Artículo 2º-Nomenclaturas: En el contenido de este marco normativo, se utilizarán las siguientes nomenclaturas:

Concejo: Concejo de la Municipalidad del Cantón de Puriscal

Alcalde: Alcalde de la Municipalidad del Cantón de Puriscal

La Municipalidad: Municipalidad del Cantón de Puriscal.

La Proveeduría: El Departamento de Contratación Administrativa de la Municipalidad del Cantón de Puriscal.

Bodeguero: El bodeguero de la Municipalidad del Cantón de Puriscal.

CIA: Comité Institucional de Adjudicaciones.

LCA: Ley de Contratación Administrativa.

RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

CPCA: Código Procesal Contencioso Administrativo.

El Código: Código Municipal.

RRCAP: Reglamento de Refrendos de las Contrataciones de la Administración Pública.

SIAC INT: Se refiere a la hoja del procesador Excel, en la que se incorpora toda la información necesaria del concurso de contratación administrativa que se efectúa y que funge como control cruzado de información para efectos de la Ley de Control Interno.

SIAC CGR: Se refiere a la base de datos diseñada por la Contraloría General de la República a efecto de que todas las instituciones del Estado Costarricense incorporen vía Internet la información de compras institucionales, conocido como Sistema de Integración de la Actividad Contractual.

ORD: Programa de cómputo diseñado para la elaboración de las órdenes de compra, registro de proveedores y recibo de mercadería o servicios.

Comisión Institucional de Recomendación Adjudicaciones: Comisión que se encargará de recomendar la oferta más favorable para los fines de la contratación, la cual será nombrada por el Alcalde Municipal y deberá estar integrada por funcionarios que no tengan poder de decisión dentro de la contratación.

Artículo 3º-Alcance de este Reglamento: Este reglamento será aplicable -sin excepción-, a todos los funcionarios y a los procedimientos de contratación, así como en los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico interno o externo de bienes que promueva la Municipalidad, por medio de la Proveeduría y que se encuentran incorporados en el Manual de Procedimientos Financiero Contables, aprobado por el Concejo Municipal en Sesión Ordinaria 46, del 25 de noviembre de 2016 , en lo no previsto entrará a regir sustitutivamente el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo Nº 33411-H, del 27 de setiembre de 2006 y sus reformas, se excluye del mismo toda actividad de carácter laboral o de relación de empleo, servicios públicos y caja chica.

CAPÍTULO II

Funciones del Departamento de Proveeduría

Artículo 4º-Definición Funcional de la Proveeduría: La Proveeduría será el órgano competente para ejecutar los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios que interesen a la Municipalidad, así como para realizar los procesos de control y almacenamiento, mediante la Sección de Bodega, siendo esta última, parte orgánica de la Proveeduría Municipal, al igual que el almacén o almacenes actuales, o los que en el futuro organice la Municipalidad.

Artículo 5º-Funciones Específicas de la Proveeduría: La Proveeduría tendrá las siguientes funciones:

a) Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con la adquisición de bienes y/o servicios.

b) Atender consultas que formulen los funcionarios públicos o particulares siempre que sean relacionadas con sus funciones.

c) Administrar y supervisar eficiente y eficazmente los procesos de licitación, remate y contratación directa, desde el ingreso al Departamento de la solicitud de trámite (requisición de bienes y servicios), confección de la orden de compra, coadyuvar con la unidad ejecutora hasta el finiquito de la obra o entrega del bien y/o servicio.

d) Coordinar con la Contabilidad Municipal, el Despacho del Alcalde, la asesoría legal y la unidad solicitante del bien y/o servicio, todos los aspectos de control que garanticen la correcta aplicación de las normas y principios que regulan el proceso de contratación administrativa.

e) Efectuar los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje de los materiales y suministros importados, cuando corresponda.

f) Elaborar el cuadro comparativo de ofertas en conjunto con la unidad ejecutora promovente del concurso o en su defecto con la Comisión Institucional de Recomendación de Adjudicaciones.

g) Dictar, en concurso con la unidad ejecutora o la Comisión Administrativa de Adquisiciones, según corresponda, la recomendación de adjudicación (no vinculante para el órgano decisor), declaratoria de desierto en los procedimientos de contratación administrativa de escasa cuantía, de conformidad con el reglamento que rige esta materia y en cuánto esta función le sea delegada formalmente por el señor Alcalde,

siguiendo las disposiciones pertinentes emanadas en el Código Municipal y la Ley General de la Administración Pública.

h) Preparar para la firma del señor Alcalde, las solicitudes ante la Contraloría General de la República, para la autorización de contrataciones directas o para promover un proceso de contratación y todos aquellos oficios relacionados con los procedimientos de compra.

i) De conformidad con los supuestos estipulados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, elaborar la resolución de los recursos de objeción, revocatoria y/o apelación, en plena coordinación con la asesoría jurídica y el encargado del contrato, QUIEN DEBERÁ PRESENTAR UN INFORME DE LA MATERIA RECURRIDA, así como responder las audiencias de la Contraloría General de la República en esta materia.

En ambos casos los recursos deberán ser firmados por el representante legal de la municipalidad.

j) Coordinar lo pertinente con las otras unidades administrativas internas, cuando así lo requiera, para que se tomen las acciones apropiadas que en derecho correspondan, observándose en tal caso, las normas y trámites del debido proceso, en situaciones tales como incumplimientos por parte de los contratistas, resoluciones o modificaciones contractuales, ejecución de garantías, sanciones administrativas, reclamaciones de orden civil o penal, igualmente las sanciones a proveedores externos.

k) Elaborar procedimientos o procesos internos, o manuales de éstos, que permitan la simplificación de la adquisición de los bienes y servicios, para que estos sean puestos en rigor ya sea vía circular o vía directriz, siempre que se encuentren ajustadas al Ordenamiento Jurídico.

l) Elaborar el programa de Adquisiciones integrado y sus modificaciones, de acuerdo con lo que se refiere al artículo 6º, de la Ley de Contratación Administrativa, con sustento en la información que le haya sido suministrada previamente por las diversas unidades ejecutoras de la Municipalidad por intermedio del Alcalde Municipal de acuerdo con su Plan Operativo Anual y correspondiente Expresión Financiera.

m) Colaborar con la unidad ejecutora promovente, en el análisis de las ofertas recibidas, con base en los términos que contemple el cartel de los procedimientos de contratación y aplicar los parámetros de evaluación sobre la base de las ofertas técnica y legalmente elegibles.

n) Emitir el documento de ejecución presupuestaria denominado orden de compra.

o) Suministrar asesoría e información a la Unidad correspondiente, para la elaboración del documento de ejecución de pagos denominado nómina de órdenes de pago en lo que a materia de contratación administrativa se refiere.

p) Incorporar en el SIAC (Sistema Integrado de la Actividad Contractual), toda la información necesaria tal y como lo ha dispuesto la Contraloría General de la República, mediante la Resolución D-4-2005 y las que en lo sucesivo vaya a establecer regulando la materia.

q)Establecer un programa para la ejecución de las actividades internas de la proveeduría y su respectivo horario de manera tal que el servicio de asistencia que debe brindar el departamento se preste con eficiencia y eficacia, igualmente deberá diseñar los procesos internos para la ejecución de dichas actividades.

r) Elaborar las resoluciones que en materia de contratación deban ser conocidas o bien elaborar y firmar las resoluciones propias del giro de su actividad.

s) Dirigir y Administrar todas las bodegas institucionales, las cuales tendrán como función el control y la administración de los bienes ahí custodiados.

t) Constituir y mantener actualizado el Registro de Proveedores de la Municipalidad.

u) Para los bienes adquiridos, el encargado de Proveeduría será el responsable del registro de cada bien en el inventario de bienes, siendo cada unidad administrativa responsable de la custodia y control de los bienes que se adquieran.

v) Será además responsabilidad de la Proveeduría, en la persona del funcionario encargado de bodega, el registro custodia y control de los materiales que se trasladan al sitio de las obras de forma conjunta con los funcionarios encargados de cada proyecto.

u) Todas aquellas que hayan sido incorporadas en el Manual Descriptivo de Puestos elaborado por la Dirección General del Servicio Civil y debidamente aprobado por el Concejo Municipal y sus actualizaciones, así como el Manual de Procedimientos Financiero Contables de la Municipalidad de Puriscal.

