Texto Completo acta: 1124DC
COMISIÓN NACIONAL DE PRÉSTAMOS
PARA EDUCACIÓN
REGLAMENTO DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO INSTITUCIONAL DE LA
COMISIÓN NACIONAL DE PRÉSTAMOS PARA EDUCACIÓN (CONAPE)
El Consejo Directivo de CONAPE acordó aprobar el presente reglamento en
sesión ordinaria No. 40-11-2016 del 07 de noviembre del año dos mil dieciséis y
lo ratificó en la sesión 41-11-2016 del 14 de noviembre del año dos mil
dieciséis.
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1: El presente Reglamento se dicta de conformidad con el artículo 3
inciso i) de la Ley 6041 de la Creación de la Comisión Nacional de Préstamos
para Educación, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento
Ficha articulo
Artículo
2: El objetivo
del presente reglamento es regular el funcionamiento del Sistema Archivístico
Institucional de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación, con el propósito
de asegurar una adecuada gestión documental.
Ficha articulo
Artículo
3: El Sistema
Archivístico de CONAPE estará conformado por: el Archivo Central, archivos de
gestión de las diferentes unidades administrativas de la Comisión Nacional de Préstamos
para Educación y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
El Archivo Central es el órgano rector del Sistema.
Ficha articulo
Artículo
4: Para efectos
de este Reglamento se entiende por:
Archivos
Centrales: Son
los archivos encargados de reunir, describir, conservar y facilitar la
documentación transferida de los archivos de gestión.
Archivos
de Gestión: Son
los archivos que reúnen, administrar y facilitan la documentación que producen
y reciben las diferentes unidades administrativas.
Documentos:
testimonios de
la actividad del hombre que contiene información fijada en cualquier formato o
soporte, producidos orgánicamente o reunidos y utilizados por una persona
particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones
del ente productor. Los documentos de archivo actúan como testimonios
ofreciendo pruebas, justificantes, para garantizar los derechos de la
administración y de los administrados y ofrecen información ya sea facilitando
antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuentes de historia. Para
ser considerados documento de archivo deben poseer las características de
autenticidad, integridad, confiabilidad y accesibilidad.
Fondo
documental: está
integrado por el conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y
clase documental, que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del
sistema.
Gestión
Documental: es
el conjunto de normas técnicas y prácticas para la administración eficiente del
flujo de documentos, mediante el diseño, planificación, producción, organización,
selección, transferencia, conservación y control, con el fin de optimizar la gestión
institucional y la preservación de la memoria institucional.
Tablas
de plazos: Es el
instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se
producen o reciben en la Institución, así como su vigencia administrativa o
legal, su valor científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen
originales o copias, en qué medios están almacenados y otros datos de carácter
general que permiten controlar la producción documental en la Institución.
Ficha articulo
Artículo
5: El fondo
documental que se conserva en los archivos se organizará por medio de los
sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos
por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden
original de los documentos.
Ficha articulo
Artículo
6: Los archivos
deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo
con lo que establecen los artículos 27 y 30 de la Constitución Política, los artículos
10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos; así como cualquier otra normativa
relacionada con esta materia. La facilitación de la información se realizará de
conformidad con el proceso establecido para dicho fin.
Ficha articulo
Artículo
7: Ningún
colaborador de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación debe eliminar
documentos que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal, así como administrativa,
de acuerdo con las tablas de plazos de conservación de documentos que confeccione
el Archivo Central, ni aquellos que, habiendo cumplido ese plazo, hayan sido declarados
de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos.
Ficha articulo
Artículo 8: La documentación que
se custodia en los archivos institucionales podrá salir de la Comisión Nacional
de Préstamos para Educación, en casos tales como la contratación de la custodia
externa de documentos y a solicitud de entes externos legalmente autorizados.
