Artículo 2º-Objeto. El presente Reglamento tiene como objeto regular y asegurar el uso eficiente y racional de los vehículos institucionales así como las acciones en la disposición, custodia y mantenimiento de manera transparente, de conformidad con las funciones y competencias de Mideplan.

Artículo 3º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento establece los procedimientos para el uso de los vehículos oficiales pertenecientes a Mideplan, para que esos bienes cumplan apropiadamente los fines a que se destinan. Se regulan asimismo, los deberes y las obligaciones de las personas funcionarias que los conduzcan y de quienes los utilicen, para que su uso sea racional y en estricta observancia de las normas que ordenan el cumplimiento de responsabilidades públicas, tanto dentro como fuera de la República de Costa Rica.

Artículo 4º-De la clasificación de los vehículos. Para efectos del presente Reglamento, los vehículos de Mideplan se clasifican de la siguiente manera: a) De Uso Discrecional; b) De Uso Semidiscrecional y c) De Uso Administrativo. Los vehículos de Uso Discrecional y Uso Semidiscrecional estarán sometidos a las regulaciones y limitaciones establecidas en la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial.

Artículo 5º-Uso Administrativo. Los vehículos de Uso Administrativo portarán placas oficiales y llevarán los distintivos visibles de los vehículos oficiales con el nombre y logotipo de Mideplan. La utilización de vehículos bajo la modalidad de Uso Administrativo, será únicamente para atender servicios regulares de transporte de Personas Usuarias y bienes institucionales de Mideplan en el desarrollo normal de las funciones y actividades institucionales. En cualquier caso deberán utilizarse exclusivamente en asuntos oficiales y queda absolutamente prohibido su uso en asuntos personales o distintos a los propios de Mideplan. El Uso Administrativo de vehículos estará sometido a las siguientes regulaciones:

A.-Solicitud de Transporte: Todo servicio de trasporte deberá solicitarse anticipadamente a la Jefatura de Servicios Generales, mediante documento denominado "Solicitud de Servicio de Transporte", en forma electrónica, para que le sea asignado el vehículo y/u operador, en la que deberá estar indicado el motivo que justifique su uso. Toda Solicitud deberá estar autorizada por el superior jerárquico de la persona solicitante o quien haya sido delegado.

B.-Control de kilometraje: Cada uso de vehículo estará sometido a un control de kilometraje.

C.-Combustible: La medición del consumo de la fuente energética (combustible o electricidad) será llevada mediante un registro para cada vehículo. Su llenado o recarga, se efectuará a través del Medio de Pago autorizado.

D.-Operadores: En forma ordinaria, la conducción de vehículos debe ser realizada por Personas Funcionarias contratadas por Mideplan para conducir los vehículos.

E.-Conductores Autorizados: La totalidad de Personas Funcionarias de Mideplan con la suficiente capacitación en la conducción de vehículos, con el tipo de Licencia apropiada y al día, según las características del automotor, podrán conducir vehículos de Uso Administrativo, previa solicitud de autorización extendida por la jefatura y la autorización de quien ejerce el cargo de Oficial Mayor de Mideplan.

F.-Horario regular: Los vehículos de Uso Administrativo circularán los días de la semana que no tengan restricciones a la circulación vehicular, de 6:00 a.m. a 6:00 p.m. Para circular en otros horarios, los Operadores o Conductores Autorizados deberán contar previamente con un documento de "Autorización de Uso Fuera de Horario Ordinario" extendida por quien ejerce el cargo de Oficial Mayor de Mideplan. En el caso de los vehículos asignados a las Oficinas Regionales, el horario de circulación se amplía a las 20:00 horas.

G.-Giras en territorio costarricense: Cuando se utilicen vehículos de Uso Administrativo para realizar giras dentro del territorio nacional en las que sea necesario designar varios Operadores o Conductores Autorizados, quien resolverá con respecto a situaciones imprevistas en cuanto al uso del vehículo, rutas, pernocte y medidas de custodia durante la gira, será el operador o conductor autorizado a cargo de conducir al momento de tomar tales decisiones. Si persiste la duda, quien resolverá con respecto a una situación imprevista será quien ejerce el cargo de Oficial Mayor de Mideplan.

