CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
R-DC-32-2017. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. DESPACHO DE LA
CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA. San José, a las doce horas con treinta
minutos del veintiséis de abril del dos mil diecisiete.
CONSIDERANDO
I.- Que la Contraloría General de la República goza de absoluta
independencia funcional y administrativa, y de potestad de dictar los
reglamentos de organización en el ámbito de su competencia, según lo dispuesto
en los artículos 183 de la Constitución Política y 2 y 23 de la Ley Orgánica de
la Contraloría General de la República, Ley Nº 7428, de siete de setiembre de
mil novecientos noventa y cuatro.
II.- Que el artículo 109 de la Ley de Contratación Administrativa faculta a
las Administraciones para elaborar reglamentos complementarios para el mejor
desempeño de las actividades propias y de organización interna en materia de la
contratación administrativa.
III.- Que mediante resolución del Despacho Contralor R-DC-169-2010 de las
quince horas del veintiocho de setiembre del dos mil diez, se promulgó el
Reglamento Interno de Contratación Administrativa de la Contraloría General de
la República.
IV.- Que resulta necesario revisar periódicamente la normativa interna
emitida por este órgano contralor, en aras de dotar a los procesos de apoyo de
mayor eficacia, eficiencia y economía.
V.- Que la División de Gestión de Apoyo ha sometido a conocimiento de este Despacho
un proyecto de revisión integral del Reglamento Interno de Contratación
Administrativa, a los efectos de simplificar su contenido, atender
recomendaciones formuladas por la Auditoría Interna y adecuarlo con las nuevas
metodologías de trabajo y a la experiencia acumulada por parte de dicha
División en la materia.
Por tanto,
RESUELVE:
Emitir el siguiente:
REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1.- Alcance. El presente reglamento regula las actividades
relacionadas con la adquisición de bienes y servicios desarrolladas a lo
interno de la Contraloría General de la República en las fases de
planificación, contratación y ejecución contractual.
Ficha articulo
Artículo 2.- Objeto. El presente reglamento tiene por objeto:
a) Fijar las competencias de las dependencias y los participantes de la
Contraloría General que actúan en el proceso de adquisición de bienes y
servicios regulado por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento,
así como en normativa conexa aplicable.
b) Fortalecer la vinculación entre las fases de planificación,
contratación y ejecución del proceso de adquisición de bienes y servicios.
c) Establecer las formalidades que deberán ser observados internamente
en el proceso de adquisición de bienes y servicios.
Ficha articulo
Artículo 3.- Abreviaturas y definiciones. Para efectos de
este reglamento, se establecen las siguientes abreviaturas y definiciones:
Abreviaturas:
● CGR: Contraloría General de la República
● DGA: División de Gestión de Apoyo
● LCA: Ley de Contratación Administrativa
● RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
● UAF: Unidad de Administración Financiera
● UJI: Unidad Jurídica Interna
● US: Unidad solicitante
● UT: Unidad técnica.
Definiciones:
● Comisión de Recomendación de Adjudicaciones: es el órgano
encargado de analizar y recomendar el acto final de los procedimientos de
licitación y de las contrataciones directas autorizadas o por excepción, cuyo
monto a adjudicar alcance o supere el límite inferior para el trámite de una
licitación abreviada, así como las modificaciones unilaterales o contratos
adicionales derivados de dichos procedimientos.
● Condiciones especiales: son aquellos requisitos que se
definen para cada contratación y abarcan las características extrínsecas al
objeto contractual, cuya definición se plantea en función de circunstanciadas
que rodean a la Administración y motivan la adquisición de un bien o servicio
determinado; a saber: plazo de entrega, garantías, criterios de evaluación,
criterios de desempate y sanciones.
● Condiciones generales: son los aspectos administrativos y
normativos aplicables de forma general a todos los procedimientos de
adquisición de bienes y servicios.
● Especificaciones técnicas: características intrínsecas
del bien o servicio a contratar, las cuales se plantean en función de la
necesidad a satisfacer y la naturaleza del objeto contractual.
● Estudio de costos: análisis realizado para identificar
los rubros, índices y variables que intervienen en la determinación del precio
para un bien o servicio dado, y que será utilizado, entre otros, en la
proyección de recursos presupuestarios a erogar para la adquisición, valoración
de ofertas, aplicación del sistema de evaluación y reajuste de precios.
● Estudio de mercado: ejercicio mediante el cual se identifican
las posibilidades ofrecidas por el mercado para la satisfacción de las
necesidades de bienes y servicios requeridos por la institución, con miras a
determinar un valor referencial, la existencia de potenciales oferentes,
determinación de factores de evaluación y características técnicas del objeto
contractual, entre otros aspectos.
● Gestor de la ejecución contractual: rol que se asigna al
funcionario de la UT encargado de velar por la adecuada satisfacción de las
necesidades que motivan la adquisición y el cumplimiento de las condiciones
contractuales.
● Participantes en los procedimientos de adquisición de bienes
o servicios: unidades o funcionarios de la CGR que mantendrán alguna
participación como parte de las labores preparatorias para el dictado del acto
final.
● Unidad de Servicios de Proveeduría: unidad de la
estructura organizacional de la CGR competente para conducir los procedimientos
de adquisición de bienes y servicios y los procesos de almacenamiento,
distribución o tráfico de bienes, y de llevar un inventario de los activos
institucionales.
● Unidad Solicitante: unidad de la estructura
organizacional de la CGR que, en razón de sus necesidades, planifica y gestiona
la adquisición de un bien o servicio ante una UT o directamente ante la USP en
el caso de que aquélla actúe tanto en condición de US como de UT.
