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 Normativa >> Reglamento 0 >> Fecha 31/07/2017 >> Texto completo
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Reglamento para la administración y prestación del servicio de transporte en la Defensoría de los Habitantes de la República
Texto Completo acta: 119939

LA DEFENSORA DE LOS HABITANTES DE LA REPÚBLICA



(Nota de Sinalevi: Sobre este tema la Defensoría de los Habitantes había emitido anteriormente el Reglamento del Servicio de Transporte, y publicado en La Gaceta N° 76 del 22 de abril de 1996)



 



Con fundamento en los artículos 1 y 2 de la Ley de la Defensoría de los Habitantes de la República, Ley Nº 7319 publicada en La Gaceta Nº 237 del 10 de diciembre de 1992; los artículos 1, 3, 8, 9, incisos a), d) y e), 20, 63 y 66 del Reglamento a dicha Ley, Decreto Ejecutivo Nº 22266-J del 16 de julio de 1993; los artículos 4, 6, 10, 11, 13, 16 párrafo primero, 103 párrafos primero y tercero, 112 párrafo primero y 113 de la Ley General de la Administración Pública, Ley Nº 6227, así como lo dispuesto en el Título VII de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, Ley N° 9078 del 26 de octubre de 2012 y;



CONSIDERANDO:



I. Que el ordenamiento jurídico costarricense otorga a las y los jerarcas de los entes y órganos públicos amplios poderes de dirección y control respecto a la gestión institucional, y los faculta para adoptar las medidas que consideren necesarias con el propósito de garantizar que la prestación del servicio público encomendado se brinde bajo los más altos parámetros de eficiencia y eficacia.



II. Que la Defensora de los Habitantes de la República es la máxima autoridad en la organización, dirección y coordinación en el funcionamiento de la institución.



III. Que los Principios de París, adoptados por la Asamblea General de las Naciones Unidas mediante su Resolución 48/134 de 20 de diciembre de 1993, orientan las actividades que llevan adelante las Instituciones Nacionales de Derechos Humanos de acuerdo con los compromisos internacionales de los Estados, y buscan fortalecer el principio de independencia que debe regir en el funcionamiento de este tipo de instituciones, tal como resulta la Defensoría de los Habitantes.



IV. Que la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, Ley N° 9078 publicada en el Alcance Digital N° 165 de la Gaceta N° 207 del 26 de octubre de 2012, regula la circulación, por las vías públicas terrestres, de los vehículos y de las personas que intervengan en el sistema de tránsito, además de regular todo lo relativo a la seguridad vial, el pago de impuestos, multas, derechos de tránsito y lo referente al régimen de la propiedad de los vehículos automotores.



V. Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 237 de la Ley N° 9078, los vehículos oficiales del Estado costarricense se catalogan en tres categorías:



a) Uso discrecional y semidiscrecional.



b) Uso administrativo general.



c) Uso policial, los de servicios de seguridad y prevención, y los de servicios de emergencia.



VI. Que con la introducción de la categoría de vehículos de uso semidiscrecional, en el artículo 238 de la Ley N° 9078, se establece que esta categoría de vehículos oficiales deberá regularse conforme a las disposiciones reglamentarias propias de cada institución.



VII. Que en igual sentido, en los artículos 239 y 241 de la Ley N° 9078 se establece que cada institución tiene el deber de regular los aspectos generales relativos al uso de los vehículos oficiales del Estado costarricense, tales como el personal autorizado para la conducción de los vehículos institucionales, los sistemas de control interno, las prohibiciones y los procedimientos ante eventuales accidentes de tránsito.



VIII. Que mediante Acuerdo N° 170-DH del 6 de marzo de 1996, la Defensoría de los Habitantes emitió un Reglamento de Servicio de Transporte, a efectos de regular el uso de los recursos de transporte por parte de las y los funcionarios de la Defensoría, mismo que se encuentra vigente a la fecha.



IX. Que en virtud del tiempo trascurrido desde la emisión de dicho instrumento normativo, se torna necesario la emisión de un nuevo reglamento que regule la administración y prestación del servicio de transporte en la Defensoría de los Habitantes, a efecto de actualizarlo y adaptarlo a las disposiciones contenidas en la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, así como garantizar el adecuado y racional uso de todos los vehículos oficiales propiedad de la Defensoría de los Habitantes de la República. Por tanto,



SE ACUERDA



ÚNICO.- Dictar un reglamento para la administración y prestación del servicio de transporte en la Defensoría de los Habitantes de la República, mismo que se leerá de la siguiente manera:



Reglamento para la administración y prestación del servicio de transporte en la



Defensoría de los Habitantes de la República



CAPÍTULO I



DISPOSICIONES GENERALES



Artículo 1.- Alcances del Reglamento. El objeto del presente Reglamento es regular la prestación del servicio de transporte que se realiza a través de los vehículos oficiales de la Defensoría de los Habitantes de la República, en adelante la Defensoría, respecto a sus funcionarios y funcionarias, así como definir los deberes y responsabilidades de quienes participan en dicho servicio. Las disposiciones de este Reglamento serán aplicables a todas las y los funcionarios que intervienen en la prestación del servicio, como responsables, usuarios, conductores, así como a las y los funcionarios de las Oficinas Regionales, en los casos en que así corresponda.




