Texto Completo acta: 12FDCA
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
LA JUNTA
ADMINISTRATIVA DEL
REGISTRO
NACIONAL
En uso de las
facultades y atribuciones que le confiere el artículos 3º, inciso e) de la Ley
de Creación del Registro Nacional, Nº5695 del 28 de mayo de 1975 y sus reformas;
la Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 02 de mayo de 1978 y
sus reformas; la Ley General de Control Interno, Nº 8292 del 31 de julio del
2002; la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428 del 7
de setiembre de 1994 y sus reformas; la Ley Contra la Corrupción y el
enriquecimiento ilícito en la función Pública N° 8422 del 06 de octubre de 2004
y sus reformas; Estatuto de Servicio Civil Ley N° 1581 de 30 de mayo de 1953 y
sus reformas; las Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar
por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la
Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos
en general, N°D-2-2004- CO de 12 de noviembre de 2004, publicadas en el Diario
Oficial La Gaceta N° 228 de 22 de noviembre de 2004; las Normas generales de
auditoría: Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, emitidas por
la Contraloría General mediante Resolución R-DC-064-2014 del 11 de agosto del
2014 publicadas en el Diario Oficial La Gaceta N° 184 del 25 de setiembre de
2014; las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público, emitidas por la Contraloría General de la República mediante
Resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, publicada en Diario
Oficial La Gaceta N°28 del 10 de febrero de 2010; las Normas internacionales:
Marco internacional para la práctica profesional de la auditoría interna,
promulgadas por el Instituto de Auditores Internos; los Lineamientos sobre las
gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría
General de la República, mediante resolución R-CO-83-2018 de 9 de julio de
2018, publicada en el Alcance Digital 143, La Gaceta 146 del 13 de agosto del
2018.
Considerando:
I.-Que por Ley N°
5695 Ley de Creación del Registro Nacional, se constituye la Junta Administrativa
del Registro Nacional, con personalidad jurídica instrumental y con atribuciones
para dictar reglamentos internos para el mejor funcionamiento de las diversas dependencias.
II. -Conforme el
Decreto Nº21734-J del 16 de noviembre del 1992, se crea la Auditoría Interna
del Registro Nacional, como una unidad asesora de la Junta Administrativa del Registro
Nacional.
III. -Que en el
Diario Oficial La Gaceta Nº 21 del 30 de enero de 2008, fue publicado el Reglamento
de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Registro Nacional,
aprobado por la Junta Administrativa mediante acuerdo J492 tomado en Sesión Ordinaria
Nº 37-2007, celebrada el 18 de octubre del 2007.
IV. -Que con
vista en el inciso h) del artículo N° 22 de la Ley General de Control Interno, Ley
N° 8292, se establece como parte de las competencias de la Auditoría Interna el
"Mantener debidamente actualizado el Reglamento de organización y
funcionamiento de la auditoría interna."
V. -Que la
Auditoría Interna es parte fundamental del sistema de control interno institucional
y del Sistema de Control y Fiscalización Superior de la Hacienda Pública y su acción
requiere ser reforzada conforme el marco legal y técnico que regula su gestión,
en defensa del interés público; por lo que es necesario disponer de un
reglamento de organización y funcionamiento actualizado, acorde con la
normativa que rige su actividad.
VI.-Que la
elaboración del presente reglamento se realiza conforme lo establecido en los Lineamientos
sobre las gestiones que involucran a la Auditoría Interna presentadas ante la Contraloría
General de la República, mediante resolución R-CO-83-2018, publicada en el Alcance
Digital 143, Diario Oficial La Gaceta N° 146 del 13 de agosto del 2018.
VII.-Que de
acuerdo con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, este
Reglamento debe ser aprobado por la Contraloría General de la República,
publicarse en el Diario Oficial La Gaceta y divulgarse en el ámbito
institucional.
VIII. -Que
mediante Acuerdo Firme J246-2019 adoptado por la Junta Administrativa del Registro
Nacional en Sesión Ordinaria N° 18-2019 celebrada en fecha 09 de mayo de 2019, se
aprueba este reglamento.
IX. - Que la
Contraloría General de la República, mediante oficio DFOE-PG-0296(9009) del 26
de junio de 2019, dio su aprobación a este Reglamento. Por tanto,
Emite el siguiente:
REGLAMENTO
DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA
AUDITORÍA
INTERNA DEL REGISTRO NACIONAL
TITULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1º.
-Este Reglamento, en forma conjunta con las leyes atinentes, la normativa y disposiciones
emitidas por la Contraloría General de la República al respecto, regula las actividades
de la Auditoría Interna del Registro Nacional, su organización y
funcionamiento, de conformidad con las competencias, funciones, deberes, y
potestades que establecen las normas que en él se citan. Todo lo anterior, con
el propósito de que su actividad coadyuve al éxito de la labor institucional,
en aras de la legalidad y efectividad en el manejo de los fondos públicos
involucrados en su gestión.
Ficha articulo
Artículo 2º. - Se
entenderán para los efectos de este Reglamento los siguientes términos:
a) Administración
Activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa
de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de
órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluye a
la Junta Administrativa, como última instancia.
b) Advertencia:
Servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna a los órganos sujetos a la
competencia institucional, con fundamento en el inciso d) del Artículo 22 de la
Ley General de Control Interno Ley N° 8292, así como lo dispuesto en las Normas
para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.
c) Asesoría:
Consiste en proveer al jerarca de criterios, opiniones u observaciones que
coadyuven a la toma de decisiones, con fundamento en el inciso d) del Artículo
22 de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292, así como lo dispuesto en
las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.
d) Auditoría o
Auditoría Interna: Auditoría Interna del Registro Nacional que dentro de la
organización funcional corresponde a la Unidad a que se refiere la Sección I
del Capítulo IV de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292.
e) Ausencia
Permanente: Ausencia en la que no existe la expectativa de retorno del titular
de la plaza, ya sea por renuncia, jubilación, despido, defunción o cualquier
otro motivo que impida su regreso.
f) Ausencia
Temporal: Ausencia que tiene una fecha de inicio y una fecha de conclusión, por
existir la expectativa de retorno del titular de la plaza en una fecha
determinada.
g) Bloque de
legalidad u ordenamiento jurídico: Conjunto de normas jurídicas, escritas y no
escritas, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública,
el cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior, igual o
inferior a ésta, incluidos los principios generales y las reglas de la ciencia
o de la técnica.
h) Competencias:
Atribución de una potestad legítima para el conocimiento o resolución de un
asunto, conjunto de actividades, labores asignadas por la normativa a la
Auditoría Interna.
i) Concurso
Público: Proceso de reclutamiento y selección de personal en el cual pueden
participar los funcionarios de la Institución y el público en general, siempre
y cuando cumplan con los requisitos establecidos, con el fin de seleccionar el
candidato idóneo para el puesto en concurso.
j) Conflicto de
intereses: Se origina en el momento que un funcionario recibe regalos, dádivas,
comisiones o gratificaciones, o participa en alguna situación que se contrapone
a su cargo y con ello puedan afectar su integridad e independencia.
k) Contraloría u
Órgano Contralor: Contraloría General de la República.
l) Cuidado
profesional: Desempeño de los trabajos de manera prudente y competente, sin que
ello implique infalibilidad.
m) Independencia
de criterio: Condición según la cual la Auditoría Interna debe estar libre de
injerencias del Jerarca y de los demás sujetos de su competencia institucional,
en la ejecución de sus labores.
n) Independencia
funcional: Atributo dado a la Auditoría Interna ante su posición en la
Estructura Organizacional como órgano asesor de alto nivel dependiente del
Jerarca.
o) Inopia:
Ausencia de candidatos con idoneidad comprobada para ocupar un determinado
puesto, lo que conlleva que, ante la ausencia de personas que cumplan todos los
requisitos para ingresar al puesto, y cuando las circunstancias de urgencia y necesidad
para satisfacer el servicio público lo requieran, se obvien algunos requisitos
del puesto para permitir el nombramiento.
p) Junta
Administrativa o Jerarca: Junta Administrativa del Registro Nacional, máximo
jerarca de la Institución.