Artículo 6º- Sobre el manejo de sistema de información de activos municipales.

El sistema de información de activos municipales será actualizado por el encargado de la Proveeduría o el funcionario de dicha dependencia que éste designe, de forma periódica cada seis meses.

CAPÍTULO III

Sobre la Adquisición de Bienes y Servicios

SECCIÓN PRIMERA

Planeación y Programación de Compras

Artículo 7º- Previo al inicio de la solicitud de adquisiciones de bienes o servicios y contratación de obras públicas, la unidad ejecutora o unidad solicitante, deberá cumplir con lo establecido en los artículos 7, 8 y 9 de la Ley de Contratación Administrativa, su reforma y artículos 8 y 9 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo Nº 33411-H, del 27 de setiembre de 2006. Satisfechos estos requerimientos legales, la Proveeduría procederá de acuerdo con lo estipulado en el artículo 10 del reglamento recién citado. Así.

A) Toda adquisición de bienes y servicios tendrá su origen en la planeación previa del trabajo a ejecutar por cada dependencia, es decir, que únicamente se podrán adquirir bienes y servicios para la realización de la actividad ordinaria de cada dependencia o de las obras o proyectos que hayan sido debidamente incorporadas en el Plan Anual Operativo (P.A.O.), y que hayan sido debidamente incorporadas en el cronograma a ejecutar el año siguiente, se exceptúa de esta disposición aquellas situaciones de emergencias originadas en caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobada o evidente y manifiesta. La evaluación de las adquisiciones se dará en forma trimestral de conformidad con la Ley de Control Interno.

B) Solicitud de bienes y/o servicios: Los procedimientos para las compras de bienes o la contratación de servicios, se originarán en la solicitud de necesidades presentadas por las dependencias interesadas al Departamento de Proveeduría. En dichas solicitudes deberá especificarse claramente al menos lo siguiente:

a) Programa anual de adquisiciones u construcción de obras desglosadas por mes, trimestre o semestre o por proyecto, y los perfiles respectivos. Así como el cronograma que contiene las fechas en que se requiere de los bienes y servicios para su cabal adquisición.

b) Descripción completa y detallada de la mercadería o servicio requerido, deberá ajustarse al diccionario de imputaciones de bienes y/o servicios del Ministerio de Hacienda.

c) Cantidad solicitada.

d) Costo estimado del bien y/o servicio a contratar.

e) Fecha probable del consumo del bien.

f) Duración probable del consumo del bien y/o servicio.

g) Justificación de la necesidad a satisfacer.

h) Estar contemplado en el Plan de Adquisiciones.

i) Las especificaciones técnicas del bien o términos de referencia del servicio, aprobadas por el funcionario responsable, según corresponda a cada área, incluido planos, croquis o levantamiento según cada caso lo amerite.

j) El aval de la Bodega en cualquier tipo de compras y el visto bueno del órgano técnico cuando se trate de equipo especializado.

k) Todo lo que consigne la fórmula de pedido.

l) Fin público.

m) Certificación de la Tesorería Municipal de la existencia de contenido presupuestario, o bien, constancia de la Oficina de Presupuesto Municipal en el sentido de que se llegará a contar con los recursos necesarios y suficientes en una próxima modificación presupuestaria o presupuesto extraordinario.

n) Y en el caso de Licitaciones Abreviadas o Públicas, las mismas deberán ser acompañadas del acuerdo del Concejo Municipal que acredite su correspondiente aprobación DE LA DECISIÓN INICIAL.

La Sección de Bodega o el Departamento de Proveeduría, devolverán las solicitudes que incumplan con uno o más de los requisitos indicados, en un plazo de tres días hábiles.

Artículo 8º-Formalidades del pedido: La respectiva solicitud de pedido, deberá estar suscrita por el jefe de la dependencia solicitante y contar con el visto bueno del superior inmediato, así como del responsable del Control de Presupuesto, quienes serán los responsables de verificar y justificar la efectiva necesidad del bien, servicio u obra.

Artículo 9º-Agrupación de los pedidos: La Proveeduría agrupará los pedidos de las diversas dependencias que versen sobre la misma clase de objetos, siempre que la naturaleza y circunstancias lo permitan, para ello fijará dos plazos al año para la recepción de pedidos con el objeto de lograr las mejores condiciones y evitar a la vez un fraccionamiento ilegítimo, para ello, las dependencias respectivas, deberán programar sus necesidades de manera tal que las contrataciones inicien en el plazo fijado. Esos plazos serán fijados por la Proveeduría mediante la emisión de circulares, así, la Proveeduría tendrá la potestad de devolverlos sin tramitar, cuando el mismo implique violentar la normativa de contratación vigente. Se exceptúan aquellas contrataciones que se originen en un presupuesto extraordinario o modificación presupuestaria, las cuales serán programadas luego de aprobado dicho presupuesto o modificación.

Artículo 10º-Requisitos Previos: Previo a la requisición o a la decisión inicial de contratación, la unidad usuaria o, en su defecto, quien ejerza el ejercicio del Control de Presupuesto, determinará la existencia de la partida presupuestaria (contenido), siendo requisito indispensable en el caso de las decisiones iniciales se indique expresamente los recursos presupuestarios, con que se atenderán las obligaciones derivadas de la contratación, esto mediante el aporte de la correspondiente certificación emitida por parte de la TESORERÍA MUNICIPAL O DEL ÓRGANO AL QUE SE ASIGNE ESTA FUNCIÓN, en el caso específico de las requisiciones de bienes y servicios, dicha dirección impondrá un visto bueno a la requisición promovida por la unidad solicitante, aunque ello no implica la separación de recursos la cual se da únicamente al autorizar la Tesorería Municipal la respectiva orden de compra. La Tesorería Municipal estará en plena obligación de emitir un resumen del saldo operativo de las diferentes cuentas del presupuesto municipal de egresos.

Artículo 11º- Trámite para la satisfacción de necesidades particulares: Para atender una necesidad calificada o de naturaleza particular, se podrá iniciar el procedimiento de contratación sin contar con los recursos presupuestarios suficientes, previa aprobación de la Contraloría General de la República. Para lo pertinente, la Proveeduría, en coordinación con la unidad usuaria, determinará la necesidad de efectuar este procedimiento. En aquellos casos en que la ejecución se realice en varios períodos presupuestarios, el solicitante de la contratación deberá realizar las gestiones pertinentes ante el Alcalde Municipal y la Dirección de Hacienda, para asegurar la existencia del contenido presupuestario con el propósito de garantizar el pago de las obligaciones.

Artículo 12.-Inicio del procedimiento: Una vez que se cuente con la solicitud de compra o requisición de bienes y/o servicios debidamente confeccionada, con las especificaciones técnicas o términos de referencia aprobados y el contenido presupuestario correspondiente, la Proveeduría dará inicio al proceso de contratación respectivo.

