INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS

REGLAMENTO PARA LA REALIZACIÓN DE DONACIONES

DE BIENES MUEBLES EN DESUSO Y/0 EN MAL ESTADO

DE INS SERVICIOS SOCIEDAD ANÓNIMA

Considerando:

I.-El Instituto Nacional de Seguros, en escritura pública rendida a las quince horas con treinta minutos del once de agosto del 2008 (tomo 576, Asiento 95162, Folio 12-08-2008), acordó constituir la sociedad anónima INS Servicios S. A., al amparo del ordinal primero de la Ley Nº 12, Ley de creación del Instituto Nacional de Seguros, que fue reformada por la Ley Nº 8653, Ley Reguladora del Mercado de Seguros.

II.-Que mediante la escritura pública rendida a las quince horas del trece de octubre del 2016 (tomo 2016 Asiento 677408), se acordó cambiar la razón social de INS Servicios S. A. a INS Servicios S. A.

III.-INS Servicios S. A., en su condición de una sociedad anónima propiedad del Instituto Nacional de Seguros, goza de un patrimonio propio y de autonomía financiera en su gestión. De esta manera, INS Servicios S. A. se encuentra legalmente habilitada para disponer y traspasar sus activos, ya sea de forma onerosa o gratuita, de conformidad con la normativa aplicable.

IV.-Que, en cuanto a la donación de bienes muebles, INS Servicios S. A., deberá dictar la normativa interna en la cual se establezcan las normas generales que definan, al menos, bajo qué parámetros, se entenderá un bien en condición de ser donado, los posibles donatarios y similares. Todo lo anterior de conformidad con lo dictado por el artículo 163 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

V.-Que, de igual manera, la Ley General de Control Interno, Ley 8292, dispone como parte de los objetivos de un sistema de control interno en la Administración Pública, el deber de proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

VI.-Que, en razón de lo anterior, y como parte de las responsabilidades de INS Servicios S. A. por realizar un efectivo control de sus bienes y recursos, resulta necesario establecer lineamientos que regulen el procedimiento de las donaciones de bienes muebles en mal estado o desuso. Por tanto,

De conformidad con los considerandos que anteceden y con fundamento en las facultades conferidas en la Ley General de Administración Pública, Ley 6227, la Ley Nº 12, Ley de creación del Instituto Nacional de Seguros, que fue reformada por la Ley Nº 8653, Ley Reguladora del Mercado de Seguros, la Ley General de Control Interno, Ley 8292, la Ley de Contratación Administrativa, Ley 7494 y su Reglamento.

La Junta Directiva de INS Servicios S. A. Acuerda, por unanimidad:

1º-Aprobar el: "Reglamento para realizar donaciones de bienes muebles en desuso o en mal estado de INS Servicios S. A".

CLAUSULADO

Cláusula primera.

Objetivo: El presente Reglamento tiene como objetivo establecer los requisitos mínimos y el procedimiento que debe cumplirse para efectuar donaciones de bienes muebles en desuso y/o en mal estado, bienes propiedad de INS Servicios S. A.

Cláusula segunda.

Bienes susceptibles de donación: Los bienes muebles susceptibles de donación serán aquellos que se encuentren en desuso y/o mal estado, conforme al acuerdo firme emitido por la Junta Directiva de INS Servicios S. A.

Cláusula tercera.

Definiciones: Para efectos de este Reglamento se entenderá por bienes muebles en desuso y/o en mal estado los siguientes:

a) Bienes en desuso: Aquellos que, por razones de obsolescencia, deterioro y otras razones calificadas no sean útiles y/o necesarios para las labores que desarrolla la organización.

b) Bienes en mal estado: Aquellos que, en virtud de su estado físico, se haga necesario incurrir en costos adicionales para dejar dichos bienes funcionales y que la organización no tiene la intención de incurrir en dichos costos, ya sea porque los costos superan el valor de los bienes, los bienes han sido sustituidos por otros más recientes, o la necesidad de la organización para los cuales esos bienes fueron adquiridos ha sido satisfecha.

Cláusula cuarta.

Declaración de bienes en desuso y/o en mal estado: La declaración de bienes muebles en desuso y/o en mal estado corresponderá a la Junta Directiva de INS Servidos S. A., previo informe y recomendación del Departamento Financiero-Administrativo. El informe incluirá una lista detallada del estado y características de los bienes susceptibles a donación.

Cláusula quinta.

Divulgación de bienes susceptibles de donación: Los bienes muebles que sean declarados como susceptibles de donación se incorporarán en una lista con el detalle de su estado y características que será divulgada en la página web de la INS Servicios S. A.

Cláusula sexta.

Entidades facultadas para recibir bienes en donación: INS Servicios S. A. realizará donaciones de bienes a las siguientes  entidades:

a) las entidades del Estado, para la satisfacción de sus fines;

b) las entidades declaradas de interés público, y

c) las organizaciones sin fines de lucro.

Los beneficiados solo podrán recibir una donación al año, con excepción de las entidades del Estado que así lo requieran para la realización de sus fines.

Cláusula sétima.

Solicitud de bienes en donación: Las entidades y organizaciones interesadas en recibir bienes muebles en donación deberán presentar una carta dirigida a la jefatura del Departamento Financiero-Administrativo, firmada por el representante legal de la entidad solicitante, la cual deberá contener los siguientes requisitos:

a) Nombre de la entidad u organización solicitante.

b) Nombre y cédula de identidad del representante legal que firma la solicitud.

c) Bienes muebles que solicita con especificación del uso o destino que se le dará.

d) Responsable de la administración de los activos que serán donados en la entidad u organización solicitante.

e) Fundamento legal que les faculta para ser sujetos de donación.

f) Lugar o medio para recibir notificaciones.

Documentación por aportar: Adjunto a la solicitud, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos:

1) Copia de la cédula de identidad de quién firma la solicitud.

2) Certificación de personería jurídica de la entidad u organización con menos de un mes de expedida.

3) En caso de tener la declaratoria de "bienestar social" o "interés público", constancia del Instituto Mixto de Ayuda Social o decreto del Poder Ejecutivo, según corresponda.

4) En caso de asociaciones, fundaciones o instituciones sin fines de lucro, copia de los estatutos y fines de la entidad.

5) Número de teléfono y correo electrónico del responsable del trámite.

Registro de solicitantes: El Departamento Financiero-Administrativo llevará un registro de los solicitantes interesados en recibir bienes en donación, el cual servirá para priorizar las donaciones que lleguen a ser acordadas.

Cláusula novena.

Criterios de selección: Los criterios que orientarán la designación del o los beneficiarios de bienes muebles susceptibles de donación, serán:

a) Las entidades públicas tendrán prioridad para efectos de donaciones.

b) El orden de presentación de las solicitudes.

c) La cantidad y condiciones de los bienes a donar.

d) El haber recibido una donación previa por parte de la organización durante el año anterior al otorgamiento del beneficio.

e) Las condiciones y situaciones de urgencia o necesidad del posible beneficiario o de la Administración, las cuales, a criterio de INS Servicios, pueden tener prioridad en la designación.

Dicha valoración se hará por parte del Departamento Financiero-Administrativo en conjunto con la Asesoría Legal y deberá ser presentada por la Gerencia General a la Junta Directiva, quien aprobará la donación a favor de quien califique como beneficiario de acuerdo con los criterios señalados anteriormente.

Corresponderá al Departamento Financiero-Administrativo, confeccionar y custodiar el expediente administrativo respectivo.

Cláusula décima.

Comunicación del resultado de la solicitud de donación: En la comunicación del acuerdo de aprobación de la donación, se deberá informar al donatario la hora y fecha para formalizar la entrega de los bienes en las instalaciones de INS Servicios S. A.

Cláusula décima primera.

Avalúo: Previo a la ejecución de la donación, el Departamento Financiero-Administrativo deberá gestionar y contar con el avalúo de los bienes realizado por el órgano especializado de INS Servicios S.A o en su defecto, un tercero especializado, y por último la Dirección General de Tributación, de acuerdo con el valor real del mercado.

Cláusula décima segunda.

Entrega de los bienes donados: Con la entrega del bien o bienes donados se procederá al levantamiento de un acta, elaborada y suscrita en conjunto por el Jefe del Departamento Financiero-Administrativo y la Asesoría Legal, en la que se consigne como mínimo el estado de los bienes donados, las características esenciales, el número de registro, así como el acuerdo mediante el cual se aprobó la donación.

Cláusula décima tercera.

Transporte de los bienes donados: Correrá por cuenta de la entidad u organización beneficiaria, el transporte de los bienes donados.

Cláusula décima cuarta.

Desistimiento: Si transcurrido el plazo de quince días hábiles a partir de la notificación del acto de aprobación de la donación, la entidad u organización beneficiaria no se presentara a INS Servicios S. A. a retirar el bien o los bienes donados, se tendrá por desistida la solicitud, por tanto, se procederá a otorgar los bienes a algún otro solicitante de conformidad con los criterios determinados en la cláusula novena de este Reglamento.

Cláusula décima quinta.

Donación de bienes sujetos a registro: En el caso que se apruebe una donación de un bien inscribible en el Registro Público, de previo a su entrega, el Departamento Financiero-Administrativo, deberá coordinar con el beneficiario el otorgamiento de la escritura de traspaso.

Corresponderá a la Asesoría Legal, revisar y aprobar la escritura pública que será firmada y presentada al Registro. Asimismo, será responsabilidad del donatario asumir la totalidad de gastos de inscripción.

Cláusula décima sexta.

Registro contable: Para efectos del registro contable de las donaciones otorgadas por INS Servicios S. A., una vez que la donación haya sido aprobada por la Junta Directiva, el Departamento Financiero-Administrativo deberá realizar el registro y descargo de los bienes donados en la contabilidad de la organización

Cláusula décima sétima.

Facultad de verificación de INS Servicios S. A.: La entidad u organización beneficiara con una donación queda obligada a permitir a INS Servicios S. A., realizar las inspecciones y verificaciones necesarias, a fin de evidencia el destino dado a los bienes.

Cláusula décima octava.

Responsabilidad de bienes donados: Toda entidad u organización beneficiará de una donación de bienes será responsable de su eficiente y oportuna administración.

Cláusula décima novena.

Vigencia: Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.