Artículo 2._ Definiciones. Para los efectos de la correcta aplicación del presente reglamento, los siguientes términos se definen así:

Almacén: Edificio o espacio fisico en el cual se efectúa la recepción de los bienes adquiridos por el MOPT, como resultado de los procesos de contratación administrativa, o bien en virtud de donaciones que se efectúen en su favor, o por cuenta de terceros y en el que se mantienen los bienes en custodia, hasta su traspaso a las bodegas o a otros centros de costos.

Bienes: Activos que posee el Ministerio de Obras Públicas y Transportes adquiridos con fondos del presupuesto de la República, por donación, mediante aporte en convenios de cooperación o por cuenta de terceros y que constituyen .todos aquellos equipos, mobiliario, materiales y suministros que se utilizan en las áreas de obras civiles, transportes, oficina, aseo, limpieza y demás actividades que realiza esta Institución.

Bienes no patrimoniables: Son los materiales y suministros que posee el MOPT para ser utilizados en labores de oficina, aseo, limpieza; así como para la ejecución de las obras y demás actividades que le corresponde desarrollar en el ejercicio de sus competencias.

Bienes patrimoniables: Los activos que adquiera el MOPT, ya sea por compra, donación, aporte en convenios de cooperación o por cuenta de terceros, catalogados como bienes duraderos, que se deben registrar, rotular y valorar de acuerdo con el precio que corresponda según las disposiciones técnicas que al respecto dicte la Contabilidad Nacional y que conforman el patrimonio de la Institución.

Bodega: Edificio o espacio fisico donde se custodian, controlan, protegen y distribuyen los equipos, mobiliario, materiales y suministros trasladados desde los Almacenes Institucionales mediante la actividad "Traspaso a Bodegas", o que en forma excepcional se reciben directamente del proveedor en procesos de contratación; o bien, en virtud de donaciones que se efectúen en favor del MOPT, o mediante aportes realizados con fundamento en convenios de cooperación, o por cuenta de terceros.

Carga Directa: Transacción que se utiliza en los almacenes o bodegas para el registro de un determinado bien, cuando el lugar de entrega definido en los documentos contractuales es el sitio en el cual quedará habilitado para su uso y no en un almacén o bodega; por tanto, tal registro no afecta, el inventario del respectivo almacén o bodega y se efectúa para efectos de pago, registro contable y control interno.

Catálogo de Materiales y Repuestos del MOPT: Instrumento oficial que normaliza la codificación de los bienes del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, ofrece una descripción

de los atributos de cada artículo y permite la individualización de éstos.

Catálogo de Organización Institucional: Es el ordenamiento numérico de las dependencias y unidades que conforman la estructura organizativa y funcional de la Institución; asimismo incluye los centros de costos y aquellas entidades con las cuales el MOPT mantiene una relación por la naturaleza de la función que realizan. Dicho catálogo contiene un código que identifica a cada una de estas dependencias o centros de costos y que. permite el acceso a los Sistemas de Información de la Institución.

Centros de Costos: Es un fraccionamiento que genera costos para la Institución, pero sólo indirectamente le añade beneficio o utilidad y permite tener un mejor control presupuestario al poder medir a cada dependencia, para obtener un estado de resultados por cada centro.

Centros de Producción: Centros de costos a cargo de los procesos de producción de mezcla asfáltica, o bien a cargo del procesamiento de piedra para la producción agregados.

Código Mecanizado: Codificación que se le otorga a los artículos que administra la Institución, de acuerdo con el Catálogo de Materiales y Repuestos.

Dependencia Técnica: Unidad administrativa incorporada en la estructura organizativa del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, especializada y con competencia en una determinada área del conocimiento.

Encargado de Almacenes y Bodegas: Funcionario responsable de la administración de los almacenes o bodegas, que dispone de colaboradores para llevar a cabo tal función.

Mando Técnico: Potestad que tiene una dependencia técnica para emitir lineamientos de acatamiento obligatorio en lo atinente a la materia de su competencia, los cuales se dan a conocer

por medio de circulares, notas técnicas, oficios o informes técnicos.

SAI (Sistema de Administración de Inventarios): Sistema informático utilizado para el registro electrónico de las diferentes transacciones producto de las actividades diarias y registros que se realizan en los almacenes y bodegas institucionales.

SCG (Sistema de Contabilidad General): Sistema contable informático institucional, en el cual se registran todas las transacciones que se efectúen en el Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

SIBINET (Sistema Administración de Bienes del Estado): Sistema informático para el registro y control de bienes de la Administración Pública.

SIDEMEZ (Sistema de Control de 'Emulsión y Mezcla Asfáltica): Sistema de información que permite controlar y administrar la información de los procesos que se realizan para la producción y despacho de mezcla y emulsión en el Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

SIGAF (Sistema Integrado de la Gestión de la Administración Financiera): Sistema integrado de información que apoya la gestión administrativa y financiera de los ministerios del Gobierno Central, así como las funciones de rectoría y fiscalización que corresponden al Ministerio de Hacienda y a la Contraloría General de la República.

SINAEP (Sistema Integrado de Adquisición y Ejecución Presupuestaria): Sistema informático para el control de la ejecución presupuestada del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

SIRPA (Sistema Registro Patrimonial): Sistema informático para el control y registro de los bienes patrimoniables adquiridos por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes, ya sea por compra, donación o aportes sustentados en convenios de cooperación.

Transacción MIGO: Módulo que forma parte del Sistema Integrado de la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF), que se utiliza para registrar el recibo de mercancías, obras y servicios.

Artículo 3° Manuales Técnicos de aplicación complementaria

A los efectos correspondientes, deberán tenerse como de aplicación complementaria en esta materia, los siguientes instrumentos:

a) El Manual "Sistema de Administración de Inventarios".

b) El Instructivo para la Administración de Almacenes y Bodegas.

c) El Instructivo para la Toma de Inventados y Supervisión de los Almacenes y Bodegas del MOPT.

d) Instructivo Técnico sobre la Recepción, Custodia y Salida de Suministros en las Bodegas de los Centros de Producción.

e) Instructivo para la Elaboración de Avalúos de Bienes en Desuso o Mal Estado.

f) Otros instructivos que oficialice el Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

Artículo 4._ Centros de costos a cargo del recibo, registro, almacenamiento, custodia, distribución y control de los bienes del MOPT

Los centros de costos a cargo del recibo, registro, almacenamiento, custodia, distribución y control de los bienes del MOPT, se clasificarán según las siguientes categorías:

a) Almacenes

b) Bodegas Regionales

c) Bodegas de los Centros de Producción

Artículo 5.- De los almacenes

Los almacenes estarán bajo la administración y responsabilidad del Departamento de Almacenamiento y Distribución de la Proveeduría Institucional.

En estos se efectuará la recepción de los bienes que adquiera el MOPT, como producto de los procesos de contratación administrativa, a excepción de los bienes que deban recibirse en la Armería Institucional, en los Centros de Producción o bien de aquellos que excepcionalmente se reciban en las Bodegas Regionales. Asimismo en los almacenes se efectuará la recepción de bienes por cuenta de terceros o que sean donados a esta Institución.

En cada almacén se efectuará la custodia de los bienes en condiciones apropiadas de seguridad e higiene y se efectuará el despacho de éstos, tanto en virtud de traspasos a bodegas, como en virtud de su entrega a otros centros de costos; todo en estricto cumplimiento de las disposiciones de este Reglamento y de las que al efecto oficialice esta Institución.

En el proceso de recepción, custodia y despacho de los bienes se seguirán en forma rigurosa los sistemas de registro, control e inventario establecidos en este Reglamento, en los Instructivos debidamente oficializados por el MOPT y demás lineamientos que emitan el Departamento de Programación y Control, el Departamento de Almacenamiento y Distribución y la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Artículo 6.- De las bodegas regionales

En las bodegas regionales se custodiarán los bienes que hayan sido despachados por los almacenes, cuando sean requeridos para ser utilizados por las diferentes Direcciones Regionales del MOPT, siguiendo el procedimiento "Traspaso a Bodega", que se establece en el presente Reglamento.

Asimismo se custodiarán bienes que se adquieren por contratación administrativa, en aquellos casos de excepción en que se establezca como lugar de entrega alguna bodega regional; así como los que se reciben en virtud de donaciones; aportes realizados con fundamento en convenios de cooperación; o por cuenta de terceros; o bien aquellos que se traspasen desde otras bodegas.

En cada Bodega se efectuará el registro, control, custodia e inventario de los bienes que ingresen, así como el despacho y registro de salidas, en estricto cumplimiento de las disposiciones

establecidas en el presente Reglamento, en los instructivos debidamente oficializados por el MOPT y demás lineamientos que emitan las dependencias técnicas competentes en la materia.

Las bodegas regionales dependerán administrativamente de la Dirección Regional o de la Macro Región de la División de Obras Públicas donde estuvieren ubicadas; a excepción de las bodegas de la Dirección de Edificaciones Nacionales, las cuales dependerán de dicha Dirección. La Dirección de Proveeduría Institucional ejercerá mando técnico respecto a las citadas Bodegas.

Artículo 7.- Bodegas de los Centros de Producción

Las bodegas de los Centros de Producción comprenden las que se ubican en las plantas de producción de mezcla asfáltica, así como las ubicadas en los sitios para el procesamiento de piedra para la producción de agregados. Tales bodegas estarán dentro de la organización de la División de Obras Públicas.

En las citadas bodegas se recibirán y custodiarán los insumos requeridos para la producción de mezcla asfáltica, tales como emulsión, asfalto, agregados pétreos y demás materiales y bienes necesarios para su operación; o bien los materiales requeridos para el procesamiento de piedra y para la operación de los quebradores.

En el proceso de recepción y custodia de los bienes en las bodegas de los Centros de Producción se seguirán en forma rigurosa los sistemas de registro, control e inventario establecidos en este Reglamento, en los instructivos debidamente oficializados por el MOPT y demás lineamientos que emita el Departamento de Producción, el cual tendrá mando técnico respecto a dichas bodegas.

Artículo 8. Creación de almacenes, bodegas regionales y bodegas de los Centros de Producción

Corresponderá a la Dirección de Proveeduria Institucional determinar la necesidad de crear nuevos almacenes en el Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Para tales efectos emitirá un informe que contendrá la justificación correspondiente, así como el análisis realizado sobre la existencia del recurso humano y recursos materiales necesarios para ponerlos en funcionamiento.

En el caso de las bodegas regionales y las bodegas de los Centros de Producción, tal determinación la efectuará la División de Obras Públicas, dependencia que deberá rendir el informe correspondiente con la justificación y análisis sobre la existencia de recursos materiales y humanos suficientes para su operación.

Los informes respectivos se remitirán al Despacho del Ministro, a quien corresponderá autorizar la creación de los almacenes o bodegas. La oficialización de estos la efectuará la Unidad de Planificación Institucional, dependencia que le asignará el código respectivo según el Catálogo de Organización de la Institución y hará la comunicación de tal oficialización a los Administradores de los Sistemas de Información que se señalan en el presente Reglamento, a los Ejecutores de Programas Presupuestarios y a los usuarios en general.

Artículo 9.- Cierre de almacenes, bodegas regionales y bodegas de los Centros de Producción

Cuando se requiera cerrar un almacén, la Dirección Proveeduría Institucional, a través del Departamento de Programación y Control, con el visto bueno del Director de la División Administrativa, coordinará con el Departamento de Contabilidad, para que en forma conjunta efectúen el inventario fisico del almacén de que se trate, acto en el cual se deberán cotejar los saldos existentes en el SAI y en el SCG, se efectuarán los ajustes de cierre que correspondan y se

levantará un Acta en la cual se consignará lo actuado.

Si se tratare de una bodega regional o una bodega de los Centros de Producción, el Director de la Dirección Regional en la cual estuviere ubicada, o bien el Director de la Dirección de

Edificaciones Nacionales según se trate, coordinará con el Proceso de Supervisión de Bodegas y con el Departamento de Contabilidad, para que en forma conjunta efectúen el inventario fisico de la bodega correspondiente, acto en el cual se deberán cotejar los saldos existentes en los sistemas de registro que la bodega tenga y los que se contemplen en el SCG, se efectuarán los ajustes de cierre que correspondan y se levantará un Acta en la cual se consignará lo actuado.

Una vez realizado tal acto, se remitirá una copia del Acta y del Informe de Inventario, el cual deberá contener la justificación de los ajustes realizados, a la Unidad de Planificación Institucional, con el fin de que elimine el código del Catálogo de Organización Institucional y comunique a los Administradores de los diferentes Sistemas de Información del MOPT que se mencionan en el presente Reglamento, que el código fue eliminado; asimismo remitirá copia del Informe con los ajustes correspondientes al Departamento de Contabilidad.