q) Los demás
funcionarios de la Auditoría Interna: Funcionarios que se desempeñan en la
Auditoría Interna, ocupando puestos diferentes a los de la persona Auditora
Interna y la persona Subauditora Interna ya sea que pertenezcan a esa unidad o
que se desempeñen en ella de manera temporal en razón de un préstamo, convenio
o similar.
r) Lineamientos:
Se refiere a los Lineamientos sobre las gestiones que involucran a la auditoría
interna presentadas ante la Contraloría General de la República.
s) Manual de
Auditoría Interna: Compendio de documentos referentes a la organización,
funciones, procedimientos y demás disposiciones aplicables a la Auditoría
Interna del Registro Nacional.
t) Nombramiento
interino: Designación temporal de la persona Auditora o Subauditora interna, en
la cual se definen las fechas de inicio y fin de su nombramiento en el cargo.
u) Nombramiento a
plazo indefinido: Designación permanente de la persona Auditora Subauditora
Interna, en la cual no se determina la fecha de finalización del nombramiento.
v) Nómina de
elegibles: Lista de participantes de un concurso que, como producto de este,
cuentan con la condición de idoneidad para ocupar un cargo. Se produce cuando
un número distinto de tres personas alcanzan dicha condición.
w) Normas para el
ejercicio de la auditoría: Normas para el ejercicio de la auditoría interna en
el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República,
mediante resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre del 2009.
x) Normas
generales de auditoría: Normas Generales de Auditoría para el Sector Público,
emitidas por la Contraloría General mediante resolución R-DC-064-2014 del 11 de
agosto del 2014.
y) Normas
internacionales: Marco internacional para la práctica profesional de la
auditoría interna, promulgadas por el Instituto de Auditores Internos
(Institute of Internal Auditors).
z) Objetividad:
Mantenimiento de una actitud imparcial por parte de la persona auditora en el
desarrollo de las funciones de su competencia, para ello debe gozar de total
independencia en sus relaciones, no debe permitir ningún tipo de influencia o
prejuicio.
aa) Persona
Auditora Interna: Auditor Interno del Registro Nacional.
bb) Persona
Subauditora Interna: Subauditor Interno del Registro Nacional.
cc) Recargo de funciones:
Situación laboral en la que un trabajador asume, de forma parcial o total y por
un tiempo definido, las funciones de un puesto de mayor categoría, adicionales
a las labores propias del puesto que ostenta. Lo anterior implica que el
trabajador desempeña simultáneamente las funciones de ambos cargos.
dd) Registro:
Registro Nacional.
ee) Regulaciones
administrativas: Son aquellas regulaciones que norman de manera general la
naturaleza de la relación entre los funcionarios y su superior desde una perspectiva
administrativa, no técnica, particularmente las referidas a temas tales como
control del tiempo, evaluación, permisos y vacaciones.
ff) Suplencia o
sustitución: Reemplazo temporal de una persona funcionaria titular por otro
funcionario.
gg) Terna: Lista
de tres personas que, como candidatos en un concurso, obtienen las tres
calificaciones más altas conforme a los criterios establecidos para la
selección de uno de ellos.
hh) Titular
Subordinado: Persona funcionaria de la Administración Activa responsable de un
proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
ii) Universo
auditable: Es el conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos, sistemas
y funciones que pueden ser evaluados por la Auditoría Interna en un determinado
proceso.
En relación con
los términos de la materia de auditoría y control interno no incorporados
explícitamente en este artículo, se aplicarán los conceptos que haya definido o
defina a futuro la Contraloría General de la República en sus directrices,
manuales y lineamientos. De manera supletoria se podrán aplicar los términos
que se establezcan en el marco internacional para la práctica de la auditoría
interna establecido por el Instituto de Auditores Internos.
Ficha articulo
Artículo 3º.
-Este Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la
Auditoría Interna del Registro Nacional y para el resto de los funcionarios de
la Administración Activa en la materia que les resulte aplicable.
Ficha articulo
Artículo 4º. -A efecto
de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, la persona
Auditora Interna y la Junta Administrativa podrán proponer las modificaciones que
estimen necesarias.
En el proceso de
actualización del Reglamento, en el trámite de aprobación, tanto interno como
externo, así como en la resolución de conflictos entre la persona Auditora
Interna y la Junta Administrativa sobre el contenido propuesto, se aplicarán
los lineamientos sobre el reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías
internas del sector público y sus modificaciones, emitidos por la Contraloría
General de la República y las que en un futuro emita el Ente Contralor.
Una vez aprobado
por el Jerarca y previa aprobación por parte de la Contraloría General de la República,
el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Registro
Nacional y sus modificaciones, se deberá publicar en el Diario Oficial La
Gaceta y además, la Administración y la Auditoría Interna lo divulgarán en el
ámbito institucional.
Ficha articulo
TÍTULO II
De la
organización de la Auditoría Interna
CAPÍTULO
I
Concepto
de auditoría interna
Artículo 5º.-La
Auditoría Interna es un órgano institucional del Registro Nacional, con dependencia
orgánica de la Junta Administrativa, la cual realiza su actividad en forma independiente
y objetiva; mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional.
Dentro de la
organización, la Auditoría Interna contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales
y le genera valor mediante la evaluación y mejora de la efectividad de los procesos
de gestión de riesgos, control y dirección. Además, proporciona a la ciudadanía
una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la
administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico, y a prácticas
sanas.
Ficha articulo
Artículo 6º. -La
función de la Auditoría Interna se regirá de conformidad con las disposiciones
de la Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292 y de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República Ley N° 7428 en lo concerniente al accionar de las auditorías
internas; y de acuerdo con las disposiciones legales aplicables a su ámbito de competencia.
En el ejercicio
de sus funciones la Auditoría Interna se regulará por este reglamento, la normativa
técnica y por las disposiciones, criterios, directrices, lineamientos,
políticas y procedimientos, en cuanto le sean aplicables o que en el futuro
emita, en el ámbito de su competencia, la Contraloría General de la República y
las entidades que regulan la actividad profesional de la auditoría interna.
Como respaldo de
su actuación y en cumplimiento del principio de legalidad, la persona Auditora
Interna mantendrá actualizado en el Manual de Auditoría Interna, el detalle de
la normativa que constituye el marco legal y técnico de su actividad.
Ficha articulo
CAPÍTULO
II
Independencia
y objetividad
Artículo 7º. -La
actividad de Auditoría Interna debe ser ejercida con total independencia
funcional y de criterio, respecto de la Junta Administrativa y de los demás
órganos de la Administración Activa. Al determinar la planificación y sus
modificaciones, al manejar sus recursos, así como al desempeñar su trabajo y al
comunicar sus resultados, se requiere objetividad e imparcialidad en la labor
efectuada por la Auditoría Interna. Las conclusiones de los informes realizados
deberán ser objetivas y por consiguiente, deben basarse exclusivamente en las
pruebas obtenidas y unificadas de acuerdo con las normas de auditoría.
Ficha articulo
Artículo 8º. -En
adición a lo establecido en el Estatuto de Servicio Civil, Ley N° 1581, en la
Ley General de Control Interno Ley N°8292 y en las demás leyes específicas, las
personas Auditora Interna, Subauditora Interna y los demás funcionarios de la Auditoría
Interna, deberán ejercer su función con una actitud mental independiente y
objetiva, evitar conflictos de intereses y proteger su independencia, por lo
que tendrán las siguientes prohibiciones:
a) Ser empleados,
ejercer funciones o realizar actuaciones de Administración Activa en otra
unidad administrativa del Registro Nacional, salvo las necesarias para cumplir
su competencia.
b) Ser miembros
de juntas directivas, comisiones de trabajo o similares, formar parte de
órganos directores de procedimientos administrativos, de conformidad con las
disposiciones y prohibiciones que al respecto establecen la Ley General de
Control Interno Ley N° 8292 y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento
Ilícito en la Función Pública Ley N° 8422.
c) Auditar operaciones,
unidades, áreas, proyectos o programas, de los cuales fueron responsables como
funcionarios de la Administración, proveedores u otro tipo de relación, al
menos hasta por el período de un año previo a su nombramiento en la Auditoría
Interna.
d) En todas las
gestiones relacionadas con su labor, su independencia de criterio no debe verse
afectada por intereses personales, externos; por relaciones personales o
financieras.
e) Auditar
cualquier asunto en el cual tenga algún interés personal o familiar, directo o
indirecto, así como alguna actividad en la que se tuvo responsabilidades o
relaciones que puedan resultar incompatibles con su función auditora.
f) Participar en
actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones
nacionales y municipalidades. Deben mantener la neutralidad política, tanto en
el ámbito público como privado.
g) Evitar
relaciones o actuaciones que contravengan las Directrices generales sobre
principios y enunciados éticos a observar por parte de los Jerarcas, Titulares
Subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República,
Auditorías Internas y Servidores Públicos en general.
h) Utilizar su
cargo oficial con propósitos privados.
i) Evitar
relaciones que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas
acerca de su objetividad e independencia.
j) Aceptar
dádivas, gratificaciones u ofrecimientos que puedan interpretarse como intentos
de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de
denunciar tales hechos ante las instancias competentes.
k) Revelar
información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se
estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad
civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la
Institución.
l) Ejercer
profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente
personales, los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales
por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado. De esta prohibición se exceptúa
la docencia, cuando sea fuera de la jornada laboral.
