Artículo 4° - Las
auditorías internas contarán con un período máximo de un año, contado a partir
de la entrada en vigencia de los presentes lineamientos, para realizar los
ajustes necesarios en su normativa y prácticas internas, a fin de incorporarlos
en su gestión. Transitorio I - Aquellos hechos irregulares que estén siendo
analizados por la auditoría interna a la entrada en vigencia de los presentes
lineamientos, podrán finalizar su trámite bajo las mismas reglas que regían al
momento del inicio del análisis.
PUBLÍQUESE.
Lineamientos
generales para el análisis de presuntos
Hechos
Irregulares
La Auditoría
Interna, de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Control Interno,
ejecuta servicios preventivos y de auditoría mediante procesos sistemáticos,
independientes y profesionales que proporcionan "seguridad al ente u órgano,
puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se
alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque
sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la
administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las
entidades y los órganos sujetos a esta Ley. Dentro de una organización, la
auditoría interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la
actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme
al marco legal y técnico y a las prácticas sanas" (Ley N.° 8292, artículo 21).
Adicionalmente a estos servicios, las unidades de Auditoría Interna realizan
procesos internos de planificación y mejoramiento continuo- los cuales tienen
como objetivo aumentar la calidad de los productos brindados-, así como
investigaciones.
El análisis de
presuntos hechos irregulares que conducen las auditorías internas tiene
sustento en normas de rango legal, específicamente la Ley General del Control
Interno (Ley N.° 8292) y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento
Ilícito en la Función Pública (Ley N.° 8422). Esta labor de investigación no
corresponde a ninguno de los tipos o procedimientos de auditoría definidos, a
saber: auditorías financieras, auditorías operativas y auditorías de carácter
especial.
En la estructura
del Estado costarricense, la potestad de investigar administrativamente
presuntos hechos irregulares en la función pública, está conferida a los
jerarcas y titulares subordinados, así como a la Contraloría General de la
República y las auditorías internas del sector público; cada uno de ellos con
características y regulaciones propias.
Las
investigaciones a cargo de las auditorías internas pueden realizarse de oficio,
producto de una auditoría, en atención a la denuncia de un tercero, o como
respuesta a una solicitud del jerarca o de titulares subordinados, entre otros.
El procedimiento de investigación es distinto del eventual procedimiento
administrativo.
En ese sentido,
la Sala Constitucional, en su Voto N.° 8841-01 de las 9:03 horas del 31 de
agosto de 2001, reiterado en el Voto N.° 10954-2014 de las 9:05 horas de 04 de
julio de 2014, señaló: ".la indagación previa es correcta y pertinente, en
tanto necesaria para reunir los elementos de juicio apropiados para descartar o
confirmar la necesidad del procedimiento formal, o bien para permitir su
correcta sustanciación, por ejemplo, cuando se deba identificar a quienes
figurarán como accionados en el proceso, o recabar la prueba pertinente para la
formulación de cargos que posteriormente se deberán intimar." Por tanto, las
investigaciones realizadas por las auditorías internas del sector público, se
constituyen en un insumo para que el jerarca, o la instancia respectiva, valore
la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo, sin perjuicio
de cualquier otra acción que en ejercicio de sus competencias estime
pertinente.
En esa línea,
debe considerarse que las auditorías internas no son parte en esos
procedimientos administrativos, ni los informes de las investigaciones
realizadas por las auditorías internas son acusaciones. De este modo, la
eventual participación de los auditores en estos procedimientos se limita al
contenido del informe emitido y a las acciones realizadas para sustentarlo.
Es importante
enfatizar el carácter confidencial de las investigaciones en trámite, principalmente
en cuanto a la protección de la identidad del denunciante. Esta última se debe
mantener en todo momento, aun cuando las unidades o personas con quienes se
relacione la Auditoría Interna tengan conocimiento de la identidad del
denunciante, e incluso cuando el propio denunciante publicite o divulgue su
identidad, y cuando la investigación esté finalizada.
