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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 40689 >> Fecha 22/08/2017 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 40689
Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto

No 40689 -RE



EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA



Y EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO



El Poder Ejecutivo de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de la República, Ley Orgánica del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto N º 3008, Ley General de la Administración Pública Nº 6227, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131, Ley General de Control Interno Nº 8292 y en concordancia con las NORMAS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA INTERNA EN EL SECTOR PÚBLICO, las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, dicta el presente Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.



Considerando:



l. -Que el marco legal que rige la actividad de la Auditoría Interna ha tenido cambios significativos desde la emisión de la Ley Nº 7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República del 7 de setiembre de 1994, y fundamentalmente con la emisión de la Ley General de Control Interno, del 31 de julio del 2002, así como con las NORMAS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA INTERNA EN EL SECTOR PÚBLICO, Resolución No. R-DC-119-2009 del 16 de diciembre del 2009 y las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, Resolución No. R-DC-064-2014 del 11 de agosto del 2014, emitidas por la Contraloría General de la República y con la promulgación de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N º 8422 del 6 de octubre del 2004.



II. -Que el inciso h) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, establece literalmente como parte de las competencias de la Auditoría Interna el "Mantener debidamente actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna."



III. -Que la Auditoría Interna es parte fundamental del sistema de control interno institucional y del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública y su acción fiscalizadora requiere ser reforzada conforme con el marco legal y técnico que regula su gestión, en defensa del interés público; por lo que es necesario que disponga de un Reglamento de Organización y Funcionamiento actualizado, acorde con la normativa que rige su actividad.



IV. -Que la elaboración del presente reglamento se realizó conforme con lo establecido en la Ley General de Control Interno, las NORMAS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA INTERNA EN EL SECTOR PÚBLICO, Resolución No. R-DC-119-2009 del 16 de diciembre del 2009 y las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, Resolución No. R-DC-064-2014 del 11 de agosto del 2014.



V. -Que de acuerdo con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, dicho Reglamento deberá ser aprobado por la Contraloría General de la República, publicarse en el Diario Oficial y divulgarse en el ámbito institucional.



VI. -Que la Contraloría General de la República, mediante oficio Nº DFOE-PG-0175 de fecha 02 de mayo de 2017 dio su aprobación al presente Reglamento.



Por tanto,



DECRETAN:



"REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA



GENERAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO"



CAPÍTULO l.



Disposiciones generales



Artículo 1 -Objetivo: El presente Reglamento, en forma conjunta con las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y los manuales técnicos, las disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por el órgano contralor, constituye el marco de organización y funcionamiento de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.




Ficha articulo



Artículo 2. -Definiciones: Para los efectos del presente Reglamento se entenderán los siguientes términos según se indica a continuación:



a. Ministerio: Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.



b. Ministro: Ministro de Relaciones Exteriores y Culto.



c. Jerarca: Superior Jerárquico Institucional que ejerce la máxima autoridad y que en el caso del Ministerio, recae en la figura del Ministro.



d. Auditoría General o Auditoría Interna: La Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, que dentro de la Organización Institucional del Ministerio corresponde a la dependencia a la que se refiere el artículo 20 de la Ley Nº 8292 "Ley General de Control Interno".



e. Contraloría General: Contraloría General de la República.



f. Auditor(a) General: Auditor(a) Interno(a) de la Auditoría General.



Funcionario de mayor jerarquía dentro de la Auditoría General.



g. Titulares subordinados: Funcionarios de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones. Definido en inciso d) del artículo 2 de la Ley Nº 8292 "Ley General de Control Interno".



h. Fiscalización: Servicios preventivos, son la realización de estudios de advertencia y asesoría. Servicios de auditoría en sus diferentes modalidades (financiero, operativo, de gestión o de carácter especial) y otros procesos o actividades afines, en la jurisdicción que corresponde a la Auditoría Interna.



