Artículo 2º-Ámbito de competencia: La Auditoría Interna dará trámite a denuncias que versen sobre:

a. Posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos provenientes de recursos girados por la Junta de Protección Social, o que afecten la Hacienda Pública y lo regulado por la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422.

b. Actuaciones y recursos relacionados con la finalidad que el legislador encomendó a la Junta como única administradora y comercializadora de las loterías y juegos de azar en el territorio nacional.

c. Aquellas que a criterio del Auditor o Subauditor Interno así lo requieran.

Artículo 3º-Principios Generales: La admisión de denuncias se atenderán en concordancia con los principios de simplicidad, economía, eficacia, eficiencia y razonabilidad.

Artículo 4º-Confidencialidad: Según lo establecido en el artículo N° 6 de la Ley General de Control Interno N° 8292 y el artículo N° 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422, se debe mantener confidencialidad de la identidad del denunciante, de la información, así como de la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen.

Las infracciones a la obligación de mantener dicha confidencialidad por parte de los colaboradores de la Auditoría Interna podrán ser sancionadas según lo previsto en dichas leyes.

Artículo 5º-Recepción de denuncias: La Auditoría Interna de la Junta de Protección Social recibirá las denuncias en forma escrita, electrónica o por cualquier medio que permita establecer la fecha de recepción, las mismas deben dirigirse al máximo responsable de la Auditoría Interna; excepcionalmente se atenderán denuncias en forma verbal, para lo cual la Auditoría Interna debe levantar el acta respectiva con la información mínima necesaria para tramitar la investigación.

Artículo 6º-Denuncias anónimas: No se tramitarán denuncias presentadas de forma anónima. De manera excepcional se atenderán este tipo de denuncias, cuando aporten elementos de evidencia suficientes y se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar una investigación.

Artículo 7º-Requisitos esenciales que deben contener las denuncias que se presenten ante la Auditoría de la Junta de Protección Social:

Los requisitos mínimos que deben presentar las denuncias son:

a. Los hechos denunciados deberán ser expuestos, de manera clara, precisa, con el detalle suficiente para realizar la investigación. Entre los requisitos a considerar se encuentran fecha aproximada y lugar en donde ocurrieron los hechos, el sujeto que presuntamente los realizó y cualquier otro detalle conocido por el denunciante.

b. Señalar los posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos, que afecten la Hacienda Pública y lo regulado por la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422.

c. El denunciante deberá indicar cuál es su pretensión en relación con el hecho denunciado.

d. Se deberá indicar el nombre y lugar de notificaciones.

e. Otros aspectos que el denunciante considere incluir dentro de la respectiva denuncia.

Artículo 8º-Información que debe adjuntar el denunciante: El denunciante, en caso de ser factible deberá aportar los documentos, pruebas o evidencias complementarias sobre lo denunciado. Adicionalmente, brindar información sobre la ubicación de probables testigos, así como lugar o medio para citarlos, ya que, en caso de requerirlo, se solicitaría su colaboración para la investigación.

CAPÍTULO II

Gestión de la Denuncia

Artículo 9º-Valoración de denuncias: El Auditor (a) Interno (a) valorará la admisibilidad de las denuncias presentadas, con el fin de determinar si se da trámite, se desestima, archiva o traslada a otra instancia. En caso de admisión se trasladará al profesional que atenderá el estudio o investigación. De esta valoración se emitirá una resolución que será comunicada al denunciante.

Artículo 10.-Aclaración sobre lo denunciado: Si durante el análisis de la denuncia presentada se detecta que existen imprecisiones en los hechos denunciados, la Auditoría Interna podrá solicitar aclaración sobre lo denunciado, para lo cual se otorgará al denunciante un plazo máximo de 10 días hábiles para aclarar y completar la información que suministró, caso contrario se procederá a archivar o desestimar la denuncia, sin perjuicio de que sea presentada posteriormente con mayores elementos, como una nueva gestión.

Artículo 11.-Causales para la desestimación y archivo de las denuncias: La Auditoría Interna desestimará o archivará las denuncias recibidas cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:

a. Si no corresponde al ámbito de competencia señalado en el artículo N° 2 del presente Reglamento.

b. Si al realizar el análisis previo de la denuncia, la misma se refiere a intereses particulares exclusivos del denunciante en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados por la Auditoría Interna.

c. Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.

d. Si producto del análisis costo-beneficio realizado por el funcionario a cargo del análisis, se determina que el costo aproximado de la investigación fuera superior al beneficio que se obtendría al atender la denuncia y ante esa situación se debe dejar constancia del análisis realizado.

e. Si se determina que el asunto denunciado también se encuentra presentado ante otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias. En tal caso se coordinará a efecto de no duplicar el uso de los recursos públicos y establecer la instancia que deberá atender la denuncia.

f. Si la denuncia presentada fuera reiteración o reproducción de otras similares sin que se aporten elementos nuevos, y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Auditoría Interna o por otras unidades de la Administración Activa.

g. Si los hechos denunciados o la documentación aportada por el denunciante son indeterminados y no dan mérito para ser elevados a la instancia que corresponde.

h. Si los hechos denunciados se refieren a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y la Administración Pública denunciada.

