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 Normativa >> Directriz 099 >> Fecha 19/02/2018 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 099
Revisión de las funciones de órganos de dirección y fortalecimiento de su rol estratégico en las empresas propiedad del estado e instituciones autónomas
Texto Completo acta: 11FF28

DIRECTRIZ



N° 099-MP



EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA



Y EL MINISTRO DE LA PRESIDENCIA



En ejercicio de las facultades que les confieren los artículos 140, incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política; los artículos25, inciso 1);27 inciso 1), y 28, inciso 2), acápite b), de la Ley General de la Administración Pública, Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978, el artículo 10 de la Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292 del 31 de agosto de 2002; el artículo 161 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, Ley Nº 7558 del 3 de noviembre de 1995; y el Decreto Ejecutivo Nº 40696-MP del 20 de octubre de2017.



Considerando:



I.-Que la correcta y clara distribución de funciones entre la gerencia, Presidencias Ejecutivas y las juntas directivas o Consejos de Administración en toda organización corporativa resultan esenciales para una efectiva gestión institucional.



II.-Que por competencia constitucional derivada del artículo 147, inciso 4) de la Carta Magna, le corresponde al Consejo de Gobierno "nombrar a los directores de las instituciones autónomas cuya designación corresponda al Poder Ejecutivo", así como acordar su remoción, de conformidad con el artículo 39 de la Ley N° 6227, denominada "Ley General de la Administración Pública".  En tal sentido, y de conformidad con el artículo 161 de la Ley N° 7558, denominada "Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica", el Consejo de Gobierno ejerce las facultades de Asamblea de Accionistas de las Empresas Propiedad del Estado (EPEs), y su obligación por mantener la unidad, integridad y armonía de la acción estatal a través de la potestad de dirección y coordinación de todos los órganos y entes públicos que conforman la administración central y descentralizada.



III.-Que las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) y "Reforma Resoluciones N° R-CO- 64-2005, N° R-CO-26-2007, N° R-CO-10-2007 de la Contraloría General de la República" definen al Gobierno Corporativo como el "Sistema de normas, prácticas y procedimientos por el cual la institución es dirigida y controlada, incluyendo la regulación de las relaciones que se producen al interior de una institución y la conducción de las que se mantengan con sujetos externos". Asimismo, en el Anexo N° 1 de la citada norma se indica que el sistema de control interno "(.) debe contribuir al desempeño eficaz y eficiente de las actividades relacionadas con el gobierno corporativo, considerando las normas, prácticas y procedimientos de conformidad con las cuales la institución es dirigida y controlada, así como la regulación de las relaciones que se producen al interior de ella y de las que se mantengan con sujetos externos".



IV.-Que de conformidad con el artículo 10 de la Ley General de Control Interno N° 8292 es responsabilidad del jerarca y titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno institucional. Por tanto, el procurar conseguir la máxima satisfacción de los intereses y fines públicos mediante el ejercicio activo e informado de su potestad de dirección y coordinación, fortalecerá las herramientas de control interno disponibles en aras de asegurar el buen desempeño de las EPEs e instituciones autónomas.



V.-Que en el proceso de evolución de las EPEs y de las instituciones autónomas se han ido explorando diferentes modelos de estructuras administrativas, lo cual ha provocado que, según la época, varíe la intensidad de participación de los órganos de dirección en la administración de la entidad. En consecuencia, existe hoy una amplia variedad de políticas institucionales que requieren alinearse bajo una concepción más actualizada, en la cual las juntas directivas o los órganos de dirección se enfoquen en la dirección y supervisión de asuntos estratégicos relacionados a la actividad institucional, y se concentre en manos del Gerente o del máximo jerarca administrativo la carga administrativa y operativa del quehacer diario.



VI.-Que de acuerdo con las mejores prácticas internacionales establecidas por organizaciones como la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) en sus "Directrices sobre el Gobierno Corporativo de las Empresas Públicas", "Principios de Gobierno Corporativo" y "Board of Directors of State-Owned Enterprises: An Overview of National Practices", el Comité de Basilea y la Asociación de Supervisores Bancarios de las Américas (ASBA), recogidos por este último en su documento "Propuesta de Regulación y Guía de Supervisión del Gobierno Corporativo", en las juntas directivas "(.) Es esencial que se cumpla el rol de representante del propietario, no sólo en relación con aspectos vinculados a los presupuestos y cumplimiento de las normas legales, sino con respecto al cumplimiento del rol estratégico, de definiciones de largo plazo y en torno a la realización de un plan de seguimiento del cumplimiento de los mismos".



