Artículo 2-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa del Tribunal Registral Admirativo en la materia que les resulte aplicable.

Artículo 3-Definiciones. Para la aplicación del presente Reglamento deberán

considerarse las siguientes definiciones:

a) Tribunal Registral Administrativo; en adelante TRA: órgano superior resolutorio respecto de la legalidad de los ocursos, resoluciones finales y actos en materia sustantiva que dictan los distintos Registros que conforman el Registro Nacional, creado como un órgano de desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, con personería jurídica instrumental para ejercer las funciones y competencias que le asigna la Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual, Ley N 8039.

b) Tribunal: órgano Colegiado, que es máximo jerarca Administrativo del TRA, en adelante El Tribunal.

c) Auditoria Interna: La Auditoría del Tribunal Registral Administrativo que dentro de la organización institucional corresponde a la Unidad mencionada en el artículo 20 de la Ley General de Control Interno, Ley N°8292.

d) Auditor: Auditor Interno de la Auditoría Interna del TRA.

e) Administración Activa: desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia, de conformidad con la definición Jada en el artículo 2°, inciso a) de la Ley N° 8292.

La Administración activa es responsable de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional, conforme lo establece el artículo 10 de la Ley N°8292, y las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-24109-CO-DF0E).

f) Jerarca: superior jerárquico del órgano; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano, unipersonal o colegiado, de conformidad con la definición dada en el artículo 2', inciso c) de la Ley N" 8292.

g) Titular subordinado: funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones, de conformidad con la definición dacia en el artículo 2°, inciso d) de la Ley N° 8292.

h) Sistema de control interno: conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por el Tribunal Registral Administrativo, para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.

i) Valoración del riesgo: identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos, según la definición contemplada en el artículo 2°, inciso f) de la Ley N° 8292.

j) Actividades de control: políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno, según la definición contemplada en ci artículo 2°, inciso g) de la Ley N° 8292.

k) Plan Anual de Trabajo: lineamientos generales, objetivos, cronograma y actividades programadas, que se desarrollarán durante cada ejercicio económico, así como días asignados o efectivos para cada estudio a actividad de la Auditoría Interna.

l) Informe de Auditoría: producto final de la Auditoría Interna, por medio del cual comunica al jerarca o a los titulares subordinados los resultados de los estudios programados en el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna.

m) Actividades programadas: evaluaciones, revisiones y otras actividades que deben ser consideradas en el Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna.

n) Actividades no programadas; evaluaciones y o revisiones especiales que no se encuentran establecidos en el Plan y se realizan cuando se consideran necesarios, a petición del Órgano Contralor, solicitud de autoridad competente, producto de denuncias, entre otros.

o) Asesoría: consiste en proveer al jerarca, y a otros niveles según criterio del Auditor o Auditora Interna, las opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones.

p) Sujeto de auditoría: órgano, unidad, programa, proyecto, proceso, actividad, operación u oficina que es objeto de estudio o evaluación.

q) Universo auditable: es el conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos, sistemas que pueden ser evaluados por la Auditoría Interna en un determinado proceso.

r) Contraloría General de la República: En adelante contraloría o ente contralor.

Artículo 4-Servicio constructivo y valor agregado. Corresponde a la Auditoría Interna brindar un servicio constructivo, midiendo y valorizando la eficacia y eficiencia de todas las actividades y controles establecidos por la Administración Activa, para el alcance de sus objetivos y metas,, procurando agregar valor en todas sus funciones, realizando en cada estudio el análisis de riesgos del TRA y formulando las recomendaciones pertinentes para su prevención.

Artículo 5-Independencia de sus actividades. La labor de la Auditoría Interna es la actividad de evaluar en forma oportuna, independiente y posterior dentro del TRA, las operaciones contables, financieras, administrativas, operativas, de sistemas y de otra naturaleza, para prestar un servicio constructivo y de protección a la Administración activa, Es un control que funciona midiendo y valorizando la eficacia y la eficiencia de los otros controles establecidos y la calidad de ejecución en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas.