● Unidad Técnica: unidad de la estructura organizacional de
la CGR que, de acuerdo con su ámbito de competencia y experiencia, resulte
idónea para orientar técnicamente las diferentes fases delos procedimientos de
adquisición de los bienes y servicios que le correspondan.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
De los participantes en los procedimientos de adquisición de bienes y
servicios
Sección Primera
Sobre las unidades participantes
Artículo 4.- De la Unidad de Servicios de Proveeduría.
Corresponde a la USP, como competencia propia y exclusiva, la conducción de los
procedimientos de adquisición de bienes y servicios tramitados a lo interno de
la institución. Para ello deberá:
a) Conformar y mantener actualizada una base de datos con carteles
estandarizados y normalizados, que sirvan de guía para la contratación de
bienes y servicios.
b) Establecer y mantener actualizadas las condiciones generales según el
tipo de cartel.
c) Asegurar que no se produzca fragmentación ilícita. Para ello
implementará todos los controles que sean necesarios.
d) Asesorar a lo interno de la CGR sobre los trámites que deben ser
cumplidos en los procedimientos de adquisición de bienes y servicios.
e) Remitir a la División de Contratación Administrativa de la CGR las
gestiones que se deban tramitar de acuerdo con la normativa aplicable.
f) Dar respuesta a las audiencias que conceda la División de
Contratación Administrativa de la CGR.
g) Presidir los actos de apertura de ofertas.
h) Mantener un registro de los actos de apertura, cuando corresponda.
i) Dictaminar desde el punto de vista legal y administrativo la
admisibilidad de las ofertas participantes en los concursos cuyo presupuesto
estimado los clasifique como de escasa cuantía.
j) Dictar el acto final de los procedimientos de adquisición de bienes y
servicios tramitados por la CGR, por medio de su jefatura.
k) Elaborar los contratos y remitirlos al proceso de firma según la
competencia por tipo de procedimiento. Una vez suscritos deberá remitirlos al
trámite de aprobación interna o refrendo, según corresponda.
l) Tramitar las modificaciones contractuales y contratos adicionales,
así como aprobarlos en los casos de contratación directa por escasa cuantía.
m) Llevar un registro actualizado de los funcionarios designados como
gestores de la ejecución contractual.
n) Comunicar a lo interno el refrendo o aprobación interna de los
contratos.
o) Recibir las facturas correspondientes a la adquisición de bienes y
servicios, así como revisar aspectos de forma y que estas se ajusten al pedido
de la contratación.
p) Remitir a la UT la factura para el recibo a satisfacción y dar
seguimiento a este trámite.
q) Gestionar ante la UAF la solicitud de trámite de pago para las
facturas que cuenten con el visto bueno respectivo.
r) Consultar al gestor de la ejecución contractual o a la Jefatura de la
UT, con 30 días naturales de anticipación al vencimiento de la contratación,
sobre la necesidad de ampliar la vigencia de las garantías de cumplimiento, y
proceder de conformidad.
s) Elaborar y mantener actualizado un registro del personal de la CGR
que se encuentra cubierto por el Régimen de Prohibiciones, establecido por los
artículos 22 y 22 bis de la LCA. Los funcionarios de la institución estarán
obligados a brindar información cuando se les requiera, para cumplir con esta
competencia.
t) Elaborar, mantener actualizados y comunicar los cronogramas de los procedimientos
de adquisición de bienes y servicios.
u) Conformar y custodiar el expediente, el cual deberá estar debidamente
foliado y con las actuaciones en orden cronológico y atender las consultas que
las propias unidades de la institución o terceros formulen sobre el estado de
cualquier procedimiento de adquisición de bienes y servicios. En la tramitación
electrónica, se aplicará la normativa especial en lo relativo al expediente de
la contratación.
v) Velar porque se mantenga actualizado el presente Reglamento, según
las modificaciones que se produzcan en materia de contratación administrativa
como resultado de la promulgación de leyes, decretos o reglamentos ejecutivos, jurisprudencia
y circulares que se emitan por las autoridades competentes.
w) Ejecutar cualquier otra responsabilidad que se defina en el presente
Reglamento o que por su naturaleza corresponda a esta Unidad.
Toda unidad administrativa, independientemente de su naturaleza o
ubicación en la estructura orgánica institucional, estará obligada a brindar la
colaboración y asesoría que requiera la USP para el debido cumplimiento de las
atribuciones que aquí se indican.
Ficha articulo
Artículo 5.-De la Unidad Jurídica Interna. En cuanto a la adquisición
de bienes y servicios que tramite la CGR, será competencia exclusiva de la UJI:
a) Asesorar a las Unidades participantes de las dudas de orden jurídico
que surjan como parte de los procedimientos de adquisición de bienes y
servicios.
b) Emitir recomendaciones de orden jurídico a los borradores de cartel
que sean sometidos a su consideración.
c) Rendir dentro del plazo que fije la USP los dictámenes legales en
relación con la admisibilidad de las ofertas y procedencia de las subsanaciones
en los procedimientos licitatorios y en las contrataciones directas autorizadas
o por excepción, cuyo monto a adjudicar alcance o supere el límite inferior de
la Licitación Abreviada.
d) Colaborar con la USP en la atención de los recursos, elaboración de
los contratos administrativos que requieran formalización y en la instrucción
de las acciones sancionatorias.
e) Otorgar aprobación interna a los contratos y sus respectivas
modificaciones que así lo requieran.
f) Ejecutar cualquier otra responsabilidad que se defina en el presente
Reglamento o que por su naturaleza corresponda a esta Unidad.
Ficha articulo
Artículo 6.- De la Unidad Solicitante. Corresponde a la
US identificar posibles soluciones a sus necesidades, para lo cual se hará
asesorar por las distintas UT o la USP a efectos de que sean valoradas en la
elaboración del Programa de Adquisiciones institucional.
La US actuará como UT cuando no exista en la institución una unidad
encargada para direccionar técnicamente las diferentes fases del proceso de
adquisición de un bien o servicio determinado, con excepción de las actividades
indicadas en los incisos a y g del artículo siguiente.