VII.-Que, durante el proceso para la adhesión de Costa Rica a la OCDE, organismo que tiene como objetivo ayudar a los gobiernos a impulsar la prosperidad a través del crecimiento económico y la estabilidad financiera, se han identificado aspectos susceptibles de mejora en nuestro país, en especial ciertas prácticas en materia de Gobierno Corporativo en las empresas estatales e instituciones autónomas del país, en las que conviene seguir las mejores prácticas internacionales que se resumen en los lineamientos que plantea dicha organización para las EPEs.



VIII.-Que un compilado de buenas prácticas emitido por el Consejo de la OCDE, denominado "Recomendaciones del Consejo sobre Directrices del Gobierno Corporativo de las Empresas Estatales" del 8 de julio de 2015 recomienda, entre otros aspectos, que se tomen en cuenta "las Directrices que figura en el Apéndice de esta Recomendación y forman parte integral de ella como buenas prácticas comúnmente acordadas en la organización de sus sectores de la empresa estatal", lo anterior resulta pertinente y de sana aplicación en el entorno de administración de las EPEs y las instituciones autónomas.



IX.-Que resulta importante que cada EPE o institución autónoma realice a lo interno una autoevaluación con el fin de verificar si su junta directiva u órgano de dirección efectivamente atiende las funciones que son propias de un órgano de máxima jerarquía política. Asimismo, aquellas funciones que sean de naturaleza propiamente administrativa deberían ser delegadas al máximo jerarca administrativo, sea el gerente institucional o su equivalente, y se prevea el mecanismo apropiado de supervisión y control de las funciones delegadas; por tanto,



Emiten la siguiente Directriz,



DIRECTRIZ GENERAL PARA LA REVISIÓN DE LAS



FUNCIONES DE ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y



FORTALECIMIENTO DE SU ROL ESTRATÉGICO



EN LAS EMPRESAS PROPIEDAD DEL



ESTADO E INSTITUCIONES



AUTÓNOMAS



Artículo 1°-Objeto. La presente disposición tiene el objeto de homologar las políticas de gestión y fortalecer las funciones de los órganos de dirección en las empresas propiedad del estado (EPEs) e instituciones autónomas, así como el perfeccionamiento del control interno conforme a la ley y la rendición de cuentas de estas entidades.




Ficha articulo



Artículo 2°-Ámbito de Aplicación. Se instruye a las entidades definidas en el artículo 4º del Decreto Ejecutivo N° 40696-MP del 23 de octubre de 2017, para aplicar las disposiciones de la presente directriz.



También se instruye a cualquier otra entidad cuya naturaleza resulte en una EPE o institución autónoma, existente o por crearse. En razón de su naturaleza, se insta al Banco Popular y de Desarrollo Comunal, al cumplimiento de lo aquí dispuesto.



Se instruye a aquellas instituciones que poseen subsidiarias a aplicar los mandatos de la presente Directriz a dichas entidades e integrar lo que corresponda dentro de los informes que debe rendir cada entidad de acuerdo con los artículos 4 y 5 de la presente Directriz.




Ficha articulo



Artículo 3°-Responsabilidades y funciones de los directivos. Con base en las buenas prácticas internacionales sobre Gobierno Corporativo mencionadas en la parte considerativa, y en estricto apego de la estructura jurídica de cada institución, se espera de las personas que conforman la junta directiva u órgano de dirección, cumplir con al menos las siguientes responsabilidades y funciones:



1. Actuar conforme al principio de probidad en la función pública, de forma plenamente informada, de buena fe, con debida diligencia y cuidado, manteniendo el deber de lealtad y en pro de los intereses de la institución y de su propietario o accionistas, asegurando un trato equitativo de estos.



2. Revisar críticamente las explicaciones y la información proporcionadas por la Alta Gerencia.



3. Dedicar el tiempo necesario para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de su cargo como miembro de junta directiva u órgano de dirección, que incluyen necesariamente, pero no se limitan, a la participación en comités, lectura y análisis de documentos e informes, participación en sesiones.



En caso de participación en subsidiarias, se considerará como un límite máximo razonable la participación en dos juntas directivas adicionales, en razón del tiempo requerido para la atención de las responsabilidades que esto conlleva.



4. Comunicar al presidente de la junta directiva u órgano de dirección, cualquier situación de la que se pueda derivar un conflicto de intereses y abstenerse de participar en la deliberación correspondiente. Esto incluye las relaciones directas o indirectas con otros miembros, con proveedores, clientes o con cualquier otro grupo de interés, de las cuales puedan derivarse situaciones de conflicto de intereses o influir en la dirección de su opinión o voto.




