Artículo 2º-Plataforma disponible para realizar videoconferencias por parte de funcionarios de la PEP: Las videoconferencias que realicen los funcionarios de la PEP serán efectuadas en la Plataforma de Google Meet, sin perjuicio del uso de otras plataformas, en las que la Procuraduría General de la República posea licencia y permitan el cumplimiento de las disposiciones previstas en este Protocolo.

Artículo 3º-Grabación en audio y video de las comparecencias por videoconferencia: Las comparecencias que se realicen, a través de videoconferencia, serán grabadas en audio y video y quedarán constando dentro del expediente de investigación en el medio establecido para el almacenamiento de información con su respectivo rol de respaldo, junto a un acta sucinta levantada por el/la Procurador(a) a cargo.

Artículo 4º-Formalización de la convocatoria: La convocatoria se realizará mediante una citación efectuada por el/la Procurador (a) a cargo del expediente, en el cual se señalará el día, hora y enlace para la videoconferencia.

Artículo 5º-Contenido del oficio de la citación: El oficio de la citación para una videoconferencia contendrá al menos la siguiente información:

a. Mencionar la plataforma que se utilizará para la videoconferencia.

b. Otorgar plazo, de previo a la videoconferencia, para que el compareciente facilite por escrito una cuenta de correo electrónico para enviar el link de la invitación para unirse a la videoconferencia.

c. Informar que el acto de la videoconferencia será grabado en audio y video y quedará constando dentro de las piezas del expediente.

d. Informar que quince minutos antes de la hora señalada, debe estar atento a su correo electrónico para recibir la invitación a unirse a la videoconferencia e instar para que se una a la conversación, lo más pronto posible, en aras de tomar algunos minutos previos a la audiencia para verificar la conectividad y otros aspectos de sonido, iluminación, ubicación, etc.

e. Exponer o referenciar a través de un link las advertencias y condiciones necesarias para la realización de videoconferencias establecidas en el artículo 8 de este Protocolo.

f. Exponer o referenciar a través de un link las consecuencias y acciones a seguir en caso de desconexión durante la videoconferencia, de acuerdo con los artículos 14, 15 y 17 de este Protocolo.

Artículo 6º-Buenas prácticas a observar durante la realización de videoconferencias por parte de los funcionarios de la PEP, personas investigadas, testigos, peritos y otros expertos: Las siguientes son buenas prácticas que se recomienda tener en consideración para preparar la participación en una videoconferencia:

a. Verificar que la cámara y el video del dispositivo a utilizar funcionan adecuadamente.

b. Ubicarse en un lugar que cumpla con las condiciones requeridas en el siguiente artículo.

c. Tener buena iluminación.

d. Cuidar la imagen personal.

e. Preparar y tener a mano el material necesario. En caso de requerir mostrar documentos por pantalla, se deben tomar las previsiones para tener la prueba documental escaneada y disponible al momento de la audiencia, sin perjuicio de que luego la pueda hacer llegar ante la PEP por correo electrónico o en forma física para adjuntarla al expediente.

Artículo 7º-Condiciones específicas y advertencias para la realización de videoconferencias en la PEP: Las personas investigadas, testigos, peritos y otros expertos ante la PEP deberán observar las siguientes condiciones y advertencias para realizar videoconferencias ante la PEP:

a. Contar con una computadora, dispositivo móvil o tableta con conexión a Internet con las opciones de micrófono y cámara activadas y en perfecto estado de funcionamiento.

b. Deberá ubicarse en un espacio físico donde no se encuentren otras personas ajenas a la videoconferencia presentes, escuchando o transitando. La persona compareciente al inicio de la videoconferencia deberá manifestar que su ubicación cumple con esta condición.

c. La iluminación debe ser adecuada, de modo que se permita la visualización e identificación idónea de personas y documentos.

d. El espacio físico debe encontrarse aislado de ruidos y distracciones externas que impidan el desarrollo normal de la videoconferencia.

e. Los comparecientes deben estar siempre de frente a la cámara y con sus manos visibles.

f. La vestimenta debe ser adecuada, de modo que no se permitirá el uso de accesorios que dificulten la correcta identificación visual de la persona compareciente, salvo por situaciones médicas comprobadas.

g. No está autorizada la grabación de la comparecencia por cualquier otro medio de audio o video distinto al utilizado por el/la Procurador(a) a cargo o quien este designe.

h. Solamente el Procurador a cargo o quien éste designe, será quien active o desactive la opción de grabado dentro de la plataforma en la que se desarrolle la videoconferencia por parte de la PEP. En caso de que algún participante active esta opción, será necesario cerrar la sesión de videoconferencia y enviar nuevamente los links de invitaciones para iniciar con las actuaciones.