De conformidad
con lo comentado, y en ejercicio de las potestades que ostenta la Contraloría
General de la República para emitir disposiciones, normas, políticas y
directrices relativas al funcionamiento de las auditorías internas, se emiten
los presentes "Lineamientos generales para el análisis de presuntos hechos
irregulares" (R-DC-102- 2019), los cuales constituyen un marco regulador que
proporciona un esquema básico para la ejecución adecuada y transparente de la
labor investigadora de las auditorías del sector público en el ámbito de sus
competencias. Corresponde a cada institución, junto con su auditoría interna,
implementar la utilización de los presentes lineamientos.
Estos
lineamientos comprenden tres capítulos. El primero contempla las regulaciones
generales; el segundo se dedica al análisis inicial que realizan las auditorías
cuando tienen conocimiento de hechos presuntamente irregulares y el último
corresponde al desarrollo de la investigación.
Capítulo
I: Lineamientos Generales
1.1 Ámbito de Aplicación
Los presentes
Lineamientos son aplicables a las Auditorías Internas del Sector Público, en el
ejercicio de las competencias conferidas por ley para el análisis de presuntos
hechos irregulares que puedan ser generadores de responsabilidad, a cargo de
los sujetos incluidos en su ámbito de acción. Estos Lineamientos constituyen un
marco básico para que las Auditorías Internas lleven a cabo sus labores de
investigación.
La competencia
investigadora de las Auditorías Internas no puede ser delegada en terceros, sin
que ello limite la posibilidad de que durante el desarrollo de una
investigación se puedan contratar servicios de asesoría en temas específicos
requeridos para el caso concreto.
Definiciones
básicas sobre términos utilizados en los presentes lineamientos:
1.2 Definiciones
Acción: Actuación efectiva de un funcionario
público, un ex funcionario o un tercero, que produce efectos previstos en el
ordenamiento jurídico.
Delegar: asignar a un tercero la competencia para
atender de manera integral una investigación cuya responsabilidad mantiene la
Auditoría Interna.
Hechos
presuntamente irregulares: Conductas
entendidas como acciones u omisiones, atribuibles a los sujetos cubiertos por
el ámbito de competencia de la Auditoría Interna, que podrían infringir el
ordenamiento jurídico, provocar daños o causar perjuicios a la institución
pública y que puedan generar algún tipo de responsabilidad a cargo del infractor.
Identidad del
denunciante: Cualquier
dato, información o referencia directa o indirecta que permita saber quién es
el denunciante.
Investigación:
Procedimiento sistemático y
objetivo orientado a determinar la existencia de elementos de juicio necesarios
para la eventual apertura de un procedimiento administrativo o judicial. Como
parte de él, se deben considerar las presuntas responsabilidades, sean
administrativas, gremiales, civiles o penales. La investigación corresponde a
una actividad de las Auditorías Internas, distinta de otros procedimientos de
auditoría definidos, como las auditorías financieras, las auditorías operativas
y las auditorías de carácter especial.
Nexo de causalidad:
Vínculo existente entre las
acciones u omisiones (hechos) de los presuntos responsables y las consecuencias
o los resultados que podrían ser o no contrarios al ordenamiento jurídico.
Omisión: Abstención, por parte de un funcionario
público, un ex funcionario o un tercero, de realizar aquellas conductas que
deberían haber hecho, lo que produce efectos previstos en el ordenamiento
jurídico.
Relación de
Hechos: Informe que compila
una serie de hechos presuntamente irregulares, acciones u omisiones, que se
encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta y a un presunto
responsable. La Relación de Hechos se pone en conocimiento del jerarca o
titular subordinado correspondiente, o de una autoridad competente para que
valore la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo o
cualquier otra acción que considere pertinente.
1.3
Conocimiento de los hechos
El conocimiento
de las Auditorías Internas sobre hechos presuntamente irregulares, se origina
por alguno de los siguientes medios:
a) Presentación
de una denuncia, la cual puede ser interpuesta por cualquier funcionario o
ciudadano; quien puede identificarse o presentarla de forma anónima.
b) Identificación
de los hechos durante el desarrollo de estudios u otras actuaciones de la propia
Auditoría Interna.
c) Requerimiento
de una autoridad competente.
d) Cualquier otro
medio que ponga los hechos en conocimiento de la Auditoría Interna.