H.-Pasajeros: Solamente en casos estrictamente necesarios podrán ser trasladados Pasajeros en vehículos de Mideplan, previa autorización de la jefatura de Servicios Generales o en última instancia de quien ostente el cargo de Oficial Mayor de Mideplan.

Artículo 6º-Unidad de Servicios Generales. Unidad encargada de velar por el cumplimiento de este Reglamento y demás normativa aplicable en materia de vehículos, así como de la coordinación de los servicios de soporte al quehacer institucional, en forma oportuna, eficaz y eficiente. Deberá velar por el buen estado, mantenimiento y funcionamiento de los vehículos, así como organizar, disponer y atender las solicitudes de servicio de transporte en tiempo y forma. Debe verificar que cada vehículo cuente con todos los dispositivos y aditamentos exigidos por ley y brindar el servicio de transporte de las Personas Usuarias y bienes institucionales.

Artículo 7º-Servicio de Transporte de MIDEPLAN. El servicio de transporte de Mideplan estará a cargo de quien ejerza la jefatura de Servicios Generales y en materia de Vehículos, le corresponderá:

A.-Llevar un registro detallado de cada uno de los vehículos de la flotilla de Mideplan. El expediente de cada vehículo incluirá un historial que refiera su adquisición, las medidas de conservación y mantenimiento que se le hayan aplicado y las que deban aplicarse, el régimen de aseguramiento que lo protege, las acciones de aseguramiento que se hayan ejecutado, inventario de los aditamentos del vehículo, el control de kilometraje, las reparaciones que se le hayan efectuado y cualquier otra información de importancia que se considere contribuya a demostrar la propiedad, la tenencia, el uso y la conservación del vehículo.

B.-Atender y tramitar con prontitud los asuntos administrativos relacionados con el uso de vehículos a su cargo.

C.-Asignar los vehículos de conformidad con las características que el servicio de transporte requiera, tomando en cuenta criterios de utilidad y uso racional de estos recursos.

D.-Designar los Operadores y Conductores Autorizados que deberán conducir los vehículos.

E.-Utilizar controles individuales cada vez que los vehículos sean utilizados. Ello comprenderá el uso de "Boletas de Entrega" donde se hará constar las condiciones, los implementos, el combustible y las herramientas que acompañan a cada vehículo. Asimismo existirán registros foliados y sellados, donde se hará constar cada ingreso y cada salida de los vehículos.

F.- Llevará el control del uso del Medio de Pago para compras institucionales de fuentes energéticas. Asimismo llevará un control del kilometraje de recorrido por cada servicio de transporte y las autorizaciones que justifiquen el uso del vehículo. Los vehículos de Mideplan que se utilicen en la realización de giras deberán llevar registros especiales que informen del control de kilometraje y del uso de combustible durante las giras.

G.-Verificará la portación permanentemente de la denominada "Tarjeta de Circulación" en cada vehículo, la cual deberá ser debidamente custodiada por cada conductor.

H.-Realizar las gestiones necesarias para el pago de los derechos de: circulación, revisión técnica vehicular, compra de dispositivos para el pago automático de peajes y el pago de estacionamientos cuando así sea requerido.

I.-Velar porque los vehículos estén debidamente asegurados y dará seguimiento de denuncias presentadas ante el Instituto Nacional de Seguros.

J.-Informar, previa instrucción sumaria, a la Oficialía Mayor sobre accidentes de tránsito, robo o extravío y cualquier otra irregularidad acaecida con respecto a los vehículos a su cargo, así como efectuar los trámites y denuncias ante las instancias administrativas y judiciales que correspondan, con inclusión de aquellas que deban presentarse ante el Instituto Nacional de Seguros.

K.-Velar por la pronta reparación en los talleres autorizados, la revisión periódica del mantenimiento según el kilometraje de cada vehículo, las medidas permanentes de limpieza y buen estado de los vehículos a su cargo.

L.-Rendir informes anuales ante la Oficialía Mayor sobre la tenencia, el uso, el mantenimiento y situaciones especiales de los vehículos.