Ficha articulo
Artículo 7.- De la Unidad Técnica. Corresponde a la UT ejercer los siguientes
deberes:
a) Asesorar a la US en la identificación de los bienes y servicios para
la satisfacción de sus necesidades.
b) Identificar soluciones para las necesidades institucionales en su
campo de conocimiento, determinando la viabilidad técnica, así como la
conformidad con las políticas y líneas de compra institucionales.
c) Realizar los estudios de mercado o de costeo correspondientes.
d) Determinar el monto estimado de los bienes o servicios que
correspondan a materias de su especialidad.
e) Presupuestar los recursos correspondientes a previsiones de reajuste
y revisión de precios necesarios para el pago de los contratos de su
competencia que se encuentren en ejecución.
f) Integrar, priorizar y presupuestar los requerimientos de bienes y
servicios de su competencia, de acuerdo con las necesidades institucionales, el
alineamiento al logro de los objetivos estratégicos, las posibilidades
presupuestarias y su criterio experto.
g) Aceptar o desestimar los requerimientos de bienes y servicios de las
US de acuerdo con los aspectos señalados en el inciso anterior.
h) Definir las especificaciones técnicas y condiciones especiales.
i) Comunicar a la USP, con la debida antelación, la necesidad de iniciar
un procedimiento de adquisición de bienes y servicios.
j) Colaborar con la USP en la atención de los recursos que se presenten
en los procedimientos de adquisición de bienes y servicios cuando se aleguen
cuestiones técnicas.
k) Pronunciarse sobre la conformidad de los bienes o servicios recibidos
por la CGR.
l) Comunicar a la USP, con la debida antelación y en forma motivada, la
decisión de no prorrogar de forma facultativa un contrato.
m) Llevar un control de los contratos vigentes en materias de su
competencia y asegurar la existencia de nuevos contratos para la atención de
las necesidades que subsistan al momento de su vencimiento.
n) Gestionar ante la USP el finiquito de los contratos que estime
necesario.
o) Informar por escrito a la USP sobre la designación o cambios que se
lleven a cabo con respecto al gestor de la ejecución contractual.
p) Ejecutar cualquier otra responsabilidad que se defina a lo largo del
presente Reglamento o que por su naturaleza corresponda a esta Unidad.
Ficha articulo
Artículo 8.- De la Unidad de Administración Financiera. Como parte de los procedimientos
de adquisición de bienes y servicios, le corresponderá:
a) Resguardar las garantías físicas y en efectivo rendidas en los
procedimientos de adquisición de bienes y servicios.
b) Emitir certificaciones de disponibilidad presupuestaria.
c) Participar en el proceso de visado de los documentos de pago de
conformidad con las regulaciones internas vigentes en la materia.
d) Realizar los pagos respectivos a los proveedores de bienes y
servicios, una vez que la USP haya informado sobre su recepción definitiva.
e) Ejecutar cualquier otra que se defina en el presente Reglamento o que
por su naturaleza corresponda a esta Unidad.
f) Ejecutar el cobro a los contratistas de las multas y sanciones que se
deriven de los procedimientos de adquisición de bienes y servicios, previa
solicitud de la USP.
Ficha articulo
Sección Segunda
Sobre el Gestor de la Ejecución Contractual
Artículo 9.- Del gestor de la ejecución contractual. Corresponderá al
gestor de la ejecución contractual desarrollar las siguientes funciones:
a) Participar activamente en las reuniones que convoque la Proveeduría.
b) Atender de forma oportuna las consultas que surjan atinentes a los
contratos cuyo seguimiento de la ejecución le correspondan.
c) Preparar informes sobre el avance en la ejecución de los contratos,
cuando por la naturaleza, magnitud o complejidad del contrato así se requiera,
a criterio de la USP.
d) Fiscalizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales del
contratista.
e) Velar por el cumplimiento de las obligaciones correspondientes a la
CGR que se deriven de los contratos a su cargo, coordinando con las distintas Divisiones/Áreas/Unidades
los requerimientos necesarios para que se puedan efectuar las labores
contratadas.
f) Comunicar a la USP los incumplimientos que se generen durante la
ejecución del contrato y agregar la prueba correspondiente, para que ésta los
valore y proceda de conformidad.
g) Velar por la presentación oportuna de las facturas por parte de los
contratistas.
h) Documentar los acontecimientos relevantes que se generen durante la
ejecución contractual, tales como faltas, omisiones e instrucciones giradas al
contratista, entre otros y remitir esa documentación al expediente respectivo.
i) Ejecutar cualquier otra que se defina en el presente Reglamento o que
por su naturaleza le corresponda.
Las funciones indicadas en este artículo recaerán sobre la jefatura de
la unidad que funja como UT cuando no se especifique expresamente un gestor de
la ejecución contractual.
Ficha articulo
Sección Tercera
Sobre la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones
Artículo 10.- Conformación. Estará conformada por tres miembros permanentes
con derecho a voz y voto, a saber: la Jefatura de la USP quién la presidirá,
así como las Jefaturas de la UJI y de la unidad que funja como UT. En estas
sesiones deberán participar, con voz pero sin voto, los funcionarios que la
comisión así lo requiera.
Ficha articulo
Artículo 11.- Mecanismo de decisión. Las decisiones de la Comisión se tomarán mediante
votación por el sistema de mayoría simple.
Ficha articulo
Artículo 12.- Quórum. La Comisión sesionará con la presencia de todos sus
miembros.
Ficha articulo
Artículo 13.- Convocatoria a sesiones. La Comisión podrá
reunirse en cualquier momento. Entre el llamado a sesionar que gestione la USP
y la sesión del órgano debe existir una antelación mínima de dos días hábiles.