La Unidad de Planificación Institucional también deberá comunicar lo anterior a la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, para que tramite lo atinente a la nueva ubicación de los servidores que prestaban servicios al almacén o bodega que se ha cerrado y asimismo deberá comunicar del cierre al Departamento de Registro y Control Patrimonial, para que en coordinación con la Proveeduría Institucional descargue los bienes patrimoniables respectivos y tramite la reasignación de éstos según corresponda.

CAPÍTULO II

RESPONSABILIDADES DE LAS DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS

Artículo 10.- Responsabilidades de la Proveeduría Institucional, a través del Departamento de Almacenamiento y Distribución

Corresponderá a la Proveeduría Institucional, a través del Departamento de Almacenamiento y Distribución:

a) Recibir y verificar que los proveedores entreguen en los almacenes correspondientes, los bienes adjudicados dentro del plazo contractual establecido, y que cumplan con las respectivas condiciones de cantidad, calidad y especificaciones técnicas acordadas. A dichos efectos requerirá la asesoría y criterio técnico de las dependencias competentes del MOPT, según se trate, o si así fuera necesario, de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

b) Almacenar y custodiar, en condiciones fisicas, técnicas y de seguridad apropiada y bajo un adecuado sistema de control e inventario, los bienes adquiridos por el MOPT a través de los diferentes procedimientos de contratación administrativa, ubicados en los almacenes de la Institución; así como los bienes que se reciben en tales almacenes, adquiridos por cualquiera de los mecanismos que al efecto establece el ordenamiento jurídico.

c) Distribuir, con arreglo a un sistema de control eficiente y oportuno y en óptimas condiciones de traslado, los bienes señalados en el inciso anterior.

d) Instruir y verificar que se de una adecuada rotación a los bienes según sus características, informando de ello periódicamente a los Ejecutores de Programas Presupuestarios.

e) Emitir lineamientos a los Encargados de los almacenes y bodegas, en materia de custodia, registro, control y distribución de los bienes, de conformidad con las políticas, directrices, normas y procedimientos emanados por los superiores jerárquicos, el Departamento de Programación y Control de la Dirección de Proveeduría Institucional y la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda.

f) Verificar que los Ejecutores de los Programas Presupuestarios efectúen oportunamente la designación de los funcionarios que estarán autorizados para solicitar y retirar bienes de los almacenes. En caso de detectar atrasos en tal designación, deberán efectuar el requerimiento al respectivo Ejecutor de Programa Presupuestario.

g) Las demás funciones que le asignen sus superiores jerárquicos o el ordenamiento jurídico.

Artículo 11.- Responsabilidades de la Proveeduría Institucional, a través del Departamento de Programación y Control.

Corresponderá a la Proveeduría Institucional, a través del Departamento de Programación y Control:

a) Controlar y fiscalizar el correcto funcionamiento del Subsistema de Almacenamiento y Distribución de Bienes.

b) Efectuar, a través de los Supervisores de Almacenes de esa unidad, los inventarios físicos generales de los almacenes de la Institución y emitir el informe respectivo con sus recomendaciones, las cuales serán de acatamiento obligatorio. Tal informe se remitirá al Departamento de Contabilidad para los ajustes respectivos, y se enviará una copia al Ejecutor del Programa Presupuestario, al Encargado del Almacén y al jefe inmediato de este.

c) Realizar, a través de los Supervisores de Almacenes de esa unidad, los ajustes que correspondan en el SAT conforme los procedimientos establecidos en el presente Reglamento, cuando sea necesario como resultado de los cierres diarios o mensuales, o bien como resultado de los inventarios selectivos o generales que se realicen en los almacenes.

d) Coordinar con el Departamento de Salud Ocupacional de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, para que se verifique que se cumpla con las condiciones de seguridad e higiene de los almacenes, de acuerdo con la programación que para tales efectos se realice y rendir los informes a las dependencias competentes para que se tomen las acciones correctivas que correspondan, las cuales serán de acatamiento obligatorio.

e) Asesorar a los Encargados de Almacenes y Bodegas, así como a los demás funcionarios en aspectos relacionados con su competencia.

f) Considerar el reporte de saldos en el SAI, a los efectos de tramitar el Plan de Compras Anual y efectuar las observaciones necesarias a los Ejecutores de los Programas Presupuestarios, de detectar la inclusión de bienes a adquirir respecto a los cuales se tienen suficientes existencias.

g) Verificar los saldos en el SAI, de previo a tramitar las Solicitudes de Pedido, de detectar existencias suficientes, advertir al Ejecutor del Programa Presupuestario.

h) Informar periódicamente a la Dirección de la Proveeduría Institucional sobre las labores realizadas en el Departamento.

Artículo 12.- Responsabilidades del Proceso de Supervisión de Bodegas

Corresponderá al Proceso de Supervisión de Bodegas:

a) Efectuar los inventarios físicos generales de las Bodegas Regionales y de las Bodegas de los Centros de Producción de la Institución, de conformidad con el "Instructivo para la Toma de Inventarios y Supervisión de los Almacenes y Bodegas del MOPT" y emitir los informes correspondientes y sus respectivas recomendaciones, las cuales serán de acatamiento obligatorio. Tales informes se remitirán al Departamento de Contabilidad para los ajustes respectivos y se enviará una copia al Ejecutor del Programa Presupuestario, al Encargado de la Bodega y a su Jefe

inmediato, así como al Director Regional.

b) Realizar los ajustes que correspondan en los sistemas existentes para el registro de bienes, conforme los procedimientos establecidos en el presente Reglamento, cuando sea necesario como resultado de los cierres diarios o mensuales, o bien como resultado de los inventarios selectivos o generales en las bodegas.

c) Coordinar con el Departamento de Salud Ocupacional de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, para que verifique que se cumpla con las condiciones de seguridad e higiene de las bodegas, de acuerdo con la programación que para tales efectos se realice y rendir los informes a las dependencias competentes, con el fin de que se tomen las acciones correctivas

que correspondan, las cuales serán de acatamiento obligatorio.

d) Efectuar recomendaciones sobre las condiciones generales de las bodegas a las dependencias involucradas, según sus respectivas competencias.

e) Acatar los lineamientos, instructivos y manuales técnicos que existan en la materia.

f) Efectuar las acciones de coordinación con el Departamento de Contabilidad, con el objeto de considerar los saldos que se reflejan en el Estado del Balance General.

Artículo 13.- Responsabilidad de los Encargados de Almacenes, Bodegas Regionales y Bodegas de los Centros de Producción.

Los Encargados de Almacenes, Bodegas Regionales y Bodegas de los Centros de Producción, serán responsables de:

a) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en este Reglamento y aquellas otras normas de carácter técnico y administrativo, que complementariamente se hayan establecido o se establezcan.

b) Mantener el almacén o bodega regional en estricto orden y aseo, evitando en lo posible que se produzca suciedad o deterioro y eliminar de las áreas de trabajo lo que resulte inútil para la ejecución de las funciones. En el caso de las bodegas de Centros de Producción, gestionar el mantenimiento y limpieza a los predios en los cuales se custodian los insumos y materiales, así como efectuar el apilamiento de estos, conforme lo establecido en el "Instructivo Técnico Sobre la Recepción, Custodia y Salida de Suministros en los Centros de Producción."

c) Velar por la protección, seguridad y conservación de los bienes.

d) Reportar al Jefe Inmediato sobre la presencia de riesgos o potenciales riesgos que puedan atentar contra la salvaguarda de los bienes y la seguridad e higiene ocupacional en los almacenes o bodegas. De este reporte deberá remitir copia al Departamento de Salud Ocupacional; asimismo, en el caso de almacenes, se remitirá copia al Departamento de Programación y Control de la Dirección de Proveeduría Institucional y en el caso de las Bodegas, se remitirá copia al Proceso de Supervisión de Bodegas.

e) Asumir la responsabilidad de cualquier anomalía que se origine por daño, abuso o empleo ilegal de los bienes, imputable a título de dolo, culpa o negligencia en el desempeño de su cargo, conforme lo regulado en la normativa vigente que rige la materia y previo cumplimiento del debido proceso.

f) Suministrar en forma ágil y oportuna los bienes que sean formalmente requeridos a través de los funcionarios autorizados; verificando que se cumpla con las formalidades del caso, de acuerdo con los formularios establecidos para tal fin.

g) Efectuar las entradas y salidas de los bienes y sus registros, conforme los procedimientos establecidos en el presente Reglamento y demás documentos de aplicación.

h) Mantener permanentemente actualizado el registro de existencias.

i) En el caso de almacenes y bodegas regionales, informar a los Ejecutores de Programa Presupuestario sobre aquellos saldos de bienes que se reflejan en el Sistema de Administración de Inventarios (SAT), en los primeros diez días hábiles de cada mes. Respecto a las bodegas de los Centros de Producción, ese informe se rendirá con base en el mecanismo de registro y control que esté en operación y se remitirá al Departamento de Producción, así como al Director de la División de Obras Públicas. Una vez que sea instaurado el SIDEMEZ, dicho informe se efectuará con base en la información contenida en dicho Sistema.

j) Informar cada tres meses a los Ejecutores de Programa Presupuestario, sobre aquellos bienes que no tienen movimiento durante ese período, para que tomen las acciones que se indican en el presente Reglamento.

k) En los primeros ocho días hábiles de cada mes, remitir al Departamento de Contabilidad, los documentos originales a través de los cuales se efectúan las entradas, las salidas, cargas directas, ajustes y cualquier otro movimiento que se realice en el almacén o bodega.

l) Prestar servicio o colaboración a los Supervisores del Departamento de Programación y Control o a los Supervisores del Proceso de Supervisión de Bodegas, según se trate, cuando requieran efectuar inventarios de bienes.

m) Prestar colaboración a los funcionarios del Departamento de Contabilidad del MOPT, cuando requiera conciliar la documentación; así como acatar los lineamientos emitidos por las dependencias técnicas competentes.

n) Remitir las respectivas denuncias por robo de bienes o en casos de que existan daños en la infraestructura del almacén o bodega al Organismo de Investigación Judicial, al Departamento de Relaciones Laborales del MOPT, previo comunicado al Jefe Inmediato y al Ejecutor del Programa Presupuestario.

o) Presentar los informes que sus superiores requieran y ejecutar todas aquellas funciones que sean asignadas por su superior inmediato.

p) Acatar los lineamientos emitidos por el Departamento de Programación y Control de la Proveeduría Institucional y por el Departamento de Almacenamiento y Distribución.

Artículo 14.- Ejecutores de Programas Presupuestarios

A los efectos del presente Reglamento, corresponderá a los Ejecutores de Programas Presupuestarios y/o a sus equipos de trabajo según corresponda, conforme la distribución de funciones y responsabilidades existentes:

a) Efectuar en forma oportuna las acciones que les corresponden, según el "Procedimiento Institucional Visado de Facturas Comerciales", de manera que su actuar no ocasione atrasos en el registro de la recepción definitiva de bienes y en el trámite de pago.

b) Otorgar el visto bueno a la designación que efectúen los Directores y Subdirectores de la Institución, de los funcionarios autorizados para solicitar y para retirar bienes de los almacenes.

c) Tomar en consideración el registro de saldos según el inventario de bienes, para la definición del Plan de Compras Anual y cumplir con su obligación de no adquirir bienes, respecto a los cuales se tengan existencias suficientes para respaldar las necesidades institucionales. Lo anterior con el fin de aprovechar al máximo todas las existencias, evitar el deterioro y el vencimiento de bienes y por ende, los gastos innecesarios.

d) Respetar en los trámites que se realicen para el retiro de bienes de almacenes y bodegas, el método: primero en entrar, primero en salir y coordinar con los Encargados de Almacenes y Bodegas la revisión de las fechas de vencimiento de los bienes, de forma que se despachen con prioridad aquellos cuya fecha de vencimiento esté más próxima.

e) Tomar las acciones que correspondan, en congruencia con lo establecido en el presente Reglamento, ante las gestiones que realicen los Encargado de Almacenes y Bodegas, en cuanto a aquellos bienes que no tienen movimiento durante un período de tres meses.

f) Efectuar la "Declaratoria de Bien en Desuso o Mal Estado", conforme los procedimientos establecidos en este cuerpo reglamentario.

g) Aquellas otras que en su condición de Ejecutor de Programa Presupuestario le corresponden, conforme las disposiciones que emita la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Artículo 15.- Departamento de Registro y Control Patrimonial

El Departamento de Registro y Control Patrimonial deberá:

a) Registrar en el SIRPA y el SIBINET todos los bienes patrimoniables que ingresen a los almacenes y bodegas, asignándoles su respectivo número de identificación.

b) Identificar los bienes que se indican en el inciso anterior, con el sistema de rotulado a que refiere el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, todo conforme los lineamientos establecidos por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

c) Remitir al Departamento de Contabilidad, en los primeros cinco días hábiles de cada mes, el listado de los activos que registre, con el número de patrimonio y ubicación.

d) Cumplir en general con las obligaciones que establece el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central y demás normativa aplicable.

