Artículo 2º-Alcance. El presente Reglamento será de acatamiento obligatorio para los proveedores registrados y todos los órganos, instituciones y entidades de derecho público, usuarias en forma obligatoria del SICOP, independientemente del régimen de contratación que los regule, los cuales previamente deberán suscribir el respectivo contrato de prestación de servicios con Radiográfica Costarricense, en adelante RACSA, aceptando las políticas de uso del Sistema, según corresponda, así como para cualquier otro usuario de SICOP.

La aplicación de este Reglamento no exime a la institución usuaria de cumplir también las responsabilidades y los procedimientos dispuestos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento o en la normativa especial que regule la materia de compras de cada institución usuaria; por lo tanto, este Reglamento debe interpretarse de forma integrada con las demás normas que regulan la contratación administrativa,  de manera que todo aquello que no se encuentre regulado expresamente en el mismo se regirá por el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y la normativa especial aplicable a la institución usuaria.

Lo estipulado en el presente Reglamento prevalecerá sobre otras normas de igual o menor rango que regulen el uso de medios electrónicos; por lo tanto, las instituciones usuarias deberán velar porque su normativa interna sea acorde con lo dispuesto en el presente Reglamento.

Artículo 3º-Definiciones. Para efectos de claridad e interpretación del presente Reglamento, se definen los siguientes conceptos:

1) Analista y coordinador del catálogo: Funcionario a cargo del control y la atención de las solicitudes de inclusión, modificación o exclusión de los códigos de clasificación e identificación.

2) Autorización de débito automático: Mecanismo que permite a los clientes de las instituciones financieras autorizar débitos automáticos con cargo a su cuenta cliente, producto de transacciones procesadas por medio del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (Sinpe).

3) Catálogo de bienes y servicios SICOP: Es el instrumento oficial de uso obligatorio, en el que sistemáticamente se clasifican e identifican los bienes, las obras y los servicios requeridos por las instituciones usuarias y ofrecidos por los proveedores registrados. Para efectos de clasificación, las obras están comprendidas dentro de los servicios. El mantenimiento, custodia o seguridad y actualización de esté catálogo están a cargo del proveedor del SICOP.

4) Cartel electrónico: Formulario digital disponible en el SICOP, que debe ser completado y aprobado por la institución usuaria, y en el que se establecen los requisitos, las condiciones y las especificaciones de los bienes, las obras y los servicios por contratar junto con el procedimiento de compra. Este término es equivalente a "requerimiento" para el caso de las instituciones usuarias que así lo tengan previsto en su normativa interna.

5) Certificado de estampado de tiempo: Certificado que registra la fecha y la hora exacta, según la hora oficial de Costa Rica, en que una transacción electrónica determinada es generada. Este certificado es extendido por un tercero que está facultado para este tipo de actos, de acuerdo con la política de sellado de tiempo del Sistema Nacional de Certificación Digital.

6) Certificado digital: Es una estructura de datos creada y firmada digitalmente por un certificador, del modo y con las características que señalan el Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, la Norma INTE /ISO 21188 versión vigente y las políticas que al efecto emita la Dirección de Certificadores de Firma Digital.

7) Código de clasificación: Es la forma estandarizada de categorización del Catálogo de bienes y servicios de SICOP, la cual consiste en la aplicación del Catálogo estándar de productos y servicios de las naciones unidas (UNSPSC: United Nations Standard Products and Services Code). Dicho código consta de ocho dígitos y es utilizado en el Registro electrónico de proveedores para señalar los bienes, las obras y los servicios que el proveedor puede ofrecer a las instituciones.

8) Código de identificación: Permite especificar o describir, con mayor grado de detalle y de manera estandarizada, los bienes, las obras y los servicios del Catálogo de SICOP, mediante un sistema de detección de atributos comunes e individuales. Está formado por dieciséis dígitos, de los cuales los ocho primeros corresponden al código de clasificación y los ocho restantes a un consecutivo establecido de manera automática. Es utilizado para identificar los bienes, las obras y los servicios en la publicación de carteles.

9) Código de producto: Es el código del Catálogo de SICOP que permite individualizar el bien y el servicio por medio de la definición de todos los atributos, identificándolo entre sus similares de manera única. Está formado por veinticuatro dígitos, de los cuales los dieciséis primeros corresponden al código de identificación. Es utilizado para presentar las ofertas y los procedimientos subsiguientes a la adjudicación de bienes, obras y servicios; asimismo, es utilizado para los procedimientos de venta y arrendamiento por remate.

10) Contrato electrónico: Instrumento que utiliza SICOP para formalizar la contratación. Consiste en un documento que contiene los elementos esenciales de la contratación.

11) Contrato electrónico modificado: Instrumento que utiliza SICOP para hacer las modificaciones que se requieran después de formalizado el contrato y durante su ejecución; como es el caso de las adendas. Se utilizará para la modificación unilateral (artículo 208 del RLCA), contrato adicional (artículo 209 del RLCA), suspensión del contrato, suspensión del plazo, cesión, prórroga del contrato y prórroga del plazo. Todas las modificaciones realizadas por este medio quedarán debidamente consignadas en el expediente electrónico y formarán parte del contrato electrónico.