i. No está autorizado el uso de otros instrumentos electrónicos o físicos de consulta, salvo que previamente sea autorizado por el/la Procurador(a) a cargo.

j. No está autorizado ningún participante para finalizar o suspender la videoconferencia hasta que el Procurador a cargo de por terminada oficialmente la diligencia.

k. No está autorizado ningún participante para compartir con terceros no convocados por la PEP, la información de acceso a la reunión virtual.

l. No está autorizado ningún participante para eliminar a otro ni silenciarlo.

m. No está autorizado ningún participante para apagar la cámara.

n. No se admitirá el ingreso o permanencia en la sala de reunión de personas no convocadas por la PEP.

El incumplimiento de alguna de las condiciones y advertencias anteriores facultará al Procurador a cargo a dar por concluida la videoconferencia en cualquier momento.

Artículo 8º-Videoconferencias con el acompañamiento de un abogado: En caso de que la persona investigada u otro compareciente con motivo válido deba hacerse acompañar de un abogado podrá:

a. Ubicarse ambos en el mismo recinto físico o,

b. Conectarse desde lugares distintos, para lo cual, el compareciente deberá suministrar con al menos 24 horas de antelación, el correo electrónico para enviar el link de invitación a la videoconferencia a su representante legal.

Durante la audiencia, podrán contactarse vía telefónica, WhatsApp u otra aplicación previamente autorizada, y que permita la privacidad cliente - abogado, otorgando un espacio temporal razonable para ello.

c. Durante las conversaciones entre el cliente y su abogado se podrá cerrar el micrófono, pero no el video, sin perjuicio de que el/la Procurador (a) cargo evite las pérdidas innecesarias de tiempo.

Artículo 9º-Actos previos al inicio de la videoconferencia: El/la procurador(a) a cargo deberán realizar los siguientes actos de previo a iniciar el acto formal de la comparecencia por videoconferencia:

a. Abrir su aplicación de Drive.

b. Enviar la invitación al Asistente de Procurador y a//los compareciente(s) con quince minutos de antelación a la hora señalada para la audiencia.

c. Verificar que todas las personas invitadas están conectadas y constatar aspectos de iluminación, prueba de sonido y observar si la ubicación del compareciente es idónea.

d. Solicitar al/los compareciente(s) un número telefónico donde contactarlo(s) si en el transcurso de la audiencia se presenta alguna eventualidad o inconveniente tecnológico y facilitarle un número de teléfono de la PEP para los mismos efectos.

Artículo 10.-Acto de la comparecencia por videoconferencia: El/la procurador(a) a cargo dirigirá la comparecencia según se describe a continuación:

a. Iniciar activando la opción de grabado disponible en la plataforma, e informar a las personas comparecientes que, a partir de ese momento están siendo grabados en audio y video, lo cual quedará constando en el expediente, sin perjuicio de las autorizaciones que la plataforma solicita a los participantes de la reunión para activar el modo de grabación.

b. Indicar la fecha, hora, la diligencia a realizar y los datos de identificación del expediente. Además, constatar la identidad del compareciente y/o su abogado, para lo cual el PA deberá solicitar que los documentos de identificación sean expuestos ante la cámara.

c. Solicitar a los comparecientes que manifiesten expresamente si la ubicación física en la que se encuentran cumple con las condiciones descritas en el artículo 7° de este Protocolo.

d. Al finalizar la sesión, el/la Procurador(a) a cargo avisará el momento preciso en que detiene la grabación y autorizará la salida de los participantes.

Artículo 11.-Almacenamiento del video y levantamiento de acta sucinta: El/la procurador(a) a cargo o el/la Asistente de Procurador almacenarán el video de la videoconferencia en el medio establecido para el almacenamiento de información con su respectivo rol de respaldo, que se archivará en el expediente de investigación y levantarán un acta sucinta, firmada por el/la Procurador(a), con los datos de identificación de la actuación realizada.

Artículo 12.-Acceso al video de la comparecencia por parte de personas investigadas: Las personas investigadas ante la PEP que deseen conservar copia de las manifestaciones rendidas por ellos en una videoconferencia deberán solicitarlo ante la PEP y suministrar los dispositivos de almacenamiento o medios que se estimen necesarios para tales efectos por parte del procurador(a) a cargo.