1.4
Elementos orientadores para la presentación de denuncias
Las denuncias que
se presenten ante la Auditoría Interna deberán procurar cubrir al menos los
siguientes aspectos:
a) que los hechos
sean presentados de manera clara, precisa y circunstanciada;
b) la
identificación de los posibles responsables, o que al menos se aporten
elementos que permitan individualizarlos;
c) señalamiento
de los elementos probatorios en los que se sustenta la denuncia, y
d) lugar o medio
para recibir notificaciones.
Estos requisitos
son deseables, pero no pueden constituirse en una limitación para la
tramitación de denuncias.
Cada Auditoría
Interna del Sector Público deberá definir los medios para la recepción de las
denuncias-sean físicos o electrónicos-teniendo en cuenta lo permitido por el
ordenamiento jurídico aplicable, y promoviendo la participación y el control
ciudadanos.
1.5 Planificación y atención de hechos
presuntamente irregulares
La Auditoría
Interna ejecutará un proceso sistemático para la valoración de hechos
presuntamente irregulares, el cual debe documentarse apropiadamente y tomar en
consideración las disposiciones contenidas en estos lineamientos. La asignación
de las actividades específicas para la atención de estos hechos deberá
incorporarse en el plan de trabajo de la propia Auditoría, considerando la
priorización de actividades que realice anualmente.
1.6 Principios de la investigación de
presuntos hechos irregulares
En concordancia
con el marco jurídico aplicable, para la realización de investigaciones de
presuntos hechos irregulares, las Auditorías Internas deberán cumplir con los
siguientes principios:
a) Principio
de legalidad. En el
desarrollo de las investigaciones, las actuaciones de la Auditoría Interna
estarán sometidas al ordenamiento jurídico.
b) Principio
de celeridad. La Auditoría
Interna deberá ejercer su potestad de investigación dentro de un plazo
razonable.
c) Principio
de independencia. La
Auditoría Interna ejercerá sus funciones con total independencia funcional y de
criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración
activa; pudiendo establecer la estrategia, las vías de atención, las
diligencias, las acciones, los mecanismos y los productos de auditoría que
estime necesarios para la atención de las gestiones en su conocimiento.
d) Principio
de objetividad. En el desarrollo
de las investigaciones, las Auditorías Internas actuarán con imparcialidad y
neutralidad, de modo que el análisis de los presuntos hechos irregulares, así
como la determinación de los eventuales responsables, no se vean comprometidos
por intereses particulares. Para el cumplimiento de este principio, el auditor
debe valorar tanto los elementos que sustenten una eventual responsabilidad,
como aquellos que puedan eximir al presunto responsable.
e) Principio
de oficiosidad. Implica
que, una vez iniciada la investigación, corresponde exclusivamente a la
Auditoría Interna promover las acciones necesarias hasta su conclusión.
1.7 Reglas de confidencialidad
Durante la
investigación de hechos presuntamente irregulares, las Auditorías Internas
guardarán confidencialidad respecto de los expedientes de investigación en
trámite y de la identidad de quienes presenten denuncias ante sus oficinas,
incluso cuando el propio denunciante divulgue su identidad o cuando la
Auditoría Interna sepa que ésta es conocida por otras instancias. La
confidencialidad de la identidad del denunciante debe resguardarse aún
concluida la investigación. Lo anterior, de conformidad con lo dispuesto sobre
esta materia en la Ley General de Control Interno (N.°8292) y sus reformas, así
como en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función
Pública (N.° 8422) y sus reformas.
Las Auditorías
Internas deben, además, resguardar la confidencialidad de todos aquellos datos
que por disposición específica del ordenamiento jurídico deben considerarse
como tales, y de aquellos que así hayan sido declarados por un sujeto público
con competencia.
1.8 Acceso
y solicitud de Información
Las Auditorías
Internas podrán solicitar a particulares, a entes y órganos públicos, sujetos
privados incluidos dentro de su ámbito de acción, y a los propios denunciantes,
toda aquella información que les permita recabar elementos, pruebas o datos
necesarios para el análisis y valoración de los hechos presuntamente
irregulares que estén investigando. Los sujetos bajo su ámbito de acción tienen
el deber de brindar toda la información requerida por las Auditorías Internas,
para el ejercicio de sus competencias.