i. Advertencia: Servicio preventivo que brinda la Auditoría General al Jerarca o a los titulares subordinados, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley Nº 8292 "Ley General de Control Interno".



j. Asesoría: Servicio preventivo que brinda el (la) Auditor (a) Interno (a) al Jerarca y titulares subordinados, en forma oral o escrita, a solicitud de la parte interesada, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley Nº 8292 "Ley General de Control Interno".



k. Informe de Auditoría: Producto final con el que la Auditoría Interna comunica al jerarca o a los titulares subordinados los resultados de sus estudios.



l. Servicios de Inspección: Servicios de auditoría que brinda la Auditoría General a solicitud del Jerarca o a criterio del Auditor(a) General en las representaciones diplomáticas y consulares del Servicio Exterior Costarricense.



m. Administración Activa: Componente orgánico del sistema de control interno, definido en inciso a) del artículo 2 de la Ley General de Control Interno No. 8292.




 




Ficha articulo



Artículo 3. -Ámbito de aplicación: El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa y órganos públicos en la materia que les resulte aplicable.




 




Ficha articulo



Artículo 4. -De la actualización del Reglamento: A efectos de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, le corresponde al Auditor Interno proponer y promover al Ministro, las modificaciones al mismo.



Toda modificación deberá contar de previo a su emisión oficial, con la aprobación de la Contraloría General de la República.




 




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CAPÍTULO II.



De la Organización de la Auditoría General



SECCIÓN A. Generalidades



Artículo 5. -Del concepto de Auditoría Interna: La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, el control y los procesos de dirección en las entidades y los órganos sujetos a la Ley General de Control Interno.




 




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Artículo 6. -Regulaciones aplicables: La Auditoría General se regula con las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno Nº 8292, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N º 7428, el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.



Así como las normas, políticas, procedimientos y otros preceptos emitidos o que en el futuro emita el órgano contralor en el ámbito de su competencia, supletoriamente las normas y prácticas profesionales y técnicas pertinentes. También forman parte del ámbito de su gestión las instrucciones, metodologías, procedimientos y prácticas formalizadas por el Auditor Interno y las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las prohibiciones que establece el artículo 34 de la Ley General de Control Interno. En el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto existirá una sola Auditoría General.




 




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Artículo 7. -Independencia y Objetividad: El Auditor General y todos los funcionarios de la Auditoría Interna, deberán ejercer sus deberes, potestades y actividades con total independencia funcional y de criterio respecto al Ministro y a los demás órganos de la Administración Activa; de forma que los juicios y criterios que emitan sean imparciales y equilibrados, manteniendo la objetividad y una conducta adecuada con el nivel jerárquico superior que ocupa la Auditoría Interna dentro de la Institución.



Los funcionarios de la Auditoría General tienen la responsabilidad de estar alerta sobre cualquier circunstancia, situación o hecho -personales o externos- que puedan disminuir o poner en duda la independencia y objetividad así como cuando se presente un conflicto de intereses, en tales situaciones, deben de comunicarlo al Auditor General, para que éste asigne a otro funcionario la labor encomendada.




 




Ficha articulo



Artículo 8. -Ubicación Jerárquica de la Auditoría General: La Auditoría Interna es un órgano institucional, con dependencia orgánica del Ministro e independencia funcional, que brinda servicios de asesoría al Ministerio, contribuyendo a que se alcancen los objetivos institucionales. Su ubicación dentro de la estructura institucional corresponde a la de un órgano asesor del más alto nivel en el Ministerio.




 




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Artículo 9. -Estructura Organizativa de la Auditoría Interna: El Auditor General es el responsable de proveer una estructura organizativa concordante con la razón de ser y la normativa que regula el Ministerio, a efecto de garantizar, entre otros, una administración, eficaz, eficiente y económica de los recursos asignados, así como la efectividad en el cumplimiento de sus obligaciones legales y técnicas.



