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 Normativa >> Reglamento 18 >> Fecha 09/05/2019 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 18
Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoria interna del Registro Nacional
Texto Completo acta: 12FDCA

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL



LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL



REGISTRO NACIONAL



En uso de las facultades y atribuciones que le confiere el artículos 3º, inciso e) de la Ley de Creación del Registro Nacional, Nº5695 del 28 de mayo de 1975 y sus reformas; la Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 02 de mayo de 1978 y sus reformas; la Ley General de Control Interno, Nº 8292 del 31 de julio del 2002; la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428 del 7 de setiembre de 1994 y sus reformas; la Ley Contra la Corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función Pública N° 8422 del 06 de octubre de 2004 y sus reformas; Estatuto de Servicio Civil Ley N° 1581 de 30 de mayo de 1953 y sus reformas; las Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos en general, N°D-2-2004- CO de 12 de noviembre de 2004, publicadas en el Diario Oficial La Gaceta N° 228 de 22 de noviembre de 2004; las Normas generales de auditoría: Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General mediante Resolución R-DC-064-2014 del 11 de agosto del 2014 publicadas en el Diario Oficial La Gaceta N° 184 del 25 de setiembre de 2014; las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República mediante Resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, publicada en Diario Oficial La Gaceta N°28 del 10 de febrero de 2010; las Normas internacionales: Marco internacional para la práctica profesional de la auditoría interna, promulgadas por el Instituto de Auditores Internos; los Lineamientos sobre las gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República, mediante resolución R-CO-83-2018 de 9 de julio de 2018, publicada en el Alcance Digital 143, La Gaceta 146 del 13 de agosto del 2018.



Considerando:



I.-Que por Ley N° 5695 Ley de Creación del Registro Nacional, se constituye la Junta Administrativa del Registro Nacional, con personalidad jurídica instrumental y con atribuciones para dictar reglamentos internos para el mejor funcionamiento de las diversas dependencias.



II. -Conforme el Decreto Nº21734-J del 16 de noviembre del 1992, se crea la Auditoría Interna del Registro Nacional, como una unidad asesora de la Junta Administrativa del Registro Nacional.



III. -Que en el Diario Oficial La Gaceta Nº 21 del 30 de enero de 2008, fue publicado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Registro Nacional, aprobado por la Junta Administrativa mediante acuerdo J492 tomado en Sesión Ordinaria Nº 37-2007, celebrada el 18 de octubre del 2007.



IV. -Que con vista en el inciso h) del artículo N° 22 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, se establece como parte de las competencias de la Auditoría Interna el "Mantener debidamente actualizado el Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna."



V. -Que la Auditoría Interna es parte fundamental del sistema de control interno institucional y del Sistema de Control y Fiscalización Superior de la Hacienda Pública y su acción requiere ser reforzada conforme el marco legal y técnico que regula su gestión, en defensa del interés público; por lo que es necesario disponer de un reglamento de organización y funcionamiento actualizado, acorde con la normativa que rige su actividad.



VI.-Que la elaboración del presente reglamento se realiza conforme lo establecido en los Lineamientos sobre las gestiones que involucran a la Auditoría Interna presentadas ante la Contraloría General de la República, mediante resolución R-CO-83-2018, publicada en el Alcance Digital 143, Diario Oficial La Gaceta N° 146 del 13 de agosto del 2018.



VII.-Que de acuerdo con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, este Reglamento debe ser aprobado por la Contraloría General de la República, publicarse en el Diario Oficial La Gaceta y divulgarse en el ámbito institucional.



VIII. -Que mediante Acuerdo Firme J246-2019 adoptado por la Junta Administrativa del Registro Nacional en Sesión Ordinaria N° 18-2019 celebrada en fecha 09 de mayo de 2019, se aprueba este reglamento.



IX. - Que la Contraloría General de la República, mediante oficio DFOE-PG-0296(9009) del 26 de junio de 2019, dio su aprobación a este Reglamento. Por tanto,



Emite el siguiente:



REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA



AUDITORÍA INTERNA DEL REGISTRO NACIONAL



TITULO I



Disposiciones generales



Artículo 1º. -Este Reglamento, en forma conjunta con las leyes atinentes, la normativa y disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República al respecto, regula las actividades de la Auditoría Interna del Registro Nacional, su organización y funcionamiento, de conformidad con las competencias, funciones, deberes, y potestades que establecen las normas que en él se citan. Todo lo anterior, con el propósito de que su actividad coadyuve al éxito de la labor institucional, en aras de la legalidad y efectividad en el manejo de los fondos públicos involucrados en su gestión.




 




Ficha articulo



Artículo 2º. - Se entenderán para los efectos de este Reglamento los siguientes términos:



a) Administración Activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria,  ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluye a la Junta Administrativa, como última instancia.



b) Advertencia: Servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna a los órganos sujetos a la competencia institucional, con fundamento en el inciso d) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292, así como lo dispuesto en las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.



c) Asesoría: Consiste en proveer al jerarca de criterios, opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones, con fundamento en el inciso d) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292, así como lo dispuesto en las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.



d) Auditoría o Auditoría Interna: Auditoría Interna del Registro Nacional que dentro de la organización funcional corresponde a la Unidad a que se refiere la Sección I del Capítulo IV de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292.



e) Ausencia Permanente: Ausencia en la que no existe la expectativa de retorno del titular de la plaza, ya sea por renuncia, jubilación, despido, defunción o cualquier otro motivo que impida su regreso.



f) Ausencia Temporal: Ausencia que tiene una fecha de inicio y una fecha de conclusión, por existir la expectativa de retorno del titular de la plaza en una fecha determinada.



g) Bloque de legalidad u ordenamiento jurídico: Conjunto de normas jurídicas, escritas y no escritas, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública, el cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior, igual o inferior a ésta, incluidos los principios generales y las reglas de la ciencia o de la técnica.



h) Competencias: Atribución de una potestad legítima para el conocimiento o resolución de un asunto, conjunto de actividades, labores asignadas por la normativa a la Auditoría Interna.



i) Concurso Público: Proceso de reclutamiento y selección de personal en el cual pueden participar los funcionarios de la Institución y el público en general, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos, con el fin de seleccionar el candidato idóneo para el puesto en concurso.



j) Conflicto de intereses: Se origina en el momento que un funcionario recibe regalos, dádivas, comisiones o gratificaciones, o participa en alguna situación que se contrapone a su cargo y con ello puedan afectar su integridad e independencia.



k) Contraloría u Órgano Contralor: Contraloría General de la República.



l) Cuidado profesional: Desempeño de los trabajos de manera prudente y competente, sin que ello implique infalibilidad.



m) Independencia de criterio: Condición según la cual la Auditoría Interna debe estar libre de injerencias del Jerarca y de los demás sujetos de su competencia institucional, en la ejecución de sus labores.



n) Independencia funcional: Atributo dado a la Auditoría Interna ante su posición en la Estructura Organizacional como órgano asesor de alto nivel dependiente del Jerarca.



o) Inopia: Ausencia de candidatos con idoneidad comprobada para ocupar un determinado puesto, lo que conlleva que, ante la ausencia de personas que cumplan todos los requisitos para ingresar al puesto, y cuando las circunstancias de urgencia y necesidad para satisfacer el servicio público lo requieran, se obvien algunos requisitos del puesto para permitir el nombramiento.