Ficha articulo
Artículo 9º. -La
persona Auditora Interna deberá cumplir sus funciones haciendo valer sus competencias
con independencia funcional y de criterio, y será vigilante que su personal responda
de igual manera. Deberá establecer medidas formales para controlar y
administrar situaciones de impedimento sobre hechos o actuaciones que pongan en
duda o en peligro la objetividad o independencia de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 10°.
-Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias de la Auditoría
Interna deben velar porque no se presenten conflictos de interés al prestar
servicios contenidos en este Reglamento y que dichos servicios no incluyan
responsabilidades ni facultades de gestión, propias de la Administración
Activa.
Ficha articulo
Artículo 11°. -De
conformidad con lo establecido en las normas de auditoría y directrices referentes
a los principios y enunciados éticos aplicables a la Auditoría Interna en el
Sector Público, cuando existan factores que puedan comprometer su independencia
y objetividad, de hecho o en apariencia, así como exista algún tipo de
conflicto de interés, la persona Auditora Interna deberá informarlo por escrito
a la Junta Administrativa. En el caso de que las limitaciones sean aplicables a
la persona Subauditora Interna o a los demás funcionarios de Auditoría, la
situación deberá hacerse del conocimiento de la persona Auditora Interna.
Ficha articulo
Artículo 12°.
-Con las excepciones de Ley, el personal de la Auditoría Interna debe mantener
confidencialidad respecto de la información que se les haya suministrado para
el ejercicio de su trabajo o conocido con ocasión de este.
Ficha articulo
Artículo 13°.
-Cuando la Junta Administrativa lo requiera, la persona Auditora Interna o en su
defecto el funcionario designado, asistirá a las sesiones de Junta, con voz
pero sin voto.
Podrá solicitar,
cuando lo estime necesario, que su opinión se acredite en las actas respectivas.
La participación
de la persona Auditora Interna o del funcionario designado en las sesiones de
Junta Administrativa, será conforme con su función de asesorar en asuntos
propios de su competencia, sin que se menoscabe o comprometa su independencia y
objetividad en el desarrollo posterior de sus funciones; o para la presentación
de temas relativos a la administración y funcionamiento de la Auditoría
Interna.
Tendrá la
posibilidad de abstenerse de emitir su opinión o posponerla para hacerlo oportunamente,
sea de forma verbal o por escrito en otra sesión, cuando a su criterio y por la
complejidad del asunto en discusión, requiera recabar mayores elementos de
juicio. Lo anterior, sin perjuicio de la potestad del Jerarca para decidir de
inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente y
conveniente.
La presencia de
la persona Auditora Interna o del funcionario en las sesiones de Junta Administrativa,
no releva al Órgano Colegiado de la responsabilidad de respetar el ordenamiento
jurídico y técnico en los asuntos que acuerde.
Ficha articulo
Artículo 14°.
-Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias de la Auditoría,
no deberán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función
propia de la Administración Activa.
En caso de
requerirse la participación del personal que integra la Auditoría Interna en sesiones,
reuniones, grupos de trabajo o comisiones de la Administración, la misma será exclusivamente
en calidad de asesor, en asuntos de su competencia, con voz pero sin voto; previa
invitación y coordinación con la persona Auditora Interna; siempre y cuando no
sea con carácter permanente y su participación no represente un conflicto de
interés. Lo anterior, en resguardo de la independencia y objetividad de la
Auditoría Interna.
Las personas
asistentes de la Auditoría Interna podrán emitir su opinión cuando lo
consideren apropiado, sea durante la sesión de trabajo o posteriormente de
manera oportuna. Ni la presencia ni el silencio de la persona Auditora Interna
o su representante, releva a los funcionarios de la Administración de su
responsabilidad de respetar el bloque de legalidad u ordenamiento jurídico y
técnico.
Ficha articulo
CAPÍTULO
III
Ubicación
y estructura organizativa
Artículo 15°. -La
ubicación de la Auditoría Interna dentro de la estructura institucional, corresponde
a la de un órgano de alto nivel, con dependencia orgánica de la Junta Administrativa.
La Auditoría
Interna funcionará bajo la responsabilidad y dirección de la persona Auditora Interna
y contará con una persona Subauditora Interna, quien le apoyará en el
cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con las labores que este le asigne y
le suplirá en sus ausencias temporales con todas sus atribuciones.
Ficha articulo
Artículo 16°. -La
Auditoría Interna se organizará y funcionará conforme lo disponga la persona
Auditora Interna, a quien le corresponderá proponer la estructura organizativa
y funcional requerida para el cumplimiento de sus fines, considerando, entre
otros, los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la
normativa y disposiciones técnicas jurídicas, así como las políticas y
directrices que emita la Contraloría General de la República.
Ficha articulo
Artículo 17°. -
Orgánicamente, las personas Auditora y Subauditora Internas dependerán de la
Junta Administrativa, quien los nombrará y establecerá las regulaciones
administrativas que les serán aplicables.
Las regulaciones
administrativas que al efecto establezca la Junta Administrativa, deben garantizar
la igualdad de trato en relación con las que rigen en la Institución para los
niveles dependientes del Jerarca o del mismo rango de los cargos de las
personas Auditora y Subauditora Internas y no deberán afectar negativamente la
actividad de Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio de las
personas Auditora y Subauditora Internas y su personal; en caso de duda, la
Contraloría dispondrá lo correspondiente. Dichas regulaciones deberán someterse
a conocimiento de la persona Auditora Interna, previo a su aprobación, modificación
o derogatoria y contendrán los temas y condiciones contemplados en los lineamientos
que al efecto emite la Contraloría General de la República.
Le corresponde a
la persona presidenta de la Junta Administrativa o a quien esta delegue, conforme
lo que señala la Ley General de la Administración Pública, Ley N° 6227, la aprobación
de los permisos, licencias y vacaciones a la persona Auditora Interna, sin perjuicio
de que la Junta Administrativa establezca que en determinadas circunstancias,
estos también se hagan de su conocimiento. En el caso de la persona Subauditora
Interna, dicha aprobación le corresponderá a la persona Auditora Interna.
Los demás
funcionarios de la auditoría interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas
aplicables al resto del personal del Registro Nacional.
Ficha articulo
Artículo 18°. -La
organización de la Auditoría Interna estará encabezada por las personas
Auditora Interna y Subauditora Interna e integrada por las jefaturas,
profesionales, asistentes y personal administrativo que se consideren
necesarios para el cumplimiento de sus fines.
Es
responsabilidad de la persona Auditora Interna disponer para su unidad una
estructura conforme a la normativa, lineamientos de organización del Registro
Nacional, disposiciones técnico-jurídicas, concordante con los objetivos,
riesgos institucionales, y sanas prácticas aplicables a su actividad, a efecto
de asegurar razonablemente, la efectividad en el cumplimiento de sus
obligaciones legales y técnicas, así como la administración eficaz, eficiente y
económica de los recursos asignados.
Para el desempeño
de sus competencias, la persona Auditora Interna establecerá una estructura que
contemple la atención de las funciones propias de la dirección de la Auditoría
Interna, el desarrollo de los servicios de auditoría financiera, auditoría
operativa, estudios de carácter especial y servicios preventivos, o los que a
futuro dispongan los órganos vinculados con la materia de fiscalización
superior, así como el apoyo administrativo que su gestión requiera. En el
Manual de Auditoría Interna se especificará la organización y las funciones de
cada uno de los procesos sustantivos y de apoyo, así como los puestos que la
conforman.