Artículo 12.-De la comunicación al denunciante de la desestimación: Al denunciante se le deberá comunicar al lugar y medio que haya señalado, la decisión de desestimar la denuncia y su archivo.

Artículo 13.-Trámite interno de la denuncia: El Auditor (a) Interno (a) tomará en cuenta su juicio profesional, importancia relativa del asunto denunciado y las implicaciones en el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo, para asignar la investigación según el área de competencia, sea: administrativa, producción y ventas, financiera o sistemas, no obstante que deben aplicarse principios de celeridad y oportunidad en el trámite.

Artículo 14.-Deber del Auditor de resolver impedimento para conocer denuncia: El personal de la Auditoría Interna al que se le asigne la atención de una denuncia debe comunicar al Auditor Interno cualquier impedimento que pudiera afectar su independencia y objetividad, a fin de que se tomen las medidas correspondientes. La Jefatura de la Auditoría Interna de la Junta de Protección Social conocerá y resolverá la abstención o recusación.

Artículo 15.-De la comunicación al denunciante de la admisibilidad de la denuncia: Al denunciante se le deberá comunicar al lugar y medio que haya señalado, la decisión de admitir la denuncia.

Artículo 16.-Del traslado de la denuncia a la Administración Activa: Si luego de valorar el contenido de la denuncia presentada se determina que la investigación de esos hechos no compete a la Auditoría Interna, se debe remitir en sobre cerrado y entregado personalmente al funcionario competente, quien deberá atender e informar de su resultado a la Auditoría Interna e interesados. Asimismo, se debe comunicar formalmente al denunciante al lugar y medio que haya señalado, el nombre de la instancia a la que se está trasladando la denuncia para su atención, de conformidad con el inciso a) del artículo N° 17 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Decreto Ejecutivo N° 32333-MP-J.

Artículo 17.-De la atención de denuncias trasladadas por la Contraloría General de la República: Una vez trasladada la denuncia a la Auditoría Interna y de conformidad con el contenido de la misma, se definirá la fecha prevista para su investigación, de conformidad con el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna. La fecha de inicio de la investigación debe ser comunicada al Órgano Contralor, así como el cronograma de actividades a desarrollar.

Artículo 18.-Del seguimiento de los resultados y atención de las denuncias: La Auditoría Interna como unidad fiscalizadora, determinará según los procedimientos establecidos y el Plan Anual de Trabajo, en qué casos dará seguimiento a los resultados de las denuncias presentadas.

Los resultados de la investigación se le darán a conocer a la dependencia que corresponda cuando se trate de un informe de control interno, que es un documento público; no así, cuando sea una relación de hechos, que incluya responsabilidades, en cuyo caso se comunicará a la Gerencia General o a la Junta Directiva según corresponda.

Artículo 19.-Justificación para la desestimación o archivo de la denuncia: En caso de desestimarse una denuncia, se deberá justificar y evidenciar en el expediente y en los papeles de trabajo respectivos, los motivos que generaron esa acción considerando eventuales fiscalizaciones posteriores, lo anterior, en aras de mantener la transparencia que debe imperar en la labor de fiscalización de la Auditoría Interna. Situación que se le comunicará al denunciante, de conformidad con el Artículo 12°- De la comunicación al denunciante de la desestimación.

CAPÍTULO III

Comunicación de resultados

Artículo 20.-Comunicación de resultados: Concluida la investigación, se elaborará un informe en el que se describan las actuaciones realizadas, una relación de hechos clara, precisa y circunstanciada, con indicación del alcance, así como las consideraciones y recomendaciones que se estimen pertinentes cuando proceda.

Cuando en razón del resultado de la investigación se recomiende la apertura de un procedimiento administrativo para determinar eventuales responsabilidades, la Auditoría Interna remitirá al órgano competente el expediente con toda la documentación habida y que sustenta el hecho estudiado.

En caso de existir eventuales responsabilidades, se establecerá si la misma es de atención administrativa, civil o penal, procediéndose a informar el resultado de la investigación a la autoridad competente para la resolución respectiva.

Si a criterio de la Auditoría Interna, la denuncia presentada requiere la mejora de los controles establecidos por la Administración Activa, para efectos de evitar la continuidad de posibles situaciones irregulares se deben efectuar las recomendaciones respectivas.

Artículo 21.-De la comunicación al denunciante: Al denunciante se le deberá comunicar al lugar y el medio que haya señalado, el resultado final de la indagación que se realizó con motivo de la denuncia, siempre y cuando no comprometa la información, la documentación u otras evidencias de la investigación cuyos resultados hayan derivado en la apertura de un procedimiento administrativo o la interposición de un proceso judicial.

Artículo 22.-Recursos: Contra la resolución que dicta el rechazo, archivo o desestimación de la denuncia, cabrá, por parte del denunciante, únicamente el recurso de revocatoria, dentro del plazo de tres días hábiles siguientes a la comunicación, conforme al régimen de impugnación establecido en la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 23.-Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Aprobado por Junta Directiva en Sesión N° 07-2017 del 27 de febrero de 2017, Artículo VII), Inciso 1).

Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta.