Transitorio I. Aquellos hechos irregulares que estén siendo analizados
por la Auditoría Interna a la entrada en vigencia de los presentes
lineamientos, podrán finalizar su trámite bajo las mismas reglas que regían al
momento del inicio del análisis.
LINEAMIENTOS PARA EL ANÁLISIS DE PRESUNTOS
HECHOS IRREGURALES PRESENTADOS
EN LA AUDITORÍA INTERNA DE LA
MUNICIPALIDAD DE BUENOS AIRES
CAPÍTULO I
Lineamientos generales
1.1 Objetivo. El objetivo de los presentes lineamientos es establecer
un esquema básico para la ejecución adecuada y transparente de la labor
investigadora de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Buenos Aires, en
el ámbito de sus competencias, conforme al ordenamiento jurídico.
1.2 Ámbito de aplicación. Los presentes lineamientos son aplicables
a la Auditoría Interna de la Municipalidad de Buenos Aires, en el ejercicio de
las competencias conferidas por ley para el análisis de presuntos hechos
irregulares que puedan ser generadores de responsabilidad, a cargo de
los sujetos
incluidos en su ámbito de acción. En ausencia de disposición expresa en estas
directrices, se aplicarán supletoriamente los principios y normas establecidas
en la Ley General de la Administración Pública, Ley General de Control Interno,
Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública,
así como cualquier otra normativa o jurisprudencia vinculante que resulte
aplicable a la Auditoría Interna en esta materia.
La competencia investigadora de la Auditoría Interna no puede ser
delegada en terceros, sin que ello limite la posibilidad de que durante el
desarrollo de una investigación se puedan contratar servicios de asesoría en
temas específicos requeridos para el caso concreto.
1.3 Definiciones. Definiciones básicas sobre términos utilizados en
los presentes lineamientos:
Acción: Actuación efectiva de un funcionario público, un ex funcionario o un
tercero, que produce efectos previstos en el ordenamiento jurídico.
Administración activa: Conjunto de entes y órganos de la función
administrativa que deciden y ejecutan, incluyendo al jerarca como última
instancia.
Delegar: asignar a un tercero la competencia para atender de manera integral
una investigación cuya responsabilidad mantiene la Auditoría Interna.
Denuncia: Es la noticia pública o privada que se pone en conocimiento de la
Auditoría Interna, en forma escrita, verbal o por medios tecnológicos de un
presunto hecho irregular para que se investigue.
Denunciante: Es la persona física o jurídica, pública o privada, que pone en
conocimiento, en forma escrita, verbal o por medios tecnológicos, ante la
Contraloría General de la República, la Administración y las Auditorías
Internas de las instituciones y empresas públicas, un presunto hecho irregular para
que se investigue.
Hechos presuntamente irregulares: Conductas entendidas como acciones u
omisiones, atribuibles a los sujetos cubiertos por el ámbito de competencia de
la Auditoría Interna, que podrían infringir el ordenamiento jurídico, provocar
daños o causar perjuicios a la institución pública y que puedan generar algún
tipo de responsabilidad a cargo del infractor.
Identidad del denunciante: Cualquier dato, información o referencia directa
o indirecta que permita saber quién es el denunciante.
Institución: Municipalidad de Buenos Aires.
Investigación: Procedimiento sistemático y objetivo orientado a determinar la
existencia de elementos de juicio necesarios para la eventual apertura de un
procedimiento administrativo o judicial. Como parte de él, se deben considerar las
presuntas responsabilidades, sean administrativas, gremiales, civiles o
penales. La investigación corresponde a una actividad de las Auditorías
Internas, distinta de otros procedimientos de auditoría definidos, como las
auditorías financieras, las auditorías operativas y las auditorías de carácter
especial.
Nexo de causalidad: Vínculo existente entre las acciones u omisiones
(hechos) de los presuntos responsables y las consecuencias o los resultados que
podrían ser o no contrarios al ordenamiento jurídico.
