Artículo 2º-Ámbito de aplicación del Reglamento. Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento son aplicables a todos aquellos funcionarios del Consejo Nacional de Producción y FANAL que administren, recauden y custodien fondos o valores públicos o que por la naturaleza de sus funciones y responsabilidades deban caucionar.

Ningún funcionario (a) o servidor (a) que le corresponda, recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos, podrá desempeñar su cargo sin cumplir con lo dispuesto en este reglamento.

Artículo 3º-Definiciones. Para efectos del presente reglamento, se entenderán las siguientes definiciones:

Administrador de fondos públicos: El jerarca, servidor o funcionario que determina los objetivos y políticas del CNP/ FANAL y a quién o quiénes se le han encomendado, mediante el ejercicio de las funciones administrativas, la tarea de ejercer el gobierno y cuidado de estos fondos.

Custodia: Guarda o tenencia de recursos, valores, bienes o derechos de propiedad del CNP/FANAL que se administran o conservan con cuidado y vigilancia. Implica conservar la cosa custodiada y responder por ella.

Caución: Garantía que rinde una persona u otra en su lugar, para asegurar el cumplimiento de una obligación actual o eventual.

Fondos públicos: Para los efectos de este reglamento, fondos públicos son los recursos, valores, bienes y derechos propiedad del Estado, de órganos, de empresas o de entes públicos y en particular del CNP/FANAL, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428.

CAPÍTULO II

De la caución

Artículo 4º-Finalidad de la caución. La caución tiene por finalidad garantizar el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que el responsable pueda producir al patrimonio de la institución, sin que ello limite la eventual responsabilidad civil que previamente y tras haber realizado el debido proceso, pueda llegar a determinarse.

Artículo 5º-De las formas de caucionar. La caución a favor del CNP o la Fanal sólo podrá ser admitida: mediante garantía hipotecaria o fiduciaria, mediante póliza de fidelidad del Instituto Nacional de Seguros o la que extienden las compañías aseguradoras debidamente registradas en el país, o dinero en efectivo.

Artículo 6º-Deber de solventar la caución. Es deber del caucionante gestionar y sufragar de su propio peculio el costo de la garantía a favor de la institución.

Artículo 7º-Momento para rendir la caución. Los funcionarios obligados a rendir caución deberán hacerlo dentro de los veinte días hábiles siguientes a la fecha de su nombramiento en el puesto, ya sea de manera temporal o definitiva.

Artículo 8º-Vigencia de la caución. Será responsabilidad del funcionario mantener la vigencia y el monto de la misma durante su nombramiento en el cargo.

Artículo 9º-Supervisión de cumplimiento. La Dirección Administrativa Financiera, deberá solicitarle a la persona que sea nombrada en el puesto, que realice el trámite de garantía a favor del CNP, de acuerdo con su nivel de responsabilidad y el tipo de puesto que ocupará. El funcionario tendrá un plazo de veinte días naturales para presentar la garantía.

El jerarca y los titulares subordinados deberán promover y vigilar el cumplimiento, en todos sus extremos de las obligaciones relacionadas con la rendición de las garantías en favor del CNP por parte de los funcionarios.

La Dirección Administrativa Financiera informará a la Dirección de Recursos Humanos, cuando un funcionario suscribe, varía o cancela una póliza de fidelidad, esto con el propósito de mantener actualizado el listado con las personas que tienen que rendir caución.

Asimismo, las jefaturas que asignen a los trabajadores las funciones de recaudar, custodiar y trasegar dinero y valores del CNP/FANAL serán responsables de velar por el cumplimento de este reglamento, e informar a la Dirección de Recursos Humanos para la supervisión correspondiente.

CAPÍTULO III

De los caucionantes

Artículo 10.-Clasificación por nivel de responsabilidad. Tomando en consideración los niveles de responsabilidad, y sujetos a los principios de lógica, eficiencia, eficacia, economía, legalidad, nivel de riesgo y en general, las prácticas de sana administración de los recursos públicos, los (as) funcionarios (as) llamados (as) a caucionar, según los siguientes niveles:

. Nivel A (Nivel gerencial)

. Nivel B (Nivel de dirección)

. Nivel C (Nivel operativo)

Asimismo, y cuando proceda, los funcionarios que suplan por ausencias a dichos niveles durante un plazo de 30 o más días.

La anterior obligación se mantiene aun cuando la nomenclatura del puesto varíe, siempre que las funciones se mantengan análogas.

Por resolución razonada, la Dirección Administrativa Financiera podrá sujetar a caución otro puesto o función adicional a los ya contemplados. Firme la resolución, el servidor contará con hasta veinte días hábiles para cumplir con la respectiva obligación.

Artículo 11.-Caucionantes del nivel A. En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos los miembros de la Junta Directiva del CNP, el Presidente Ejecutivo, el Gerente General, los Subgerentes y el Administrador y Subadministrador de FANAL.

Artículo 12.-Caucionantes del nivel B. En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos, quienes ocupen los puestos de Directores Regionales y Directores Nacionales.