p) Junta Administrativa o Jerarca: Junta Administrativa del Registro Nacional, máximo jerarca de la Institución.



q) Los demás funcionarios de la Auditoría Interna: Funcionarios que se desempeñan en la Auditoría Interna, ocupando puestos diferentes a los de la persona Auditora Interna y la persona Subauditora Interna ya sea que pertenezcan a esa unidad o que se desempeñen en ella de manera temporal en razón de un préstamo, convenio o similar.



r) Lineamientos: Se refiere a los Lineamientos sobre las gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República.



s) Manual de Auditoría Interna: Compendio de documentos referentes a la organización, funciones, procedimientos y demás disposiciones aplicables a la Auditoría Interna del Registro Nacional.



t) Nombramiento interino: Designación temporal de la persona Auditora o Subauditora interna, en la cual se definen las fechas de inicio y fin de su nombramiento en el cargo.



u) Nombramiento a plazo indefinido: Designación permanente de la persona Auditora Subauditora Interna, en la cual no se determina la fecha de finalización del nombramiento.



v) Nómina de elegibles: Lista de participantes de un concurso que, como producto de este, cuentan con la condición de idoneidad para ocupar un cargo. Se produce cuando un número distinto de tres personas alcanzan dicha condición.



w) Normas para el ejercicio de la auditoría: Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, mediante resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre del 2009.



x) Normas generales de auditoría: Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General mediante resolución R-DC-064-2014 del 11 de agosto del 2014.



y) Normas internacionales: Marco internacional para la práctica profesional de la auditoría interna, promulgadas por el Instituto de Auditores Internos (Institute of Internal Auditors).



z) Objetividad: Mantenimiento de una actitud imparcial por parte de la persona auditora en el desarrollo de las funciones de su competencia, para ello debe gozar de total independencia en sus relaciones, no debe permitir ningún tipo de influencia o prejuicio.



aa) Persona Auditora Interna: Auditor Interno del Registro Nacional.



bb) Persona Subauditora Interna: Subauditor Interno del Registro Nacional.



cc) Recargo de funciones: Situación laboral en la que un trabajador asume, de forma parcial o total y por un tiempo definido, las funciones de un puesto de mayor categoría, adicionales a las labores propias del puesto que ostenta. Lo anterior implica que el trabajador desempeña simultáneamente las funciones de ambos cargos.



dd) Registro: Registro Nacional.



ee) Regulaciones administrativas: Son aquellas regulaciones que norman de manera general la naturaleza de la relación entre los funcionarios y su superior desde una perspectiva administrativa, no técnica, particularmente las referidas a temas tales como control del tiempo, evaluación, permisos y vacaciones.



ff) Suplencia o sustitución: Reemplazo temporal de una persona funcionaria titular por otro funcionario.



gg) Terna: Lista de tres personas que, como candidatos en un concurso, obtienen las tres calificaciones más altas conforme a los criterios establecidos para la selección de uno de ellos.



hh) Titular Subordinado: Persona funcionaria de la Administración Activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.



ii) Universo auditable: Es el conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos, sistemas y funciones que pueden ser evaluados por la Auditoría Interna en un determinado proceso.



En relación con los términos de la materia de auditoría y control interno no incorporados explícitamente en este artículo, se aplicarán los conceptos que haya definido o defina a futuro la Contraloría General de la República en sus directrices, manuales y lineamientos. De manera supletoria se podrán aplicar los términos que se establezcan en el marco internacional para la práctica de la auditoría interna establecido por el Instituto de Auditores Internos.




 




Ficha articulo



Artículo 3º. -Este Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna del Registro Nacional y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa en la materia que les resulte aplicable.




 




Ficha articulo



Artículo 4º. -A efecto de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, la persona Auditora Interna y la Junta Administrativa podrán proponer las modificaciones que estimen necesarias.



En el proceso de actualización del Reglamento, en el trámite de aprobación, tanto interno como externo, así como en la resolución de conflictos entre la persona Auditora Interna y la Junta Administrativa sobre el contenido propuesto, se aplicarán los lineamientos sobre el reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del sector público y sus modificaciones, emitidos por la Contraloría General de la República y las que en un futuro emita el Ente Contralor.



Una vez aprobado por el Jerarca y previa aprobación por parte de la Contraloría General de la República, el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Registro Nacional y sus modificaciones, se deberá publicar en el Diario Oficial La Gaceta y además, la Administración y la Auditoría Interna lo divulgarán en el ámbito institucional.




 




Ficha articulo



TÍTULO II



De la organización de la Auditoría Interna



CAPÍTULO I



Concepto de auditoría interna



Artículo 5º.-La Auditoría Interna es un órgano institucional del Registro Nacional, con dependencia orgánica de la Junta Administrativa, la cual realiza su actividad en forma independiente y objetiva; mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional.



Dentro de la organización, la Auditoría Interna contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales y le genera valor mediante la evaluación y mejora de la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección. Además, proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico, y a prácticas sanas.




 




Ficha articulo



Artículo 6º. -La función de la Auditoría Interna se regirá de conformidad con las disposiciones de la Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292 y de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Ley N° 7428 en lo concerniente al accionar de las auditorías internas; y de acuerdo con las disposiciones legales aplicables a su ámbito de competencia.



En el ejercicio de sus funciones la Auditoría Interna se regulará por este reglamento, la normativa técnica y por las disposiciones, criterios, directrices, lineamientos, políticas y procedimientos, en cuanto le sean aplicables o que en el futuro emita, en el ámbito de su competencia, la Contraloría General de la República y las entidades que regulan la actividad profesional de la auditoría interna.



Como respaldo de su actuación y en cumplimiento del principio de legalidad, la persona Auditora Interna mantendrá actualizado en el Manual de Auditoría Interna, el detalle de la normativa que constituye el marco legal y técnico de su actividad.




 




Ficha articulo



CAPÍTULO II



Independencia y objetividad



Artículo 7º. -La actividad de Auditoría Interna debe ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto de la Junta Administrativa y de los demás órganos de la Administración Activa. Al determinar la planificación y sus modificaciones, al manejar sus recursos, así como al desempeñar su trabajo y al comunicar sus resultados, se requiere objetividad e imparcialidad en la labor efectuada por la Auditoría Interna. Las conclusiones de los informes realizados deberán ser objetivas y por consiguiente, deben basarse exclusivamente en las pruebas obtenidas y unificadas de acuerdo con las normas de auditoría.



 




Ficha articulo



Artículo 8º. -En adición a lo establecido en el Estatuto de Servicio Civil, Ley N° 1581, en la Ley General de Control Interno Ley N°8292 y en las demás leyes específicas, las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, deberán ejercer su función con una actitud mental independiente y objetiva, evitar conflictos de intereses y proteger su independencia, por lo que tendrán las siguientes prohibiciones:



a) Ser empleados, ejercer funciones o realizar actuaciones de Administración Activa en otra unidad administrativa del Registro Nacional, salvo las necesarias para cumplir su competencia.



b) Ser miembros de juntas directivas, comisiones de trabajo o similares, formar parte de órganos directores de procedimientos administrativos, de conformidad con las disposiciones y prohibiciones que al respecto establecen la Ley General de Control Interno Ley N° 8292 y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley N° 8422.



c) Auditar operaciones, unidades, áreas, proyectos o programas, de los cuales fueron responsables como funcionarios de la Administración, proveedores u otro tipo de relación, al menos hasta por el período de un año previo a su nombramiento en la Auditoría Interna.



d) En todas las gestiones relacionadas con su labor, su independencia de criterio no debe verse afectada por intereses personales, externos; por relaciones personales o financieras.



e) Auditar cualquier asunto en el cual tenga algún interés personal o familiar, directo o indirecto, así como alguna actividad en la que se tuvo responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles con su función auditora.



f) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades. Deben mantener la neutralidad política, tanto en el ámbito público como privado.



g) Evitar relaciones o actuaciones que contravengan las Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos en general.



h) Utilizar su cargo oficial con propósitos privados.



i) Evitar relaciones que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia.



j) Aceptar dádivas, gratificaciones u ofrecimientos que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.



k) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la Institución.



l) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado. De esta prohibición se exceptúa la docencia, cuando sea fuera de la jornada laboral.