La Auditoría General estará organizada en dos niveles: gerencial y de ejecución, dentro de éste último en áreas funcionales, de acuerdo con la organización del Ministerio, a saber:



El Auditor General, como superior jerarca de la Auditoría



El Subauditor Interno, como superior jerarca alterno de la Auditoría



Jefatura de Auditoría de Servicio Interno



Jefatura de Auditoría de Servicio Exterior



Jefatura de Auditoría de Servicios Especiales



Soporte Logístico



Sin perjuicio de que se documente con mayor detalle en el Manual de la Auditoría General.




 




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Artículo 10.-Ámbito de Acción: Le corresponde a la Auditoría General fiscalizar los procesos y actividades ejecutadas en el Ministerio, así como en relación con los recursos girados a las entidades autorizadas y los sujetos de derecho privado. Los órganos y entes sujetos al ámbito de acción deben mantenerse actualizados en el Manual de Auditoría, de conformidad con las competencias establecidas en el artículo 22 inciso a) de la Ley General de Control Interno Nº 8292.




 




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SECCIÓN B. Del Auditor y Subauditor



Artículo 11.-Del Auditor General: El Auditor General corresponde al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría General, quién debe cumplir con los requisitos que exige la Ley General de Control Interno y los establecidos por la Contraloría General en la normativa correspondiente. Además deberá conocer las disposiciones legales que rige la Administración Pública. El Auditor General tiene como parte de sus deberes y funciones, sin perjuicio de las establecidas por la Ley en mención y las disposiciones de la Contraloría General de la República:



a) Ejercer la dirección superior y administración de la Auditoría General, por medio de políticas, lineamientos, directrices e instrucciones según la normativa jurídica y técnica.



b) Administrar y dirigir al personal de la Auditoría General, de tal forma que éste se encamine hacia el logro adecuado de sus objetivos y metas, así como gestionar la obtención del personal competente para el ejercicio de las labores respectivas, establecidas en la Ley General de Control Interno y demás normativa aplicable.



c) Dirigir el proceso de planificación estratégica de la Auditoría General, de manera que se definan adecuadamente sus objetivos, misión, visión, valores fundamentales y su proyección.



d) Desarrollar un programa de aseguramiento de la calidad de su labor, de conformidad con las regulaciones emitidas al efecto por la Contraloría General de la República.



e) Implantar y liderar el proceso de supervisión y en tal condición, debe propiciar el cumplimiento de los objetivos de la dependencia y de cada estudio en particular; favoreciendo de esta manera el mejoramiento de la calidad y la generación del valor agregado tanto de los procesos como de los productos y servicios de la Auditoría General.



f) Presentar el plan anual de trabajo, en el cual informará al Ministro de manera oportuna y justificada, los requerimientos de recursos para llevar a cabo su plan.



g) Presentar el informe anual de labores de conformidad con el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.



h) Mantener actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de conformidad con el inciso h) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.



i) Todas las demás funciones atinentes al puesto de Auditor Interno.




 




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Artículo 12.-Nombramiento, suspensión y destitución del Auditor y Sub auditor Interno: El nombramiento, suspensión y destitución del Auditor y Subauditor corresponderá al Ministro, de conformidad con el artículo 31 de la Ley General de Control Interno y lo que prescribe el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República No. 7428 y los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público", emitidos por la Contraloría General de la República.




 




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Artículo 13. -Aspectos Administrativos: La jornada laboral del Auditor y Subauditor será de tiempo completo. Las medidas administrativas que adopte el Ministro para estos cargos deben ser equitativas respecto de los puestos que dependen directamente de él, de conformidad con las "Directrices sobre las regulaciones administrativas aplicables a los funcionarios de las auditorías internas del Sector Público". Para asuntos como el trámite de licencias, vacaciones y similares, se regirán por las disposiciones del Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.




 




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SECCIÓN C. Del personal de la Auditoría General



Artículo 14. - Perfil de competencias: El personal de la Auditoría General debe poseer suficiente conocimiento en auditoría, contabilidad, administración, tecnología de información, materias y marco legal relacionado con la Administración Pública y el Ministerio, que lo califique para ejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, así como reunir la experiencia necesaria para el cargo, las aptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.