Artículo 13.-Desconexión de alguno de los participantes de la videoconferencia, antes de finalizar el acto de la comparecencia: En caso de presentarse la desconexión involuntaria de alguno de los participantes de la videoconferencia, de previo a finalizar el acto de la comparecencia, se procederá de la siguiente manera:

a. El/la procurador(a) a cargo o el/la Asistente de Procurador deben comunicarse vía telefónica con el compareciente e indicarle que realizará tres intentos de videoconferencia en los siguientes quince minutos de la desconexión; todo lo cual deberá consignar en el acta respectiva.

b. Una vez efectuados los tres intentos sin éxito, se contactará por vía telefónica al compareciente y se le informará que se tiene por concluida la audiencia, sin perjuicio de un nuevo señalamiento que con posterioridad se le podrá hacer llegar.

Los pasos descritos en los incisos anteriores se omitirán en el caso de que la persona compareciente haya manifestado expresamente su voluntad de abandonar, por cualquier motivo, la videoconferencia, de previo a su conclusión formal, lo que se entenderá como una desconexión voluntaria.

Artículo 14.-Problemas de audio o video en el transcurso de la audiencia o en la grabación de la audiencia concluida: Si durante la audiencia se detectan problemas constantes de conectividad, inconvenientes en la trasmisión de las manifestaciones orales que no permiten comprender o escuchar el mensaje, problemas de video que no permiten visualizar al compareciente, entre otros, quedará a criterio del Procurador (a) a cargo, continuar con la audiencia y repetir las actuaciones o manifestaciones que no fueron correctamente consignadas o comprendidas, o bien dar por concluida la sesión y convocar posteriormente para un nuevo acto, todo lo cual se consignará en el acta.

Artículo 15.-Validez de las manifestaciones consignadas en el video de la comparecencia de previo a presentar una desconexión voluntaria o involuntaria: En caso de desconexión voluntaria o involuntaria de alguno de los participantes de la videoconferencia antes de finalizar el acto de la comparecencia, se tendrán por válidas las manifestaciones o declaraciones rendidas que hubieren quedado correctamente consignadas en la grabación hasta el momento de la desconexión.

Artículo 16.-Segunda convocatoria a comparecencia en caso de desconexión voluntaria o involuntaria previa a finalizarla comparecencia: En caso de presentarse la desconexión de alguno de los participantes de la videoconferencia, de previo a finalizar el acto de la comparecencia quedará a criterio del Procurador(a) a cargo realizar un nuevo señalamiento de comparecencia presencial o virtual en otra fecha y hora. Para tales efectos, deberá motivar por escrito en el expediente, la ausencia de necesidad de efectuar una nueva convocatoria, de frente a los objetivos de la investigación preliminar.

Artículo 17.-Segunda convocatoria a comparecencia en caso de haberse suspendido una comparecencia por videoconferencia por incumplimiento al artículo 7° de este Protocolo: Cuando se haya suspendido la realización de una comparecencia por videoconferencia por el incumplimiento a cualquiera de los supuestos previstos en el artículo 7° de este Protocolo, se procederá a efectuar una nueva convocatoria a audiencia por el medio que el Procurador estime más conveniente.

Artículo 18.-Segunda convocatoria a comparecencia en caso de detectar inconsistencias de audio o video de la comparecencia concluida: Una vez finalizada la audiencia, si se detecta que la grabación presenta problemas de audio o video, en forma total o parcial, que no permite entender o consignar correctamente las manifestaciones del compareciente o su abogado (cuando corresponda), se procederá a efectuar una nueva convocatoria a audiencia por el medio que el Procurador estime más conveniente.

Si el inconveniente es parcial, se procederá a reproducir únicamente la parte de la audiencia que no fue correctamente consignada en la grabación.

Artículo 19.-Segunda convocatoria a comparecencia en caso de ausencia injustificada a la primera convocatoria por videoconferencia: Los testigos, peritos y otros expertos que, de manera injustificada, no se presenten virtualmente en el día y hora señalada para la videoconferencia serán convocados a comparecer por segunda vez ante la PEP por medio virtual o presencial a criterio del Procurador a cargo.

Artículo 20.-Obligatoriedad de comparecer por segunda vez: En cualquiera de los supuestos previstos en los artículos 17, 18 y 19 de este Protocolo en que los testigos, peritos y otros expertos sean convocados a comparecer por segunda vez ante la PEP estarán obligados a presentarse, en forma virtual o presencial, según se les haya convocado. Cuando la convocatoria sea presencial y no se presente el día y la hora señalados, podrá ser obligado, por la Fuerza Pública, a comparecer, salvo en los casos de fuerza mayor o de legítimo impedimento, de conformidad con el artículo 27 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República.

Artículo 21.-Publicación: Se instruye a la Proveeduría Institucional a realizar la publicación del presente protocolo, de conformidad con lo establecido en los artículos 120.1, 123, 140 y 240 de la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 22.-Vigencia: Rige a partir de su publicación.

San José, 14 de julio del 2020.