Ficha articulo
Artículo 14.- Minutas. Las minutas de las sesiones deberán ser elaboradas
y resguardadas por los mecanismos que se consideren pertinentes, bajo
responsabilidad de la USP.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Planificación y programación del procedimiento de adquisición
Sección Primera
Sobre la planificación de los requerimientos de bienes y servicios
Artículo 15.- Definición de las necesidades. Corresponde a cada
una de las US identificar los bienes y servicios que requerirá para la
realización de los proyectos y los procesos a desarrollar en el ejercicio
presupuestario siguiente, considerando las posibles mejoras en términos de
eficiencia y distribución de recursos. Todo lo anterior en concordancia con los
lineamientos que emita la Unidad de Gobierno Corporativo como parte del
procedimiento de planificación operativa, en la fase de Plan-presupuesto.
Ficha articulo
Artículo 16.- Coordinación con las Unidades Técnicas. Cuando la US
determine que para la satisfacción de una necesidad requiere un bien o servicio
para el cual la CGR cuenta con una UT, deberá gestionar ante ésta última el
requerimiento.
En caso de que la UT a la que fue remitido el requerimiento considere
que no es la unidad apropiada para cumplir las labores correspondientes, deberá
coordinar con la unidad que estime competente para la gestión del
requerimiento. Si hubiere desacuerdo en la definición, el diferendo será
resuelto por la Gerencia de Gestión de Apoyo.
Ficha articulo
Artículo 17.- Presupuestación de las adquisiciones. La inclusión de
recursos en el presupuesto para la adquisición de bienes y servicios, deberá
estar precedida de la identificación de las características esenciales
requeridas y de una estimación sustentada del precio por parte de la UT
correspondiente.
De la anterior obligación se entenderán exceptuadas las previsiones para
capacitaciones abiertas prevista en el artículo 139 inciso e), del Reglamento a
la Ley de Contratación Administrativa y mantenimientos correctivos.
Ficha articulo
Artículo 18.- Clasificación de Bienes y Servicios. Cuando los
recursos proyectados para cada bien o servicio superen el límite inferior para
el trámite de una licitación abreviada, vigente en la fecha máxima establecida
en el cronograma elaborado por la USP para la remisión de las especificaciones
técnicas, los estudios de mercado, de costos y la decisión de inicio deberán
tramitarse bajo los procedimientos con el mayor nivel de formalidades que
defina la USP.
Para la proyección de cada adquisición deberá contemplarse lo indicado
en el artículo 12 del RLCA, así como los montos que requieran tramitarse dentro
del ejercicio presupuestario siguiente.
En caso de que la UT justifique que, por la naturaleza del objeto o
alguna otra situación concurrente, no resulte razonable realizar los estudios
de mercado o la decisión inicial conforme al mayor nivel de formalidades, podrá
eximirse de uno o todos los requisitos que estos conllevan previo aval de la
Gerencia de la DGA, la cual requerirá el criterio de la Jefatura de
Proveeduría.
Ficha articulo
Sección Segunda
Sobre la programación de las adquisiciones
Artículo 19.- Elaboración y actualización del Programa de Adquisiciones.
Una
vez remitido el anteproyecto de presupuesto para el ejercicio económico del año
siguiente al Ministerio de Hacienda, la USP iniciará, en coordinación con las
distintas unidades participantes, el Programa de Adquisiciones, agrupando las
necesidades de bienes y servicios en procedimientos de adquisición. Lo anterior
de acuerdo con:
a) La naturaleza y complejidad de los objetos contractuales.
b) El tipo de contrato y procedimiento a desarrollar.
c) Los plazos máximos definidos por la USP para el desarrollo de los
procedimientos de adquisición de bienes y servicios.
d) La fecha estimada en la cual se requiere el bien o servicio.
e) La fecha estimada del recibo a satisfacción del objeto contractual y
del giro del pago respectivo dentro del ejercicio presupuestario
correspondiente.
f) La capacidad instalada tanto de la USP como de las unidades que
intervengan en el procedimiento.
De producirse una modificación en las distintas fases de aprobación del
proyecto de presupuesto, éstas deberán verse reflejadas en el Programa de
Adquisiciones.
El Programa de Adquisiciones de la CGR se publicará y mantendrá
actualizado en nuestra página electrónica oficial. A tal efecto, la CGR dará un
único aviso en el Diario Oficial La Gaceta acerca del medio que empleará para
dar a conocer y actualizar ese programa, conforme a lo previsto en el artículo
6 de la LCA y 7 de su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 20.- Ajustes al Programa de Adquisiciones. En los casos en
los que producto de ajustes en la planificación de las US surja la necesidad de
adquirir un bien o servicio no previsto en el Programa de Adquisiciones, la UT
deberá comunicarlo a la USP con el objeto de que se valore si el ajuste
requerido podrá incorporarse al Programa de Adquisiciones del año en ejercicio.
Ficha articulo
Artículo 21.- Programación de las actividades. La USP deberá
elaborar un cronograma de actividades para cada una de las compras que se
incluyan en el Programa de Adquisiciones, de manera tal que se ajusten a la
naturaleza del bien o servicio a contratar y se procure la obtención del bien
de manera oportuna. Dichos cronogramas serán ajustados por la USP una vez
recibida la solicitud de inicio del procedimiento.
Para las contrataciones directas no previstas en el Programa de
Adquisiciones se elaborará el cronograma respectivo una vez recibida la
solicitud de inicio en la USP.
Ficha articulo
Artículo 22.- Seguimiento del Programa de Adquisiciones. Corresponderá a la
USP presentar trimestralmente a la Gerencia de la DGA una evaluación del
Programa de Adquisiciones, documentando su porcentaje de cumplimiento, las
modificaciones efectuadas y los aspectos de mejora. En caso de atrasos indicará
en qué se originan, para que sea valorado conjuntamente con la Gerencia.
Ficha articulo
Artículo 23.- Estudios de mercado. La USP será la encargada de definir los
lineamientos que se requerirán para la elaboración de los estudios de mercado o
de costos.