Artículo 6-Carácter de la auditoría interna. La Auditoría Interna se limita, por su carácter asesor, a informar, recomendar y apoyar técnicamente a la Administración activa del TRA. La responsabilidad de ejecución de acciones correctivas o soluciones, es del Tribunal y de los titulares subordinados, quienes deberán ejercer el seguimiento de esas acciones, correspondiéndole a la Auditoría Interna evaluar periódicamente la ejecución de esos procesos de implementación.

CAPÍTULO II

UBICACIÓN Y ESTRUCTURA ORCANIZATIVA

Artículo 7-Ubicación organizacional. Las auditorías internas ejercerán sus funciones con  independencia funcional y de criterio, respecto del jerarca y de los demás órganos de administración activa, conforme lo establece el artículo 62 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428. Su ubicación dentro de la estructura institucional corresponde a la de un órgano asesor de alto nivel en el TRA.

Artículo 8- Jornada Laboral. El Auditor Interno dependerá orgánicamente de los Miembros del Tribunal Registral Administrativo, quien le establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables y lo nombrará por tiempo indefinido y por jornada completa de conformidad con lo previsto en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno N° 8292 y de acuerdo con los Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramientos, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento, emitidos por la Contraloría General de la República. Asimismo, dicho cargo deberá observar las respectivas funciones establecidas en los manuales institucionales de cargos y clases y los requisitos que en esa materia establezca el TRA, sólo podrá ser removido del cargo por justa causa, conforme con el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Artículo 9-Estructura Organizativa. La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad del Auditor Interno, a quien le corresponde dictar los lineamientos, políticas, directrices e instrucciones según la normativa legal y técnica (ver Anexo A).

Artículo 10- Protección al personal de la auditoria. Cuando el personal de auditoría interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda, la Institución dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final. Toda de acuerdo a lo que establece el artículo 26 de la Ley General de Control Interno, N° 8292.

CAPITULO III

ÁMBITO DE ACCIÓN

Artículo 11- Normativa aplicable. Las competencias de la Auditoría Interna del TRA se regirán fundamentalmente por la Ley General de Control Interno N° 8292 y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428 y se complementan con las directrices, normativa, políticas y procedimientos emitidos por la Contraloría General de la República y demás órganos que regulen la profesión, las cuales serán de acatamiento obligatorio y que de manera general están contenidas en la siguiente normativa:

a) Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual, Ley N° 8039.

b) Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley N° 7428.

c) Ley General de la Administración Pública, Ley N° 6227.

d) Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422.

e) Ley General de Control Interno, Ley N 8292.

f) Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Tribunal Registral Administrativo.

g) Manual de Procedimientos de la Auditoría Interna del Tribunal Registral Administrativo, aprobado por los Miembros del TRA en el artículo tercero, inciso primero de la Sesión Ordinaria N°02-2015, celebrada el 02 de septiembre del 2015.

h) Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), Resolución RDC-064-20 14.

i) Normas de control interno para el Sector Público, N-2-2009-CO-DFOE.

j) Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, Resolución R-DC-119-2009.

k) Normas Internacionales de Auditoría (NIA).

l) Directrices que deben observar las auditorías internas para la verificación del cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, D-3-2007-CO-DFOE, Resolución R-SC-1 -2007.

m) Directrices para la solicitud y asignación de recursos a las Auditorías internas, Resolución R-DC-0I0-2015.

n) Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público, L-1-2006-CO-DAGJ).

o) Directrices sobre las regulaciones administrativas aplicables a los funcionarios de las auditorías internas del Sector Público, R-DC-068-2015 (D-2-2015-DC-DFOE).

p) Directrices sobre la comunicación de Relaciones de Hechos y Denuncias Penales por las Auditorías Internas del Sector Público, R-CO-9-2008 (D-1-2008-CODF0E).

q) Manual para la atención de denuncias presentadas en la Auditoría Interna del Tribunal Registral Administrativo. Aprobado por el Órgano Colegiado del Tribunal Registral Administrativo, en el Artículo cuarto de la Sesión Ordinaria N° 39-2014, celebrada el 08 de octubre del 2014.

r) Otras disposiciones, normas políticas y directrices emitidas por la Contraloría General de la República.

s) Otras disposiciones internas del Tribunal Registral Administrativo y de la Auditoria Interna.