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Artículo 9º. -La persona Auditora Interna deberá cumplir sus funciones haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio, y será vigilante que su personal responda de igual manera. Deberá establecer medidas formales para controlar y administrar situaciones de impedimento sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro la objetividad o independencia de la Auditoría Interna.




 




Ficha articulo



Artículo 10°. -Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias de la Auditoría Interna deben velar porque no se presenten conflictos de interés al prestar servicios contenidos en este Reglamento y que dichos servicios no incluyan responsabilidades ni facultades de gestión, propias de la Administración Activa.




 




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Artículo 11°. -De conformidad con lo establecido en las normas de auditoría y directrices referentes a los principios y enunciados éticos aplicables a la Auditoría Interna en el Sector Público, cuando existan factores que puedan comprometer su independencia y objetividad, de hecho o en apariencia, así como exista algún tipo de conflicto de interés, la persona Auditora Interna deberá informarlo por escrito a la Junta Administrativa. En el caso de que las limitaciones sean aplicables a la persona Subauditora Interna o a los demás funcionarios de Auditoría, la situación deberá hacerse del conocimiento de la persona Auditora Interna.




 




Ficha articulo



Artículo 12°. -Con las excepciones de Ley, el personal de la Auditoría Interna debe mantener confidencialidad respecto de la información que se les haya suministrado para el ejercicio de su trabajo o conocido con ocasión de este.




 




Ficha articulo



Artículo 13°. -Cuando la Junta Administrativa lo requiera, la persona Auditora Interna o en su defecto el funcionario designado, asistirá a las sesiones de Junta, con voz pero sin voto.



Podrá solicitar, cuando lo estime necesario, que su opinión se acredite en las actas respectivas.



La participación de la persona Auditora Interna o del funcionario designado en las sesiones de Junta Administrativa, será conforme con su función de asesorar en asuntos propios de su competencia, sin que se menoscabe o comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus funciones; o para la presentación de temas relativos a la administración y funcionamiento de la Auditoría Interna.



Tendrá la posibilidad de abstenerse de emitir su opinión o posponerla para hacerlo oportunamente, sea de forma verbal o por escrito en otra sesión, cuando a su criterio y por la complejidad del asunto en discusión, requiera recabar mayores elementos de juicio. Lo anterior, sin perjuicio de la potestad del Jerarca para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente y conveniente.



La presencia de la persona Auditora Interna o del funcionario en las sesiones de Junta Administrativa, no releva al Órgano Colegiado de la responsabilidad de respetar el ordenamiento jurídico y técnico en los asuntos que acuerde.




 




Ficha articulo



Artículo 14°. -Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias de la Auditoría, no deberán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la Administración Activa.



En caso de requerirse la participación del personal que integra la Auditoría Interna en sesiones, reuniones, grupos de trabajo o comisiones de la Administración, la misma será exclusivamente en calidad de asesor, en asuntos de su competencia, con voz pero sin voto; previa invitación y coordinación con la persona Auditora Interna; siempre y cuando no sea con carácter permanente y su participación no represente un conflicto de interés. Lo anterior, en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna.



Las personas asistentes de la Auditoría Interna podrán emitir su opinión cuando lo consideren apropiado, sea durante la sesión de trabajo o posteriormente de manera oportuna. Ni la presencia ni el silencio de la persona Auditora Interna o su representante, releva a los funcionarios de la Administración de su responsabilidad de respetar el bloque de legalidad u ordenamiento jurídico y técnico.




 




Ficha articulo



CAPÍTULO III



Ubicación y estructura organizativa



Artículo 15°. -La ubicación de la Auditoría Interna dentro de la estructura institucional, corresponde a la de un órgano de alto nivel, con dependencia orgánica de la Junta Administrativa.



La Auditoría Interna funcionará bajo la responsabilidad y dirección de la persona Auditora Interna y contará con una persona Subauditora Interna, quien le apoyará en el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con las labores que este le asigne y le suplirá en sus ausencias temporales con todas sus atribuciones.




 




Ficha articulo



Artículo 16°. -La Auditoría Interna se organizará y funcionará conforme lo disponga la persona Auditora Interna, a quien le corresponderá proponer la estructura organizativa y funcional requerida para el cumplimiento de sus fines, considerando, entre otros, los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnicas jurídicas, así como las políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República.




 




Ficha articulo



Artículo 17°. - Orgánicamente, las personas Auditora y Subauditora Internas dependerán de la Junta Administrativa, quien los nombrará y establecerá las regulaciones administrativas que les serán aplicables.



Las regulaciones administrativas que al efecto establezca la Junta Administrativa, deben garantizar la igualdad de trato en relación con las que rigen en la Institución para los niveles dependientes del Jerarca o del mismo rango de los cargos de las personas Auditora y Subauditora Internas y no deberán afectar negativamente la actividad de Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio de las personas Auditora y Subauditora Internas y su personal; en caso de duda, la Contraloría dispondrá lo correspondiente. Dichas regulaciones deberán someterse a conocimiento de la persona Auditora Interna, previo a su aprobación, modificación o derogatoria y contendrán los temas y condiciones contemplados en los lineamientos que al efecto emite la Contraloría General de la República.



Le corresponde a la persona presidenta de la Junta Administrativa o a quien esta delegue, conforme lo que señala la Ley General de la Administración Pública, Ley N° 6227, la aprobación de los permisos, licencias y vacaciones a la persona Auditora Interna, sin perjuicio de que la Junta Administrativa establezca que en determinadas circunstancias, estos también se hagan de su conocimiento. En el caso de la persona Subauditora Interna, dicha aprobación le corresponderá a la persona Auditora Interna.



Los demás funcionarios de la auditoría interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal del Registro Nacional.




 




Ficha articulo



Artículo 18°. -La organización de la Auditoría Interna estará encabezada por las personas Auditora Interna y Subauditora Interna e integrada por las jefaturas, profesionales, asistentes y personal administrativo que se consideren necesarios para el cumplimiento de sus fines.



Es responsabilidad de la persona Auditora Interna disponer para su unidad una estructura conforme a la normativa, lineamientos de organización del Registro Nacional, disposiciones técnico-jurídicas, concordante con los objetivos, riesgos institucionales, y sanas prácticas aplicables a su actividad, a efecto de asegurar razonablemente, la efectividad en el cumplimiento de sus obligaciones legales y técnicas, así como la administración eficaz, eficiente y económica de los recursos asignados.