Las
modificaciones a la estructura de la Auditoría Interna requerirán de la
aprobación expresa de la persona Auditora Interna y del acuerdo de la Junta
Administrativa.
Ficha articulo
Artículo 19°. -De
conformidad con lo dispuesto en el Artículo 27 de la Ley General de Control
Interno Ley N° 8292, la Junta Administrativa asignará dentro de sus
disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos,
de transporte y otros necesarios y suficientes para cubrir necesidades propias
y directas de la Auditoría Interna en el cumplimiento de su gestión, tomando en
cuenta lo establecido en los lineamientos emitidos por la Contraloría General
de la República para la solicitud y asignación de recursos a las auditorías
internas por parte del Jerarca.
La Junta
Administrativa dispondrá de un plazo de treinta días hábiles desde que se
conoce la petición, para emitir el acuerdo respectivo, ante la solicitud de
recursos que realice la Auditoría Interna. El mismo plazo se observará en el
caso de que el Jerarca deba referirse a desacuerdos planteados por la Auditoría
Interna respecto a la resolución sobre la dotación de recursos.
Asimismo,
dispondrá, en coordinación con la Auditoría Interna, la preparación de las
regulaciones administrativas que contengan los procedimientos, plazos y
trámites internos para resolver las solicitudes de dotación de recursos.
De presentarse
limitaciones que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría
Interna, la persona Auditora Interna deberá comunicar y fundamentar por escrito
esta situación ante la Junta Administrativa, para su oportuna atención.
Cuando la persona
Auditora Interna demuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría
Interna limita la cobertura adecuada del universo auditable y afecta la
revisión oportuna del patrimonio institucional, deberá informar por escrito a
la Junta Administrativa del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación
de responsabilidad que esta situación puede generarle.
Ficha articulo
Artículo 20°.
-Para efectos presupuestarios, la Junta Administrativa dará a la Auditoría Interna
una categoría programática. En la asignación y disposición de sus recursos, se
tomará en cuenta el criterio de la persona Auditora Interna y las disposiciones
que emita al respecto la Contraloría General de la República.
Ficha articulo
Artículo 21°.
-Para la adecuada asignación y disposición de los recursos, la Auditoría Interna
formulará su presupuesto de manera técnica, de conformidad con su plan de
trabajo anual. Le corresponderá al Auditor Interno proponer el anteproyecto de
presupuesto de la Auditoría Interna para el ejercicio presupuestal respectivo,
para la aprobación de la Junta Administrativa, quien valorará las posibilidades
de atender tales requerimientos de conformidad con las regulaciones jurídicas y
técnicas aplicables. La Auditoría Interna para dar cumplimiento a su plan de
trabajo, ejecutará su presupuesto conforme lo determinen sus necesidades.
Ficha articulo
Artículo 22°. -La
persona Auditora Interna deberá administrar los recursos materiales, tecnológicos
y de otra naturaleza asignados a su dependencia, por lo que le corresponde garantizar
la utilización de tales recursos en forma legal, económica, eficiente, eficaz,
y transparente para la consecución de las metas y objetivos de la Auditoría
Interna.
Ficha articulo
CAPÍTULO
IV
De los
cargos Auditor Interno y Subauditor Interno
Artículo 23°. -La
Junta Administrativa realizará el nombramiento de las personas Auditora Interna
y Subauditora Interna por tiempo indefinido y con una jornada laboral de tiempo
completo, aplicando en el proceso lo dispuesto tanto en el artículo 31 de la
Ley General de Control Interno Ley N°8292, como en los lineamientos emitidos o
que en el futuro emita la Contraloría General de la República sobre esta
materia.
Ambos
funcionarios dependerán orgánicamente de la Junta Administrativa y pertenecerán
al nivel jerárquico de alto nivel del Registro Nacional.
Ficha articulo
Artículo 24°.
-Las personas Auditora y Subauditora Internas serán profesionales altamente capacitados
en materia de auditoría, que reúnan los conocimientos, experiencia, actitudes, aptitudes
y habilidades para administrar la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 25°.
-Los nombramientos de las personas Auditora y Subauditora Internas se
realizarán por concurso público promovido por el Registro Nacional. En el
proceso de reclutamiento y selección se establecerán los procedimientos y
requisitos mínimos para los nombramientos interinos e indefinidos establecidos
en los lineamientos y directrices que emita el Órgano Contralor y las pruebas
necesarias para asegurar la selección de los candidatos idóneos para ocupar los
cargos, sin perjuicio de que previo al inicio del proceso de reclutamiento y
selección, la Junta Administrativa incorpore requisitos adicionales a dichos
cargos, con la finalidad de garantizar la capacidad, experiencia e idoneidad de
las personas Auditora y Subauditora Internas, en razón de la naturaleza de la
Institución y la complejidad de sus funciones. En forma supletoria se aplicarán
los trámites y procedimientos establecidos por el Registro Nacional, en la
medida en que no resulten contrarios a los lineamientos antes indicados.
En todos los
casos se observarán las directrices y lineamientos señalados, en cuanto a
procesos de concurso, formación de expediente, integración de terna o nómina de
elegibles, comunicaciones, requisitos, devolución de solicitudes, plazos,
período de prueba, falla e inopia y demás temas que se incorporen en ellos.
Cuando se trate
del nombramiento de la persona Subauditora Interna, la Junta Administrativa podrá
solicitar el criterio no vinculante de la persona Auditora Interna, respecto de
las valoraciones de los postulantes que la Administración ha identificado como
idóneos para el cargo.
Ficha articulo
Artículo 26°.
-Las personas Auditora y Subauditora Internas sólo podrán ser suspendidas o removidas
del cargo por justa causa, conforme a lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley General
de Control Interno, el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República Ley N° 7428; los lineamientos y cualquier otra normativa sobre
el particular que disponga el Órgano Contralor, en cuanto a condiciones,
sustanciación del procedimiento administrativo, acto de apertura, solicitud de
dictamen, que garantice al funcionario la oportunidad de audiencia y defensa.
La decisión de
suspensión o destitución deberá ser emanada por la Junta Administrativa, quien
deberá respetar el debido proceso. De previo a emitir el acto final, la
Administración deberá contar con el dictamen favorable de la Contraloría
General de la República.
Ficha articulo
Artículo 27°.
-Quienes ocupen los cargos de Auditor Interno y Subauditor Interno en razón de
su naturaleza estratégica, deberán llevar a cabo funciones de planeación,
organización, dirección, supervisión, coordinación y de control, propias de los
procesos técnicos y administrativos de la Auditoría Interna. En su gestión
deberán observar las respectivas funciones y responsabilidades establecidas en
el Manual de Cargos Institucional del Registro Nacional, las cuales serán
definidas de conformidad con los lineamientos emitidos por la Contraloría
General de la República y otra normativa jurídica y técnica aplicable a esa actividad.
La persona
Auditora Interna asignará las funciones a la persona Subauditora Interna, quien
será su colaborador en el ejercicio de las labores, de conformidad con lo
previsto para su puesto en el perfil y en el Manual indicado.
Ambos
funcionarios serán los encargados de la Auditoría Interna y son los
responsables finales del logro de sus objetivos, por lo que requieren
compromiso con las políticas y lineamientos emanados del Máximo Jerarca, y
lealtad absoluta hacia la Institución y sus valores. Cumplirán sus funciones
con pericia y debido cuidado profesional, haciendo valer sus competencias con
independencia funcional y de criterio y vigilarán porque su personal responda
de igual manera.
La persona
Auditora Interna responderá ante la Junta Administrativa por su gestión y en lo
que corresponda, ante la Contraloría General de la República. La persona
Subauditora Interna será el funcionario dependiente de la persona Auditora
Interna y ostenta oficialmente la segunda posición jerárquica en la actividad
de Auditoría Interna, responderá por su gestión ante la persona Auditora
Interna; y ante la Junta Administrativa cuando sustituya a la persona Auditor
en sus ausencias temporales.
La persona
Auditora Interna podrá delegar en su personal funciones, utilizando criterios
de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de Administración Pública,
Ley N°6227, así como la Ley General de Control Interno, Ley N°8292.
