Artículo 2º-El objetivo del teletrabajo es mejorar la calidad en el servicio al usuario, aumentar la productividad, reducir costos y brindar el mejor desarrollo laboral de los trabajadores de la institución, de acuerdo con las prácticas modernas.

Artículo 3º-La Comisión Institucional de Teletrabajo, es el equipo que coordina y administra la modalidad de teletrabajo en la institución y la responsable de asesorar en la planificación e implementación de acciones que impulsen el teletrabajo en las áreas de la institución de acuerdo con los objetivos y normativa establecida en el programa.

Artículo 4º-El teletrabajo puede realizarse bajo distintas modalidades: móvil (con el usuario, en el campo u otros), casa y lugares destinados para tal fin. Los funcionarios que ingresen a cada una de estas modalidades, deben hacer uso de las herramientas de videoconexiones e instalaciones que estén disponibles, por ejemplo: Telecentros, salas de videoconferencias, videoconferencias en PC, en telepresencia, reuniones virtuales, telefonía fija, celular, entre otras.

Artículo 5º-Los teletrabajadores mantienen todos los derechos y obligaciones establecidas en la normativa laboral vigente.

Artículo 6º-Todas las jefaturas y trabajadores relacionados directa o indirectamente con las personas que teletrabajen, deben colaborar en su gestión para que esta modalidad de trabajo cumpla con los objetivos fijados y la normativa asociada.

Artículo 7º-Los teletrabajadores mantendrán su centro de trabajo en el cual han sido contratados, independientemente del lugar donde realice las actividades, y esto no implica que la institucióndeba reconocer o mantener algún tipo de incentivo económico tal como pago de zonaje, viáticos, pasajes, entre otros.

Artículo 8º-Las actividades teletrabajables deben cumplir con las siguientes características:

i. Se pueden desarrollar fuera de la oficina sin afectar el normal desempeño de otros puestos y del servicio al usuario.

ii. Está asociada a objetivos claros y metas específicas que permiten la planificación, seguimiento y control.

iii. La supervisión es indirecta y por resultados.

iv. La comunicación se da fundamentalmente por medios telemáticos.

v. Los procesos y procedimientos claramente definidos.

vi. Deben tener indicadores para la medición de resultados.

Artículo 9º-Un puesto es considerado como teletrabajable parcial si al menos el 50% de sus actividades cumplen con todas las características definidas en el artículo 8.

Artículo 10.-Las actividades teletrabajables deben tener un carácter permanente, si por conveniencia institucional se decide realizar actividades de forma parcial o temporal, el tiempo y los recursos son consensuados entre el teletrabajador y su jefatura. Dependiendo de las posibilidades técnicas que ofrezca la institución, la conectividad y el equipo pueden ser aportados por el teletrabajador para cumplir con sus labores, siempre y cuando haya aceptación entre las partes. Dichas condiciones deben ser establecidas en el Convenio de Teletrabajo.

Artículo 11.-La institución mantendrá un programa de teletrabajo activo y se reserva la facultad de incorporar a sus trabajadores en esta forma de trabajo, dependiendo de las condiciones, actividades, la aprobación de pruebas psicométricas, la conectividad disponible y otros aspectos que estime pertinentes.

Artículo 12.-Los trabajadores incorporados al programa de teletrabajo, deben mantener las condiciones que justificaron su ingreso a éste, así como cumplir con todas las obligaciones y responsabilidades adquiridas. En caso de que surja alguna imposibilidad de mantener dichas condiciones, la jefatura del teletrabajador debe justificarlas ante La Comisión Institucional de Teletrabajo para analizar las nuevas condiciones con las instancias correspondientes.

Artículo 13.-Los funcionarios de nuevo ingresó contratadas en un puesto teletrabajable deben mantener las condiciones acordadas mientras se mantenga la relación laboral. En caso de que dichas condiciones cambien, se analizará la situación siguiendo el debido proceso por parte de la jefatura correspondiente.

Artículo 14.-La Institución puede dejar sin efecto la aplicación del Teletrabajo en aquellos puestos que lo estime necesario por razones de conveniencia institucional o incumplimiento del funcionario, en cuyo caso las personas que estén teletrabajando, deberán reintegrarse a su centro de trabajo una vez cumplido el debido proceso. En caso de las personas de nuevo ingreso, aplicará lo establecido en el Artículo 13 del presente Reglamento.