Ficha articulo
Artículo 24.- Plazos para gestionar el inicio de los procedimientos. Anualmente, le corresponderá
a la USP comunicar durante el primer trimestre del año las fechas máximas para
la emisión de la orden de inicio correspondiente a los procedimientos de
adquisición de bienes y servicios no previstos dentro del Programa de
Adquisiciones.
En caso de que el requerimiento de inicio se presente en fecha posterior
a la definida en dicha comunicación, la UT deberá contar con el visto bueno de
la Gerencia de la DGA para que la USP pueda dar inicio a la contratación.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Sobre el proceso de contratación para la adquisición de bienes y
servicios
Sección Primera
Sobre las audiencias precartelarias
Artículo 25.- Audiencias precartelarias. Corresponderá a
las UT comunicar oportunamente a la USP su recomendación para celebrar
audiencias precartelarias, a efectos de que se incorpore dentro del cronograma
de la contratación. En la recomendación indicará el objetivo de la audiencia,
plazo en días hábiles que debe mediar entre la invitación a participar y la
fecha de realización de la audiencia e indicar el funcionario que estará a
cargo de los aspectos técnicos de la audiencia.
Ficha articulo
Artículo 26.- Coordinación y dirección de las audiencias. La USP será la
encargada de coordinar y dirigir la audiencia precartelaria. Asimismo,
levantará el acta correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 27.- Invitación a participar de las audiencias. La invitación a
participar en la audiencia precartelaria deberá ser publicada por la USP con al
menos cinco días hábiles de anticipación a su realización. La invitación deberá
indicar la descripción del objeto de la contratación, el objetivo de la
audiencia, fecha, hora y lugar de celebración, y el medio para confirmar la
participación.
Adicionalmente, en la invitación se podrá señalar la existencia de un
borrador de cartel al que los interesados podrán acceder.
Ficha articulo
Sección Segunda
Sobre el procedimiento de contratación
Artículo 28.- Decisión de inicio del procedimiento. Se tomará como
decisión de inicio del procedimiento de contratación la solicitud de compra que
deberá aprobar la jefatura de la UT.
En adición a los requisitos establecidos en la LCA y su reglamento que
le sean aplicables a dicha solicitud, se deben adjuntar las condiciones
especiales y la indicación del gestor de la ejecución contractual. Todo ello
será corroborado por la USP de previo a iniciar el procedimiento de
contratación.
Ficha articulo
Artículo 29.- Definición de la modalidad de compra. Corresponderá a la
USP la determinación de la modalidad de compra que mejor se adapte a las
necesidades institucionales, sin perjuicio de que la UT pueda sugerir una
modalidad determinada.
Ficha articulo
Artículo 30.- Solicitudes de pago anticipado o adelanto de pago. Cuando se
requiera, en forma extraordinaria, emitir un pago anticipado o girar un
adelanto de pago, la UT deberá acreditar que tal actuación obedece a una
costumbre o uso derivado de una práctica comercial debidamente comprobada, que
sea una consecuencia del medio de pago utilizado o que las condiciones de
mercado así lo exijan, por ejemplo, el caso de suscripciones periódicas. En
todo caso de anticipos o de adelantos de pago, la USP debe valorar si solicita
una garantía colateral, conforme a lo previsto por los artículos 35 y 46 RLCA.
Ficha articulo
Artículo 31.- Elaboración del cartel. La elaboración del cartel será
responsabilidad de la USP, sin perjuicio de que pueda requerir la obligada
colaboración de cualquier unidad participante en el procedimiento de
adquisición de bienes y servicios para confeccionar el pliego de
especificaciones definitivo.
A fin de introducir un proceso de mejora continua, se deberá partir del
cartel estandarizado y normalizado contenido en la base de datos de la USP. En
caso de que no se disponga de un cartel normalizado, se podrá indagar entre las
instituciones que presenten las mejores prácticas, a fin de obtener material
base para elaborarlo e incorporar ese producto a la base de carteles
estandarizados de la CGR.
Los carteles de licitación y de contrataciones directas por excepción
cuyo monto alcance o supere el límite inferior para el trámite de una
licitación abreviada, así como el pliego de condiciones para una contratación
directa autorizada, de previo a su publicación, deberán ser dictaminados por la
UJI, y por la UT.
El plazo para emitir esos dictámenes será regulado en los cronogramas de
la respectiva contratación.
Ficha articulo
Artículo 32.- Solicitud, custodia y devolución de muestras. En las
contrataciones que se requiera la presentación de muestras, éstas serán recibidas
en la USP y trasladadas a la UT, una vez realizada la apertura de ofertas.
Las muestras pertenecientes a las empresas no adjudicadas se remitirán a
la USP para su custodia y devolución dentro del plazo previsto en el artículo
57 del RLCA. Las correspondientes a la empresa adjudicada se remitirán a la USP
al emitirse la recepción definitiva. Lo anterior aplica siempre y cuando las
muestras no hayan sido destruidas o resulten inutilizables como resultado de
las pruebas realizadas. Según la naturaleza del objeto licitado, se deberán
resguardar muestras a las que no se hayan hecho pruebas, para efectos de
efectuar el cotejo respectivo con el producto entregado.
Ficha articulo
Artículo 33.- Aclaraciones, modificaciones y prórrogas. Las aclaraciones y
modificaciones al cartel, así como las prórrogas al plazo de recepción de
ofertas que se deriven de éstas, serán resueltas y comunicadas por la USP,
quien podrá requerir la obligada colaboración de las unidades participantes.
Ficha articulo
Artículo 34.- Prórrogas al plazo de recepción de ofertas. La USP adoptará la
prórroga al plazo de recepción de ofertas, previa recomendación de la UT, la
cual deberá emitir la debida justificación, debiendo respetarse lo señalado en
el artículo 60 del RLCA.