Artículo 12-Concepto de Auditoria Interna. Es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección del TRA. Dentro de una organización, la auditoría interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas, de conformidad con lo que establece el artículo 21 de la Ley General de Control Interno N° 8292.

Artículo 13-Plantificación estratégica. Es el Plan donde se establecen las acciones a seguir por parte de la Auditoría Interna, y será un documento guía en la toma de decisiones. Deberá ser de conocimiento del Jerarca; y congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales.

Artículo 14-De los objetivos. La Auditoría Interna es parte vital e integral del sistema de control interno institucional. Su valor agregado está directamente relacionado con su aporte a la administración de riesgos, controles y procesos de dirección en la consecución de los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio púbico contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Exigir confiabilidad y oportunidad en la información.

c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

Artículo 15-Misión, visión y valores éticos. El Auditor Interno, deberá establecer y mantener actualizadas las ideas rectoras que regirán la actuación del Auditor y del personal de la Auditoría interna, en cuanto a visión, misión, valores, y principales políticas. Lo anterior en estricto apego a la normativa aplicable. Los funcionarios de la Auditoría Interna al concluirse en sus relaciones internas y externas deberán tener en cuenta la siguiente normativa:

a) Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), Resolución R-DC- 064-2014.

b) Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, Resolución R-DC-119 2009.

c) Manual de Procedimientos de la Auditoría Interna del Tribunal Registral Administrativo, aprobado por los Miembros del TRA en el artículo tercero, inciso primero de la Sesión Ordinaria N°02-2015, celebrada el 02 de septiembre del 2015.

d) Directrices Generales sobre Principios y Enunciados Éticos a Observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, Funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos en General, N° D-2-2004-CO.

e) Código de Ética Profesional del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, actualización más reciente en la Sesión Ordinaria N°02015, celebrada el 26 de enero del 2015.

f) Otras normativas atinentes.

Artículo 16- Prohibiciones al personal de Auditoría Interna. La Auditoría Interna tendrá las prohibiciones establecidas en el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.

Se deberán también considerar las prohibiciones contenidas en el capítulo II de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422,

y las Directrices Generales sobre Principios y Enunciados Éticos a Observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, Funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos en General, N° D-2-2004-CO.

Artículo 17-Asistencia del Auditor a Sesiones del Tribunal. El Auditor Interno asistirá a las sesiones del Tribunal, a invitación específica de éste, o por su expresa solicitud, para tratar temas de su competencia y en su carácter de asesor, según la normativa y criterios establecidos por la Contraloría General de la Republica al respecto, en ningún caso esta asistencia será permanente. Salvo que alguna normativa así lo establezca, esto con el fin de no afectar su independencia y objetividad.

Artículo 18-Dependencia orgánica y regulaciones aplicables. El Auditor Interno dependerá orgánicamente del Tribunal, quien le establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables.

Los demás funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal. Lo anterior, de conformidad con el artículo N° 24 de la Ley General de Control Interno, N 8292.

Artículo 19-Medidas de independencia y objetividad. El Auditor Interno establecerá de manera formal, las medidas necesarias para controlar y administrar eventuales situaciones que puedan afectar o cuestionar la objetividad e independencia de la Auditoría Interna.

CAPITULO IV

DEL AUDITOR INTERNO

Artículo 20-Nombramiento. El Tribunal nombrará al Auditor Interno por tiempo indefinido, en apego a lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno, N° 8292. El proceso de selección se llevará a cabo por concurso público, y según lo que al respecto establece la normativa en vigencia emitida por la Contraloría General de la República.

Artículo 21-Requisitos del Auditor Interno. El Auditor Interno deberá ser contador público autorizado y contar al menos con licenciatura en un área atinente, así como cumplir con todos los requisitos que exige la normativa que al efecto emita la Contraloría General de la República. Además, deberá conocer las disposiciones legales que rigen la Administración Pública.