 




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Artículo 15. - Valores Éticos: El Auditor y el personal de la Auditoría Interna, deben mantener elevados estándares y principios éticos de conducta, honor y reputación para ejercer su función, de conformidad con los valores establecidos en el Plan Estratégico de la Auditoría General.



Los estándares y principios antes mencionados deberán ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda respecto a su credibilidad, transparencia e independencia.



Además, deben actuar conforme a las normas de ética que rigen su profesión, a las establecidas en las "Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general" y otros valores que promueva el Ministerio.




 




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Artículo 16. - Del personal: Los funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal del Ministerio; sin embargo, el nombramiento, traslado, la suspensión, destitución, concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización del Auditor General, así establecido en el artículo 24 de la Ley General de Control Interno.




 




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Artículo 17. -Respaldo legal al personal de la Auditoría Interna: Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda, el Ministerio dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final, así establecido en el artículo 26 de la Ley General de Control Interno.




 




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SECCIÓN D. De la asignación y administración de los recursos



Artículo 18. -Asignación de recursos: La Auditoría Interna contará con la organización y recursos necesarios y suficientes para cumplir su gestión.



De conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, el Ministro asigna dentro de sus disponibilidades presupuestarias, personal calificado, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión.



Se dará a la Auditoría Interna una categoría programática para efectos presupuestarios. En la asignación y disposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio del Auditor Interno así indicado en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno y las "Directrices para la solicitud y asignación de recursos a las auditorías internas" emitidas por la Contraloría General. El responsable del presupuesto institucional debe mantener un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se controlen la ejecución presupuestaria y las modificaciones de los recursos presupuestarios.




 




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Artículo 19. - Solicitud de plazas. El Auditor Interno propondrá al Ministro, la creación de las plazas y servicios que considere indispensables para el cumplimiento del Plan Anual de la Auditoría y en general para el buen funcionamiento de la dependencia, todo ello con el fin de mantener un efectivo liderazgo en la protección de la Hacienda Pública, en el ámbito de su competencia.



De presentarse serias limitaciones, que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría Interna, el Auditor Interno deberá comunicar y fundamentar esta situación ante el Ministro para su oportuna atención.




 




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Artículo 20. -Administración de los recursos: Acorde con las regulaciones jurídicas y técnicas pertinentes, el Auditor Interno debe administrar los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, por lo que le corresponde garantizar la utilización de tales recursos en forma económica, eficiente, eficaz, legal y transparente para la consecución de las metas y objetivos de la Auditoría General.



Le corresponde al Auditor Interno proponer el anteproyecto de presupuesto de la Auditoría General para el ejercicio presupuesta! respectivo, con el propósito de obtener la aprobación del Ministro, quien valorará las posibilidades de atender tales requerimientos de conformidad con las regulaciones jurídicas y técnicas aplicables.




 




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CAPÍTULO III.



Del funcionamiento de la Auditoría General



Artículo 21. -Competencias: Las competencias de la Auditoría General se encuentran establecidas en la Ley General de Control Interno, el presente Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría General, así como en las normas, lineamientos, disposiciones, criterios u otros emitidos por la Contraloria General de la República, las instrucciones, metodologías, procedimientos y prácticas formalizados por el Auditor Interno.