Artículo 13.-Caucionantes del nivel C. En este nivel deben rendir caución quienes desempeñen alguna de las funciones que se citan a continuación:

a) Coordinación de Tesorería.

b) Encargados (as) de caja chica y fondos especiales.

c) Recaudación directa de ingresos por venta de servicios.

d) Quienes realicen trámite ante entidades financieras u otras que impliquen manejo ordinario de valores.

Artículo 14.-Revisión del listado de funcionarios obligados a caucionar. Una vez al año la Dirección Administrativa Financiera, con la obligada colaboración de la Dirección de Recursos Humanos cuando la primera así lo requiera y la Administración General de FANAL con la obligada colaboración del Departamento de Recursos Humanos cuando la primera así lo requiera; revisarán el listado de funcionarios obligados a caucionar referenciado en los artículos anteriores, para lo cual deberá de considerar, entre otros aspectos:

a. La existencia en forma separada o combinada de las funciones y actividades de administrar, custodiar o recaudar fondos y valores públicos.

b. La confiabilidad y eficacia del sistema de control interno y el grado de riesgo de acuerdo con la valoración realizada por la Administración.

c. El nivel de la responsabilidad, el monto administrado y el salario correspondiente al caucionante.

Artículo 15.-Simultaneidad de funciones sujetas a caución. El funcionario que esté obligado a caucionar, se le asigne una función que genere ese mismo deber, caucionará una sola vez y por el monto de mayor valor.

Artículo 16.-Ajuste de la caución. El caucionante que por algún motivo sea trasladado de un puesto a otro ya sea por ascenso o por recargo de funciones que implique una nueva ubicación en la clasificación por niveles de responsabilidad, deberá ajustar la caución conforme a la nueva situación, para lo cual contará con un plazo de veinte días hábiles.

CAPÍTULO IV

Del monto a caucionar

Artículo 17.-Caución mínima. Considerando que las cauciones son una medida que se complementa con acciones de control de riesgos adoptadas en el CNP/FANAL con base en el riesgo probable, según los deberes consignados en el Capítulo III de la Ley General de Control Interno N° 8292, el monto de las garantías se fija de acuerdo con el nivel de responsabilidad, el puesto y salario de los servidores, así como los valores recaudados, custodiados o administrados por éstos.

El monto de las garantías para los diferentes niveles establecidos en los artículos N° 11, N° 12 y N° 13, referidos a la Clasificación por nivel de responsabilidad, serán los siguientes:

Nivel A: El equivalente a cinco salarios base.

Nivel B: El equivalente a tres y medio salarios base.

Nivel C: El equivalente a dos salarios base.

El monto de la garantía para cada nivel, se actualizará anualmente, tomando como parámetro el salario base establecido en la Ley N° 7337 del 05 de mayo de 1993, publicado por la Corte Suprema de Justicia en el Boletín Judicial cada inicio de año. Dicha actualización será comunicada por escrito por la Dirección de Recursos Humanos a los funcionarios obligados a caucionar, para que se ajusten al nuevo monto de cobertura de la garantía; quienes contarán para ello con un plazo máximo de treinta días hábiles contados a partir de la notificación de dicha comunicación.

El monto mínimo de la garantía a favor del CNP y FANAL será de ochocientos mil colones. Anualmente, la Dirección Administrativo Financiera del CNP, en coordinación con la Administración General de FANAL, actualizará para cada nivel el monto por caucionar tomando como parámetro el salario base indicado.

Dicha actualización será comunicada por documento escrito o medio eléctrico tanto a los funcionarios caucionantes como a la Dirección de Recursos Humanos del CNP y al Departamento de Recursos Humanos de FANAL, en el momento en que se deba proceder a la renovación de la caución correspondiente. Los funcionarios que deban ajustarse al nuevo monto de cobertura de la garantía, contarán para ello con un plazo máximo de veinte días hábiles contados a partir de la notificación de dicha comunicación.

Artículo 18.-De los deberes del funcionario (a). Los funcionarios (as), llamados a caucionar deberán tomar las precauciones adecuadas y constantes para controlar la exactitud de las cuentas del dinero y de los valores a su cargo, y dar aviso inmediatamente de la pérdida, defraudación o situación ocurrida que afecte a del CNP y/o FANAL. Así mismo, antes del vencimiento de la garantía deberán iniciar las gestiones para su renovación e informar a la Dirección de Recursos Humanos y remitir copia al Área de Servicios Institucionales y al Área de Tesorería.

Artículo 19.-Del control de las garantías. La Dirección de Recursos Humanos mantendrá un registro actualizado con la información de las garantías aportadas por los (as) funcionarios (as) obligados a rendir caución, la Dirección Administrativa Financiera mantendrá un registro de las pólizas de fidelidad suscritas por los interesados. Si la caución es rendida por medio de depósitos bancarios o títulos valores, los comprobantes de estos documentos serán custodiados por el Área de Tesorería.

Artículo 20.-Cancelación de las garantías. La obligación de rendir garantía cesará por la renuncia, despido o traslado del puesto del funcionario a otro donde opere un cambio de funciones que no implique la de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores y por ende no exija la caución.