12) Cuenta IBAN: Estructura estandarizada del número de cuenta utilizado por las entidades participantes en Sinpe para identificar las distintas líneas de negocio (cuentas de fondos, tarjetas de crédito y cualquier otro producto financiero) de los clientes de las entidades financieras utilizadas por éstos para realizar transacciones interbancarias. Esta cuenta constituye el domicilio financiero del cliente.

13) Cuenta domiciliada: Cuenta cliente sobre la cual su titular emite una instrucción, autorizando a realizar un determinado cobro sobre dicha cuenta.

14) Débito en tiempo real: Es el servicio de liquidación bilateral bruta en tiempo real, por medio del cual una entidad origen envía una instrucción de cobro propia o de su cliente a una entidad destino para que debite en tiempo real una cuenta cliente previamente domiciliada por el cliente destino.

15) Documento confidencial: Documento calificado, mediante acto razonado por la institución usuaria, de oficio o a solicitud de la parte interesada, como secreto comercial, industrial o económico, según la Ley de Información no Divulgada N° 7975, lo regulado por la normativa especial aplicable a la institución usuaria, el cual será de acceso restringido. Incluye los procedimientos para la adquisición de objetos con seguridades calificadas.

16) Documento electrónico: Corresponde a cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo expresada o transmitida por un medio electrónico o informático. Cuando el documento electrónico se encuentre suscrito mediante firma digital certificada tendrá el mismo valor y eficacia probatoria que uno firmado en manuscrito, de conformidad con lo que establece la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento.

17) Encriptación: Es el proceso para convertir la información a un formato más seguro; en otras palabras, los datos que están en un formato claro, o sea entendible, se convierten, mediante un proceso matemático, a un formato encriptado o codificado, o sea ininteligible.

18) Entidad garante: Corresponde ya sea a un banco integrante del sistema bancario nacional, una institución aseguradora reconocida en el país, o bien, el Banco Popular y de Desarrollo Comunal que emite una garantía electrónica, para respaldar económicamente la actuación de un proveedor de bienes o servicios en las diferentes etapas del procedimiento de contratación administrativa.

19) Expediente electrónico: Constituye una serie de documentos electrónicos ordenados cronológicamente y almacenados en un medio electrónico que garantice que ninguno de esos documentos será alterado, eliminado o añadido.

El foliado se llevará a cabo mediante un índice consecutivo de asientos.

20) Factura electrónica: Documento comercial con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en formato electrónico.

21) Firma digital: Conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permite verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento.

22) Firma digital certificada: Es una firma digital que haya sido emitida al amparo de un certificado digital válido y vigente, expedido por un certificador registrado.

23) Formulario electrónico: Documento estandarizado que se encuentra disponible en SICOP para realizar diversos actos de los procedimientos de contratación administrativa. Cada uno de ellos debe ser completado y firmado digitalmente por los interesados.

24)Garantía electrónica: Documento electrónico que emite la entidad garante, por gestión del proveedor registrado o del adjudicatario, para salvaguardar el interés institucional o para respaldar la correcta ejecución del contrato, según corresponda. Comprende la garantía de participación, cumplimiento y colateral.

25) Inhabilitados: Personas físicas o jurídicas sancionadas por la Administración o la Contraloría General de la República, para participar en procedimientos de contratación administrativa por incurrir en algunas de las conductas descritas en los artículos 100 y 100 bis de la LCA.

26) Inhibidos: Personas físicas o jurídicas a las que les aplique las prohibiciones para contratar con las instituciones usuarias, según lo previsto en la Ley de Contratación Administrativa y la normativa especial aplicable.

27) Institución usuaria: Órgano, ente o empresa pública que haya aceptado la política de uso y suscrito el contrato de prestación de servicios respectivo.

28) Oferta electrónica: Manifestación de voluntad del oferente, emitida mediante un formulario electrónico y utilizando la firma digital certificada, dirigida a la institución usuaria con el fin de participar en un procedimiento de contratación administrativa.

29) Plan de continuidad: Instrumento de gestión para el buen funcionamiento de SICOP que documenta y pone en práctica, en forma efectiva y oportuna, las acciones preventivas y correctivas necesarias con base en los planes, la evaluación e impacto de los riesgos y la clasificación de sus recursos de TI, según su criticidad.

30) Portal SICOP: Es la ventanilla única ubicada en un sitio electrónico en Internet, por medio de la cual interactúan los usuarios de SICOP en los procedimientos de compras públicas.

31) Proveedor del Servicio del SICOP: El Instituto Costarricense de Electricidad o la empresa que esta entidad disponga, de conformidad con lo que establecen los artículos 119 y 201 del Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones (Decreto Ejecutivo Nº 35148-MINAET del 24 de febrero de 2009), a través de la empresa Radiográfica Costarricense S. A. (RACSA) proveerá al Estado la plataforma tecnológica que servirá de base para el SICOP, así como cualquier otro servicio de las tecnologías de información y comunicación (TICs) asociados a la plataforma, conforme el Decreto N° 38830, que Crea el sistema integrado de compras públicas como plataforma tecnológica de uso obligatorio de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa.

32) Proveedor registrado: Es la persona física o jurídica inscrita en el Registro electrónico de proveedores de SICOP que pueden participar en los procedimientos de contratación administrativa que se realicen mediante SICOP, a fin de suministrar bienes y servicios a las instituciones usuarias. El proveedor registrado ha aceptado la normativa que regula el uso del Sistema, así como las Políticas de uso de SICOP y cuenta con un certificado digital.

