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 Normativa >> Reglamento 40 >> Fecha 07/11/2016 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 40
Reglamento del sistema archivístico institucional de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación (CONAPE)
Texto Completo acta: 1124DC

COMISIÓN NACIONAL DE PRÉSTAMOS PARA EDUCACIÓN



REGLAMENTO DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO INSTITUCIONAL DE LA



COMISIÓN NACIONAL DE PRÉSTAMOS PARA EDUCACIÓN (CONAPE)



El Consejo Directivo de CONAPE acordó aprobar el presente reglamento en sesión ordinaria No. 40-11-2016 del 07 de noviembre del año dos mil dieciséis y lo ratificó en la sesión 41-11-2016 del 14 de noviembre del año dos mil dieciséis.



CAPÍTULO I



DISPOSICIONES GENERALES



Artículo 1: El presente Reglamento se dicta de conformidad con el artículo 3 inciso i) de la Ley 6041 de la Creación de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento




Ficha articulo



Artículo 2: El objetivo del presente reglamento es regular el funcionamiento del Sistema Archivístico Institucional de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación, con el propósito de asegurar una adecuada gestión documental.




 




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Artículo 3: El Sistema Archivístico de CONAPE estará conformado por: el Archivo Central, archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. El Archivo Central es el órgano rector del Sistema.




 




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Artículo 4: Para efectos de este Reglamento se entiende por:



Archivos Centrales: Son los archivos encargados de reunir, describir, conservar y facilitar la documentación transferida de los archivos de gestión.



Archivos de Gestión: Son los archivos que reúnen, administrar y facilitan la documentación que producen y reciben las diferentes unidades administrativas.



Documentos: testimonios de la actividad del hombre que contiene información fijada en cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones del ente productor. Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo pruebas, justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administrados y ofrecen información ya sea facilitando antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuentes de historia. Para ser considerados documento de archivo deben poseer las características de autenticidad, integridad, confiabilidad y accesibilidad.



Fondo documental: está integrado por el conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y clase documental, que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del sistema.



Gestión Documental: es el conjunto de normas técnicas y prácticas para la administración eficiente del flujo de documentos, mediante el diseño, planificación, producción, organización, selección, transferencia, conservación y control, con el fin de optimizar la gestión institucional y la preservación de la memoria institucional.



Tablas de plazos: Es el instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben en la Institución, así como su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué medios están almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la producción documental en la Institución.




 




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Artículo 5: El fondo documental que se conserva en los archivos se organizará por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.




 




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Artículo 6: Los archivos deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo que establecen los artículos 27 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos; así como cualquier otra normativa relacionada con esta materia. La facilitación de la información se realizará de conformidad con el proceso establecido para dicho fin.




 




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Artículo 7: Ningún colaborador de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación debe eliminar documentos que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal, así como administrativa, de acuerdo con las tablas de plazos de conservación de documentos que confeccione el Archivo Central, ni aquellos que, habiendo cumplido ese plazo, hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.




 




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Artículo 8: La documentación que se custodia en los archivos institucionales podrá salir de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación, en casos tales como la contratación de la custodia externa de documentos y a solicitud de entes externos legalmente autorizados. También será posible la salida de documentos para ser utilizados en exposiciones, valoraciones que realice la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en situaciones reales de continuidad del negocio, donde sea necesario el traslado de los documentos a otras oficinas para asegurar el servicio que presta la institución y aquellos requeridos para la atención de gestiones judiciales. En estos casos se requerirá la autorización de la jefatura correspondiente. Cuando así se requiera, la documentación podrá ser reproducida por los medios más convenientes que garanticen su integridad. En todo caso, la jefatura que autoriza deberá dejar constancia que indique dónde se encuentra la documentación y establecer los controles que garanticen razonablemente su integridad.



(Así reformado en sesión N° 15 del 24 de abril de 2017)




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Artículo 9: En caso de que alguna unidad administrativa sea eliminada de la estructura orgánica de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación, la Jefatura inmediata de la unidad administrativa que ha sido eliminada deberá realizar la transferencia documental cumpliendo los procesos establecidos, y deberá comunicar dicha situación en forma oportuna al encargado del Archivo Central para que este asegure dicho traslado.



En caso de fusión de dos o más unidades administrativas, la nueva unidad asumirá la documentación de las unidades anteriores, convirtiéndose así en la nueva responsable de la documentación, y habrá de proceder en lo sucesivo según los lineamientos estipulados en este Reglamento.