Artículo 22-Remoción del Auditor Interno. El Auditor Interno podrá ser removido o suspendido de su puesto, según lo establecido en el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, así como lo regulado por el órgano contralor en la normativa correspondiente.

Artículo 23-Funciones. Las funciones del Auditor Interno serán establecidas en los respectivos manuales de funciones institucionales de cargos y clases, o instrumento similar que tenga en vigencia la Institución. En todo caso dichas funciones tomarán en cuenta lo que al respecto establece la normativa emitida por la Contraloría General de la República.

Artículo 24-Dirección de la Auditoría Interna. Además de las funciones mencionadas, y las que se establecen en los cuerpos normativos citados, al Auditor Interno le corresponde la dirección superior de la Auditoría Interna, que incluye entre otras:

a) Ejercer el máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna.

b) Coordinar el proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna, sus objetivos, misión, visión, sus valores fundamentales y su proyección.

c) Dirigir y administrar la Auditoría Interna; para ello podrá dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con la Administración.

d) Formular, gestionar, mantener vigente, cumplir y hacer cumplir el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna., de conformidad con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, Ley 8292.

e) Realizar sus funciones de orden sustantivo y estratégico, en el diseño, implementación, dirección, evaluación y mejora constante de la calidad de los procesos, procedimientos, productos y servicios que corresponden a la unidad a su cargo y tendrá bajo su responsabilidad la coordinación y control.

f) Implantar una adecuada gestión de supervisión, de manera que le permita asegurar la calidad de los procesos, servicios y productos de la auditoría. Con ese fin deberá establecer un programa de aseguramiento de la calidad de su unidad.

g)Supervisar la Unidad a su cargo y verificar el cumplimiento de los objetivos de la unidad, de cada proceso y de cada estudio en particular, así como de las

Artículo 25-Nota de Sinalevi: En la publicación de este reglamento, no aparece este artículo. No obstante el sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo, pero sin texto.

Artículo 26-Nota de Sinalevi: En la publicación de este reglamento, no aparece este artículo. No obstante el sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo, pero sin texto.

Artículo 27-Nota de Sinalevi: En la publicación de este reglamento, no aparece este artículo. No obstante el sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo, pero sin texto.

Artículo 28-Declaración de bienes. El Auditor Interno está obligado a cumplir con el requisito de declarar su situación patrimonial, ante la Contraloría General de la República, conforme lo establece el artículo 21 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento  Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422.

CAPITULO V

RELACIONES Y COORDINACIONES

Artículo 29-Apoyo a evaluaciones o auditorías externas. La Auditoría Interna servirá de coordinadora y de apoyo en las evaluaciones y auditorías externas, realizadas por la Contraloría General de la República o por despachos contratados por la Institución y otros entes reguladores. Con este fin el Auditor Interno tendrá la facultad de proveer e intercambiar información con la Contraloría General de la República, así como con otros entes y órganos de control que conforme a la ley correspondan y en el ámbito de sus competencias. Sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna.

Artículo 30-Presupuesto. La Administración deberá asignar el presupuesto necesario para hacer frente a las erogaciones por concepto de recursos humanos, materiales, tecnológicos, de capacitación y entrenamiento, transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión, de conformidad con el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, N° 8292.

Corresponde a la Auditoría Interna determinar técnicamente sus necesidades de recursos, mediante un estudio técnico, el cual debe someterse a conocimiento del jerarca, conforme lo establece el acápite 2.1 de las Directrices para la solicitud y asignación de recursos a las Auditorías Internas.

Artículo 31-Ámbito de competencia. La Auditoría Interna ejercerá sus competencias en todos los fondos públicos sujetos al ámbito de competencia del TRA, incluyendo fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar, o sobre fondos y actividades privadas de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, en el tanto éstas se originen en transferencias efectuadas por componentes dentro de la competencia del TRA. Esa función podrá ejercerla directamente, por medio de unidades descentralizadas de Auditoría Interna o por medio de la contratación de firmas externas.