Artículo 13.-Estimación de los procedimientos: Para la estimación de la contratación y determinación del procedimiento, se atenderá lo dispuesto en los artículos 27 y 31, de la Ley de Contratación Administrativa y las resoluciones que emita el ente contralor en materia de límites presupuestarios. Las adquisiciones de bienes y/o servicios de escasa cuantía se tramitarán con el formulario denominado "Requisición de Bienes y Servicios". Las adquisiciones de bienes y/o servicios u obras que encuadren dentro de los presupuestos del artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa para Licitación Pública y Licitación Abreviada se tramitarán mediante oficio de la jefatura de la unidad ejecutora promovente, previa autorización del Alcalde Municipal y del Director Administrativo o Administrador cuando exista este cargo, aunado a dicho oficio deberá adjuntarse el respectivo acuerdo de aprobación del Concejo Municipal. Además este oficio, deberá contener todas las especificaciones técnicas que se requieran, los perfiles debidamente firmados por el profesional responsable y el cronograma de ejecución de obras o reparación de maquinaria según sea el caso. Cuando se trate de emergencias, la adquisición de bienes y servicios se regirá por un procedimiento especial que será reglamento en forma independiente al presente reglamento.

Artículo 14. -Conformación del expediente: Una vez que se adopte la decisión de iniciar el procedimiento de contratación se formará un expediente, al cual se le incorporarán el pedido, el cartel definitivo, los estudios o perfiles de los proyectos previos, que motivaron el inicio de éstos cuando corresponda, y todas las actuaciones internas o externas relacionadas con la contratación, todo ello en el mismo orden en que se vayan presentando y debidamente foliado, este expediente deberá ser físico y paralelamente se conformará de forma electrónica o digital en el sistema de compras públicas, mismo que se conservara como mínimo durante cinco años posterior a la ejecución total del respectivo contrato o a la finalización del procedimiento de contratación respectivo. Cada funcionario que genere un documento que forme parte de la contratación deberá enviar copia a la Proveeduría dentro del plazo de veinticuatro horas.

Artículo 15.-Plan de Adquisiciones:

14.1. Los programas de Adquisiciones de cada año, deberán ser confeccionados por cada Departamento, Proceso o Subproceso, según sea el caso, y serán avalados por la Encargada de Presupuesto Municipal en ejercicio del Control de Presupuesto, los cuales deben ser remitidos al Departamento de Proveeduría, a más tardar, en la primera quincena del mes de septiembre del año anterior.

14.2. La Proveeduría consolidará los programas de Adquisiciones, conteniendo la información solicitada en el Artículo 7, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y coordinará la publicación en el Diario Oficial La Gaceta en el primer mes de cada período presupuestario.

14.3. Cualquier modificación al programa de Adquisiciones, deberá remitirse al Departamento de Proveeduría, mediante solicitud formal autorizada por el jefe de cada área, en la que consten las razones que motivan la modificación.

14.4. La Proveeduría no tramitará las necesidades no incluidas en el programa de Adquisiciones y sus modificaciones, en todo caso los funcionarios que promuevan un trámite de contratación, sin que la necesidad estuviere contemplada en el programa de Adquisiciones, quedarán sujetos al régimen disciplinario respectivo, según lo establecido en el Reglamento Autónomo de Trabajo, Código Municipal y supletoriamente en el Código de Trabajo.

14.5. Excepciones. Se establecen como excepción a lo estipulado en el artículo anterior, las siguientes:

a) Servicios de reparación de equipo.

b) Servicios artísticos y de alimentación para actividades específicas que así lo requieran.

c) Alquiler de equipo y mobiliario necesario para actividades específicas.

d) Servicios de publicidad, diseño, artes e impresiones gráficas.

e) Hotelería y hospedaje.

f) Servicios de agencias de viajes.

g) Reconocimientos y ofrendas florales.

A lo dispuesto en la presente norma, le será aplicable lo preceptuado en el artículo 7º, del presente cuerpo normativo.

SECCIÓN SEGUNDA

Principios Generales de Contratación Administrativa

ADEMÁS DE LOS PRINCIPIOS YA ESTABLECIDO EN LA LEY Y EL REGLAMENTO A LA LEY DE CONTRATACIÓN

ADMINISTRATIVA, SE DEBERÁ OBSERVAR LOS SIGUIENTES:

Articulo 16.-Principios

16.1 Seguridad Jurídica: Es derivado del anterior, puesto que al sujetarse los procedimientos de la contratación administrativa, a las reglas contenidas en las disposiciones normativas, se da seguridad y garantía a los oferentes de su participación.

16.2 Formalismo: En cuanto se exijan formalidades, éstas actúan a modo de controles endógenos y de auto fiscalización de la acción administrativa, de manera que no se tengan como obstáculo para la libre concurrencia.

16.3 Equilibrio de intereses: Es necesario que en estos procedimientos, exista una equivalencia entre los derechos y obligaciones que se derivan para el contratante y la administración, de manera que se tenga al contratista, como colaborador del Estado en la realización de los fines públicos de éste.

16.4 Principio de buena fe: En lo concerniente a la Contratación Administrativa, se considera como un principio moral básico que la administración y oferentes actúen de buena fe, en donde las actuaciones de ambas partes estén caracterizadas por normas éticas claras, donde prevalezca el interés público sobre cualquier otro.

16.5 Mutabilidad del Contrato: La Municipalidad -como gobierno local- cuenta con los poderes y prerrogativas necesarias para introducir modificaciones a los contratos, con el objeto de que cumplan con el fin público asignado, principio que contempla el artículo 14.1, del Reglamento de Contratación Administrativa.

16.6 Intangibilidad Patrimonial: La Municipalidad está siempre obligada a mantener el equilibrio financiero del contrato, haciendo que se cumpla con lo regulado expresamente en los artículos 18 y 19, de la Ley de Contratación Administrativa.

16.7 Control de los Procedimientos: Este principio se subdivide en: a) Control Jurídico, el cual tiene como propósito comprobar que ninguna entidad o funcionario, realice acto alguno o asuma conductas que transgredan la ley. b) Control Contable, que es el examen o juzgamiento de las cuentas de las dependencias y de los funcionarios que tienen a su cargo la administración de fondos y bienes municipales. c) Control Financiero, consiste en la fiscalización de la correcta percepción de ingresos y de la legalidad del gasto público. d) Control Económico, se realiza sobre la eficiencia y la eficacia de la gestión financiera, es decir, sobre los resultados de dicha gestión, la determinación del cumplimiento de las metas establecidas y el aprovechamiento óptimo de los recursos.

SECCIÓN TERCERA

Procedimientos de contratación

Artículo 17.-El Cartel: De conformidad con lo establecido en los artículos del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, será elaborado por la Proveeduría Municipal, con lo insumos proporcionados por la unidades usuarios y los encargados del contrato.

17.1 El Departamento de Proveeduría, elaborará los carteles de licitación respectivos y los pliegos de condiciones de contratación directa cuando se requiera, para lo cual, en las especificaciones técnicas incorporará todos los detalles suministrados por la unidad usuaria en la decisión de inicio, los cuales deben ser sometidos a revisión y aprobación de la unidad solicitante y del Alcalde Municipal, en el caso de las licitaciones abreviadas, y del Concejo Municipal en el caso de las licitaciones públicas, El cartel será aprobado por el Alcalde Municipal y el encargado del contrato. En las compras de menor cuantía se tramitará la requisición de bienes y servicios, con la firma de la requisición por parte del solicitante y del visto bueno de la jefatura de dicha unidad.

17.2 La Proveeduría Institucional elaborará el cartel o el pliego de condiciones partiendo siempre de las especificaciones técnicas que le sean suministradas por la unidad solicitante, las cuales deberán detallarse al máximo posible de manera que no induzca a error alguno en la contratación.