33) Registro de usuarios: Es el módulo de SICOP que integra el Registro electrónico de proveedores y el Registro de instituciones usuarias.

34) Registro electrónico de proveedores: Instrumento en el que se deben inscribir las personas físicas y jurídicas que deseen participar en los procedimientos de contratación administrativa efectuados por medio de SICOP. Contiene una descripción detallada de los bienes y servicios que ofrece cada proveedor, así como la información que permita acreditar y evaluar a los proveedores registrados en forma íntegra y particular para un determinado tipo de concurso.

35) Sistema Integrado de Compras Públicas "SICOP": Sistema electrónico único que debe utilizar toda entidad e institución de derecho público, como plataforma única para realizar los procedimientos de contratación administrativa en forma electrónica.

36) Sistema Electrónico de Reconocimiento (SER): Sistema que utiliza SICOP para que los representantes legales de los proveedores y de las instituciones usuarias registren la información acerca de sus representantes legales, apoderados y colaboradores, así como para que otorguen poderes especiales.

37) Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (Sinpe): Es el portal financiero que integra y articula el sistema de pagos costarricense.

Artículo 4º-Principios rectores del uso de SICOP. Toda la actividad contractual que se realice por medio de SICOP garantizará la trasparencia, la libre competencia, la igualdad, el libre acceso, la integridad, la neutralidad, la seguridad, la consistencia, la confidencialidad y el no repudio de las actuaciones. Igualmente se garantizara el trato nacional en las contrataciones cubiertas por los compromisos internacionales suscritos por el país. Dicha actividad estará basada en los estándares interoperables y permitirá el respaldo de la información y el registro de operaciones desde su origen. Del mismo modo, deberá observar los principios de contratación administrativa previstos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, así como los dispuestos en la normativa especial aplicable a la institución usuaria.

Artículo 5º- Uso de formularios y documentos electrónicos. A efectos de garantizar la agilidad, la estandarización y la simplicidad, los procedimientos se deberán llevar a cabo haciendo uso de los formularios y/o documentos electrónicos de que disponga SICOP para determinados actos.

Artículo 6º- Uso de firma digital. Todos los actos jurídicos que se realicen por medio de SICOP deben estar respaldados por una firma digital certificada, emitida al amparo de lo dispuesto en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento.

Artículo 7º- Actos por realizar en SICOP. Todo acto de los procedimientos de la contratación administrativa se deberán realizar por medio de SICOP, entre ellos publicidad de los planes de compra, manejo e inscripción en el Registro de proveedores, uso del Catálogo de bienes y servicios, decisión inicial, confección del cartel, plazo máximo para recepción de ofertas y documentos adjuntos al cartel, celebración de subastas o remate, hora y fecha de apertura de las ofertas, las condiciones generales así como las especificaciones técnicas, legales, financieras y de calidad, metodología de evaluación, criterios de desempate, forma de pago, plazo de entrega, objeciones, modificaciones y aclaraciones, acta de apertura electrónica, estudio de admisibilidad de ofertas, indicación de la garantía de cumplimiento o de participación, recibido de la garantía del producto, estudio de impacto ambiental, cuando así se solicite, subsanes (solicitudes y presentaciones), pago de timbres y especies fiscales, análisis legal, económico y técnico de las ofertas, análisis integral de las ofertas, recomendación de la Comisión de Recomendación de adjudicaciones o declaratoria de desierta o infructuosa, acto final debidamente fundamentado. (Adjudicación, declaratoria de desierta o infructuosa), orden de compra o pedido, fase recursiva: Escritos de presentación de recursos y su correspondiente resolución debidamente fundamentada, formalización contractual y su refrendo interno o refrendo contralor según corresponda, resolución o rescisión contractual, acta de recepción provisional y definitiva, finiquitos.

Artículo 8º- Horarios habilitados. Las actuaciones en SICOP se podrán realizar tanto en días y horas hábiles o inhábiles, excepto aquellos actos o plazos que expresamente estén establecidos para llevarse a cabo o que corran en días y horas hábiles, según corresponda.

Las horas y los días hábiles se determinarán de acuerdo con el horario hábil de la institución usuaria que promueve el concurso o la entidad que deba resolver la gestión, según corresponda. Para ello la institución usuaria o la entidad está obligada a incluir en SICOP los días y las horas inhábiles diferentes a sábado, domingo y feriados de ley, así como los asuetos que por diferentes motivos establezca el Gobierno Central de la República.

Artículo 9º- Excepciones al uso de SICOP. Se podrá prescindir del uso de SICOP en los siguientes casos:

a) Cuando la naturaleza especial o las circunstancias concurrentes propias de la contratación específica justifiquen que no procede, o que resulte más conveniente llevar a cabo el concurso por otros medios. Para la validez del procedimiento se requiere criterio favorable del Rector del SICOP y que esa circunstancia se advierta a todos los interesados en el cartel del procedimiento.

b) Cuando exista una falla en el Sistema u ocurra un hecho constitutivo de caso fortuito, fuerza mayor o de terceros que impida el uso de SICOP. En estos supuestos deberá aplicarse lo previsto en el Plan de continuidad.

c) Cuando se requiera formalización contractual en escritura pública.

d) Cuando se interpongan recursos de revocatoria, apelación y revisión establecidos en la Ley General de la Administración Pública relacionados con los procedimientos sancionatorios.

e) Los procedimientos sancionatorios realizados por la Contraloría General de la República en el ejercicio de sus funciones de fiscalización en la materia.

f) Cuando se trate de procedimientos de Caja Chica.