Articulo 16.- Departamento de Contabilidad

Corresponderá al Departamento de Contabilidad:

a) Tener actualizada la contabilidad del MOPT, registrando en forma precisa y oportuna, todos los movimientos que se efectúen en los almacenes, bodegas regionales y las bodegas de los Centros de Producción.

b) Cotejar que los documentos remitidos por parte de los almacenes y bodegas, se ajusten a

los lineamientos técnicos que rigen la materia.

c) Desarrollar los ajustes que sean necesarios en sus sistemas contables y gestionar lo pertinente, para que se adapten los sistemas informáticos de soporte a los procesos contables, de acuerdo a sus planes de acción y a las directrices que emita la Contabilidad Nacional, para asegurar la correcta aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), cuando éstas entren en vigencia. Lo anterior sin perjuicio de nuevas normas o modificaciones que emita la IFAC (Federación Internacional de Contadores), que sean implementadas por la Contabilidad Nacional como ente rector del Subsistema de Contabilidad.

d) Atender los requerimientos de información que efectúe la Contabilidad Nacional y la Auditoría Interna.

e) Aquellas otras que conforme el presente Reglamento y el ordenamiento jurídico en general le corresponde desarrollar.

CAPITULO III

ENTRADA DE BIENES EN ALMACENES Y BODEGAS REGIONALES ORIGINADOS

EN PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA

Artículo 17.- Control actualizado de entradas

Todos los bienes que adquiera el MOPT, a través de los procedimientos de contratación administrativa, se recibirán en los almacenes; o bien en las bodegas regionales en los casos excepcionales que así se establezca, conforme lo que al efecto dispongan los respectivos documentos contractuales, debiendo registrarse la entrada mediante el sistema de información denominado Sistema de Administración de Inventarios (SAI).

A través del SAI se registrará el bien, con su descripción, el código mecanizado, según lo establecido en el "Catálogo de Materiales y Repuestos del MOPT", la ubicación, fecha de entrada, precio unitario y demás información que el Sistema establezca.

Artículo 18.- Registro de la recepción provisional de los bienes.

Para la recepción provisional de los bienes, el funcionario autorizado accesará el SAI, a fin de registrar en dicho Sistema tal recepción. El SAI se enlazará en línea con el SINAEP, para verificar la información financiera relativa a la contratación, entre ésta, la Orden de Compra respectiva. Esa información y demás documentación que indique el Instructivo para la Administración de Almacenes y Bodegas, constituirá la base para efectuar el acto de recepción.

Lo anterior deberá realizarse en estricto ajuste a los procedimientos establecidos en los artículos 194, 196 y concordantes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

En dicho acto el funcionario encargado del Almacén o Bodega, acompañado de la respectiva asesoría técnica cuando así fuere necesario, verificará todas las condiciones de entrega de los bienes, siguiendo la información requerida en el formulario "Acta de Recepción Provisional", en cuanto a:

a) La cantidad real recibida, según conteo fisico.

b) Descripción de los bienes

c) Nombre del contratista.

d) Nombre y número de cédula de los funcionarios institucionales que estuvieron en el acto de entrega y los de la empresa contratista.

e) Fecha y hora de la recepción de los bienes.

f) Cualquier otra información que se considere necesaria.

En caso que se hayan solicitado muestras, deberá asimismo comprobar la mercancía contra la muestra de la compra correspondiente, la cual tiene que ser idéntica a las especificaciones contractuales. Para tales efectos coordinará con el Departamento de Contrataciones de la Proveeduria Institucional, dependencia a cargo de la custodia de las muestras.

Todo lo anterior se efectuará conforme las disposiciones contenidas en el "Instructivo para la Administración de Almacenes y Bodegas."

El Acta de Recepción Provisional, con la citada información y todo el detalle atinente a las condiciones en que se efectúa la recepción, será firmada por los funcionarios a cargo de la recepción de los bienes y por los funcionarios del contratista que estuvieron en el acto de entrega.

Este documento constituirá la base para comunicar lo pertinente al contratista, en caso que la recepción provisional se efectúe con algún condicionamiento, o bien bajo protesta, para las correcciones que sean necesarias, conforme lo estipulado en el numeral 194 del Reglamento a la

Ley de Contratación Administrativa. Dicho documento también constituirá la base para efectuar las acciones que procedan en caso de rechazo de los bienes, cuando tal rechazo se determine en ese mismo acto.

Artículo 19.- Registro de la recepción definitiva.

Una vez concluida la recepción provisional, el Almacén o Bodega procederá con el proceso de revisión de los bienes recibidos, para lo cual, coordinará, de ser necesario, con los funcionarios competentes, a fin de que se le brinde la asesoría pertinente y para realizar cualquier prueba o análisis requerido. Lo anterior deberá efectuase según los plazos y procedimientos establecidos en el artículo 194 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa; asimismo deberá, conjuntamente con los funcionarios a cargo del proceso de revisión y verificación, levantar el Acta de Recepción Definitiva que establece el numeral 195 de dicho cuerpo reglamentario.

Efectuado lo anterior, en el día hábil siguiente, el Almacén o Bodega remitirá el Acta de Recepción Definitiva y demás documentos establecidos en el "Procedimiento Institucional Visado de Facturas Comerciales" al Ejecutor del Programa Presupuestario, para que desarrolle las acciones que le corresponden, conforme lo establecido en el citado Procedimiento. El Ejecutor de Programa Presupuestario, en el plazo de tres días hábiles remitirá dicha Acta, la factura comercial y demás documentos que señale el citado procedimiento, al Almacén o la Bodega respectiva, para el registro de la recepción definitiva en el SAI, con lo cual queda afectado el inventario de bienes.

El almacén o bodega remitirá la factura comercial y demás documentos al Departamento de Programación y Control de la Dirección de Proveeduría Institucional, dependencia que deberá verificar la documentación con base en. el Sistema Integrado de Gestión Administrativa Financiera (SIGAF) e ingresará la información de los bienes recibidos en la transacción MIGO; asimismo remitirá la factura comercial y demás documentación que señala el "Procedimiento Institucional Visado de Facturas Comerciales", a la Dirección Financiera para el trámite de pago.

En caso de objetos muy simples, en los cuales el MOPT haya determinado la factibilidad de que la recepción provisional coincida con la recepción definitiva, el o los funcionarios encargados efectuarán la recepción correspondiente, registrándola en el SAI en la opción habilitada para esos supuestos. Dentro del día hábil siguiente remitirán la documentación al Ejecutor del Programa Presupuestario para que en el plazo de tres días hábiles desarrollen las funciones que le corresponden, según lo establecido en el "Procedimiento Institucional Visado de Facturas Comerciales", y para que remitan la documentación al Almacén para el registro de la recepción definitiva, con lo cual se afecta el inventario de bienes y para que se continúe con el respectivo trámite de pago.

Artículo 20.- Registro de muestras no retiradas

Las muestras que no se hubieren inutilizado o destruido por las pruebas a que fueren sometidas, se devolverán en el plazo establecido en el artículo 57 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Si en ese plazo las muestras no son retiradas por los interesados, a pesar de los comunicados que les efectúe la Proveeduría Institucional para tales efectos, el MOPT dispondrá libremente de ellas, las cuales se remitirán al Almacén que corresponda y se registrarán en el SAI por el funcionario autorizado, en la opción habilitada para tales efectos. El registro se efectuará según el valor consignado en la oferta respectiva. El MOPT utilizará tales bienes según lo requiera el Ejecutor del Programa Presupuestario.

Artículo 21.- Cargas directas

En los almacenes o bodegas se registrarán los bienes por el mecanismo de carga directa, cuando el lugar de entrega definido en los documentos contractuales es el sitio en el cual quedarán habilitados para su uso y no en un almacén o bodega; por tanto, tal registro no afecta el

inventario y se efectúa para efectos de pago, registros contables y control interno.

La recepción provisional y definitiva de los bienes que se registren bajo el mecanismo de carga directa, así como su registro en el SIRPA, en el SIBINET y su rotulado, se efectuará conforme

los procedimientos regulados en el ordenamiento jurídico y demás disposiciones contenidas en este Reglamento.

Artículo 22.- Recepción de equipo liviano y pesado

El sitio de entrega de equipo liviano y pesado se llevará a cabo en el lugar indicado en el pliego de condiciones (cartel). Para la recepción, la Dirección de Proveeduría Institucional coordinará con la Dirección de Control de Equipo y Maquinaria y con el Departamento de Control de Transportes, según corresponda, así como con el Almacén que haya definido dicha Proveeduría, que estará a cargo del registro del equipo para efectos de control. Lo anterior para que asistan al acto de recepción, junto con los funcionarios que brindarán la asesoría técnica.

Tal recepción se efectuará conforme los procedimientos establecidos en los artículos 18 y 19 de este Reglamento y se registrará en el almacén correspondiente como carga directa.

Artículo 23.- Asignación de número de identificación y registro de los bienes patrimoniables

El Departamento de Registro y Control Patrimonial deberá registrar en el SIRPA los bienes patrimoniables que se reciban en los almacenes o bodegas. Lo anterior conforme las disposiciones contenidas en el "Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central" y en los lineamientos y demás disposiciones emitidas por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Una vez efectuada la recepción definitiva del bien, dentro del día hábil siguiente, el Encargado del almacén o bodega le hará la comunicación correspondiente sobre tal recepción al Departamento de Registro y Control Patrimonial. Con esa información el funcionario autorizado en dicho Departamento, asignará un número de identificación al bien, quedando registrado en el Sistema Registro Patrimonial (SIRPA), con lo cual se afecta el inventario institucional de bienes.

Paralelamente incluirán dichos bienes en los sistemas informáticos de administración y control de bienes diseñados por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Artículo 24.- Rotulado de bienes patrimoniables

Efectuado el registro del bien, el Departamento de Registro y Control Patrimonial procederá dentro de los tres días hábiles siguientes, a iniciar el proceso de identificación de estos con el sistema de rotulado (placa de metal o plástica o cualquier otro sistema de alta seguridad), para lo cual efectuará, las acciones de coordinación que correspondan con el almacén o bodega

respectiva.

El Encargado del Almacén o Bodega verificará que el Departamento de Registro y Control Patrimonial realice oportunamente dicha acción, de detectar algún atraso u omisión, hará el requerimiento de inmediato ante dicho Departamento para que proceda con su ejecución, con copia al Ejecutor de Programa Presupuestario.

Ningún bien podrá salir del almacén o bodega si no está debidamente registrado e identificado con el sistema de rotulado.

Artículo 25.- Registros Contables

Al efectuarse la incorporación de los bienes en el SAI, tal información se enlazará con el Sistema de Contabilidad General (SCG), quedando los bienes registrados en éste; a fin de que sean asentados en los registros contables y reconocidos en los estados financieros de los ejercicios con los que guardan relación.

Dicha información será utilizada por el Departamento de Contabilidad, como parte integral de la documentación referente a las operaciones del MOPT, que le corresponde registrar, procesar y controlar a los efectos establecidos en la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos y su Reglamento, así como en la normativa técnica y demás disposiciones establecidas por la Contabilidad Nacional.

El Departamento de Contabilidad custodiará los documentos originales que se tramiten para la recepción definitiva de los bienes, que le sean remitidos, según lo dispuesto en el presente

Reglamento.

CAPITULO IV

TRASPASO DE BIENES DE ALMACENES A BODEGAS O ENTRE ESTOS

Artículo 26.- Registro de nombres y firmas

Los almacenes contarán con un "Registro de Nombres y Firmas" de los funcionarios autorizados para firmar los formularios oficializados para solicitar el traspaso de bienes de los almacenes a bodegas, así como de los funcionarios autorizados para el retiro de éstos. Asimismo, en cada Bodega existirá un registro de nombres y firmas de los funcionarios autorizados para retirar bienes por traspaso hacia otras bodegas.

En el caso de la División de Obras Públicas, corresponderá a los Directores Regionales designar a los funcionarios autorizados para solicitar y para retirar bienes por traspaso. En lo que respecta a la Dirección de Edificaciones Nacionales, tal designación le corresponde al Director. En ambos casos la designación se efectuará en el formulario oficializado para tales efectos, en el cual se consignará la firma de los funcionarios autorizados, así como el visto bueno del Ejecutor del Programa Presupuestario.

