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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 42624 >> Fecha 27/08/2020 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 42624
Reglamento de notificaciones y comunicaciones administrativas del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto mediante correo electrónico



N° 42624-RE



EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA



Y EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO



Con fundamento en los artículos 140, incisos 3) y 18), y 146 de la Constitución Política, artículos 25, inciso 1), 27, inciso 1), y 28, inciso 2), aparte b), de la Ley N° 6227 del 2 de mayo de 1978, publicada en la página 1403 del tomo 4 de la colección de leyes y decreto del primer semestre de 1978, denominada: "Ley General de la Administración Pública", artículo 1° de la Ley N° 8687 del 4 de diciembre de 2008, publicada en La Gaceta N° 20 del 29 de enero de 2009, denominada "Ley de Notificaciones Judiciales", Ley N° 8220 del 4 de marzo del 2002, publicada en La Gaceta N° 49 del 11 de marzo del 2002, Alcance 22, denominada: "Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos", Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta N° 197 del 13 de octubre de 2005, denominada: "Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos" y Ley N° 8292 del 31 de julio del 2002, publicada en La Gaceta N° 169 del 4 de setiembre de 2002, denominada: "Ley General de Control Interno".



Considerando:



I.-Que con el fin de garantizar una mayor eficiencia en el servicio que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de conformidad con lo establecido en la Ley N° 8220 del 4 de marzo del 2002, publicada en La Gaceta N° 49 del 11 de marzo del 2002, Alcance 22, denominada: "Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos" y sus reformas, Apertura de Datos Públicos, así como en las políticas gubernamentales de modernización, política cero papel y de protección al medio ambiente; es necesario procurar el máximo aprovechamiento del potencial humano, materiales y tecnología con que cuenta la Administración, maximizando la utilización de los medios electrónicos.



II.-Que el artículo 4 de la Ley N° 7169 del 26 de junio de 1990, publicada en La Gaceta N°144 del 1° de agosto de 1990, Alcance 23, denominada "Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico y Creación del Ministerio de Ciencia y Tecnología", señala que el Estado tiene el deber de impulsar ". la incorporación selectiva de la tecnología moderna en la administración pública, a fin de agilizar y actualizar, permanentemente, los servicios públicos, en el marco de una reforma administrativa, para lograr la modernización del aparato estatal costarricense, en procura de mejores niveles de eficiencia."



III.-Que el artículo 215 de la Ley N° 6227 del 02 de mayo de 1978, publicada en la Colección de leyes y decretos, año: 1978, semestre: 1, tomo: 4, página 1403, denominada Ley General de la Administración Pública, señala que "1. El trámite que regula esta ley, se aplicará cuando el acto final haya de producir efectos en la esfera jurídica de otras personas. 2. El jerarca podrá regular discrecionalmente los procedimientos internos, pero deberá respetar esta ley."; que el artículo 225, inciso 1, de ese mismo cuerpo normativo, establece que "El órgano deberá conducir el procedimiento con la intención de lograr un máximo de celeridad y eficiencia, dentro del respeto al ordenamiento y a los derechos e intereses del administrado."; que el artículo 243, inciso 5, ibídem, expresa que la Administración tiene la facultad ".para que, además de las formas de notificación previstas en esta Ley, implemente otras modalidades de notificación, cuando los sistemas tecnológicos lo permitan, siempre que se garantice la seguridad del acto de comunicación, el debido proceso y no se cause indefensión."; que el artículo 269, de ese mismo cuerpo de leyes, estipula que "1. La actuación administrativa se realizará con arreglo a normas de economía, simplicidad, celeridad y eficiencia. 2. Las autoridades superiores de cada centro o dependencia velarán, respecto de sus subordinados, por el cabal cumplimiento de este precepto, que servirá también de criterio interpretativo en la aplicación de las normas de procedimiento"; que conforme al precedente dictado por la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, mediante la resolución N° 20596-2019, de las 19:15 horas del 25 de octubre de 2019, el Tribunal Constitucional no encontró vicios de inconstitucionalidad en una norma que estipuló como obligación de los sindicatos ".señalar un medio electrónico para atender notificaciones" la cual debe estar "debidamente registrada y actualizada ante el Ministerio de Trabajo, y será utilizada exclusivamente para recibir notificaciones en los trámites de calificación de movimientos huelguísticos.". Al respecto, la Sala Constitucional estableció: ".al igual que se ha establecido en otros casos, es que el legislador, en uso del principio de configuración de las normas procesales y procedimientos administrativos, puede estructurarlos técnicamente de la forma y la manera que estime correctos. En tal sentido, el legislador puede diseñar los procesos de tal forma que permita su desarrollo lógico y concatenado de procedimientos, únicamente limitado por los derechos fundamentales contenidos en el Derecho de la Constitución. En este sentido, se actualiza la disposición a una era digital dentro de la libre conformación del legislador sobre ciertas actuaciones jurisdiccionales urgentes de carácter económico y social, evita las prácticas dilatorias que pueden producirse en las notificaciones personales y contrarias a la buena fe procesal. Adicionalmente, se trata de un esquema procesal cuyo fin es coadyuvar con la eficiencia del proceso. De ahí que, lo que es necesario es la garantía de que en la implementación de este tipo de medios para practicar notificaciones, para las partes del litigio se hace necesario que sean seguras y efectivas a los medios electrónicos señalados, así como que garanticen el recibido de la notificación de curso, como medio para garantizar un avance procesal correcto, y el ejercicio adecuado del derecho a la defensa y debido proceso."