Artículo 10°-Expediente electrónico y conservación de información. En cada procedimiento de contratación administrativa que se realice en SICOP, el expediente será electrónico y contendrá todos los documentos electrónicos que se generen en el trámite del procedimiento que se efectúe en el Sistema. Cada documento que sea agregado deberá estar numerado y ordenado cronológicamente. Todo interesado tendrá libre acceso al expediente electrónico del procedimiento de contratación, el cual podrá ser consultado en línea. El expediente estará foliado mediante un índice de asientos consecutivos.

Mediante acto razonado por la institución usuaria, los documentos y los procedimientos

calificados como confidenciales, secreto comercial, industrial o económico, de oficio o a solicitud de la parte interesada, según lo regulado por la normativa especial aplicable a la institución usuaria, serán de acceso restringido. Salvo a solicitud de la Contraloría General de República que por sus competencias, solicite a la institución contratante la visualización de estos documentos.

Posterior a la ejecución total del respectivo contrato y por un plazo de cinco años, SICOP deberá conservar el expediente electrónico en línea, para que pueda ser consultado por cualquier interesado, salvo la información calificada como restringida. Una vez transcurrido este plazo, el expediente pasará a un archivo electrónico en RACSA, donde permanecerá en estado pasivo, por un periodo igual, pero siempre a disposición de cualquier interesado previa solicitud, la cual deberá ser atendida en un plazo máximo de diez días hábiles. Después de los diez años, el expediente se trasladará a la institución usuaria para que ella disponga de él como corresponde, previa coordinación entre la institución usuaria y RACSA.

En materia de archivo de expedientes electrónicos, se aplicará lo dispuesto en la normativa, la interoperabilidad así como lo dispuesto por la Dirección General de Archivo Nacional.

Artículo 11°.-Incorporación de documentos que no están disponibles en formato electrónico o que no cuentan con firma digital certificada. Todos los documentos que se adjunten a los formularios y los documentos electrónicos disponibles en SICOP, o bien, que se agreguen al expediente electrónico deben ser documentos electrónicos suscritos mediante firma digital certificada.

En los casos en los que el documento original no esté disponible en documento electrónico o no cuente con firma digital certificada, éste se debe incluir como un archivo en el formato PDF o según lo disponga el cartel de la contratación respectiva.

Quien incorpore estos archivos será responsable por la custodia y la conservación de los documentos originales por un plazo de diez años posteriores a la ejecución total del respectivo contrato; asimismo, este responsable estará en la obligación de presentarlos ante la institución usuaria o cualquier autoridad judicial que así lo requiera.

CAPÍTULO II

Registros Electrónicos de SICOP

SECCIÓN I

Registro de instituciones usuarias

Artículo 12.-. Todas las instituciones usuarias que utilizan el SICOP, deberán inscribirse en el Registro de instituciones usuarias del Sistema. Este Registro contiene la información de las instituciones usuarias y de los funcionarios de éstas que tengan competencia para efectuar trámites de contratación administrativa en SICOP. Será responsabilidad de las instituciones usuarias mantener al día esta información, y para ello la institución usuaria debe registrar y actualizar en el Registro respectivo del Sistema, los nombres de los funcionarios facultados para llevar a cabo los diferentes actos de la contratación administrativa, así como los poderes especiales otorgados para estos efectos.

Será responsabilidad de quien otorga el poder, declarar que cuenta con las facultades suficientes para ese acto, lo cual no obsta para que cualquier interesado verifique la información en el Registro correspondiente.

Respecto a los poderes inscritos en el Registro de personas del Registro Nacional, SICOP verificará en forma electrónica la vigencia de los mandatos y las facultades otorgadas.

Artículo 13.-Registro de inhibidos, apercibidos e inhabilitados. Todas las instituciones usuarias deberán registrar y mantener actualizada la información en SICOP respecto de las personas  físicas  y  jurídicas  cubiertas  por  el  régimen  de  prohibiciones  de  la  Ley  de Contratación Administrativa, o sancionados de acuerdo con la normativa especial aplicable a la respectiva institución usuaria.

SICOP mantendrá en su portal una lista con los nombres de las personas y empresas que se encuentran apercibidos, inhabilitados así como inhibidos, la cual deberá ser actualizada por las instituciones usuarias. Cuando se trate de apercibimientos o inhabilitaciones impuestas por la Contraloría General de la República, corresponderá a las instituciones usuarias de SICOP coordinar con dicho órgano contralor la actualización del Registro.

SECCIÓN II

Registro electrónico de proveedores

Artículo 14.-Constitución de un único Registro electrónico de proveedores. El Registro electrónico de proveedores de SICOP, será de uso obligatorio para las instituciones usuarias y constituye el único instrumento idóneo en el que se inscribirán las personas físicas y jurídicas que deseen participar en los procedimientos de contratación administrativa, tramitados por medio de SICOP. Dicha inscripción tendrá una vigencia de veinticuatro meses, no obstante, si durante ese periodo se realiza algún cambio a la información registrada por el proveedor, este deberá actualizar la información en Módulo de Registro de Proveedores.