La información
recabada en el desarrollo de las investigaciones, queda sujeta a las mismas reglas
de confidencialidad señaladas en el numeral anterior.
1.9 Sobre
la Prueba
La Auditoría
Interna debe definir las técnicas para obtener el material probatorio que
estime pertinente, de conformidad con el ordenamiento jurídico. Para el
ejercicio de sus competencias, podrá utilizar todos los medios de prueba que
por vía legal le estén permitidos, tales como la prueba de tipo testimonial,
pericial o documental (documento físico o por medios tecnológicos de soporte
digital), así como medios electrónicos, digitales o analógicos. Asimismo, las
pruebas podrán ser consignadas y aportadas a la investigación mediante
cualquier tipo de soporte documental, electrónico, informático, magnético,
óptico, telemático o producido por nuevas tecnologías. La prueba de tipo documental
que sustente una relación de hechos o una denuncia penal, deberá solicitarse a
la instancia correspondiente, mediante copia certificada.
1.10
Colaboración
En el desarrollo
de las investigaciones, las Auditorías Internas podrán brindarse apoyo entre
ellas, tales como asesoría, insumos, o intercambio de experiencias; pudiendo
incluso efectuar análisis conjuntos cuando lo estimen pertinente y las
condiciones propias del caso particular lo permitan; sin que eso implique
compartir o delegar las competencias propias de cada auditoría. De igual forma,
cualquier otro ente u órgano que conforme la Administración Pública, podrá
apoyar a las Auditorías Internas en el análisis de hechos presuntamente
irregulares.
Quienes colaboren
con las Auditorías Internas en la realización de investigaciones por presuntos
hechos irregulares no tendrán acceso a la identidad del denunciante. En aquella
información a la que lleguen a tener acceso producto de la colaboración
brindada, quedan sujetos a las reglas de confidencialidad previstas en los
presentes Lineamientos.
1.11
Determinación del plazo para el trámite de las gestiones
En atención al
principio de celeridad, la Auditoría Interna debe programar la realización de
las investigaciones por presuntos hechos irregulares dentro de plazos
razonables, tomando en consideración el impacto de institutos como la
prescripción o la caducidad, que pueden operar en cada caso concreto, así como
los criterios de proporcionalidad y razonabilidad.
1.12
Resultado y Comunicación de resultado
El resultado
final obtenido por la Auditoría Interna, con arreglo a la presente normativa,
deberá documentarse mediante acto debidamente motivado, en el cual se acrediten
los elementos valorados para tomar la decisión. En caso de existir una denuncia
como origen de la investigación, lo resuelto debe ser comunicado al
denunciante, si este hubiere señalado lugar para atender notificaciones; si no
se dispone de tal señalamiento, la Auditoría Interna debe elaborar el documento
pertinente, de conformidad con su regulación interna, para hacer constar los
resultados de la investigación y los motivos que imposibilitan su comunicación
al denunciante. Dicho documento deberá integrarse en el expediente respectivo.
1.13
Conformación del expediente
Una vez que la
Auditoría Interna tiene conocimiento de hechos presuntamente irregulares,
deberá documentar en un expediente individual las acciones realizadas para la
atención de cada caso, velando por la integridad e integralidad de la
documentación que lo conforme, el cual deberá estar foliado y ordenado de
manera cronológica.
La denuncia y
cualquier otro documento de carácter confidencial deberán ser protegidos por
los medios definidos por la Auditoría Interna, garantizando la trazabilidad de
la información.
Todos los expedientes
relacionados con la existencia de hechos presuntamente irregulares deben
cumplir con las reglas de confidencialidad señaladas en el apartado 1.7 de los
presentes lineamientos; además, los expedientes deben ser debidamente
resguardados por la Auditoría Interna, de forma que su acceso sea controlado.
El expediente se podrá conformar por cualquier tipo de soporte permitido por el
ordenamiento jurídico - documental, electrónico, informático, telemático o
producido por nuevas tecnologías-, siendo que la implementación de dichas
tecnologías no exime a la Auditoría Interna del cumplimiento de lo dispuesto en
este apartado.
