INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL SUBGERENCIA DE SOPORTE ADMINISTRATIVO

POLÍTICA PARA LA CLASIFICACIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN

OCTUBRE, 2016

ÍNDICE

ÍNDICE .................................................................................................................................................. 2

JUSTIFICACIÓN: ................................................................................................................................... 3

DEFINICIONES: ..................................................................................................................................... 8

OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................... 10

OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................................... 11

FUNDAMENTO LEGAL ....................................................................................................................... 11

ÁMBITO DE APLICACIÓN ................................................................................................................... 13

VIGENCIA ........................................................................................................................................... 14

DISPOSICIONES GENERALES .............................................................................................................. 14

RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN .................................................... 16

ENUNCIADO DE LA POLÍTICA ............................................................................................................. 16

JUSTIFICACIÓN:

La legislación vigente en Costa Rica le brinda igual validez a los documentos electrónicos y a los documentos en soporte de papel, lo que trae consigo grandes beneficios: desde la posibilidad de firmar acuerdos legales sin que sea requerida la presencia física de las partes; hasta cuestiones tan simples, como el ahorro de espacio físico y de recursos para custodiar la documentación, sin que esto afecte el valor probatorio de la información. No obstante, los documentos electrónicos y digitales también están supeditados a un adecuado almacenamiento y manipulación.

En ese sentido, la legislación nacional dispone regulaciones con el propósito de establecer los mecanismos para asegurar el uso correcto de la información suministrada por las personas usuarias o clientes de las diferentes instancias que conforman el Sector Público del país, así como el acceso a la misma.

En ese orden de ideas, la Constitución Política de nuestro país establece en el artículo 30 lo siguiente: ".ARTÍCULO 30.-.Se garantiza el libre acceso a los departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público. Quedan a salvo los secretos de Estado.". De esta manera, se regula el acceso irrestricto a la información que se genere en cualquier Institución del Sector Público Costarricense, siempre y cuando esta sea declarada de interés público.

Asimismo, la Ley N° 7202, "Ley del Sistema Nacional de Archivos", en el artículo N° 10, amplia lo normado en la Constitución Política, al indicar:

".Se garantiza el libre acceso a todos los documentos que produzcan o custodien las instituciones a las que se refiere el artículo 2. de esta Ley. Cuando se trate de documentos declarados secreto de Estado, o de acceso restringido, perderán esa condición después de treinta años de haber sido producidos, y podrá facilitarse para investigaciones de carácter científico - cultural, debidamente comprobados, siempre que no irrespeten otros derechos constitucionales.".

De igual manera la Ley N° 8422, "Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública", establece en su contenido una serie de normas relacionadas con el derecho de acceso a la información pública, específicamente el artículo N° 7 de dicha norma indica:

".Artículo 7º- Libre acceso a la información. Es de interés público la información relacionada con el ingreso, la presupuestación, la custodia, la fiscalización, la administración, la inversión y el gasto de los fondos públicos, así como la información necesaria para asegurar la efectividad de la presente Ley, en relación con hechos y conductas de los funcionarios públicos.".

De lo anterior, es clara la intención de las personas legisladoras de los diferentes periodos por buscar mecanismos apropiados para la clasificación de la información física y, de este modo, permitir su acceso según sea la necesidad. Sin embargo, con la aprobación de la Ley N° 8454, "Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos", se amplía el concepto de información pública con la inclusión del tema de la información digital en su artículo N° 1: ".se aplicará a toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o privados, salvo disposición legal en contrario, o que la naturaleza o los requisitos particulares del acto o negocio concretos resulten incompatibles. El Estado y todas las entidades públicas quedan expresamente facultados para utilizar los certificados, las firmas digitales y los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia...".

Adicionalmente, el artículo N° 6 de esta normativa refiere a la gestión y conservación de documentos electrónicos y digitales, e indica textualmente lo siguiente:

".Cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso oconsulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas.

La transición o migración a soporte electrónico, cuando se trate de registros, archivos o respaldos que por ley deban ser conservados, deberá contar, previamente, con la autorización de la autoridad competente.

En lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema Nacional deArchivos, N.° 7202, de 24 de octubre de 1990. La Dirección General del Archivo Nacional dictará las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de losdocumentos, mensajes o archivos electrónicos.".

Con dicha norma, el Sector Público pretende incorporar los avances tecnológicos actuales a la generación, custodia y acceso a la información. Aunado a lo anterior, con la Ley N° 8968, "Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales", se establece en el artículo N° 3 una serie de definiciones que logran una clasificación de los diferentes tipos de información.