En el caso de los funcionarios autorizados para solicitar y para retirar bienes de los almacenes por traspaso, tal formulario será remitido al Departamento de Almacenamiento y Distribución de la Dirección de Proveeduría Institucional, en el mes de febrero de cada ario. Dicho Departamento lo comunicará al almacén o almacenes que corresponda y remitirá una copia al Departamento de Contabilidad.

El Departamento de Almacenamiento y Distribución verificará que dicha designación se efectúen en forma oportuna, estando facultado para realizar las acciones que correspondan al efecto ante los funcionarios responsables.

En el caso del traspaso de bodega a bodega, tal formulario se remitirá a cada una de las bodegas respecto a las cuales podría operar un traspaso, las cuales verificarán que dicha designación se efectúe oportunamente.

El registro de firmas tendrá validez por un año y deberá renovarse durante el mes de febrero de cada año.

En caso que sea necesario sustituir a algún funcionario autorizado, deberá utilizarse el mismo procedimiento para el registro de su firma.

Artículo 27.- Requisición de Materiales o de Repuestos por traspaso

Para el traspaso de bienes, se deberá completar el formulario en el SAI "Solicitud de Materiales por Traspaso", o bien "Solicitud de Repuestos por Traspaso", el cual deberá contener una descripción de los bienes a traspasar, su cantidad y demás información que este señale. Tal Formulario deberá ser firmado por el funcionario autorizado, así como por el Ejecutor del Programa Presupuestario correspondiente y tendrá una validez de treinta días calendario a partir de su confección, transcurrido el cual quedará sin efecto y se deberá iniciar de nuevo con el trámite.

Artículo 28.- Funcionarios autorizados para retirar los bienes objeto de traspaso

Podrán apersonarse a retirar los bienes que van a ser traspasados, únicamente aquellos funcionarios cuya firma se encuentre registrada para tales efectos. Dichos funcionarios deberán presentarse con el original del formulario respectivo.

Artículo 29.- Registro de la salida de los bienes objeto de traspaso y procedimiento para su despacho

El funcionario encargado deberá cotejar si el funcionario que se apersona a efectuar el retiro está autorizado y requerirá su cédula de identidad para cotejarla con el "Registro de Nombres y Firmas". Deberá revisar además si dicho formulario cuenta con toda la información requerida.

En lo que respecta al vehículo que transportará los bienes y su operador, verificará si la información contenida en el formulario, en el espacio designado para la indicación del número de placa o número de equipo, así como el nombre del operador, coincide con el que se apersone al almacén o bodega.

El funcionario del almacén o bodega deberá efectuar el conteo y revisión minuciosa que corresponda, a fin de verificar que los bienes que se entreguen coinciden con los que se indican en el formulario "Solicitud de Materiales por Traspaso", o bien "Solicitud de Repuestos por Traspaso". Lo anterior deberá ser corroborado además por el funcionario que se apersona al retiro.

Dicho formulario será firmado por el Encargado del Almacén o Bodega, así como el funcionario que efectúa el retiro.

El Encargado del Almacén o Bodega rechazará la "Solicitud de Materiales por Traspaso", o bien "Solicitud de Repuestos por Traspaso" que se presenten con cualquier alteración, irregularidad o anomalía que origine dudas sobre su autenticidad, o, en su caso, sobre la veracidad de las firmas, y de inmediato lo informará por escrito a su Superior Inmediato, para coordinar la solución y enmienda que corresponda.

Si no se detecta ninguna irregularidad en tales formularios, se procederá a la entrega de los bienes en el plazo establecido, para lo cual los funcionarios encargados efectuarán el conteo y revisión pormenorizada de éstos, de forma tal que la entrega se efectúe conforme la información contenida en el formulario respectivo. La entrega se registrará en el SAI, como una "Salida de Materiales por Traspaso", o "Salida de Repuestos por Traspaso".

El SAI se enlazará con el SCG, quedando registrado en este último dicho movimiento.

Artículo 30.- Rechazo de solicitudes de traspaso

Quedará sin efecto toda "Solicitud de Materiales por Traspaso", o bien "Solicitud de Repuestos por Traspaso", si los bienes respectivos no son retirados en el término de cinco días hábiles siguientes a la fecha en que el Almacén informa que se encuentran listos los bienes para su retiro.

Se exceptúa de esa disposición aquellos casos en que el atraso en la entrega sea imputable al almacén o bodega encargada de despachar los bienes y no a la bodega que tramitó la solicitud.

Cuando el atraso sea imputable a la bodega que tramitó la solicitud, el Encargado del Almacén o Bodega deberá:

a. Poner el sello de "anulado" a la respectiva "Solicitud de Materiales por Traspaso", o bien "Solicitud de Repuestos por Traspaso"

b. Devolver los bienes a los anaqueles respectivos.

c. Informar a la dependencia administrativa que corresponda, sobre la situación acaecida, a efecto de que se tomen las medidas correctivas necesarias para que no vuelvan a producirse situaciones similares y al Departamento de Relaciones Laborales para las acciones disciplinarias que correspondan.

El funcionario que tramitó el formulario, el cual queda en tránsito en el SAI, deberá efectuar su anulación en dicho Sistema.

Artículo 31.- Registro de los bienes que ingresan a las bodegas por traspaso

Los bienes que ingresen a las bodegas, producto de traspaso, deberán registrarse en el SAI en la opción habilitada para la "Entrada por Traspaso". Para realizar lo anterior, se utilizará el Formulario denominado "Pre entrada", con el cual se verificará que los bienes objetos del traspaso correspondan a los indicados en los documentos que sustentan el traspaso. Realizado lo anterior, se efectuará y registrará la entrada definitiva, la cual se efectuará a más tardar el día siguiente.

Ese registro afectará el Sistema de Contabilidad General (SCG), de manera que el traspaso de los bienes queda registrado en tal sistema, a los efectos de las competencias del Departamento de Contabilidad.

CAPITULO V

REGISTRO DE LA RECEPCIÓN EN ALMACENES Y BODEGAS REGIONALES DE

BIENES DONADOS, SUMINISTRADOS COMO APORTE EN CONVENIOS

COOPERACION Y BIENES POR CUENTA DE TERCEROS.

Artículo 32.- Recepción de bienes patrimoniables donados al MOPT

La recepción de bienes patrimoniables que se donen al MOPT, conforme lo dispuesto en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, se efectuará en el almacén o bodega que indique el Jerarca, en el documento de aceptación de la donación.

En el acto de recepción se deberá contar con una copia del Acta firmada por el donante y donatario o por sus delegados, debidamente autorizados y acreditados. La recepción se registrará en el SAI, a través de la opción habilitada para tales efectos. Tal registro se efectuará por el monto de la factura de adquisición que aporte el donante o en su defecto por el monto del avalúo que realice la Administración.

Una vez efectuada la recepción, el Encargado del Almacén o Bodega comunicará de inmediato al Departamento de Registro y Control Patrimonial, aportando copia del Acta de Donación respectiva para su respaldo, con el objeto de que proceda con el registro del bien en el SIRPA y en el SIBINET y a la asignación del número de identificación de éste. Dicho Departamento deberá asimismo efectuar la identificación de los bienes donados con el sistema de rotulado (placa de metal o plástica o cualquier otro sistema de alta seguridad).

El almacén o bodega registrará la entrada del bien en el SAI, afectando de este modo el Sistema de Contabilidad General (SCG). Cuando se remita el cierre mensual al Departamento de Contabilidad, dentro de la documentación que deberá enviársele se incluirán las Actas de Donación respectivas. Corresponderá al Departamento de Contabilidad verificar que se remitan tales Actas, en caso que ello no se efectúe, deberá requerirlas al Almacén o Bodega correspondiente.

Artículo 33.- Trámite para la aceptación y recepción de bienes no patrimoniables donados en favor del MOPT

Cuando en el MOPT se reciba el ofrecimiento de una donación de materiales o suministros, por parte de una persona fisica o jurídica, el Superior Jerárquico deberá decidir si acepta o no tal donación, para lo cual podrá hacerse asesorar de las dependencias técnicas que estime necesario.

Si se decide rechazar la donación, así se le comunicará a quien efectuó el ofrecimiento respectivo.

En caso que se determine aceptar la donación, el Despacho del Jerarca remitirá los antecedentes a la Asesoría Jurídica, para que elabore el documento en el cual se formalizará tal donación, documento que contendrá las calidades del donante y del donatario, cantidad y características de los materiales o suministros donados, monto, el almacén o bodega en donde deberán recibirse los bienes donados, el Programa Presupuestario al cual serán destinados y demás aspectos que la Asesoría Jurídica considere necesarios. El documento en que se formalice la donación será firmado por el donante y por el Superior Jerárquico.

De lo anterior se remitirá comunicación al almacén o bodega respectiva y al Ejecutor del Programa Presupuestario beneficiario de la donación.

La recepción de los bienes se efectuará en el almacén o bodega designada. Tal acto se consignará en un Acta que se denominará "Acta de Recepción de Materiales y Suministros Donados", la cual firmará el donante y el funcionario autorizado para recibir los bienes donados. El almacén o bodega registrará la entrada del bien en el SAI, en la opción habilitada para la entrada de donaciones, afectando de este modo el Sistema de Contabilidad General (SCG). Cuando se remita el cierre mensual al Departamento de Contabilidad, dentro de la documentación que deberá enviársele se incluirán las Actas de Donación respectivas. Corresponderá al Departamento de Contabilidad verificar que se remitan tales Actas, en caso que ello no se efectúe, deberá requerirlas al Almacén o Bodega correspondiente.

Artículo 34.- Registro de bienes objeto de aportes en Convenios de Cooperación

Los bienes objeto de aportes definidos en convenios de cooperación, se registrarán en el SAL para lo cual el funcionario responsable de la ejecución del Convenio coordinará lo pertinente con la bodega respectiva, aportando copia del Convenio y demás documentación necesaria, para tales efectos.

En caso que dentro de los aportes existan bienes patrimoniables, el funcionario responsable del Convenio coordinará con el Departamento de Registro y Control Patrimonial para su registro en el SIRPA y en el SIBINET, y para la asignación de un número de identificación. El Departamento de Registro y Control Patrimonial efectuará de inmediato, la identificación de tales bienes con el sistema de rotulado (placa de metal o plástica o cualquier otro sistema de alta seguridad).

Artículo 35.- Registros Contables

A través del SAI se enlazará el Sistema de Contabilidad General (SCG), quedando los bienes registrados en éste. El Departamento de Contabilidad considerará los movimientos de tales

bienes, para los efectos requeridos en el ejercicio de sus competencias.

Artículo 36.- Entrada de bienes por cuenta de terceros (COSE VI)

Los bienes que ingresen a los almacenes o bodegas del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, adquiridos por el Consejo de Seguridad Vial, conforme las disposiciones contenidas la Ley de la Administración Vial No. 6324, se registrarán en el SAI en la opción especial habilitada para el registro de ese tipo de bienes.

El Departamento de Contabilidad registrará estos bienes, conforme lo dispuesto en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), respecto a los bienes de este tipo que ingresen a la Institución.

CAPÍTULO VI

CONTROL DE SALIDAS DE BIENES DE ALMACENES Y BODEGAS REGIONALES

HACIA LOS CENTROS DE COSTOS

Artículo 37. - Registro de nombres y firmas:

Los almacenes y bodegas deberán contar con un "Registro de Nombres y Firmas" de los funcionarios autorizados para firmar los formularios oficializados para la solicitud de bienes para los Centros de Costos, así como de los funcionarios autorizados para el retiro de éstos.

Para los efectos del referido Registro, deberá cumplirse con los siguientes requisitos:

a) El Director o Subdirector de cada dependencia del Ministerio designará a los funcionarios autorizados para solicitar y para retirar bienes de los almacenes. Tal designación se efectuará en el formulario oficializado para ello, en el cual se consignará la firma de los funcionarios autorizados, así como el visto bueno del Ejecutor del Programa Presupuestario respectivo. Tal Formulario será remitido al Departamento de Almacenamiento y Distribución de la Proveeduría Institucional, en el mes de febrero de cada ario, para que lo comunique al almacén o almacenes que corresponda, de lo cual remitirá una copia al Departamento de Contabilidad.

El Departamento de Almacenamiento y Distribución verificará que dicha designación se realice en forma oportuna, estando facultado para efectuar las acciones que correspondan al efecto, ante los funcionarios responsables.

b) Los Directores Regionales designarán a los funcionarios autorizados para solicitar y para retirar bienes de las Bodegas Regionales en el formulario oficializado, en el cual se consignará la firma de éstos. Dicho Formulario se remitirá a la bodega respectiva y al Departamento de Contabilidad.