Ficha articulo



Artículo 2.- Categorías de vehículos. De conformidad con lo dispuesto en la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres, los vehículos de la Defensoría se clasifican en las siguientes categorías:



a. De uso administrativo



b. De uso discrecional



c. De uso semidiscrecional.



En ningún caso podrá dársele un uso arbitrario a estos vehículos, ni utilizarse en actividades ajenas al cumplimiento de las funciones propias de la Defensoría.




 




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Artículo 3.- De los vehículos de uso administrativo de la Defensoría. Los vehículos de uso administrativo son los que se destinan para la prestación de los servicios regulares de transporte en la Defensoría de los Habitantes, tanto en la Sede Central como en Oficinas Regionales, como medio para realizar el desarrollo normal de sus funciones y actividades.



Los mismos deben identificarse como vehículos de uso oficial, con el logotipo de la institución, la placa oficial correspondiente, así como cualquier otro distintivo institucional previamente definido.



Las disposiciones referidas al uso de estos vehículos, tales como horarios, recorridos, y lugares de resguardo en horas no hábiles, se rigen conforme lo establecido en el presente reglamento.




 




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Artículo 4.- De los vehículos de uso discrecional de la Defensoría. Conforme lo establece la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, es de uso discrecional el vehículo asignado a la o el Defensor de los Habitantes exclusivamente, en estricto cumplimiento de las funciones propias de su cargo. Este vehículo puede portar placas particulares, y no necesariamente debe tener marcas visibles que lo distinga como vehículo oficial. Asimismo, no está sujeto a restricciones en cuanto a combustible, horario de operación ni recorrido, condiciones que asumirá, bajo su estricto criterio y responsabilidad, el o la jerarca institucional.




 




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Artículo 5.- De los vehículos de uso semidiscrecional en la Defensoría. Es de uso semidiscrecional el vehículo asignado a la o el Defensor Adjunto de los Habitantes exclusivamente, en estricto cumplimiento de las funciones propias de su cargo. Este vehículo puede portar placas particulares, y no necesariamente debe tener marcas visibles que lo distinga como vehículo oficial, no obstante, está sujeto a los siguientes controles:



a) Una vez concluida la gira o la salida del vehículo, el mismo deberá ser ubicado en el espacio dispuesto para estos efectos en la Defensoría.



b) El guarda de seguridad institucional anotará en sus registros el kilometraje del vehículo en la primera y última salida de cada día.




 




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Artículo 6.- Administración del servicio. Corresponde a la Dirección Administrativa Financiera, a través del Departamento de Proveeduría y Servicios Generales de la Defensoría, la administración del servicio de transporte. En este Departamento recae la responsabilidad de la adquisición, custodia, uso, asignación y mantenimiento de los vehículos de la Defensoría, debiendo velar por la aplicación y ejecución de las disposiciones contenidas en este Reglamento y demás normativa aplicable. Para cumplir con esta función, se designarán él o los funcionarios encargados de atender, tramitar y realizar las diversas actividades vinculadas con la prestación del servicio de transporte en la Defensoría.



Lo anterior sin perjuicio de la responsabilidad que atañe a las y los funcionarios que tienen a su cargo la custodia directa de un vehículo, quienes estarán en la obligación de asegurar un mantenimiento periódico básico y notificar al Departamento de Proveeduría lo que corresponda.




 




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CAPÍTULO II



CONDICIONES DEL SERVICIO DE TRANSPORTE



Artículo 7.- Finalidad del servicio. El servicio de transporte en la Defensoría de los Habitantes será destinado estrictamente para el cumplimiento de los fines institucionales contemplados en el ordenamiento jurídico. Queda prohibida la utilización de los vehículos institucionales para actividades ajenas a las labores de la Defensoría.




 




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Artículo 8.- Conducción de los vehículos institucionales. La conducción de los vehículos está a cargo de los conductores y conductoras debidamente designados para el ejercicio de estas labores en los puestos de choferes institucionales, así como de cualquier funcionaria o funcionario que haya sido autorizado por la Dirección Administrativa Financiera para conducir vehículos de la institución, previa expedición de un carné de autorización por parte del Departamento de Proveeduría y Servicios Generales.




 




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Artículo 9.- Carné de autorización para conducir vehículos institucionales. Para conducir vehículos de la Defensoría de los Habitantes es requisito poseer un carné interno expedido por el o la Jefa del Departamento de Proveeduría y Servicios Generales. Para contar con este permiso es necesario tener licencia de conducir al día.