También será posible la salida de documentos para ser utilizados en
exposiciones, valoraciones que realice la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, en situaciones reales de continuidad del negocio,
donde sea necesario el traslado de los documentos a otras oficinas para
asegurar el servicio que presta la institución y aquellos requeridos para la
atención de gestiones judiciales. En estos casos se requerirá la autorización
de la jefatura correspondiente. Cuando así se requiera, la documentación podrá
ser reproducida por los medios más convenientes que garanticen su integridad.
En todo caso, la jefatura que autoriza deberá dejar constancia que indique
dónde se encuentra la documentación y establecer los controles que garanticen
razonablemente su integridad.
(Así reformado en
sesión N° 15 del 24 de abril de 2017)
Ficha articulo
Artículo
9: En caso de
que alguna unidad administrativa sea eliminada de la estructura orgánica de la
Comisión Nacional de Préstamos para Educación, la Jefatura inmediata de la unidad
administrativa que ha sido eliminada deberá realizar la transferencia
documental cumpliendo los procesos establecidos, y deberá comunicar dicha
situación en forma oportuna al encargado del Archivo Central para que este
asegure dicho traslado.
En
caso de fusión de dos o más unidades administrativas, la nueva unidad asumirá
la documentación de las unidades anteriores, convirtiéndose así en la nueva
responsable de la documentación, y habrá de proceder en lo sucesivo según los
lineamientos estipulados en este Reglamento.
Ficha articulo
CAPÍTULO
II
DE
LOS DIFERENTES ARCHIVOS
Sección
I
El
Archivo Central
Artículo
10: El Archivo
Central es la unidad técnico-administrativa, rectora y asesora del Sistema
Archivístico Institucional de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación.Además
es la encargada de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir,
seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida de
la Comisión Nacional de Préstamos para Educación que haya cumplido su vigencia
administrativa, y se conserve por razones legales o de valor científico o
cultural. Administrativamente dependerá de la Sección Administrativa. Cada
jefatura será la encargada de controlar y hacer efectivas las recomendaciones
emanadas del Archivo Central y el Comité Institucional de Selección y Eliminación.
Ficha articulo
Artículo
11: Son funciones
del Archivo Central, además de las indicadas en el artículo 42 de la Ley del
Sistema Nacional de Archivos y demás normativa aplicable, las siguientes:
a)
Emitir las políticas archivísticas y directrices en materia de archivística,
excepto las relacionadas con la valoración, selección y eliminación de
documentos. Las cuáles serán vinculantes y de carácter obligatorio su ejecución
y cumplimiento.
b)
Establecer los procesos, procedimientos e instructivos en materia de gestión
documental de alcance general.
c)
Desarrollar métodos y prácticas archivísticas que faciliten la gestión
documental
d)
Coordinar, asesorar y capacitar técnicamente al personal encargado de los
archivos de gestión de CONAPE, con el fin de facilitar su desarrollo.
e)
Rescatar, custodiar y difundir el patrimonio documental.
f)
Garantizar el acceso a la información, a excepción de lo estipulado en la
normativa vigente con relación a los documentos de acceso restringido o
confidencial.
Ficha articulo
Artículo
12: El
responsable del Archivo Central será un profesional en Archivística, a quien le
corresponderá administrar las funciones archivísticas de su unidad, así como,
asesorar y supervisar a todos los archivos del sistema, así como servir de
enlace con el Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con lo que establece
la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. Para la realización de
dichas funciones, el archivista deberá de disponer de conocimiento actualizado,
para lo cual, debe participar en seminarios, jornadas y congresos archivísticos
o cualquier otro tipo de capacitación.
Ficha articulo
Artículo
13: En el
Archivo Central se reunirán los documentos custodiados por los archivos de
gestión de las diferentes unidades administrativas, los cuales deberán ser
remitidos dentro del período que fijan las tablas de plazos de conservación de
documentos.
La
documentación por remitir al Archivo Central deberá estar preparada de acuerdo
con lo establecido en el Proceso de Transferencias Documentales y con el
instructivo de Transferencias Documentales.