 




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Artículo 22. -Funciones: Las funciones que le corresponden a la Auditoría General son:



a) Realizar auditorías o estudios especiales de acuerdo con la normativa que rige la actividad de auditoría interna.



b) Verificar que los recursos financieros, tecnológicos, materiales y humanos de los cuales dispone el Ministerio, hayan sido utilizados por la Administración con eficiencia, economía y eficacia.



c) Verificar que las actuaciones del Ministerio sean ajustadas a derecho, de conformidad con la normativa interna y externa aplicable a las instituciones del Sector Público.



d) Verificar que los funcionarios responsables hayan tomado las medidas pertinentes para poner en práctica y mantener en ejecución las recomendaciones que contienen los informes de la Auditoría General y las disposiciones de la Contraloría General de la República.



e) Asesorar y advertir en materia de su competencia al Ministro y a otros niveles de la Administración Activa sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento se encuentren dentro del ámbito de su competencia.



f) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control Interno.



g) Preparar los planes de trabajo y sus modificaciones, de conformidad con las normas y lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República.



h) Elaborar un informe anual de la ejecución del plan, de conformidad con las normas y lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República.



i) Las demás funciones que contemple la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley General de Control Interno.




 




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Artículo 23. -Potestades: Las potestades del Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna se encuentran estipuladas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno. Es un deber de todo el personal de la Auditoría General hacer efectivas esas potestades otorgadas por ley.




 




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Artículo 24.-Deberes : Los deberes del Auditor, Subauditor y demás funcionarios de la Auditoría General están establecidos en el artículo 32 de la Ley General de Control Interno y en la normativa emitida por la Contraloría General de la República.




 




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Artículo 25. -Prohibiciones: El artículo 34 de la Ley General de Control Interno dispone las prohibiciones que tiene el Auditor, Subauditor y los funcionarios de la Auditoría Interna relacionadas con:



a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.



b) Formar parte de órganos directores en procedimientos administrativos.



c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.



d) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades.



e) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución.




 




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Artículo 26. -Confidencialidad de la información: La información que el Auditor Interno o cualquiera de sus subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones será estrictamente confidencial, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6° de la Ley General de Control Interno y las normas generales y del ejercicio profesional para las auditorías internas del Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República. Esta confidencialidad no se aplicará ante:



a) Solicitudes o requerimientos de la Contraloría General de la República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora.



b) Solicitudes o requerimientos del Ministro, o cuando haya solicitud expresa de autoridad competente.



c) Solicitudes o requerimientos de información de la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 y el inciso h) del artículo 32 de la Ley General de Control Interno




 




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Artículo 27.-Relaciones y coordinaciones: El Auditor General debe establecer y regular a lo interno de la Auditoría un marco general para administrar el manejo de las relaciones y coordinaciones con el Ministro, Viceministro y titulares subordinados, y otras instituciones.



En cuanto al Ministro, debe asesorarlo en materia de su competencia e igualmente advertir a la administración activa, sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones cuando sean de su conocimiento, a fin de proporcionar una gestión preventiva y así propiciar institucionalmente el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que rigen la función pública y la protección del patrimonio.



El Auditor Interno tendrá total independencia para la comunicación e intercambio de información con la Contraloría General en el ejercicio de sus competencias, así como con otros entes y órganos de control externos en que la ley así lo establezca. Sin perjuicio de la coordinación que al respecto deba darse, sin que ello implique limitación al respecto.




 




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Artículo 28. -Relaciones con la Asesoría Legal: La Asesoría legal está en la obligación de brindar el oportuno y efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que requiera la Auditoría Interna, a fin de establecer adecuadamente su ámbito de acción y atender sus necesidades de orden jurídico, conforme lo estipula el artículo 33, inciso c) de la Ley General de Control Interno




 




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Artículo 29. -Relaciones con otros profesionales o técnicos: En la Auditoría General podrán incorporarse profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la institución, para que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a las auditorías o actividades que realice.




 




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CAPÍTULO IV.



De los procesos y servicios de Auditoría



Artículo 30. -Planificación estratégica: La Auditoría General debe contar con la determinación de un proceso de planificación estratégica integral, el cual culmina en la formulación del plan estratégico, de acuerdo con las Normas para el ejercicio profesional en el Sector Público, emitidas por la Contraloría General.