Los proveedores registrados podrán ser evaluados en forma integral en cuanto a su historial, capacidad técnica, financiera, jurídica y cualquier otra que resulte indispensable para la adecuada selección del contratista y del interés público. La información que conste en el Registro electrónico de proveedores es de libre acceso.

Artículo 15.- El Registro electrónico de proveedores. SICOP contará con un responsable del prestador del servicio del Registro electrónico de proveedores, quien tendrá bajo su responsabilidad  el  manejo  centralizado,  así  como  velar  por  la  actualización  de  la información aportada por los proveedores al momento de su inscripción, garantizando su calidad y buen funcionamiento.

Artículo 16.-Operadores del Registro electrónico de proveedores. A fin de garantizar el adecuado manejo del Registro electrónico de proveedores, las instituciones usuarias contarán con funcionarios especialistas en esta materia, quienes tendrán acceso a SICOP en condición de operadores de registro. Dichos funcionarios deberán gestionar ante el Registro electrónico de proveedores las necesidades de la institución usuaria, así como la exclusión de proveedores utilizando los formularios y los procedimientos establecidos para tal fin.

Artículo 17.-Invitación a integrar el Registro electrónico de proveedores. Sin perjuicio de la normativa aplicable a la institución usuaria, por medio del portal de SICOP se efectuará una invitación anual para integrar el Registro electrónico de proveedores de este Sistema. Esto no obsta para que los interesados se inscriban en cualquier momento.

Artículo 18.-Información del Registro electrónico de proveedores. Para inscribirse en el Registro electrónico de proveedores de SICOP, los interesados deben acreditar de manera obligatoria los siguientes datos:

a) Nombre, razón o denominación social, según corresponda.

b) Número de cédula física, jurídica, residencia o identificación en el caso de proveedores extranjeros, según corresponda.

c) Nacionalidad de la persona física, y país de constitución en el caso de personas jurídicas.

d) Domicilio electrónico permanente (dirección de correo electrónico) en el que recibirá las notificaciones.

e) Números telefónicos, número de fax, apartado postal y dirección física.

f) La zona geográfica para la cual ofrece sus bienes o servicios.

g) Actividad a la que se dedica.

h) Bienes y/o servicios que ofrece según el código de clasificación.

i) Información del representante legal o apoderado incluyendo las facultades y limitaciones del mandato que deberá incluir en el SER.

j) Fecha de inscripción y fecha de expiración de la persona jurídica.

k) Número y tipo de acciones

l) Monto de las acciones o cuotas, ya sea nominal o real.

m) Propiedad y distribución del capital (titulares y distribución). El proveedor registrado será responsable de mantener actualizada dicha información.

n) Indicar si es proveedor directo o intermediario; si está registrado como pymes, debe señalar el número de registro y su categoría, así como el país de origen del bien o servicio que ofrece.

o) Historial del proveedor que incluirá los siguientes aspectos: datos sobre informes finales y finiquitos, si los tuviera, asimismo, en caso de haber sido objeto de sanciones administrativas en materia de contratación, señalar las resoluciones sancionatorias, con la indicación del número y la fecha de la resolución, nombre del proveedor, fecha de inicio, fecha de vencimiento, trámite de contratación asociado, extracto del fondo de la resolución y parte dispositiva y estado del proveedor.

Además de la información detallada, el proveedor podrá incluir en el Sistema su sitio web, número telefónico del centro de servicio, métodos de producción, normas universales de calidad, distribución de planta, manejo sustentable de bienes y servicios, y cualquier otro aspecto o dato que por interés de la institución usuaria se considere importante incorporar al Registro.

Artículo 19.-Requisitos para integrar el Registro electrónico de proveedores. Para realizar la inscripción en el Registro electrónico de proveedores de SICOP, los interesados deberán cumplir los siguientes requisitos:

a) Contar con un certificado de firma digital. En el caso de los proveedores extranjeros sin representante en el país, podrán realizar los trámites en SICOP utilizando un certificado digital otorgado en el extranjero, debidamente homologado de conformidad con la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, o bien, mediante la gestión de un certificado digital obtenido según las políticas generales del Sistema de Firma Digital Nacional y los procedimientos específicos emitidos por la autoridad certificadora respectiva.

b) Llenar la información requerida en la solicitud de registro de proveedor provista por SICOP, que incluye las siguientes declaraciones juradas:

b.1) Que se trata de un fabricante nacional o extranjero. En caso de que se trate de una pequeña o mediana empresa, según corresponda, debe aclarar que es una pyme (conforme lo establece la Ley de Fortalecimiento a la Pequeña y Mediana Empresa, y su Reglamento), así como su categoría, fecha de inscripción y país de origen.

b.2) Que se encuentra al día en el pago de los impuestos ante la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, en el caso de empresas nacionales.

b.3) Que se encuentra al día en las obligaciones obrero patronal y el Fondo de Desarrollo Social y de Asignaciones Familiares.

b.4) Que no le alcanza ninguna de las prohibiciones para contratar con la Administración, de conformidad con la Ley de Contratación Administrativa o la normativa especial aplicable a la institución usuaria. En caso de que le alcance alguna de dichas prohibiciones, deberá indicar con qué institución tiene esta afectación, así como si existe algún oficio de la Contraloría en el que conste el levantamiento de dicha prohibición.