Ficha articulo
Artículo
14: Con la
finalidad que se garantice la conservación óptima de los documentos, el local
del Archivo Central deberá reunir las siguientes condiciones:
a)
Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas
personas ue cuenten con previa autorización.
b)
Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se
mantenga documentación.
c)
Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.
d) La
estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.
e) Se
utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.
f) Los
niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.
g) Los
niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.
h) La
temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18º¢y
22ºC.
i) Las
paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.
j)
Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los
equipos de extinción necesarios.
k) Los
documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.
l) En
los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de
humedad.
m) Se
deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías
que afecten la documentación.
n) En
aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de
luz solar.
o) La
estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros,
con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.
p) Los
pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios
tendrán de 0,70 m a 0,80 m.
q)
Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de
archivistas y usuarios en general.
Ficha articulo
Artículo
15: El Archivo
Central tendrá tres áreas definidas, a saber: área administrativa, área de
consultas y depósito documental.
Ficha articulo
Artículo
16: La selección
y eliminación de documentos la realizará el Archivo Central de acuerdo con lo
que establezcan las tablas de plazos de conservación de documentos o las valoraciones
parciales aprobadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
y deberá ser autorizada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, según lo establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.
En virtud de lo anterior, el Archivo Central deberá garantizar la correcta disposición
de los documentos, para asegurar la ilegibilidad de la información, podrá realizarse
trituración o reciclaje. Para lo cual el Archivo Central coordinará con la
Sección Administrativa con el fin de que se realicen los procesos de
contratación administrativa establecidos.
Ficha articulo
Artículo
17: El Archivo
Central deberá capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de gestión
de las diferentes unidades administrativas, o a cualquier otro funcionario relacionado
con la actividad documental, para que organicen los archivos de conformidad con
las políticas y procesos de Gestión Documental reguladas por el Archivo
Central.
Ficha articulo
Artículo
18: El Archivo
Central deberá elaborar por escrito el Informe Anual sobre el Desarrollo
Archivístico de la Institución, que se enviará a la Dirección General del
Archivo Nacional en el mes de marzo de cada año.
Ficha articulo
Artículo
19: El Archivo
Central establecerá los procesos, procedimientos instructivos entre otros, para
que las unidades lleven a cabo el proceso de digitalización de documentos. De igual
forma, cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo
documental en la Institución, deberá coordinarse con el Archivo Central, la
cual establecerá los procedimientos respectivos. En caso de que alguna unidad
administrativa desee aplicar cualquiera de los procesos aquí descritos (digitalización
o nueva tecnología) al manejo documental, deberá coordinarlo de previo con el
Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo
20: Los
originales de los discos ópticos, magnéticos o cualquier otro soporte que se realicen
en el Archivo Central, en los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas
serán custodiados por el Archivo Central. Cuando las circunstancias lo permitan,
deberán custodiarse copias de los mismos en otro edificio para cualquier eventualidad.
Estos originales no serán usados en consultas de rutina.
Ficha articulo
Artículo
21: La
documentación se digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico
presente o futuro, que garantice su generación, almacenamiento o disposición final
al menos por alguna de las siguientes razones:
a)
Seguridad: se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y
los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del
uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por
cualquier otra circunstancia.
b) Complemento:
para complementar los fondos cuando los documentos originales relacionados con
esos mismos se encuentren en otros lugares.
c)
Referencia - accesibilidad: para agilizar los trámites administrativos y de
investigación de las dependencias y de los archivos.
Ficha articulo
Sección
II
Los
Archivos de Gestión
Artículo
22: Los archivos
de gestión son los archivos de las diferentes unidades administrativas. Cada
jefatura deberá designar por escrito qué colaborador tendrá la responsabilidad
de administrar los archivos de gestión de sus respectivas áreas.
Ficha articulo
Artículo
23: Los archivos
deberán contar con las medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local,
estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios) que permita
una buena conservación de los documentos.