Ficha articulo



Artículo 4°-Responsabilidades y funciones de la Junta Directiva u Órgano de Dirección. Con base en las buenas prácticas internacionales sobre Gobierno Corporativo mencionadas en la parte considerativa, y en estricto apego de la estructura jurídica de cada institución, se espera de la junta directiva u órgano de dirección, cumplir con al menos las siguientes responsabilidades y funciones:



1. Rendir los informes que le sean requeridos por el Consejo de Gobierno.



2. Definir los objetivos estratégicos de la institución en el marco de las leyes constitutivas de cada entidad, el Plan Nacional de Desarrollo y los objetivos que defina el Consejo de Gobierno como propietario, y dar seguimiento a los mismos, así como a su marco de gobierno y cultura corporativa.



3. Ser el responsable último de la estrategia y objetivos de la institución, así como de los planes de acción importantes, los presupuestos anuales y su liquidación, su solvencia financiera, decisiones de personal clave, organización interna, la gestión del riesgo y sus obligaciones de cumplimiento, el establecimiento de objetivos de gestión, el monitoreo de su implementación y rendimiento corporativo o institucional. La junta directiva u órgano de dirección puede delegar algunas de sus funciones cuando proceda, más no sus responsabilidades, a comités de la junta con el fin de mejorar la eficiencia de la junta directiva u órgano de dirección, sin omitir el deber legal de vigilancia sobre la correcta gestión de las funciones delegadas.



4. Asegurar que los miembros de los comités de apoyo cuentan con el conocimiento o experiencia necesaria acorde con la materia objeto de su integración. Al menos un miembro de la junta directiva debe formar parte de cada comité y presidir.



Estos comités deben estar apropiadamente reglamentados, y la junta debe definir cuáles serán remunerados, asegurando que esta remuneración esté acorde con las responsabilidades y no constituya un uso abusivo de recursos públicos o sea contrario a lo dispuesto en la ley N° 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos del 18 de setiembre de 2001.



5. Vigilar e informar al público sobre proyectos estratégicos, inversiones significativas, adquisiciones, ventas u otras disminuciones patrimoniales relevantes, así como cualquier otro evento considerado como hecho relevante por los reguladores, la prudencia o las buenas prácticas internacionales, según corresponda. Esta divulgación debe ser veraz, clara, concisa, precisa y gobernada por el principio de "sustancia ante forma".



6. Establecer, sin detrimento de lo que estipule la ley, una estructura organizativa que permita la toma de decisiones eficaz y el cumplimiento de sus responsabilidades; una relación adecuada con sus supervisores, cuando aplique, así como que tome en cuenta los intereses legítimos de los usuarios, el ente propietario o los accionistas, y otras partes interesadas. Lo anterior con el fin de asegurar una prestación de servicios continua, eficiente, de calidad y adaptada a los cambios sociales, financieros y tecnológicos.



7. Establecer claramente las principales responsabilidades y facultades de la alta gerencia y de los funcionarios responsables de las funciones de gestión de riesgo y de control.



8. Vigilar el apego de todas las acciones de la institución al marco legal vigente, asegurando la existencia de políticas y procedimientos para la prevención, detección y combate contra todo tipo de corrupción, fraude e irregularidad.



9. Mantenerse informados de cambios significativos en el mercado o en la población que recibe el servicio que presta y actuar de forma oportuna para adaptarse a los cambios en el entorno, con el fin de proteger los intereses a largo plazo de la institución y de la población costarricense como su beneficiario final.



10. Cumplir con la buena práctica de rotación de los auditores externos.



11. Vigilar que la institución mantenga unos indicadores financieros saludables, y asegurar la aplicación de los estándares internacionales más actualizados de información financiera y de auditoría interna y externa.



12. Aprobar los estados financieros anuales como responsables de la información contable y financiera, y exigir una revisión independiente periódica de los mismos, cuyos resultados deben hacerse públicos.



13. Seleccionar, vigilar y evaluar el desempeño del gerente, otros miembros principales de la alta gerencia cuando corresponda, y los auditores internos y externos; de acuerdo con el marco legal vigente.



14. Reemplazar a los ejecutivos clave cuando sea necesario de acuerdo con la normativa vigente y las necesidades institucionales ordinarias o sobrevenidas, así como supervisar la existencia, reporte, actualización y efectividad de los planes de sucesión tanto de la alta gerencia como de las unidades críticas de negocio.