Omisión: Abstención, por parte de un funcionario público, un ex funcionario o
un tercero, de realizar aquellas conductas que deberían haber hecho, lo que
produce efectos previstos en el ordenamiento jurídico.
Relación de Hechos: Informe que compila una serie de hechos
presuntamente irregulares, acciones u omisiones, que se encuentran ligados por
un nexo de causalidad a una falta y a un presunto responsable. La Relación de
Hechos se pone en conocimiento del jerarca o titular subordinado
correspondiente, o de una autoridad competente para que valore la procedencia de
la apertura de un procedimiento administrativo o cualquier otra acción que
considere pertinente.
1.4 Conocimiento de los hechos presuntamente irregulares.
El conocimiento de la Auditoría Interna sobre hechos presuntamente
irregulares, se origina por alguno de los siguientes medios:
a) Presentación de una denuncia, la cual puede ser interpuesta por
cualquier funcionario o ciudadano; quien puede identificarse o presentarla de
forma anónima.
b) Identificación de los hechos durante el desarrollo de estudios u
otras actuaciones de la propia Auditoría Interna.
c) Requerimiento de una autoridad competente.
d) Cualquier otro medio que ponga los hechos en conocimiento de la
Auditoría Interna.
1.5 Requisitos para la presentación de denuncias. Las denuncias
que se presenten ante la Auditoría Interna deberán procurar cubrir al menos los
siguientes aspectos:
a) Que los hechos sean presentados de manera clara, precisa y circunstanciada,
permitiendo determinar lo sucedido, al igual que el tiempo y lugar de
ocurrencia de los hechos.
b) La identificación de los posibles responsables, o que al menos se
aporten elementos que permitan individualizarlos.
c) Señalamiento del presunto hecho irregular que genera afectación a la
hacienda pública.
d) Señalamiento de los elementos probatorios (documentales o
testimoniales) en los que se sustenten los presuntos hechos irregulares
denunciados.
e) Indicar la pretensión respecto a los hechos denunciados.
f) Lugar o medio para recibir notificaciones.
1.6 Medios para la recepción de las denuncias. Las denuncias podrán
ser interpuestas por cualquiera de los siguientes medios:
a) Verbal: La denuncia podrá presentarse personalmente a la
Auditoría Interna de la Municipalidad de Buenos Aires, donde se tomará nota de
la manifestación verbal por parte del funcionario encargado.
b) Escrito: La denuncia podrá presentarse mediante documento
escrito en la Auditoría Interna de la Municipalidad de Buenos Aires.
c) Medios tecnológicos: La denuncia podrá presentarse por diferentes
medios tecnológicos, ya sea correo electrónico o bien alguna plataforma virtual
de la Auditoría Interna debidamente acreditada para presentar dicha gestión.
1.7 Principios de la investigación de presuntos hechos irregulares.
En concordancia con el marco jurídico aplicable, para la realización de
investigaciones de presuntos hechos irregulares, la Auditoría Interna de la
Municipalidad de Buenos Aires, deberá cumplir con los siguientes principios:
a) Principio de legalidad. En el desarrollo de las investigaciones,
las actuaciones de la Auditoría Interna estarán sometidas al ordenamiento
jurídico.
b) Principio de celeridad. La Auditoría Interna deberá ejercer su
potestad de investigación dentro de un plazo razonable.
c) Principio de independencia. La Auditoría Interna ejercerá sus
funciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca
y de los demás órganos de la administración activa; pudiendo establecer la estrategia,
las vías de atención, las diligencias, las acciones, los mecanismos y los
productos de auditoría que estime necesarios para la atención de las gestiones
en su conocimiento.
d) Principio de objetividad. En el desarrollo de las investigaciones,
las Auditorías Internas actuarán con imparcialidad y neutralidad, de modo que
el análisis de los presuntos hechos irregulares, así como la determinación de
los eventuales responsables, no se vean comprometidos por intereses
particulares. Para el cumplimiento de este principio, el auditor debe valorar
tanto los elementos que sustenten una eventual responsabilidad, como aquellos
que puedan eximir al presunto responsable.
e) Principio de oficiosidad. Implica que, una vez iniciada la investigación,
corresponde exclusivamente a la Auditoría Interna promover las acciones
necesarias hasta su conclusión.