De igual manera, el Instituto Mixto de Ayuda Social, ha iniciado acciones con el fin de establecer la validez de la información generada por medios electrónicos, siendo ejemplo de ello la promulgación del "Reglamento de uso de documentos electrónicos y firma digital del Instituto Mixto de Ayuda Social", el cual establece como objetivo de dicha norma, lo siguiente:

".Este Reglamento tiene por objeto regular el uso de la firma digital y los documentos electrónicos o digitales que ingresen o emanen hacia y desde el Instituto Mixto de Ayuda Social por las personas funcionarias o usuarias del Instituto Mixto de Ayuda Social."

Con respecto a la confidencialidad de la información, como elemento de importancia en el ámbito del sector público, es importante indicar que, tanto a nivel internacional como nacional, existen normas que regulan los tipos de información a tratar bajo esta premisa. De este modo, se evita que las Administraciones realicen definiciones antojadizas, como el dar estatus confidencial a aquella información que es de carácter público. A continuación se citan ejemplos de este tipo de normativa.

A nivel internacional se cuenta con la "Convención sobre la eliminación de todas las formas de discriminación contra la mujer" (conocida como CEDAW, por sus siglas en inglés), suscrita por los Estados miembros de la Organización de las Naciones Unidas, y que entró en vigor el 03 de setiembre de 1981. En ese sentido, el "Protocolo Facultativo Discriminación Mujer " establece en su artículo N° 6 inciso 1. lo siguiente:

".1. A menos que el Comité considere que una comunicación es inadmisible sin remisión al Estado Parte interesado, y siempre que la persona o personas interesadas consientan en que se revele su identidad a dicho Estado Parte, el Comité pondrá en conocimiento del Estado Parte, de forma confidencial, toda comunicación que reciba con arreglo al presente Protocolo." (El resaltado no corresponde al original).

Asimismo, en el artículo N° 8 inciso 5 del citado Protocolo Facultativo, solicita la colaboración de los Estados parte para realizar, en un marco de confidencialidad, las investigaciones necesarias a efectos de determinar posibles violaciones graves o sistemáticas de alguno de los derechos de las mujeres enunciados en dicha convención. Al respecto, lo siguiente resulta de interés:

".5. La investigación será de carácter confidencial y en todas sus etapas se solicitará la colaboración del Estado Parte..." (El resaltado no corresponde al original).

Con los artículos reseñados, se pretende establecer la importancia de la confidencialidad de las denuncias interpuestas y los resultados de las investigaciones producto de las mismas, evitando represalias que puedan afectar la vida de personas involucradas.

A nivel país, y en el ámbito de la protección de la confidencialidad de las denuncias, la Ley N° 7476 "Ley contra el hostigamiento sexual en el empleo y la docencia", establece en el artículo N° 5 inciso 2 lo siguiente, de interés con respecto al procedimiento interno de cada una de las Instituciones del Sector Público:

".Artículo 5. Responsabilidades de prevención. Todo patrono o jerarca tendrá la responsabilidad de mantener, en el lugar de trabajo, condiciones de respeto para quienes laboran ahí, por medio de una política interna que prevenga, desaliente, evite y sancione las conductas de hostigamiento sexual. Con ese fin, deberán tomar medidas expresas en los reglamentos internos, los convenios colectivos, los arreglos directos o de otro tipo. Sin limitarse solo a ellas, incluirán las siguientes:

(.)

2)Establecer el procedimiento interno, adecuado y efectivo, que permita las denuncias de hostigamiento sexual, garantizando la confidencialidad de las denuncias y el régimen sancionatorio para las personas hostigadoras cuando exista causa. (El resaltado no corresponde al original).

Se observa, de igual manera, la importancia que tiene el garantizar la confidencialidad de las partes actoras en la atención de las denuncias interpuestas en casos de hostigamiento. Posteriormente mediante Ley N° 8805, "Ley de Modificación de la Ley contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo y la Docencia", se adiciona en el artículo N° 18 lo siguiente de interés:

".Artículo 18. Principios que informan el procedimiento. Informan el procedimiento de hostigamiento sexual los principios generales del debido proceso, la proporcionalidad y la libertad probatoria, así como los específicos, entendidos como la confidencialidad, que implica el deber de las instancias, las personas representantes, las personas que comparecen como testigas y testigos y las partes que intervienen en la investigación y en la resolución, de no dar a conocer la identidad de las personas denunciantes ni la de la persona denunciada y, el principio pro víctima, el cual implica que, en caso de duda, se interpretará en favor de la víctima.". (El resaltado no corresponde al original).