En el carné deberá consignarse, al menos, la siguiente información: fotografía y firma del conductor o conductora, nombre completo, número de cédula, tipo de licencia, fechas de expedición y vencimiento del permiso, y firma del funcionario que autoriza el permiso.



En caso de funcionarios y funcionarias nombrados de forma interina, el vencimiento del permiso se determinará con base en lo que opere primero entre la fecha de finalización del nombramiento y la fecha de vencimiento de la licencia de conducir. Para el caso de personas con nombramientos en propiedad, la fecha de vencimiento del carné será la misma de vencimiento de la licencia.



El Departamento de Proveeduría y Servicios Generales debe velar porque toda persona que conduzca un vehículo institucional porte el respectivo permiso, y que éste y su licencia de conducir se encuentre al día.




 




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Artículo 10.- Del trámite de solicitud del servicio de transporte de vehículos de uso administrativo. Toda solicitud de servicio de transporte debe gestionarse mediante la boleta disponible en el sistema informático de uso institucional, en la cual debe consignarse el nombre del funcionario solicitante y el departamento para el cual labora, la fecha de la solicitud, la fecha y hora de salida y de regreso, el objetivo de la actividad que origina la necesidad de desplazamiento, dirección exacta del lugar o los lugares a visitar, el tipo de vehículo a solicitar, si se requiere o no la asignación de un chofer, además de cualquier otra información que resulte relevante para la adecuada prestación del servicio.



Cuando corresponda, deberá indicarse además el número de expediente o solicitud de intervención que origina la gira.



En caso de que, para el cumplimiento de los fines de la institución o por la dinámica de la labor a realizarse, sea necesario que una o varias personas ajenas a la Defensoría hagan uso del servicio de transporte, debe hacerse la consignación en la boleta referida, indicando el nombre completo y número de cédula de dichas personas, así como las razones que justifican su traslado, el cual estará sujeto a la autorización de la Directora o el Director Administrativo Financiero de la Defensoría o bien, del o la Directora de Sedes Regionales, según sea el caso.



La boleta mediante la cual se requiere el servicio de transporte deberá ser firmada por el Director, Jefe, o superior del Área solicitante, o por la persona que al efecto hubiere sido designada para suplirlo en ausencia. Este documento debe presentarse ante el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, a efecto de que se verifique la disponibilidad del servicio y se brinde la autorización correspondiente.




 




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Artículo 11.- Inicio y finalización del servicio. La Sede Central de la Defensoría de los Habitantes, ubicado en la comunidad de Barrio México, San José, será el punto de reunión, previo a la partida (inicio), así como de la conclusión del servicio de transporte vehicular brindado al funcionariado que, en el ejercicio de sus funciones, ocupe o requiera, la asignación de un vehículo institucional. Salvo que, por autorización expresa del o la jerarca institucional, se autorice otro lugar.



Al salir de la Sede Central, el conductor o conductora deberá entregar al guarda de seguridad la boleta de solicitud de la institución, quien anotará en una bitácora: el kilometraje del vehículo, día y hora de salida y de regreso, número de placas del vehículo, y el nombre de la persona que conduce el vehículo. Quedan a salvo de esta disposición los y las funcionarias de las Oficinas Regionales.



La única excepción que aplica por mandato legislativo, se encuentra contemplada dentro de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, ley de la República No. 9078, es el vehículo designado al/la Defensor/a de los Habitantes, en virtud de su condición de uso discrecional.



(Así  reformado por acuerdo N° 2426 del 9 de agosto de 2022)




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Artículo 12.- Uso de vehículos de para fines administrativos fuera del horario ordinario. Los vehículos de uso administrativo estarán sujetos a los días y horas hábiles en los cuales la Defensoría brinde su servicio. En aquellos casos en que se requiera utilizar un vehículo de uso administrativo fuera del horario ordinario, la o el funcionario debe hacer la indicación correspondiente en la boleta de solicitud de vehículo, misma que estará sujeta a aprobación y valoración por parte del Departamento de Proveeduría y Servicios Generales. A este Departamento le corresponderá emitir un "permiso de ruedo", el cual deberá ser portado por el conductor del vehículo en todo momento, en caso de ser requerido por el guarda de seguridad o las autoridades de tránsito competentes.




 




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Artículo 13.- Uso de vehículos fuera del país. Corresponderá al Defensor o Defensora de los Habitantes autorizar la salida del país de los vehículos de la Defensoría, cuando las necesidades de trabajo así lo demanden.



La solicitud correspondiente deberá plantearse con la debida anticipación ante el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, haciendo la indicación respectiva en la boleta de solicitud de servicio. Este Departamento valorará la solicitud y la trasladará al Despacho del o la Jerarca para la aprobación definitiva.



Una vez aprobada la salida del vehículo por parte del Defensor o Defensora de los Habitantes, el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales se encargará de emitir el permiso de ruedo, así como de realizar los trámites registrales requeridos para la salida del país del vehículo.