Para el desempeño de sus competencias, la persona Auditora Interna establecerá una estructura que contemple la atención de las funciones propias de la dirección de la Auditoría Interna, el desarrollo de los servicios de auditoría financiera, auditoría operativa, estudios de carácter especial y servicios preventivos, o los que a futuro dispongan los órganos vinculados con la materia de fiscalización superior, así como el apoyo administrativo que su gestión requiera. En el Manual de Auditoría Interna se especificará la organización y las funciones de cada uno de los procesos sustantivos y de apoyo, así como los puestos que la conforman.



Las modificaciones a la estructura de la Auditoría Interna requerirán de la aprobación expresa de la persona Auditora Interna y del acuerdo de la Junta Administrativa.




Ficha articulo



Artículo 19°. -De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 27 de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292, la Junta Administrativa asignará dentro de sus disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para cubrir necesidades propias y directas de la Auditoría Interna en el cumplimiento de su gestión, tomando en cuenta lo establecido en los lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República para la solicitud y asignación de recursos a las auditorías internas por parte del Jerarca.



La Junta Administrativa dispondrá de un plazo de treinta días hábiles desde que se conoce la petición, para emitir el acuerdo respectivo, ante la solicitud de recursos que realice la Auditoría Interna. El mismo plazo se observará en el caso de que el Jerarca deba referirse a desacuerdos planteados por la Auditoría Interna respecto a la resolución sobre la dotación de recursos.



Asimismo, dispondrá, en coordinación con la Auditoría Interna, la preparación de las regulaciones administrativas que contengan los procedimientos, plazos y trámites internos para resolver las solicitudes de dotación de recursos.



De presentarse limitaciones que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría Interna, la persona Auditora Interna deberá comunicar y fundamentar por escrito esta situación ante la Junta Administrativa, para su oportuna atención.



Cuando la persona Auditora Interna demuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría Interna limita la cobertura adecuada del universo auditable y afecta la revisión oportuna del patrimonio institucional, deberá informar por escrito a la Junta Administrativa del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación de responsabilidad que esta situación puede generarle.




Ficha articulo



Artículo 20°. -Para efectos presupuestarios, la Junta Administrativa dará a la Auditoría Interna una categoría programática. En la asignación y disposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio de la persona Auditora Interna y las disposiciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.




 




Ficha articulo



Artículo 21°. -Para la adecuada asignación y disposición de los recursos, la Auditoría Interna formulará su presupuesto de manera técnica, de conformidad con su plan de trabajo anual. Le corresponderá al Auditor Interno proponer el anteproyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para el ejercicio presupuestal respectivo, para la aprobación de la Junta Administrativa, quien valorará las posibilidades de atender tales requerimientos de conformidad con las regulaciones jurídicas y técnicas aplicables. La Auditoría Interna para dar cumplimiento a su plan de trabajo, ejecutará su presupuesto conforme lo determinen sus necesidades.




 




Ficha articulo



Artículo 22°. -La persona Auditora Interna deberá administrar los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza asignados a su dependencia, por lo que le corresponde garantizar la utilización de tales recursos en forma legal, económica, eficiente, eficaz, y transparente para la consecución de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.




 




Ficha articulo



CAPÍTULO IV



De los cargos Auditor Interno y Subauditor Interno



Artículo 23°. -La Junta Administrativa realizará el nombramiento de las personas Auditora Interna y Subauditora Interna por tiempo indefinido y con una jornada laboral de tiempo completo, aplicando en el proceso lo dispuesto tanto en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno Ley N°8292, como en los lineamientos emitidos o que en el futuro emita la Contraloría General de la República sobre esta materia.



Ambos funcionarios dependerán orgánicamente de la Junta Administrativa y pertenecerán al nivel jerárquico de alto nivel del Registro Nacional.




Ficha articulo



Artículo 24°. -Las personas Auditora y Subauditora Internas serán profesionales altamente capacitados en materia de auditoría, que reúnan los conocimientos, experiencia, actitudes, aptitudes y habilidades para administrar la Auditoría Interna.




 




Ficha articulo



Artículo 25°. -Los nombramientos de las personas Auditora y Subauditora Internas se realizarán por concurso público promovido por el Registro Nacional. En el proceso de reclutamiento y selección se establecerán los procedimientos y requisitos mínimos para los nombramientos interinos e indefinidos establecidos en los lineamientos y directrices que emita el Órgano Contralor y las pruebas necesarias para asegurar la selección de los candidatos idóneos para ocupar los cargos, sin perjuicio de que previo al inicio del proceso de reclutamiento y selección, la Junta Administrativa incorpore requisitos adicionales a dichos cargos, con la finalidad de garantizar la capacidad, experiencia e idoneidad de las personas Auditora y Subauditora Internas, en razón de la naturaleza de la Institución y la complejidad de sus funciones. En forma supletoria se aplicarán los trámites y procedimientos establecidos por el Registro Nacional, en la medida en que no resulten contrarios a los lineamientos antes indicados.



En todos los casos se observarán las directrices y lineamientos señalados, en cuanto a procesos de concurso, formación de expediente, integración de terna o nómina de elegibles, comunicaciones, requisitos, devolución de solicitudes, plazos, período de prueba, falla e inopia y demás temas que se incorporen en ellos.



Cuando se trate del nombramiento de la persona Subauditora Interna, la Junta Administrativa podrá solicitar el criterio no vinculante de la persona Auditora Interna, respecto de las valoraciones de los postulantes que la Administración ha identificado como idóneos para el cargo.




 




Ficha articulo



Artículo 26°. -Las personas Auditora y Subauditora Internas sólo podrán ser suspendidas o removidas del cargo por justa causa, conforme a lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno, el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Ley N° 7428; los lineamientos y cualquier otra normativa sobre el particular que disponga el Órgano Contralor, en cuanto a condiciones, sustanciación del procedimiento administrativo, acto de apertura, solicitud de dictamen, que garantice al funcionario la oportunidad de audiencia y defensa.



La decisión de suspensión o destitución deberá ser emanada por la Junta Administrativa, quien deberá respetar el debido proceso. De previo a emitir el acto final, la Administración deberá contar con el dictamen favorable de la Contraloría General de la República.




 




Ficha articulo



Artículo 27°. -Quienes ocupen los cargos de Auditor Interno y Subauditor Interno en razón de su naturaleza estratégica, deberán llevar a cabo funciones de planeación, organización, dirección, supervisión, coordinación y de control, propias de los procesos técnicos y administrativos de la Auditoría Interna. En su gestión deberán observar las respectivas funciones y responsabilidades establecidas en el Manual de Cargos Institucional del Registro Nacional, las cuales serán definidas de conformidad con los lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República y otra normativa jurídica y técnica aplicable a esa actividad.



La persona Auditora Interna asignará las funciones a la persona Subauditora Interna, quien será su colaborador en el ejercicio de las labores, de conformidad con lo previsto para su puesto en el perfil y en el Manual indicado.



Ambos funcionarios serán los encargados de la Auditoría Interna y son los responsables finales del logro de sus objetivos, por lo que requieren compromiso con las políticas y lineamientos emanados del Máximo Jerarca, y lealtad absoluta hacia la Institución y sus valores. Cumplirán sus funciones con pericia y debido cuidado profesional, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio y vigilarán porque su personal responda de igual manera.