CAPÍTULO V

De la administración, custodia

y ejecución de las cauciones

Artículo 21.-Competencia. Competerá a la Dirección Administrativa Financiera del CNP y el Departamento Administrativo de FANAL la administración general de las cauciones que se rindan a favor del CNP y la FANAL. Para ello, deberán:

a. Calcular y mantener actualizados los montos, que, por concepto de las garantías, deben rendir los caucionantes.

b. Asesorar y recomendar a las instancias correspondientes las medidas que correspondan con el propósito de mantener montos de garantía apropiados.

c. Recibir, custodiar y verificar la efectividad de los documentos que comprueban la presentación de garantías por parte de los caucionantes, estableciendo para ello los controles y medidas de seguridad pertinentes.

d. Recordar por documento escrito o medio electrónico al caucionante, con un mínimo de veinte días hábiles de anticipación, cuando deba renovar o actualizar la caución. La ausencia de recordatorio no exime al caucionante de su deber de renovación de la caución.

e. Informar a la Dirección de Recursos Humanos del CNP, el Departamento de Recursos Humanos de FANAL y al superior jerárquico cualquier incumplimiento observado en el proceso de caución.

f. Tomar las medidas adicionales que le correspondan para el resarcimiento de daños y perjuicios irrogados por el caucionante al patrimonio de la institución, cuando la responsabilidad del caucionante haya sido declarada conforme lo establece el ordenamiento jurídico vigente.

g. Mantener un registro actualizado de los caucionantes que contenga al menos: nombre, puesto, tipo de garantía, número de póliza, grupo al que pertenece, monto desglosado de la prima, impuesto de ventas, monto asegurado, fecha de emisión y vencimiento de la garantía y estado actual en cuanto a su vigencia.

Artículo 22.-Modificación de parámetros. Cada tres años a partir de la vigencia de este Reglamento, la Dirección Administrativa Financiera y la Administración General de FANAL deberán coordinar un estudio de actualización o ratificación del procedimiento de cálculo del monto de la garantía que deben rendir los caucionantes y proponer los ajustes que deban ser aplicados, siguiendo el procedimiento vigente en la institución para modificaciones reglamentarias.

Artículo 23.-Ejecución de la garantía. La ejecución de la garantía debe de ir precedida de un procedimiento administrativo tramitado conforme al Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, en donde se demuestre la falta del servidor caucionante y se ordene el resarcimiento de los daños y perjuicios irrogados al CNP, lo anterior sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan.

En el transcurso del proceso de ejecución la Administración está facultada para acceder a la información ante las instancias que efectuaron o poseen comprobantes del trámite de la garantía.

Artículo 24.-Sanciones administrativas. Todo funcionario obligado a cumplir con el contenido de este reglamento y sus leyes conexas, será responsable por la inobservancia de esta normativa y se hará acreedor a las sanciones previstas por el ordenamiento disciplinario respectivo, con estricto apego a las reglas del debido proceso y el derecho de defensa que le asiste al servidor.

Si como resultado de los procedimientos disciplinarios se llegara a determinar en firme la responsabilidad del funcionario, el asunto pasará a la instancia que corresponda del CNP y/o FANAL quienes determinarán la eventual violación de normas penales y civiles que ameriten la interposición de la respectiva denuncia o demanda ante la Autoridad Judicial competente, ejecutándose asimismo la caución que garantiza al funcionario.

Se deberá dar cumplimiento a lo establecido en la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos en los artículos 110 y 113.

Artículo 25.-Responsabilidad por la no presentación de la caución. El no rendir o renovar la garantía dentro del plazo previsto al efecto, originará al servidor responsabilidad administrativa.

CAPÍTULO VI

Disposiciones finales y transitorias

Artículo 26.-Aspectos no contemplados en el presente reglamento. Los casos no previstos en este reglamento, serán resueltos por la normativa general.

Artículo 27.-Disposiciones generales obligatorias. Las disposiciones de este reglamento son de acatamiento obligatorio para las unidades que conforman la organización del CNP y FANAL y para todos los funcionarios (as) encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores.

Transitorio I.-Respecto a la actualización del monto de la garantía para cada nivel, la misma se realizará al momento del vencimiento de las pólizas vigentes, una vez que entre en vigencia el presente reglamento.

Transitorio II.-Los funcionarios que al momento de entrada en vigencia de este Reglamento estén obligados a caucionar, contarán con un plazo de un mes calendario para gestionar la caución y presentar una copia a la Dirección Administrativa Financiera del CNP y el Departamento Administrativo de FANAL.

Derogatoria. Este reglamento deroga cualquier disposición interna que se le oponga.

Vigencia: Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Este reglamento fue aprobado por la Junta Directiva del CNP mediante Acuerdo N° 39598, tomado en el artículo N° 7°, de la sesión ordinaria N° 3033, realizada el día 12-02-2020. Área de Aprovisionamiento con recargo del Área de Servicios Institucionale.