EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE HEREDIA S. A.

La Junta Directiva de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia S.A. (ESPH S.A.), en la Sesión número TRES MIL NOVECIENTOS VEINTITRES - C de fecha veintidós de abril del año dos mil diecinueve, en su ARTÍCULO TERCERO, INCISO DOS, NUMERAL DOS PUNTO UNO y mediante Acuerdo JD CIENTO NUEVE GUIÓN DOS MIL DIECINUEVE se aprobaron modificaciones al REGLAMENTO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE LA ESPH S.A., en lo que al CAPÍTULO I y CAPÍTULO VIII se refiere de la siguiente manera:

ACUERDO JD 109-2019

1. APROBAR LAS MODIFICACIONES AL REGLAMENTO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE HEREDIA S.A. APROBADO MEDIANTE ACUERDO JD 241-2018 DE LA SESIÓN ORDINARIA N°3869- C DE FECHA 24 DE SETIEMBRE DE 2018, ARTÍCULO III, INCISO 2, NUMERAL 2.3 Y PUBLICADO EN EL ALCANCE N°191 DEL PERIÓDICO OFICIAL LA GACETA N°201 DE FECHA 31 DE OCTUBRE DE 2018; EN LO QUE RESPECTA A LO SIGUIENTE:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

1. Para llevar a cabo procedimientos de adquisición de bienes y contratación de servicios, las unidades y funcionarios de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia S.A. (ESPH, S.A.) deberán tener presente los principios generales de la "Contratación Administrativa" tales como: eficiencia, eficacia, igualdad, libre competencia, publicidad, transparencia, seguridad jurídica, equilibrio de intereses, buena fe, e intangibilidad patrimonial.

Lo anterior, para garantizar la mayor participación posible de oferentes en igualdad de condiciones; y que en la selección de las respectivas ofertas se procuren las mejores ventajas para la ESPH, S.A., en materia de precio y calidad de los bienes y servicios adquiridos, privando siempre el interés legítimo de la ESPH, S.A., en el cumplimiento de sus objetivos. Dichos procedimientos se regirán por el derecho privado en concordancia con la Ley 7789, Artículo 8.

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Y;

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CAPÍTULO VIII

De la clasificación del Régimen de Compras

28. Las compras, en la medida de lo posible, deberán hacerse de acuerdo con lo programado para cumplir con las necesidades de la ESPH, S.A. y con apego al siguiente régimen:

a) Compras Directas: Serán autorizadas por los Líderes de Procesos o negocios, sin requerir su presentación ante la Comisión. El plazo mínimo para recibir ofertas es de tres días hábiles. El Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras, tramitará las compras directas, conforme a la clasificación que a continuación se detalla:

I. Para satisfacer la necesidad de servicios públicos, será necesario el respaldo de al menos tres invitaciones.

II. Se podrán realizar compras inmediatas, sin generar procesos concursales, hasta por $5.000,00. Para esta contratación, no se requiere guía de especificaciones, solamente las especificaciones técnicas. Queda estrictamente prohibido, utilizar esta figura para fragmentar procesos de compra o contrataciones.

III. En las compras de hasta quince mil dólares (US $15.000.00) será necesario el respaldo de al menos dos invitaciones.

IV. Las compras de quince mil un dólar (US $15.001.00), hasta setenta y cinco mil dólares (US $75.000.00), se deben respaldar con al menos tres invitaciones.

V. Las compras de setenta y cinco mil un dólar (US $75.001.00) a ciento cincuenta mil dólares (US $150.000.00), se deben respaldar con cuatro invitaciones.

VI. La contratación de servicios profesionales hasta sesenta mil dólares (US $60.000.00), como monto máximo de contratación y para cada evento debidamente justificado, se respaldará con al menos dos invitaciones para montos iguales o inferiores a $30.000,00 y tres hasta montos iguales o inferiores a $60.000,00.

VII. Las reparaciones mecánicas de los vehículos se llevarán a cabo con una sola cotización, en caso de enderezado y pintura con un mínimo de dos cotizaciones.

b) Compras Secundarias: Compras superiores a ciento cincuenta mil un dólar (US $150,001.00) y menores o iguales a doscientos cincuenta mil dólares (US $250,000.00), requerirán un mínimo de cinco invitaciones y serán adjudicadas por el director correspondiente. Los plazos que regirán el trámite de contratación son los siguientes:

I. El plazo para recibir ofertas es de un mínimo de cinco días hábiles, según la especificación indicada en el cartel.

II. El plazo para los estudios técnicos, legales y financieros emitidos por la administración será de hasta tres días hábiles, salvo prórroga justificada por el Proceso o negocio responsable.