1.8 Reglas de confidencialidad. La identidad del denunciante, la
información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se
efectúen serán confidenciales, de conformidad con las regulaciones establecidas
en el artículo 6°, de la Ley General de Control Interno y en el artículo 8°, de
la Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
Las infracciones a la obligación de mantener dicha confidencialidad por
parte de los funcionarios de la Auditoría Interna podrán ser sancionadas según
lo previsto en esas leyes.
La Auditoría Interna está obligada a proteger la identidad del
denunciante en todo momento, ya sea desde que la denuncia es interpuesta, e
incluso luego de concluido el respectivo procedimiento administrativo, en caso
de llevarse a cabo; no obstante, las autoridades judiciales y quienes se encuentren
legitimados podrán solicitar la información pertinente.
Quienes colaboren con la Auditoría Interna en la realización de
investigaciones por presuntos hechos irregulares, no tendrán acceso a la
identidad del denunciante.
En aquella
información a la que lleguen a tener acceso producto de la colaboración
brindada, quedan sujetos a las reglas de confidencialidad previstas en estos
lineamientos.
1.9 Acceso y solicitud de información. La Auditoría Interna podrá
solicitar a particulares, a entes y órganos públicos, sujetos privados
incluidos dentro de su ámbito de acción, y a los propios denunciantes, toda
aquella información que les permita recabar elementos, pruebas o datos
necesarios para el análisis y valoración de los hechos presuntamente
irregulares que estén investigando. Los sujetos bajo su ámbito de acción tienen
el deber de brindar toda la información requerida por la Auditoría Interna,
para el ejercicio de sus competencias.
Se otorgará un plazo de 20 días hábiles para que se aporte lo
solicitado, dicha solicitud suspenderá el plazo de análisis de admisibilidad
establecido en el apartado 1.11 de los presentes lineamientos.
De no ser atendida la solicitud de la Auditoría Interna, quedará a
criterio de ésta la desestimación de la gestión; no obstante, podrá ser
presentada con mayores elementos como una nueva gestión.
1.10 Sobre la prueba. Se deberá recopilar la prueba para
sustentar los presuntos hechos irregulares que se están investigando, precisando
documentalmente, tanto los medios como las técnicas utilizadas para su
recolección; las cuales, en todo momento, deben ser conformes con lo dispuesto
en el ordenamiento jurídico.
La Auditoría Interna podrá utilizar todos los medios de prueba que por
vía legal le estén permitidos, tales como la prueba de tipo testimonial,
pericial o documental (documento físico o por medios tecnológicos de soporte
digital), así como medios electrónicos, digitales o analógicos.
Asimismo, las pruebas podrán ser consignadas y aportadas a la
investigación mediante cualquier tipo de soporte documental, electrónico,
informático, magnético, óptico, telemático o producido por nuevas tecnologías.
La prueba de tipo documental que sustente una relación de hechos o una denuncia
penal, deberá solicitarse a la instancia correspondiente, mediante copia
certificada.
1.11 Determinación del plazo para el trámite de admisibilidad de la
denuncia. Recibida la denuncia en la Auditoría Interna, ésta contará con el
plazo de 20 días hábiles contados a partir del día siguiente de recibida la
denuncia, para definir su admisibilidad y respectivo trámite.
1.12 Resultado y comunicación de resultado. El resultado final obtenido
por la Auditoría Interna, deberá documentarse mediante acto debidamente
motivado, en el cual se acrediten los elementos valorados para tomar la
decisión. En caso de existir una denuncia como origen de la investigación, lo resuelto
debe ser comunicado al denunciante, si este hubiere señalado lugar para atender
notificaciones, si no se dispone de tal señalamiento, la Auditoría Interna debe
elaborar el documento pertinente, para hacer constar los resultados de la
investigación y los motivos que imposibilitaron su comunicación al denunciante.