De esta normativa se extrae que la confidencialidad no aplica únicamente a las personas que establecen denuncias de cualquier tipo, sino que incluye a todas las personas actoras, siendo estos denunciantes, testigos, y denunciados, en virtud de la posible afectación a sus vidas personales en caso de que se hicieran públicas este tipo de situaciones. Por ello, la información generada en este tipo de situaciones, aunque sea originada en el Sector Público, no debe ser de conocimiento público por las posibles consecuencias que podría acarrear sobre las personas involucradas.

La confidencialidad no aplica únicamente a la materia de las denuncias, ya que la normativa establece la posibilidad de proteger la información relacionada con secretos comerciales e industriales, al respecto la Ley N° 7975, "Ley de información no divulgada", establece en los artículos N° 1 y 2 lo siguiente de manera textual:

".Artículo 1. Objetivos. Son objetivos de la presente ley: a) Proteger la información no divulgada relacionada con los secretos comerciales e industriales.

Artículo 2. Ámbito de protección. Protégese la información no divulgada referente a los secretos comerciales e industriales que guarde, con carácter confidencial, una persona física o jurídica para impedir que información legítimamente bajo su control sea divulgada a terceros, adquirida o utilizada sin su consentimiento por terceros, de manera contraria a los usos comerciales honestos, siempre y cuando dicha información se ajuste a lo siguiente: a)Sea secreta, en el sentido de que no sea, como cuerpo ni en la configuración y reunión precisas de sus componentes, generalmente conocida ni fácilmente accesible para las personas introducidas en los círculos donde normalmente se utiliza este tipo de información. b) Esté legalmente bajo el control de una persona que haya adoptado medidas razonables y proporcionales para mantenerla secreta. c) Tenga un valor comercial por su carácter de secreta.

La información no divulgada se refiere, en especial, a la naturaleza, las características o finalidades de los productos y los métodos o procesos de producción. Para los efectos del primer párrafo del presente artículo, se definirán como formas contrarias a los usos comerciales honestos, entre otras, las prácticas de incumplimiento de contratos, el abuso de confianza, la instigación a la infracción y la adquisición de información no divulgada por terceros que hayan sabido que la adquisición implicaba tales prácticas o que, por negligencia grave, no lo hayan sabido. La información que se considere como no divulgada deberá constar en documentos, medios electrónicos o magnéticos, discos ópticos, microfilmes, películas u otros elementos similares. (El resaltado no corresponde al original)

De esta manera, la información que pueda ser vinculada con secretos de carácter comercial, -entiéndase estos como estrategias de mercadeo, métodos de fijación de costos, entre otros- puede ser catalogada como confidencial. Sin embargo, esta misma ley establece qué tipo de información no puede considerarse confidencial, evitando de este modo la fijación antojadiza de la confidencialidad por parte de las Administraciones. Esto se encuentra manifestado en el artículo N° 4, donde se establece:

".Artículo 4. Información excluida de protección. Esta ley no protegerá la información que: a) Sea del dominio público. b) Resulte evidente para un técnico versado en la materia con base en información disponible de previo. c) Deba ser divulgada por disposición legal u orden judicial. No se considerará que entra al dominio público la información confidencial que cumpla los requisitos del primer párrafo del artículo 2 de esta ley y haya sido proporcionada a cualquier autoridad por quien la posea, cuando la haya revelado para obtener licencias, permisos, autorizaciones, registros o cualquier otro acto de autoridad, por constituir un requisito formal. En todo caso, las autoridades o entidades correspondientes deberán guardar confidencialidad." (El resaltado no corresponde al original)

Es importante indicar que esta misma Ley establece las condiciones en las cuales aplica la confidencialidad de las personas que tienen acceso a la misma, y el periodo en el cual debe aplicar la confidencialidad de la información a la cual se tiene acceso, ya que el articulo N° 7 establece puntualmente:

".Artículo 7. Confidencialidad en las relaciones laborales o comerciales. Toda persona que con motivo de su trabajo, empleo, cargo, desempeño de su profesión o relación de negocios, tenga acceso a información no divulgada en los términos señalados en el primer párrafo del artículo 2 de esta ley y sobre cuya confidencialidad se le haya prevenido en forma expresa, deberá abstenerse de usarla o divulgarla sin consentimiento del titular, aun cuando su relación laboral, el desempeño de su profesión o la relación de negocios haya cesado. En los contratos por los que se transmiten conocimientos técnicos especializados, asistencia técnica, provisión de ingeniería básica o tecnologías, podrán establecerse cláusulas de confidencialidad para proteger la información no divulgada que reúnan las condiciones referidas en el primer párrafo del artículo 2 de la presente ley...". (El resaltado no corresponde al original)