b.5) En caso de proveedor extranjero, declaración jurada donde manifiesta que acepta someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio; la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción.

c) Previo a la inscripción del interesado en el Registro electrónico de proveedores, el Sistema se encargará de realizar las siguientes validaciones en línea:

c.1) La vigencia de la sociedad inscrita ante el Registro Nacional.

c.2) La naturaleza y la propiedad de sus cuotas o acciones según Registro Nacional.

c.3) Estado de la persona jurídica, en la que se determine si se encuentra activa, disuelta, en quiebra, liquidada o cancelada de oficio.

c.4) Registro de inhibidos, apercibidos e inhabilitados.

d) Domiciliar una cuenta en SICOP, para ello deberá cumplir los requisitos de domiciliación establecidos en el Reglamento del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (Sinpe) y demás normativa aplicable.

Se exceptúan de los requisitos indicados en los incisos c) y d) a los oferentes extranjeros.

Una vez completada la información requerida y después de realizadas las validaciones automáticas, el interesado recibirá el resultado de su solicitud. En caso de que el resultado sea exitoso, será incorporado al Registro electrónico de proveedores; en caso contrario, su solicitud quedará pendiente hasta que el proveedor subsane los aspectos en los que el Sistema haya detectado errores. En caso de no subsanarse los defectos en un plazo de cinco días hábiles posteriores al recibo del resultado de su solicitud, se le comunicará el rechazo de ésta. Lo anterior no impide que el proveedor pueda iniciar nuevamente los trámites de inscripción.

Artículo 20.-Obligación de actualización. Los proveedores registrados están obligados a mantener actualizada la información que hayan aportado al momento de solicitar su inscripción en el Registro.

Artículo 21.-Causales para declarar inactivo a un proveedor registrado. Se podrá declarar inactivo a un proveedor registrado en las siguientes circunstancias:

a) La muerte o la extinción de la persona física o jurídica.

b) La manifestación expresa del proveedor inscrito.

c) Los que hayan sido inhabilitados para contratar con todas las instituciones usuarias durante el tiempo que subsista la sanción.

d) Por la no sujeción del proveedor a los estándares de calidad emitidos por los entes competentes mediante reglamentos o normas técnicas solicitadas por las instituciones usuarias.

Artículo 22.-Procedimiento para declarar inactivo a un proveedor registrado. Para declarar inactivo a un proveedor registrado, por el supuesto citado en el inciso d) del artículo anterior, se seguirá el siguiente procedimiento:

Una vez detectada la causal para la declaratoria de inactivo, la institución usuaria contará con un plazo de tres días hábiles para solicitarle al encargado del Registro electrónico de proveedores de SICOP que realice el procedimiento administrativo correspondiente.

Dentro de los tres días siguientes a la recepción de la referida solicitud, el Registro único de proveedores debe trasladar la solicitud a las demás instituciones usuarias, las cuales contarán con un plazo de tres días hábiles para que se refieran al respecto. En esta etapa las instituciones pueden solicitar constituirse en parte.

Una vez vencido el plazo anterior, el Registro comunicará al proveedor registrado, en la dirección electrónica reportada, el inicio del procedimiento y le otorgará un plazo de cinco días hábiles para que formule sus alegatos y presente sus pruebas de descargo.

Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de los alegatos del proveedor y de la institución usuaria si fuera del caso, el encargado del Registro electrónico de proveedores, mediante acto motivado, emitirá la resolución final del procedimiento, la cual tendrá recurso de revocatoria ante el Registro electrónico de proveedores y recurso de apelación ante la institución usuaria quien dirige el procedimiento mediante la plataforma de SICOP. Es potestativo usar uno o ambos recursos, pero éstos solo serán admisibles si son interpuestos dentro de los tres días hábiles siguientes a la notificación de la resolución aludida. Los recursos serán resueltos en un plazo máximo de ocho días hábiles, contado a partir de la recepción del recurso.

De todo lo actuado, el Registro electrónico de proveedores deberá levantar un expediente electrónico.

Se exceptúan de este procedimiento las casuales contenidas en los incisos a), b), c) y e) del artículo anterior.

Para que opere la declaratoria de inactivo en el caso del inciso a), bastará una consulta al registro público respectivo; en el supuesto del inciso b) será suficiente la solicitud del interesado. En el supuesto del inciso c), se hará la declaratoria una vez que el Registro Electrónico de Proveedores de SICOP reciba la resolución de inhabilitación. Tratándose del inciso e), SICOP prevendrá al proveedor registrado del vencimiento de su inscripción, un mes antes de que ello ocurra. Si durante ese plazo el proveedor registrado manifiesta su interés de mantenerse en el Registro electrónico de proveedores e indica que la información registrada se encuentra actualizada, automáticamente se le tendrá como proveedor registrado activo por un período igual; de lo contrario, se le declarará inactivo mediante acto motivado que no tendrá ulterior recurso.

Artículo 23.-Verificación de poderes inscribibles. Respecto de los apoderados cuyo mandato debe estar inscrito en el Registro Nacional, SICOP verificará en forma electrónica la vigencia de los mandatos y las facultades otorgadas.