El registro de firmas tendrá validez por un ario y deberá renovarse durante el mes de febrero de cada año.

En caso que sea necesario sustituir a algún funcionario autorizado, deberá utilizarse el mismo procedimiento para el registro de su firma.

Artículo 38.- Formularios "Solicitud de Materiales" y "Solicitud de Repuestos"

Para retirar bienes de cualquier almacén o bodega debe completarse el formulario  Solicitud de Materiales" o "Solicitud de Repuestos", según se trate. Dichos formularios contendrán toda la información relativa a los bienes a retirar: cantidad solicitada, descripción de los bienes, número de patrimonio si se trata de bienes patrimoniables, unidad de media y código mecanizado.

En la "Solicitud de Repuestos" deberá indicarse el número de Taller y la Orden de Trabajo, con excepción de las salidas que se produzcan por traspaso del almacén a una bodega o de una bodega a otra. En este último caso deberá quedar claramente identificada la índole de la transferencia.

Los formularios para solicitar bienes a los almacenes serán firmados por el funcionario autorizado y deberán contar con el visto bueno del respectivo Ejecutor del Programa Presupuestario.

Los formularios para solicitar bienes a las bodegas regionales deben ser firmados por el funcionario autorizado y deberán contar con el visto bueno del respectivo Director Regional.

Artículo 39.- Revisión de las firmas y demás información en el Formulario "Solicitud de Materiales" o "Solicitud de Repuestos".

Es obligación del Encargado del Almacén o de la Bodega, antes de efectuar el despacho de bienes, revisar la firma de quien autoriza el retiro de éstos, consignada en el Formulario "Solicitud de Materiales" o "Solicitud de Repuestos" y cotejarla con el respectivo "Registro de Nombres y Firmas". Deberá verificar además si el funcionario que se apersone a efectuar el retiro está autorizado y requerirá su cédula de identidad para cotejarla con el citado registro.

Deberá revisar asimismo si dicho formulario cuenta con toda la información requerida.

En lo que respecta al vehículo que transportará los bienes y su operador, verificará si la información contenida en el formulario, en el espacio designado para la indicación del número de placa o número de equipo, así como el nombre del operador, coincide con el que se apersone al almacén o bodega.

Artículo 40.- Conteo y verificación de características de los bienes a despachar.

El funcionario del almacén o bodega deberá efectuar el conteo y revisión minuciosa que corresponda, a fin de verificar que los bienes que se entreguen coinciden con los que se indican en el formulario "Solicitud de Materiales" o "Solicitud de Repuestos". Lo anterior deberá ser corroborado además por el funcionario que se apersona al retiro.

Dicho formulario deberá ser firmado por el Encargado del Almacén o Bodega, así como el funcionario que efectúa el retiro.

Artículo 41.- Registro en el SAI y demás sistemas de control

El Encargado del Almacén o de la Bodega registrará la salida en el SAI, como una "salida por gasto", afectándose el inventario de bienes. En el caso de la salida de repuestos, ésta se cargará a una orden de trabajo y a un equipo determinado.

El registro de la salida en el SAI se enlazará con el Sistema de Contabilidad General (SCG), creando de manera automática los registros contables respectivos.

Artículo 42.- Rechazo de las solicitudes

El Encargado del Almacén o Bodega deberá rechazar las "Solicitudes de Materiales" o la "Solicitud de Repuestos" que se presenten con cualquier alteración, irregularidad o anomalía que origine dudas sobre su autenticidad, o, en su caso, sobre la veracidad de las firmas y de inmediato lo informará por escrito a su superior, para coordinar la solución y enmienda que corresponda.

Artículo 43.- Plazo de validez de los formularios de "Solicitud de Materiales" y "Solicitud de Repuestos"

Los formularios de "Solicitud de Materiales" o "Solicitud de Repuestos", tendrán una validez de treinta días calendario a partir de su confección y una vez transcurrido dicho lapso, sin su efectiva utilización, quedarán sin efecto y se debería iniciar de nuevo con el trámite.

Artículo 44.- Plazo para el retiro de bienes

Quedará sin efecto toda "Solicitud de Materiales" o "Solicitud de Repuestos", si los bienes respectivos no son retirados en el término de cinco días hábiles, siguientes a la fecha en que el Almacén o Bodega informa que se encuentran listos los bienes para su retiro. Se exceptúa de esa disposición aquellos casos en que el atraso en la entrega no sea imputable al centro de costos que tramitó la solicitud.

Cuando el atraso se de por razones imputables al centro de costos que tramitó la solicitud, el Encargado del Almacén o de la Bodega deberá cumplir con los siguientes aspectos:

a. Poner el sello de "anulado" a la respectiva "Solicitud de Materiales" o "Solicitud de Repuestos".

b. Devolver los bienes a los anaqueles respectivos.

c. Informar a la dependencia administrativa que corresponda, sobre la situación acaecida, a efecto de que se tomen las medidas correctivas necesarias para que no vuelvan a producirse situaciones similares y al Departamento de Relaciones Laborales para las acciones disciplinarias que correspondan.

El funcionario que tramitó el formulario, el cual queda en tránsito en el SAI, deberá efectuar su anulación en dicho Sistema.

Artículo 45.- Aporte de materiales a organizaciones autorizadas

En el caso de salidas de materiales que se efectúen con fundamento en el "Reglamento de Entrega de Materiales de Construcción y Suministros del Ministerio de Obras Públicas y Transportes", se seguirán los procedimientos, plazos y controles establecidos en dicho cuerpo Reglamentario.

El registro de la salida de bienes se efectuará a través del SAI, como una salida por gasto.

Artículo 46.- Devolución de bienes

En lo que respecta a los bienes entregados por el MOPT a instituciones públicas u otras personas jurídicas, con fundamento en las disposiciones contenidas en el "Reglamento de Entrega de Materiales de Construcción y Suministros del Ministerio de Obras Públicas y Transportes", que no son utilizados por tales instituciones en el plazo establecido en citado Reglamento y que por tanto deben ser retirados por el MOPT, la Dirección a la que corresponde recoger tales bienes, comunicará lo anterior al almacén o bodega respectiva, para que se proceda al registro de su ingreso, a través del SAI, afectando de este modo el inventario, así como el SCG.

CAPITULO VIII

CIERRES, INVENTARIOS Y AJUSTES EN LOS ALMACENES Y BODEGAS

REGIONALES

Artículo 47.- Cierre diario

Los Encargado de Almacenes y Bodegas Regionales deberán efectuar el cierre diario. de las transacciones realizadas, mediante la verificación de todos los movimientos efectuados, de acuerdo con los registros del SAI y la documentación de soporte, ya sean entradas, salidas, traspasos, cargas directas y todos los movimientos efectuados. De detectar alguna incongruencia, procederá a realizar las acciones necesarias para corregir el error o para que se efectúen los ajustes que correspondan, siguiendo los procedimientos regulados en el presente Reglamento.

Dicho cierre deberá registrase en el SAI, como un dato histórico para efectos de control  eventuales consultas.

Artículo 48.- Cierre mensual

Los Encargados de Almacenes y Bodegas Regionales deberán efectuar el cierre mensual de las transacciones efectuadas, mediante la verificación, de acuerdo con la información contenida en el SAI, de todos los movimientos que se hayan realizado, el cual deberá contener:

a) El reporte de gastos mensual, desglosado por Supartida.

b) El reporte de Centros de Costos: reporte de las salidas desglosadas por cada Centro de Costos (Área y Actividad).

c) Reporte de cargas directas mensual.

d) Ajustes realizados

e) Reporte del inventario total existente al momento del cierre.

De detectar alguna incongruencia, procederá a realizar las acciones necesarias para corregir el error o para que se efectúen los ajustes que correspondan, conforme los procedimientos regulados en el presente Reglamento.

En el plazo de los primeros ocho días hábiles de cada mes, el cierre mensual impreso deberá ser enviado al Departamento de Contabilidad, junto con los documentos originales que sustentan dicho cierre. Lo anterior como elementos de verificación para los registros contables y para la elaboración de los Estados Financieros.

Artículo 49.- Errores en la entrada o salida de un bien

Cuando se generen errores en cantidades o precios en el registro de una entrada o salida de bienes de un almacén o bodega, los encargados de estos deberán efectuar, de inmediato, las acciones necesarias para corregir tal error, de la siguiente manera:

a) Si se trató de una entrada, solicitará al Supervisor de Almacenes del Departamento de Programación y Control o al Supervisor de Bodegas, según se traté, efectuar el ajuste correspondiente; para lo cual le enviará vía correo electrónico copia de la entrada y de la factura comercial en un archivo digital con formato .PDF. Con base en lo anterior el Supervisor corregirá el error respectivo de inmediato.

b) Si se trató de una salida, efectuará el movimiento de entrada por devolución y volverá a efectuar la salida con la información correcta.

Lo anterior deberá ser consignado en el cierre diario, con las justificaciones correspondientes y documentos de soporte necesarios.

Artículo 50.- Ajustes originados en errores detectados en cierre mensual

En aquellos casos excepcionales en los cuales al efectuarse el cierre mensual se detecten errores en cantidades, precios o características de los bienes, el Encargado del Almacén o Bodega informará de la situación al Supervisor de Almacenes o de Bodegas según corresponda.

Con sustento en lo anterior, el Supervisor cotejará los documentos correspondientes a todos los movimientos efectuados en el mes, contra la información contenida en el SAI, a fin de detectar el error. Detectado el error, procederá a realizar el ajuste administrativo.

Ese movimiento se registrará en el SAI, el cual se enlazará con el SCG, en el que también quedará registrado.

Artículo 51.- Inventarlos físicos selectivos

Los Encargados de Almacenes y Bodegas deberán efectuar inventarios fisicos selectivos, parciales o totales, cada quince días, para verificar que las existencias fisicas concuerden con lo registrado en el Sistema SAI. Lo anterior conforme lo establezca su programación.

El inventario selectivo es una muestra aleatoria, entre un 10% y 20% del total de las mercancías del almacén o bodega, hasta alcanzar el 100% del inventario. Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados y que registren mayor movimiento.

La programación de los inventarios selectivos deberá efectuarse en el mes de enero de cada ario. Esa programación la comunicará el Encargado del Almacén o Bodega a su superior inmediato, a los Ejecutores de Programa Presupuestario, al Departamento de Programación y Control de la Dirección de Proveeduría Institucional, en el caso de los almacenes y al Proceso de Supervisión de Bodegas, en el caso de las bodegas regionales.

El resultado de los inventarios selectivos que se realicen deberá consignarse en un informe, el cual remitirá a los funcionarios y dependencias que se indican en el párrafo anterior.

Artículo 52.- Ajustes originados en inventarios físicos selectivos

De detectarse sobrantes o faltantes por incorrecto despacho, hurto, robo, contaminación, derrames, entre otros, el Encargado del Almacén o Bodega informará de la situación al Supervisor, al Jefe Administrativo y al Ejecutor de Programa Presupuestario. En caso que estén contemplados bienes patrimoniables, informará también al Departamento de Registro y Control Patrimonial. Si se tratare de un robo o cualquier otro acto que se presume delictivo, el Encargado de Almacén o Bodega entablará la denuncia ante las autoridades judiciales correspondientes.

Con sustento en lo anterior, el Supervisor cuantificará el sobrante o faltante mediante el conteo fisico, cotejando tal información con los documentos de entradas y salidas e información contenida en el SAI, asimismo levantará un Acta acerca de la situación acaecida, la cual respaldará con la documentación que soporte lo actuado. Dicha Acta será firmada por el Supervisor, el Encargado del Almacén o Bodega y el Jefe Administrativo correspondiente; si se contemplan bienes patrimoniables, también será firmada por el Jefe del Departamento de Registro y Control Patrimonial.

En el mismo acto el Supervisor efectuará el ajuste respectivo en el SAI, el cual se enlazará con el SCG, en el que se registrará dicho ajuste. El Acta junto con el ajuste que genera el SAI, será remitida al Departamento de Contabilidad para su verificación y para la custodia de dicha documentación. En el caso de bienes patrimoniables, de tratarse de faltantes, el Jefe del Departamento de Registro y Control Patrimonial deberá gestionar la pertinente para cumplir con las disposiciones contenidas en el artículo 30 del Reglamento para el Registro y Control Patrimonial, para la baja de los bienes respectivos.