Artículo 15.-Cuando se demuestre ante la Comisión Institucional de Teletrabajo, que el teletrabajador incumple con las disposiciones establecidas en este Reglamento, se dará por finalizada su participación en este programa, sin menoscabo de aplicar las medidas disciplinarias correspondientes de acuerdo con lo señalado en la normativa vigente.

Artículo 16.-Si se requiere que el teletrabajador se incorpore a la modalidad tradicional de trabajo, la jefatura inmediata, deberá solicitarlo a la Comisión Institucional de Teletrabajo, debiendo presentar una justificación, explicando los motivos a dicha comisión para aplicar las acciones correspondientes. En todo caso, dicho acto deberá ser motivado y justificado, en función de la evaluación que realice la jefatura de las actividades teletrabajables, o sea, en apego a las metas y rendimiento. En forma extraordinaria, podrá la jefatura requerir que el teletrabajador se presente al centro de trabajo. En concordancia con el artículo 22 inciso i).

Artículo 17.-En la modalidad de teletrabajo cuando surjan necesidades excepcionales y únicas de trabajar tiempo extraordinario, se aplicará lo que establece la normativa vigente.

CAPÍTULO II

Tecnología de la Información

Artículo 18.-La institución podrá dotar a los empleados que se incorporen en la modalidad de Teletrabajo de: equipo, materiales y herramientas, asumiendo los costos en que incurra para lograrlo. La obligación que recae en la institución en el suministro de equipo de trabajo, sólo podrá ser dispensada cuando voluntariamente el teletrabajador ofrezca equipo y herramientas de su propiedad para el cumplimiento de las funciones asignadas, situación que deberá quedar debidamente consignada en el acuerdo suscrito por las partes.

Artículo 19.-Las computadoras utilizadas para el teletrabajo deben cumplir con todas las características de seguridad indicadas en la normativa que se establezca a nivel Institucional por parte dela Dirección de Tecnologías de la Información, que se incorporen y establecidos en el acuerdo para ingresar al programa de teletrabajo.

Artículo 20.-La institución le brindará el soporte técnico a los sistemas informáticos y equipos aportados por ella para que el Teletrabajador desarrolle sus funciones.

Cuando se presenten problemas en el equipo ocasionados por el mal uso, según las políticas establecidas por la Dirección de Tecnologías de la Información, el teletrabajador deberá devolver el equipo facilitado por la institución y se realizará la investigación correspondiente, para determinar la responsabilidad administrativa.

CAPÍTULO III

Artículo 21.-Responsabilidades de la Comisión Institucional de Teletrabajo. Las responsabilidades de la Comisión Institucional de Teletrabajo serán las siguientes:

a) Recomendar acciones que impulsen el mejoramiento de la productividad por medio del teletrabajo en la institución.

b) Llevar un control y seguimiento al programa de teletrabajo para su desarrollo según los objetivos y normativa establecida.

c) Resolver o canalizar ante las áreas correspondientes, las diferencias que puedan presentarse entre los Teletrabajadores y Jefaturas, otorgando el debido proceso cuando así se requiera.

d) Remitir la información que solicite el Equipo de Coordinación Técnica de Teletrabajo

CAPÍTULO IV

Artículo 22.-Responsabilidades de los teletrabajadores. Las siguientes corresponden a las responsabilidades de los Teletrabajadores:

a) El trabajador que se desempeñe como teletrabajador debe cumplir con el perfil que se defina para participar de esta modalidad de trabajo. De conformidad con lo establecido en el artículo 27, inciso 2.b de este reglamento.

b) El teletrabajador es responsable directo de la confidencialidad y seguridad de la información que utilice y pueda acceder, evitando por todos los medios su uso inapropiado, según se establece en la normativa institucional.

c) El trabajador que acceda a esta modalidad de trabajo, toma esta decisión de común acuerdo con su jefatura, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos para el ingreso al programa.