1.14
Regulación Interna
Las Auditorías
podrán emitir regulaciones internas que complementen lo dispuesto en los
presentes lineamientos respecto del análisis de presuntos hechos irregulares,
así como incluir disposiciones en materia de investigación en su Reglamento de
Organización y Funcionamiento.
Capítulo
II: Análisis Inicial de Hechos Presuntamente Irregulares
2.1
Análisis inicial
Para determinar
el abordaje y la atención de los hechos presuntamente irregulares de los que
tenga conocimiento, la Auditoría Interna procederá a valorar, con la
información disponible hasta ese momento:
a) su competencia
para asumir el trabajo,
b) la especialidad
de la materia a investigar,
c) la existencia
de otros procesos abiertos por los mismos hechos,
d) la claridad de
los hechos presuntamente irregulares,
e) los eventuales
responsables,
f) la ubicación
temporal del momento en que se cometieron los hechos,
g) la valoración
de la prueba existente,
h) la unidad
responsable de ejercer la potestad disciplinaria,
i) y la
valoración de las aparentes faltas cometidas y los posibles daños patrimoniales
a la Hacienda Pública.
Para los
propósitos del párrafo anterior, y en caso de ser necesario, la Auditoría
Interna podrá solicitar al denunciante, particular, administración activa u
otro sujeto de su ámbito de competencia, las aclaraciones o la información
adicional que estime pertinente.
2.2 Definición de las acciones a realizar
Concluido el
análisis inicial de los hechos, la Auditoría Interna definirá el abordaje que
dará a cada caso particular, considerando alguna de las siguientes acciones
posibles:
a) Iniciar la
investigación de los hechos presuntamente irregulares, considerando lo
dispuesto en el Capítulo III de los presentes lineamientos.
b) Remitir el
asunto a las autoridades internas pertinentes de la institución, cuando se
trate de casos que corresponda atender en primera instancia a la Administración
Activa y ésta no haya sido enterada de la situación, o se encuentre realizando
una investigación por los mismos hechos. De igual manera se remitirá el asunto
cuando existan causales de abstención o conflictos de interés que puedan
afectar al auditor o a algún funcionario de la Auditoría Interna.
c) Remitir el
asunto a las autoridades externas a la institución, según corresponda, sean
administrativas o judiciales, por especialidad de la materia o porque en otra
instancia exista una investigación avanzada sobre los mismos hechos.
d) Incluir los
hechos presuntamente irregulares para ser examinados en una auditoría que se
encuentre en ejecución, o para la programación de un nuevo estudio o proceso de
auditoría.
e) Desestimar y
archivar el caso en atención de los criterios dispuestos en el punto 2.3 de
esta normativa.
En todos los
casos anteriores, la Auditoría Interna deberá dejar constancia en el expediente
de las valoraciones efectuadas para la selección del abordaje del caso.
En los casos de
los incisos b), c) y d) se debe informar al denunciante o solicitante sobre lo
resuelto, sin comprometer las reglas de confidencialidad señaladas en el
apartado 1.7 de los presentes lineamientos.
En lo referente
al apartado e) se le se debe informar al denunciante o solicitante sobre lo
resuelto, mediante acto debidamente motivado, sin comprometer las reglas de
confidencialidad señaladas en el apartado 1.7 de los presentes lineamientos.
En caso de que el
asunto sea remitido a otra instancia, deben trasladarse todos los elementos
atinentes al caso que se encuentren en su poder o que sean de conocimiento de
la Auditoría Interna.
2.3
Causales para la desestimación y archivo de la gestión
Procede la
desestimación y el archivo de la gestión, cuando se presente alguna de las
siguientes causales:
a) Cuando los
hechos presuntamente irregulares resulten por completo ajenos al ámbito de
competencia de la Auditoría Interna.
b) Cuando los
hechos presuntamente irregulares ya hayan sido investigados o estén siendo
conocidos por otra instancia con competencia para realizar el análisis y la
valoración, así como para ejercer el control y las potestades disciplinarias
atinentes.
c) Cuando los
hechos presuntamente irregulares, constituyan una reiteración o reproducción de
asuntos o gestiones que, sin aportar elementos nuevos, refieran a temas
resueltos con anterioridad por la Auditoría Interna u otras instancias
competentes.