Cuando la situación se genere en hurto, robo o cualquier otro acto que se presume delictivo o que pueda configurar una falta disciplinaria, el Supervisor comunicará lo acaecido al Departamento de Relaciones Laborales, a más tardar el día hábil siguiente, remitiendo una copia del informe y demás documentación de soporte que lo respalda, a fin de que efectúe la investigación para determinar las responsabilidades civiles y disciplinarias que correspondan.

Artículo 53.- Prohibición de efectuar ajustes de oficio

El Encargado de Almacén o Bodega y el Supervisor, por ningún motivo podrán efectuar ajustes sin seguir los procedimientos establecidos en el presente Reglamento.

Artículo 54.- Inventarios físicos totales

Los supervisores del Departamento de Programación y Control de la Dirección de la Proveeduría Institucional efectuarán inventarios fisicos totales, al menos una vez al ario, en los almacenes del MOPT. En el caso de las bodegas regionales, tales inventarios los efectuarán los Supervisores del Proceso de Supervisión de Bodegas. Estos inventarios se efectuarán conforme la

programación anual que deberán realizar dichas dependencias e incluirán todos los bienes que se custodian en los almacenes o bodegas. Los informes del inventario servirán de sustento a los Estados Financieros de la Institución, de acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).

A los efectos de realizar el inventario, el Supervisor a cargo verificará en el SAI la cantidad de bienes existentes en el almacén o bodega, para determinar el número de funcionarios que se requerirán para realizar el inventario, el tiempo aproximado que durará el conteo y preparar todos los insumos que requiere para efectuarlo.

El inventario implicará el conteo de cada uno de los bienes existentes en los almacenes o bodegas y comparación de resultados con la infonnación contenida en el SAI; todo conforme el procedimiento establecido en el "Instructivo para la Toma de Inventarios y Supervisión de los Almacenes y Bodegas del MOPT".

Artículo 55.- Ajustes originados en inventarlos físicos totales

De detectarse alguna inconsistencia como resultado de los inventarios fisicos totales, el Supervisor a cargo procederá a verificar la documentación correspondiente a cada uno de los movimientos efectuados, respecto a los bienes que presentan dichas inconsistencias, a fin de determinar si existieron errores en el registro de entrada o salida del bien.

Si se detectan errores, se efectúan los ajustes correspondientes, con la justificación respectiva e indicación del documento que generó el error.

Si la inconsistencia no obedece a un error, sino a otras circunstancias tales como incorrecto despacho, hurto, robo, pérdida, contaminación o derrame, entre otros, en el mismo acto el Supervisor efectuará el ajuste respectivo en el SAI, el cual se enlazará con el SCG, en el que se registrará dicho ajuste; para tales efectos deberá dejar constancia en el Informe de Inventario de la situación detectada y del ajuste realizado; anexando toda la documentación de soporte correspondiente. En el caso de bienes patrimoniables, el Supervisor deberá efectuar la comunicación respectiva al Departamento de Registro y Control Patrimonial; de tratarse de faltantes, corresponderá a dicho Departamento gestionar lo pertinente para cumplir con las disposiciones contenidas en el artículo 30 del Reglamento para el Registro y Control Patrimonial, para la baja de los bienes respectivos.

El Informe del Inventario, en el cual se deberán consignar los ajustes, será remitido al Departamento de Contabilidad para su verificación, aplicación de los ajustes en los registros contables y de esta forma actualizar los saldos de inventarios. Asimismo ese Departamento efectuará la custodia de dicha documentación. Además se remitirá copia de dicho Informe al Ejecutor del Programa Presupuestario, al Encargado del Almacén o Bodega y al jefe inmediato de este.

Si la inconsistencia ha sido originada por un hurto, robo o cualquier otro acto que se presume delictivo, el Supervisor entablará la denuncia ante las autoridades judiciales correspondientes.

Asimismo comunicará al Departamento de Relaciones Laborales, a más tardar el día hábil siguiente, remitiendo una copia del informe y demás documentación de soporte que lo respalda, a fin de que efectúe la investigación para determinar las responsabilidades civiles y disciplinarias que correspondan.

Artículo 56.- Bienes que no presentan movimiento

Cuando los Supervisores de Almacenes y Bodegas detecten bienes que no han tenido movimiento durante más de tres meses, deberán elaborar un reporte adicional detallado, el cual remitirán al Encargado del Almacén o de la Bodega, según se trate, y al Ejecutor de Programa Presupuestario, para que se evite adquirir más bienes de esa naturaleza mientras se tengan suficientes existencias para respaldar las necesidades institucionales y para que se les dé el uso debido; o bien, de ser procedente, para que efectúe los trámites pertinentes para la declaratoria de bien en desuso o mal estado, para su posterior disposición según corresponda.

Artículo 57.- Inventario por sustitución permanente o temporal de servidores Encargado de Almacenes y Bodegas

Cuando sea necesario efectuar una sustitución temporal o permanente de los Encargado de Almacenes y Bodegas, por cese de interinidad, despido, jubilación, traslados o ascensos, el Jefe Inmediato de estos deberá informar al Departamento de Programación y Control, en el caso de los almacenes o al Proceso de Supervisión de Bodegas, en el caso de las bodegas, con al menos un mes de anticipación, a efecto de que se efectúe el inventario total del almacén o bodega respectiva.

En el caso de vacaciones o suspensiones, el Inventario lo realizará el Encargado del Almacén o Bodega, el Jefe Administrativo y el funcionario sustituto. El resultado del inventario se informará al Supervisor y al Ejecutor del Programa Presupuestario.

Durante el desarrollo del inventario estará presente el funcionario sustituto, quien deberá poseer la capacitación necesaria para asumir ese cargo.

Para casos no previstos en los anteriores supuestos y que corresponden a situaciones de urgencia, tales como una incapacidad, medidas cautelares, entre otros, el Jefe Inmediato deberá levantar un acta en conjunto con dos testigos, la cual debe indicar las condiciones en que el sustituto tomará el almacén o bodega y remitirá copia del acta al Departamento de Programación y Control si se tratara de un Almacén, o al Proceso de Supervisión de Bodegas, si se tratara de una Bodega.

Artículo 58.- Rotación de bienes

El Encargado del Almacén o Bodega será responsable de velar porque se cumpla con el método PEPS (primeros en entrar-primeros en salir). En razón de lo anterior, cada vez que se tramite una "Solicitud de Materiales" o "Solicitud de Repuestos", deberá despachar los bienes que tengan mayor antigüedad en los almacenes y bodegas Asimismo revisará la fecha de vigencia de estos, para cerciorarse de despachar en forma prioritaria los bienes que están pronto a vencerse.

Lo anterior a excepción de las cargas directas, por cuanto los bienes que se registran mediante este mecanismo, no ingresan al almacén o bodega y por tanto no afecta el inventario.

El Encargado del Almacén o Bodega deberá comunicar a los Ejecutores de Programas Presupuestarios, los bienes que no presentan ningún movimiento durante un lapso de tres meses; a fin de que tomen las previsiones necesarias en cuanto a su uso y consideren esa información a los efectos de la elaboración del Plan de Compras del siguiente periodo presupuestario, así como para las compras pendientes de ejecutar en el periodo presupuestario vigente.

El Ejecutor de Programa Presupuestario deberá remitir al Ministro un Informe Anual, en el mes de febrero, en el que se expongan las razones de la permanencia de bienes en los almacenes y bodegas por periodos superiores a los tres meses indicados en el párrafo anterior; los beneficios para la Administración y la fecha probable del retiro de estos de los almacenes. De este informe remitirá copia al Departamento de Almacenamiento y Distribución. Lo anterior para que el Ministro tome las acciones pertinentes.

Artículo 59.- Préstamo de bienes

Para el préstamo de bienes patrimoniables, ubicados en los almacenes o bodegas, se seguirán los procedimientos establecidos en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central.

En el caso de suministros y materiales, la dependencia que cede en préstamo y la que recibe consignará en el "Formulario Préstamo de Suministros y Materiales", la voluntad de las partes de ceder los bienes en préstamo, con indicación de las cantidades, características y el plazo para su devolución. Tal formulario deberá ser firmado por los Ejecutores de Programa Presupuestario respectivos.

El formulario "Solicitud de Materiales o "Solicitud de Repuestos" lo tramitará el funcionario autorizado para ello ante el almacén o bodega que corresponda, la cual lo registrará como una salida por gasto, debiendo cumplirse con lo que al efecto se consigne en el formulario que suscriban las partes, quienes estarán en la obligación de velar por el cumplimiento de las condiciones establecidas para la devolución de éstos.

CAPITULO IX

BODEGAS DE CENTROS DE PRODUCCION

Artículo 60.- Control actualizado de entradas en las Bodegas de los Centros de Producción Las bodegas de los Centros de Producción deberán mantener actualizado el registro de entradas de los bienes, a través de los mecanismos de registro y control existentes para tales efectos. Una vez que se haya implementado el "Sistema de Control Emulsión y Mezcla Asfáltica (SIDEMEZ), se deberá utilizar dicho Sistema.

El registro de los bienes deberá efectuarse con su descripción, el código mecanizado, según lo establecido en el "Catálogo de Materiales y Repuestos del MOPT", la bodega, fecha de entrada, precio y demás información que el mecanismo de registro y control establezca.

Artículo 61.- Entrada de bienes originados en procedimientos de contratación administrativa.

La recepción de los bienes se efectuará conforme los procedimientos establecidos al efecto en los artículos 194 siguientes y concordantes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y asimismo se seguirán los procedimientos que defina el "Instructivo Técnico sobre la Recepción, Custodia y Salida de Suministros en las Bodegas de los Centros de Producción."

Cada bodega registrará la recepción de los bienes, tanto la provisional como la definitiva a través del mecanismo o sistema de registro y control existente, utilizando los formularios oficializados para tales efectos. El Encargado de la Bodega deberá consignar la información de los bienes; efectuando las verificaciones que correspondan, con base en los documentos contractuales.

Tanto la recepción provisional como la recepción definitiva se harán constar en las Actas respectivas. El Acta de recepción definitiva levantada por los funcionarios a cargo de la verificación del cumplimiento de las especificaciones contractuales junto con los demás documentos establecidos en el "Procedimiento Institucional Visado de Facturas Comerciales" se deberá remitir al Ejecutor del Programa Presupuestario, para que desarrolle las acciones que le corresponden, conforme lo establecido en el citado Procedimiento. El Ejecutor de Programa Presupuestario, en el plazo de tres días hábiles remitirá dicha Acta y demás documentos que señale el citado "Procedimiento Institucional Visado de Facturas Comerciales" a la Bodega respectiva, para el registro de la recepción definitiva, con lo cual queda afectado el inventario de bienes, debiendo continuarse con el trámite de pago correspondiente.

Artículo 62.- Disposiciones a considerar en la recepción de asfalto o emulsión asfáltica.

Además de los aspectos que establece el "Instructivo Técnico sobre la Recepción, Custodia y Salida de Suministros en las Bodegas de los Centros de Producción," en la recepción del asfalto o la emulsión asfáltica se deberá:

Aplicar las medidas técnicas y de seguridad necesaria, con el fin de evitar que se produzcan derrames.

Comprobar que los marchamos del tanque del vehículo se encuentren intactos y que los números y cantidades coincidan con los indicados en la factura, de lo contrario no podrá hacerse el recibo del material.

Ejercer las acciones que correspondan ante las instancias respectivas, a fin de que se les dote de lo necesario para que los tanques para almacenamiento del producto, cuenten con el sistema de calentamiento adecuado y que mantengan una capa de revestimiento que resulte óptima para conservar el calor.

Observar en lo que resulte compatible, las medidas de seguridad establecidas por las normas que rigen la seguridad e higiene ocupacional.

Artículo 63._ Registro de entrada de materiales objeto de aportes en Convenios de Mutua Cooperación

Los materiales objeto de aportes definidos en convenios de mutua cooperación, suscritos por el MOPT, que se reciban en las bodegas de los Centros de Producción, se registrarán en el sistema de registro y control existente; para tales efectos el funcionario responsable de la ejecución del Convenio coordinará lo pertinente con la bodega respectiva, aportando copia del Convenio y demás documentación de soporte.

Artículo 64.- Registro de la salida de bienes

Toda salida de bienes de las bodegas de los Centros de Producción deberá registrarse en el sistema de registro y control habilitado para ello, debiendo consignarse toda la información que requiera dicho sistema.

Artículo 65.- Traspaso de asfalto o emulsión

El traspaso de asfalto o emulsión asfáltica y otros materiales de las bodegas de los Centros de Producción a las bodegas regionales deberá hacerse por medio del Formulario "Solicitud de Materiales por Traspaso", debiendo registrase en el sistema de registro y control existente.