Es de importancia señalar que la Ley N° 7975, "Ley de información no divulgada", lleva implícitos aspectos sobre el tratamiento a la información confidencial y secretos comerciales e industriales, en los cuales se hace necesario y obligatorio, para las personas que tienen acceso a datos no divulgados, conservar el secreto de la información y su protección contra todo uso comercial desleal. Asimismo, incluye normativa relativa a la responsabilidad de aquellas personas que utilicen, adquieran o divulguen información confidencial sin la autorización del titular, para ser utilizada por terceros no autorizados.

Como se observa, las Instituciones Púbicas, a efectos de mantener la confidencialidad de la información que así haya sido catalogada, deben definir los instrumentos para garantizar la divulgación no autorizada de la misma, siendo posible el establecimiento de cláusulas de confidencialidad entre el patrono y la persona trabajadora. Dichas cláusulas no deben tener fecha de vencimiento, en virtud de las implicaciones que podría acarrear la exposición o divulgación de este tipo de información de carácter confidencial, so pena de ser tipificada su acción como delito, según lo indicado en el Código Penal.

Tomando en consideración la vasta normativa existente en el país sobre la clasificación y el acceso a la información, tanto en forma física como digital, es necesario establecer una política institucional que permita la salvaguarda de la información generada, siendo ejemplo de ello: los Acuerdos de Consejo Directivo catalogados como de carácter restringido; la información personal de las funcionarias y los funcionarios de la Institución; entre otra información relevante.

A la vez, se debe considerar tanto a la población objetivo de la Institución -pues es uno de los sectores más sensibles- como a la población general del país, tomando en cuenta aspectos como la rendición de cuentas, la libertad y los derechos humanos, así como elementos de gestión institucional, el correcto uso de los recursos públicos, la ética institucional, y la producción de historia nacional.

Por todo ello, el IMAS debe garantizar la correcta clasificación, custodia y uso de la información, utilizando los mecanismos establecidos en las diferentes normas que han sido aprobadas en el marco de la protección de la información.

DEFINICIONES:

Para la correcta interpretación del presente documento se utilizarán las siguientes definiciones:

a. Accesibilidad: Se refiere a los medios, mecanismos y alternativas comunicativas y técnicas que posibilitan el acceso a la comunicación e información de toda la población.

b. Autenticidad: La veracidad, técnicamente constatable, de la identidad del autor o a u otra del documento o comunicación. La autenticidad técnica no excluye el cumplimiento de los requisitos de autenticación o certificación desde el punto de vista jurídico.

c. Certificado Digital: Credencial electrónica que utiliza un mecanismo criptográfico con el fin de garantizar la autenticación de las personas usuarias para que puedan firmar electrónicamente, con el efecto de vincular un documento, una persona y una firma, asegurando la integridad y no alteración del documento y la firma, así como la identificación personal en transacciones o actos jurídicos electrónicos.

d. Criticidad: Permite establecer la jerarquía o prioridades de la información sea en soporte papel, electrónica o digital, creando una estructura que facilita la toma de decisiones acertadas y efectivas.

e. Datos sensibles: Información relativa al fuero íntimo de la persona, como por ejemplo los que revelen origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida y orientación sexual, entre otros, se considera como información personal de acceso restringido.

f. Documento digital: Es la representación en medio digital de un documento. Cuando el documento digital se encuentre suscrito por su autor, y autenticado por notario público, mediante firma digital, tendrá el mismo valor y eficacia probatoria que uno firmado en manuscrito, de conformidad con lo que establece la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento.

g. Encriptación: Es el proceso para convertir la información a un formato cifrado y más seguro. En otras palabras, los datos que están en un formato claro -o sea entendible-, se convierten mediante un proceso matemático a un formato encriptado o codificado -o sea ininteligible-.

h. Equipo de Trabajo para la custodia y clasificación de la información en soporte papel, electrónico y digital: Grupo nombrado por la Gerencia General, el cual deberá reunirse cuando sea requerido para dar cumplimiento a lo establecido en el Procedimiento elaborado para el efecto. Este equipo estará compuesto por representantes de la Subgerencia de Desarrollo Social, Subgerencia de Soporte Administrativo, Asesoría Jurídica, Área de Desarrollo Humano, Área de Planificación Institucional, Área de Servicios Generales, Área de Tecnologías de Información y la persona responsable de Comunicación Institucional de la Presidencia Ejecutiva.