Dicho documento deberá integrarse al expediente respectivo.
1.13 Reglas de notificación. Para efectos de la notificación, la persona
denunciante deberá señalar una dirección única de correo electrónico. En el
caso de órganos colegiados se establece la posibilidad de señalar un único
correo electrónico para la comunicación a todos sus integrantes, o un correo electrónico
por cada uno de sus miembros.
En caso de que no se indique dirección de correo electrónico para
recibir notificaciones, conforme a los presentes lineamientos, o el correo
señalado indique error, la notificación se tendrá por realizada de forma
automática; es decir, transcurridas 24 horas después de la emisión del
documento.
En lo no regulado en los presentes lineamientos, se aplicará lo
dispuesto en la Ley de Notificaciones Judiciales N° 8687.
1.14 Conformación del expediente. Una vez recibida una denuncia
de presuntos hechos irregulares, la Auditoría Interna deberá documentar en un
expediente individual las acciones realizadas para la atención de cada caso,
velando por la integridad e integralidad de la documentación que lo conforme,
el cual deberá estar foliado y ordenado de manera cronológica. La denuncia y
cualquier otro documento de carácter confidencial deberán ser protegidos por
los medios definidos por la Auditoría Interna, garantizando la trazabilidad de
la información.
Todos los expedientes relacionados con la existencia de hechos
presuntamente irregulares deben cumplir con las reglas de confidencialidad
señaladas en el apartado 1.8 de los presentes lineamientos y deben ser
debidamente resguardados por la Auditoría Interna, de forma que su acceso sea
controlado.
El expediente se podrá conformar por cualquier tipo de soporte permitido
por el ordenamiento jurídico (documental, electrónico, informático, telemático
o producido por nuevas tecnologías).
En caso de expedientes físicos, siempre que sea posible, los legajos se
harán en tamaño carta, utilizando cubiertas con orificios en el margen
izquierdo y tornillos de aluminio.
Es recomendable que cada legajo tenga un grosor máximo de 10 centímetros
para facilitar su manejo.
Un proyecto de auditoría puede estar conformado por uno o varios
legajos. Cada legajo se constituirá en un tomo, que debe ser identificado, en
su orden, por medio de números romanos.
En caso de los expedientes correspondientes a Relaciones de Hechos y
Denuncias Penales, los legajos deberán tener una portada impresa en una
carátula color celeste, con el detalle necesario sobre su contenido, se
identificarán con la palabra "CONFIDENCIAL", en color rojo, que significa que
son de uso restringido, según los siguientes diseños:
CAPÍTULO II
Análisis inicial de hechos presuntamente irregulares
2.1 Análisis inicial. Para determinar el abordaje y la atención
de los hechos presuntamente irregulares puestos en conocimiento de la Auditoría
Interna, se procederá a valorar:
a) Competencia para asumir el trabajo.
b) Especialidad de la materia a investigar.
c) Existencia de otros procesos abiertos respecto a los mismos hechos.
d) La claridad de los hechos presuntamente irregulares.
e) Los eventuales responsables.
f) Ubicación temporal del momento en que se cometieron los hechos.
g) Valoración de la prueba existente.
h) Unidad responsable de ejercer la potestad disciplinaria.
i) Valoración de las aparentes faltas cometidas y los posibles daños
patrimoniales a la Hacienda Pública.
En caso de ser necesario, la Auditoría Interna podrá solicitar al
denunciante, particular, administración activa u otro sujeto de su ámbito de
competencia, las aclaraciones o la información adicional que estime pertinente.