La persona Auditora Interna responderá ante la Junta Administrativa por su gestión y en lo que corresponda, ante la Contraloría General de la República. La persona Subauditora Interna será el funcionario dependiente de la persona Auditora Interna y ostenta oficialmente la segunda posición jerárquica en la actividad de Auditoría Interna, responderá por su gestión ante la persona Auditora Interna; y ante la Junta Administrativa cuando sustituya a la persona Auditor en sus ausencias temporales.



La persona Auditora Interna podrá delegar en su personal funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de Administración Pública, Ley N°6227, así como la Ley General de Control Interno, Ley N°8292.




 




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Artículo 28°. -El cargo de Auditor Interno ostenta el máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna. Sin perjuicio de lo establecido en otros artículos de este Reglamento, en la Ley General de Control Interno Ley N°8292 y lo dispuesto en materia de auditoría interna por parte de la Contraloría General de la República, la persona Auditora Interna tendrá las siguientes responsabilidades:



a) Dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con la Administración.



b) Formular, gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con el Artículo 4 de este Reglamento, así como cumplir y hacer cumplir sus disposiciones.



c) Definir, implementar, dirigir, evaluar, actualizar y mejorar en forma constante la calidad de los procesos, políticas, procedimientos, prácticas, productos y servicios requeridos para cumplir las competencias de la Auditoría Interna, de orden sustantivo y estratégico.



d) Formular los criterios mínimos que se tomarán en cuenta para establecer, mantener y divulgar un programa de aseguramiento continuo de calidad y mejora de todos los aspectos de la Auditoría Interna, incluida la aplicación de la normativa jurídica y técnica pertinente.



e) Implementar una adecuada gestión de supervisión, que se dirija al cumplimiento de los objetivos de la Auditoría Interna, de cada proceso y de cada estudio en particular.



Debe verificar el cumplimiento de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, del programa de mejoramiento de la calidad, para la generación del valor agregado tanto de los procesos, de los productos y servicios finales de la Auditoría Interna.



f) Administrar su personal hacia el logro adecuado de objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas.



g) Liderar el proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y en ese contexto le corresponde definir y mantener actualizadas la visión, la misión, las principales políticas, los objetivos y valores que rigen su accionar. Presentará el plan estratégico a la Junta Administrativa, de conformidad con la normativa legal y técnica.



h) Definir y documentar la planificación de corto plazo mediante un Plan Anual de Auditoría, congruente con la planificación estratégica y la normativa reglamentaria y técnica pertinente, con la finalidad de asegurar el desarrollo de sus procesos con alta calidad, basados en el conocimiento y la comprensión del entorno interno y externo del Registro Nacional y los riesgos relacionados con su accionar.



i) Establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas administrativas de acceso y custodia de la documentación, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial, según lo establecido en el Artículo 6º de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292 y el Artículo 8° de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley N° 8422 y sus reformas.



j) Presentar anualmente a conocimiento de la Junta Administrativa, el plan de labores, congruente con la planificación estratégica, su universo auditable actualizado, basado en un proceso de valoración del riesgo y objetivos institucionales, que incluirá los servicios de auditoría (los cuales contemplan el tiempo estimado para estudios especiales que se realizarán a solicitud de la Junta Administrativa o de entes fiscalizadores), los servicios preventivos y las labores de seguimiento sobre los resultados de esos servicios, todo de conformidad con las normas, directrices y lineamientos dictados por la Contraloría General de la República.



k) Presentar el informe anual de labores a conocimiento de la Junta Administrativa, según lo establecido en el inciso g) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292; así como rendir informes periódicos sobre aspectos relevantes de la Auditoría Interna y de rendición de cuentas sobre el uso de los recursos asignados.



l) Proponer a la Junta Administrativa oportuna y debidamente justificados, los requerimientos de recursos para cumplir el plan de trabajo, incluidas las necesidades administrativas de la Auditoría Interna, conforme los lineamientos del Órgano Contralor.



m)Tomar las acciones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas, tanto institucionales como de la Auditoría Interna, que les sean aplicables.



n) Establecer e implementar las medidas necesarias para el manejo de las relaciones y coordinaciones con la Junta Administrativa, los titulares subordinados y otras instancias internas y externas de la Institución.



o) Actuar conforme lo dispuesto en el marco ético institucional y de la Auditoría Interna, así como velar por que los funcionarios de la Auditoría se conduzcan de igual manera en sus distintas relaciones internas y externas.




 




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Artículo 29°. -Cuando se ausenta temporalmente la persona Auditora Interna o Subauditora Interna del Registro Nacional, la Junta Administrativa podrá disponer un recargo de funciones o bien podrá disponer de una sustitución o suplencia en el siguiente orden establecido por la Contraloría General de la República, ante la ausencia de la persona Auditora Interna se podrá efectuar un recargo o sustitución en primer lugar por la persona Subauditora Interna, en segunda instancia por un funcionario de la Auditoría Interna o bien, en su defecto, por un funcionario externo a la Auditoría Interna.



El recargo de funciones, la sustitución o suplencia, podrán hacerse por el tiempo de la ausencia temporal del titular, excepto si la duración de esa ausencia es superior a tres meses y las condiciones operativas expuestas a la Junta Administrativa por la Auditoría Interna, justifican el nombramiento de una persona Auditora o Subauditora Interna interina.



La Junta Administrativa podrá realizar el respectivo nombramiento de la persona Auditora o Subauditora Interna interino, según corresponda, desde el inicio de la ausencia temporal, en los casos en que tenga conocimiento previo, que el lapso de la ausencia temporal excederá los tres meses antes señalados. Hechos los nombramientos interinos correspondientes, cesarán los recargos o sustituciones.



En dicho recargo, sustitución o suplencia, se cumplirá con los lineamientos que emita el Órgano Contralor y supletoriamente con las disposiciones institucionales en la materia.




 




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Artículo 30°. -Cuando la ausencia del titular del cargo de Auditor Interno o Subauditor Interno sea permanente, se deberá realizar un nombramiento interino; no obstante, por el tiempo que se requiera para realizar dicho nombramiento la Junta Administrativa podrá acudir al recargo, la sustitución o suplencia descritas en el artículo anterior, todo de conformidad con los lineamientos del Órgano Contralor. La suma del plazo de la sustitución, suplencia, o recargo y el nombramiento interino no deberá sumar más de doce meses.



En los casos de ausencia permanente, se deberá gestionar la autorización de la Contraloría General de la República, previo a realizar el nombramiento interino, indicado los datos de la persona que se designará y demostrando los requisitos de idoneidad aplicables. No obstante, si el nombramiento interino en el cargo de Auditor Interno recayera en quien ejerce el cargo de Subauditor Interno, no se requerirá la autorización del Órgano Contralor.



La Junta Administrativa o su representante deberá comunicar a la Contraloría General de la República, el nombramiento interino a más tardar el primer día hábil del inicio de funciones en el respectivo cargo.



La solicitud de autorización de nombramientos interinos que se formule ante la Contraloría General de la República, contemplará los requisitos descritos en los lineamientos emitidos o que a futuro disponga el contralor.



Cuando se trate del recargo, sustitución o suplencia; o nombramiento interino del Subauditor



Interno, la Junta Administrativa podrá solicitar el criterio de la persona Auditora Interna, respecto de la idoneidad de los funcionarios que se estén considerando para el cargo. Dicho criterio no será vinculante al Jerarca.