 




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Artículo 14.- Custodia de los vehículos. Concluidas las labores diarias, todo vehículo propiedad de la Defensoría deberá ser colocado en el espacio autorizado por la institución. En caso que el vehículo no pueda ser guardado en dicho espacio por atención de un evento en horas no hábiles, por encontrarse de gira, por una colisión, porque el vehículo sufrió desperfectos que impiden su desplazamiento o por cualquier otro motivo calificado como excepcional, el vehículo podrá guardarse en un estacionamiento público, un estacionamiento privado o en otro sitio, siempre y cuando reúna las condiciones de seguridad mínimas, las cuales serán apreciadas en cada caso concreto por el o la funcionaria responsable del vehículo teniendo en cuenta un principio básico de diligencia debida.



Cualquier daño generado por incumplimiento de esta disposición correrá por cuenta del conductor o conductora, previa demostración de culpa grave a través de un procedimiento regido por las reglas del debido proceso.




 




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Artículo 15.- Préstamo de vehículos entre instituciones. Corresponderá al Defensor o Defensora de los Habitantes autorizar, de manera excepcional, el préstamo de vehículos de la Defensoría a otras instituciones públicas, previa valoración de la solicitud correspondiente y de las justificaciones que así lo demanden, según lo dispuesto en la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres sobre préstamo institucional de vehículos.




 




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CAPÍTULO III



DEBERES Y PROHIBICIONES



Artículo 16.- Deberes y responsabilidades del Departamento de Proveeduría y Servicios Generales. Son deberes y responsabilidades del Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, como unidad administrativa a la cual le corresponde administrar el servicio de transportes en la Defensoría, las siguientes:



a) Planificar, organizar y brindar el servicio de transporte en la Defensoría de los Habitantes, bajo los más estrictos estándares de eficiencia, y buscando la debida satisfacción del interés institucional.



b) Establecer los mecanismos para asegurar que los servicios de transporte se presten conforme a la normativa vigente.



c) Llevar un registro donde conste la información referente a los vehículos institucionales, detallando al menos lo siguiente: número de placa, número de motor, fecha de adquisición, garantía del fabricante, número de póliza, monto del seguro y coberturas, constancia de la inscripción ante el Registro Público, fechas y detalles de las revisiones y reparaciones.



d) Llevar un registro de las y los funcionarios que se encuentran autorizados para conducir vehículos institucionales.



e) Atender con prontitud y de acuerdo al orden de presentación, las solicitudes de transporte que le sean formuladas.



f) Velar porque los vehículos de la Defensoría se encuentren en óptimas condiciones de limpieza, funcionamiento, mantenimiento y reparación.



g) Verificar que los vehículos de la Defensoría porten todos los dispositivos de seguridad que se exigen en la normativa vigente.



h) Realizar y coordinar lo correspondiente a trámites de inscripción y desinscripción de vehículos ante el Registro Público.



i) Tramitar oportunamente y mantener al día el pago correspondiente a derechos de circulación, revisión técnica, cobertura de seguros, así como cualquier otro requisito que se exija en la normativa vigente.



j) Velar porque en los vehículos institucionales se porten de forma permanente los siguientes documentos: título de propiedad o documento idóneo que acredite la inscripción en el Registro Nacional, comprobante de derecho de circulación y de revisión técnica vehicular, calcomanía o comprobante de la revisión técnica, marchamo de circulación, placas de matrícula, y cualquier permiso especial de circulación que se requiera, de conformidad con lo que se dispone en la normativa vigente.



k) Revisar el vehículo antes de cada salida, o de ser posible el día anterior, para verificar que las llantas (presión y estado), herramientas, combustible, agua, aceite, frenos, y cualesquiera otras condiciones del vehículo en general, se hallen en óptimo estado de previo al inicio de la gira. A tal efecto, el Departamento de Proveeduría dispondrá de una boleta que contendrá todos los aspectos técnicos sujetos a verificación de previo a la salida de un vehículo institucional.



l) Realizar, dar seguimiento y coordinar con la Dirección Jurídica cuando corresponda, los trámites necesarios en caso que se presente un accidente de tránsito en que haya intervenido un vehículo de la Defensoría, de conformidad con lo dispuesto en el presente Reglamento.



m) Realizar los trámites correspondientes para la reparación de los vehículos cuando se presente algún tipo de daño o desperfecto, así como los de su recuperación en caso de robo o hurto.



n) Asumir todo lo correspondiente a suministro y consumo de combustible de los vehículos institucionales.



o) Atender las necesidades y solicitudes que le sean formuladas por las Oficinas Regionales teniendo en consideración las particularidades de su gestión, situaciones excepcionales o de fuerza mayor que se presenten, a fin de asegurarles la continuidad y la eficiencia en el servicio que prestan, todo dentro de las posibilidades materiales de la institución.



p) Asumir cualesquiera otras funciones y responsabilidades que le sean asignadas.




 




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Artículo 17.- Deberes y responsabilidades de los conductores y conductoras. Toda persona que conduzca vehículos institucionales está sujeta a los siguientes deberes y responsabilidades:



a) Portar y mantener al día su licencia de conducir, así como el carné expedido por el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales.



b) Conducir con cuidado, responsabilidad y diligencia, los vehículos institucionales asignados.



c) Presentar al guarda o encargado de seguridad, la boleta de autorización de salida de vehículos extendida por el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales.



d) Utilizar el cinturón de seguridad y asegurarse que todas las personas que le acompañan utilicen este dispositivo.



e) Sujetarse estrictamente al destino descrito en la solicitud de servicio, salvo caso de fuerza mayor que amerite algún cambio de ruta, lo cual deberá ser comunicado al Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, o a la persona designada al efecto.



f) Comunicar a la mayor brevedad posible al Departamento de Proveeduría y Servicios Generales sobre cualquier desperfecto o problemática que presente el vehículo asignado.



g) Cancelar oportunamente los montos de las multas que se le impongan en el uso de vehículos institucionales por infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y normativa conexa, por razones que sean atribuibles a su responsabilidad.



h) Velar por el correcto funcionamiento, conservación y limpieza del vehículo que utilice.



i) En caso de accidentes deberá informar inmediatamente a las autoridades de atención de emergencias, Dirección de Tránsito, entidad aseguradora, o cualquier otra instancia que corresponda según sea la naturaleza del hecho, siempre que las circunstancias y su estado de salud se lo permitan.



j) Procurar que los estacionamientos o lugares donde se va a parquear el vehículo reúnan las condiciones de seguridad mínimas, y en la medida de lo posible, optar por un parqueo con vigilancia.



k) Utilizar de manera racional y debida el combustible, lubricantes, herramientas, repuestos y accesorios asignados o pertenecientes a los vehículos institucionales.



l) Portar el permiso de ruedo extendido por el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, en los casos que corresponda.



m) Acatar las disposiciones contenidas en la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y cualesquiera otras regulaciones legales y reglamentarias que resulten atinentes.




 




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Artículo 18.- Deberes y responsabilidades adicionales de los choferes institucionales. Además de los deberes y responsabilidades indicadas en el artículo anterior, los funcionarios que laboren en calidad de choferes institucionales deben:



a) Cumplir en forma oportuna con las indicaciones que les sean impartidas por el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales o el funcionario designado al efecto.



b) Prestar la colaboración del caso a las usuarias y los usuarios del servicio para subir o bajar equipo o materiales del vehículo, así como prestar cualquier otro tipo de cooperación que



se encuentre a su alcance. c) Velar por la seguridad de las personas, el material o los objetos que se transporten en el



vehículo.




 




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Artículo 19.- Prohibiciones de los conductores y conductoras. Se prohíbe a los conductores y conductoras de vehículos de la Defensoría de los Habitantes:



a) Utilizar el vehículo para fines distintos a los autorizados o cuestiones ajenas a las que corresponde atender a la institución.



b) Permitir que otros funcionarios o funcionarias, o personas ajenas a la institución, manejen el vehículo sin la autorización respectiva por parte del Departamento de Proveeduría y Servicios Generales.



c) Realizar modificaciones o alteraciones en el vehículo sin contar con la autorización correspondiente.



d) Conducir los vehículos bajo los efectos de bebidas alcohólicas, drogas o sustancias enervantes.



e) Transportar en el vehículo personas ajenas a la institución, sin contar con la autorización debida.



f) Estacionar los vehículos frente a locales o establecimientos donde se expenda licor, drogas, o actividades similares que puedan lesionar o comprometer la imagen de la Defensoría, siempre y cuando ello no obedezca a la atención de temas vinculados con el quehacer institucional.



g) Dejar los vehículos fuera de los estacionamientos de la institución durante horas y días no hábiles, salvo que la naturaleza y duración de la gira o inspección así lo amerite.



h) Violentar las disposiciones contenidas en este Reglamento y cualquier otra normativa vigente en materia de tránsito.



i) Conducir el vehículo a través de ríos o caminos que representen una peligrosidad tal, que pudiera comprometer la seguridad de la propia persona conductora, la de las y los pasajeros o la integridad del vehículo.




 




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Artículo 20.- Excepciones de conducción. El conductor o conductora deberá negarse a conducir el vehículo, y dará aviso al Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, en los siguientes casos:



a) Cuando se pretenda utilizar el vehículo para fines contrarios o distintos a los dispuestos en la normativa.



b) Cuando se pretenda utilizar el vehículo para fines distintos a los autorizados en la solicitud de vehículo.



c) Cuando considere que el vehículo no reúne los requisitos mínimos de seguridad (presión y estado de las llantas, herramientas, combustible, agua, aceite, frenos, y cualesquiera otras condiciones del vehículo en general) o cuando incumpla la normativa de tránsito.



d) Cuando se genere una situación que ponga en riesgo o peligro a las y los usuarios del servicio de transporte o al vehículo.



e) Cuando alguno de los pasajeros se encuentre en estado de embriaguez o de consumo de drogas o sustancias enervantes.




 




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Artículo 21.- Deberes de las y los usuarios del servicio de transporte. Son deberes de las usuarias y usuarios del servicio de transporte:



a) Solicitar formalmente y con la debida antelación el servicio de transporte.



b) Estar en el lugar de salida y a la hora consignada en la boleta de solicitud de servicio de transporte.



c) En los casos en que sea necesario cambiar las condiciones consignadas originalmente en la solicitud, realizar una nueva boleta que cuente con el visto bueno del superior inmediato.



d) Cumplir con la ruta establecida en la solicitud de servicio, salvo cuando las circunstancias propias del trabajo impongan lo contrario, en cuyo caso deberá informarse lo correspondiente al Departamento de Proveeduría y Servicios Generales al momento en que se tenga conocimiento de tales circunstancias.



e) Informar por escrito al Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, sobre cualquier irregularidad que se presente durante la prestación del servicio.



f) Disponer la hora de la salida con la anticipación requerida para llegar al destino a tiempo y evitar presiones al conductor.



g) Cooperar en cualquier gestión administrativa o judicial que se origine de la utilización de los vehículos institucionales.




 




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Artículo 22.- Prohibiciones de las usuarias y los usuarios. Está prohibido a las usuarias y los usuarios del servicio de transporte de la Defensoría:



a) Incumplir las disposiciones contenidas en este Reglamento y demás normativa vigente en la materia, o inducir al conductor o conductora a su incumplimiento.



b) Prolongar injustificadamente la duración de las visitas o inspecciones, sin informar lo correspondiente al conductor o conductora.



c) Alterar el recorrido o el itinerario para atender asuntos ajenos a los fines institucionales.




 




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CAPÍTULO IV



USO DE VEHÍCULOS OFICIALES EN OFICINAS REGIONALES



Artículo 23.- Sobre la asignación de vehículos de uso administrativo a las Oficinas Regionales de la Defensoría. A efectos de facilitar la labor que ejecutan las y los funcionarios de las oficinas regionales de la Defensoría, la Administración designará, en la medida que el presupuesto institucional lo permita, vehículos de uso administrativo en dichas sedes, los cuales estarán bajo la responsabilidad última de las y los Coordinadores de estas Oficinas, sin perjuicio de la que pudiera serle atribuida en forma directa a otros funcionarios y funcionarias de dichas Oficinas por incumplimiento de las disposiciones de este Reglamento y de la normativa de tránsito, previa celebración de un debido proceso.




 




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Artículo 24.- Inicio y finalización del servicio. La sede de cada oficina regional será el punto de inicio y finalización del servicio de transporte, salvo los casos en que los vehículos se resguarden en espacios distintos autorizados por la institución.




 




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Artículo 25.- Solicitud del servicio. Las y los Coordinadores de Oficinas Regionales de la Defensoría donde se hubieren asignado vehículos institucionales, deben registrar en una bitácora el uso que se dé a dichos vehículos. Esta bitácora deberá ser presentada mensualmente ante la Dirección de Oficinas Regionales, la cual a su vez procederá a presentar cada mes la totalidad de los informes ante el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales.



La información mínima que debe contener dicha bitácora es la siguiente: número de placa, fecha de uso del vehículo, lugares visitados, motivo de la gira, hora de salida, hora de llegada, kilometraje inicial, kilometraje final y nombre del conductor.




 




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Artículo 26.- Mantenimiento de vehículos de oficinas regionales. Será responsabilidad de las y los coordinadores de oficinas regionales:



A) Velar porque la utilización de los vehículos se realice con la debida responsabilidad y diligencia, además de mantenerlos en un adecuado estado de limpieza.



B) Realizar todas las diligencias necesarias a efectos de que se les practique la revisión técnica vehicular a los automóviles, dentro de los plazos que correspondan en cada caso.



C) Previa coordinación con el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, trasladar los vehículos a la Sede Central de la Defensoría para que se practique el mantenimiento preventivo del vehículo, mismo que debe darse cuando el kilometraje aumente 5000km, o en su defecto, cada seis meses.



D) Revisar el vehículo antes de cada salida, o de ser posible el día anterior, para verificar que las llantas (presión y estado), herramientas, combustible, agua, aceite, frenos, y cualesquiera otras condiciones del vehículo en general, se hallen en óptimo estado de previo al inicio de la gira.



E) Informar al Departamento de Proveeduría cuando perciban algún desperfecto o daño en los vehículos que altere o imposibilite su funcionamiento habitual.



F) Acatar y velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Reglamento y demás disposiciones normativas que resulten aplicables.




 




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CAPÍTULO V



ATENCIÓN DE ACCIDENTES U OTRAS EVENTUALIDADES



Artículo 27.- Atención de eventualidades. En caso que se presente alguna eventualidad o situación de emergencia, sea por desperfectos que presente el vehículo, una colisión, complicaciones de salud del chofer o alguno de los pasajeros, o cualquier otra cuestión que de alguna manera altere el tiempo y el recorrido normal previamente establecido, se procurará dar aviso al Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, a fin de poner al tanto de la situación y si fuera del caso, recibir la asistencia o las instrucciones debidas.



Además, el funcionario o funcionaria deberá informar a las autoridades de atención de emergencias, Dirección de Tránsito, entidad aseguradora, o cualquier otra instancia que corresponda según sea la naturaleza del hecho.




 




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Artículo 28.- Trámite a seguir en caso de accidentes de tránsito. En caso de que se produzca un accidente de tránsito, el conductor o conductora del vehículo institucional debe acatar las siguientes disposiciones:



a) Informar a las autoridades de atención de emergencias, Dirección de Tránsito, entidad aseguradora, o cualquier otra instancia que corresponda según sea la naturaleza del hecho.



b) Abstenerse de movilizar el vehículo hasta tanto no se brinde la autorización correspondiente por parte de las autoridades de Tránsito y de la entidad aseguradora respectiva.



c) Adoptar las medidas de seguridad que se determinen en la normativa de tránsito vigente, tales como el uso de los triángulos de seguridad, chaleco retrorreflectivo, o cualquier otro dispositivo análogo.



d) Si hay personas heridas, dar aviso inmediato al servicio de atención de emergencias, o en caso que esto no sea posible, procurar el traslado de estas personas al centro médico más cercano.



e) Recabar las características del o de los automotores implicados, tales como: número de placa, marca, estilo y color.



f) En la medida de lo posible, recabar los datos de quienes conducían los automotores implicados: nombre completo, número de cédula, número de teléfono, dirección y lugar de trabajo.



g) En la medida de lo posible, recabar los datos de testigos del accidente: nombre completo, número de cédula, número de teléfono, dirección y lugar de trabajo.




 




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Artículo 29.- Imposibilidad de realizar arreglos extrajudiciales. Bajo ninguna circunstancia se permite que los funcionarios o funcionarias de la Defensoría implicados en un accidente de tránsito realicen algún tipo de arreglo extrajudicial.




 




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Artículo 30.- Responsabilidades del conductor o conductora. En los casos de accidente de tránsito, es responsabilidad del conductor o conductora:



a) Presentarse ante el Juzgado de Tránsito correspondiente, dentro del plazo establecido en la normativa vigente, en aras de rendir formal declaración sobre lo acontecido. Además, deberá solicitar ante el Juzgado que se consigne el medio para que las notificaciones sean giradas a la Defensoría de los Habitantes.



b) Brindar al Departamento de Proveeduría y Servicios Generales la siguiente información: juzgado de tránsito que conoce la causa, número de expediente, copia de la declaración rendida ante dicho juzgado, la boleta de aviso de accidente del INS, y copia de la boleta de citación de la Policía de Tránsito.



c) Realizar un informe escrito sobre los hechos acontecidos, en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores al evento, siempre que no se encuentre imposibilitado para ello. Dicho informe deberá ser presentado ante el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, y ante la Jefatura inmediata cuando el funcionario o funcionaria labore en otro departamento.



d) Atender cualquier otra gestión administrativa o judicial que se requiera en relación con el caso.



En aquellos supuestos de colisiones que no involucren otro vehículo ni daños a terceros aunque sí haya daños en el vehículo institucional, el o la conductora sólo dará aviso al Instituto Nacional de Seguros y según corresponda a la autoridad de tránsito. Asimismo, elaborará el informe correspondiente para el Departamento de Proveeduría.



En tales casos, el cobro al o la funcionaria del deducible por los daños generados, sólo será posible si al cabo del procedimiento administrativo iniciado al efecto, se demuestra dolo o culpa grave del o la servidora.




 




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Artículo 31.- Intervención de la Dirección Jurídica institucional. Corresponderá a la Dirección Jurídica brindar el apoyo legal y el acompañamiento que se requiera en los procesos en los cuales existan vehículos institucionales involucrados en accidentes de tránsito, para lo cual ejercerá la representación exclusiva de los intereses de la Defensoría.



Será responsabilidad del Departamento de Proveeduría y Servicios Generales remitir el expediente del caso a la Dirección Jurídica tan pronto como se cuente con la copia íntegra del legajo judicial.