Ficha articulo
Artículo 28°. -El
cargo de Auditor Interno ostenta el máximo nivel de competencia, responsabilidad
y autoridad de la Auditoría Interna. Sin perjuicio de lo establecido en otros artículos
de este Reglamento, en la Ley General de Control Interno Ley N°8292 y lo dispuesto
en materia de auditoría interna por parte de la Contraloría General de la
República, la persona Auditora Interna tendrá las siguientes responsabilidades:
a) Dictar los
lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa
jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las competencias
y en las relaciones con la Administración.
b) Formular,
gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de
la Auditoría Interna, de conformidad con el Artículo 4 de este Reglamento, así
como cumplir y hacer cumplir sus disposiciones.
c) Definir,
implementar, dirigir, evaluar, actualizar y mejorar en forma constante la
calidad de los procesos, políticas, procedimientos, prácticas, productos y
servicios requeridos para cumplir las competencias de la Auditoría Interna, de
orden sustantivo y estratégico.
d) Formular los
criterios mínimos que se tomarán en cuenta para establecer, mantener y divulgar
un programa de aseguramiento continuo de calidad y mejora de todos los aspectos
de la Auditoría Interna, incluida la aplicación de la normativa jurídica y
técnica pertinente.
e) Implementar
una adecuada gestión de supervisión, que se dirija al cumplimiento de los objetivos
de la Auditoría Interna, de cada proceso y de cada estudio en particular.
Debe verificar el
cumplimiento de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, del programa
de mejoramiento de la calidad, para la generación del valor agregado tanto de los
procesos, de los productos y servicios finales de la Auditoría Interna.
f) Administrar su
personal hacia el logro adecuado de objetivos y metas de la Auditoría Interna,
así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las
labores respectivas.
g) Liderar el
proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y en ese contexto
le corresponde definir y mantener actualizadas la visión, la misión, las
principales políticas, los objetivos y valores que rigen su accionar.
Presentará el plan estratégico a la Junta Administrativa, de conformidad con la
normativa legal y técnica.
h) Definir y
documentar la planificación de corto plazo mediante un Plan Anual de Auditoría,
congruente con la planificación estratégica y la normativa reglamentaria y
técnica pertinente, con la finalidad de asegurar el desarrollo de sus procesos
con alta calidad, basados en el conocimiento y la comprensión del entorno
interno y externo del Registro Nacional y los riesgos relacionados con su
accionar.
i) Establecer y
mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas administrativas
de acceso y custodia de la documentación, en especial de la información relativa
a los asuntos de carácter confidencial, según lo establecido en el Artículo 6º
de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292 y el Artículo 8° de la Ley
contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley N°
8422 y sus reformas.
j) Presentar
anualmente a conocimiento de la Junta Administrativa, el plan de labores, congruente
con la planificación estratégica, su universo auditable actualizado, basado en un
proceso de valoración del riesgo y objetivos institucionales, que incluirá los
servicios de auditoría (los cuales contemplan el tiempo estimado para estudios
especiales que se realizarán a solicitud de la Junta Administrativa o de entes
fiscalizadores), los servicios preventivos y las labores de seguimiento sobre
los resultados de esos servicios, todo de conformidad con las normas,
directrices y lineamientos dictados por la Contraloría General de la República.
k) Presentar el
informe anual de labores a conocimiento de la Junta Administrativa, según lo establecido
en el inciso g) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292;
así como rendir informes periódicos sobre aspectos relevantes de la Auditoría Interna
y de rendición de cuentas sobre el uso de los recursos asignados.
l) Proponer a la
Junta Administrativa oportuna y debidamente justificados, los requerimientos de
recursos para cumplir el plan de trabajo, incluidas las necesidades administrativas
de la Auditoría Interna, conforme los lineamientos del Órgano Contralor.
m)Tomar las
acciones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan
en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente,
así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas,
tanto institucionales como de la Auditoría Interna, que les sean aplicables.
n) Establecer e
implementar las medidas necesarias para el manejo de las relaciones y coordinaciones
con la Junta Administrativa, los titulares subordinados y otras instancias internas
y externas de la Institución.
o) Actuar
conforme lo dispuesto en el marco ético institucional y de la Auditoría
Interna, así como velar por que los funcionarios de la Auditoría se conduzcan
de igual manera en sus distintas relaciones internas y externas.
Ficha articulo
Artículo 29°.
-Cuando se ausenta temporalmente la persona Auditora Interna o Subauditora Interna
del Registro Nacional, la Junta Administrativa podrá disponer un recargo de funciones
o bien podrá disponer de una sustitución o suplencia en el siguiente orden establecido
por la Contraloría General de la República, ante la ausencia de la persona Auditora
Interna se podrá efectuar un recargo o sustitución en primer lugar por la
persona Subauditora Interna, en segunda instancia por un funcionario de la
Auditoría Interna o bien, en su defecto, por un funcionario externo a la
Auditoría Interna.
El recargo de
funciones, la sustitución o suplencia, podrán hacerse por el tiempo de la ausencia
temporal del titular, excepto si la duración de esa ausencia es superior a tres
meses y las condiciones operativas expuestas a la Junta Administrativa por la
Auditoría Interna, justifican el nombramiento de una persona Auditora o
Subauditora Interna interina.
La Junta Administrativa
podrá realizar el respectivo nombramiento de la persona Auditora o Subauditora
Interna interino, según corresponda, desde el inicio de la ausencia temporal,
en los casos en que tenga conocimiento previo, que el lapso de la ausencia
temporal excederá los tres meses antes señalados. Hechos los nombramientos
interinos correspondientes, cesarán los recargos o sustituciones.
En dicho recargo,
sustitución o suplencia, se cumplirá con los lineamientos que emita el Órgano
Contralor y supletoriamente con las disposiciones institucionales en la
materia.
Ficha articulo
Artículo 30°.
-Cuando la ausencia del titular del cargo de Auditor Interno o Subauditor Interno
sea permanente, se deberá realizar un nombramiento interino; no obstante, por
el tiempo que se requiera para realizar dicho nombramiento la Junta
Administrativa podrá acudir al recargo, la sustitución o suplencia descritas en
el artículo anterior, todo de conformidad con los lineamientos del Órgano
Contralor. La suma del plazo de la sustitución, suplencia, o recargo y el
nombramiento interino no deberá sumar más de doce meses.
En los casos de
ausencia permanente, se deberá gestionar la autorización de la Contraloría General
de la República, previo a realizar el nombramiento interino, indicado los datos
de la persona que se designará y demostrando los requisitos de idoneidad
aplicables. No obstante, si el nombramiento interino en el cargo de Auditor
Interno recayera en quien ejerce el cargo de Subauditor Interno, no se
requerirá la autorización del Órgano Contralor.
La Junta
Administrativa o su representante deberá comunicar a la Contraloría General de
la República, el nombramiento interino a más tardar el primer día hábil del
inicio de funciones en el respectivo cargo.
La solicitud de
autorización de nombramientos interinos que se formule ante la Contraloría General
de la República, contemplará los requisitos descritos en los lineamientos
emitidos o que a futuro disponga el contralor.
Cuando se trate
del recargo, sustitución o suplencia; o nombramiento interino del Subauditor
Interno, la Junta Administrativa podrá
solicitar el criterio de la persona Auditora Interna, respecto de la idoneidad
de los funcionarios que se estén considerando para el cargo. Dicho criterio no
será vinculante al Jerarca.
Ficha articulo
CAPÍTULO
V
Del
personal de la Auditoría Interna
Artículo 31°. -En
materia de recursos humanos la persona Auditora Interna ejercerá todas las
funciones que le son propias en la administración de personal, de tal forma que
deberá contarse con su autorización para la definición de perfiles,
nombramientos, traslados, reasignación, suspensión, remoción, promoción,
concesión de licencias y demás movimientos de personal, todo de acuerdo con el
marco jurídico que en la materia rige en el Registro Nacional. La disminución
de plazas por movilidad laboral deberá ser previamente autorizada por la
persona Auditora Interna.