d) En caso de que las actividades se realicen desde la casa de habitación o centro destinado para realizar las funciones durante el teletrabajo, el trabajador debe acondicionar un espacio físico con las características recomendadas por La Comisión Institucional de Teletrabajo y permitir el acceso para las inspecciones de condiciones ergonómicas, de seguridad e higiene del puesto de trabajo.

e) El trabajador debe firmar un acuerdo para ingresar al Programa de Teletrabajo donde se especifican las condiciones del programa de teletrabajo y las especificaciones del equipo.

f) El teletrabajador es responsable de los activos institucionales que utilice y traslade hacia el lugar de teletrabajo, ya sea casa de habitación, telecentro o centro destinado para realizar sus funciones durante el teletrabajo. En caso de extravío, debe proceder de acuerdo con lo que establece la normativa vigente.

g) En caso de que el teletrabajador labore desde la casa de habitación y se traslade de domicilio, debe prever todas las acciones necesarias para no interrumpir la ejecución de sus actividades, comunicando a su jefatura con antelación, para gestionar los trámites correspondientes. Si el lugar al que se traslada no tiene acceso a la conectividad, deberá reintegrarse a su centro de trabajo, mientras no se disponga del acceso requerido.

h) El teletrabajador indistintamente en la modalidad en que se encuentre, puede hacer uso de telecentros y salas de videoconferencias disponibles para realizar sus funciones en forma transitoria y debe acatar las normas de uso que se establezcan.

i) El teletrabajador debe estar disponible dentro de la jornada laboral acordada, para atender asuntos de su jefatura, compañeros y usuarios ya sea por medio del correo electrónico, teléfono, videoconferencia u otro medio. En caso de que la jefatura requiera la presencia física del teletrabajador, debe convocarse con antelación de 24 hrs, solo casos muy calificados o excepcionales de extrema urgencia, el trabajador haría presencia inmediata, considerando los tiempos de traslados desde su lugar de teletrabajo, caso contrario, se aplicará lo que establece la normativa vigente.

j) El teletrabajador debe asumir los gastos de electricidad, agua y alimentación, relacionados con el desarrollo de las actividades teletrabajables. En el caso de traslados para realizar giras o reuniones de trabajo como parte de su función, aplica lo establecido en la normativa laboral vigente.

k) El teletrabajador debe brindar información verídica y oportuna en todos los procesos de investigación, evaluación del desempeño y medición a los que deba someterse. En caso de comprobarse un incumplimiento, se procederá conforme al debido proceso ante la Comisión Institucional de Teletrabajo.

l) El Teletrabajador, debe cumplir con la jornada oficial de la Institución, sin embargo, el horario puede ser flexible, siempre y cuando sea consensuado con su jefatura y no afecte el normal desarrollo de las actividades de otros compañeros, de otros procesos y en el servicio al usuario, lo cual deberá contemplarse en el respectivo Acuerdo para incorporarse al Programa de Teletrabajo.

m) Independientemente del lugar donde se desarrollen las actividades a teletrabajar, el servidor debe cumplir con todas las condiciones que establezcan los reglamentos y procedimientos aplicables para esta modalidad.

n) Los teletrabajadores estarán protegidos por la Póliza de Riesgos del Trabajo que tiene la Institución, siempre y cuando cumplan con las disposiciones establecidas y procedimientos vigentes para este fin.

CAPÍTULO V

Responsabilidad de las jefaturas

Artículo 23.-Las siguientes corresponden a las responsabilidades de las Jefaturas:

a) Mantener actualizadas las actividades y puestos que son factibles de incorporar al Programa de Teletrabajo.

b) Determinar si la información a la cual tiene acceso el Teletrabajador es de carácter confidencial y sensible a los intereses de la institución y proceder de acuerdo con el cumplimiento de las disposiciones establecidas.

c) Planificar las actividades y establecer las metas con las que se evaluará el rendimiento del teletrabajador.

d) Facilitar la aclaración de dudas y situaciones que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades bajo esta modalidad.

e) Promover el uso intensivo de las tecnologías de información y comunicación entre todo el personal de su área para simplificar y digitalizar trámites que contribuyan con la modernización de la gestión.