M.-Velar porque los vehículos sean ordinariamente depositados y custodiados en los estacionamientos previamente establecidos por Mideplan.

N.-Realizar cualquier otra diligencia necesaria para el buen uso y conservación de los vehículos.

O.-Gestionar la confección, entrega y devolución de los carnés para los Conductores Autorizados, aprobados por la Oficialía Mayor.

Artículo 8º-Solicitud de Transporte. Las Personas Funcionarias de Mideplan, gestionarán, bajo los siguientes requisitos, las solicitudes de servicio de transporte, sin excusas ni excepciones, en caso que requieran ser trasladados, transportar bienes institucionales o acudir a giras:

A.-Con dos días hábiles de anticipación para transporte en la Gran Área Metropolitana;

B.-Con cinco días hábiles de anticipación para la atención de giras en las que al menos una de las personas que brinde o requiera los servicios necesite tramitar viáticos;

C.-Una boleta de solicitud de servicio de transporte electrónica con firma digital del superior inmediato, que indique la fecha y hora de salida, el Área o Unidad solicitante, lugar a visitar, motivo, personas funcionarias a trasladar, tiempo de espera y observaciones;

D.-Para lograr un mejor aprovechamiento de los recursos, Servicios Generales deberá agrupar varias solicitudes individualizadas de transporte dentro de una misma ruta en un solo trayecto.

Artículo 9º-Giras fuera del territorio Costarricense. Todos los Vehículos de la flotilla de Mideplan deberán contar con las condiciones para realizar giras fuera del territorio costarricense. Para cada salida, planificada e individualizada, se requerirá:

A.-Mediante oficio y con al menos veinte días hábiles previos a la salida, se deberá enviar la solicitud a la Oficialía Mayor con copia a Servicios Generales. Cada trámite externo está sujeto a plazos de las instituciones correspondientes;

B.-Previo a la autorización de salida del país, la Administración requerirá tramitar ante diversas entidades públicas, con al menos veinte días hábiles de antelación, al menos una exoneración de impuestos de salida y el permiso de salida del país.

Artículo 10.-Obligaciones de los Operadores y Conductores Autorizados. Son obligaciones de los Operadores y Conductores Autorizados, en relación con los vehículos:

A.-Portar la Licencia requerida al día y constatar que el vehículo tenga la documentación requerida para su circulación: Derecho de Circulación, Revisión Técnica Vehicular (RITEVE), Título de Propiedad y cualquier otro documento que eventualmente sea exigido por ley.

B.-Conducir los vehículos de Mideplan de conformidad con la Ley de Tránsito vigente, el presente reglamento, la legislación conexa correspondiente y el manual de uso del automóvil.

C.-Velar por la conservación y custodia de los vehículos que se le asignen.

D.- Velar por el aseo y la limpieza de los vehículos, tanto interna como externa.

E.-Verificar el buen estado de los vehículos, las herramientas completas, los accesorios necesarios y las placas oficiales o particulares, cada vez que hagan uso de los mismos.

F.-Informar ante la respectiva Área o Unidad que requirió el transporte, así como a la Oficialía mayor y Servicios Generales, sobre cualquier accidente de tránsito ocasionado por motivo del uso de los vehículos a su cargo. A su vez dar aviso a la aseguradora y a las autoridades de tránsito, para que realice la inspección de daños y el respectivo parte. La información deberá ser detallada, suministrando datos completos sobre el accidente, las características del mismo, los daños sufridos, los daños ocasionados y las gestiones requeridas y asumidas por parte de las autoridades de tránsito y de atención de emergencias.

G.-Informar ante Servicios Generales sobre cualquier situación irregular, anormal, especial o extraordinaria que ocurra en relación con los vehículos a su cargo, así como de la desaparición o extravío de accesorios o repuestos, los cuales deberán restituir si fueron extraviados por negligencia, descuido o imprudencia, si así se determina su responsabilidad, previo cumplimiento del debido proceso.

H.-Reintegrar a la Administración los montos respectivos en caso de multas que se le impongan en el uso de vehículos institucionales, por infracciones a la Ley de Tránsito vigente y normativa conexa, que le sean atribuibles previo debido proceso.