Artículo 18.-Criterios de Evaluación: La dependencia o unidad ejecutora solicitante indicará en la requisición de bienes y servicios o en oficio específico, el pedido de artículos, las especificaciones técnicas y los criterios que se considerarán para la calificación técnica de las ofertas, con sus respectivos parámetros y escalas de evaluación, dentro de éstos, podrán incluirse aspectos tales como experiencia, tiempo de entrega, garantías y otras condiciones propias de la naturaleza de la contratación. Asimismo, la calificación mínima para que una oferta pueda resultar adjudicada, no podrá ser inferior a 70 sobre 100, al ponderar cada uno de los factores a evaluar. Todo lo anterior debe ser incluido en el cartel.

Artículo 19.-Invitación a participar: La Proveeduría dará divulgación al cartel, según el procedimiento ordinario de que se trate y por los medios definidos en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, según corresponda, por lo general se acudirá al sistema de compras públicas del Estado, al cual se adhiera esta municipalidad por la vía de acuerdo municipal y firma de los respectivos documentos, sin perjuicio de cualquier otra publicación facultativa que la administración contratante considere necesaria en cualquier otro medio físico o electrónico.

Artículo 20.-Modificaciones al cartel y prórrogas en tiempos para recepción de ofertas: Este apartado se regirá por lo preceptuado en el artículo 60 siguientes y concordantes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Las modificaciones a las condiciones y especificaciones del cartel, serán divulgadas por los medios electrónicos que tenga a su disposición la Municipalidad de Puriscal, ya sea página web oficial, blog o SICOP.

Artículo 21.-Recepción y apertura de ofertas: Las ofertas deberán presentarse en el lugar o medio que así se indique, a más tardar en la fecha y hora señaladas en el cartel para la recepción y apertura, de tratarse de un procedimiento por medio físico serán entregadas en un sobre cerrado en el que se consigne como mínimo, número y nombre del concurso para el cual se está ofertando, así como el nombre o razón social de la persona física, o jurídica que presenta la propuesta. Deberá estar acompañada de los demás documentos y atestados solicitados por el cartel respectivo, caso contrario, se estaría efectuando la apertura a través de SICOP-MER LINK.

De la apertura, se levantará un acta a cargo de la Proveeduría, en la que se consignará, fecha, hora, lugar y funcionarios presentes designados a ese efecto; los oferentes o sus representantes podrán intervenir en el acto y hacer observaciones generales, reservando sus solicitudes concretas para el momento establecido en el procedimiento. Adicionalmente, se hará constar número y objeto del concurso, nombre o razón social de los oferentes, indicando el número de cédula de identidad o cédula de persona jurídica, entre otros.

Necesariamente, deberán participar al menos tres integrantes de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones y el director o jefe de la unidad solicitante a quien reciba autorización de éste para que lo represente.

Lo expuesto en este artículo, será aplicable en los procesos de contratación directa en lo que corresponda.

Artículo 22. -Subsanación y aclaraciones a las ofertas: Este apartado se regirá por lo preceptuado en los artículos 80 y 81 Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Excepcionalmente, a solicitud del oferente y en casos debidamente justificados, la Proveeduría podrá prorrogar el plazo indicado hasta por un periodo igual.

Artículo 23.-Estudio y valoración de ofertas: Este apartado se regirá por lo preceptuado en los artículos 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89 y 90 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

No obstante lo anterior, la Proveeduría para licitaciones públicas, abreviadas y compras o contrataciones directas, estudiará y seleccionará las ofertas con el apoyo técnico de la dependencia usuaria o competente y la asesoría jurídica de la Municipalidad de Puriscal, dentro de los plazos establecidos al efecto. La resolución de recomendación de adjudicación, se dictará dentro del plazo establecido en el cartel, a falta de estipulación expresa en el mismo, se efectuará dentro de los plazos fijados en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

Artículo 24.-Recomendación de adjudicación: La recomendación de adjudicación se hará mediante resolución por parte de la Alcaldía Municipal al Concejo Municipal, deberá contener como mínimo lo siguiente: Resumen del objeto de la contratación y enumeración de las ofertas recibidas, una síntesis del estudio técnico y el estudio legal, recomendación de aquella o aquellas ofertas, que de conformidad con lo dispuesto en el cartel respectivo, resulten ganadoras de las contrataciones promovidas, contendrá además las principales condiciones que regirán en un eventual contrato. En el caso de las licitaciones abreviadas y de las licitaciones públicas, la recomendación se enviará al alcalde municipal y éste las trasladará al Concejo Municipal, que en estos dos casos será el responsable de dictar la Adjudicación o la decisión correspondiente de acuerdo a la ley y al reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa, las compras directas o de escasa cuantía estarán a cargo del Alcalde Municipal en cuanto a la adjudicación.

Artículo 25.- Escasa cuantía: En lo referente a la Contratación Directa por escasa cuantía, los plazos para convocar la recepción de ofertas, será de tres a cinco días hábiles máximo y el plazo para emitir la resolución de adjudicación será de diez días hábiles, contados a partir del acto de apertura. La adjudicación se emitirá atendiendo lo dispuesto en el Reglamento de Ingresos y Egresos de la Municipalidad de Puriscal y tendrá sustento en los criterios técnicos y legales emitidos por las instancias correspondientes y demás documentos del expediente administrativo de la respectiva contratación. Los encargados de emitir el Acuerdo o Resolución de Adjudicación, podrán apartarse de los criterios técnico y jurídico, dejando constancia expresa y razonada en el expediente respectivo y tomando como base a esos efectos, otro criterio de la misma naturaleza, el cual deberá ser agregado al expediente, en todo caso se realizará de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo 136 del RLGCA.

El responsable de dictar la adjudicación es el alcalde municipal o el funcionario competente, mientras esta función sea debidamente delegada.

Artículo 26.-Comunicación: Tratándose de Contrataciones Directas de Escasa Cuantía, la Proveeduría Municipal será la encargada de comunicar las resoluciones de adjudicación dentro de los plazos y parámetros previstos en el Reglamento General de Contratación Administrativa. En el caso de las licitaciones públicas y abreviadas, corresponderá a la Secretaría Municipal efectuar la notificación del acuerdo dictado por el Concejo Municipal.

Artículo 27.-Formalización Contractual: Los contratos se formalizarán en instrumento público o privado de conformidad con los requerimientos legales y cartelarios aplicables. Por la Municipalidad lo suscribirá el Alcalde y por el contratista, su apoderado o representante, debidamente acreditados, constaran en documento formal contractual las contrataciones cuando resulte imprescindible para el correcto entendimiento de los alcances de los derechos y las obligaciones contraídas por las partes; cuando por seguridad jurídica en razón del objeto sea necesario, tales como obra pública, contratos de ejecución continuada, entre ellos, arrendamiento y servicios; o cuando por disposición de la Contraloría General de la República en razón de sus labores de fiscalizador de la Hacienda Pública así lo requiera.

Artículo 28.-Dependencia encargada de la elaboración de contratos: La dependencia encargada de elaborar contratos, será la Proveeduría Municipal. La aprobación interna será otorgada por el profesional en derecho que funja como abogado de la municipalidad, todo de conformidad con el Reglamento de Refrendos que la Contraloría dicte al efecto. Estas dos dependencias, velarán porque en dichos instrumentos se incorporen al menos las siguientes disposiciones: precio, tiempo de entrega, forma de pago, características técnicas del objeto contratado y cualquier otro aspecto atinente.

Artículo 29.-Otras modalidades de formalización: Esta formalización podrá omitirse si de la documentación originada por el respectivo procedimiento de contratación, resultan indubitables los alcances de los derechos y las obligaciones contraídas por las partes, en este caso, el documento de ejecución presupuestara denominado orden de compra, constituirá instrumento idóneo para continuar con los trámites de pago respectivos, todo bajo la responsabilidad del funcionario que la emite.

