, dentro de un plazo razonable fijado de común acuerdo. Se exceptúan del proceso de comunicación oral de los resultados los informes de Relaciones de Hechos o cuando la auditoría o aquellos informes de naturaleza ordinaria en los cuales se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial. Si la Auditoría Interna lo considera necesario otorgará un plazo máximo de diez días hábiles, para que una vez realizada la conferencia final, la Administración remita información adicional, de previo a la emisión del informe de manera oficial. La Auditoría modificará el informe solo si se demuestra con razones fundadas y a entera satisfacción, de lo contrario mantendrá su criterio.

Artículo 54.-Audiencia para la conferencia final. La Auditoría Interna solicitará audiencia para efectuar la conferencia final, los funcionarios que reciban tal solicitud deberán otorgarla y tener presente que la conferencia deberá realizarse dentro de los siguientes cinco días hábiles a su solicitud, salvo razón justificada por escrito y dentro de los dos días hábiles siguientes a la solicitud. Después de la conferencia final la Auditoría suministrará el informe borrador para que la Administración pueda obtener mayor comprensión y análisis de su contenido. Los resultados de la conferencia final deberán quedar documentados en un acta firmada por los responsables administrativos, por el auditor que ejerza supervisión y por el auditor que ejecutó el estudio.

Artículo 55.-Comunicación escrita. Los resultados de las auditorías o estudios especiales deberán ser comunicados por la Auditoría Interna en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos al CONAC o a los titulares subordinados de la Administración Activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones o atender los asuntos comunicados, todo de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno y la normativa que al efecto dicte la Contraloría General de la República. De previo al informe final que necesariamente debe producirse por cada auditoría, se podrán emitir informes parciales, a criterio del Auditor o Auditora Interna valorando aspectos de oportunidad.

Artículo 56.-Obligación de implantar las recomendaciones. El CONAC o el titular subordinado, una vez aceptadas las recomendaciones de la Auditoría Interna, deberá girar por escrito, dentro de los plazos establecidos en los artículos 36 y 37 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, respectivamente, la orden para su implantación al responsable designado, con copia a la Auditoría Interna. Dicha instrucción deberá emitirse dentro del plazo establecido en los artículos citados

Artículo 57.-Comunicación de los servicios preventivos. La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio del Auditor o Auditora Interna, a quien corresponde definir el contenido y la forma de presentación de los informes, oficios u otros medios de comunicación, de conformidad con la normativa aplicable.

Artículo 58.-Plazos de respuesta a los informes de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna dirigirá sus informes al CONAC o a los funcionarios de la Administración, según corresponda, quienes en los plazos improrrogables que establecen los artículos 36 y 37 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno deberán ordenar la implementación de las recomendaciones, si discrepan de ellas, lo deberán comunicar dentro de los plazos que se establecen en los citados artículos; una vez fenecidos esos plazos, el informe de la Auditoría Interna es válido, eficaz y firme, por lo que de darse incumplimiento injustificado en la implementación de las recomendaciones, se estaría en presencia de causales de responsabilidad administrativa de conformidad con el artículo 39 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

Artículo 59.-Acceso a informes. Los informes de la Auditoría Interna en materia de control interno, - únicamente-, una vez presentados ante el CONAC o la Administración del SINAC; son de libre acceso para cualquier persona.

Artículo 60.-Relaciones de hechos. El informe de auditoría que verse sobre relaciones de hechos, solo tratará asuntos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades administrativas y civiles, ha de contener los elementos necesarios para identificar los presuntos responsables de los hechos irregulares que se les atribuyen.

Artículo 61.-Confidencialidad de las relaciones de hechos. Las relaciones de hechos y toda la información y documentación de sustento producto de la investigación de la Auditoría Interna, en su poder, son de acceso restringido durante la investigación, la elaboración de la relación de hechos, su expediente y el traslado al órgano competente y aún posterior a ello hasta que la instancia competente dicte el acto final. Cuando la relación de hechos se produzca con origen a una denuncia, la Auditoría Interna deberá tomar las medidas necesarias para que se guarde en todo momento y sin límite de tiempo, la confidencialidad de la identidad del denunciante. Todo lo anterior de conformidad con el artículo 6 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno y el artículo 8 de la Ley N° 8422 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública.