I.-No transportar a personas ajenas al servicio de transporte o a particulares que no tengan que ver con los intereses y compromisos ministeriales.

J.-Trasladar y depositar los vehículos cuando no estén siendo utilizados, en los estacionamientos previamente establecidos por el Ministerio o en aquellos que aseguren la custodia del bien en caso de giras.

K.-Utilizar los vehículos para trasladarse únicamente a los lugares que hayan sido previamente aprobados por Mideplan.

L.-Acatar las disposiciones indicadas en la Solicitud de Servicio de Transporte en cuanto a las horas de salida y de regreso en el uso de los vehículos. La persona que conduzca debe negarse enfáticamente a atender solicitudes ajenas a los objetivos de las giras autorizadas.

Artículo 11.-Obligaciones de las Personas Usuarias: Son obligaciones de las personas usuarias de los servicios de transporte en vehículos de Mideplan:

A.-Portar el carné que los identifique como Personas Funcionarias de Mideplan antes y durante la utilización del servicio de transporte.

B.-Utilizar los servicios de transporte exclusiva y estrictamente en actividades oficiales de Mideplan.

C.-Informar al superior inmediato que firmó la solicitud de servicio de transporte y a Servicios Generales de cualquier irregularidad cometida por el Operador o el Conductor Autorizado en el desempeño de sus funciones.

D.-Informar al superior inmediato que firmó la solicitud de servicio de transporte y a Servicios Generales de cualquier accidente de tránsito ocasionado por motivo del uso de los vehículos durante el trayecto en que participen.

E.-Hacer uso del cinturón de seguridad durante el desplazamiento en el vehículo institucional. En caso de exponerse a una infracción de tránsito por este motivo, la Persona Funcionaria responsable deberá cancelar a la administración el monto que corresponda previo debido proceso.

Artículo 12.-Prohibiciones. Queda absolutamente prohibido:

A.-Operar vehículos sin contar con la autorización de uso debidamente firmada por las respectivas autoridades de Mideplan.

B.-Autorizar el uso de vehículos para atender asuntos ajenos a las actividades ministeriales. El incumplimiento de esta medida hará al infractor responsable solidario con las consecuencias del uso de los vehículos.

C.-Utilizar los vehículos para atender actividades personales o ajenas a los asuntos ministeriales.

D.-Conducir o transportarse bajo el efecto de bebidas alcohólicas, drogas enervantes o sustancias similares que depriman u obnubilen sus facultades psico-físicas, tanto como consumirlas durante los servicios de transporte.

E.-Conducir a velocidades superiores a las permitidas por la Ley de Tránsito vigente y normativa conexa.

F.-Proponer o efectuar arreglos extrajudiciales en casos de accidentes de tránsito, robo o extravío por parte de Operadores, Conductores Autorizados o Usuarios. Ante tales eventos las autoridades de Mideplan estarán facultadas para atender las gestiones que correspondan ante la jurisdicción correspondiente.

G.-Utilizar indebidamente las fuentes energéticas, lubricantes, herramientas, repuestos y accesorios asignados o pertenecientes a los vehículos.

H.-Comportarse en forma contraria a las normas de la moral y las buenas costumbres durante los servicios de transporte.

I.-Hacer uso de los vehículos fuera de los horarios establecidos.

J.-Incluir dentro de los servicios de transporte solicitados a personas ajenas a los intereses y compromisos ministeriales.

K.-Alargar o modificar el itinerario establecido, para atender asuntos personales.

L.-Intercambiar combustibles, lubricantes, herramientas, repuestos y accesorios de un vehículo a otro, salvo autorización escrita de la respectiva Jefatura de Servicios Generales u Oficialía Mayor.

M.-Pernoctar vehículos fuera de las instalaciones de Mideplan, salvo autorización por escrito de la Oficialía Mayor.

N.-Fumar dentro del vehículo institucional.