SECCIÓN CUARTA

Garantías

Artículo 30.-Disposiciones sobre Garantías de Participación:

30.1 En las licitaciones públicas y abreviadas, obligatoriamente y en los demás procedimientos, facultativamente, se exigirá a los oferentes, una garantía de participación que se rendirá electrónicamente, cuyo monto se definirá en el cartel entre un uno y un cinco por ciento del monto total ofertado, deberá tener una vigencia mínima de un mes contado, a partir de la fecha máxima establecida para dictar el acto de adjudicación.

30.2. Los documentos aportados como Garantía de Participación, deben ser presentados en el Departamento de Tesorería Municipal, antes de la hora de apertura de las ofertas, la Tesorería emitirá los comprobantes de recibo de la garantía en los tantos que sean necesarios.

30.3. Es competencia del Departamento de Tesorería, en coordinación con la Proveeduría, autorizar la devolución de las garantías de participación. No obstante, la custodia, y comprobación oportuna de vencimientos corresponderá a la Tesorería Municipal quien avisará con la debida antelación a la Proveeduría del acaecimiento de los plazos fatales de vencimiento para su oportuna comunicación y renovación.

Artículo 31.-Disposiciones sobre Garantías de Cumplimiento: Las garantías de cumplimiento serán devueltas, dentro de los veinte días hábiles siguientes, a la fecha en que la Municipalidad haya realizado la recepción definitiva del objeto contratado, de lo cual deberá quedar constancia en el expediente. En los carteles de licitación podrá establecerse la posibilidad de devoluciones parciales. Siempre que al efecto se haya cumplido con el objeto de la contratación. En cualquiera de los casos, para efectuar la devolución de las garantías, el encargado del contrato deberá otorgar un visto bueno por escrito y por parte de la Proveeduría Municipal se procederá a emitir una resolución autorizando a Tesorería Municipal efectuar la devolución.

SECCIÓN QUINTA

Recursos

Artículo 32.-Recurso de objeción al cartel: Cuando se presente un Recurso de Objeción al Cartel, cuya resolución sea competencia de la Contraloría General de la República, la Proveeduría, a instancia de dicho ente, remitirá dentro del plazo conferido para tal efecto, el expediente de la contratación incluido el criterio de la administración representada por el alcalde municipal, en cuanto a la impugnación presentada.

La Proveeduría, si así fuere procedente, solicitará a la unidad gestionante o a cualquier otra dependencia, toda la información que se requiera con el fin de satisfacer el pedimento del ente contralor.

La unidad gestionante del pedido, o a la que se le hubiese requerido criterio, deberá remitir dentro del plazo previsto por la Proveeduría, la información solicitada.

Corresponde al Jefe del Departamento de Proveeduría, elaborar el oficio de respuesta del recurso interpuesto el cual deberá ser firmado por el alcalde municipal, salvo que la Contraloría expresamente disponga algo diferente.

Artículo 33.-Recurso de objeción al cartel en la licitación abreviada: La Proveeduría será el órgano competente para tramitar la impugnación al pliego de condiciones, que llegase a presentarse en el procedimiento de licitación abreviada en concurso con el encargado del contrato quien deberá rendir un informe al respecto. En caso que el recurso se interponga ante una dependencia diferente a la Proveeduría, el titular de la dependencia remitirá la documentación a la misma dentro del día hábil posterior a su recibo.

De requerirse, la Proveeduría, dentro del plazo que al efecto defina, podrá contar con la asesoría de la unidad gestionante, dentro del ámbito de sus competencias, a efecto de disponer de los dictámenes técnicos y jurídicos pertinentes.

De acogerse parcial o totalmente el recurso, la Proveeduría, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes posteriores a la comunicación al recurrente, modificará en los términos respectivos el cartel y gestionará la divulgación correspondiente, con el respectivo ajuste en los plazos para la recepción de ofertas, cuando así se requiera.

La Proveeduría se ajustará a los plazos establecidos en los artículos 170 y 171 del Reglamento de Contratación Administrativa.

Artículo 34.-Recurso de apelación: En el caso de recursos de apelación interpuestos contra el Acto de Adjudicación, dentro del plazo que señale la Contraloría General de la República, la Proveeduría remitirá -debidamente foliado- el expediente administrativo de la licitación y apercibirá por escrito a los oferentes a efecto de que mantengan o restablezcan la vigencia de las ofertas y de las garantías de participación.

Una vez notificado el auto inicial emitido por la Contraloría General de la República, la Proveeduría remitirá a la unidad gestionante de la contratación, la documentación correspondiente a efecto de que procedan con el estudio y análisis de los alegatos del apelante. Ésta, con el visto bueno de su titular, presentará ante la Proveeduría, el informe respectivo en el transcurso de los dos (2) días hábiles siguientes. La Proveeduría, una vez que cuente con los alegatos requeridos y a más tardar el quinto día hábil posterior a la notificación del auto inicial, enviará a la Contraloría General de la República, las argumentaciones solicitadas, salvo que la Contraloría General de la República establezca un plazo distinto.

Artículo 35.-Recurso de revocatoria: Tratándose del recurso de Revocatoria contra el acto de adjudicación, una vez recibido el mismo, la dependencia ante la que haya sido presentado, deberá remitirlo de inmediato a la Proveeduría, en razón de ser ésta la dependencia competente para tramitarlo.

Corresponderá al órgano que dictó el acto final valorar y resolver sobre la Admisibilidad y/o Improcedencia manifiesta de estos recursos. Si el recurso resulta manifiestamente improcedente, la Administración por medio de la Proveeduría, deberá resolver y notificar su decisión al gestionante en el término de dos días hábiles. Si el recurso se acoge, el órgano o dependencia que haya dictado la adjudicación, deberá resolver con el apoyo de criterios técnicos y jurídicos dentro de los quince días hábiles siguientes a su presentación. Lo que resuelva dicho órgano o dependencia, agotará la vía administrativa.

SECCIÓN SEXTA

Ejecución contractual

Artículo 36.-Recepción de obras, bienes y servicios: La recepción de bienes y obras, deberá quedar consignada en un acta, la cual será levantada para cada procedimiento de contratación por separado, conforme lo establece el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. La responsabilidad de realizar dicho levantamiento, recaerá sobre el encargado del contrato, apoyado por una comisión especial con integrantes de la Administración, Concejo cuando éste lo disponga así y técnicos o profesionales especializados en la materia respectiva, ésta Comisión deberá ser nombrada por el Alcalde Municipal y estará conformada por cinco miembros, la misma deberá llevar un control consecutivo de las recepciones que realiza durante cada año calendario. En lo relativo a bienes, la dependencia encargada del levantamiento de las actas, será el encargado de la Bodega Municipal, quien dependiendo de la naturaleza del objeto contratado, deberá contar con la colaboración de los funcionarios especializados que sean necesarios, a efecto de respaldar debidamente los intereses de la Institución en el acto de recepción.

Para la recepción de obras, el encargado de realizar el levantamiento de las actas respectivas, será la dependencia designada como órgano técnico responsable de la misma. Al igual que para la recepción de bienes, las actas deberán llevarse de forma consecutiva para cada procedimiento de contratación adjudicado.

La numeración consecutiva deberá responder al trabajo que se realice durante cada año calendario. Todas las actas originales deberán ser remitidas a la Proveeduría a más tardar dentro del tercer día de su levantamiento, dicha dependencia deberá darle el trámite respectivo e incorporarlas al expediente de que se trate.