Artículo 62.-Solicitud de la Asamblea Legislativa. La Asamblea Legislativa de conformidad con el inciso h) artículo 32 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, podrá solicitar información a la Auditoría Interna, salvo si se trata de denuncias trasladadas al Ministerio Público, para lo cual se considerará el artículo 295 del Código Procesal Penal.

Artículo 63.-Comunicación de las relaciones de hechos. Las relaciones de hechos se comunicarán al Director Ejecutivo, cuando estas tengan vinculación con personal subordinado a dicho cargo; para que las remita a quien ostente la potestad disciplinaria, o a la Contraloría General de la República, en el caso que la relación de hechos, corresponda a aquellos casos en que por naturaleza de los cargos, se puede presentar el conflicto de intereses.

De esta información se conformará un expediente en orden cronológico, debidamente foliado, con el índice de pruebas que lo soporta, no debe contener la identidad del denunciante ni la denuncia por él suscrita; además, no será obligación de la Auditoría Interna dar audiencia a los presuntos responsables que con motivo de la investigación sean señalados. No obstante para la investigación la auditoría podrá conforme sus potestades solicitar la información necesaria.

Sección V. Del Trámite de denuncias

Artículo 64.-Ámbito de sus competencias en relación con denuncias. La Auditoría Interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre presuntos hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos que afecten al SINAC y lo regulado por la Ley N° 8422 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito y su reglamento. Se dará trámite únicamente las denuncias dirigidas directamente a la Auditoría Interna. En el caso, que la denuncia esté dirigida a otra dependencia del Ministro de Ambiente y Energía o del SINAC, con copia a la Auditoría Interna, será esa instancia a la que le corresponde gestionar su atención.

Artículo 65.-Principios generales en relación con las denuncias. En la admisión de las denuncias se atenderán los principios de simplicidad, economía, eficacia y eficiencia.

Artículo 66.-Confidencialidad de los denunciantes. La Auditoría guardará confidencialidad respecto a la identidad de los ciudadanos o de funcionarios del SINAC que de buena fe presenten ante sus oficinas, denuncias por actos de corrupción. La información, documentación y otras evidencias de las investigaciones que realiza la Auditoría, cuyos resultados pueden generar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que consten en el expediente administrativo; lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 6de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y artículo 8 de la Ley N° 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito .

Para el resguardo de la confidencialidad, una vez admitida la denuncia e iniciada la investigación, la denuncia no formará parte del expediente de la investigación, sino que se archivará por aparte. Igualmente, en resguardo de la identidad del denunciante, todo papel de trabajo, razón de archivo o comunicación a terceros generados por la Auditoría Interna, como resultado de la denuncia recibida; no deben consignar la identidad del denunciante.

Artículo 67.-Requisitos de admisibilidad de las denuncias. Los denunciantes deben cumplir con los siguientes requisitos para presentación de las denuncias, y en el caso de  incumplimiento facultará a la Auditoría Interna al archivo de la denuncia sin más trámite:

En el caso de las denuncias escritas:

a. Los supuestos hechos irregulares, actos ilegales o presuntas omisiones denunciadas deberán ser expuestos por escrito en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación, el momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los cometió.

b. Deberá señalar la posible situación irregular que afecta al SINAC, indicar si la situación afectó a la Hacienda Pública.

c. Deberá indicar cuál es su pretensión en relación con los hechos denunciados.

d. Deberá indicar si la denuncia fue presentada o investigada por otra instancia administrativa o judicial

e. Deberá indicar elementos de prueba. Si se trata de prueba testimonial deberá indicar el nombre y dirección donde se localizarán a los testigos, y a los hechos u omisiones a los que se referirán. En el caso de prueba documental y no aportarla, deberá indicar dónde puede ser ubicada.

f. Nombre y apellidos del denunciante, número de identificación, teléfono y lugar y medio para recibir notificaciones.

g. Firma del denunciante (física o digital certificada). En el caso que la denuncia sea una persona jurídica deberá ser firmada por su representante legal

En el caso de las denuncias verbales:

Este tipo de denuncias serán admitidas excepcionalmente, tal y como lo establece el artículo N° 12 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito. El denunciante comparecerá personalmente a las oficinas de la Auditoría Interna y expresará de forma oral la denuncia, conforme los siguientes requisitos:

a. Nombre y apellidos del denunciante, número de identificación, teléfono y lugar y medio para

recibir notificaciones.

b. El relato deberá contener una descripción clara y detallada de los supuestos hechos irregulares, actos ilegales o presuntas omisiones, el nombre de los eventuales responsables y mención aproximada de la fecha y lugar en que sucedieron.

c. Deberá señalar la posible situación irregular que afecta al SINAC, indicar si la situación afectó a la Hacienda Pública.

d. Deberá indicar cuál es su pretensión en relación con los hechos denunciados.

e. Deberá indicar si la denuncia fue presentada o investigada por otra instancia administrativa o judicial.

f. Deberá indicar elementos de prueba. Si se trata de prueba testimonial deberá indicar el nombre y dirección donde se localizarán a los testigos, y a los hechos u omisiones a los que se referirán. En el caso de prueba documental y no aportarla, deberá indicar dónde puede ser ubicada.

g. Firma del denunciante (física o digital certificada)

Para la comparecencia oral del denunciante, deben haber al menos dos funcionarios de la auditoría interna, quienes deberán completar el formulario respectivo de denuncia y solicitar la firma del denunciante.

En el caso de las denuncias recibidas por teléfono y por correo electrónico, deberá levantarse el formulario donde se anoten los pormenores de la denuncia, según los requisitos de la denuncia escrita. Las denuncias recibidas por estos medios se asimilarán como anónimas, mientras el denunciante no comparezca a refrendarlas en el plazo máximo de diez días hábiles, o que dicha denuncia se presente con firma digital certificada en dicho plazo.

Artículo 68.-Solicitud de aclaración en relación con denuncias. En caso de determinar la Auditoría Interna que existe imprecisión de los hechos, se otorgará a la parte un plazo no menor de 10 días hábiles para que el denunciante complete su información, o de lo contrario se archivará o desestimará la gestión sin perjuicio de que sea presentada con mayores elementos posteriormente, como una nueva gestión.

Artículo 69.-Admisión de denuncias anónimas. Las denuncias anónimas serán atendidas en el tanto aporten elementos de convicción suficientes, se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación. De lo contrario se procederá con su archivo.

La auditoría interna considerara como denuncia anónima aquella noticia de un hecho o conducta presuntamente irregular o ilegal, que presenta una persona sin identificarse o mediante el uso de seudónimo o nombre falso, en forma verbal o escrita; por medio de correo electrónico, teléfono, fax u otro medio; en la que no consten sus calidades y su firma (física o digital).

Artículo 70.-Archivo, desestimación o traslado de denuncias. La Auditoría Interna desestimará o archivará las denuncias cuando se presente alguna de las siguientes condiciones:

a. Si la denuncia no corresponde al ámbito de competencia de la Auditoría Interna.

b. Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que de la información aportada, se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados.

c. Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.

d. Si los hechos denunciados se refieren a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y la Administración Activa.

e. Si el costo aproximado de la investigación fuera superior al beneficio que se obtendría al darle curso al asunto denunciado, esto conforme a los parámetros que se dicten de conformidad con el artículo 14 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública, o en su defecto a criterio de la Auditoría Interna.

f. Si el asunto planteado ante la Auditoría, se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias.

g. Si la denuncia presentada fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Auditoría Interna o por otras instancias competentes del SINAC.

h. Si la denuncia es manifiestamente improcedente o infundada

i. Si la denuncia se refiere al ámbito de la intimidad de funcionarios del SINAC, cuyos hechos denunciados no causen una afectación en la prestación de los servicios institucionales.

j. Si la denuncia omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 67 del presente Reglamento.

Artículo 71.-Fundamentación del acto de desestimación o archivo de denuncias. La desestimación o archivo de las denuncias se realizará mediante un acto debidamente motivado, donde se acrediten los argumentos valorados para tomar esa decisión y quedará debidamente acreditada en los papeles de trabajo de la investigación y en el apartado de archivo correspondiente.