IV.-Que los artículos 2 y 11 de la Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, publicada en La Gaceta N° 225 del 27 de noviembre de 1990, denominada: "Ley del Sistema Nacional de Archivos" definen a la Junta Administrativa del Archivo Nacional como la máxima autoridad y órgano rector del Sistema, a cuyo cargo se encuentran -entre otras- la función de establecer políticas archivísticas y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos, formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos y sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos.



V.-Que la Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta N° 197 del 13 de octubre de 2005 denominada: "Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos" establece que, en lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, publicada en La Gaceta N° 225 del 27 de noviembre de 1990, denominada: "Ley del Sistema Nacional de Archivos" para la gestión y conservación de documentos electrónicos y que la Dirección Nacional del Archivo Nacional dictará las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los documentos, mensajes o archivos electrónicos; su artículo 4 define que los ".documentos electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos...", en concordancia con el artículo 9 que establece que los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito.



VI.-Que el artículo 3 de la Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta N°197 del 13 de octubre de 2005, denominada: "Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos", reconoce la equivalencia funcional de cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, en tanto se entiende que, sin dispensa de los requisitos y formalidades específicas para cada acto o negocio, ". en cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos."



VII.-Que de conformidad con el artículo 4 del Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos "Decreto Ejecutivo Nº 33018-MICIT del 20 de marzo del 2006, publicado en La Gaceta N° 77 del 21 de abril del 2006", ". el Estado y todas las dependencias públicas incentivarán el uso de documentos electrónicos, certificados y firmas digitales para la prestación directa de servicios a los administrados, así como para facilitar la recepción, tramitación y resolución electrónica de sus gestiones y la comunicación del resultado correspondiente...".



VIII.-Que la Junta Administrativa del Archivo Nacional emitió la Directriz N° 29-2007 del 14 de noviembre del 2007, publicada en La Gaceta N° 61 del 28 de marzo del 2008, denominada "Directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos (los documentos creados en un ambiente electrónico o que se conserven en un soporte electrónico)", y mediante la cual se deja sin efecto la anterior Directriz publicada en La Gaceta N° 221 del 11 de noviembre del 2004.



IX.-Que conscientes de los beneficios en celeridad y eficiencia que conlleva el uso de los medios electrónicos en la gestión administrativa y que diferentes Ministerios utilizan actualmente los medios electrónicos para enviar, recibir y notificar documentos en general sin ningún inconveniente, es que resulta necesario emitir un decreto que regule la gestión administrativa digital interna y externa de las diferentes dependencias de este Ministerio, en línea con lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2015- 2018 "Alberto Cañas Escalante" el cual promueve, como uno de sus objetivos, lograr un Gobierno Electrónico abierto, interconectado, que permita brindar servicios interactivos de calidad para propiciar la rendición de cuentas, el empoderamiento y participación de la sociedad civil, a través del desarrollo de aplicaciones que utilicen las tecnologías de información y comunicación (TIC). Por tanto,



Decretan:



REGLAMENTO DE NOTIFICACIONES Y



COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS



EN EL MINISTERIO DE RELACIONES



EXTERIORES Y CULTO



MEDIANTE CORREO



ELECTRÓNICO



CAPÍTULO I



De los aspectos generales



Artículo 1°-Ámbito de aplicación. Este Reglamento regula lo referente a la gestión administrativa, técnica y legal realizada en forma digital por las diferentes dependencias de este Ministerio, y que se comunica tanto en forma interna como externa.