15. Definir el esquema retributivo de la institución, incluyendo el de los gerentes y subgerentes, acorde con la normativa, asegurando que el método de cálculo sea formal, transparente, público y alineado con las mejores prácticas internacionales en la materia. Para tal fin, deberán considerar factores como el tamaño de la institución, la carga laboral y de responsabilidad, el nivel de riesgo, los índices de remuneración y las prácticas comunes del mercado en el caso de aquellas que se encuentren en competencia, o de sectores equivalentes.



16. Asegurar la existencia de políticas y procedimientos de denuncia de irregularidades (whistleblowing), así como vigilar su integridad, independencia y eficacia, así como de las medidas de protección y confidencialidad del denunciante.



17. Supervisar los procesos de divulgación y comunicación al público y garantizar la aplicación de las políticas de transparencia que les sean aplicables, incluidas aquellas referidas a las políticas de Gobierno Abierto.



18. Monitorear y manejar los potenciales conflictos de interés a lo interno de la junta directiva u órgano de dirección y en la institución, incluyendo la responsabilidad de garantizar que las operaciones con partes relacionadas (incluyendo las operaciones intragrupo) se analicen para evaluar su riesgo y se sometan a restricciones apropiadas para que no medie un conflicto de intereses o se produzca una apropiación o uso indebido de los recursos institucionales.



19. Implementar un programa objetivo y estructurado de evaluación anual de su gestión, la de sus miembros individuales, y los comités que estén en funcionamiento, bajo la supervisión del presidente de junta directiva u órgano de dirección.



20. Sesionar puntual, cumplida y efectivamente de acuerdo al ordenamiento jurídico aplicable. Debe aplicarse un sistema de control interno para el procedimiento de las justificaciones de aquellas ausencias que verdaderamente presenten y merezcan una justificación válida, ya sea de previo o a más tardar a la sesión siguiente de la ausencia. Salvo normativa en contrario, la aceptación o no de la justificante y sus comprobantes deben ser de conocimiento del órgano y ser aprobados por mayoría calificada. Del acuerdo y los votos disidentes debidamente fundamentados se dejará constancia y a disposición de los órganos de control de la Hacienda Pública y de la ciudadanía por las normas y medios que rigen las políticas de control interno y transparencia.




Ficha articulo



Artículo 5°-Responsabilidades y funciones de la Presidencia de la Junta Directiva u Órgano de Dirección. Con base en las buenas prácticas internacionales sobre Gobierno Corporativo mencionadas en la parte considerativa, y en estricto apego de la estructura jurídica de cada institución, se espera del presidente de la junta directiva u órgano de dirección, cumplir con al menos las siguientes responsabilidades y funciones:



1. Poseer la experiencia, competencias y cualidades personales necesarias a efecto de cumplir con las responsabilidades del puesto, que incluyen, pero no están limitadas



a: ejercer liderazgo, hacer un manejo efectivo del tiempo, motivar a un equipo, entender distintos puntos de vista y solucionar conflictos.



2. Dedicar el tiempo que la entidad demande para el cumplimiento de sus funciones.



3. Fungir como funcionario de mayor jerarquía para efectos de gobierno de la institución y ser el principal responsable del manejo del buen Gobierno Corporativo de esta.



4. Representar a la institución de acuerdo con el marco jurídico aplicable a cada entidad.



5. Servir de intermediario entre la alta gerencia de la institución y el Estado representado en el Consejo de Gobierno como propietario.



6. Presidir la Junta Directiva u órgano de dirección, y programar las actividades generales que se requieran para realizar las políticas y alcanzar los objetivos de la institución, dentro de los lineamientos de la política general del Estado dictada por el Poder Ejecutivo y el Plan Nacional de Desarrollo.



7. Ser el enlace directo entre el Poder Ejecutivo y la institución que representa, y ser quien lleve a conocimiento de la junta directiva u órgano de dirección, para su aprobación, las iniciativas de aquel Poder, relacionadas con la definición, formulación y adaptación de la política de Gobierno de la entidad.



8. Velar porque las decisiones del Órgano de Dirección sean tomadas sobre una base de información oportuna, sólida y correcta y asegurar su ejecución.



9. Promover y motivar la discusión crítica y respetuosa, donde los criterios disidentes se puedan expresar y deliberar libremente dentro de un sano proceso de toma de decisiones debidamente informadas y discutidas.



10. Otorgar el visto bueno a los proyectos de presupuesto anual y extraordinarios que se eleven a la Junta Directiva u órgano de dirección para su aprobación, así como vigilar su correcta ejecución, con el fin de asegurar la congruencia de dichos proyectos con la política de la institución.



