Artículo 2º-Autoridad competente para la autorización de la firma digital. Corresponderá a la Gerencia del INEC disponer sobre la autorización del uso de firma digital de las personas funcionarias del INEC.

Artículo 3º-Ámbito de aplicación. Este Reglamento se aplicará a toda clase de transacciones y actos jurídicos en general relacionados con los trámites internos y externos de INEC, gestionados ante o por las personas funcionarias del INEC debidamente autorizadas.

Artículo 4º-Validez y eficacia de la firma digital. La firma digital garantiza la integridad y autenticidad de los documentos y comunicaciones digitales y tendrá la misma validez y eficacia jurídica de la firma manuscrita en cualquier documento, correo electrónico o comunicación interna, todo ello conforme lo dispuesto en la Ley 8454 y su reglamento.

CAPÍTULO II

Distribución de competencias y firma digital

Artículo 5. Obligaciones de la Unidad Técnica de Sistemas e Informática: La Unidad Técnica de Sistemas e Informática del INEC, por medio del Proceso de Infraestructura, será la instancia encargada de gestionar la plataforma tecnológica y de servicios de certificados digitales para la firma digital y documentos electrónicos para lo cual deberá, en conjunto con el Área de Administración y Finanzas, por medio del Proceso de Archivo, emitir los lineamientos técnicos y procedimientos internos a seguir, para la operación, generación y el uso eficiente de la firma digital por parte de las personas funcionarias debidamente autorizados.

(Así reformado en sesión N° 32 del 8 de diciembre del 2020)

Artículo 6º-Obligaciones de las personas funcionarias del INEC. Corresponde a todas las personas funcionarias del INEC participar en los procesos de modernización de las distintas plataformas de servicios, internos y externos, y de la aplicación de documentos electrónicos y de firma digital, cuando el desempeño de sus funciones así lo requiera y consecuentemente se le haya autorizado institucionalmente, so pena de que su inobservancia se constituya en falta sancionada conforme las disposiciones contenidas en el Reglamento Autónomo de Servicio Institucional. En razón de lo anterior, las personas funcionarias del INEC, deben observar las siguientes obligaciones:

a) Resguardar estrictamente la confidencialidad de la clave, contraseña o mecanismo de identificación que haya asignado con ese carácter;

b) Informar inmediatamente a la autoridad certificadora que emitió la tarjeta de firma digital y, poner a su vez sobre aviso, a la Unidad Técnica de Sistemas e Informática, en caso de que dicha confidencialidad se vea o se sospeche que haya sido comprometida;

c) Abstenerse de prestar, ceder, facilitar o escribir para uso de terceros su número de identificación o clave personal de uso de la firma digital, así como tomar todas las medidas razonables y oportunas para evitar que esta sea utilizada por terceras personas, a efectos de evitar que se comprometa la integridad, confidencialidad, y seguridad de las transacciones y actos jurídicos en general relacionados con los trámites internos y externos de la Institución;

d) Resguardar adecuadamente para uso personal, el dispositivo criptográfico;

e) Acatar los términos de los acuerdos de uso emitidos por cada autoridad de certificadora que emitió la tarjeta inteligente de firma digital;

f) Acatar las recomendaciones y políticas técnicas y de seguridad que le señale la autoridad certificadora que emitió la tarjeta inteligente de firma digital, así como las que emita la Unidad Técnica de Sistemas e Informática;

g) Notificar inmediatamente ante la autoridad certificadora respectiva, en caso de extravío, sustracción o robo del certificado de firma digital u olvido de la clave, a fin de no interrumpir la continuidad de las labores que dependan de aquel; y

h) Las demás obligaciones que establezca la Ley 8454, su Reglamento y los acuerdos de suscripción adoptados entre las personas funcionarias del INEC y las autoridades certificadoras respectivas.

Artículo 7º-De la presunción de autoría y validez. Todos los documentos electrónicos asociados a una firma digital, se presumirán jurídicamente válidos en su emisión, integridad de contenido y autoría de quien lo emite. No obstante, el uso de medios electrónicos y digitales no dispensa el cumplimiento de requisitos y formalidades que el ordenamiento jurídico exija para cada acto o negocio jurídico en particular.

Artículo 8º-Implementación de firmas digitales. Las directrices, políticas y pautas técnicas acerca de los trámites en los que pueden ser utilizados éstos u otros medios electrónicos, serán definidas por la Unidad Técnica de Sistemas e Informática, conforme la verificación de infraestructura, sistemas, aplicaciones, medidas de seguridad y lineamientos que emita al efecto.

Artículo 9º-Uso personalísimo de la firma digital. La firma digital y los dispositivos criptográficos (tarjeta inteligente y su respectivo dispositivo de uso y lectura) son de uso personalísimo, por lo que su emisión, entrega, uso y custodia son exclusivos de la persona funcionaria a quien se le asignen, por lo que aún y cuando exista por parte de éste renuncia, cese o despido, con o sin responsabilidad laboral, podrá conservarlos para su uso. Es deber de la persona funcionaria salvaguardar el medio de almacenamiento en un lugar seguro y utilizarlo en forma personal para efectos de los trámites autorizados y conforme a los procedimientos establecidos, no revelando a nadie la clave de seguridad del certificado.

Artículo 10.-Período de vigencia del certificado digital. La vigencia del certificado digital será de conformidad con el plazo establecido por la autoridad certificadora respectiva. Será responsabilidad de la persona funcionaria, a quien se asignó la firma digital, mantener vigente el certificado y tramitar oportunamente su reposición o renovación. Salvo aquellos casos que la persona funcionaria posea firma digital adquirida por su propio peculio, corresponderá al INEC, cuando así lo requieran las funciones del puesto, sufragar el costo del trámite y obtención de la firma digital (-tarjeta inteligente y dispositivo de uso y lectura-) y el valor de las respectivas renovaciones, salvo en caso de extravío de la tarjeta de certificado digital u olvido del pin o clave. En tal supuesto, el trámite y costo de la reposición correrá a cargo del funcionario.

CAPÍTULO III

Disposiciones finales

Artículo 11.-Continuidad en el uso de claves de acceso. El uso de las firmas digitales conforme al presente Reglamento no sustituye, en ningún caso, la utilización presente o futura de las claves de acceso que el INEC proporcione a sus personas funcionarias para la utilización de los sistemas informáticos que operan en la institución, salvo cuando expresamente se disponga lo contrario, en las normas y procedimientos que rigen esos sistemas.

Artículo 12.-Archivo electrónico. Las dependencias de INEC manejarán un archivo digital de todos los documentos electrónicos que se emita, envíen y se reciban en el cumplimiento de sus funciones, con el fin de garantizar el libre acceso a la información pública. La Unidad Técnica de Sistemas e Informática, conforme a las obligaciones definidas en este reglamento, velará por brindar las facilidades tecnológicas necesarias para contar con la confidencialidad, integridad e independencia de la información.

Artículo 13.-Régimen disciplinario. Para la imposición de sanciones por incumplimiento de lo dispuesto en este reglamento, se aplicará el régimen establecido en el Reglamento Autónomo de Servicios de INEC, la Ley General de la Administración Pública y demás normativa conexa aplicable.

Artículo 14.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Transitorio Único. Se le brinda a la Unidad Técnica de Sistemas e Informática un plazo máximo de seis (6) meses contados a partir la vigencia de este reglamento para que implemente y adecúe sus actividades y funciones a los requerimientos y obligaciones que esta normativa le exige.

Aprobado por el Consejo Directivo Institucional, mediante el acuerdo 4, de la sesión ordinaria N° 845-2017, de fecha 21 de marzo del año 2017.