En materia de notificaciones y recepción de documentos digitales que por su naturaleza son reguladas por ley especial, se realizarán respetando dicha normativa.






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Artículo 2°-Objetivo. El presente Reglamento tiene como objetivo primordial establecer una práctica uniforme para el uso de los recursos tecnológicos para una mayor agilidad y eficiencia en la gestión administrativa, técnica y legal, por lo que toda Dirección, Departamento, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular y Órgano Desconcentrado de este Ministerio, estará autorizado, con sustento en el presente Reglamento, al trámite de notificación y recepción mediante correo electrónico de los actos administrativos generados en su gestión y documentos, siempre que se garantice, la integridad del documento electrónico, la seguridad del acto de comunicación y/o notificación, el debido proceso y no se cause indefensión al usuario interno y externo.



Este reglamento establece estándares generales, sin perjuicio de lo establecido en otros documentos que los complementan y detallan.




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Artículo 3°-Prioridad en el uso del correo electrónico para el intercambio de correspondencia y presentación de trámites, así como solicitudes internas y externas del Ministerio. Cada Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular y Órgano Desconcentrado de este Ministerio, mediante la coordinación del Director o Jefe respectivo, procurará y fomentará dentro de sus políticas, el envío y recepción de documentos y/o correspondencia mediante el uso de correo electrónico, como medio de comunicación oficial y de tramitación procedimental interna y externa del Ministerio.




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Artículo 4°-Definiciones. Para efectos del presente reglamento, se emplearán las siguientes definiciones:



a. Administración: Constituida por cada una de las Direcciones, Departamentos, Dependencias, Oficinas, Misiones Diplomáticas, Oficinas Consulares y Órganos Desconcentrados del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.



b. Buzón y/o cuenta de correo oficial y/o autorizada: Correo electrónico oficial creado por el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación a solicitud del jerarca de las Direcciones, Departamentos, Dependencias, Oficinas, Misiones Diplomáticas, Oficinas Consulares y Órganos Desconcentrados de este Ministerio.



c. Comprobante de transmisión y/o de envío: Constancia de que el correo electrónico fue remitido en forma correcta a la cuenta de correo electrónico oficial o la señalada para tal efecto por el administrado.



d. Dispositivo electrónico: Se denomina así a todo aquel aparato en el cual se combinen componentes electrónicos, organizados en circuitos, tales como: computadores portátiles, agendas electrónicas, teléfonos celulares y dispositivos de almacenamiento externo.



e. Documento: Los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, fotocopias y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, realizado por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas.



f. Firma digital: Entiéndase por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico.



Una firma digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado.



g. Gestión administrativa: Conjunto de trámites y/o solicitudes tanto físicas como digitales, y otros medios legales autorizados, ejecutados por los funcionarios(as) de este Ministerio en ejercicio de sus funciones.



h. Gestionante: persona física o jurídica que presenta uno o un conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto o solicitud presentada ante la Administración.



i. Infraestructura tecnológica: Todo lo relacionado con hardware, software, comunicaciones y seguridad de la información.



j. Información pública: Aquella información que permite el adecuado control y manejo de fondos públicos, así como la pertinencia de los servicios públicos que presta el Ministerio, al facilitar a las y los administrados, ejercer un control de la legalidad, oportunidad, conveniencia y eficacia de la función administrativa desplegada por la Institución.



k. Medio para atender notificaciones: Son aquellos autorizados en la Ley de Notificaciones Judiciales, tales como, el correo electrónico y fax o por cualquier otra forma tecnológica autorizada por este Ministerio, que permita la seguridad del acto de comunicación y confirmación del envío de este.



l. Memoria removible: Sistema de almacenamiento y transporte personal de datos.



m. Notificación electrónica: Comunicación de un acto administrativo efectuada mediante el uso de correo electrónico.



n. Recursos tecnológicos: Son los componentes o dispositivos tanto de equipo electrónico (hardware), como de programas (software) o de comunicación, que permiten a una persona interactuar directa o indirectamente con la información; ya sea leerla, copiarla, moverla, transmitirla, escucharla o visualizarla. El recurso informático incluye cualquier dispositivo electrónico, sean propiedad del Ministerio, arrendada, propios de las y los usuarios, o cualquier otro medio de adquisición autorizado por la Administración Superior, que ayuden a las y los usuarios en el desempeño de sus labores.