 




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Artículo 31. -Planificación anual: Con fundamento en su planeamiento estratégico, lo que señala las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna y las Normas generales para la Auditoría Interna para el Sector Público, con respecto a la planificación anual y los lineamientos emitidos, en esa misma materia, por la Contraloría General; la Auditoría General formulará su plan anual de trabajo, el cual se constituirá en su marco de acción. El Plan Anual y sus modificaciones deben documentarse y comunicarse al Ministro y a la Contraloría General.




 




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Artículo 32. -Servicios de fiscalización: Dentro del ámbito institucional del Ministerio, la Auditoría General presta diferentes clases de servicios de fiscalización, los cuales deben darse con el debido cuidado profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales que rigen la función de Auditoría Interna en el Sector Público, se clasifican en Servicios de Auditoría y Servicios Preventivos.




 




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Artículo 33. - Servicios de Auditoría: Estos servicios se clasifican en:



a) Servicios de auditoría: Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría: financiera, de sistemas, operativa, gestión, cumplimiento, integral y estudios especiales de auditoría, con el propósito de evaluar la suficiencia y validez del control interno y la gestión operativa y sustantiva dentro del ámbito de competencia del Ministerio, se ejecuta conforme al marco legal y técnico.



b) Estudios especiales: comprenden el examen de aspectos de orden contable, financiero, presupuestario, administrativo, económico, jurídico o de cualquier otro ámbito de competencia de la Auditoría. Estos estudios pueden tener su origen en la programación de la Auditoría General así como por solicitudes del Ministro, de la Contraloría General, u otros Órganos competentes; denuncias relacionadas con el Ministerio; resultados de valoraciones o estudios propios de la Auditoría Interna.



El proceso de recepción de denuncias, formación de expediente, manejo confidencial de la información, admisibilidad de la denuncia, atención, traslado o archivo de la denuncia, comunicación y seguimiento al traslado cuando procede, debe regularse en un reglamento para la tramitación de denuncias presentadas ante la Auditoría General.



c) Relaciones de Hechos: son informes especiales derivados de los estudios de auditoría, denuncias, o solicitudes especiales del Jerarca o la Contraloría General. Se ajustarán en su contenido y proceso a las directrices que promulgue la Contraloría General de la República. Su comunicación debe ser escrita.



Sobre las relaciones de hechos, debe advertirse que durante su fase de elaboración y análisis, el párrafo segundo del artículo 6 de la Ley General de Control Interno extiende la confidencialidad y la restricción de acceso aún a las personas involucradas en las mismas, condición que cesa hasta que sea emitido y notificado el informe correspondiente, únicamente para las partes interesadas y sus abogados debidamente acreditados.




 




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Artículo 34. - Servicios preventivos: Los servicios preventivos que brinda la Auditoría General tienen su fundamento en el artículo 22 incisos d) y e) de la Ley General de Control Interno y las normas que rigen a las auditorías internas del Sector Público, son los siguientes:



a) Advertencia: Es un servicio dirigido al Ministro o a los titulares subordinados, referente a las posibles consecuencias sobre determinado proceder, riesgos en la gestión o actuación administrativa, cuando sea de conocimiento de la Auditoría. Se comunica por escrito e implica verificación posterior sobre lo actuado por la Administración Activa.



b) Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría en forma oral o escrita, a solicitud de la parte interesada, mediante el cual emite su criterio u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y que coadyuve a la toma de decisiones. Sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias.



c) Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias del Ministerio, así como otros libros que a criterio del auditor interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control Interno.




 




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Artículo 35. -Otros procesos de la Auditoría Interna. Formarán parte de la normativa técnica pertinente las políticas, prácticas y órdenes de la Auditoría General debidamente formalizadas sobre casos de desconcentración de competencias, seguimiento de disposiciones o recomendaciones, trabajos especiales de coordinación con la Contraloría General y Órganos de control, y otras asignadas por norma competente. En todos los casos considerando las competencias y funciones antes descritas.




 




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CAPÍTULO V.