Artículo 37.-Recepción de bienes: Para la recepción de bienes, el encargado de la Bodega Municipal será el responsable del levantamiento del acta respectiva si la compra es sencilla podrá utilizar la orden de compra que se haya emitido, en la cual deberá consignarse como mínimo: cantidades, calidades, características y naturaleza de los bienes. Adicionalmente, se dejará constancia de cualquier otra información que se estime necesaria, o pertinente para el adecuado respaldo de los intereses de la Institución. El acta deberá ser suscrita por el representante de la Municipalidad, en este caso, el funcionario de la Bodega que al efecto se designe y por el contratista, o el representante que éste haya designado.

Cuando deban recibirse bienes, cuya naturaleza requiera de la valoración de técnicos especializados para el adecuado respaldo de los intereses de la Institución, el Bodeguero deberá coordinar con la Proveeduría Municipal y la dependencia que corresponda, a efecto de que se designe él o los funcionarios que deban participar de tal recepción, dicha designación será obligatoria para la dependencia especializada de que se trate y esos funcionarios deberán suscribir el acta de recepción levantada, junto con las personas indicadas en el párrafo anterior.

Igual obligación de coordinación y levantamiento de actas, deberá observarse para aquellos casos en que se haya pactado la recepción del objeto del contrato, por entregas parciales.

Artículo 38.-Contratación de servicios: Tratándose de la contratación de servicios, dada la periodicidad con que los mismos serán recibidos, la dependencia solicitante y designada como órgano técnico responsable, durante la etapa de ejecución, deberá realizar informes periódicos de la prestación del servicio.

En dichos informes deberán ser consignadas las condiciones en que se recibe el servicio, así como la satisfacción o cumplimiento de lo pactado. Esos informes periódicos deberán ser remitidos a la Proveeduría para que les dé el trámite respectivo y los anexe al expediente de la contratación de que se trate. El órgano técnico correspondiente, deberá coordinar con la Proveeduría, las situaciones que durante la ejecución contractual pudieran desembocar en el establecimiento de una eventual sanción, resolución o rescisión del contrato. La frecuencia con que deban elaborarse dichos informes, dependerá de la modalidad fijada para la prestación del servicio y deberán enviarse a la Proveeduría, a más tardar dentro del tercer día de haber recibido la prestación del servicio.

Artículo 39.-Recepción de obras: Se llevarán a cabo dos tipos de recepción: Una provisional, por realizarse como máximo 15 días después de que el encargado de la obra haya notificado por escrito la finalización de las obras de construcción, así como el día y hora propuestos para hacer la entrega a quien corresponda y otra definitiva, por efectuarse, como máximo, dos meses después de la fecha de la recepción provisional, salvo que en el cartel se haya indicado un plazo diferente.

En ambos casos, previa revisión de la obra, la parte técnica a cargo elaborará un acta de recepción, donde se indicará cómo se desarrolló el proceso constructivo y la condición en que se recibe la obra; para la recepción provisional se indicará al menos, si ésta se recibe a satisfacción o bajo protesta, en cuyo caso se señalarán las causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas posteriormente a la recepción definitiva el encargado del contrato emitirá un finiquito de la obra; en el acta de recepción definitiva se señalará como mínimo lo siguiente:

1. Un resumen de los aspectos señalados en el acta provisional.

2. Si la ejecución fue total o parcial.

3. Si se efectúo en forma eficiente o deficiente (en este caso señalar porqué).

4. El plazo empleado en la ejecución, incluyendo prórrogas.

5. Si hubo sanciones o se ejecutaron las garantías.

6. Si las obras se reciben a satisfacción o bajo protesta y en este último caso, las razones para que sea así.

7. La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.

8. El monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de avance de obra, ajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la recepción es parcial (si la recepción es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas).

En todo caso, para el control y ejecución de las obras impulsadas por la Municipalidad, resultarán de acatamiento obligatorio, las disposiciones contenidas en los manuales y demás normativa que al efecto emita la Contraloría General de la República.

Artículo 40.-Vicios ocultos, responsabilidad disciplinaria y civil en la ejecución de obras: El hecho de que la obra sea recibida a satisfacción en el acto de recepción oficial, no exime al constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si éstos afloran durante los diez años posteriores a la fecha de la recepción definitiva. Por otra parte, la Administración tiene un período de cinco años para reclamar al contratista la indemnización por daños y perjuicios, plazo que también se aplica cuando el funcionario designado por ella para hacerse cargo de la obra, también haya incurrido en responsabilidad civil; la responsabilidad disciplinaria por faltar a sus obligaciones durante la ejecución de la obra, prescribe a los cinco años después de haberse efectuado la recepción. según los criterios dispuestos en el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428.

Artículo 41.-Modificaciones a los contratos: La Municipalidad podrá aumentar o disminuir para un contrato los montos y cantidades en las condiciones señaladas en el artículo 12, de la LCA y 208, del RLCA.

En todo caso, deberá elaborarse un documento ADENDA en el caso de las modificaciones contractuales, documento que deberá ser incorporado al SIAC.

Artículo 42.-Prórrogas en plazos de entrega: La prórroga en la ejecución de los contratos se regirá por lo dispuesto en los artículos 198 siguientes y concordantes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. La valoración y aprobación de ésta, la efectuarán conjuntamente el superior de la unidad gestionante, el jefe de la Sección de Bodega y el Proveedor Municipal. Todo lo actuado, deberá quedar debidamente documentado en el expediente administrativo del concurso. Cuando el contrato haya sido refrendado por la Contraloría General de la República, a efectos de prorrogar su plazo, se elaborará un adéndum, el cual será remitido al ente contralor para su respectivo refrendo.

SECCIÓN SÉTIMA

Del precio y pago

Artículo 43.-Precio: Los precios cotizados deberán ser firmes, definitivos e invariables durante el período de vigencia de la oferta; expresados en números y letras coincidentes. En caso de discrepancia, prevalecerá lo expresado en letras. Asimismo, de existir diferencia entre los montos unitarios y totales, prevalecerá el monto más bajo.

Los precios podrán cotizarse en colones costarricenses o en la moneda definida en el cartel.

Aquellos materiales que sean cotizados en contratos de obra, como materiales de importación y que posteriormente sean comprados en plaza, serán cancelados contra presentación de la factura del proveedor nacional. El monto a cancelar no deberá superar lo cotizado en moneda extranjera y no incluirá los impuestos que hubiesen correspondido a la nacionalización de este producto.

Cuando los productos ofrecidos sean de importación y el oferente sea una firma domiciliada fuera del territorio nacional, el cartel o términos de referencia establecerá los incoterms que permitan determinar los elementos que componen el precio, por lo que será obligatorio para todo oferente cotizar en la forma solicitada, en caso de omisión, la Administración procederá a descalificar la oferta.

Tratándose de productos en plaza, la oferta deberá indicar siempre el precio y la naturaleza de los impuestos que la afectan. Su omisión tendrá por incluido en el precio cotizado los impuestos que lo gravan.

Artículo 44.-Forma de pago: Los pagos a proveedores y a los arrendatarios se harán contra la prestación del servicio, recepción de bienes o avance de la obra, a entera satisfacción de la Municipalidad de Puriscal, resultando absolutamente nula cualquier estipulación en contrario.

En contratos continuados de servicios, los pagos se harán mensualmente contra el avance en la prestación de los mismos, salvo que el cartel estipule otra diferente, recibidos a entera satisfacción de la Municipalidad de Puriscal. En contratos de arrendamiento se pagará por mes vencido.