i. Expediente electrónico: Constituye una serie de documentos electrónicos o digitales ordenados cronológicamente y almacenados en un medio electrónico que asegure que ninguno de esos documentos será alterado o eliminado y que garantice la integridad del expediente electrónico.

j. Firma digital: Resultado de obtener, mediante mecanismos o dispositivos, un patrón, que unívocamente se asocie a una persona física y a su voluntad de firmar manifestada por un medio electrónico que, una vez utilizado, se considera equivalente a la firma manuscrita del documento electrónico donde se inserta.

k. Unidad Productora de Información: Unidades del IMAS que tienen la facultad de generar información de uso institucional, la cual debe ser clasificada para su custodia y uso.

l. IMAS: Instituto Mixto de Ayuda Social.

m. Información Digital: Esta información puede haber tenido su origen y existencia inicial en forma electrónica o física, lo cual significa que, si un documento "nace " o existe en forma  física y es digitalizado de alguna manera electrónica (escaneado, digitado o similares),pasa a ser un documento o información digital, pero puede mantener su figura o existencia física válida. Un documento físico que es digitalizado y firmado digitalmente tiene la misma validez o incluso mayor que el físico, pues está validado por un medio electrónico encriptado y protegido y protegido a través de la firma digital que únicamente su creador o creadora le puede asignar a través de su firma digital.

n. Información Electrónica: Esta información tiene origen y se mantiene en el ámbito electrónico, o sea en un medio digital, tales como: un archivo electrónico (audio, video, archivos multimedia, otros), una base de datos, un sistema de información o medios de almacenamiento digital. Se puede generar un documento físico a partir de él (por ejemplo una impresión), pero su fundamento y existencia válida es el medio electrónico (o sea el medio digital en el que se almacene).

o. Información Confidencial: Es toda aquella información que no es pública, o información no divulgada y guardada con carácter confidencial, lo que implica que no pueda ser revelada a terceros sin consentimiento de su titular.

p. Información pública de acceso restringido: La que, aún formando parte de registros de acceso al público, no es de acceso irrestricto por ser de interés solo para su titular o para la Administración Pública.

q. Información pública de acceso irrestricto: Refiere a los contenidos en bases de datos públicas de acceso general, según dispongan leyes especiales y de conformidad con la finalidad para la cual estos datos fueron recabados.

r. Información Pública: Es toda aquella información que ha sido declarada de conocimiento público por la Institución.

s. Información Pública de Datos Sensibles: Es la protección de información sensible contra divulgación no autorizada.

t. Sensibilidad: Grado de interés de la naturaleza de la información tratada, en relación con la menor o mayor necesidad de garantizar la confidencialidad y la integridad de la información

OBJETIVO GENERAL

Establecer las principales pautas a seguir para la clasificación y uso de los documentos que se generen en el Instituto Mixto de Ayuda Social, con el fin de garantizar el nivel de protección adecuado según la información contenida en ellos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.Definir las categorías en las cuales la Institución clasificará la información, tanto en formato físico como digital.

2.Implementar medidas y procedimientos que permitan establecer el uso correcto de la información según sensibilidad, accesibilidad y criticidad.

FUNDAMENTO LEGAL

El fundamento legal del presente documento tiene como base la siguiente normativa:

1.Constitución Política: articulo N° 30.- ".S g z p administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público. Quedan a .".

2.Ley N° 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo N° 10: ".Se garantiza el libre acceso a todos los documentos que produzcan o custodien las instituciones a las que se refiere el artículo 2o. de esta Ley. Cuando se trate de documentos declarados secreto de Estado, o de acceso restringido, perderán esa condición después de treinta años de haber sido producidos, y podrá facilitarse para investigaciones de carácter científico - cultural, debidamente comprobados, siempre que no se irrespeten otros derechos u .".

3.Ley N° 6227, Ley General de la Administración Pública: u 273 1: ".1. No habrá acceso a las piezas del expediente cuyo conocimiento pueda comprometer secretos de Estado o información confidencial de la contraparte o, en general, cuando el examen de dichas piezas confiera a la parte un privilegio indebido o una oportunidad para dañar ilegítimamente a la Administración, a la contraparte o a terceros, dentro o fuera del expediente."