d) Cuando los
hechos presuntamente irregulares se refieran a problemas de índole estrictamente
laborales que se presentaron entre funcionarios de la institución y la
Administración Activa, o a desavenencias de tipo personal entre funcionarios,
salvo que de los hechos se desprenda la existencia de aspectos relevantes que
ameriten ser valorados por la Auditoría Interna en razón de sus competencias.
e) Cuando el
costo aproximado de los recursos a invertir para la investigación de los hechos
presuntamente irregulares sea superior al valor del hecho denunciado, sin
perjuicio de cualquier otra acción alternativa que en el ejercicio de sus
competencias las Auditorías Internas pudieran realizar. Para aducir esta
causal, la Auditoría Interna debe fundamentarse en elementos objetivos, o haber
establecido de previo metodologías para el análisis de costos.
f) Cuando el
asunto denunciado refiera exclusivamente a intereses personales del
denunciante, en relación con conductas ejercidas u omitidas por la
Administración.
g) Cuando del
análisis inicial resulte evidente que no se ha cometido ninguna infracción al
ordenamiento jurídico.
En cualquiera de
los supuestos anteriores, la Auditoría Interna debe emitir acto fundamentado en
el que expresamente se indique la causal utilizada para la desestimación y
archivo, así como el detalle del análisis para arribar a dicha conclusión.
Capítulo
III: Investigación de Hechos Presuntamente Irregulares
3.1
Delimitación de la Investigación
Iniciada la
investigación, la Auditoría Interna definirá los objetivos de la misma,
partiendo de los hechos a investigar. Asimismo, deberá delimitar el alcance de
la investigación, centrando los recursos disponibles en el caso concreto, sin
que esto impida la inclusión de otras acciones que surjan del análisis de
fondo, cuando a criterio del auditor existan otras valoraciones relacionadas
con el caso que deban ser consideradas.
Para una adecuada
delimitación de la investigación, se deben profundizar el análisis de, al
menos, los siguientes aspectos:
a) las acciones u
omisiones aparentemente irregulares,
b) las normas
presuntamente violentadas,
c) las eventuales
sanciones o regímenes aplicables al caso (civil, penal, administrativa,
gremiales), los presuntos responsables; y en caso de ser factible, una
estimación preliminar del daño causado, si fuese procedente para el caso
concreto.
3.2 Planificación
de la investigación
Una vez
establecidos los objetivos y el alcance de la investigación, la Auditoría
Interna debe determinar las actividades que le permitirán documentar y alcanzar
los objetivos planteados para ella. El auditor debe identificar y definir las
diligencias o pericias de investigación a ejecutar, los recursos necesarios,
así como los plazos y los responsables de llevarlas a cabo.
3.3
Ejecución de las diligencias de Investigación
Para la ejecución
de la investigación por presuntos hechos irregulares, la Auditoría Interna debe
realizar las siguientes diligencias, de conformidad con el plan de trabajo:
a. Recolección de
pruebas. Se deberá recopilar la prueba para sustentar los presuntos hechos
irregulares que se están investigando, precisando documentalmente tanto los
medios como las técnicas utilizadas para su recolección; las cuales, en todo
momento, deben ser conformes con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico.
b. Identificación
de los presuntos responsables. Es necesaria la identificación de las personas
presuntamente
responsables de los hechos investigados, así como establecer el vínculo entre
estos sujetos y las acciones u omisiones que se presumen irregulares.
c. Valoración de
la relación entre los presuntos hechos irregulares, la prueba y las normas
aplicables. Se deben analizar los supuestos previstos en las normas que se
presumen violentadas, en relación con las acciones u omisiones que se vinculan
a los presuntos responsables, a efecto de determinar si se ajustan o no a lo dispuesto
en la norma. Asimismo, en atención al análisis anterior, se deben valorar las
eventuales vías para su atención y
las sanciones
asociadas a las posibles infracciones.
d. Identificación
de los elementos que permitan determinar los montos o rubros que pueden
constituir una eventual responsabilidad civil.