Ficha articulo
Artículo 35.- Subsanación de ofertas. La prevención girada a un oferente para que subsane
la oferta será girada ya sea por la UT, la UJI o la USP, según corresponda. En caso
de duda se deberá coordinar con la USP de previo a girar la prevención de subsanación.
Ficha articulo
Artículo 36.- Estudios técnicos de las ofertas. El gestor de la
ejecución contractual, o, en su defecto, la persona designada por la jefatura
dela UT, elaborará los estudios técnicos de las ofertas. Esa función deberá
realizarse dentro del plazo definido en el cronograma de la contratación.
Los estudios técnicos contemplarán como mínimo:
a) La verificación de la presentación de la documentación de índole
técnica si fuera requerida en el cartel.
b) El aseguramiento de la conformidad de la oferta con las
especificaciones y las normas técnicas reguladoras de la materia.
c) Los estudios de razonabilidad de precio según lo previsto en el
artículo 30 del RLCA y en los lineamientos emitidos por la USP.
d) Las conclusiones sobre la admisibilidad de ofertas. En caso de que se
excluya una oferta deberá motivarse esa decisión.
e) La evaluación de las ofertas elegibles.
Cuando la UT sea una unidad distinta a la US, previo a la emisión del
criterio técnico, se deberá informar a esta última sobre la oferta que obtenga
la mayor puntuación en la evaluación y la posibilidad de aumentar o disminuir
la cantidad a adjudicar cuando esto sea factible.
Ficha articulo
Artículo 37.- Prórrogas al plazo de las actividades preparatorias para
dictar el acto final. La ampliación de los plazos previstos en el
cronograma de la contratación tendrá un carácter extraordinario y será acordado
por la jefatura de la USP. Si el motivo de ese proceder estuviera amparado en
razones técnicas, la UT debe brindar los motivos que lo justifiquen.
Las solicitudes de ampliación de plazo deberán ser presentadas por las
unidades participantes al menos cinco días hábiles antes de la fecha máxima
para el dictado del acto final en los procedimientos ordinarios o con dos días
de anticipación en los casos de escasa cuantía.
Ficha articulo
Artículo 38.- Razonabilidad de precio. La USP será la
encargada de definir los lineamientos para determinar la razonabilidad de
precios.
Ficha articulo
Artículo 39.- Ampliaciones o aclaraciones sobre los criterios. La UJI o la UT
deberán brindar colaboración oportuna en la atención de las solicitudes de
ampliación o aclaración requeridas por la USP o la Comisión de Recomendación de
Adjudicaciones. Estas solicitudes deberán ser atendidas con al menos dos días
de anticipación a la fecha máxima para la emisión del acto final.
Ficha articulo
Artículo 40. - Declaración de procedimiento infructuoso. Cuando no se
reciban ofertas en cualesquiera de los procedimientos de contratación, la
jefatura de la USP declarará infructuoso el concurso, ya sea de todo o en
parte, si estuviere dividido en líneas.
Solo en el caso de que se reciban ofertas y éstas sean declaradas
inelegibles, la recomendación de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones
será necesaria y únicamente en aquellos procedimientos en los que deba
intervenir.
Ficha articulo
Artículo 41.- Declaración de desierto. Cuando deba
declararse desierto un concurso por motivos de interés público, será requisito
indispensable que la UT remita por escrito a la USP la justificación que motiva
tal actuación. En tal caso, de ser procedente, la USP dictará tal acto final
previa recomendación de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones siempre
que corresponda a ésta participar.
Ficha articulo
Artículo 42.- Adjudicación ampliada. Cuando se estime conveniente la adjudicación
de una mayor cantidad de bienes o servicios producto de la presentación de
ofertas con precios menores al presupuestado, los estudios técnicos deberán
incluir los motivos que justifican tal actuación, los cuales deben armonizar
con los principios de eficiencia y razonabilidad en el uso de los fondos
públicos.
Ficha articulo
Artículo 43.- Suscripción de contratos. Los contratos
derivados de procedimientos de adquisición de bienes y servicios serán
suscritos según el siguiente detalle:
a) Por el Contralor o Contralora General de la República cuando su monto
alcance o supere el límite inferior para el trámite de licitación pública o sea
de cuantía inestimable. Si el objeto contractual se hubiere limitado según una
cuantía determinada, será competente el órgano que corresponda según esa
cuantía límite.
b) Por el Gerente de la DGA cuando su monto alcance o supere el límite
inferior para el trámite de una licitación abreviada y sea menor al límite
inferior para el trámite de licitación pública.
c) Por la jefatura de la USP cuando su monto sea menor al límite
inferior para el trámite de una licitación abreviada.
Ficha articulo
Artículo 44.- Vigencia de las garantías de participación, de
cumplimiento y colaterales. La USP será la encargada de velar por la vigencia
de las garantías.
Ficha articulo
Artículo 45.-Compras por Fondo Fijo de Caja Chica. Las compras que
por su bajo monto o por motivos de urgencia se deban tramitar por Caja Chica se
desarrollarán de acuerdo al Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica de la
Contraloría General de la República, al artículo
2, inciso e) LCA y 141 de su Reglamento y otra normativa aplicable.
Ficha articulo
Artículo 46. Del Registro de Proveedores. En caso de que la
CGR opte por la utilización de un sistema público de contratación electrónica
que contenga su propio registro de proveedores, la CGR usará ese registro. Caso
contrario, la USP deberá dictar los lineamientos para el funcionamiento de un
registro de proveedores propio.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
De la ejecución contractual
Sección Primera
De las actividades de la ejecución contractual
Artículo 47.- Orden de inicio. La notificación del pedido que tramite la
USP será la orden de inicio de la ejecución contractual.
En casos de excepción debidamente justificados, en el cartel se podrán
establecer fechas de inicio de la ejecución contractual distintas a la indicada
anteriormente.