Ficha articulo
Artículo 32°. -La
persona Auditora Interna propondrá a la Junta Administrativa la creación de las
plazas y servicios que considere indispensables para el cumplimiento del Plan
Anual de Trabajo y, en general, para el buen funcionamiento de la Auditoría
Interna, todo ello con el propósito de mantener una cobertura adecuada del
universo auditable y efectiva protección de la Hacienda Pública, en el ámbito
de su competencia.
Para determinar
la necesidad de recursos y respaldar la solicitud ante la Junta Administrativa,
le corresponde la persona Auditora Interna definir técnicamente los recursos
requeridos, mediante un estudio que considere su ámbito de acción, los riesgos
asociados a los elementos del universo auditable, el ciclo de auditoría, la
realidad institucional, el volumen de actividades y demás factores que permitan
establecer de manera razonable los recursos requeridos, todo de conformidad con
los lineamientos, directrices y regulaciones de los órganos competentes.
Los requisitos
para la creación y ocupación de plazas de la Auditoría Interna deberán considerar
sus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del
funcionamiento del sistema de control interno de la Institución.
Las vacantes que
se presenten en los puestos de la Auditoría Interna deberán llenarse en los plazos
establecidos por la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.
La disminución de
plazas, por cualquier motivo en la Auditoría Interna, deberá ser previamente
autorizada por la persona Auditora Interna. En los casos que la disminución de plazas
afecte la ejecución de su plan anual de trabajo o represente un debilitamiento
al sistema de control institucional, deberá informarse a la Junta Administrativa.
Ficha articulo
Artículo 33°.
-Colectivamente, el personal de la Auditoría Interna deberá ser idóneo en cuanto
al conocimiento en auditoría, contabilidad, finanzas, estadística,
administración, tecnología, entre otros, así como del marco legal relacionado
con la Administración Pública y el Registro Nacional, que lo califique para
ejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, debiendo reunir las
competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.
Ficha articulo
Artículo 34°. -El
personal de la Auditoría Interna en el ejercicio de sus competencias, realizará
su trabajo con aptitud y debido cuidado profesional. Asimismo, emprenderán acciones
para actualizar y perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras
competencias requeridas para el ejercicio de la auditoría interna.
La persona
Auditora Interna realizará las acciones que sean necesarias, para que ella y su
equipo de trabajo perfeccionen sus conocimientos, aptitudes y otras
competencias requeridas, mediante la capacitación profesional continua.
Ficha articulo
Artículo 35°. -La
información que las personas Auditora Interna, Subauditora Interna o cualquiera
de sus subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones será estrictamente confidencial.
Esta confidencialidad no se aplicará ante:
a) Solicitudes o
requerimientos de la Contraloría General de República en el ejercicio de su
competencia fiscalizadora.
b) Solicitudes o
requerimientos de la Junta Administrativa.
c) Solicitudes o
requerimientos expresos de autoridades competentes que devienen por imperativo
legal.
d) Solicitudes o
requerimientos de información por parte de la Asamblea Legislativa en el
ejercicio de sus atribuciones.
Ficha articulo
Artículo 36°.
-Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones,
se involucre en un conflicto legal o sea objeto de una demanda, el Registro Nacional
gestionará tanto el apoyo técnico como el jurídico de la Institución, y la representación
de la Procuraduría General de la República, si por la naturaleza del caso, este
amerita la representación estatal; todo de conformidad con lo establecido en la
Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.
Ficha articulo
Artículo 37°.
-Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y el personal de la Auditoría
Interna deberán mantener elevados valores de conducta al ejercer la actividad
de la auditoría interna. Conducirán su actuación según lo dispuesto en el
Manual de Buenas Prácticas del Registro Nacional, así como en el marco ético de
la Auditoría Interna, el cual incorpora los principios, valores y normas
plasmados en el Código de Ética del Instituto de Auditores Internos y en las
Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte
de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General
de la República, auditorías internas y servidores públicos en general, emitidas
por la Contraloría General de la República. Lo anterior, sin perjuicio de las
normas éticas de los colegios profesionales a los que se encuentran afiliados
sus funcionarios y las que se promulguen, en materia ética y transparencia, en
el Registro Nacional. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus
actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.
Ficha articulo
CAPÍTULO
VI
Ámbito de
competencia de la Auditoría Interna
Artículo 38°.-La
Auditoría Interna cumplirá su función auditora y asesora en relación con los
fondos públicos sujetos al ámbito de competencia del Registro Nacional,
incluyendo fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar, o
sobre fondos y actividades privadas de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley N° 7428, en el
tanto éstos se originen en transferencias efectuadas por componentes dentro de
la competencia del Registro Nacional.
Esa función podrá
ejercerla directamente, por medio de unidades descentralizadas de Auditoría
Interna o por medio de la contratación de servicios externos.
Ficha articulo
Artículo 39°. -Es
deber de la persona Auditora Interna definir y mantener actualizado en el Manual
de Auditoría Interna del Registro Nacional, los órganos y entes sujetos al
ámbito de acción de la Auditoría Interna, de conformidad con lo estipulado en
la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.
Ficha articulo
CAPÍTULO
VII
Relaciones
y coordinación
Artículo 40°. -La
Auditoría Interna mantendrá dentro del marco de sus competencias, relaciones y
coordinaciones con la Junta Administrativa, la Dirección General, con los titulares
subordinados y otras instancias internas y externas, tales como la Contraloría General
de la República, Instituciones de Control y Fiscalización, Comisiones
Legislativas, Ministerio Público, Procuraduría General de la República,
denunciantes u otros pertinentes.
Ficha articulo
Artículo 41°.
-Corresponderá a la persona Auditora Interna administrar esas relaciones y regular
las de los demás funcionarios de la Auditoría Interna con los órganos internos
y externos del ámbito de su competencia institucional, de conformidad con el
bloque de legalidad y técnico aplicable; y en apoyo a una gestión eficaz,
oportuna y económica de la actividad de auditoría interna.
Ficha articulo
Artículo 42°. -La
persona Auditora Interna tendrá cuando así corresponda, la facultad de proveer
e intercambiar información con la Contraloría General de la República, así como
con otros entes y órganos de control, conforme al ordenamiento jurídico. Lo
anterior, sin perjuicio de la coordinación interna requerida y sin que ello
implique limitación alguna para la efectiva actuación de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 43°. -
Las personas Auditora Interna y Subauditora Interna, y demás personas funcionarias
de la Auditoría Interna, con la debida observancia de las disposiciones de la Institución,
podrán solicitar a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración,
el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la Auditoría
Interna, asimismo tendrán cualesquiera otras potestades necesarias para el
cumplimiento de sus competencias, conforme lo establece la Ley General de
Control Interno, Ley Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 44°. -La
persona Auditora Interna deberá obtener asesoramiento y ayuda competente, en
caso de que el personal de la Auditoría Interna carezca de los conocimientos, las
aptitudes y otras competencias necesarias para llevar a cabo los trabajos y
cumplir apropiadamente con su labor asesora. Para suplir esas necesidades, en
apoyo a las auditorías que realice, podrá incorporar profesionales y técnicos
de diferentes disciplinas, sean funcionarios o no del Registro Nacional, para
que lleven a cabo labores de su especialidad, a través de los procedimientos
legales correspondientes.
Ficha articulo
Artículo 45°. -La
persona Auditora Interna deberá establecer mecanismos de coordinación para que
el Departamento Financiero mantenga registros separados del monto del presupuesto
institucional asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del
gasto, de manera que se controlen la ejecución y las modificaciones de los
recursos presupuestados para la misma.
Ficha articulo
TÍTULO
III
Del
funcionamiento de la Auditoría Interna
CAPÍTULO
I
Competencias
de la Auditoría Interna
Artículo 46°. -La
Auditoría Interna tendrá las competencias definidas en el artículo 22 de la Ley
General de Control Interno, Ley N°8292, y demás normativa que al efecto emita
la Contraloría General de la República.
Ficha articulo
CAPÍTULO
II
Deberes
de la Auditoría Interna
Artículo 47°.
-Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias de la Auditoría
Interna darán cumplimiento a los deberes establecidos en el artículo 32 de la
Ley General del Control Interno Ley N° 8292, el artículo 8 de la Ley Contra la
Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422 y
sus reformas, así como a los deberes que determine la normativa emitida por la
Contraloría General de la República y demás órganos de control, referente a la
gestión de las auditorías internas.