3.4
Elaboración del producto final
Ejecutada la
investigación, la Auditoría Interna debe establecer si los elementos
acreditados son suficientes para sustentar la apertura de algún tipo de
procedimiento de responsabilidad en contra de los presuntos implicados; lo que
dará lugar a la elaboración de alguno de los siguientes productos:
a. Desestimación
y archivo. Cuando los elementos obtenidos descarten la existencia de hechos
presuntamente irregulares, o cuando sean insuficientes para someter a
consideración de la instancia correspondiente la apertura de un procedimiento
administrativo, un proceso judicial o de cualquier otro tipo de acción, procede
la desestimación y archivo de la investigación; lo que debe quedar documentado
mediante acto administrativo motivado, en el cual se expongan los elementos de
hecho y derecho, así como las valoraciones realizadas que fundamentan la
decisión.
b. Relaciones
de Hechos. Cuando las diligencias de investigación acrediten la existencia
de elementos suficientes para considerar -al menos en grado de probabilidad- la
ocurrencia de hechos presuntamente irregulares, la Auditoría Interna deberá
elaborar una relación de hechos, la cual será remitida a la instancia que ejerce
la potestad disciplinaria sobre el funcionario presuntamente responsable, o a
la autoridad competente para su atención, según corresponda.
c. Denuncia
Penal. Cuando las diligencias de investigación acrediten la existencia de
elementos
suficientes para considerar
-al menos en grado de probabilidad- la ocurrencia de un delito, la Auditoría
Interna deberá elaborar una denuncia penal, la cual será remitida al Ministerio
Público; para lo cual, se podrá coordinar lo correspondiente con dicha
instancia en cualquier etapa proceso.
En el expediente
que se conforme para cada caso deberá constar un ejemplar original del producto
final de la investigación, y, cuando corresponda, copia del legajo de prueba.
Cuando la
investigación se hubiera originado en atención a una denuncia, o por una
solicitud, se debe informar el resultado final de la gestión, de conformidad
con lo indicado en los numerales 1.7, 1.12 y 3.6 de los presentes lineamientos.
3.5
Elaboración del producto final cuando
En las
investigaciones en que se determine la procedencia de los productos descritos
en los incisos b) o c) del numeral
se
determine la existencia de hechos presuntamente irregulares
3.4 de estos
lineamientos, correspondientes a aquellos casos en donde se identificaron
elementos suficientes para considerar -al menos en grado de probabilidad- la
existencia de hechos presuntamente irregulares, el producto final corresponderá
a una compilación de hechos, actos, acciones u omisiones, que se encuentran
ligados por un nexo de causalidad a una eventual falta generadora de
responsabilidad.
Además, este
producto debe tener un sustento probatorio suficiente que permita valorar la
pertinencia de efectuar un procedimiento administrativo o de gestionar un
proceso judicial.
El producto final
debe contener al menos los siguientes elementos:
a. Señalamiento
de los eventuales responsables.
Indicación del
nombre, cédula de identidad o jurídica, lugar de trabajo, puesto que ocupa,
lugar donde puede ser ubicado y demás calidades que permitan identificar a los
posibles responsables de los hechos presuntamente irregulares. La falta de
alguna de las calidades no impedirá la elaboración del informe, siempre que las
restantes calidades permitan la individualización de los posibles implicados.
b. Hechos. Descripción
objetiva, precisa, congruente y en orden cronológico de las acciones u
omisiones que se presumen generadoras de responsabilidad y de aquellos
directamente relacionados con éstos, cuya demostración resulte útil o necesaria
para la valoración de las presuntas faltas. La descripción debe ser de hechos
puros y simples, evitando la utilización de juicios de valor o la atribución
directa de responsabilidades; además, cada hecho debe dar respuesta a las
siguientes interrogantes: quién lo hizo, cómo, dónde y cuándo. En la medida de
lo posible, cada hecho debe hacer referencia a la prueba en la cual se
sustenta, así como la indicación del folio del legajo de prueba donde se ubica.
c. Análisis
del caso. Análisis en el que se detalla en forma razonada por qué se estima
que los hechos determinados infringen el ordenamiento jurídico aplicable, con
indicación expresa de los motivos por los cuales la acción o la omisión del
presunto responsable, en relación con la prueba existente, se considera
contraria a la norma específica con la cual se está vinculando.