 




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CAPÍTULO II



DE LOS DIFERENTES ARCHIVOS



 



Sección I



El Archivo Central



Artículo 10: El Archivo Central es la unidad técnico-administrativa, rectora y asesora del Sistema Archivístico Institucional de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación.Además es la encargada de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación que haya cumplido su vigencia administrativa, y se conserve por razones legales o de valor científico o cultural. Administrativamente dependerá de la Sección Administrativa. Cada jefatura será la encargada de controlar y hacer efectivas las recomendaciones emanadas del Archivo Central y el Comité Institucional de Selección y Eliminación.




 




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Artículo 11: Son funciones del Archivo Central, además de las indicadas en el artículo 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y demás normativa aplicable, las siguientes:



a) Emitir las políticas archivísticas y directrices en materia de archivística, excepto las relacionadas con la valoración, selección y eliminación de documentos. Las cuáles serán vinculantes y de carácter obligatorio su ejecución y cumplimiento.



b) Establecer los procesos, procedimientos e instructivos en materia de gestión documental de alcance general.



c) Desarrollar métodos y prácticas archivísticas que faciliten la gestión documental



d) Coordinar, asesorar y capacitar técnicamente al personal encargado de los archivos de gestión de CONAPE, con el fin de facilitar su desarrollo.



e) Rescatar, custodiar y difundir el patrimonio documental.



f) Garantizar el acceso a la información, a excepción de lo estipulado en la normativa vigente con relación a los documentos de acceso restringido o confidencial.




 




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Artículo 12: El responsable del Archivo Central será un profesional en Archivística, a quien le corresponderá administrar las funciones archivísticas de su unidad, así como, asesorar y supervisar a todos los archivos del sistema, así como servir de enlace con el Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con lo que establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. Para la realización de dichas funciones, el archivista deberá de disponer de conocimiento actualizado, para lo cual, debe participar en seminarios, jornadas y congresos archivísticos o cualquier otro tipo de capacitación.




 




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Artículo 13: En el Archivo Central se reunirán los documentos custodiados por los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, los cuales deberán ser remitidos dentro del período que fijan las tablas de plazos de conservación de documentos.



La documentación por remitir al Archivo Central deberá estar preparada de acuerdo con lo establecido en el Proceso de Transferencias Documentales y con el instructivo de Transferencias Documentales.




 




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Artículo 14: Con la finalidad que se garantice la conservación óptima de los documentos, el local del Archivo Central deberá reunir las siguientes condiciones:



a) Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas ue cuenten con previa autorización.



b) Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.



c) Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.



d) La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.



e) Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.



f) Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.



g) Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.



h) La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18º¢y 22ºC.



i) Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.



j) Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.



k) Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.



l) En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.



m) Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.



n) En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.



o) La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.



p) Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.



q) Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.




 




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Artículo 15: El Archivo Central tendrá tres áreas definidas, a saber: área administrativa, área de consultas y depósito documental.




 




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Artículo 16: La selección y eliminación de documentos la realizará el Archivo Central de acuerdo con lo que establezcan las tablas de plazos de conservación de documentos o las valoraciones parciales aprobadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y deberá ser autorizada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, según lo establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. En virtud de lo anterior, el Archivo Central deberá garantizar la correcta disposición de los documentos, para asegurar la ilegibilidad de la información, podrá realizarse trituración o reciclaje. Para lo cual el Archivo Central coordinará con la Sección Administrativa con el fin de que se realicen los procesos de contratación administrativa establecidos.




 




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Artículo 17: El Archivo Central deberá capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, o a cualquier otro funcionario relacionado con la actividad documental, para que organicen los archivos de conformidad con las políticas y procesos de Gestión Documental reguladas por el Archivo Central.




 




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Artículo 18: El Archivo Central deberá elaborar por escrito el Informe Anual sobre el Desarrollo Archivístico de la Institución, que se enviará a la Dirección General del Archivo Nacional en el mes de marzo de cada año.




 




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Artículo 19: El Archivo Central establecerá los procesos, procedimientos instructivos entre otros, para que las unidades lleven a cabo el proceso de digitalización de documentos. De igual forma, cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo documental en la Institución, deberá coordinarse con el Archivo Central, la cual establecerá los procedimientos respectivos. En caso de que alguna unidad administrativa desee aplicar cualquiera de los procesos aquí descritos (digitalización o nueva tecnología) al manejo documental, deberá coordinarlo de previo con el Archivo Central.