2.2 Definición de las acciones a realizar. Concluido el análisis inicial
de los hechos, la Auditoría Interna definirá el abordaje que dará a cada caso
particular, considerando alguna de las siguientes acciones posibles:
a) Iniciar la investigación preliminar de los hechos presuntamente
irregulares, considerando lo dispuesto en el capítulo III de los presente
lineamientos.
b) Remitir el asunto a las autoridades internas pertinentes de la
institución, cuando se trate de casos que corresponda atender en primera
instancia a la Administración Activa y ésta no haya sido enterada de la
situación, o se encuentre realizando una investigación por los mismos hechos.
De igual manera se remitirá el asunto cuando existan causales de abstención o
conflictos de interés que puedan afectar al auditor o a algún funcionario de la
Auditoría Interna.
c) Remitir el asunto a las autoridades o instituciones externas a la
institución, según corresponda, sean administrativas o judiciales, por
especialidad de la materia o porque en otra instancia exista una investigación
avanzada sobre los mismos hechos.
d) Incluir los hechos presuntamente irregulares para ser examinados en
una auditoría que se encuentre en ejecución, o para la programación de un nuevo
estudio especial o proceso de auditoría.
e) Desestimar y archivar el caso, en atención de lo establecido en el
aparte 2.3 de los presentes lineamientos.
En todos los casos anteriores, se deberá dejar constancia en el
expediente de las valoraciones efectuadas para la selección del abordaje del
caso.
En los casos de los incisos b), c) y d) se debe informar al denunciante
o solicitante lo resuelto, sin comprometer las reglas de confidencialidad
establecidas en el apartado 1.8 de los presentes lineamientos.
En lo referente al apartado e), se debe informar al denunciante o
solicitante sobre lo resuelto, mediante acto debidamente motivado, sin
comprometer las reglas de confidencialidad establecidas en el apartado 1.8 de
los presentes lineamientos.
En caso de que el asunto sea remitido a otra instancia, deben trasladarse
todos los elementos atinentes al caso que se encuentren en su poder o sean de
conocimiento de la Auditoría Interna.
2.3 Causales para la desestimación y archivo de la gestión. La
Auditoría Interna debe proceder con la desestimación y archivo de la gestión,
cuando se presente alguna de las siguientes causales:
a) Cuando los hechos presuntamente irregulares resulten por completo
ajenos al ámbito de competencia de la Auditoría Interna.
b) Cuando los hechos presuntamente irregulares ya hayan sido
investigados o estén siendo conocidos por otra instancia con competencia para
realizar el análisis y la valoración, así como para ejercer el control y las
potestades disciplinarias atinentes.
c) Cuando los hechos presuntamente irregulares, constituyan una
reiteración o reproducción de asuntos o gestiones que, sin aportar elementos
nuevos, refieran a temas resueltos con anterioridad por la Auditoría Interna u
otras instancias competentes.
d) Cuando los hechos presuntamente irregulares se refieran a problemas
de índole estrictamente laborales que se presentaron entre funcionarios de la
institución y la Administración Activa, o a desavenencias de tipo personal entre
funcionarios, salvo que de los hechos se desprenda la existencia de aspectos
relevantes que ameriten ser valorados por la Auditoría Interna en razón de sus
competencias.
e) Cuando el costo aproximado de los recursos a invertir para la
investigación de los hechos presuntamente irregulares sea superior al valor del
hecho denunciado, sin perjuicio de cualquier otra acción alternativa que en el
ejercicio de sus competencias las Auditorías Internas pudieran realizar. Para
aducir esta causal, la Auditoría Interna debe fundamentarse en elementos
objetivos, o haber establecido de previo metodologías para el análisis de
costos.
f) Cuando el asunto denunciado refiera exclusivamente a intereses
personales del denunciante, en relación con conductas ejercidas u omitidas por
la Administración.
g) Cuando del análisis inicial resulte evidente que no se ha cometido
ninguna infracción al ordenamiento jurídico.