o. Red Internacional (Internet): Es un conjunto descentralizado de redes de comunicación, y de sistemas informáticos independientes. Siendo el WWW una de las formas más comunes para utilizar la internet.



p. Red Interna (Intranet): Red privada que se basa en las mismas tecnologías que Internet, pero restringida para el uso de un grupo de usuarias o usuarios específicos; por ejemplo, usuarios de una organización, de un edificio o de un conjunto de oficinas.



q. Sistemas de comunicación electrónica: Son los dispositivos y programas utilizados por las y los usuarios para comunicar mensajes, los cuales pueden ser escritos, de voz o de video. Por ejemplo: correo electrónico, videoconferencias o chat.



r. Usuario Interno: Funcionarios (as) pertenecientes al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.



s. Usuario externo: Personas físicas y/o jurídicas, que hayan planteado una gestión por medios físicos o en forma digital ante este Ministerio.




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CAPÍTULO II



De la notificación por medio de correo electrónico



Artículo 5°-Envío y recepción de documentos mediante correo electrónico por parte del administrado. Quienes intervengan en un proceso o procedimiento administrativo podrán realizar gestiones ante la Administración, a través de correos electrónicos, o por otros medios autorizados por la Ley General de la Administración Pública, la Ley de Notificaciones Judiciales, o este Ministerio, que permitan el envío de la comunicación y su recepción, sin perjuicio de la tramitación de las gestiones que se presenten en soporte papel.






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Artículo 6°-Domicilio electrónico permanente para recibir notificaciones de procedimientos administrativos. Los funcionarios públicos que laboren en la Administración, deberán señalar un medio electrónico permanente para recibir notificaciones, el cual deberá encontrarse debidamente registrado y actualizado ante la Oficina de Gestión Institucional del Recurso Humano, y será utilizado exclusivamente para recibir notificaciones que surjan en el marco de procedimientos administrativos disciplinarios y/o de responsabilidad civil, incluyendo los actos que decreten medidas cautelares, actos de inicio o traslados de cargos y actos administrativos finales. Esto, sin perjuicio de que, durante el trámite del procedimiento administrativo, la parte pueda aportar otro medio para recibir notificaciones del caso particular.



En caso de no aportar el medio electrónico permanente para recibir notificaciones, se tendrá como tal la dirección de correo institucional. Lo anterior, como medio para garantizar el avance procesal correcto, y el ejercicio adecuado del derecho de defensa y debido proceso.



Se expedirá un comprobante o confirmación de envío, el cual garantizará la seguridad y efectividad de la comunicación y se archivará, como parte de las actuaciones realizadas, en el expediente administrativo.




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Artículo 7°-Posibilidad de utilizar medios alternativos. Cualquier interesado(a) en presentar una gestión ante este Ministerio, podrá solicitar ser notificado por correo electrónico.



El interesado(a) podrá señalar los medios legales que considere pertinentes para atender notificaciones, con un máximo de dos, con la indicación de cuál de ellos se debe utilizar como principal. Caso contrario, la Administración agotará los medios aportados. Es indispensable para la Administración agotar los medios alternativos.




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Artículo 8°-Validez del documento remitido y recibido mediante correo electrónico. Todos los documentos enviados y recibidos por correo electrónico y sus archivos adjuntos, tendrán la validez y la eficacia de documentos físicos originales, reservándose la Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular y Órgano Desconcentrado, donde se presente la gestión, la opción de solicitar al gestionante los documentos originales para su respectiva confrontación, cuando estos no hubiesen sido remitidos con la utilización de la firma digital. Lo anterior siempre que se cumplan los procedimientos establecidos para garantizar su autenticidad, su integridad y su seguridad.




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Artículo 9°-Notificación digital. Los actos administrativos de la Administración podrán ser notificados mediante correo electrónico, si el (la) interesado(a) interno o externo, hubiese solicitado tal gestión por este medio. Esta solicitud podrá ser modificada en cualquier tiempo.




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Artículo 10.-Requisitos de la notificación digital mediante correo electrónico. La notificación que realice la Administración, mediante correo electrónico, deberá contener la siguiente información:



a) En el asunto deberá indicarse el tipo de gestión interpuesta, el nombre completo del interesado(a) y el número que identifica el documento, (siglas de la dependencia y número de consecutivo).



b) El correo deberá indicar el nombre del funcionario(a) que realiza la notificación.



c) Deberá notificarse el acto administrativo firmado digitalmente en forma íntegra, para lo cual deberá adjuntarse el archivo correspondiente.