Artículo 32- Relaciones con los auditados. El Auditor Interno tendrá la obligación de establecer mecanismos internos que procuren la coordinación entre los Auditores y los auditados.

Artículo 33- Contratación de Recursos Externos. La Auditoría Interna, de acuerdo a la planificación estratégica y el plan anual de trabajo, podrá solicitar la contratación de bienes y servicios necesarios para llevar a cabo su gestión, con base a la disponibilidad presupuestaria y a los procedimientos administrativos establecidos.

CAPITULO VI

COMPETENCIAS

Artículo 34-Objeto de la Auditoría Interna. El objeto fundamental de la Auditoría Interna es prestar un servicio de asesoría constructiva y de protección a la Administración activa, para que alcance sus metas y objetivos con mayor eficiencia, eficacia y economía, proporcionándole en forma oportuna información, análisis, evaluación, comentarios y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones examinadas, coadyuvando así a la consecución de los objetivos institucionales.

Artículo 35-Competencias. Para el cumplimiento de su objetivo, la Auditoría Interna tendrá las siguientes competencias, definidas en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, N° 8292:

a) Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar, de acuerdo con los artículos 5° y 6° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, en el tanto éstos se originen en transferencias efectuadas por componentes bajo su competencia institucional.

b) Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno bajo su competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

c) Verificar que la Administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la Ley, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.

d) Asesorar, en materia bajo su competencia, al Tribunal del cual depende; además, advertir a los órganos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.

e) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

f) Preparar los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República.

g) Elaborar un informe anual de la ejecución del plan anual de trabajo y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría y de los despachos de contadores públicos. En los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al Tribunal cuando las circunstancias lo ameriten.

h) Mantener debidamente actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna.

i) Las demás competencias que contemplen la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, N° 8422, Ley General de Control Interno, N° 8292 y demás normativa legal, técnica y reglamentaria aplicable, con las limitaciones que establece el artículo N° 34 de la Ley General de Control Interno, N°  8292.

Artículo 36-Deberes, El Auditor Interno y el personal de Auditoría Interna tendrán las siguientes obligaciones, según lo establece el artículo 32 de la Ley General de Control Interno, N°  8292:

a) Cumplir las competencias asignadas por ley.

b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

c) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.

d) Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable.

e) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorias o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando, ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios del TRA o de cualquier órgano sujeto a su competencia.

f) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.

g) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría. En caso de oposición por parte de la Auditoría Interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicara el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428.

h) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política.

i) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.

Artículo 37-Potestades. Serán potestades de la Auditoría Interna las contempladas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, N° 8292:

a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos del TRA y de las áreas o dependencias bato su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de la Institución y de los órganos de su competencia institucional; también tendrá libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El auditor interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realice el TRA con los bancos u otras instituciones, para lo cual la Administración activa deberá facilitarle los recursos que se requieran.

b) Solicitar, a cualquier funcionario del TRA y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de la institución y de dependencias bajo su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.

c) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de sus funciones. La asesoría legal de la Institución está en la obligación de brindar un servicio efectivo y oportuno, mediante los estudios jurídicos que requiera la Auditoría Interna a fin de establecer adecuadamente su ámbito de acción y atender sus necesidades de orden jurídico.

d) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

Artículo 38- Prohibiciones. El Auditor Interno y el personal de Auditoría Interna tendrán las siguientes prohibiciones, previstas en el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, N° 8292:

a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.

b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.

c) La participación permanente del Auditor Interno en las sesiones o reuniones del Tribunal. Cuando se requiera su participación en dichas sesiones o reuniones, su actuación ha de ser conforme a su responsabilidad de asesor.

d) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.

e) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales.

f) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoria que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los órganos sujetos de auditoría.

CAPÍTULO VII

EJECUCIÓN DE ESTUDIOS DE AUDITORÍA Y

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Artículo 39-Servicios de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna, dentro de sus competencias, debe realizar diferentes tipos de auditoria, incluidos auditoría financiera, operativa, de seguimiento y de carácter especial, las relaciones de hechos, la atención de denuncias, preparar los planes de trabajo, y mantener debidamente actualizado el reglamento de organización y Funcionamiento de la auditoría interna.