En cualquiera de los supuestos anteriores, la Auditoría Interna debe
emitir acto fundamentado en el que expresamente se indique la causal utilizada
para la desestimación y archivo, así como el detalle del análisis para arribar
a dicha conclusión.
CAPÍTULO III
Investigación de hechos presuntamente irregulares
3.1 Delimitación de la investigación. Iniciada la investigación, se
deben definir los objetivos de la misma, partiendo de los hechos a investigar,
asimismo, se debe delimitar el alcance de la investigación, centrando los
recursos disponibles en el caso concreto, sin que esto impida la inclusión de
otras acciones que surjan del análisis de fondo, cuando a criterio del auditor existan
otras valoraciones relacionadas con el caso que deban ser consideradas.
Para la delimitación de la investigación, se debe profundizar en los
siguientes aspectos:
a) Acciones u omisiones aparentemente irregulares.
b) Normas presuntamente violentadas.
c) Eventuales sanciones o regímenes aplicables al caso (civil, penal,
administrativa, gremiales).
d) Presuntos responsables.
e) En caso de ser factible, una estimación preliminar del daño causado,
si fuese procedente para el caso en concreto.
3.2 Planificación de la investigación. Una vez establecidos los objetivos
y el alcance de la investigación, se debe determinar las actividades que
permitirán documentar y alcanzar los objetivos planteados para ella. El auditor
debe identificar y definir las diligencias o pericias de investigación a
ejecutar, los recursos necesarios, así como los plazos y los responsables de
llevarlas a cabo.
3.3 Ejecución de las diligencias de investigación. Para la ejecución
de la investigación por presuntos hechos irregulares, la Auditoría Interna
realizará las siguientes diligencias:
a) Recolección de pruebas. Se deberá recopilar la prueba para sustentar
los presuntos hechos irregulares que se están investigando, precisando
documentalmente tanto los medios como las técnicas utilizadas para su
recolección; las cuales, en todo momento, deben ser conformes con lo dispuesto
en el ordenamiento jurídico.
b) Identificación de los presuntos responsables. Es necesaria la identificación
de las personas presuntamente responsables de los hechos investigados, así como
establecer el vínculo entre estos sujetos y las acciones u omisiones que se presumen
irregulares.
c) Valoración de la relación entre los presuntos hechos irregulares, la
prueba y las normas aplicables. Se deben analizar los supuestos previstos en
las normas que se presumen violentadas, en relación con las acciones u omisiones
que se vinculan a los presuntos responsables, a efecto de determinar si se
ajustan o no a lo dispuesto en la norma. Asimismo, en atención al análisis
anterior, se deben valorar las eventuales vías para su atención y las sanciones
asociadas a las posibles infracciones.
d) Identificación de los elementos que permitan determinar los montos o
rubros que pueden constituir una eventual responsabilidad civil.
No obstante, a lo indicado en el apartado anterior, la Auditoría Interna
durante la fase de investigación, en el pleno ejercicio de sus competencias y
facultades, tendrá total y absoluta independencia para determinar la forma de conducirla,
las diligencias a efectuar, así como los medios a utilizar para tales efectos.
3.4 Elaboración del producto final. Una vez realizada la investigación,
la Auditoría Interna debe establecer si los elementos acreditados son
suficientes para sustentar la solicitud de valoración de apertura de algún tipo
de procedimiento de responsabilidad en contra de los presuntos implicados; lo que
dará lugar a la elaboración de alguno de los siguientes productos:
a) Desestimación y archivo. Cuando los elementos obtenidos
descarten la existencia de hechos presuntamente irregulares, o cuando sean
insuficientes para someter a consideración de la instancia correspondiente la
apertura de un procedimiento administrativo, un proceso judicial o de cualquier
otro tipo de acción, procede la desestimación y archivo de la investigación; lo
que debe quedar documentado mediante acto administrativo motivado, en el cual
se expongan los elementos de hecho y derecho, así como las valoraciones
realizadas que fundamentan la decisión.