Artículo 24.-Registro de poderes especiales. Los proveedores están obligados a registrar en el SER los datos de sus representantes y colaboradores, previo a inscribirse en el Registro electrónico de proveedores de SICOP y deben mantener actualizada dicha información. También, deberán gestionar electrónicamente en el SER los poderes no inscribibles en el Registro Nacional, a efectos de que los apoderados especiales puedan realizar los actos dentro de los procedimientos de contratación administrativa que se tramiten por medio de SICOP. Para ello, el SER dispondrá de los formularios y constituirá un registro, el cual será de acceso público.

Será responsabilidad de quien otorga el poder especial declarar que cuenta con las facultades suficientes para ese acto, lo cual no obsta para que cualquier interesado verifique la información en el registro correspondiente.

CAPÍTULO III

Catálogo de bienes y servicios

Artículo 25.-Objetivo. El Catálogo de bienes y servicios de SICOP tiene como objetivo ofrecer un sistema de categorización único de bienes y servicios, el cual optimice y potencialice las tareas de recopilación, análisis y administración de los bienes y servicios, cuya información integrada y sistemática favorezca una logística de compras públicas económica y eficiente, considerando elementos de oferta-demanda y de la administración de los bienes en su ciclo de vida.

Artículo 26.-Composición del Catálogo de bienes y servicios de SICOP. El código completo para bienes y servicios en el Catálogo de SICOP se compone del código de clasificación de las Naciones Unidas, el código de identificación y el código de producto.

Artículo 27.-Ámbito de aplicación y uso. El Catálogo de bienes y servicios de SICOP será de uso obligatorio en los procedimientos de contratación administrativa que se realicen por medio de SICOP.

El código de clasificación debe ser utilizado en el Registro electrónico de proveedores para señalar los bienes y los servicios que el proveedor puede ofrecer a las instituciones.

Para la confección del cartel, las instituciones usuarias emplearán el código de identificación disponible en SICOP. En caso de no existir el código de clasificación requerido, las instituciones usuarias tienen la obligación de solicitar el registro del bien o servicio ante el encargado del Catálogo.

Para la presentación de ofertas de bienes y servicios, los proveedores registrados deben emplear el código de producto disponible en SICOP.

En caso de no existir el código de producción requerido, el proveedor registrado, de previo a la confección de la oferta, tiene la obligación de solicitar el registro del bien o servicio ante el encargado del Catálogo.

Si el proveedor registrado desea presentar una oferta alternativa para un bien o servicio, deberá utilizar el código de producto disponible en SICOP. Si no se encuentra disponible el código de identificación base para el código de producto correspondiente, deberá gestionar la solicitud de registro ante la Unidad encargada del Catálogo; esta solicitud debe presentarse al menos con un día hábil de anticipación a la presentación de la oferta y el administrador del Catálogo deberá resolverla de manera prioritaria antes del vencimiento del plazo para la recepción de ofertas.

Artículo 28.-Información que contiene el Catálogo de bienes y servicios de SICOP. El Catálogo de bienes y servicios contiene información técnica detallada para identificar de manera única, mediante el uso de atributos comunes e individuales, los bienes y los servicios de acuerdo con las características y particularidades del producto. Estos atributos son empleados para la asignación del código de identificación y el código de producto, este último empleará atributos adicionales como las marcas y modelos para proporcionar un mayor grado de reconocimiento único de los bienes.

Los campos en el sistema de catálogo correspondientes a los atributos comunes e individuales serán regulados mediante el manual de procedimientos.

Artículo 29.-La Unidad encargada del Catálogo de bienes y servicios de SICOP. Corresponderá a un área especializada del proveedor del sistema la administración centralizada del Catálogo de bienes y servicios. Esta función comprende la definición de procesos y garantías sobre el buen funcionamiento del Catálogo.

La coordinación integral del Catálogo de SICOP será responsabilidad de los analistas y coordinadores del catálogo.

Artículo 30.-Operadores del módulo de Catálogo de bienes y servicios de SICOP. Las instituciones usuarias deben contar con funcionarios especialistas en materia de catalogación de bienes y servicios, quienes tendrán acceso a SICOP en condición de operadores de catálogo.

Dichos funcionarios serán responsables de velar por la calidad de la información del Catálogo de SICOP, y de solicitar ante la Unidad encargada del Catálogo de SICOP la inclusión, la modificación o la exclusión de bienes o servicios que se ubiquen dentro del alcance del código de identificación.

Artículo 31.-Solicitud de inclusión, modificación o exclusión. Las instituciones usuarias y los  proveedores  registrados  tienen  la  responsabilidad  de  solicitar  la  inclusión,  la modificación o la exclusión de bienes o servicios en el Catálogo de SICOP, para lo cual deberán utilizar los formularios electrónicos y los procedimientos establecidos para tal fin. Toda la información suministrada por el operador de catálogo o el proveedor registrado, en relación  con  los  bienes  y los  servicios  que  solicita  incluir,  modificar  o  excluir  en  el Catálogo, deberá ser cierta y demostrable; asimismo, será de su absoluta responsabilidad cualquier omisión o inconsistencia.

Artículo 32.-Bienes que requieren registro sanitario. Para la inclusión del código de producto de los bienes que deban estar registrados ante el Ministerio de Salud, será obligación del proveedor registrado ingresar el número de registro sanitario; de no contar con esta información, no se podrá asignar este código. Quedan excluidos de este deber los casos de excepción que estipula la legislación vigente.