Los
encargados de los archivos deben cumplir y velar porque se ejecuten en sus
respectivas oficinas las medidas de conservación y preservación documental que
indica el artículo 14 del presente Reglamento, así como también porque se hagan
efectivas en sus respectivas oficinas las normas emanadas del Archivo Central y
del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
Ficha articulo
Artículo
24: Serán
funciones de los responsables de los archivos de gestión, las siguientes:
a)
Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar la documentación de la unidad administrativa a que pertenecen.
b)
Coordinar con el Archivo Central de la Comisión Nacional de Préstamos para
Educación la ejecución de políticas archivísticas de la Institución en
concordancia con la Ley 7202.
c)
Colaborar en la elaboración de las tablas de plazos de conservación de
documentos de sus respectivas unidades administrativas, de conformidad con los
lineamientos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
y la Ley 7202 y su Reglamento.
d)
Velar porque en el respectivo archivo de gestión no sean eliminados documentos
en contra de lo dispuesto por el artículo 6 de este Reglamento, e informar
dejando evidencia de ello, tanto a su Jefe como al encargado del Archivo
Central cualquier violación a lo indicado en el artículo 6.
e)
Coordinar y ejecutar las transferencias hacia el Archivo Central de documentos
que hayan cumplido con su vigencia administrativa, de conformidad con los plazos
establecidos en las tablas de plazos.
Ficha articulo
CAPÍTULO
III
COMITÉ
INSTITUCIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo
25: Créase el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará
formado por un representante de la administración, un representante de la
Asesoría Jurídica y el encargado del Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo
26: El Comité
Institucional también podrá estar integrado por miembros adicionales temporales
o permanentes, según los objetivos y funciones específicos de cada dependencia,
en calidad de observadores, de conformidad con el numeral 54 de la Ley General
de la Administración Pública.
Ficha articulo
Artículo
27: El Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos podrá convocar a sus
reuniones a cualquier funcionario de la institución competente en la materia por
tratar, para decidir con mayor amplitud y objetividad la conservación o
eliminación de la documentación evaluada.
Ficha articulo
Artículo
28: El Comité
Institucional tendrá las siguientes funciones:
a)
Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la
Institución. Para ello establecerá las tablas de plazos de conservación
institucional con arreglo a la Ley, las cuales deben ser sometidas a la
aprobación de la Jefatura de la unidad administrativa correspondiente, de
acuerdo con los procedimientos establecidos.
b)
Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos,
las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional.
c)
Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo
y no existan tablas de plazos aprobadas.
d)
Determinar cuáles documentos y con qué finalidad deben ser digitalizados o bien
sometidos a cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro.
e)
Cualquiera otra que procure el mejor manejo documental de acuerdo con la
legislación existente.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 29: Todos los funcionarios de la Comisión Nacional de Préstamos para
Educación quedan obligados, por este Reglamento, a acatar lo siguiente:
a) Cuidar de los documentos como propiedad institucional, lo que implica
evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras, utilizar
indiscriminadamente grapas y prensas, y en general cualquier manipulación que
atente contra la debida conservación de los mismos.
b) Respetar el valor administrativo, legal y científico-cultural de los
documentos.
c) Hacer un correcto uso de la información.
d) No eliminar documentos en contra de lo dispuesto por el artículo 6 de
este Reglamento.
e) Respetar las leyes, reglamentos y normas técnicas de administración y
uso de los documentos, tales como confidencialidad y acceso a la información.
Ficha articulo
Artículo 30: El incumplimiento de cualquiera de los principios y normas específicas
que los regulan será sancionado de conformidad con lo que al respecto dicta el
reglamento autónomo de trabajo de la Comisión Nacional de Préstamos para
Educación y otras leyes que resultaren aplicables.
Se deroga toda normativa anterior y rige a
partir de su publicación.
Ficha articulo
Fecha de generación: 9/3/2024 16:01:57
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