b) Relaciones de Hechos. Cuando las diligencias de la
investigación realizada acrediten la existencia de elementos suficientes para
considerar al menos en grado de probabilidad, la ocurrencia de hechos
presuntamente irregulares, la Auditoría Interna deberá elaborar una relación de
hechos, la cual será remitida a la instancia que ejerce la potestad
disciplinaria sobre el funcionario presuntamente responsable, o a la autoridad
competente para su atención, según corresponda.
c) Denuncia Penal. Cuando las diligencias de la investigación realizada
acrediten la existencia de elementos suficientes para considerar al menos en
grado de probabilidad, la ocurrencia de un delito, la Auditoría Interna deberá
elaborar una denuncia penal, la cual será remitida al Ministerio Público; para
lo cual, se podrá coordinar lo correspondiente con dicha instancia en cualquier
etapa proceso.
En el expediente que se conforme para cada caso deberá constar un
ejemplar original del producto final de la investigación, y, cuando
corresponda, copia del legajo de prueba. Cuando la investigación se hubiere
originado en atención a una denuncia, o por una solicitud, se debe informar el
resultado final de la gestión, de conformidad con lo indicado en los apartados
1.8, 1.12 y 3.6 de los presentes lineamientos.
3.5 Elaboración del producto final cuando se determine la existencia
de hechos presuntamente irregulares. En las investigaciones que se
determine la procedencia de los productos descritos en los incisos b) o c) del
apartado 3.4 de los presentes lineamientos, correspondientes a aquellos casos en
donde se identificaron elementos suficientes para considerar al menos en grado
de probabilidad, la existencia de hechos presuntamente irregulares, el producto
final corresponderá a una compilación de hechos, actos, acciones u omisiones, que
se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una eventual falta generadora
de responsabilidad.
Además, este producto debe tener un sustento probatorio suficiente que
permita valorar la pertinencia de efectuar un procedimiento administrativo o de
gestionar un proceso judicial.
El producto final debe contener al menos los siguientes elementos:
Portada. Indicación de la Auditoría Interna que elaboró el documento, asunto
tratado, número y
fecha de emisión del documento.
a) Índice de contenidos. Indicación de los títulos que componen
el documento, con alusión a la página en la cual se encuentran ubicados.
b) Señalamiento de los eventuales responsables. Indicación del
nombre, cédula de identidad o jurídica, lugar de trabajo, puesto que ocupa,
lugar donde puede ser ubicado y demás calidades que permitan identificar a los
posibles responsables de los hechos presuntamente irregulares. La falta de
alguna de las calidades no impedirá la elaboración del informe, siempre que las
restantes calidades permitan la individualización de los posibles implicados.
c) Hechos. Descripción objetiva, precisa, congruente y en orden
cronológico de las acciones u omisiones que se presumen generadoras de
responsabilidad y de aquellos directamente relacionados con éstos, cuya
demostración resulte útil o necesaria para la valoración de las presuntas faltas.
La descripción debe ser de hechos puros y simples, evitando la utilización de juicios
de valor o la atribución directa de responsabilidades; además, cada hecho debe dar
respuesta a las siguientes interrogantes: quién lo hizo, cómo, dónde y cuándo.
En la medida de lo posible, cada hecho debe hacer referencia a la prueba en la
cual se sustenta, así como la indicación del folio del legajo de prueba donde
se ubica.
d) Análisis del caso. Análisis en el que se detalla en forma razonada
por qué se estima que los hechos determinados infringen el ordenamiento
jurídico aplicable, con indicación expresa de los motivos por los cuales la
acción o la omisión del presunto responsable, en relación con la prueba existente,
se considera contraria a la norma específica con la cual se está vinculando.