En las contrataciones de obra, el cartel o términos, podrá establecer que se concederán en forma excepcional anticipos durante la ejecución de la obra, con el objeto de cubrir parte de los costos directos de los renglones de trabajo. Dicho anticipo en ningún caso podrá ser superior al (15%), del monto contratado para el componente local. Todo anticipo de pago, debe ser respaldado en su totalidad por el contratista, con una garantía colateral e incondicional que deberá cumplir con las formalidades y requisitos establecidos en el Reglamento General de la Contratación Administrativa. De aprobarse un anticipo quedará obligado el inspector del contrato, para deducir de cada uno de los pagos, el porcentaje correspondiente al anticipo realizado.

El funcionario que ejecute un pago en contravención de estas disposiciones, incurrirá en responsabilidad laboral y patrimonial al igual que el funcionario que, careciendo de motivo, retenga un pago a un proveedor determinado. Para tal efecto, el órgano fiscalizador notificará al Despacho del Alcalde, el cual gestionará las acciones disciplinarias pertinentes, mediante la aplicación del debido proceso.

Artículo 45.-Trámite de pago: Los bienes en plaza se pagarán contra entrega y la presentación de facturas en la Bodega Municipal. Para servicios o contratación de obra, se pagará contra factura presentada por el contratista al órgano supervisor del proyecto, o al inspector del contrato, que se encargará de darle trámite de acuerdo con los procedimientos establecidos que el bien o servicio fue recibido satisfactoriamente y que el contratista haya cumplido con lo pactado.

Tratándose de contratos para suministro de bienes, de previo al trámite de pago, se constatará la correcta recepción de la prestación contractual, observando al respecto, las disposiciones contenidas en el artículos 195, 196 y 197 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

En los contratos formalizados en moneda extranjera y que sean pagaderos en colones, se utilizará el tipo de cambio promedio vigente en el mercado, al momento de hacerse efectivo el pago por parte de la Municipalidad de Puriscal, siempre y cuando el adjudicatario no haya incurrido en mora por entrega tardía, en cuyo caso se descontarán los días de atraso para computar el tipo de cambio a utilizar a los efectos que la paridad cambiaria a referenciarse, sea la que corresponde a la ejecución contractual normal.

Cuando se trata de compras al exterior, para su pago se seguirán las normas y costumbres del comercio internacional.

Artículo 46.- Procedimientos diversos a ejecutar.

1. Procedimiento de adquisición de bienes y servicios de escasa cuantía.

a. El Despacho del Alcalde Municipal en la segunda semana del mes de diciembre, informará por escrito a las diversas unidades ejecutoras, cual es el monto asignado a cada una, para cada renglón presupuestario, según el Plan Anual Operativo que sometieron a consideración del Alcalde, para el año económico que inicia.

b. La unidad ejecutora elaborará, con las formalidades establecidas en este reglamento, la requisición de bienes y servicios, al efecto indicará no sólo la disponibilidad presupuestaria y el inicio del procedimiento, sino el detalle del bien o servicio a adquirir con apego a los conceptos establecidos en el Clasificador de Bienes y Servicios del Ministerio de Hacienda. La requisición de bienes y servicios representa el documento de autorización que ha de incorporarse en el SIAC.

c. La Proveeduría Municipal recibe la requisición dejando constancia de la hora y fecha de recibido. Dentro del plazo de tres días valorará conjuntamente con el Bodeguero Municipal la solicitud y si esta no se ajusta a los requerimientos presupuestarios, legales o formales, la devolverá indicando el defecto adolecido. La unidad ejecutora podrá replantearla o sustituirla corrigiendo los defectos señalados, caso contrario se seguirá el trámite y se abrirá en el plazo de 24 horas.

d. La Proveeduría Municipal no recibirá requisiciones en cascada para comprar un mismo artículo durante un mismo trimestre, siempre que no se trate de una necesidad sobrevenida, por lo contrario, cada unidad ejecutora deberá planear su programa de adquisiciones evitando incurrir en el fraccionamiento, caso contrario la Proveeduría Municipal, rechazará de plano o de oficio la requisición de bienes y servicios.

e. La Proveeduría Municipal, procederá al cuarto día a elaborar la invitación a proveedores externos para que presenten su oferta del bien o servicio requerido. Fijará en cuatro días hábiles, el plazo máximo para la presentación de ofertas, en casos de urgencia comprobada el plazo será de 24 horas. Dentro de las siguientes 48 horas (como máximo), la Proveeduría deberá incluir el procedimiento de contratación, tanto en el SIAC INT como en el SIAC de la Contraloría General de la República. Conforme avancen las etapas de la contratación así se ira accediendo el SIAC CGR para ingresar la información generada.

f. La Proveeduría Municipal en las contrataciones de escasa cuantía, adjudicará directamente el bien o servicio a aquel oferente o proveedor, teniendo en cuenta los factores precio, calidad y tiempo de entrega.

g. La Proveeduría Municipal, procederá a confeccionar la orden de compra respectiva en el sistema "ORD", en forma provisional por dos días y al tercero elaborará (si existe disponibilidad presupuestaria), la orden de compra definitiva, alternativamente podrá utilizar cualquier hoja de cálculo electrónico.

h. Una vez elaborada la orden de compra, la Proveeduría la remitirá al Despacho del Alcalde para la imposición de las firmas tanto de la Alcaldía o Dirección Administrativa como la de Tesorería, para lo cual se otorga un plazo de 48 horas. Luego de obtenidas estas firmas, el Despacho del Alcalde devolverá la orden de compra en todos sus tantos a la Proveeduría, para que ésta obtenga la firma del solicitante del bien y proceda de inmediato a entregar la original del documento al proveedor externo adjudicatario de la compra del bien o servicio.

i. Una vez aprobada la orden de compra por el Alcalde o quien designe en su sustitución y autorizada por la Tesorería, los datos de ésta deberán ser incluidos en el SIAC de la Contraloría General de la República (por medio de Internet), se entiende en contrataciones de menor cuantía que la aprobación presupuestaria otorgada por la Tesorería significa en sí misma el acto de adjudicación en el SIAC CGR.

j. Dado que el plazo máximo de ingreso de la información contractual al SIAC CGR, es de 48 horas, la Proveeduría en este acto, queda autorizada para contratar los servicios de Café Internet o similares a efecto de incluir dicha información, en aquellos casos en que razones ajenas a la Proveeduría Municipal impidan realizar dicho trabajo desde el computador de la oficina de proveeduría. La Proveeduría Municipal instaurará un horario diario para la incorporación de la información contractual en el SIAC.

k. Todos los bienes salvo casos calificados y debidamente justificados, como es el caso de la entrega en sitio donde se materializarán los proyectos, serán entregados en la Bodega Municipal, al efecto, el Bodeguero practicará una revisión de la mercadería para verificar cantidades y el estado de la misma y si se ajusta a las especificaciones de la orden de compra. Recibirá la copia de la factura del proveedor externo, hará los documentos correspondientes al ingreso y colocará la mercadería en la bodega según el orden de ubicación que defina el bodeguero en conjunto con el proveedor municipal. El bodeguero remitirá copia del documento de ingreso de la mercadería a efecto de que la Proveeduría haga la inclusión de los datos en el sistema "SIIM" (Sistema Integrado de Inventarios Municipales), o bien en cualquier hoja de cálculo electrónica, en forma alternativa.

l. El bodeguero municipal en conjunto con el proveedor diseñarán y establecerán los documentos de control de inventarios, tanto de existencias como de ingresos, egresos y del periodo de previsión de futuras compras.