Artículo 13.-Sanciones Disciplinarias. La violación a cualquiera de las anteriores disposiciones será sancionada, según su gravedad, previo procedimiento administrativo de conformidad con lo que establece la Ley General de la Administración Pública, el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, el Código de Trabajo y el Reglamento Autónomo de Servicios de Mideplan, todo sin detrimento de las responsabilidades civiles y penales que puedan proceder contra los Operadores, Conductores Autorizados o Personas Usuarias.

Artículo 14.-Responsabilidad por accidentes de tránsito. Tanto Operadores y Conductores Autorizados deberán cancelar, cuando sean judicialmente declarados responsables por los Tribunales de Justicia, con motivo de un accidente en que hubieran participado con el vehículo institucional, el monto correspondiente al deducible, así como las indemnizaciones que deba hacer Mideplan en favor de terceros afectados, o en su totalidad cuando el costo del daño sea inferior al monto del deducible. Es igualmente responsable quien permita a otra persona conducir un vehículo institucional sin causa justificada o sin la debida autorización.

Lo dispuesto en los párrafos anteriores se aplicará sin perjuicio de las responsabilidades penales, civiles o laborales que también se llegaren a imputar.

Artículo 15.-Recuperación plena de lo pagado por Mideplan. Mideplan, previo procedimiento administrativo, deberá recuperar plenamente lo pagado por daños causados a terceros por dolo, culpa o negligencia demostrada en sede judicial de sus Operadores y Conductores Autorizados. La recuperación deberá incluir el costo de las reparaciones, si se demuestra que el Operador o Conductor Autorizado incurrió en una causal excluyente de la cobertura del siniestro y de los daños y perjuicios cancelados a terceros, todo de conformidad con las reglas de la sana administración, según lo dispuesto en la Ley 8653, que es la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, Incluye reforma Integral a la Ley N° 12 del 30 de octubre de 1924", de fecha 22 de julio de 2008.

Artículo 16.-Préstamo de vehículos. Los vehículos de Mideplan podrán ser concedidos en préstamo a otros órganos del Estado y los demás entes públicos, siempre y cuando medie una acción de carácter institucional. Todo préstamo de vehículos deberá constar en Convenio Interinstitucional que suscribirán los máximos jerarcas institucionales o Carta de Entendimiento que suscribirán quienes ejerzan el cargo de Oficial Mayor de Mideplan y la persona homóloga de la institución solicitante. Los préstamos que se acuerden estarán sujetos a las siguientes condiciones:

A.-Los vehículos prestados serán utilizados exclusivamente por los beneficiarios, para atender las necesidades que se deriven de acciones institucionales, sean conjuntas o no con Mideplan.

B.-Los beneficiarios asumirán las responsabilidades por el uso y operación de los vehículos prestados, con inclusión de las derivadas por daños y perjuicios contra terceros.

C.-Los beneficiarios deberán practicar con cargo a sus propios recursos, todas las reparaciones necesarias de los vehículos prestados, de manera que se encuentren debidamente facultados para atender los propósitos del préstamo convenido.

D.-Los beneficiarios deberán velar porque los vehículos prestados sean conducidos por personal debidamente capacitado, con al menos las mismas interpelaciones que exige MIDEPLAN.

E.-Los beneficiarios deberán atender todas las medidas de conservación, mantenimiento, limpieza y en general todas las diligencias de cuido, necesarias, convenientes y oportunas para lograr el mejor estado posible de los vehículos prestados.

F.-Los gastos por concepto de fuentes energéticas, lubricantes, herramientas, repuestos y accesorios correrán por cuenta de los beneficiarios, salvo acuerdos escritos en contrario.

G.-Los costos derivados por pérdidas totales o parciales de los vehículos prestados en casos de accidentes involuntarios, accidentes de tránsito, robos o extravíos, deberán ser asumidos por los beneficiarios.

H.-Salvo acuerdo en contrario, Mideplan en cualquier momento podrá dar por resueltos los préstamos concedidos, para lo cual los beneficiarios deberán de inmediato proceder a la devolución de los vehículos prestados.

Artículo 17.-Derogatoria. Derógase el Decreto Ejecutivo 25.378-PLAN del nueve de julio de mil novecientos noventa y seis.

Artículo 18.-Vigencia. Rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los veintitrés días del mes de febrero de dos mil veintiuno.