En caso de estimarse procedente, se deben determinar preliminarmente los
posibles daños y perjuicios ocasionados por los eventuales responsables,
indicando el método utilizado para su estimación, e individualizándolos, de ser
posible, o aportando los elementos que permitan realizar esa estimación.
e) Prueba ofrecida. Indicación taxativa de la prueba que sustenta
los hechos y el análisis efectuado, pudiendo utilizarse toda aquella permitida
por el ordenamiento jurídico. Dentro de este apartado deben consignarse los
elementos que permitan en un eventual procedimiento sancionatorio llevar esa
prueba al proceso, para ser valorada.
f) Consideraciones finales. Solicitud que se realiza a la instancia
administrativa o judicial receptora de la relación de hechos o de la denuncia
penal, para que determine la pertinencia de instaurar o instruir algún tipo de
procedimiento o proceso judicial, que permita conocer la verdad real de los
hechos y acreditar las eventuales responsabilidades que posibiliten, en caso de
proceder, la aplicación de las sanciones previstas por el ordenamiento
jurídico.
Dentro de este apartado, se deben reiterar las reglas de confidencialidad
señaladas en el apartado 1.8 de los presentes lineamientos, así como prevenir
al destinatario del producto sobre la consideración de los plazos de
prescripción que correspondan.
g) Firma. El producto final debe ser firmado por los funcionarios
responsables de
su emisión, con indicación del nombre y el cargo que ocupan.
h) Legajo de prueba. Es la compilación de la prueba documental
que respalda la relación de hechos o la denuncia penal.
3.6 Remisión del producto cuando se determine la existencia de una
posible responsabilidad. Dependiendo de la instancia a la cual se vaya a
remitir el producto final, se utilizará la siguiente nomenclatura:
a) Relación de hechos: ante la Administración Activa, la
Contraloría General de la República, los Colegios Profesionales, otras
administraciones o instancias públicas.
b) Denuncia Penal: ante Ministerio Público. En este caso, luego
de presentar la denuncia ante el Ministerio Público, la Auditoría Interna
deberá informar a la Administración Activa sobre la gestión interpuesta, a
efecto de que ésta valore la pertinencia de adoptar acciones adicionales de interés
para la institución, siempre que dicha comunicación no comprometa el desarrollo
de un eventual proceso penal.
La Auditoría Interna debe garantizar a lo interno, y prevenir a lo
externo, la confidencialidad de los productos finales de las investigaciones,
así como de la información que respalde su contenido. Lo anterior, en resguardo
de los derechos de los presuntos responsables, la protección de la identidad de
los denunciantes o solicitantes, así como la buena marcha de un eventual
procedimiento o proceso.
La relación de hechos y la denuncia penal deberán estar sustentadas en un
legajo de prueba que debe ser remitido, junto con el producto, a la
Administración Activa, al Ministerio Público o a la instancia competente.
En aquellas investigaciones en que se resuelva la presentación de una
denuncia penal o la remisión de una relación de hechos; la comunicación al
denunciante o solicitante se limitará a indicar la respectiva remisión o presentación
del informe, sin hacer referencia a ningún elemento específico o valoración
efectuada, en atención a los deberes de confidencialidad señalados en el
apartado 1.8 de los presentes lineamientos.
3.7 Responsabilidad de la Auditoría Interna sobre la emisión de los
productos generados. En caso de realizar alguna de las remisiones indicadas
en los incisos b) y c) del apartado 2.2, o cuando la Auditoría Interna elabore
una relación de hechos o una denuncia penal, y sean remitidos a la autoridad competente;
el deber del auditor se limita a verificar que el destinatario haya recibido
efectivamente el documento de remisión, sin que esto impida el ejercicio de sus
potestades para monitorear el estado y resultado de las acciones adoptadas por
la instancia correspondiente.
3.8 Participación de la Auditoría Interna en los procesos. Cuando
la Auditoría Interna elabore una relación de hechos o una denuncia penal, tiene
el deber de colaborar en todas las etapas posteriores en que sea requerida,
pero siempre circunscribiéndose al producto elaborado, a las acciones realizadas
y a los criterios utilizados.
Buenos Aires, 13 de enero de 2021