III. La CAC conocerá y recomendará en la primera sesión posterior al ingreso de los estudios indicados en el punto dos anterior. El Proceso o negocio interesado podrá ratificar en el acto la adjudicación, salvo que se solicite mayor detalle mediante oficio.

IV. El plazo de adjudicación por parte del Proceso o negocio interesado será de tres días hábiles contados a partir de la comunicación de la recomendación de la CAC, por parte del Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras.

c) Compras Primarias: Compras superiores a doscientos cincuenta mil un dólar (US $250.001.00) y menores o iguales a quinientos mil dólares (US $500.000.00), requerirán un mínimo de cinco invitaciones y serán adjudicadas por la Gerencia General, previo informe de la Comisión Asesora de Contrataciones. Los plazos que regirán el trámite de contratación son los siguientes:

I. El plazo para recibir ofertas es de un mínimo de diez días hábiles, según la especificación indicada en el cartel.

II. El plazo para los estudios técnicos, legales y financieros emitidos por la administración será de hasta cinco días hábiles, salvo prórroga justificada por la Unidad responsable.

III. La CAC conocerá y recomendará en la primera sesión posterior al ingreso de los estudios indicados en el punto dos anterior.

IV. El plazo de adjudicación por parte de la Gerencia General será de tres días hábiles contados a partir de la comunicación de la recomendación de la CAC, por parte del Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras.

V. En caso de no existir como mínimo cinco oferentes en el Registro de Proveedores, se hará la invitación en un diario de circulación nacional.

d) Compras Mayores: Aquellas compras superiores a quinientos mil un dólar (US $500.001.00), requerirán un mínimo de cinco invitaciones a proveedores y serán adjudicadas por la Junta Directiva de la ESPH, S.A., previa recomendación de la Comisión Asesora de Contrataciones y del aval de la Gerencia General. Los plazos que regirán el trámite de contratación son los siguientes:

I. El plazo para recibir ofertas es de un mínimo de doce días hábiles, según la especificación indicada en el cartel.

II. El plazo para los estudios técnicos, legales y financieros emitidos por la administración será de hasta cinco días hábiles, salvo prórroga justificada por el Proceso o negocio responsable.

III. La CAC conocerá y recomendará en la primera sesión posterior al ingreso de los estudios indicados en el punto dos anterior.

IV. Posterior a la recomendación de la CAC, el Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras enviará, solicitud de Adjudicación a la Junta Directiva de la ESPH S.A., lo anterior para lo que corresponda.

e) Compras por Emergencia

Atención a crisis en la continuidad de los servicios: Son aquellas acciones para atender un estado de necesidad declarada y urgencia en la continuidad de los servicios prioritarios a nivel empresarial, relacionados directamente con ésta y que obliga a tomar intervenciones inmediatas con el fin de restablecer o mantener los servicios prioritarios en la ESPH, S.A.

Contratación por emergencia: Son contrataciones de excepción, siendo aquellas que por motivo de crisis en la continuidad de los servicios prioritarios de la ESPH S.A., se deben de realizar con un carácter de urgencia conforme a este Reglamento para satisfacer las necesidades de los servicios, permitiendo así brindar el recurso humano y profesional para rehabilitar los servicios prioritarios.

La "compra por emergencia" y "contratación por emergencia" estarán regidas por los siguientes requisitos:

I. Para efectuar una "compra por emergencia" o una "contratación por emergencia", debe de existir una crisis oficialmente declarada por el Comité de Administración del Crisis en la continuidad de los servicios de la ESPH, S.A. - estado de crisis se entenderá también como estado de alerta roja en la continuidad de los servicios-, la cual debe de estar respaldada por un documento físico.

II. El procedimiento para efectuar una "compra por emergencia" o una "contratación por emergencia" no requiere de un concurso previo, no obstante, los proveedores deben de estar inscritos y actualizados dentro de la base de datos de proveedores de la ESPH, S.A. y su accionar obedecerá a lo constituido en el protocolo del Plan de Continuidad de los Servicios de la ESPH, S.A.

III. Los mecanismos denominados "compra por emergencia" y "contratación por emergencia", no tendrán montos económicos establecidos, no obstante, su utilización dependerá de la disponibilidad del flujo de caja empresarial en el momento que exista una emergencia, siempre y cuando no se comprometa la totalidad de recursos de la empresa o sobrepase su capacidad de pago o endeudamiento.

IV. El tiempo para hacer efectiva la "compra por emergencia" o "contratación por emergencia" debe de ser inmediato contemplando siempre los factores de disponibilidad de proveedores y de bienes o servicios, especificidad y de mercado.

V. La "compra por emergencia" y "contratación por emergencia" es una acción prioritaria en las actividades que ejecuta el Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras de la ESPH, S.A.