Artículo 66.- Cierre mensual

Los Encargados de las Bodegas de los Centros de Producción deberán efectuar un cierre mensual de las transacciones efectuadas, mediante la verificación de todos los movimientos realizados, de acuerdo con la información contenida en el sistema de registro y control existente y la documentación de soporte, ya sean entradas, salidas, ajustes, así como todo movimiento que se haya efectuado. De detectar alguna incongruencia, procederá a realizar las acciones necesarias para corregir el error o para que se efectúen los ajustes que correspondan, conforme lo regulado en el presente Reglamento.

Dicho cierre deberá ser enviado al Departamento de Contabilidad, junto con los documentos originales que lo sustentan. Lo anterior como elementos de verificación para los registros contables y para la elaboración de los Estados Financieros.

Artículo 67.- Registros Contables

La información que se le remita al Departamento de Contabilidad será utilizada como parte integral de la documentación referente a las operaciones del MOPT, que le corresponde registrar, procesar y controlar a los efectos establecidos en la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos y su Reglamento, así como en la normativa técnica y demás disposiciones establecidas por la Contabilidad Nacional.

El Departamento de Contabilidad custodiará los documentos originales relativos a las entradas y salidas, ajustes y demás movimientos de la bodega, que le sean remitidos.

Artículo 68.- Errores en la entrada o salida de materiales

Cuando se generen errores en cantidades y precios al confeccionarse una entrada o salida de bienes en las bodegas de los Centros de Producción, se seguirán los procedimientos establecidos en el artículo 49 del presente Reglamento.

Artículo 69.- Inventarlos

El Proceso de Supervisión de Bodegas efectuará inventarios fisicos totales en las bodegas de los Centros de Producción al menos una vez al ario, según la programación efectuada. Este inventario incluye todos los bienes que se custodian en la respectiva bodega y servirá de sustento a los Estados Financieros de la Institución, de acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).

El Supervisor a cargo verificará en el sistema de registro y control que exista, la cantidad de bienes registrados, para determinar el número de funcionarios que se requerirán para realizar el inventario, tanto administrativo como técnicos, el tiempo aproximado que durará y asimismo preparará todos los insumos que requiere para efectuarlo. El inventario se efectuará conforme lo establecido en el "Instructivo para la Toma de Inventarios en los Almacenes y Bodegas del MOPT."

Artículo 70.- Ajustes originados en inventarlos totales

De detectarse alguna inconsistencia como resultado de los inventarios totales, el Supervisor a cargo procederá a verificar la documentación atinente a cada uno de los movimientos efectuados respecto a los bienes que presentan dichas inconsistencias, correspondiente al período existente entre el inventario anterior y la fecha del nuevo inventario, a fin de detectar si existieron errores en el registro de entrada o salida del bien.

Si se detectan errores, se efectúan los ajustes que sean necesarios, con la justificación respectiva e indicación del documento que generó el error. Si la inconsistencia no obedece a un error, sino a otras circunstancias tales como incorrecto despacho, hurto, robo, pérdida, contaminación o derrame, entre otros, en el mismo acto el Supervisor efectuará el ajuste respectivo.

El Informe del Inventario, en el cual se deberán consignar los ajustes, será remitido al Departamento de Contabilidad para su verificación y aplicación de los ajustes en los registros contables y de esta forma actualizar los saldos de inventarios. Asimismo efectuará la custodia de dicha documentación.

Si la inconsistencia ha sido originada por un hurto, robo o cualquier otro acto que se presume delictivo, el Supervisor entablará la denuncia ante las autoridades judiciales correspondientes.

Asimismo comunicará al Departamento de Relaciones Laborales, a más tardar el día hábil siguiente, remitiendo una copia del informe y demás documentación de soporte que lo respalda, a fin de que efectúe la investigación para determinar las responsabilidades civiles y disciplinarias que correspondan.

Articulo 71.- Pérdidas por derrames

Las pérdidas que generen gastos para el MOPT ocasionados por derrames de asfalto o emulsión asfáltica y que se produzcan por negligencia durante el transporte y la descarga, se imputarán al encargado del transporte y a quien reciba el producto, salvo que se demuestre lo contrario, a cuyo efecto se abrirá el expediente administrativo que corresponda, todo ello dentro del conecto ejercicio del debido proceso y el derecho a la defensa por parte de los involucrados.

CAPITULO X

BIENES EN DESUSO O MAL ESTADO

Artículo 72.- Responsabilidad del inicio de trámites para la disposición de bienes en desuso o mal estado

Es responsabilidad de los Ejecutores de los Programas Presupuestarios efectuar los trámites correspondientes, según lo definido en este Reglamento, con respecto a los bienes patrimoniables, materiales y suministros existentes en los almacenes y bodegas, que estén en la condición de bienes en desuso o mal estado.

El Ejecutor del Programa Presupuestario y su equipo de trabajo, deberá verificar en forma constante los saldos existentes en el SAI, a fin de corroborar aquellos bienes que no tienen movimiento por más de tres meses y detectar la existencia de los que tienen la condición de desuso o mal estado.

Las acciones respectivas las desarrollarán con fundamento en la información existente en el SAI, así como en la información que el Encargado del Almacén o Bodega le suministre, y además con base en los informes de inventario totales que realicen los Supervisores de Almacenes o Bodegas, documentos en los cuales deberán indicar aquellos bienes que no han tenido movimiento durante más de tres meses, o que, sus condiciones hagan presumir que se trata de bienes en mal estado.

Artículo 73.- Declaratoria de bienes patrimoniables, materiales o suministros en desuso o mal estado

Corresponderá al Ejecutor de Programa Presupuestario y a su equipo de trabajo, con la colaboración de las dependencias técnicas competentes, según se trate dependiendo del bien, determinar si un bien patrimoniable, suministros o materiales se encuentran en desuso o mal estado. La declaratoria de bienes en desuso o mal estado se efectuará mediante la emisión de un Informe, el cual deberá firmar el Ejecutor de Programa Presupuestario, conjuntamente con la unidad técnica que colaboró o le asesoró en tal determinación. A dicho Informe se anexará el avalúo de los bienes, realizado por los fimcionarios que según las disposiciones de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa puedan efectuados, quienes procederán conforme lo establecido en el "Instructivo para la Elaboración de Avalúos de Bienes en Desuso o Mal Estado."

Tratándose de bienes en desuso, en dicho Informe deberá exponer las razones por las cuales el bien o suministro de que se trate, aun estando en buen estado, ya no es de utilidad para el Programa Presupuestario respectivo y por tanto no existe ninguna posibilidad de que sea utilizado por éste.

Respecto a los bienes en mal estado u obsoleto, se expondrá en el Informe la justificación respectiva para declararlos en esa condición. Si por su estado lo procedente es la destrucción de tales bienes, el informe deberá contener una declaración sobre su condición, señalando expresamente las razones que los hacen inservibles para el servicio, que no son aprovechables y que en su concepto no tienen valor comercial que haga aconsejable o posible su venta o donación.

Artículo 74.- Traslado de bienes en desuso a otras dependencias del MOPT

En lo que respecta a los bienes patrimoniables o bien suministros y materiales custodiados en los almacenes y bodegas del MOPT, que hayan sido declarados en desuso, el Ejecutor del Programa Presupuestario desarrollará las acciones pertinentes para efectuar el traslado de estos hacia otras dependencias que puedan utilizarlos.

Para ello informará por cualquier medio escrito o electrónico, a las diferentes dependencias del Programa Presupuestario de que se trate, o bien hacia los Ejecutores de otros Programas Presupuestarios, para que manifiesten por escrito, en el plazo de diez días hábiles, si les son útiles dichos bienes y si están interesados en éstos.

Tratándose de bienes patrimoniables, con base en la información que remitan las dependencias o Ejecutores de Programas Presupuestarios interesados, se procederá conforme los procedimientos establecidos al efecto en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, en lo que respecta al traslado de bienes entre dependencias de un mismo órgano.

En el caso de suministros y materiales, los Ejecutores de los Programas Presupuestarios involucrados, conjuntamente con el Director del Área o Actividad de las dependencias que ceden los bienes y de los que la reciben, suscribirán un Acta en la cual se consignará el número y fecha del informe que contiene la declaratoria de bien en desuso, el detalle de los bienes a trasladar con su descripción, el Programa Presupuestario que los cede, con indicación del Área o Actividad, y el Programa Presupuestario que lo recibe; la fecha y hora en que se suscribe el Acta y la indicación de los funcionarios autorizados para efectuar el retiro en el almacén o bodega respectivo.

El traslado de los bienes deberá efectuarse dentro de los diez días hábiles siguientes a la suscripción del Acta. El Ejecutor de Programa Presupuestario que cede el bien deberá tramitar la salida del bien mediante el Formulario "Solicitud de Materiales" o "Solicitud de Repuestos". Los funcionarios autorizados deberán apersonarse al almacén o bodega a efectuar el retiro de los bienes con dicho documento y el Encargado realizará una salida por gasto, la cual quedará registrada en el SAI.

En lo atinente a aquellos bienes respecto de los cuales no existe interés por parte de otras dependencias del MOPT, la Declaratoria se remitirá a la Comisión de Bienes en Desuso Mal Estado, para que proceda conforme se establece en el artículo siguiente.

Artículo 75.- Comisión de Bienes en Desuso o Mal Estado

La Comisión de Bienes en Desuso o Mal Estado estará confonnada por:

a) El Director (a) de la División Administrativa o su representante, quien la presidirá.

b) El Encargado (a) del Departamento de Registro y Control Patrimonial.

c) El Proveedor (a) Institucional o su representante.

d) El Jefe (a) del Departamento de Contabilidad o su representante.

e) El Director (a) de la Dirección Jurídica o su representante.

Corresponderá a la citada Comisión decidir sobre el proceso a seguir cuando un Ejecutor de Programa Presupuestario le remita, para el trámite respectivo, una "Declaratoria de bienes en desuso o mal estado"; ya sea su traslado a otras instituciones públicas, su venta, donación, desmantelamiento o destrucción. Tal determinación la efectuará tomando en consideración el Informe técnico que elabore el Ejecutor de Programa Presupuestario con su equipo de trabajo, conjuntamente con la dependencia técnica competente; así como cualquier otra asesoría que considere necesario solicitar a las distintas dependencias de la Institución, según la naturaleza de los bienes de que se trate; sin perjuicio de las inspecciones que estime necesario efectuar.

Artículo 76.- Donación de bienes en desuso o mal estado

En los casos en que la Comisión de Bienes en Desuso o Mal Estado determine que existen bienes susceptibles de donar, ya sea que se trate de bienes patrimoniables, o de materiales y suministros, remitirá el expediente correspondiente a la Comisión de Donaciones constituida a la luz de lo dispuesto en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, a fin de que proceda conforme los procedimientos establecidos al efecto en dicho Reglamento.

Artículo 77.- Venta de bienes en desuso o mal estado

Cuando la Comisión de Bienes en Desuso o Mal Estado determine que podrá procederse a la venta de bienes que tengan esa condición, remitirá el expediente respectivo a la Dirección de Proveeduría Institucional, junto con. el informe sobre el valor de mercado y/o valor razonable de los bienes a vender. Lo anterior a fin de que esa dependencia realice los procedimientos que correspondan conforme lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Artículo 78.- Destrucción de bienes en mal estado

Para la destrucción de bienes patrimoniables en mal estado se seguirán los procedimientos establecidos en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central. En el caso de materiales y suministros, la Comisión de Bienes en Desuso o Mal Estado rendirá un informe que remitirá al Máximo Jerarca para que autorice tal destrucción, en dicho informe se incluirá la lista y descripción de los bienes, estado, avalúo, ubicación y la justificación correspondiente.

Corresponderá a la Comisión de Bienes en Desuso o Mal Estado determinar la vía a seguir para la destrucción de los bienes. Lo anterior a través de las contrataciones existentes bajo la figura de convenio marco, o bien otras modalidades de contratación, para lo cual remitirá el trámite respectivo a la Dirección de la Proveeduría Institucional. También lo podrá efectuar a través de convenios de mutua cooperación con otras instituciones públicas para el reciclaje de bienes, o bien por cualquier otro mecanismo que resulte factible, siempre y cuando se cumpla con las disposiciones contenidas en la Ley No. 8839 "Ley para la Gestión Integral de Residuos" y en el "Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos".

En el caso de las llantas aplicará lo dispuesto en el Reglamento sobre Llantas de Desecho vigente.