4.Ley N° 8422, Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública: articulo N° 7: ".Libre acceso a la información. Es de interés público la información relacionada con el ingreso, la presupuestación, la custodia, la fiscalización, la administración, la inversión y el gasto de los fondos públicos, así como la información necesaria para asegurar la efectividad de la presente Ley, en relación con hechos y conductas de los funcionarios públicos."

5.Ley N° 8454, Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos: articulo N° 6: ".Cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas.

La transición o migración a soporte electrónico, cuando se trate de registros, archivos o respaldos que por ley deban ser conservados, deberá contar, previamente, con la autorización de la autoridad competente.

En lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N.° 7202, de 24 de octubre de 1990. La Dirección General del Archivo Nacional dictará las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los u , j h .".

6.Ley N° 8968, Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales: artículo N° 3 ".Definiciones. Para los efectos de la presente ley se define lo siguiente: . f) Deber de confidencialidad: Obligación de los responsables de bases de datos, personal a su cargo y del personal de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab), de guardar la confidencialidad con ocasión del ejercicio de las facultades dadas por esta ley, principalmente cuando se acceda a información sobre datos personales y sensibles. Esta obligación perdurará aun después de finalizada la relación con la base de datos.

7.Convención sobre la eliminación de todas las formas de discriminación contra la mujer(CEDAW): articulo N° 6 inciso 1.: ".1. A menos que el Comité considere que una comunicación es inadmisible sin remisión al Estado Parte interesado, y siempre que la persona o personas interesadas consientan en que se revele su identidad a dicho Estado Parte, el Comité pondrá en conocimiento del Estado Parte, de forma confidencial, toda comunicación que reciba con arreglo al presente Protocolo."

8.Convención sobre la eliminación de todas las formas de discriminación contra la mujer(CEDAW): articulo N° 8 inciso 5: ".5. La investigación será de carácter confidencial y en todas sus etapas se solicitará la colaboración del Estado Parte...".

9.Ley N° 7476, Ley contra el hostigamiento sexual en el empleo y la docencia: articulo N° 5inciso 2: ".2) Establecer el procedimiento interno, adecuado y efectivo, que permita las denuncias de hostigamiento sexual, garantizando la confidencialidad de las denuncias y el régimen sancionatorio para las personas hostigadoras cuando exista causa."

10.Ley N° 8805, Ley de Modificación de la Ley contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo y la Docencia: artículo N° 18:".Principios que informan el procedimiento. Informan el procedimiento de hostigamiento sexual los principios generales del debido proceso, la proporcionalidad y la libertad probatoria, así como los específicos, entendidos como la confidencialidad, que implica el deber de las instancias, las personas representantes, las personas que comparecen como testigas y testigos y las partes que intervienen en la investigación y en la resolución, de no dar a conocer la identidad de las personas denunciantes ni la de la persona denunciada y, el principio pro víctima, el cual implica que, en caso de duda, se interpretará en favor de la víctima.".

11.Ley N° 7975, Ley de información no divulgada: artículo N° 1: ".. Objetivos. Son objetivos dela presente ley: a) Proteger la información no divulgada relacionada con los secretos comerciales e industriales.".

12.Ley N° 7975, Ley de información no divulgada: artículo N° 2 ".Ámbito de protección. Protégese la información no divulgada referente a los secretos comerciales e industriales que guarde, con carácter confidencial, una persona física o jurídica para impedir que información legítimamente bajo su control sea divulgada a terceros, adquirida o utilizada sin su consentimiento por terceros, de manera contraria a los usos comerciales honestos, siempre y cuando dicha información se ajuste a lo siguiente: a) Sea secreta, en el sentido de que no sea, como cuerpo ni en la configuración y reunión precisas de sus componentes, generalmente conocida ni fácilmente accesible para las personas introducidas en los círculos donde normalmente se utiliza este tipo de información. b) Esté legalmente bajo el control de una persona que haya adoptado medidas razonables y proporcionales para mantenerla secreta. c) Tenga un valor comercial por su carácter de secreta..

La información no divulgada se refiere, en especial, a la naturaleza, las características o finalidades de los productos y los métodos o procesos de producción. Para los efectos del primer párrafo del presente artículo, se definirán como formas contrarias a los usos comerciales honestos, entre otras, las prácticas de incumplimiento de contratos, el abuso de confianza, la instigación a la infracción y la adquisición de información no divulgada por terceros que hayan sabido que la adquisición implicaba tales prácticas o que, por negligencia grave, no lo hayan sabido. La información que se considere como no divulgada deberá constar en documentos, medios electrónicos o magnéticos, discos ópticos, microfilmes, películas u otros elementos similares.".