VI. El coordinador de los Equipos de Asistencia Operativa del servicio en plena coordinación con el Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras, deben de tener identificada previamente una lista de proveedores claves, la cual identifica ágilmente a los mismos para efectuar la "compra o contratación por emergencia" ante una situación de crisis en la continuidad de los servicios -este documento físico será actualizado semestralmente por el Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras-.

VII. Al existir un problema en los sistemas empresariales -tales como SAF-, la adquisición de bienes y servicios se efectuará con la condición de un pago posterior al proveedor, en plena coordinación con el líder de la Dirección de Gestión Financiera.

VIII. La adjudicación de la "compra por emergencia" o "contratación por emergencia" la realizará el coordinador del Equipo de Asistencia Operativa del Proceso o negocio interesado-, bajo su total responsabilidad, en donde el mismo podrá sugerir al proveedor que consideren oportuno para que el Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras tramite la orden de "compra por emergencia" o "contratación por emergencia".

f) Compras por extensión: Serán aquellas compras que, por motivo de oportunidad o conveniencia, la ESPH, S.A., podrá realizar a un mismo oferente cuando en un proceso anterior, ya le haya sido adjudicado un concurso y las condiciones pactadas en su momento se mantengan en su totalidad, tales como: plazo, precio unitario, tiempo de entrega, etc. Estas compras podrán ser hasta por un monto igual a la adjudicación original y serán autorizadas, según los montos establecidos en este Reglamento de Compras para la adquisición de bienes y servicios vigentes. Se pueden realizar extensiones, de aquellas compras que no superen más de 6 meses de adjudicadas al momento de la solicitud. En los casos que superen los 6 meses, se deberá realizar un análisis de conveniencia del precio conforme a un estudio de mercado. No se podrán realizar compras por extensión, en aquellos procesos que superen 18 meses.

g) Compras por Internet: En casos especiales a juicio de la Gerencia General, cuando la naturaleza del artículo o la urgente necesidad de adquirirlo lo requieran, podrá la administración hacer uso de medios electrónicos para el cumplimiento de los fines contemplados en este Reglamento, guardando al efecto como mínimo las siguientes seguridades:

I. Las invitaciones de cotización deberán realizarse con entidades o sujetos que encuentren debidamente incorporados en el registro de Proveedores de la Empresa.

II. Todas las transacciones deberán ejecutarse mediante "órdenes de compra" y bajo la condición que, su pago no se hará efectivo sino, hasta el momento de la entrega a satisfacción de la Empresa del articulo respectivo; y tratándose de servicios, una vez ejecutados en conformidad con el respectivo contrato.

III. Cuando el oferente sea una entidad extranjera que no cuente con representación en el país, ésta deberá garantizar la calidad, identidad del objeto de la transacción, plazo de entrega; tanto como reenvío en su caso al lugar de procedencia, a satisfacción de la Empresa.

IV. En todo caso, se advertirá al proveedor que la propuesta se hace en concurso abierto, reservándose la empresa el derecho de seleccionar la oferta más favorable o de negociar las ofertas.

V. Sin perjuicio del sistema de concurso abierto podrá la Administración utilizar el método de subasta electrónica, con apego en lo que sea compatible a los requisitos que anteceden y en general a las normativas de este Reglamento.

h) Contrataciones para capacitaciones: Podrá la ESPH, S.A. contratar a un proveedor sin necesidad de otra oferta siempre y cuando el proveedor sea reconocido y avalado por el Proceso o negocio interesado aunado a una declaratoria de dicho Proceso o negocio respecto a la idoneidad del precio.

i) Excepciones a los procedimientos ordinarios.

Además de las excepciones a los procedimientos ordinarios de concurso previstas en esta normativa, ESPH, S.A. podrá aplicar las siguientes causales de exclusión:

I. Los acuerdos celebrados con entes o empresas públicas nacionales o de otros países.

II. La venta, en el mercado nacional e internacional, de servicios de asesoría, consultoría, capacitación y cualquier otro producto o servicio afín a las competencias de ESPH, S.A.

III. La actividad de contratación que, por razones de seguridad informática, sea necesaria para garantizar la continuidad de los servicios.

IV. Para adquisición de nuevas tecnologías de punta debidamente certificadas, según criterios del Negocio de Tecnología e Infocomunicaciones al respecto de dicho requisito.

V. La adquisición de bienes, obras o servicios que, por su gran complejidad o su carácter especializado o específico solo puedan obtenerse de un único oferente comprobado, de manera que, por razones de economía y eficiencia, no resulte adecuada la aplicación de los procedimientos ordinarios.

VI. En los casos en que la administración, habiendo adquirido el equipo tecnológico, decida adquirir más productos al mismo contratista, por razones de normalización o por la necesidad de asegurar su compatibilidad.