f) Evaluar las metas del teletrabajador y recomendar las acciones que permitan mejorar su productividad. Para este fin, debe llevar registros y hacer las sesiones de seguimiento correspondientes.

g) Cuando el rendimiento del teletrabajador no cumpla con lo programado, se debe realizar un análisis de las causas que impidieron el alcance de las metas e implementar las acciones que permitan mejorar los resultados. En caso de determinarse que las causas de bajo desempeño son atribuibles al teletrabajador, se le aplicará lo dispuesto en la normativa establecida.

h) Cuando se determine mediante el debido proceso ante la Comisión Institucional de Teletrabajo, que las causas de incumplimiento o bajo desempeño del teletrabajador, son atribuibles a la jefatura, esta coordinará las acciones para cumplir con lo dispuesto en esta materia.

i) La jefatura en coordinación con la administración superior, debe prever un espacio físico cuando el teletrabajador deba realizar de forma transitoria actividades presenciales en las oficinas.

j) Velar porque se mantenga el ambiente laboral adecuado, la formación y las oportunidades de desarrollo e integración social de los teletrabajadores.

k) Gestionar ante la Comisión todos los aspectos y acciones de mejora relacionados con la modalidad, para garantizar el cumplimiento de los objetivos del Programa de Teletrabajo.

CAPÍTULO VI

Responsabilidad de áreas involucradas

Artículo 24.-Las responsabilidades de la Dirección de Tecnologías de la Información:

a) En primera instancia, de brindarle al teletrabajador asistencia técnica oportuna para la resolución de los problemas de infraestructura tecnológica mediante medios remotos.

b) Brindar el soporte técnico únicamente a las herramientas de software y sistema operativo necesarios para realizar el teletrabajo. Se excluye cualquier solicitud de instalación, configuración o solución de problemas sobre paquetes de software que no sean requeridos para el teletrabajo o para los cuales el CONAVI no posea licenciamiento.

c) Verificar la existencia de los inventarios de hardware y software propiedad de la Institución asignados al teletrabajador para el desempeño de sus funciones. En caso que se identifique alguna anomalía, se comunicará al teletrabajador y a la jefatura directa para que tome las medidas correspondientes.

d) Aprobar los dispositivos, enlaces y software para realizar las labores de teletrabajo.

Artículo 25.-Las responsabilidades de la Dirección de Gestión del Recurso Humano:

e) Apoyar en el proceso de inclusión al programa y seguimiento de los teletrabajadores, así mismo debe brindar los informes que la Comisión Institucional de Teletrabajo solicite en dicha materia.

f) Resolver, de acuerdo con la normativa vigente, las situaciones de orden laboral que presenten los teletrabajadores y las jefaturas.

g) Coordinar los requerimientos de capacitación del programa de teletrabajo, hará la provisión presupuestaria correspondiente y realizará las convocatorias a participar de los eventos que se programen.

CAPÍTULO VII

Disposiciones Finales

Artículo 26º-Los requisitos de ingreso al proyecto institucional de teletrabajo son los siguientes:

1. Realizar actividades teletrabajables que cumplan con las siguientes características:

a) Se pueden desarrollar fuera de la oficina sin afectar el normal desempeño del proceso mediante el uso de las tecnologías de información y comunicación.

b) Está asociada a objetivos claros y metas específicas que permiten la planificación, seguimiento y control.

c) La supervisión es indirecta y por resultados.

d) La comunicación se da fundamentalmente por medios telemáticos.

2. El teletrabajador debe cumplir estrictamente con los siguientes requisitos:

a) Contar con el aval de las jefaturas correspondientes.

b) Cumplir con el perfil psico-socio-laboral establecido por la Dirección de Gestión del Recurso Humano.

c) Contar con espacio físico en su casa de habitación con las características necesarias para la realización del Teletrabajode conformidad con las condiciones establecidas por Salud Ocupacional.

Artículo 27.-El presente reglamento fue aprobado por el Consejo de Administración en sesión del 05 de marzo de 2018, Acta N° 009-2018, Capítulo V, Artículo VIIII, Acuerdo N° 9.

Artículo 28.-Rige a partir de su publicación el Diario Oficial La Gaceta.

San José, 12 de marzo del 2018.