Además, los servicios preventivos, que comprenden la asesoría al Tribunal en materias de su competencia, sin perjuicio de las asesorías que en esas materias, a criterio del Auditor corresponda a otros niveles del TRA; los servicios de advertencia, que han de ser por escrito a la Administración activa que se fiscaliza y las autorizaciones de libros.

Artículo 40-Confidencialidad de la información. Será estrictamente confidencial la información que el Auditor Interno y el personal de Auditoría Interna obtengan en el ejercicio de sus funciones, de conformidad con los artículos 6, 32 y 35 de la Ley de Control Interno N 8292, así como el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito de la Función Pública N° 8422. Sin embargo, esta confidencialidad no se aplicará a los requerimientos de la Contraloría General de la República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora, ni al Tribunal o autoridad competente, cuando haya solicitud expresa.

Artículo 41-Pericia y debido cuidado profesional. Los trabajos deben cumplirse con pericia y con el debido cuidado profesional. El personal que participa en el proceso de auditoría deberá tener la formación, conocimientos, destrezas, experiencia, credenciales, aptitudes y otras cualidades y competencias propias del tipo específico de auditoría a realizar y que lo faculten para el ejercicio de sus funciones, conforme lo establecen las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, resolución R-DC-64-201 4.

Artículo 42-Alcance del trabajo. El alcance establecido debe ser suficiente para satisfacer los objetivos del trabajo. Debe tener en cuenta los sistemas, registros, equipos, materiales, el personal y la ubicación física de las propiedades o lugares a incluir y otros relevantes, incluso los que se encuentren bajo el control de terceros, La extensión y alcance de los tipos de prueba serán determinados según lo indique la evaluación del control interno y aplicando las técnicas de muestreo o el juicio profesional; éstas serán utilizadas de conformidad con las atribuciones de la Auditoría Interna y las disposiciones de la Contraloría. El alcance de los estudios deberá permitir evaluar y mejorar la adecuación y la eficiencia de los procesos de gestión de riesgo, control y gobierno, y la calidad de la actuación en el desempeño de las responsabilidades asignadas.

Artículo 43-Procesamiento de la información. Los funcionarios de la Auditoría Interna deben identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo. Además, deben identificar la información suficiente, confiable, relevante y útil; fundamentando sus hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo en adecuados análisis y evaluaciones.

Artículo 44-Acceso a los registros. El Auditor Interno debe controlar el acceso a los registros y papeles de trabajo de los estudios que se realicen, de personas ajenas a la Auditoría Interna Asimismo, deberá tomar las previsiones de modo que se requiera de su autorización o la de quien él designe. Además, debe establecer requisitos de custodia para los registros y documentación del trabajo. Estos requisitos de retención deben ser consistentes con las regulaciones pertinentes u otros requerimientos sobre este tema.

Artículo 45-Campos de acción. Los trabajos de auditoría o de estudios especiales abarcarán todas las actividades institucionales, incluyendo las funciones administrativas, financieras, contables, presupuestarias, movimiento e inversión de recursos, deuda, obligaciones, desembolsos y gastos en general y todas las que apliquen un cambio en el patrimonio del TRA y de los servicios que presta.

Artículo 46-Informes de Auditoría. Los informes de Auditoría Interna versarán sobre diversos asuntos de su competencia y se regirán por lo que al respecto establece la Ley General de Control Interno, N° 8292, las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, resolución R-DC-64-2014, y otra normativa emitida por la Contraloría General de la República.

Artículo 47-informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de acuerdo con el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, N°8292.

Artículo 48-Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, éste se regirá por lo establecido en el artículo 37 de la Ley General de Control Interno, N° 8292. Si la resolución del Tribunal ordena soluciones distintas de las recomendadas por la Auditoría Interna, éstas se regirán por lo establecido en el artículo 38° de la citada Ley N°8292.