En caso de
estimarse procedente, se deben determinar preliminarmente los posibles daños y
perjuicios ocasionados por los eventuales responsables, indicando el método
utilizado para su estimación, e individualizándolos, de ser posible, o
aportando los elementos que permitan realizar esa estimación.
d. Prueba
ofrecida. Indicación taxativa de la prueba que sustenta los hechos y el
análisis efectuado, pudiendo utilizarse toda aquella permitida por el ordenamiento
jurídico. Dentro de este apartado deben consignarse los elementos que permitan
en un eventual procedimiento sancionatorio llevar esa prueba al proceso, para
ser valorada.
e. Consideraciones
finales. Solicitud que se realiza a la instancia administrativa o judicial
receptora de la relación de hechos o de la denuncia penal, para que determine
la pertinencia de instaurar o instruir algún tipo de procedimiento o proceso
judicial, que permita conocer la verdad real de los hechos y acreditar las eventuales
responsabilidades que posibiliten -en caso de proceder- la aplicación de las
sanciones previstas por el ordenamiento jurídico. Dentro de este apartado, se deben reiterar
las reglas de confidencialidad señaladas en el punto 1.7 de los presentes lineamientos,
así como prevenir al destinatario del producto sobre la consideración de los
plazos de prescripción que correspondan.
f. Firma. El
producto final debe ser firmado por los funcionarios responsables de su
emisión, con indicación del nombre y el cargo que ocupan.
g. Legajo de
prueba. Es la compilación de la prueba documental que respalda la relación
de hechos o la denuncia penal.
3.6 Remisión del Producto cuando se
determine la existencia de una posible responsabilidad
Dependiendo de la
instancia a la cual se vaya a remitir el producto final, se utilizará la
siguiente nomenclatura:
a. Relación de
hechos: ante la Administración Activa, la Contraloría General de la República,
los Colegios Profesionales, otras administraciones o instancias públicas.
b. Denuncia
Penal: ante Ministerio Público. En este caso, luego de presentar la denuncia
ante el Ministerio Público, la Auditoría Interna deberá informar a la
Administración Activa sobre la gestión interpuesta, a efecto de que ésta valore
la pertinencia de adoptar acciones adicionales de interés para la institución,
siempre que dicha comunicación no comprometa el desarrollo de un eventual
proceso penal.
La Auditoría
Interna debe garantizar a lo interno, y prevenir a lo externo, la
confidencialidad de los productos finales de las investigaciones, así como de
la información que respalde su contenido. Lo anterior, en resguardo de los
derechos de los presuntos responsables, la protección de la identidad de los
denunciantes o solicitantes, así como la buena marcha de un eventual
procedimiento o proceso.
La relación de
hechos y la denuncia penal deberán estar sustentadas en un legajo de prueba que
debe ser remitido, junto con el producto, a la Administración Activa, al
Ministerio Público o a la instancia competente.
En aquellas
investigaciones en que se resuelva la presentación de una denuncia penal o la
remisión de una relación de hechos; la comunicación al denunciante o
solicitante se limitará a indicar la respectiva remisión o presentación del
informe, sin hacer referencia a ningún elemento específico o valoración
efectuada, en atención a los deberes de confidencialidad señalados en el
apartado 1.7 de los presentes lineamientos.
3.7 Responsabilidad de la Auditoría Interna
sobre la remisión de
En caso de
realizar alguna de las remisiones indicadas en los incisos b) y c) del apartado
2.2, o cuando la Auditoría Interna elabore una relación de hechos o una
denuncia penal, y sean remitidos a la autoridad competente; el deber
los productos generados
del auditor se
limita a verificar que el destinatario haya recibido efectivamente el documento
de remisión, sin que esto impida el ejercicio de sus potestades para monitorear
el estado y resultado de las acciones adoptadas por la instancia
correspondiente.
3.8 Participación de las Auditorías Internas
en los procesos
Cuando la
Auditoría Interna elabore una relación de hechos o una denuncia penal, tiene el
deber de colaborar en todas las etapas posteriores en que sea requerida, pero
siempre circunscribiéndose al producto elaborado, a las acciones realizadas y a
los criterios utilizados.
PUBLIQUESE