 




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Artículo 32.- Pago del deducible por parte de funcionarios y funcionarias. El conductor cuya responsabilidad haya sido declarada mediante sentencia judicial en firme a causa de un accidente en que hubiera estado involucrado un vehículo institucional, deberá pagar el monto correspondiente al deducible, así como otras sumas que dicha institución haya deducido del monto de la indemnización; o bien el monto respectivo cuando el costo del daño sea inferior al monto del deducible. Todo lo anterior estará sujeto a la realización de un procedimiento administrativo ordinario conforme las reglas que establece la Ley General de la Administración Pública, en el que él o la funcionaria podrá ejercer sus derechos de defensa y debido proceso.




 




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Artículo 33.- Pago de deducible por parte de terceros a la Defensoría. Cuando un tercero ha sido declarado responsable por sentencia firme, la Dirección Administrativa iniciará gestiones de cobro administrativo para recuperar el monto del deducible, el cual deberá ser depositado en alguna de las cuentas bancarias a nombre de la Defensoría de los Habitantes.



Si dichas gestiones de cobro resultan infructuosas, el asunto será trasladado al Área de Asuntos Jurídicos para establecer las coordinaciones necesarias con la Procuraduría General de la República, a efecto de que estas sumas sean recuperadas a través del proceso de ejecución de sentencia correspondiente.



Cuando la suma que la institución pretenda recuperar respecto al tercero involucrado declarado judicialmente responsable, sea menor al costo que implica llevar adelante el proceso judicial de cobro, la Dirección de Asuntos Jurídicos realizará gestiones en la vía administrativa con miras a su recuperación. En caso de resultar infructuosas, la suma se tendrá como exigua y por tanto la asumirá la propia Defensoría. En lo que respecta a la fijación de dicho monto, se estará a la más reciente actualización de montos exiguos emitida por parte del Ministerio de Hacienda.




 




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CAPÍTULO VI



SOBRE LA PÓLIZA DE SEGUROS



Artículo 34.- Aseguramiento de vehículos. Corresponde al Departamento de Proveeduría y Servicios Generales velar porque todos los vehículos institucionales estén cubiertos por una póliza de seguro voluntario, adicional a la del seguro obligatorio para vehículos automotores que exige la institución aseguradora.



La póliza de seguro voluntario deberá cubrir al menos: responsabilidad civil extracontractual por lesión y/o muerte de personas, responsabilidad civil extracontractual por daños a la propiedad de terceras personas, colisión y/o vuelco, robo y/o hurto, multiasistencia automóviles y riesgos adicionales. Los montos de las coberturas deberán ser ajustados periódicamente.




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Artículo 35.- Administración de la póliza de vehículos. Dentro de las funciones que corresponden al Departamento de Proveeduría y Servicios Generales en la administración de seguros, se tienen las siguientes:



a) Dar un adecuado manejo y aprovechamiento de las pólizas de seguros, en salvaguarda de los bienes e intereses de la institución.



b) Constatar que la bonificación y recargos aplicados a los seguros de la flotilla de la Defensoría en el pago de su prima, procedan de conformidad con lo estipulado en la respectiva Póliza de Seguro.



c) Velar porque la Institución aseguradora traslade la bonificación de los vehículos dados de baja a los nuevos, cuando se dé una renovación parcial o total de la flotilla de vehículos.



d) Mantener documentación e información completa, exacta, actualizada y de fácil ubicación relacionada con la administración de la "Póliza de Seguro de Automóviles Voluntaria".



e) Atender y resolver las observaciones de los peritos de la Institución aseguradora, para proceder con la reparación de los vehículos en caso de accidentes.



f) Solicitar los peritajes al Ministerio de Hacienda o la institución que corresponda, para actualizar los valores a asegurar de los vehículos institucionales, o cuando las condiciones originales de aseguramiento varíen.



De todas estas actuaciones el Departamento deberá llevar el respaldo documental correspondiente.




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CAPÍTULO VII



SANCIONES



Artículo 36.- Sanciones. Las infracciones al presente Reglamento y a las disposiciones legales en esta materia, serán ponderadas y analizadas de conformidad con las particularidades de cada situación particular y de ser el caso, serán sancionadas disciplinariamente de conformidad con la reglamentación interna de la Defensoría de los Habitantes y de las reglas del procedimiento ordinario de la Ley General de la Administración Pública, de modo que se garantice el derecho de defensa a las y los funcionarios involucrados a través del procedimiento correspondiente, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales en que pudiere incurrir el infractor.




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Artículo 37.- Suspensión temporal del permiso de conducción institucional. Previo debido proceso, la Administración podrá suspender de manera temporal el permiso de conducción institucional, en aquellos casos en que una o un funcionario resulte sancionado por incurrir en alguna falta disciplinaria que se derive de las obligaciones estipuladas en el presente Reglamento o en la normativa atinente.




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CAPÍTULO VIII



DISPOSICIONES FINALES



Artículo 38.- Vigencia El presente reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.



COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.



Dado en la Ciudad de San José, a las quince horas del día treinta y uno de julio de dos mil diecisiete.




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Fecha de generación: 28/2/2024 16:00:16
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