Ficha articulo
Artículo 48.- Atención de las gestiones planteadas por el contratista. Durante la fase de
ejecución contractual, las gestiones planteadas por el contratista serán
atendidas por el gestor contractual, en coordinación con la USP y la US.
Todas esas gestiones deberán ser documentadas e incorporadas en el
expediente de la contratación a cargo de la USP o en el expediente electrónico.
Ficha articulo
Artículo 49.- Modificación del contrato y/o contrato adicional. La UT deberá
remitir a la USP las solicitudes para modificar un contrato o tramitar un
contrato adicional, con indicación de los criterios por medio de los cuales se
determinó que se cumplen los requisitos para la ejecución del trámite
correspondiente.
Cuando se trate de un contrato adicional, la solicitud deberá ser
planteada ante la USP con al menos dos meses de anticipación al vencimiento de
los seis meses posteriores a la recepción provisional del objeto contractual.
Ficha articulo
Artículo 50.- De las prórrogas y suspensiones al plazo de ejecución de
los contratos. Corresponderá a la USP resolver las gestiones de solicitud de prórroga o
suspensión del plazo de la ejecución contractual.
La prórroga del plazo aplicará solamente cuando existan demoras
ocasionadas por la CGR o cuando las causas sean ajenas al contratista, y
debidamente acreditadas.
La suspensión del plazo podrá acordarse de oficio o a petición del
contratista, por motivos de caso fortuito o fuerza mayor debidamente
demostrados.
A solicitud de la USP, la UT será responsable de emitir su recomendación
con respecto a plazo de prórroga o de suspensión, de determinar a cargo de
quién correrán la medidas de aseguramiento de lo ejecutado hasta ese momento y
la fecha de un eventual reinicio de la ejecución. La suspensión del contrato
podrá acordarse por un plazo de hasta seis meses, prorrogable en forma
extraordinaria y debidamente motivada, por otro tanto.
La solicitud de prórroga o de suspensión contractual deberá ser resuelta
en un plazo de diez días hábiles a partir de que fuera requerida por el
contratista, sin perjuicio de la prevención de información adicional que
eventualmente se realice durante el trámite, en cuyo caso, el cómputo del plazo
se interrumpirá e iniciará a partir de la presentación completa de la
información. La resolución y la orden de reinicio serán comunicadas por la jefatura
de la USP.
En los aspectos no regulados en la presente disposición se aplicará lo
previsto en el artículos 206, 207 y 210 del RLCA.
Ficha articulo
Artículo 51.- Rescisión y resolución contractual. Las solicitudes de
rescisión y resolución contractual, debidamente motivadas, que remita la UT a
la USP, deberán cumplir con los requisitos que establecen los artículos 11 de
la LCA y 212, 214, 215 y 216 del RLCA.
Ficha articulo
Artículo 52.- Prórrogas a los contratos. Cuando una UT
determine que no es procedente prorrogar un contrato, deberá remitir a la USP
una solicitud con indicación de los motivos de dicho proceder.
Esas solicitudes deberán remitirse a la USP con al menos quince días
hábiles de anticipación a la fecha máxima establecida en el cartel para
notificar al contratista sobre la decisión adoptada.
Ficha articulo
Artículo 53.- Reajuste y revisión de precios. En lo referente al
reajuste y revisión de precios, la USP será la encargada de:
a) Determinar si el cartel de la contratación debe incluir cláusulas
referentes al reajuste de precios.
b) Resolver las gestiones de reajuste de precios presentadas por los
contratistas, con la colaboración de la UT y la UAF.
c) Informar a la UT y a la UAF, en los casos en los que se apruebe un
reajuste de precios.
Para tales efectos, la UT y la UAF deberán colaborar con la USP en la
determinación de la razonabilidad de la estructura de precios y los índices
presentados.
Ficha articulo
Artículo 54.- Recepción provisional. La recepción provisional de los bienes
adquiridos será realizada en el Almacén Institucional por funcionarios de la
USP, sin perjuicio de que en esta participe la UT. Para ello se implementaran
los controles y registros que estime oportunos la USP. Los bienes intangibles y
los servicios serán recibidos por la UT, con la debida coordinación con la USP.
El funcionario de la USP que participe en la recepción provisional
deberá verificar el ajuste de los bienes entregados o servicios prestados en
cuanto a cantidades y características evidentes, contra el pedido y la factura
del proveedor comercial al momento de la entrega.
Para la recepción del objeto contractual se seguirán los lineamientos
que establecen los artículos 202 y 203 del RLCA.
Ficha articulo
Artículo 55.- Recepción bajo protesta. En la entrega de
bienes será responsabilidad del funcionario de la USP que tramite la recepción
provisional dejar evidencia de los faltantes y las omisiones que fueran
encontradas.
Para la recepción de bienes intangibles o servicios, el funcionario de
la UT encargado de la recepción deberá dejar evidencia de estos y comunicarlos
a la USP para que se tramite ante el proveedor la corrección necesaria.
Previa consulta a la UT, la USP notificará al contratista el detalle de
los aspectos a corregir y el plazo en que deberá hacerlo, bajo el entendido de
que en ningún caso este podrá exceder la mitad del plazo de ejecución original.
Ficha articulo
Artículo 56.- Recepción definitiva. La recepción definitiva de los bienes deberá
ser emitida por la jefatura o gerencia de la UT, previa verificación del
recibido a satisfacción de los bienes o servicios. En los contratos derivados
de licitaciones o compras directas autorizadas por la CGR, el recibido deberá
emitirse mediante oficio, salvo en el caso del recibo de objetos derivados de
contrataciones según demanda o de servicios continuados. En aquéllos casos
originados en contrataciones directas de escasa cuantía, el recibido conforme
se hará constar en la factura respectiva.