Ficha articulo
Artículo 48°. -Para
el cumplimiento de los deberes establecidos para la Auditoría Interna, esta
deberá realizar las siguientes funciones:
a) Realizar
auditorías o estudios especiales, en relación con los fondos públicos sujetos a
su competencia institucional.
b) Practicar
auditorías o estudios especiales en cualquier unidad administrativa u operativa
del Registro Nacional, en el momento que considere oportuno, conforme su plan de
auditoría o de acuerdo con las prioridades del caso, cuando medie petición de
la Junta Administrativa, la Dirección General, la Contraloría General de la
República, por denuncia de terceros; o bien, porque así lo determine la
Auditoría Interna.
c) Verificar que
estén protegidos los intereses de la Institución, concentrando sus esfuerzos en
las áreas de más alto riesgo; señalar las debilidades de control interno y las recomendaciones
que estime pertinentes para proporcionar las bases para una acción correctiva
adecuada, con el fin de apoyar en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
d) Asesorar a la
Junta Administrativa a su solicitud, en materia de su competencia y conocimiento,
sin que su asesoría sea vinculante para quien la solicita, ni comprometa la independencia
y objetividad de la Auditoría Interna en el desarrollo posterior de las labores
propias de la actividad.
e) Verificar el
cumplimiento de las normas legales, reglamentarias y técnicas aplicables, en el
desarrollo de nuevos sistemas automatizados, así como a las comisiones de
índole multidisciplinaria que la Administración invite a integrar la Auditoría,
dejando claro su papel de asesora, sea para expresar criterios oportunos o
advertir, sin perjuicio del seguimiento y evaluación posterior que
correspondan.
f) Advertir a la
Administración Activa sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas
o decisiones, cuando sea de su conocimiento.
g) Verificar, en
lo pertinente, el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias
que rigen la Institución y su funcionamiento, así como de las políticas,
planes, programas, objetivos y metas que se hayan formulado.
h) Verificar el
cumplimiento de las diferentes actividades relacionadas con la fase de formulación
presupuestaria ejecutadas por parte de la Administración Activa.
i) Evaluar, en lo
pertinente, las operaciones, además comprobar la veracidad e integridad de los
registros, informes y estados financieros y presupuestarios.
j) Verificar que
los recursos financieros, materiales y humanos de que dispone el Registro
Nacional, se hayan gestionado con eficiencia, eficacia, economía, cumpliendo
con el bloque de legalidad correspondiente.
k) Comprobar la
efectividad de los planes, programas, proyectos y presupuestos de los niveles
operativos, y verificar que sus resultados sean consistentes con los objetivos
y metas establecidos por la administración, proporcionándole las
recomendaciones necesarias que le permitan mejorar su gestión.
l) Evaluar en los
sistemas de información automatizados, en operación y en desarrollo, los
distintos riesgos, en las fases que la persona Auditora Interna determine. Para
el caso de los sistemas en desarrollo, el funcionario de la Administración,
responsable de cada proyecto, informará oportunamente a la Auditoría Interna la
fecha en que este dará inicio.
m) Evaluar la
eficacia de la gestión del riesgo en el Registro Nacional, para lo cual, la Auditoría
Interna verificará que la Administración Activa identifique y evalúe los
distintos riesgos a los que está expuesta la Institución, planifique y emprenda
las medidas pertinentes para mitigar los efectos negativos de esos riesgos, y a
su vez cumpla con lo que establece el Artículo 18 de la Ley General de Control
Interno, Ley N° 8292. También deberá promover mejoras, a través de los
servicios de auditoría, en la valoración del riesgo de los procesos de dirección,
de las operaciones y de los sistemas de información de la organización.
n) Verificar que
la Administración Activa cumpla con lo establecido en la Ley General de Control
Interno, Ley N° 8292, en materia de desconcentración de competencias y la contratación
de servicios de apoyo con terceros; asimismo, podrá examinar regularmente la operación
efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación
de tales servicios.
o) Autorizar,
mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar
los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a
criterio de la persona Auditora Interna, sean necesarios para el
fortalecimiento del sistema de control interno.
p) Verificar que
los bienes patrimoniales se encuentren debidamente controlados, contabilizados,
protegidos contra pérdida, menoscabo, mal uso o desperdicio.
q) Evaluar el
diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la
organización relacionados con la ética.
r) Las demás
competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable,
bajo la observancia de las prohibiciones que establece el Artículo 34 de la Ley
General de Control Interno, Ley N° 8292.
Ficha articulo
CAPÍTULO
III
Potestades
de la Auditoría Interna
Artículo 49°. -La
Auditoría Interna tendrá las potestades definidas en el artículo 33 de la Ley
General del Control Interno, Ley N° 8292, así como aquellas que determine el ordenamiento
jurídico y técnico aplicable a la actividad de la Auditoría Interna en el
Registro Nacional. En este sentido, tendrá la potestad de utilizar, según las
circunstancias, la técnica de auditoría que satisfaga en mejor forma las
necesidades de los exámenes y verificaciones que lleva a cabo.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Otros
aspectos relativos al funcionamiento de la Auditoría Interna
Artículo 50°.
-Dentro del ámbito institucional del Registro Nacional, la Auditoría Interna prestará
servicios tanto de auditoría como preventivos.
Los servicios de
auditoría se refieren a los distintos tipos de auditoría según sus objetivos:
financiera, operativa y de carácter
especial, de conformidad con lo dispuesto en las Normas Generales de Auditoría
para el Sector Público, encaminadas fundamentalmente, a evaluar la legalidad,
eficacia, eficiencia y economía de las operaciones dentro del ámbito de su competencia
y promover su mejora del sistema de control interno.
Ficha articulo
Artículo 51°.
-Los servicios preventivos corresponden a la asesoría, advertencia y autorización
de libros, así como el seguimiento sobre estas labores.
a) Advertencia:
Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna a la Junta Administrativa
o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para
prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un
asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de
su conocimiento, con la finalidad de prevenir posibles consecuencias negativas
de su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del
Artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.
La advertencia
deberá ser escrita y se ejecuta sobre asuntos de competencia de la persona Auditora
Interna. Lo actuado por la Administración en respuesta a la advertencia, será objeto
de verificación por la Auditoría Interna.
b) Asesoría: Es
un servicio preventivo que brinda la persona Auditora Interna en forma oral o
escrita, a solicitud de la Junta Administrativa, no se realiza de manera
oficiosa. Mediante este servicio, la persona Auditora Interna suministra
criterios, observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones
sobre asuntos estrictamente de su competencia, dentro de su ámbito de acción y
sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo
posterior de sus demás competencias. La persona Auditora Interna coadyuva a la
toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni
sugerir, recomendar o coadministrar.
En cuanto a otros
niveles de la organización, la asesoría podrá darse a solicitud de la parte interesada
y quedará a criterio de la persona Auditora Interna proporcionarla, de conformidad
con la valoración de los riesgos relacionados, la disponibilidad de recursos y
el cumplimiento del plan de trabajo anual de la Auditoría Interna.
c) Autorización de libros: Es un servicio
preventivo con fundamento en el inciso e) del artículo 22 de la Ley General de
Control Interno, Ley N° 8292, que consiste en otorgar la razón de apertura y
realizar revisiones periódicas de la efectividad, el manejo, la autorización y
el control de libros contables, también de actas que llevan las diferentes dependencias
del Registro Nacional; así como otros libros y registros relevantes que, a criterio
de la persona Auditora Interna, sean necesarios para el fortalecimiento del
sistema de control interno.
Ficha articulo
Artículo 52°.
-Las auditorías de carácter especial, pueden abarcar temas de orden contable financiero, presupuestario, administrativo, económico,
jurídico, control interno y otras temáticas relacionadas con la hacienda
pública, y podrán ser realizados a solicitud de la Junta Administrativa del
Registro Nacional, de la Contraloría General de la República, sea de oficio o
por denuncias recibidas directamente por la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 53°. -La
Auditoría Interna señalará a la Administración, en cada caso y atendiendo a
principios de la lógica, razonabilidad y oportunidad, el plazo en el cual debe
suministrarse lo solicitado por ella. Este plazo será establecido considerando además,
el grado de complejidad y la urgencia que representa la información requerida.