Artículo 49-Comunicación de resultados. El Auditor debe mantener una comunicación proactiva y efectiva con la Administración, con el fin de facilitar el normal desarrollo de todo el proceso de la auditoría. Los resultados obtenidos en el transcurso de la auditoría deben ser comentados con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria y oportuna para la adecuación de los procesos y controles, conforme lo establece las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064-2014). El informe final deberá contemplar las observaciones recibidas de la Administración, producto de la conferencia final efectuada.

Artículo 50-Informe de Relación de Hechos. Es un informe que compila una serie de hechos, actos, acciones y omisiones, que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta de carácter administrativo o a la determinación de responsabilidades y que se constituye como un insumo para la acreditación de dichas responsabilidades. Sobre éstos no debe hacerse comunicación oral de resultados y están sujetos a las disposiciones del artículo 6 de la Ley General de Control Interno, N° 8292, del artículo 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, N° 8422 y Directrices sobre la comunicación de Relaciones de Hechos y Denuncias Penales por las Auditorías Internas del Sector Público, R-CO-9- 2008 (D-1-2008-CO-DFOE), emitidas por la Contrataría General de la República, y demás normativa aplicable.

Artículo 51-Seguimiento de recomendaciones. El Auditor Interno del TRA debe establecer el programa de seguimiento de las recomendaciones emitidas producto de los estudios de auditoría así como de aquellas, que sean de su conocimiento, emitidas por la Contraloría General de la República y demás órganos competentes, con la finalidad de verificar si las recomendaciones fueron implementadas con base en el cronograma del plan de acción de la Administración activa.

Artículo 52-Incumplimiento injustificado de recomendaciones aceptadas por la administración activa. De comprobar la Auditoría Interna un incumplimiento injustificado respecto de la implementación de las recomendaciones aceptadas por parte de un funcionario del TRA, lo pondrá, en conocimiento del jerarca correspondiente hasta agolar la vía administrativa.

Artículo 53-Seguimiento a cargo de la administración activa. Es responsabilidad del funcionario que ordenó la implementación de las recomendaciones, ejercer el control para asegurarse la adopción de todas las medidas y acciones para su oportuna, adecuada y eficaz implementación y, adoptar, de ser preciso, las acciones disciplinarias y legales procedentes de incumplir injustificadamente sus órdenes, instrucciones, lineamientos, directrices, circulares y procedimientos para ese propósito. Igualmente, es responsabilidad de ese funcionario proporcionar en los plazos que estipule la Auditoría Interna en sus informes o relaciones de hechos, Los plazos y fechas estimadas de finalización para la implementación de cada una de las recomendaciones a él dirigidas.

Artículo 54-Denuncias. Toda denuncia que se tramite en la Auditoría Interna del TRA deberá acogerse a lo estipulado en el Manual para la atención de denuncias presentadas en la Auditoría Interna del Tribunal Registral Administrativo.

CAPÍTULO VIII

DISPOSIONES FINALES

Artículo 55-Actualización del reglamento Interno. La Auditoria Interna deberá actualizar, divulgar y hacer cumplir el presente Reglamento asistiéndose de la normativa legal y técnica pertinente, el cual será aprobado por los Miembros del tribunal registral Administrativo y la Contraloría General de la República y se publicará en el Diario Oficial La Gaceta.

Toda modificación deberá contar de previo a su emisión oficial, con la aprobación de los miembros del Tribunal Registral Administrativo y la Contraloría General de la República, de conformidad con los Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público, L-1-2006-CO-DAGJ, acápite 7, sección agregada mediante Resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, de la Contraloría General de la República, publicada en el Diario Oficial "La Gaceta" N° 28 del miércoles 10 de febrero de 2010.

Artículo 56-Derogatoria. Se deroga y deja sin efecto el Reglamento de organización y Funciones de la Auditoria Interna del Tribunal Registral Administrativo, Decreto Ejecutivo N° 35069-JP del 04 de febrero de 2009, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 40 del 26 de febrero del 2009.

Artículo 57-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en la Presidencia de la República, a los veinte días del mes de marzo de dos mil diecisiete.