11. Proponer a la junta directiva u órgano de dirección, en ejercicio de sus funciones superiores de gobierno, la organización técnica y administrativa de la institución, a fin de garantizar la eficaz ejecución de sus políticas.



12. Supervisar y evaluar periódicamente los programas de la entidad y, conforme a sus resultados, recomendar a la Junta Directiva u órgano de dirección lo que estime pertinente para el fortalecimiento, reajuste o terminación de los mismos.



13. Asegurar y documentar la inducción formal y completa para los nuevos miembros de junta directiva u órgano de dirección, a efecto de que conozcan tanto el negocio y el entorno en el cual se desenvuelven, como sus responsabilidades y las mejores prácticas de Gobierno corporativo.



14. No actuar como presidente en los comités que constituya la junta directiva u órgano de dirección con el fin de mantener el balance y el cumplimiento de las labores de esas instancias.



15. Coordinar la acción de la entidad cuya junta directiva u órgano de dirección preside, con la de las demás instituciones del Estado.



16. Formar parte del Consejo de Coordinación Interinstitucional a que se refiere el artículo 19 de la Ley de Planificación Nacional.



17. Rendir informes escritos al ministro del ramo, sobre la marcha general de la institución cada tres meses, así como cualquier otro informe oral o escrito que de su cargo se requiera según lo dispuesto en la normativa vigente.



18. Asumir las funciones que por ley están reservadas al presidente de la junta directiva u órgano de dirección, así como las otras que le asigne la propia junta directiva u órgano de dirección.




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Artículo 6°-Valoración y rectificación de funciones que cumple la Junta Directiva u Órgano de Dirección. Con el propósito de depurar las funciones que realiza la junta directiva u órgano directivo, se instruye a cada EPE o institución autónoma para que establezca una comisión para que realice una autoevaluación. Este examen consistirá en levantar un inventario de las funciones de dicha junta directiva u órgano directivo, según el régimen jurídico particular de cada entidad. En dicho inventario se deberá identificar lo siguiente:



i. Función por realizar o tema por conocer.



ii. Fundamento jurídico.



iii. Naturaleza de la función, que puede ser clasificada como:



a. asesoría y supervisión.



b. relativas al diseño, revisión y orientación de la política institucional.



c. relativas al análisis y evaluación de la estrategia corporativa.



d. decisiones administrativas.



Una vez realizado este inventario, se deberá analizar si dichas funciones corresponden a labores administrativas de ejecución diaria propias de un nivel gerencial determinado.



Aquellas funciones que cumplan con dicho criterio serán catalogadas como de interés delegable.



Para finalizar esta autoevaluación, se requerirá un criterio técnico jurídico que determine si es viable que a las funciones catalogadas como de interés delegable se les pueda aplicar la figura de la delegación para ser trasladadas a la gerencia o al titular subordinado pertinente, por las formas legales procedentes.



El resultado de este ejercicio, incluyendo el criterio técnico jurídico emitido por los departamentos legales u órganos de asesoría jurídica equivalente de cada entidad, deberá ser comunicado a la "Unidad Asesora para la dirección y coordinación de la propiedad accionaria del Estado y la gestión de las instituciones autónomas"(en adelante: la Unidad Asesora) creada mediante Decreto Ejecutivo Nº 40696-MP del 23 de octubre de 2017, en un plazo no mayor a 3 meses posterior a la entrada en vigor de la presente Directriz. La Unidad Asesora podrá emitir recomendaciones según su competencia, las cuales comunicará junto con los aspectos más relevantes de la información recibida, al Presidente de la República y el Consejo de Gobierno para informar el proceso de toma de decisiones.




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Artículo 7°-Identificación de funciones de interés delegable con imposibilidad legal. Aquellas funciones identificadas como de interés delegable que, por razón de su fundamento jurídico o cualquier otro motivo técnico, no puedan ser delegadas, deberán ser claramente identificadas en la comunicación que se remita a la Unidad Asesora en un plazo no mayor a 3 meses posterior a la entrada en vigor de la presente Directriz.



El Presidente de la República y el Consejo de Gobierno valorarán plantear reformas legales derivadas de este ejercicio en aras de mejorar los sistemas de dirección de las empresas del Estado y las instituciones autónomas.




Ficha articulo



Artículo 8°-Vigencia. Rige a partir de su publicación.



Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los diecinueve días del mes de febrero de 2018.




Ficha articulo





Fecha de generación: 21/02/2020 07:05:43 p.m.
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