Artículo 33.-Procedimiento de inclusión, modificación o exclusión. Una vez recibida la solicitud de inclusión, modificación o exclusión de bienes o servicios en el Catálogo de SICOP, la Unidad encargada del Catálogo tendrá un plazo máximo de cinco días hábiles para resolver lo correspondiente; dentro de este término, la Administración podrá requerir al solicitante que subsane o amplíe información, para tal fin se le otorgará un plazo perentorio de tres días hábiles. Una vez cumplida la prevención, la Unidad encargada del Catálogo tendrá un plazo de dos días hábiles para resolver; en caso de no cumplirse con la prevención dentro del plazo establecido, la solicitud se archivará, sin perjuicio de que esta se pueda presentar nuevamente, sin menoscabo de las responsabilidades que correspondan a la Administración del Catálogo por tal omisión.

Artículo 34.-Actualización de la información del Catálogo de bienes y servicios de SICOP. Con el propósito de garantizar la calidad de la información disponible en el Catálogo de bienes y servicios de SICOP, el encargado del Catálogo podrá excluir los bienes y los servicios que se dupliquen, o bien, inactivar aquellos que se encuentren obsoletos o en desuso.

Es obligación de las instituciones usuarias y proveedores registrados comunicar las actualizaciones de los bienes y los servicios que afecten los datos del Catálogo.

CAPÍTULO IV

Cartel y oferta electrónicos

Artículo 35.-Cartel electrónico. El cartel electrónico constituye el reglamento específico de la contratación que se promueve. Está compuesto por un formulario electrónico y sus documentos electrónicos anexos, cuyo contenido responde a los requisitos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, o bien, la normativa especial aplicable a la institución usuaria que promueve el concurso, así como los requisitos técnicos y especiales que se determinen en cada contratación.

Este formulario contiene tres tipos de condiciones; a saber:

1)    Condiciones generales, que son aquellas aplicables por todas las contrataciones que tramitan sus compras por medio de SICOP.

2)    Condiciones técnicas, que corresponden a los requerimientos técnicos para cada contratación.

3)    Condiciones especiales, que son aquellas que define cada institución usuaria para cada contratación. Asimismo, contiene un apartado en el que se indican las declaraciones juradas y las certificaciones que se requieren.

Para efectos de identificación del bien o del servicio que se va a adquirir, se debe utilizar el código de identificación del Catálogo de SICOP.

Además de todos los requisitos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y la normativa especial aplicable, en el cartel se debe indicar la fecha y la hora del cierre de recepción de ofertas y de la apertura de ofertas.

Artículo 36.-Divulgación del cartel. El cartel, sus aclaraciones, modificaciones y prórrogas serán publicados en el portal de SICOP y agregados al expediente electrónico. Además, cualquier interesado podrá obtenerlos de manera gratuita por medio de SICOP.

Quedan excluidos de esta publicación los carteles que correspondan a procedimientos declarados confidenciales, según el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, o la normativa especial aplicable.

Artículo 37.-Cómputo del plazo para recepción de ofertas, modificaciones, aclaraciones y recursos de objeción al cartel. Los plazos a aplicar, para efectos de recepción de las ofertas, solicitud de modificaciones, aclaraciones y recursos de objeción al cartel, son los establecidos en la Ley de Contratación Administrativa, su reglamento, instrumentos comerciales internacionales suscritos por el país, cuando se trate de contrataciones cubiertas por tales instrumentos y la normativa que rige a la institución usuaria, para lo que se deberán observar las siguientes reglas:

a) En los casos en que la normativa aplicable establezca que la invitación a participar se realice mediante publicación, será el momento de la publicación en el portal de SICOP el que determinará el inicio del plazo.

b) Si se tratara de una contratación en la que la normativa aplicable señale que la invitación se realice en forma directa, será la fecha de la comunicación al último de los potenciales oferentes invitados la que determine el inicio del plazo.

Artículo 38.-Requisitos para la presentación de ofertas. Todo proveedor registrado deberá emitir sus ofertas electrónicas en el formulario electrónico disponible al efecto en SICOP. Estas ofertas deben ser suscritas por el oferente o su representante legal mediante firma digital certificada.

La oferta deberá redactarse en idioma español. La información técnica o complementaria, así como los manuales de uso expedidos por el fabricante, deberán presentarse en idioma español, salvo que en el cartel se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada, o bien, que se acepte una traducción libre de su texto.

La representación de las personas jurídicas se verificará contra la información disponible en el Registro Nacional.

En el caso de las ofertas en consorcio, estas deberán estar suscritas por los integrantes del consorcio o sus representantes legales, y en la misma oferta se incluirá el acuerdo consorcial, el cual también será utilizado para verificar la designación de los representantes con poder suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, formalización, ejecución contractual y trámites de pago.

Tratándose de ofertas conjuntas, éstas deberán ser firmadas por los representantes de cada uno de los oferentes.

La acreditación de representación se hará de manera obligatoria para el adjudicatario; no obstante, la institución usuaria podrá constatar la información en cualquier momento del procedimiento de contratación.

Artículo 39.-Contenido de las ofertas. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante, así como los demás documentos que acompañan la oferta, deberán adjuntarse en forma electrónica.

Las muestras serán registradas mediante un formulario electrónico disponible en SICOP y la institución usuaria indicará en el cartel cómo se llevará a cabo la entrega, la custodia, el análisis y la devolución de estas.