 




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CAPÍTULO V



Del personal de la Auditoría Interna



Artículo 31°. -En materia de recursos humanos la persona Auditora Interna ejercerá todas las funciones que le son propias en la administración de personal, de tal forma que deberá contarse con su autorización para la definición de perfiles, nombramientos, traslados, reasignación, suspensión, remoción, promoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal, todo de acuerdo con el marco jurídico que en la materia rige en el Registro Nacional. La disminución de plazas por movilidad laboral deberá ser previamente autorizada por la persona Auditora Interna.




 




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Artículo 32°. -La persona Auditora Interna propondrá a la Junta Administrativa la creación de las plazas y servicios que considere indispensables para el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo y, en general, para el buen funcionamiento de la Auditoría Interna, todo ello con el propósito de mantener una cobertura adecuada del universo auditable y efectiva protección de la Hacienda Pública, en el ámbito de su competencia.



Para determinar la necesidad de recursos y respaldar la solicitud ante la Junta Administrativa, le corresponde la persona Auditora Interna definir técnicamente los recursos requeridos, mediante un estudio que considere su ámbito de acción, los riesgos asociados a los elementos del universo auditable, el ciclo de auditoría, la realidad institucional, el volumen de actividades y demás factores que permitan establecer de manera razonable los recursos requeridos, todo de conformidad con los lineamientos, directrices y regulaciones de los órganos competentes.



Los requisitos para la creación y ocupación de plazas de la Auditoría Interna deberán considerar sus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del funcionamiento del sistema de control interno de la Institución.



Las vacantes que se presenten en los puestos de la Auditoría Interna deberán llenarse en los plazos establecidos por la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.



La disminución de plazas, por cualquier motivo en la Auditoría Interna, deberá ser previamente autorizada por la persona Auditora Interna. En los casos que la disminución de plazas afecte la ejecución de su plan anual de trabajo o represente un debilitamiento al sistema de control institucional, deberá informarse a la Junta Administrativa.




 




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Artículo 33°. -Colectivamente, el personal de la Auditoría Interna deberá ser idóneo en cuanto al conocimiento en auditoría, contabilidad, finanzas, estadística, administración, tecnología, entre otros, así como del marco legal relacionado con la Administración Pública y el Registro Nacional, que lo califique para ejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, debiendo reunir las competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.




 




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Artículo 34°. -El personal de la Auditoría Interna en el ejercicio de sus competencias, realizará su trabajo con aptitud y debido cuidado profesional. Asimismo, emprenderán acciones para actualizar y perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias requeridas para el ejercicio de la auditoría interna.



La persona Auditora Interna realizará las acciones que sean necesarias, para que ella y su equipo de trabajo perfeccionen sus conocimientos, aptitudes y otras competencias requeridas, mediante la capacitación profesional continua.




 




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Artículo 35°. -La información que las personas Auditora Interna, Subauditora Interna o cualquiera de sus subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones será estrictamente confidencial. Esta confidencialidad no se aplicará ante:



a) Solicitudes o requerimientos de la Contraloría General de República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora.



b) Solicitudes o requerimientos de la Junta Administrativa.



c) Solicitudes o requerimientos expresos de autoridades competentes que devienen por imperativo legal.



d) Solicitudes o requerimientos de información por parte de la Asamblea Legislativa en el ejercicio de sus atribuciones.




 




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Artículo 36°. -Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o sea objeto de una demanda, el Registro Nacional gestionará tanto el apoyo técnico como el jurídico de la Institución, y la representación de la Procuraduría General de la República, si por la naturaleza del caso, este amerita la representación estatal; todo de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.




 




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Artículo 37°. -Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y el personal de la Auditoría Interna deberán mantener elevados valores de conducta al ejercer la actividad de la auditoría interna. Conducirán su actuación según lo dispuesto en el Manual de Buenas Prácticas del Registro Nacional, así como en el marco ético de la Auditoría Interna, el cual incorpora los principios, valores y normas plasmados en el Código de Ética del Instituto de Auditores Internos y en las Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general, emitidas por la Contraloría General de la República. Lo anterior, sin perjuicio de las normas éticas de los colegios profesionales a los que se encuentran afiliados sus funcionarios y las que se promulguen, en materia ética y transparencia, en el Registro Nacional. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.




 




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CAPÍTULO VI



Ámbito de competencia de la Auditoría Interna



Artículo 38°.-La Auditoría Interna cumplirá su función auditora y asesora en relación con los fondos públicos sujetos al ámbito de competencia del Registro Nacional, incluyendo fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar, o sobre fondos y actividades privadas de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley N° 7428, en el tanto éstos se originen en transferencias efectuadas por componentes dentro de la competencia del Registro Nacional.



Esa función podrá ejercerla directamente, por medio de unidades descentralizadas de Auditoría Interna o por medio de la contratación de servicios externos.




 




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Artículo 39°. -Es deber de la persona Auditora Interna definir y mantener actualizado en el Manual de Auditoría Interna del Registro Nacional, los órganos y entes sujetos al ámbito de acción de la Auditoría Interna, de conformidad con lo estipulado en la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.




 




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CAPÍTULO VII



Relaciones y coordinación



Artículo 40°. -La Auditoría Interna mantendrá dentro del marco de sus competencias, relaciones y coordinaciones con la Junta Administrativa, la Dirección General, con los titulares subordinados y otras instancias internas y externas, tales como la Contraloría General de la República, Instituciones de Control y Fiscalización, Comisiones Legislativas, Ministerio Público, Procuraduría General de la República, denunciantes u otros pertinentes.




 




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Artículo 41°. -Corresponderá a la persona Auditora Interna administrar esas relaciones y regular las de los demás funcionarios de la Auditoría Interna con los órganos internos y externos del ámbito de su competencia institucional, de conformidad con el bloque de legalidad y técnico aplicable; y en apoyo a una gestión eficaz, oportuna y económica de la actividad de auditoría interna.




 




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Artículo 42°. -La persona Auditora Interna tendrá cuando así corresponda, la facultad de proveer e intercambiar información con la Contraloría General de la República, así como con otros entes y órganos de control, conforme al ordenamiento jurídico. Lo anterior, sin perjuicio de la coordinación interna requerida y sin que ello implique limitación alguna para la efectiva actuación de la Auditoría Interna.




 




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Artículo 43°. - Las personas Auditora Interna y Subauditora Interna, y demás personas funcionarias de la Auditoría Interna, con la debida observancia de las disposiciones de la Institución, podrán solicitar a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la Auditoría Interna, asimismo tendrán cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de sus competencias, conforme lo establece la Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292.




 




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Artículo 44°. -La persona Auditora Interna deberá obtener asesoramiento y ayuda competente, en caso de que el personal de la Auditoría Interna carezca de los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para llevar a cabo los trabajos y cumplir apropiadamente con su labor asesora. Para suplir esas necesidades, en apoyo a las auditorías que realice, podrá incorporar profesionales y técnicos de diferentes disciplinas, sean funcionarios o no del Registro Nacional, para que lleven a cabo labores de su especialidad, a través de los procedimientos legales correspondientes.




 




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Artículo 45°. -La persona Auditora Interna deberá establecer mecanismos de coordinación para que el Departamento Financiero mantenga registros separados del monto del presupuesto institucional asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se controlen la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados para la misma.




 




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TÍTULO III



Del funcionamiento de la Auditoría Interna



CAPÍTULO I



Competencias de la Auditoría Interna



Artículo 46°. -La Auditoría Interna tendrá las competencias definidas en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Ley N°8292, y demás normativa que al efecto emita la Contraloría General de la República.




