Artículo 2°-Ámbito de Competencia. La administración activa dará trámite a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el desempeño de las funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, sea que estén dirigidas al público o no. Estas denuncias podrán versar sobre el uso y manejo de fondos públicos, control interno, que afecten la Hacienda Pública, lo regulado por la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su reglamento, el Código Penal, otras normas de carácter penal y demás asuntos que se relacionen con lo anteriormente indicado.

Artículo 3°-De la atención de denuncias trasladadas por la Auditoría General. La administración activa atenderá, además, las denuncias que le sean remitidas por la Auditoría General del Ministerio de conformidad con el artículo 14 del Reglamento para la tramitación de denuncias presentadas ante la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto del 20 de abril de 2018, publicado en La Gaceta N° 69 del 20 de abril de 2018.

Artículo 4°-Principios y naturaleza del procedimiento. El procedimiento establecido en este reglamento se basa en los principios simplicidad, economía, eficacia y eficiencia, además de lo anterior, se constituye como uno de carácter completo, razonable, integrado y congruente con respecto a la naturaleza de la lucha anticorrupción.

Artículo 5°-Definición y designación del titular subordinado. El titular subordinado será la persona funcionaria de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

De conformidad con la definición expuesta, se designa a la persona nombrada como Directora Jurídica para que asuma las atribuciones y facultades de titular subordinado y desarrolle el proceso de conformidad con las disposiciones del Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, Ley N°6227 del 2 de mayo de 1978. En razón de lo anterior, salvo disposición en contrario, cuando en el presente reglamento se haga referencia a la administración activa, deberá entenderse que se habla de la Dirección Jurídica.

En apego al artículo 42 del Estatuto del Servicio Exterior, la Comisión Calificadora del Servicio Exterior (CCSE) es el órgano competente para tramitar las faltas disciplinarias de las personas colaboradoras diplomáticas de carrera, por lo que todas las atribuciones y potestades establecidas en el presente reglamento para la Dirección Jurídica, le corresponderán a la Comisión Calificadora cuando se trate de personas pertenecientes a la carrera diplomática o que estén en período de prueba para ingreso a la misma. La CCSE podrá delegar en dicha Dirección las competencias respecto al conocimiento, tramitación y atención de este tipo de denuncias.

Artículo 6°-Obligación de denunciar. Todas las personas que se desempeñen en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de conformidad con las disposiciones del Código Procesal Penal, Ley N°7594 del 10 de abril de 1996, tienen la obligación de denunciar los delitos de los que lleguen a tener conocimiento en el ejercicio de sus funciones.

CAPÍTULO II

Procedimiento administrativo para la tramitación de las denuncias

Artículo 7°-De las garantías procesales. El procedimiento se instruirá de conformidad con las normas contenidas en el Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, garantizando el debido proceso y el derecho de defensa de la persona denunciada, lo que incluye la posibilidad de contar con patrocinio letrado. Se exceptúa de la remisión a dicha norma lo relativo a la etapa recursiva, la cual se regirá por lo establecido en el artículo 24 del presente reglamento.

Artículo 8°-Deber de confidencialidad. La identidad de la persona denunciante, incluso después de finalizado el procedimiento, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que efectúen la Dirección Jurídica o la Comisión Calificadora del Servicio Exterior serán confidenciales, de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno y el artículo 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública; el incumplimiento de dicha condición, de parte de las personas funcionarias de dichos órganos se sancionará como una falta grave al cumplimiento de sus funciones.

Artículo 9°-Atribuciones y potestades del titular subordinado. Serán atribuciones y potestades de la administración activa con respecto a la tramitación de las denuncias:

a) Recibir las denuncias por presuntos hechos ilícitos e iniciar la investigación preliminar cuando corresponda;

b) Conformar el expediente e instruir el procedimiento administrativo disciplinario en razón de las denuncias presentadas y de conformidad con el procedimiento previsto en el Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, N° 6227;

c) Recibir las pruebas ofrecidas por las partes y recabar las que fueron admitidas;

d) Verificar que el asunto se tramite con celeridad y eficiencia;

e) Garantizar el derecho de defensa y del debido proceso a todas las partes del proceso, así como la confidencialidad del mismo;

f) Recomendar las medidas cautelares necesarias para el efectivo desarrollo del procedimiento, las cuales serán adoptadas por el jerarca, según corresponda;

g) Brindar una recomendación final y remitir el expediente al jerarca, quien será el encargado de dictar el acto final del procedimiento.

h) Resguardar y archivar, mediante los procedimientos establecidos en el Ministerio para tales efectos, los expedientes que haya conformado de conformidad con el inciso b) de este artículo.