VII. La contratación de fideicomisos.

VIII. Apertura de nuevos mercados, en dónde se creen alianzas con los proveedores velando siempre por el interés Empresarial.

IX. Se pueden realizar contrataciones en forma directa con subsidiarias de la ESPH, S.A.

X. La compra o arrendamientos de inmuebles, que, en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación, se configuren como el más apto para la finalidad propuesta. En estos casos, el precio máximo será el que fije el avalúo correspondiente. Se podrá pactar el arrendamiento de inmuebles por construir o en proceso de construcción, cuando ello convenga a sus intereses empresariales o comerciales, según los términos que las partes convengan.

XI. Adquisición de bienes y/o servicios que requieren seguridades calificadas: Los casos en los que para elaborar las ofertas se requerirá revelar información calificada como confidencial por razones de seguridad institucional o nacional, secreto industrial, secreto comercial, se podrá contratar -previo sondeo de mercado- directamente a un proveedor.

El director del proceso o negocio interesado deberá dejar constancia en el expediente de cada caso en concreto, de las razones que sustentan la aplicación de la causal de exclusión de los procedimientos ordinarios de concurso.

En este supuesto, el proceso o negocio interesado deberá realizar un estudio de mercado, sin revelar los elementos del objeto que comprometan la seguridad que justifica el procedimiento. Concluido el sondeo de mercado, el proceso o negocio interesado procederá a recomendar al único proveedor que considera es el más apto para la satisfacción de la necesidad institucional. La ESPH S.A. podrá negociar con el proveedor seleccionado las condiciones de precio. En todo caso, el proceso o negocio interesado deberá acreditar que el precio es razonable, con relación a prestaciones similares o en función de las aplicaciones y tecnología.

XII. Se puede realizar la compra de bienes y/o servicios, en forma directa entre los diferentes negocios de la ESPH, S.A. El proceso o negocio adquiriente, realizará los estudios de mercado necesarios, para garantizar que los precios son razonables.

El proceso o negocio interesado, podrá valorar realizar la contratación con el otro proceso o negocio, en cuyo caso se firmará un convenio estableciendo las condiciones de la contratación. En caso de que la propuesta no satisfaga los intereses del negocio o proceso contratante, procederá a solicitar al proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras, el proceso de contratación correspondiente según lo establecido en el artículo 28 de este Reglamento.

La aplicación de las excepciones anteriores será de responsabilidad exclusiva del Proceso o negocio solicitante, la administración deberá dejar constancia, en el expediente de cada caso concreto, de las razones que sustentan la aplicación de la causal de exclusión de los procedimientos ordinarios de concurso.

Para este tipo de figura adquisitiva, será adjudicada por el líder del Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras, aquellas compras que sean hasta $150.000,00 (ciento cincuenta mil dólares estadounidenses), por la Gerencia General para compras que sean de $150.001 hasta $500.000 dólares (quinientos mil dólares estadounidenses) y en los casos con montos superiores a este adjudicará la Junta Directiva. Para gestionar esta figura, el Administrador de contrato, debe completar el formulario correspondiente, en dónde se determine y justifique, cuál es la causal de exclusión.

j) En el caso de la adquisición de materiales, el director del Proceso o negocio interesado deberá cerciorase de las existencias en el Almacén, para realizar una nueva compra con el propósito de racionalizar el inventario. Es requisito que conste en el oficio de solicitud de compra, la realización efectiva de esta revisión.

k) En todo tipo de compra o contratación, se podrá aplicar la característica según demanda, lo anterior cuando las condiciones del mercado, así como el alto y frecuente consumo del objeto lo requieran, se podrá pactar, no una cantidad específica, sino el compromiso de suplir los suministros periódicamente, según las necesidades de consumo puntuales que se vayan dando durante la fase de ejecución.

El oferente cotizará sobre la base de precios unitarios formulados, con fundamento en una proyección de los consumos parciales y totales aproximados establecidos en el cartel. El plazo de la contratación no podrá ser superior a cinco años. CAPÍTULO IX De las Condiciones Generales para los Concursos

Deberán respetarse los plazos mínimos para la recepción de ofertas, según el tipo de contratación, sin embargo, en casos calificados de urgencia, justificada ampliamente por el Administrador del Contrato, el Líder del Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras, podrá reducir el plazo de acuerdo a la experiencia y la necesidad empresarial. Asimismo, quedará a criterio del Líder del Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras, de acuerdo a la experiencia y la complejidad de la compra, con el fin de lograr una participación conveniente para los intereses empresariales, aumentar el plazo mínimo establecido.

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2. PUBLÍQUESE EN EL DIARIO OFICIAL LA GACETA.