 




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CAPÍTULO II



Deberes de la Auditoría Interna



Artículo 47°. -Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias de la Auditoría Interna darán cumplimiento a los deberes establecidos en el artículo 32 de la Ley General del Control Interno Ley N° 8292, el artículo 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422 y sus reformas, así como a los deberes que determine la normativa emitida por la Contraloría General de la República y demás órganos de control, referente a la gestión de las auditorías internas.




 




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Artículo 48°. -Para el cumplimiento de los deberes establecidos para la Auditoría Interna, esta deberá realizar las siguientes funciones:



a) Realizar auditorías o estudios especiales, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional.



b) Practicar auditorías o estudios especiales en cualquier unidad administrativa u operativa del Registro Nacional, en el momento que considere oportuno, conforme su plan de auditoría o de acuerdo con las prioridades del caso, cuando medie petición de la Junta Administrativa, la Dirección General, la Contraloría General de la República, por denuncia de terceros; o bien, porque así lo determine la Auditoría Interna.



c) Verificar que estén protegidos los intereses de la Institución, concentrando sus esfuerzos en las áreas de más alto riesgo; señalar las debilidades de control interno y las recomendaciones que estime pertinentes para proporcionar las bases para una acción correctiva adecuada, con el fin de apoyar en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.



d) Asesorar a la Junta Administrativa a su solicitud, en materia de su competencia y conocimiento, sin que su asesoría sea vinculante para quien la solicita, ni comprometa la independencia y objetividad de la Auditoría Interna en el desarrollo posterior de las labores propias de la actividad.



e) Verificar el cumplimiento de las normas legales, reglamentarias y técnicas aplicables, en el desarrollo de nuevos sistemas automatizados, así como a las comisiones de índole multidisciplinaria que la Administración invite a integrar la Auditoría, dejando claro su papel de asesora, sea para expresar criterios oportunos o advertir, sin perjuicio del seguimiento y evaluación posterior que correspondan.



f) Advertir a la Administración Activa sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sea de su conocimiento.



g) Verificar, en lo pertinente, el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen la Institución y su funcionamiento, así como de las políticas, planes, programas, objetivos y metas que se hayan formulado.



h) Verificar el cumplimiento de las diferentes actividades relacionadas con la fase de formulación presupuestaria ejecutadas por parte de la Administración Activa.



i) Evaluar, en lo pertinente, las operaciones, además comprobar la veracidad e integridad de los registros, informes y estados financieros y presupuestarios.



j) Verificar que los recursos financieros, materiales y humanos de que dispone el Registro Nacional, se hayan gestionado con eficiencia, eficacia, economía, cumpliendo con el bloque de legalidad correspondiente.



k) Comprobar la efectividad de los planes, programas, proyectos y presupuestos de los niveles operativos, y verificar que sus resultados sean consistentes con los objetivos y metas establecidos por la administración, proporcionándole las recomendaciones necesarias que le permitan mejorar su gestión.



l) Evaluar en los sistemas de información automatizados, en operación y en desarrollo, los distintos riesgos, en las fases que la persona Auditora Interna determine. Para el caso de los sistemas en desarrollo, el funcionario de la Administración, responsable de cada proyecto, informará oportunamente a la Auditoría Interna la fecha en que este dará inicio.



m) Evaluar la eficacia de la gestión del riesgo en el Registro Nacional, para lo cual, la Auditoría Interna verificará que la Administración Activa identifique y evalúe los distintos riesgos a los que está expuesta la Institución, planifique y emprenda las medidas pertinentes para mitigar los efectos negativos de esos riesgos, y a su vez cumpla con lo que establece el Artículo 18 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292. También deberá promover mejoras, a través de los servicios de auditoría, en la valoración del riesgo de los procesos de dirección, de las operaciones y de los sistemas de información de la organización.



n) Verificar que la Administración Activa cumpla con lo establecido en la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, en materia de desconcentración de competencias y la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, podrá examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.



o) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio de la persona Auditora Interna, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.



p) Verificar que los bienes patrimoniales se encuentren debidamente controlados, contabilizados, protegidos contra pérdida, menoscabo, mal uso o desperdicio.



q) Evaluar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización relacionados con la ética.



r) Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, bajo la observancia de las prohibiciones que establece el Artículo 34 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.




 




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CAPÍTULO III



Potestades de la Auditoría Interna



Artículo 49°. -La Auditoría Interna tendrá las potestades definidas en el artículo 33 de la Ley General del Control Interno, Ley N° 8292, así como aquellas que determine el ordenamiento jurídico y técnico aplicable a la actividad de la Auditoría Interna en el Registro Nacional. En este sentido, tendrá la potestad de utilizar, según las circunstancias, la técnica de auditoría que satisfaga en mejor forma las necesidades de los exámenes y verificaciones que lleva a cabo.




 




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CAPÍTULO IV



Otros aspectos relativos al funcionamiento de la Auditoría Interna



Artículo 50°. -Dentro del ámbito institucional del Registro Nacional, la Auditoría Interna prestará servicios tanto de auditoría como preventivos.



Los servicios de auditoría se refieren a los distintos tipos de auditoría según sus objetivos:



financiera, operativa y de carácter especial, de conformidad con lo dispuesto en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, encaminadas fundamentalmente, a evaluar la legalidad, eficacia, eficiencia y economía de las operaciones dentro del ámbito de su competencia y promover su mejora del sistema de control interno.




 




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Artículo 51°. -Los servicios preventivos corresponden a la asesoría, advertencia y autorización de libros, así como el seguimiento sobre estas labores.



a) Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna a la Junta Administrativa o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, con la finalidad de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.



La advertencia deberá ser escrita y se ejecuta sobre asuntos de competencia de la persona Auditora Interna. Lo actuado por la Administración en respuesta a la advertencia, será objeto de verificación por la Auditoría Interna.



b) Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda la persona Auditora Interna en forma oral o escrita, a solicitud de la Junta Administrativa, no se realiza de manera oficiosa. Mediante este servicio, la persona Auditora Interna suministra criterios, observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones sobre asuntos estrictamente de su competencia, dentro de su ámbito de acción y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. La persona Auditora Interna coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni sugerir, recomendar o coadministrar.



En cuanto a otros niveles de la organización, la asesoría podrá darse a solicitud de la parte interesada y quedará a criterio de la persona Auditora Interna proporcionarla, de conformidad con la valoración de los riesgos relacionados, la disponibilidad de recursos y el cumplimiento del plan de trabajo anual de la Auditoría Interna.



c) Autorización de libros: Es un servicio preventivo con fundamento en el inciso e) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, que consiste en otorgar la razón de apertura y realizar revisiones periódicas de la efectividad, el manejo, la autorización y el control de libros contables, también de actas que llevan las diferentes dependencias del Registro Nacional; así como otros libros y registros relevantes que, a criterio de la persona Auditora Interna, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.




 




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Artículo 52°. -Las auditorías de carácter especial, pueden abarcar temas de orden contable financiero,  presupuestario, administrativo, económico, jurídico, control interno y otras temáticas relacionadas con la hacienda pública, y podrán ser realizados a solicitud de la Junta Administrativa del Registro Nacional, de la Contraloría General de la República, sea de oficio o por denuncias recibidas directamente por la Auditoría Interna.