Trimestralmente, y por la vía del correo electrónico; ambas unidades emitirán un reporte de existencia para que las unidades ejecutoras se mantengan informadas y prevean las nuevas adquisiciones o bien la necesidad de dotar de contenido presupuestario para la ejecución de sus tareas, esto sin demérito de que puedan consultar directamente el sistema en línea. Esta solicitud de mayor contenido presupuestario la tramitará la unidad ejecutora ante la Alcaldía Municipal.

m. Para efectos prácticos y de conocimiento, se establece la contratación de escasa cuantía en la suma equivalente a cuatro "salarios base" de conformidad con la Ley 7337 del 05 de mayo de 1993.

n. Se modifica el Reglamento de Ingresos y Egresos de la Municipalidad de Puriscal, publicado en La Gaceta No. 140 del 22 de julio del 2002, en los siguientes términos:

i. Artículo 16. Niveles de responsabilidad... Contrataciones de cuatro "salarios base" o menos: La orden de compra será firmada por el (la) asistente del Alcalde, Encargado de Hacienda (en su defecto), el Tesorero Municipal y por el funcionario que solicita el bien o servicio. No se requerirá acuerdo de pago por parte del Concejo Municipal. Se requerirá de un mínimo de tres cotizaciones o facturas proformas.

ii. Artículo 16. Niveles de responsabilidad. Contrataciones de monto menor al de las autorizadas para la Licitación Abreviada y mayor a cuatro "salarios base": La orden de compra será firmada por el Alcalde y el Tesorero Municipal y por el funcionario municipal que solicita el bien o servicio. No se requerirá acuerdo del Concejo Municipal, pero si un mínimo de tres cotizaciones (No proformas).

iii. Artículo 16. Niveles de responsabilidad.... Contrataciones de monto igual o mayor al de las autorizadas para la Licitación Abreviada: La orden de compra será firmada por el Alcalde y el Tesorero Municipal y por el funcionario municipal que solicita el bien o servicio. Para este caso si se requerirá acuerdo del Concejo Municipal.

iv. La nómina de órdenes de pago, será confeccionada en la Alcaldía Municipal, o en la Dirección Administrativa en su lugar. Ahora, según el primer caso (punto i), será firmada por el Asistente del Alcalde o Director Administrativo, el Contador y el Tesorero y se indicará quien la confecciona. El los subsiguientes casos (puntos ii y iii), dicha nómina será firmada por el Alcalde, Contador, Tesorero y por quien la confecciona.

Cada unidad firmante, deberá llevar el respectivo control y archivo de éstas. Por lo anterior, el documento se emitirá en original y tres copias.

o. Salvo casos de urgencia comprobada, caso fortuito o fuerza mayor, la Proveeduría Municipal, recibirá para trámite las requisiciones de bienes y servicios, como fecha última del año, el cuarto miércoles del mes de noviembre o bien el día hábil inmediato siguiente, en caso de que este cayese en día no hábil o se declare como tal. Los carteles de licitación o pliegos de condiciones los recibirá la Proveeduría Municipal, a más tardar el 16 de setiembre de cada año. Salvo que por acuerdo del Concejo Municipal, se disponga la conclusión de obras (únicamente), en el ejercicio económico del año siguiente, bajo la modalidad de compromiso.

2. Procedimiento de trámite de las nóminas de órdenes de pago.

a. La nómina de órdenes de pago es el documento que registra los datos relativos al cumplimiento de las obligaciones dinerarias contraídas por la municipalidad, y que reflejan la fecha de elaboración, la fecha de la factura, el número de la factura que se está pagando, la orden de compra que dio origen a la contratación, el nombre de la persona física o jurídica incorporada en el registro de proveedores y el monto que se le ha de cancelar por el bien o servicio adquirido. Este documento consta de original y tres copias con el respectivo número consecutivo.

b. La nómina de órdenes de pago originada en cualquiera de los procedimientos de contratación administrativa será elaborada por la Alcaldía Municipal o en su representación por personal de la Dirección Administrativa, con fundamento en la copia de la orden de compra y la copia de la factura que ha sido puesta a trámite. Salvo casos muy calificados la Alcaldía o la Dirección Administrativa no podrá tramitar pagos con fotocopias (copias fotostáticas) de facturas o de órdenes de compra. En los casos de tramitar con copia deberá efectuarse mediante una resolución administrativa a cargo del funcionario o unidad solicitante.

c. Las facturas deben presentarse de forma tal que se pueda constatar fácilmente a quién ha de pagarse, el número de factura, la fecha, la cantidad, la descripción del bien o servicio, el número de cédula de persona física o jurídica, la orden de compra a que corresponde y la firma de recibido del bien o servicio por parte del funcionario municipal respectivo.

d. La fecha última de elaboración de nóminas de órdenes de pago, se establece en cinco días del plazo fatal fijado para el recibo de las requisiciones de bienes y servicios, por lo que la entrega del bien o servicio deberá producirse dentro de ese plazo.

3. Procedimiento de trámite del SIAC.

a. El SIAC INT es una herramienta de apoyo de la Proveeduría Municipal para registrar toda la información de la actividad contractual que desarrolle la municipalidad. Además, se produce como herramienta de control interno que permita a la misma Proveeduría efectuar revisiones y comprobaciones periódicas de la información generada y de aquella que se incorpora al SIAC CGR, además, permite efectuar evaluaciones a la Auditoría Municipal, en un control cruzado con el expediente físico y con el SIAC CGR.

b. La información producida con motivo de la actividad contractual, debe ser incorporada diariamente en el SIAC, en el caso del SIAC CGR, regirán las reglas o lineamientos, disposiciones, etc., emitidas por la Contraloría General de la República mediante directrices o circulares.

4. Procedimiento de licitación abreviada y licitación pública.

a. En lo relacionado con los procedimientos de contratación administrativa por licitación abreviada o licitación pública, se autoriza a la Proveeduría Municipal a autorregular los horarios de elaboración de carteles, entrega de invitaciones a los potenciales oferentes, atención del público interno y externo, etc., todo dentro de lo preceptuado en el presente reglamento, en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Decreto No. 33411-H, Ley de Contratación Administrativa No. 7494 y su reforma producida por la Ley No.8511, y leyes supletorias, todo de forma tal que el procedimiento de contratación goce de un trámite preferencial.

b. Se autoriza a la Proveeduría Municipal para establecer los mecanismos de registro y control de los inventarios y bienes de la institución, así como se ubicación y distribución física.

5. Corresponderá a la Proveeduría levantar y actualizar dos veces al año el inventario general de activos.

Igualmente deberá establecer los mecanismos, métodos y previsiones para hacer un control efectivo de los requerimientos de materiales de la bodega, así como a establecer los formularios y sistemas que sean propicios para la emisión de reportes de existencias a las diversas dependencias.

Artículo 47.- Procedimiento para la atención de casos de ejecución inmediata en vías de comunicación.

Para la atención de casos de ejecución inmediata en vías de comunicación, la Unidad Técnica de Gestión Vial Municipal creará un expediente en el cual se aporte un perfil del caso a atender, acompañado de fotografías o cualquier otro medio que justifique la atención urgente en imprevisible, para lo cual la proveeduría municipal aplicará lo indicado en el artículo 139. K. del RLCA, pudiendo en todo caso de acuerdo a la planificación de la Unidad Técnica de Gestión Vial, previa solicitud podrá también realizar un procedimiento de precalificación para obtención de bienes y servicios para atender este tipo de situaciones.

Vigencia: Este reglamento entrará en vigencia una vez que sea aprobado por el Concejo Municipal mediante acuerdo en firme y publicado en el Diario Oficial La Gaceta, y deroga cualquier reglamento sobre el tema aprobado con anterioridad por la Municipalidad de Puriscal.

Acuerdo firme Nº041232017, de la sesión ordinaria 123, celebrada por el Concejo Municipal del Cantón de Puriscal, el 30 de noviembre del 2017.

Puriscal, 04 de diciembre del 2017.