Artículo 10°-Presentación de las denuncias. La administración activa recibirá las denuncias que se presenten de manera verbal directamente ante dicha instancia o por escrito ya sea en formato impreso o digital, tanto las firmadas digitalmente de conformidad con la ley N°8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, como aquellas que sean presentadas por medio de la exposición expresa de los hechos en el propio texto del correo electrónico, este último supuesto se permitirá únicamente en los siguientes 2 supuestos:

a) Cuando las denunciantes sean las personas colaboradoras del Ministerio y siempre que dicho envío se haga desde las cuentas oficiales asignadas para el desempeño de sus funciones.

b) Cuando las denunciantes sean las personas usuarias de las misiones diplomáticas y/u oficinas consulares de Costa Rica en el extranjero que deseen presentar la denuncia a la Dirección Jurídica o a la Comisión Calificadora del Servicio Exterior directamente.

No se recibirán denuncias vía telefónica ni por mensajes de texto enviados a las personas funcionarias de la Dirección Jurídica o de la Comisión Calificadora del Servicio Exterior.

Si las personas indicadas en el inciso a) se encontraran en Costa Rica, también podrán presentarla de manera verbal.

Cuando las denuncias sean presentadas por personas jurídicas, deberán ser firmadas por su representante legal, dicha representación deberá ser acreditada por medio de una personería jurídica con no más de quince días hábiles de haberse emitido.

Artículo 11°-Requisitos esenciales que deben contener las denuncias que se presenten ante la administración activa del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. La interposición de las denuncias no tiene costo alguno ni tiene formalidades especiales, únicamente deberán contener la siguiente información:

a) Nombre de la persona denunciante y señalamiento de medio electrónico para atender notificaciones.

b) Nombres, apellidos, lugar de trabajo y cargo de la o las personas denunciadas.

c) Exposición clara, precisa y circunstanciada de los hechos en que se funde la denuncia, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación, así como la fecha y lugar en que ocurrieron los hechos y especificación de quien presuntamente los realizó.

d) Las pruebas documentales pertinentes, tanto aportadas como sugeridas, en caso de conocerlas.

e) La prueba testimonial ofrecida, incluyendo el nombre, calidades, lugar y medio en que se pueda ubicar a dichos testigos, en caso de haberla.

f) En caso de que se requiera, solicitud expresa de aplicación de medidas cautelares.

g) Ser presentada por medio del correo oficial de la institución, en el caso de que la denunciante sea una persona funcionaria del Ministerio, so pena de declararse la denuncia como inadmisible.

h) En caso de que la denuncia se presentare de manera verbal, junto a la firma de la persona denunciante también se registrará la firma de la persona funcionaria que recibió y registró la denuncia.

i) La persona denunciante deberá indicar cuál es su pretensión en relación con el hecho denunciado.

Artículo 12°-Medidas cautelares. Se considerarán medidas cautelares aquellas que tienen como objetivo facilitar la investigación y evitar la continuidad de los hechos denunciados.

Podrán ser solicitadas al jerarca en cualquier etapa del proceso por la parte denunciante, mediante solicitud presentada ante el titular subordinado o de oficio por parte de este último. En cualquiera de los casos, el traslado que se haga al jerarca deberá ir acompañado por la recomendación correspondiente emitida por dicho órgano instructor, la cual se basará en la gravedad de los hechos denunciados.

La medida podrá acordarse sin previa audiencia y su duración deberá ser de seis meses prorrogables por periodos iguales en caso de comprobada necesidad de mantenerla vigente, lo cual deberá recomendado por el titular subordinado al Jerarca. En caso de que el proceso finalice antes de su vencimiento, la medida cautelar establecida dejará de surtir efectos.

Se tomarán como medidas preventivas y cautelares las siguientes:

a) Suspensión con goce de salario de la persona colaboradora denunciada, previa autorización del Director General.

b) Traslado temporal de la persona denunciada a otro lugar de trabajo, siempre y cuando mantenga las condiciones propias de la clasificación de su puesto.

c) Otras medidas que recomiende la comisión instructora, siempre que garanticen los derechos de las partes, guarden proporción y legalidad, y siempre que no afecte el servicio público que se brinda.

El titular subordinado deberá trasladar al jerarca la recomendación correspondiente sobre la implementación de las medidas cautelares en un plazo máximo de dos días hábiles desde que la solicitud para implementarla fuera presentada.

Artículo 13°-Solicitud de adición y aclaración. La Dirección Jurídica o la Comisión Calificadora del Servicio Exterior, de acuerdo con sus facultades y, una vez analizada la denuncia, si determinara que falta información sobre los hechos denunciados, prevendrá a la persona denunciante para que, en un plazo máximo de cinco días hábiles, aclare y adicione la información que suministró, caso contrario, el órgano competente procederá a desestimar y archivar la denuncia, sin embargo, podrá ser presentada con mayores elementos, posteriormente, como una nueva gestión.