La desestimación no perjudica la facultad del denunciante, de presentar la misma denuncia nuevamente o ante otra instancia competente, siempre y cuando aporte nuevos elementos que la sustenten.

Artículo 72.-Comunicación al denunciante en caso de denuncias suscritas. Al denunciante se le deberá comunicar cualquiera de las siguientes resoluciones que se adopten de su gestión:

a. La decisión de desestimar la denuncia y de archivarla.

b. La decisión de trasladar la gestión para su atención a lo interno del SINAC, al órgano de control que corresponda o al Ministerio Público.

c. El resultado final de la investigación que se realizó con motivo de su denuncia. En caso de que tales resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo o la interposición de un proceso judicial, se le comunicará que se realizó el estudio correspondiente y de su remisión a la autoridad competente, sin aportar información, documentación u otras evidencias inherentes a la investigación.

d. Las anteriores comunicaciones se realizarán en el tanto haya especificado en dicho documento su nombre, calidades y lugar de notificación.

Artículo 73.-Denuncias ante la Auditoría sobre asuntos disciplinarios o con motivo de la prestación de servicios de funcionarios del SINAC. Cuando se reciban denuncias sobre asuntos disciplinarios o relacionados con la prestación de servicios de funcionarios del SINAC, serán trasladadas para el trámite que corresponda al Director o Directora Ejecutiva o en su defecto al superior inmediato del funcionario denunciado, con indicación expresa de los artículos 6 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública, el cual comunicará al denunciante lo que corresponda.

Sección VI. Del informe de seguimiento

Artículo 74.-Seguimiento de recomendaciones a cargo de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna realizará un seguimiento a las recomendaciones aceptadas por la Administración, para lo cual incluirá el estudio correspondiente en el plan anual de trabajo, además, incluirá en dicho estudio las recomendaciones de las auditorías externas realizadas por despachos privados de contadores públicos y de la Contraloría General de la República sobre el estado de seguimiento de las disposiciones emitidas al SINAC, de conformidad con las directrices que al respecto ha emitido, cuando sean de conocimiento de la Auditoría Interna. El estudio indicado se hará con antelación al informe anual de labores, de manera tal que el resultado del estudio de seguimiento de recomendaciones se pueda incorporar en éste.

Artículo 75.-Seguimiento de recomendaciones a cargo de la Administración. Los funcionarios de la Administración, responsables de ordenar la implementación de las recomendaciones, deberán ejercer el control para asegurarse la implementación efectiva de las recomendaciones de la Auditoría Interna y adoptar las acciones disciplinarias y legales de darse la situación de incumplimiento injustificado de sus órdenes. Asimismo, atenderá las solicitudes de información de la Auditoría Interna en relación con la implementación de las recomendaciones, sin perjuicio de las verificaciones que sobre la información suministrada pueda ejecutar la Auditoría Interna.

Artículo 76.-Seguimiento de las advertencias a la Administración. En caso de que se emita un informe de advertencias el funcionario de la Administración, responsable de ordenar las acciones para su atención deberá comunicar formalmente en el plazo máximo de quince días, las acciones tomadas respecto a los posibles riesgos y consecuencias de determinadas conductas o decisiones identificadas en dicho informe.

Artículo 77.-Incumplimiento de recomendaciones. De conformidad con el artículo 39 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno se podría incurrir en responsabilidad administrativa u otras responsabilidades que les puedan ser imputadas, a los funcionarios del SINAC, que injustificadamente incumplan las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, de comprobarse tal situación la Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 42 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, lo pondrá en conocimiento del órgano que ostenta la potestad disciplinaria sobre aquél, para que conforme a derecho proceda a imponer las sanciones que correspondan.

CAPÍTULO IV: DISPOSICIONES FINALES

Sección I. Disposiciones finales

Artículo 78.-Vigencia. Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Artículo 79.-Deróguese. La resolución R-SINAC-CONAC-30-2015 del 19 de abril del 2010.

Sección II. Disposiciones transitorias

Transitorio único.-Los servicios de auditoría que debe realizar la Auditoría Interna y que fundamentan la propuesta o actualización de su estructura organizativa, se consolidarán conforme a la propuesta aprobada internamente por el CONAC y externamente por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.