13.Ley N° 7975, Ley de información no divulgada: articulo N° 4: ".Información excluida de protección. Esta ley no protegerá la información que: a) Sea del dominio público. b) Resulte evidente para un técnico versado en la materia con base en información disponible de previo. c) Deba ser divulgada por disposición legal u orden judicial. No se considerará que entra al dominio público la información confidencial que cumpla los requisitos del primer párrafo del artículo 2 de esta ley y haya sido proporcionada a cualquier autoridad por quien la posea, cuando la haya revelado para obtener licencias, permisos, autorizaciones, registros o cualquier otro acto de autoridad, por constituir un requisito formal. En todo caso, las autoridades o entidades correspondientes deberán guardar confidencialidad

14.Ley N° 7975, Ley de información no divulgada: articulo N° 7 ".Confidencialidad en las relaciones laborales o comerciales. Toda persona que con motivo de su trabajo, empleo, cargo, desempeño de su profesión o relación de negocios, tenga acceso a información no divulgada en los términos señalados en el primer párrafo del artículo 2 de esta ley y sobre cuya confidencialidad se le haya prevenido en forma expresa, deberá abstenerse de usarla o divulgarla sin consentimiento del titular, aun cuando su relación laboral, el desempeño de su profesión o la relación de negocios haya cesado. En los contratos por los que se transmiten conocimientos técnicos especializados, asistencia técnica, provisión de ingeniería básica o tecnologías, podrán establecerse cláusulas de confidencialidad para proteger la información no divulgada que reúnan las condiciones referidas en el primer párrafo del artículo 2 de la presente ley...".

ÁMBITO DE APLICACIÓN

1.Esta política es aplicable a todas las personas funcionarias del IMAS, terceras y usuarias que requieran tener acceso a la información institucional.

2.Oficinas Productoras de Información: Les corresponde identificar y clasificar la información, con el fin de asegurar que reciba un apropiado nivel de protección según su sensibilidad, accesibilidad y criticidad, de acuerdo con el Procedimiento elaborado para tal propósito.

3.Comité Gerencial de Tecnologías de Información: Le corresponde accionar sus funciones de acuerdo con lo estipulado en esta política.

VIGENCIA

La vigencia de la presente política será a partir su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, y la misma se integrará al Plan Operativo Institucional (POI) y como parte del proceso de Formulación del POI- Presupuesto de cada año será revisada.

Con la entrada en vigencia del presente documento, se deroga lo establecido en la Política del Área de Tecnologías de Información POL- DI 03 "Política para la Clasificación de Información", aprobada por parte de Consejo Directivo N° CD N°  376-09 del 14 de octubre de 2009 y el Procedimiento para la clasificación de la Información - P-TI-09 aprobado por parte de la Gerencia General mediante oficio GG 1380-05-2010 del 17 de mayo de 2010.

DISPOSICIONES GENERALES

1.Cada Oficina Productora realizará la clasificación de su información en soporte papel, electrónica y digital en función de la accesibilidad, sensibilidad y criticidad para el IMAS, según lo siguiente:

a. Información Pública de Acceso Irrestricto

b. Información Pública de Acceso Restringido

c. Información Pública de Datos Sensibles

d. Información Confidencial

2.La clasificación de la información debe permitir establecer diferencias entre las medidas de seguridad a aplicar que, de forma general, según sea definido en el procedimiento correspondiente y atenderán a criterios de disponibilidad, integridad y confidencialidad delos datos.

3.Para la custodia y clasificación de la información en soporte papel, electrónica y digital, el Equipo de Trabajo debe elaborar el procedimiento correspondiente, definiendo las categorías a utilizar.

4.El procedimiento para la clasificación de la información deberá tomar en cuenta únicamente las categorías de clasificación definidas en la presente política.

5.El método de clasificación de la información debe considerar información impresa y digital, independientemente del tipo de almacenamiento o medio de transferencia.

6.Las Oficinas Productoras deberán realizar seguimientos a la información que tienen bajo su custodia para detectar cambios que se puedan realizar a nivel de clasificación. Si se detecta algún cambio, deben informar a la Gerencia General, quien procederá a comunicarlo al Equipo de Trabajo para la custodia y clasificación de la información, para tomar las medidas respectivas.