De la comunicación de resultados



Artículo 36. -Comunicación de resultados: Los resultados obtenidos en la ejecución de las auditorías realizadas serán presentados al Jerarca y titulares subordinados responsables directos de los procesos por medio de una conferencia final, de previo a su comunicación oficial, con el propósito de exponer los resultados, conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría.



De lo acordado en la reunión, la Auditoría General documentará por medio de un acta que resuma las observaciones más importantes y se indicarán los compromisos asumidos, lo cual se deberá valorar de manera objetiva de previo a emitir el informe final. Los participantes deberán firmar el acta.



Se exceptúa de esta conferencia los resultados relativos a las denuncias, relaciones de hecho, servicios preventivos y otros servicios de auditoría que la normativa contemple.




 




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Artículo 37. -Informe y otras comunicaciones de la Auditoría: Producto de los procesos de auditoría, la Auditoría General presentará por escrito informes con recomendaciones, sujetas al proceso establecido en el capítulo IV de la Ley General de Control Interno y las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.



Los informes de los servicios de auditoría, parciales y finales, están sujetos al trámite y a los plazos que establecen los artículos que van del 36 al 38 de la Ley General de Control Interno, así como presuntas responsabilidades (Relaciones de Hecho), excepto aquellos que la Contraloría General determine, en las directrices que promulgue sobre este tipo de informes, que no están sujetos al trámite de conflicto por su naturaleza especial.




 




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Artículo 38. -Estructura de los informes: La estructura de los informes de auditoría se constituirá de aquellas partes que defina el Auditor General en concordancia con las normas emitidas por la Contraloría General y otras regulaciones aplicables.




 




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Artículo 39. -Recordatorio de plazos: La Auditoría Interna en sus informes u oficio de remisión, deberá realizar un recordatorio de los plazos dispuestos en la Ley General de Control Interno, que deben ser observados por el jerarca o los titulares subordinados para ordenar o resolver lo que corresponda.




 




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Artículo 40. -Programa e informe de seguimiento de disposiciones y recomendaciones: La Auditoría Interna formulará y ejecutará un programa de seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas y hayan sido acogidas por la Administración Activa, para determinar que se están aplicando en la práctica. En caso de que no se estén aplicando deberá informarlo al jerarca, con el propósito de que se determinen las causas de incumplimiento, para lo cual deben aplicar la normativa específica sobre el particular.




 




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Artículo 41. -Calidad en la Auditoría: La Auditoría General formulará un programa de aseguramiento de la calidad, de manera que pueda garantizar que los procesos y productos de esta auditoría sean realizados de conformidad con la normativa técnica y jurídica relacionada y bajo un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo. Sujeto a lo establecido en las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y las Normas generales de auditoría para el Sector Público y los lineamientos que emita la Contraloría General.




 




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CAPÍTULO VI.



Disposiciones finales



Artículo 42. -Responsabilidades y sanciones: El incumplimiento a lo dispuesto en el presente Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el Auditor General, Subauditor General y para los funcionarios de la Auditoría General, el Ministro, titulares subordinados y demás funcionarios del Ministerio, de conformidad con lo establecido en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno. La determinación de responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente, según las regulaciones internas y la normativa que resulte aplicable.




 




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Artículo 43. - Otras regulaciones internas. El Auditor General podrá emitir disposiciones a través de circulares o lineamientos internos, con el propósito de definir, detallar y adicionar lo dispuesto en este Reglamento, siempre y cuando no se contravenga lo establecido en las leyes y demás normativa aplicable a las Auditorías Internas.




 




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Artículo 44. -Derogatoria: Este reglamento deroga el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, Decreto Ejecutivo Nº 34070-RREE del 21 de setiembre de 2007.




 




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Artículo 45. -De la vigencia: Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial la Gaceta.



Dado en la Presidencia de la República. -San José, a los veintidós días del mes de agosto del dos mil diecisiete.



 




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Fecha de generación: 05/02/2023 08:57:42 a.m.
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