La recepción definitiva deberá emitirse como máximo dentro de dos días
hábiles posteriores al traslado de la factura o solicitud que realice la USP
para estos efectos, salvo los casos en los que en el cartel de la contratación
se establezca un plazo diferente.
En casos de objetos contractuales simples, la recepción provisional
podrá coincidir con la recepción definitiva y así se dejará constando en el
documento respectivo.
Ficha articulo
Artículo 57.- Rechazo. El funcionario encargado de la recepción deberá
rechazar el objeto contractual cuando se detecte un incumplimiento grave y
evidente durante la entrega de dicho objeto.
En estos casos el funcionario encargado de la recepción deberá dejar
evidencia de sus hallazgos y comunicarlos a la USP para que, previa consulta a
la UT sobre la posibilidad de brindar un plazo adicional, gestione ante el
contratista la corrección necesaria.
Ficha articulo
Sección Segunda
Sanciones a particulares
Artículo 58.- De la investigación preliminar. Cuando un
contratista incurra en hechos o actuaciones previstos y sancionados conforme a
los artículos 99, 100 y 100 bis, de la LCA, corresponderá a la USP realizar la
investigación preliminar a fin de acreditar los hechos y la prueba respectiva
de la falta, con el concurso obligado de la UT y de la US, siempre que se
comprometan aspectos técnicos. La UJI brindará asesoría legal en la tramitación
de esta fase.
En los procedimientos en los que se deban estimar daños y perjuicios, se
indicará en qué consisten y a cuánto ascienden por parte de la UT y la US, sin
perjuicio de que en el trámite pueda requerir la asesoría de la USP, u otros
funcionarios o personas externas a la institución si fuera necesario.
Ficha articulo
Artículo 59.- Del órgano director y decisor.
Concluida la investigación preliminar y dentro de los plazos previstos
por el numeral 100 bis de la LCA, la USP pasará los autos a la Gerencia de la
DGA, a fin de que ésta valore la apertura de un procedimiento administrativo
sancionador contra el contratista, conforme a lo previsto en el libro II de la
Ley General de la Administración Pública (LGAP).
Si la Gerencia de la DGA estimara procedente la apertura del
procedimiento, nombrará un órgano director.
Con fundamento en el artículo 93 de la LCA, se seguirá el procedimiento
sumario regulado en los artículos 320 y siguientes de la LGAP para la eventual
imposición de la sanción de apercibimiento. En caso de inhabilitación, se
seguirá el procedimiento ordinario, previsto en los artículos 308 y siguientes
de la LGAP.
La Gerencia de la DGA podrá nombrar un órgano director colegiado en el
caso de sanciones de inhabilitación al contratista, integrando en él a un
funcionario de la USP que no haya tomado parte en la investigación preliminar.
Concluido el procedimiento, el órgano director elevará el informe
respectivo a la Gerencia de la DGA, quien fungirá como órgano decisor del
procedimiento y dictará el acto final.
El acto final tendrá recursos ordinarios de revocatoria y el de
apelación ante el Despacho Contralor. Los recursos deberán ser interpuestos en
el plazo de tres días hábiles siguientes al de la notificación. En materia de
notificaciones regirán las previsiones de la Ley de Notificaciones Judiciales.
Ficha articulo
Artículo 60.- De la ejecución de garantías y sanciones patrimoniales. Corresponderá al
Proveedor Institucional ordenar la ejecución de garantías, conforme al
procedimiento especial previsto en el artículo 41 del RLCA. La imposición de
sanciones patrimoniales, tales como multas o cláusulas penales, serán acordadas
conforme a los términos contractuales aceptadas por las partes, sin
procedimiento previo.
Ficha articulo
Artículo 61.- De los asesores. La USP, el órgano director y el órgano
decisor podrán contar con los asesores internos o externos que sean necesarios
para la buena marcha y correcta resolución del procedimiento.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Disposiciones finales
Artículo 62. Uso de un sistema público de contratación
electrónica. En caso de que la CGR opte por la utilización de un sistema
público de contratación electrónica y, de contener tareas asignadas
internamente a la USP, prevalecerá el uso delos mecanismos del sistema seleccionado,
aún cuando la normativa interna señale como responsable a dicha unidad.
En la utilización de sistemas públicos de contratación electrónica, la
CGR aplicará el Reglamento propio del Sistema.
Ficha articulo
Artículo 63.- Expediente de contratación electrónica. En la
tramitación de contrataciones por medios electrónicos, el expediente será el
que mantenga el sistema respectivo.
En la etapa de ejecución contractual, en el caso del expediente físico,
cuando por su naturaleza excepcional existan documentos tales como aquéllos
relacionados con aspectos de pago, la unidad responsable deberá remitir una
referencia de su ubicación, para que la USP deje constancia de ello en dicho
expediente.
Ficha articulo
Artículo 64.- Derogación. Se deroga el Reglamento Interno de
Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República,
promulgado mediante resoluciónR-DC-169-2010 de las quince horas del veintiocho
de setiembre del dos mil diez y su reforma.
Ficha articulo
Artículo 65.- Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario
Oficial La Gaceta.
Ficha articulo
CAPITULO VII
Disposiciones Transitorias
Transitorio I.- Los procedimientos de compra iniciados con
anterioridad a la entrada en vigencia del presente Reglamento, así como las
actividades que dependan de las guías y procedimientos que deba emitir la USP
se tramitarán de conformidad con la normativa vigente al momento de la
publicación de este Reglamento.
Ficha articulo
Transitorio II. La USP emitirá los lineamientos previstos a su
cargo en este Reglamento dentro de los doce meses siguientes a la publicación
del presente reglamento.
Posteriormente deberán ser incorporados en el Manual General de
Fiscalización Integral, siguiendo el procedimiento establecido a nivel institucional.
Ficha articulo
Fecha de generación: 25/4/2024 21:00:48
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