7.Se deberán considerar los requerimientos especiales para el acceso a la información, ya sean acuerdos de confidencialidad o no revelación, entre otros requerimientos que pudieran existir.

8.El Equipo de Trabajo para la custodia y clasificación de la información en soporte papel, electrónica y digital, debe definir revisiones periódicas del procedimiento de clasificación de la información.

9.El Área de Desarrollo Humano deberá capacitar a las personas trabajadoras del IMAS, con el objetivo de informarlas y sensibilizarlas y comprometerlas en la protección de la información, de acuerdo con su clasificación. Los requerimientos de dichas capacitaciones deberán ser coordinadas con el Equipo de Trabajo para la custodia y clasificación de la información en soporte papel, electrónico y digital.

10.Las Oficinas Productoras de la información deben identificar y divulgar las responsabilidades correspondientes a la manipulación de la información, según sean las actividades en su Unidad de trabajo como Titulares subordinados (Jefaturas), personas que custodian la información o personas usuarias de la información, esto mediante el instrumento incorporado en el procedimiento establecido.

11.El Equipo de Trabajo para la custodia y clasificación de la información física y digital debe desarrollar el procedimiento establecido para la clasificación de la información, el cual debe incluir:

a. El compromiso del personal con la seguridad de la información

b. La seguridad física y ambiental de la información clasificada, así como los mecanismos para el control de acceso a la misma.

c. La seguridad en la implementación y mantenimiento de software e infraestructura tecnológica necesaria para implementar esta política

d. La continuidad de los servicios de Tecnologías de Información con propósito de definir el proceso de recuperación de información en el menor tiempo posible, para garantizar su disponibilidad y evitar la pérdida de información sensible para la Institución

e. Seguridad en las operaciones y comunicaciones, para garantizar la disponibilidad de la información, y que la misma pueda ser accedida sólo por las personas autorizadas.

f. La medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de la implementación de la política para determinar su efectividad, procesos de mejora  continua y aseguramiento formal sobre la clasificación, custodia y acceso de la información.

12.Se debe manejar métodos para tipificar la información en soporte papel, electrónico y digital.

13.La información que provenga de terceros y sea recibida por el IMAS deberá ser clasificada de acuerdo con lo establecido en esta política.

14.La Información pública clasificada del IMAS no debe encontrarse en dispositivos de almacenamiento externo, salvo casos en los que sea estrictamente necesario y justificado.

15.Toda aquella información que sea transmitida de forma oral se enmarcara dentro del procedimiento respectivo en la cual se establecerán las personas voceras autorizadas.

16.Las personas funcionarias que tengan acceso mediante dispositivos móviles (teléfonos celulares, tablets, llaves USB, etcétera) a la información catalogada como "Información Pública de Acceso Restringido", Información Pública de Datos Sensibles" o "Información Confidencial" deberán suscribir Acuerdos de Confidencialidad para la no divulgación de la información, so pena de iniciar Procesos Judiciales conforme a lo indicado en el Código Penal y normas conexas.

RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Tomando en consideración que el Equipo de Trabajo para la custodia y clasificación de la información física y digital está conformado por funcionarios de diferentes Unidades y Áreas de la Institución, se define a la Gerencia General como la instancia responsable de la ejecución, seguimiento y evaluación de la presente Política.

Será esta instancia quien, mediante acto motivado, delegará las responsabilidades para la correcta implementación del presente documento.

ENUNCIADO DE LA POLÍTICA

Producto de su quehacer, y en concordancia con el Ordenamiento Jurídico aplicable y vigente, el IMAS clasificará la información producida por sus diferentes dependencias, con el fin de ponerla a disposición de las personas ciudadanas y habitantes del país. Dicha clasificación se hará de acuerdo con criterios de sensibilidad, accesibilidad y criticidad según lo siguiente:

a. Información Pública de Acceso Irrestricto.

b. Información Pública de Acceso Restringido.

c. Información Pública de Datos Sensibles.

d. Información Confidencial.

Esta política promoverá la proyección institucional, mediante el uso responsable y transparente de la documentación e información referente a sus gestiones y a la administración de los recursos públicos bajo su responsabilidad. Así mismo, respetará los derechos de libertad e información de las personas. Todo lo anterior en el marco del rol protagónico que le ha correspondido asumir al IMAS en la historia nacional.

Aprobado mediante Acuerdo de Consejo Directivo N° 440-09-2016 del 23 de setiembre de 2016 y ratificado mediante Acuerdo de Consejo Directivo N° 446-09-2016 del 26 de setiembre.