Artículo 14°-Traslado de la denuncia. Una vez cumplidos todos los requisitos para la admisión de la denuncia, el traslado de la denuncia a la parte denunciada se realizará con el acto de apertura del procedimiento administrativo, el cual incluirá necesariamente una intimación puntual de los hechos que se investigan, con referencia expresa de la normativa que se considere infringida con los hechos denunciados y las eventuales sanciones a aplicar en caso de que se declare a la persona denunciada como responsable de las faltas que se le imputan. En este mismo acto se programará la audiencia oral y privada dispuesta en el artículo 15 del presente reglamento.

Con este traslado, se le concederá a la persona denunciada un plazo de cinco días hábiles para que se refiera a todos y cada uno de los hechos que se le imputan y para que ofrezca la prueba

de descargo que considere pertinente. También se requerirá que se señale lugar para notificaciones.

En caso que la persona denunciada no ejerza su defensa, el proceso continuará hasta concluirse definitivamente con el acto final.

Artículo 15°-Comparecencia oral y privada. Como parte del procedimiento, se realizará una comparecencia oral y privada con el órgano investigador, la cual se regirá por lo dispuesto en los artículos 308, siguientes y concordantes de la Ley General de la Administración Pública, la cual deberá programarse con al menos quince días hábiles de anticipación. En dicha audiencia se evacuará la prueba siempre que sea puesta en conocimiento de dicho órgano con al menos 10 días hábiles de anticipación a la celebración de esta comparecencia y se oirán los alegatos y conclusiones de la parte denunciada.

Artículo 16°-De las denuncias interpuestas contra el Jerarca. De conformidad con lo establecido en el artículo 43 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, las denuncias que versen sobre hechos ejecutados por el Jerarca, deberán ser trasladados al Despacho del Presidente de la República, lo cual estará a cargo de la Dirección Jurídica del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

Artículo 17°-Denuncias anónimas. No se dará trámite a las denuncias que sean presentadas en forma anónima.

Artículo 18°-Denuncias verbales. La Dirección Jurídica y la Comisión Calificadora del Servicio Exterior prepararán los respectivos formularios con los que se recibirán las denuncias que sean presentadas de manera verbal, los cuales deberán incluir los espacios para cumplir con los datos establecidos en el artículo 11 del presente reglamento.

Artículo 19°-Plazo para interponer la denuncia y prescripción. El plazo máximo para presentar la denuncia será de un año desde la ejecución del último hecho denunciado o a partir del cese de la causa justificada que impidiera su presentación.

Artículo 20°-Prioridad en la atención de las denuncias. La Dirección Jurídica y la Comisión Calificadora del Servicio Exterior tramitarán las denuncias conforme el orden en que fueron presentadas, sin embargo, en caso de existir riesgo de que prescriba la posible acción penal de conformidad con el artículo 31 del Código Procesal Penal, Ley N°7594 del 10 de abril de 1996, dará prioridad a las denuncias en las cuales los tipos penales aplicables tengan una fecha de prescripción menor a 6 meses.

En caso de que existan atrasos injustificados que deriven en la prescripción de la acción penal, existirá responsabilidad de la persona funcionaria a cargo del expediente, la cual se catalogará como una falta grave al ejercicio de sus funciones.

Artículo 21°-Plazos aplicables a las investigaciones producto de las denuncias. La Dirección Jurídica y la Comisión Calificadora del Servicio Exterior, de acuerdo con las facultades establecidas, procurarán atender cada una de las denuncias con celeridad y responsabilidad, no debiendo excederse el plazo de un mes entre el dictado de un acto y otro.

Artículo 22°-De los resultados de las investigaciones. La Dirección Jurídica o la Comisión Calificadora del Servicio Exterior, según sus competencias, deberán establecer si lo denunciado conlleva la determinación de eventuales responsabilidades y si estas deberán determinarse en la vía administrativa, en cuyo se trasladarán los resultados al Jerarca para la imposición de la sanción correspondiente, o en la vía civil o penal, en cuyo caso se remitirá el informe al Jerarca para que este lo envíe a las autoridades judiciales correspondientes de conformidad con las reglas de competencia aplicables al Poder Judicial. Una vez conocido el informe respectivo por el órgano competente, la Dirección Jurídica o la Comisión Calificadora del Servicio Exterior, según sea el caso, informarán a la persona denunciante de los resultados del proceso.