 




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Artículo 20: Los originales de los discos ópticos, magnéticos o cualquier otro soporte que se realicen en el Archivo Central, en los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas serán custodiados por el Archivo Central. Cuando las circunstancias lo permitan, deberán custodiarse copias de los mismos en otro edificio para cualquier eventualidad. Estos originales no serán usados en consultas de rutina.




 




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Artículo 21: La documentación se digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro, que garantice su generación, almacenamiento o disposición final al menos por alguna de las siguientes razones:



a) Seguridad: se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia.



b) Complemento: para complementar los fondos cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.



c) Referencia - accesibilidad: para agilizar los trámites administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos.




 




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Sección II



Los Archivos de Gestión



Artículo 22: Los archivos de gestión son los archivos de las diferentes unidades administrativas. Cada jefatura deberá designar por escrito qué colaborador tendrá la responsabilidad de administrar los archivos de gestión de sus respectivas áreas.




 




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Artículo 23: Los archivos deberán contar con las medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local, estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios) que permita una buena conservación de los documentos.



Los encargados de los archivos deben cumplir y velar porque se ejecuten en sus respectivas oficinas las medidas de conservación y preservación documental que indica el artículo 14 del presente Reglamento, así como también porque se hagan efectivas en sus respectivas oficinas las normas emanadas del Archivo Central y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.




 




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Artículo 24: Serán funciones de los responsables de los archivos de gestión, las siguientes:



a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de la unidad administrativa a que pertenecen.



b) Coordinar con el Archivo Central de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación la ejecución de políticas archivísticas de la Institución en concordancia con la Ley 7202.



c) Colaborar en la elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos de sus respectivas unidades administrativas, de conformidad con los lineamientos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y la Ley 7202 y su Reglamento.



d) Velar porque en el respectivo archivo de gestión no sean eliminados documentos en contra de lo dispuesto por el artículo 6 de este Reglamento, e informar dejando evidencia de ello, tanto a su Jefe como al encargado del Archivo Central cualquier violación a lo indicado en el artículo 6.



e) Coordinar y ejecutar las transferencias hacia el Archivo Central de documentos que hayan cumplido con su vigencia administrativa, de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de plazos.




 




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CAPÍTULO III



COMITÉ INSTITUCIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS



Artículo 25: Créase el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por un representante de la administración, un representante de la Asesoría Jurídica y el encargado del Archivo Central.




 




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Artículo 26: El Comité Institucional también podrá estar integrado por miembros adicionales temporales o permanentes, según los objetivos y funciones específicos de cada dependencia, en calidad de observadores, de conformidad con el numeral 54 de la Ley General de la Administración Pública.




 




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Artículo 27: El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos podrá convocar a sus reuniones a cualquier funcionario de la institución competente en la materia por tratar, para decidir con mayor amplitud y objetividad la conservación o eliminación de la documentación evaluada.




 




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Artículo 28: El Comité Institucional tendrá las siguientes funciones:



a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para ello establecerá las tablas de plazos de conservación institucional con arreglo a la Ley, las cuales deben ser sometidas a la aprobación de la Jefatura de la unidad administrativa correspondiente, de acuerdo con los procedimientos establecidos.



b) Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional.



c) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.



d) Determinar cuáles documentos y con qué finalidad deben ser digitalizados o bien sometidos a cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro.



e) Cualquiera otra que procure el mejor manejo documental de acuerdo con la legislación existente.




 




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CAPÍTULO IV



DISPOSICIONES FINALES



Artículo 29: Todos los funcionarios de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación quedan obligados, por este Reglamento, a acatar lo siguiente:



a) Cuidar de los documentos como propiedad institucional, lo que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras, utilizar indiscriminadamente grapas y prensas, y en general cualquier manipulación que atente contra la debida conservación de los mismos.



b) Respetar el valor administrativo, legal y científico-cultural de los documentos.



c) Hacer un correcto uso de la información.



d) No eliminar documentos en contra de lo dispuesto por el artículo 6 de este Reglamento.



e) Respetar las leyes, reglamentos y normas técnicas de administración y uso de los documentos, tales como confidencialidad y acceso a la información.




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Artículo 30: El incumplimiento de cualquiera de los principios y normas específicas que los regulan será sancionado de conformidad con lo que al respecto dicta el reglamento autónomo de trabajo de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación y otras leyes que resultaren aplicables.



Se deroga toda normativa anterior y rige a partir de su publicación.




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Fecha de generación: 9/3/2024 16:01:57
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