 




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Artículo 53°. -La Auditoría Interna señalará a la Administración, en cada caso y atendiendo a principios de la lógica, razonabilidad y oportunidad, el plazo en el cual debe suministrarse lo solicitado por ella. Este plazo será establecido considerando además, el grado de complejidad y la urgencia que representa la información requerida.



Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, previa comprobación de los motivos que concurren, el responsable deberá comunicarlo así a la Auditoría Interna, a fin de que esta determine si procede su ampliación o prórroga del plazo establecido antes de su vencimiento.




 




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Artículo 54°. -La comunicación de resultados es la actividad en el proceso de auditoría en la cual se informa, de manera oral y por escrito, los resultados del trabajo realizado.




 




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Artículo 55°. -Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría, deberán ser comentados con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria.



Se exceptúan los casos de auditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán discutirse, o cuando en el estudio de auditoría se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial.



La comunicación de resultados oral la dispone la persona Auditora Interna en coordinación con el equipo que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos y otros que la normativa contemple.



Los informes de estudios especiales donde se recomiende la apertura de procedimientos disciplinarios se exceptúan del proceso de comunicación oral de resultados.




 




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Artículo 56°.-La Auditoría Interna deberá comunicar los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos a la Junta Administrativa, como superior jerárquico de la institución, o a los titulares subordinados competentes, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292 y la normativa dictada al respecto por la Contraloría General de la República, a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes, de conformidad con los plazos que la Ley indicada señala y con aplicación de las regulaciones del Registro Nacional en esa materia.



La persona Auditora Interna definirá los niveles y competencias para esa comunicación.




 




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Artículo 57°. -Los informes sobre los servicios de auditoría versarán sobre diversos asuntos



de su competencia y sobre aquellos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades.



Los primeros, denominados informes de control interno, que contienen hallazgos con sus correspondientes conclusiones y recomendaciones; los segundos, llamados de relaciones de hechos. Ambos tipos de informe deben cumplir con la normativa legal, reglamentaria y técnica pertinente.



Los informes de auditoría deben incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de este y con observancia de las disposiciones legales y normativa emitida por la Contraloría General de la República.




 




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Artículo 58°.-Durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial, la Auditoría Interna preparará y enviará a quien corresponda, informes parciales, memorandos u oficios sobre hechos y otra información pertinente obtenida en el desarrollo de la labor de campo, cuando la relevancia e implicaciones del asunto, a juicio de la persona Auditora Interna o Subauditora Interna, justifique que los resultados sean oportunamente analizados y las recomendaciones atendidas por la Administración Activa, antes de finalizar el trabajo. Los hallazgos así corregidos, serán revelados de forma resumida en las observaciones del informe final de auditoría.




 




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Artículo 59°. -Los informes producto de los servicios de auditoría, se tramitarán de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, con aplicación de las regulaciones establecidas en el Registro Nacional y con observancia de la normativa emitida por la Contraloría General de la República.



Para prevenir a la Junta Administrativa o a los titulares subordinados, según corresponda, de



sus deberes en el trámite de informes, en especial de los plazos que deben observarse, se debe incorporar en el informe o en el oficio de presentación, un apartado con la transcripción de los artículos 36, 37, 38 y el párrafo primero del Artículo 39 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, para advertir sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de dicha Ley.




 




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Artículo 60°. -La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio de la persona Auditora Interna o Subauditora Interna, quien definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos a que se refiera y su criterio profesional.




 




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Artículo 61°. -Si como parte de las auditorías y estudios especiales programados, se detecten actos o hechos presuntamente irregulares o ilegítimos que pongan en peligro o causen daño a la Hacienda Pública, la Auditoría Interna deberá someter a conocimiento de la Administración Activa lo sucedido mediante un informe de relación de hechos, el cual servirá de insumo a la Administración para determinar la existencia de eventuales responsabilidades administrativas, civiles y penales.



El contenido, de los informes de relaciones de hechos, se ajustará a las directrices promulgadas por la Contraloría General de la República.



La información, documentación y otras evidencias de las investigaciones preliminares efectuadas por la Auditoría Interna, serán confidenciales durante la formulación del informe respectivo y hasta la finalización del trámite de audiencia que se otorgue al interesado por su eventual responsabilidad administrativa y civil, de conformidad con lo que establecen los artículos N° 6 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292 y N° 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422 y sus reformas.




 




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Artículo 62°. -Las personas auditoras internas quienes realicen investigaciones y confeccionan los informes de relación de hechos, podrán ser consultados en las audiencias que se otorguen a los interesados por su eventual responsabilidad administrativa y civil, en su carácter exclusivo de experto calificado y únicamente sobre las dudas que del contenido del informe puedan surgir en el ámbito de la materia en investigación.




 




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Artículo 63°. -La persona Auditora Interna deberá establecer y mantener, como parte vital y permanente de la actividad de la Auditoría Interna, el seguimiento a las recomendaciones, observaciones, asesoría, advertencias y demás productos resultantes de su gestión, para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la administración.



El seguimiento deberá incluir además los resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores externos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización que corresponda. Los resultados del seguimiento serán comunicados anualmente por la persona Auditora Interna a la Junta Administrativa, de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno Ley N°8292, sin perjuicio de otros informes relacionados, a juicio de la persona Auditora Interna, cuando lo considere pertinente.




 




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Artículo 64°.-La persona Auditora Interna deberá rendir cuentas de su gestión por medio de la presentación de un informe anual de la ejecución del plan de trabajo, así como el informe sobre el estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos, en estos dos últimos casos cuando sean de su conocimiento, dirigidos a la Junta Administrativa, sin perjuicio de que se elaboren otros informes, sea por petición del Jerarca o bien de oficio, cuando a criterio de la persona Auditora Interna las circunstancias así lo ameriten.



Asimismo, deberá presentar el informe final de gestión, cuando corresponda según lo establecido en el inciso e) del Artículo 12 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, de conformidad con los requisitos que para tal efecto establece la Contraloría General de la República; y cumplir con los informes de evaluación presupuestaria y de gestión que la Administración requiera, conforme con las disposiciones legales que regulan la materia.




 




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Artículo 65°. -La Administración Activa llevará y mantendrá actualizado un registro para controlar el avance de la implementación de las recomendaciones de la Auditoría Interna y externa, el cumplimiento de los plazos establecidos, así como de las disposiciones y recomendaciones de la Contraloría General de la República y otros órganos de control externos puestas en su conocimiento. La Administración Activa rendirá cuentas cada tres meses a la Junta Administrativa sobre la atención dada a las disposiciones y recomendaciones vertidas.



La Auditoría Interna dará seguimiento al cumplimiento de lo anteriormente dispuesto.




 




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TÍTULO IV



Disposiciones finales



Artículo 66°. -El incumplimiento a lo dispuesto en el presente Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias de la Auditoría Interna, los Miembros de la Junta Administrativa, titulares subordinados y demás funcionarios del Registro Nacional, de conformidad con lo establecido en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno, Ley N°8292.



La determinación de responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente, según la normativa que les resulte aplicables.




 




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Artículo 67°. -Deróguese el "Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Registro Nacional", aprobado por la Junta Administrativa del Registro Nacional, mediante acuerdo firme J492 tomado en sesión ordinaria 37-2007, celebrada el 18 de octubre de 2007.




 




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Artículo 68°. -Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.



 




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Fecha de generación: 1/3/2024 01:20:50
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