Cuando la
solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, previa
comprobación de los motivos que concurren, el responsable deberá comunicarlo
así a la Auditoría Interna, a fin de que esta determine si procede su
ampliación o prórroga del plazo establecido antes de su vencimiento.
Ficha articulo
Artículo 54°. -La
comunicación de resultados es la actividad en el proceso de auditoría en la
cual se informa, de manera oral y por escrito, los resultados del trabajo
realizado.
Ficha articulo
Artículo 55°.
-Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría, deberán ser comentados
con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones
definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier
acción correctiva que sea necesaria.
Se exceptúan los
casos de auditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán
discutirse, o cuando en el estudio de auditoría se obtenga información de naturaleza
confidencial, en que la discusión deberá ser parcial.
La comunicación
de resultados oral la dispone la persona Auditora Interna en coordinación con
el equipo que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del
informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones
de hechos y otros que la normativa contemple.
Los informes de
estudios especiales donde se recomiende la apertura de procedimientos disciplinarios
se exceptúan del proceso de comunicación oral de resultados.
Ficha articulo
Artículo 56°.-La
Auditoría Interna deberá comunicar los resultados de sus auditorías o estudios
especiales de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes
objetivos dirigidos a la Junta Administrativa, como superior jerárquico de la institución,
o a los titulares subordinados competentes, de conformidad con las
disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292 y
la normativa dictada al respecto por la Contraloría General de la República, a
efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes, de
conformidad con los plazos que la Ley indicada señala y con aplicación de las
regulaciones del Registro Nacional en esa materia.
La persona
Auditora Interna definirá los niveles y competencias para esa comunicación.
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Artículo 57°.
-Los informes sobre los servicios de auditoría versarán sobre diversos asuntos
de su competencia y sobre aquellos de los
que puedan derivarse posibles responsabilidades.
Los primeros, denominados informes de
control interno, que contienen hallazgos con sus correspondientes conclusiones
y recomendaciones; los segundos, llamados de relaciones de hechos. Ambos tipos
de informe deben cumplir con la normativa legal, reglamentaria y técnica
pertinente.
Los informes de
auditoría deben incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones
y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de este y con observancia
de las disposiciones legales y normativa emitida por la Contraloría General de la
República.
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Artículo
58°.-Durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial, la Auditoría
Interna preparará y enviará a quien corresponda, informes parciales, memorandos
u oficios sobre hechos y otra información pertinente obtenida en el desarrollo
de la labor de campo, cuando la relevancia e implicaciones del asunto, a juicio
de la persona Auditora Interna o Subauditora Interna, justifique que los
resultados sean oportunamente analizados y las recomendaciones atendidas por la
Administración Activa, antes de finalizar el trabajo. Los hallazgos así corregidos,
serán revelados de forma resumida en las observaciones del informe final de auditoría.
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Artículo 59°.
-Los informes producto de los servicios de auditoría, se tramitarán de conformidad
con lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, con aplicación
de las regulaciones establecidas en el Registro Nacional y con observancia de
la normativa emitida por la Contraloría General de la República.
Para prevenir a
la Junta Administrativa o a los titulares subordinados, según corresponda, de
sus deberes en el trámite de informes, en
especial de los plazos que deben observarse, se debe incorporar en el informe o
en el oficio de presentación, un apartado con la transcripción de los artículos
36, 37, 38 y el párrafo primero del Artículo 39 de la Ley General de Control Interno,
Ley N° 8292, para advertir sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir
por incumplir injustificadamente los deberes de dicha Ley.
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Artículo 60°. -La
comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio de la persona Auditora
Interna o Subauditora Interna, quien definirá el contenido y la forma de los informes,
oficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos
a que se refiera y su criterio profesional.
Ficha articulo
Artículo 61°. -Si
como parte de las auditorías y estudios especiales programados, se detecten
actos o hechos presuntamente irregulares o ilegítimos que pongan en peligro o causen
daño a la Hacienda Pública, la Auditoría Interna deberá someter a conocimiento
de la Administración Activa lo sucedido mediante un informe de relación de
hechos, el cual servirá de insumo a la Administración para determinar la
existencia de eventuales responsabilidades administrativas, civiles y penales.
El contenido, de
los informes de relaciones de hechos, se ajustará a las directrices promulgadas
por la Contraloría General de la República.
La información,
documentación y otras evidencias de las investigaciones preliminares efectuadas
por la Auditoría Interna, serán confidenciales durante la formulación del
informe respectivo y hasta la finalización del trámite de audiencia que se
otorgue al interesado por su eventual responsabilidad administrativa y civil,
de conformidad con lo que establecen los artículos N° 6 de la Ley General de
Control Interno, Ley N° 8292 y N° 8 de la Ley Contra la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422 y sus reformas.
Ficha articulo
Artículo 62°.
-Las personas auditoras internas quienes realicen investigaciones y confeccionan
los informes de relación de hechos, podrán ser consultados en las audiencias que
se otorguen a los interesados por su eventual responsabilidad administrativa y
civil, en su carácter exclusivo de experto calificado y únicamente sobre las
dudas que del contenido del informe puedan surgir en el ámbito de la materia en
investigación.
Ficha articulo
Artículo 63°. -La
persona Auditora Interna deberá establecer y mantener, como parte vital y
permanente de la actividad de la Auditoría Interna, el seguimiento a las
recomendaciones, observaciones, asesoría, advertencias y demás productos
resultantes de su gestión, para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz
atención por parte de la administración.
El seguimiento
deberá incluir además los resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores
externos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de
control y fiscalización que corresponda. Los resultados del seguimiento serán
comunicados anualmente por la persona Auditora Interna a la Junta Administrativa,
de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del Artículo 22 de la Ley
General de Control Interno Ley N°8292, sin perjuicio de otros informes
relacionados, a juicio de la persona Auditora Interna, cuando lo considere
pertinente.
Ficha articulo
Artículo 64°.-La
persona Auditora Interna deberá rendir cuentas de su gestión por medio de la
presentación de un informe anual de la ejecución del plan de trabajo, así como
el informe sobre el estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de
la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores
públicos, en estos dos últimos casos cuando sean de su conocimiento, dirigidos
a la Junta Administrativa, sin perjuicio de que se elaboren otros informes, sea
por petición del Jerarca o bien de oficio, cuando a criterio de la persona Auditora
Interna las circunstancias así lo ameriten.
Asimismo, deberá
presentar el informe final de gestión, cuando corresponda según lo establecido
en el inciso e) del Artículo 12 de la Ley General de Control Interno, Ley N°
8292, de conformidad con los requisitos que para tal efecto establece la
Contraloría General de la República; y cumplir con los informes de evaluación
presupuestaria y de gestión que la Administración requiera, conforme con las
disposiciones legales que regulan la materia.
Ficha articulo
Artículo 65°. -La
Administración Activa llevará y mantendrá actualizado un registro para
controlar el avance de la implementación de las recomendaciones de la Auditoría
Interna y externa, el cumplimiento de los plazos establecidos, así como de las disposiciones
y recomendaciones de la Contraloría General de la República y otros órganos de
control externos puestas en su conocimiento. La Administración Activa rendirá
cuentas cada tres meses a la Junta Administrativa sobre la atención dada a las
disposiciones y recomendaciones vertidas.
La Auditoría
Interna dará seguimiento al cumplimiento de lo anteriormente dispuesto.
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TÍTULO IV
Disposiciones
finales
Artículo 66°. -El
incumplimiento a lo dispuesto en el presente Reglamento será causal de responsabilidad
administrativa para las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias
de la Auditoría Interna, los Miembros de la Junta Administrativa, titulares subordinados
y demás funcionarios del Registro Nacional, de conformidad con lo establecido en
el Capítulo V de la Ley General de Control Interno, Ley N°8292.
La determinación
de responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde
al órgano competente, según la normativa que les resulte aplicables.
Ficha articulo
Artículo 67°. -Deróguese
el "Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del
Registro Nacional", aprobado por la Junta Administrativa del Registro Nacional,
mediante acuerdo firme J492 tomado en sesión ordinaria 37-2007, celebrada el 18
de octubre de 2007.
Ficha articulo
Artículo 68°. -Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario
Oficial La Gaceta.
Ficha articulo
Fecha de generación: 1/3/2024 01:20:50
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