CAPITULO XI

DE LAS PROHIBICIONES

Artículo 79.- Prohibición de préstamo o adelanto de bienes

Queda expresamente prohibido al Encargado del Almacén o Bodega o a cualquiera de sus colaboradores el adelanto de bienes a cualquier dependencia administrativa, o bien la entrega, en calidad de préstamo al margen de los procedimientos establecidos en el presente Reglamento.

En caso de incumplimiento, el Departamento de Contabilidad, los Supervisores del Departamento de Programación y Control o del Proceso de Supervisión de Bodegas, o bien quien detecte la situación, lo comunicará al Ejecutor de Programa Presupuestario, a fin de que realice las acciones pertinentes ante el Departamento de Relaciones Laborales, para que se establezcan las responsabilidades correspondientes, conforme lo establecido en el artículo 41 inciso 9) del Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, siguiendo las reglas del debido proceso.

Artículo 80.- Desvío de bienes hacia terceras personas u otras instituciones

Se prohibe a los Encargados de Almacenes o Bodegas despachar bienes cuyo destino sea para una persona o institución distinta del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, exceptuando los casos en que ello resulte factible conforme lo dispuesto en el presente Reglamento.

Si se comprueba que algún funcionario desvió o autorizó la salida de bienes para otras personas o instituciones, en contravención con lo dispuesto por el presente Reglamento, se considerará falta grave, en perjuicio del conecto manejo de los bienes del Estado, para los efectos sancionatorios del caso previo debido proceso; por tanto, quien detectare una situación de esta naturaleza deberá interponer la denuncia respectiva ante el Departamento de Relaciones Laborales y ante las autoridades judiciales correspondientes.

Artículo 81.- Prohibición del traslado de bienes directamente a obras

Queda prohibido el traslado de bienes directamente a obras o proyectos, sin antes haber sido registrado en la bodega regional de la jurisdicción del Proyecto.

Artículo 82.- Uso de equipo especializado para el traslado de lubricantes y grasas

Para el despacho de lubricantes y grasas deberá utilizarse el equipo técnicamente especializado para ello. Sólo en aquellos casos en que tal equipo no pueda trasladarse directamente hasta el lugar de despacho, podrán utilizarse estallones, cuñetes u otros envases, siempre y cuando quede constatado que es la única vía para tal despacho.

Para ello deben respetarse las disposiciones que la Institución ha emitido o emitirá en el futuro.

Artículo 83.- Prohibición de descargar bienes en sitios y proyectos no autorizados por el

MOPT

Queda prohibido descargar todo tipo de materiales en planteles, plantas y proyectos no autorizados por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

CAPÍTULO XII

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 84.- De las instalaciones de los almacenes y bodegas

Corresponderá a la Dirección de Edificaciones Nacionales definir las condiciones mínimas de infraestructura que deberán tener las instalaciones de almacenes y bodegas, de acuerdo a la naturaleza de los bienes a custodiar, de forma tal que cumplan con la normativa técnica que regula la materia. Lo anterior en coordinación con el Departamento de Almacenamiento y Distribución de la Proveeduría Institucional y el Departamento de Salud Ocupacional.

A requerimiento de las unidades a cargo de la administración de los almacenes y bodegas, la Dirección de Edificaciones Nacionales incluirá en su programación las obras de infraestructura necesarias para el adecuado funcionamiento de los almacenes y bodegas, de acuerdo con la priorización que al efecto se realice.

Artículo 85.- Responsabilidad en la existencia de implementos de seguridad e higiene

La Dirección a la cual pertenece el almacén o bodega a cargo de la administración de los almacenes o bodegas será responsable de gestionar los recursos presupuestarios suficientes para suministrar los dispositivos de seguridad e higiene necesarios, esto para prevenir y controlar cualquier evento que suceda en los almacenes y bodegas del Ministerio, previo a ello, deberá contar con el estudio y la recomendación técnica emitida por el Departamento de Salud Ocupacional de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos o de cualquier otra dependencia técnica que considere pertinente.

Artículo 86.- Efectiva correspondencia del puesto, con las funciones vinculadas con el almacenamiento y distribución de bienes

Todo servidor del Ministerio de Obras Públicas y Transportes que tenga a su cargo funciones relacionadas con el recibo, registro, almacenamiento, custodia y despacho bienes, deberá ocupar un puesto atinente a las funciones y responsabilidades asignadas, por tanto deberá tener el perfil necesario para ocupar dicho puesto. Esto mismo aplicará para el personal de apoyo y que presta servicios para el almacén o bodega.

Artículo 87: Gestión de capacitación.

La Dirección de Capacitación y Desarrollo ejecutará las acciones que correspondan para que se brinde la capacitación y formación de los funcionarios que se desempeñan como Encargado de Almacenes y Bodegas, así como de su personal de apoyo y los funcionarios que fungirán como Supervisores de Almacenes y Bodegas.

La Dirección de Capacitación y Desarrollo otorgará toda la colaboración y apoyo necesario, conforme al ordenamiento jurídico, a las unidades administrativas que se vinculan con las actividades objeto del presente Reglamento, en la capacitación que resulte pertinente.

Artículo 88.- Sanciones por inobservancia al Reglamento

La violación, omisión, encubrimiento, negligencia o cualquier otro tipo de conducta ilícita, culposa o dolosa por parte de los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, en contra del debido acatamiento a las disposiciones contempladas en este Reglamento, se considerará falta y su gravedad será sancionada conforme corresponda de acuerdo a las regulaciones contenidas en el ordenamiento jurídico, según se trate.

En todos los casos el funcionario investigado tendrá derecho al debido proceso constitucional.

Artículo 89.- Ajuste a lineamientos de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

En aquellos casos en que por disposiciones de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa en su calidad de órgano rector en la materia, se emitan lineamientos vinculados con el uso y administración de los Sistemas Informáticos y demás instrumentos que se utilizan a nivel de la Administración Central, que se vinculan con lo regulado en el presente Reglamento, se efectuarán las acciones pertinentes a fin de ajustar los mecanismos internos a tales lineamientos, de forma tal que se efectúe el cumplimiento efectivo de éstos y no se afecte la ejecución de las obligaciones que en este ámbito debe desarrollar este Ministerio.

Artículo 90.- Derogatoria.

Se deroga el Decreto Ejecutivo No. 29859-MOPT del 17 de setiembre del 2001, publicado en La Gaceta No.197 del 12 de octubre del 2001.

Artículo 91- Vigencia.- Rige a partir de su publicación.

CAPITULO XIII

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Transitorio I.- En el plazo de seis meses contados a partir de la entrada en vigencia del presente Reglamento, mediante Circular del máximo Jerarca, se definirán las instalaciones que en orden al rol que desarrollan, fungirán como Almacenes en el Ministerio de Obras Públicas y Transportes; así como aquellas que fungirán como Bodegas, conforme lo descrito en el presente Reglamento.

En caso que alguno de los citados almacenes no esté bajo la administración de la Dirección de Proveeduría Institucional, en dicha Circular, se establecerá el plazo con que cuenta la Proveeduría para asumir en estos las funciones que le corresponden, según lo estipulado en presente Reglamento, una vez que se le dote de todos los recursos materiales y humanos necesarios para poder asumirlos, de manera que se efectúe a través de un proceso ordenado y progresivo, de modo que no se afecte el adecuado funcionamiento de los almacenes y la oportuna y correcta prestación del servicio. Hasta tanto no cuente con tales recursos, los almacenes seguirán funcionando de acuerdo con la situación vigente al momento de publicación de presente Reglamento.

Si en virtud de tal definición resulta necesario cerrar algún almacén o bodega, para tal cierre se seguirán los procedimientos establecidos en este cuerpo reglamentario.

En caso de ser necesario efectuar reubicaciones de personal, la Dirección de Gestión Institucional del Recurso Humano, prestará toda la colaboración que sea necesaria y ejecutará las acciones que correspondan, a fin de formalizar tales reubicaciones.

Transitorio II

La Dirección de Edificaciones Nacionales definirá las condiciones de infraestructura y distribución de espacios que deberán tener los almacenes y bodegas, según la naturaleza de los bienes que se reciban y custodian en cada una de éstas, en coordinación con la Dirección de Proveeduría Institucional y el Departamento de Salud Ocupacional. En el plazo de un año a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento,. la Dirección de Edificaciones Nacionales deberá haber emitido la totalidad de especificaciones técnicas que regirán las instalaciones de todos los almacenes y bodegas existentes. En dicho plazo presentará ante el Despacho del Máximo Jerarca la programación de la ejecución de las obras requeridas para ajustar los almacenes y bodegas a tales condiciones técnicas.

Transitorio III

La Dirección de Informática deberá ajustar el Sistema SAI a lo estipulado en el presente Reglamento, en el plazo de seis meses a partir de su entrada en vigencia. Hasta tanto no se realizan tales ajustes, dicho Sistema seguirá funcionando conforme opere al momento de publicación de presente Reglamento.

Transitorio IV

La Dirección de Informática deberá habilitar el Sistema SIDEMEZ en el plazo de un año a partir de la entrada en vigencia del presente Reglamento. Hasta tanto no se haya habilitado dicho Sistema, en las bodegas de los Centros de Producción se continuará aplicando el sistema de registro y control existente a la entrada en vigencia de este Reglamento.

Transitorio V

Todos los bienes que hayan sido reportados a la Comisión de Desechos antes de la entrada en vigencia de este Reglamento, será asumidos por la nueva Comisión de Bienes en Desuso o Mal Estado y deberán tramitarse en el plazo de seis meses, contados a partir de la publicación de este Reglamento.

Hasta tanto entre en su totalidad a regir el SICOP, el mecanismo de incorporación en el Sistema MIGO del SIGAS se hará solamente con las órdenes de compra emitidas por SICOP. Aquellas órdenes de compra que se emitan por el Sistema Compra Red V2 y al ser respaldadas por una reserva de recursos, los almacenes que reciban bienes de los proveedores comerciales tramitarán las facturas y demás documentos directamente ante el Departamento de Ejecución Presupuestaria.

Transitorio VI

En el plazo de seis meses a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, los Ejecutores de Programa Presupuestario deberán remitir a la Comisión de Bienes en Desuso o Mal Estado, el listado de bienes que aún no han sido reportados, ubicados en los almacenes y bodegas que se encuentran en esa condición, junto con la Declaratoria de Bien en Desuso o Mal Estado a que refiere el presente Reglamento.

Transitorio VII

En el plazo de tres meses contados a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, la Dirección de Capacitación y Desarrollo deberá elaborar una programación sobre las actividades de capacitación que desarrollará conforme lo dispuesto en este Reglamento. Dicha programación la comunicará a los Departamentos de Almacenamiento y Distribución, Programación y Control, Contabilidad, a los Directores Regionales y a los Ejecutores de Programa Presupuestario.

Transitorio VIII

En el plazo de seis meses contados a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos estudiará los puestos de los jefes de almacenes y personal de apoyo, para ajustarlos a las clasificaciones que correspondan de conformidad con la especialidad "gestión de almacenamiento", aprobadas por la Dirección General de Servicio Civil. Asimismo efectuará las acciones para dotar de los recursos requeridos para esos cargos en los almacenes y bodegas.

Transitorio IX

La Unidad de Planificación Institucional, en coordinación con las unidades técnicas especializadas, actualizará en el plazo de seis meses a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, los Manuales de Procedimientos relacionados con lo regulado en este. Asimismo procederá con el levamiento y análisis técnico de las actividades del Proceso de Supervisión de Bodegas para determinar su ubicación y rango jerárquico.

Car os

En el plazo de seis meses contados a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento las dependencias técnicas competentes actualizarán y elaborarán los manuales técnicos e instructivos establecidos en el artículo 3 del presente Reglamento; debiendo remitirlos con la antelación debida a la Unidad de Planificación Institucional, para su respectiva oficialización.

Transitorio X

Se crea la Comisión de Seguimiento al cumplimiento de todas las disposiciones Transitorias aquí dispuestas, a la cual corresponderá efectuar un cronograma de actividades, para establecer los responsables, plazos y grados de avance. Esta Comisión estará conformada por los siguientes funcionarios:

a) El Director de la Unidad de Planificación Institucional, quien la presidirá.

b) El Director de la Dirección de la Proveeduría Institucional.

c) El Director de la Dirección de Edificaciones Nacionales.

d) El Director de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

e) El Director de la Dirección de Informática.

f) El Jefe del Departamento de Contabilidad.

Tal Comisión rendirá informes trimestrales al señor Ministro en cuanto al avance en el cumplimiento de las disposiciones transitorias antes señaladas y cesará sus funciones cuando se hayan cumplido todas las disposiciones transitorias antes señaladas.

Dado en la Presidencia de la República. -San José, a las 15 : 45 horas del día 25 del mes de octubre del dos mil dieciséis.