Artículo 23°-Sanciones disciplinarias. En caso de que se determine que la falta debe ser sancionada disciplinariamente en la vía administrativa, las sanciones se aplicarán según la gravedad del hecho, en concordancia con lo dispuesto en el Estatuto del Servicio Exterior de la República, el Estatuto del Servicio Civil, el Código de Trabajo, sus reglamentos y cualquier otra normativa vigente y aplicable.

La Dirección Jurídica o la Comisión Calificadora del Servicio Exterior, según sus competencias, recomendarán las siguientes sanciones según corresponda:

a) Amonestación verbal frente a un testigo.

b) Amonestación escrita con copia al expediente.

c) Suspensión sin goce de salario de acuerdo a los plazos aplicables al régimen bajo el cual la persona funcionaria se encuentre contratada.

d) Despido sin responsabilidad patronal.

Artículos 24°-Recursos. La recomendación final del titular subordinado carecerá de recursos por tratarse de un acto que no tiene efectos sobre la esfera jurídica de las personas investigadas. Será recurrible el acto final adoptado por el jerarca correspondiente por medio del recurso de reposición, el cual deberá interponerse dentro del plazo de tres hábiles a partir de la notificación. Lo resuelto agotará la vía administrativa.

Artículo 25°-De la desestimación y archivo de la denuncia. La Dirección Jurídica o la Comisión Calificadora del Servicio Exterior, según sus competencias, desestimarán y archivarán las denuncias que sean recibidas, cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:

a) Si la denuncia no corresponde al ámbito de competencia descrito en el artículo 2° de este Reglamento.

b) Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.

c) Si el asunto planteado se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias.

d) Si la denuncia presentada fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Dirección Jurídica, la Comisión Calificadora del Servicio Exterior o la Auditoría General.

e) Si la denuncia es manifiestamente improcedente o infundada.

f) Si se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que de la información aportada se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados.

g) Si los hechos denunciados se refieren a situaciones de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y la Administración.

h) Si se omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 11 del presente reglamento.

Artículo 26°-Justificación para la desestimación y archivo de la denuncia. Cuando la Dirección Jurídica o la Comisión Calificadora del Servicio Exterior desestimen y archiven una denuncia, deberán emitir una resolución fundada por medio de la que expongan los motivos por los cuales se procedió de dicha manera.

Artículo 27°-De la comunicación al denunciante. Cuando la denuncia sea presentada con el nombre, calidades y dirección para notificaciones de la persona denunciante, se le deberán comunicar las siguientes resoluciones:

a) La decisión de desestimar la denuncia y de archivarla.

b) La decisión de trasladar la gestión a las autoridades correspondientes.

c) El resultado final de la investigación que se realizó con motivo de su denuncia.

Artículo 28°-Fundamentación del acto, y archivo de denuncias. El archivo de las denuncias se realizará mediante un acto debidamente motivado donde se acrediten los argumentos valorados para tomar esa decisión. En cuanto a la nota que se remite al denunciante, ésta debe ser archivada utilizando los procedimientos de control que garanticen la protección de la persona, por lo que debe ser de acceso restringido.

CAPÍTULO III

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 29°-De los de formularios de denuncia. La Dirección Jurídica y la Comisión Calificadora del Servicio Exterior pondrán a disposición de la ciudadanía y de las personas colaboradoras del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto formularios de denuncia, en los cuales se indicarán los requisitos para su admisión de conformidad con el artículo 11 de este reglamento y que además puedan ser llenados por las personas denunciantes para ser presentados como denuncia.

Artículo 30°-De la divulgación del contenido presente reglamento. La administración activa se encargará de dar a conocer a todas las personas colaboradoras el procedimiento para la atención de denuncias establecido en este reglamento. Así mismo, todas las misiones diplomáticas y/u oficinas consulares deberán poner en conocimiento de sus personas usuarias, por los medios que estime convenientes, la posibilidad que tienen de denunciar hechos que consideren ilícitos en el funcionamiento de estas, los requisitos establecidos para presentarla y la dirección de correo electrónico a la que deben enviarla, la cual será la misma establecida en el artículo 10 del presente reglamento.

Artículo 31°-Denuncias falsas. Sin perjuicio de las sanciones de índole laboral que acarree esta situación, quien denuncie falsamente por supuestos hechos ilícitos cometidos en el desarrollo de las funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, podrá incurrir, cuando así se tipifique, en cualquiera de las conductas propias de la injuria o difamación, según lo dispuesto en el Código Penal.

Artículo 32°-Vigencia. Este reglamento entrará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Dado en la Presidencia de la República - San José, a los veintiocho días del mes de agosto del dos mil veinte.