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Artículo 11.-Notificación digital nula. Será nula la notificación mediante correo electrónico contraria a lo previsto en las leyes aplicables y en este Reglamento. En todo caso, la notificación se refutará como no válida cuando se le haya causado indefensión a la parte notificada a solicitud de ésta y previa comprobación de la misma.



En el caso que la Administración haya detectado el vicio, deberá de oficio, declarar la nulidad de la notificación y realizar la respectiva notificación como en derecho corresponda.




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Artículo 12.-Notificación por correo electrónico que se tiene por realizada. Un acto administrativo se tendrá por notificado por correo electrónico cuando sin haber recibido notificación formal alguna, o recibida de manera irregular, el apercibido se apersone al procedimiento, independientemente de la naturaleza de su gestión. Los plazos correrán a partir de la notificación a todas las partes. Si se pide la nulidad, la parte deberá realizar el acto procedimental correspondiente dentro del plazo legal que se computará en la forma indicada. La eficacia de este acto quedará sujeta al resultado de la nulidad.




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Artículo 13.-Sobre el tiempo y plazos para la Administración. Para practicar las notificaciones previstas en este reglamento, los días y horas serán hábiles, salvo que la demora pueda causar graves perjuicios a la Administración o al interesado, o se haga ilusoria la eficacia del acto administrativo, previa autorización del órgano director.



Los plazos por días para la Administración incluyen los inhábiles.




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Artículo 14.-Cómputo del plazo. Cuando se señale el correo electrónico, la persona se tendrá por notificada el día hábil siguiente del envío, por lo que el cómputo del plazo otorgado empezará a correr el día hábil siguiente en que se tuvo por notificado.




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Artículo 15.-De la imposibilidad del envío de una notificación. Cualquier imposibilidad con el envío a la cuenta de correo electrónico aportada por el interesado(a) por causas no imputables a la Administración, es responsabilidad del interesado(a) que aporta dicha dirección de correo electrónico, para lo cual deberá dejar constancia de dicha situación.




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CAPÍTULO III



De la acreditación de las cuentas



de correos electrónicos oficiales



Artículo 16.-Autorización del correo electrónico oficial de las diferentes dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. El Centro de Tecnologías de Información y Comunicación de este Ministerio será la única competente para:



1. Crear la cuenta de correo electrónico oficial de la Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular y Órgano Desconcentrado de este Ministerio, por medio de la cual, recibirán y enviarán en forma digital los documentos.



2. Emitir las políticas y lineamientos en el uso, la seguridad, el respaldo de la información y en el mantenimiento de la información digital, en coordinación con el superior inmediato.



3. Publicar la lista oficial de las direcciones de correos electrónicos de las diferentes dependencias en la página web de este Ministerio y mantenerla actualizada.



4. Acreditar la cuenta de correo oficial solicitada por el superior de la Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular y Órgano Desconcentrado de este Ministerio, ya sea por correo electrónico mediante documento firmado digitalmente, o por documento escaneado ante el correo electrónico oficial del Centro de Tecnologías de Información y Comunicación.



5. Validar la cuenta de correo electrónico presentada por el interesado para acceder a la notificación por correo electrónico. La solicitud podrá hacerse de manera verbal con los datos requeridos, mismos que serán establecidos en el "Manual del Usuario y Políticas del Uso del Correo Electrónico como Medio de Notificaciones y/o Comunicaciones para el Recibo y Envío de Información Mediante Correo Electrónico". El Centro de Tecnologías de Información y Comunicación realizará la prueba respectiva y, de confirmarse la entrega, ingresará la cuenta autorizada a la lista oficial. La cuenta seleccionada será responsabilidad del interesado.



6. Publicar la lista oficial de las direcciones de correos electrónicos de interés de los(as) usuarios externos(as) y mantenerla actualizada, para la consulta respectiva.



Únicamente se puede notificar en la cuenta de correo incluida en la lista oficial.



El procedimiento para validar las cuentas de correo electrónico será establecido en los Manuales respectivos emitidos por el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación y publicado en la página Web de este Ministerio.






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Artículo 17.-Validez de la firma mediante certificado digital. Los documentos firmados digitalmente tendrán plena validez, de conformidad con la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, su Reglamento y reformas.




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CAPÍTULO IV



De la custodia y responsabilidad de la gestión de



notificación y recepción de documentos



mediante uso de correo electrónico



Artículo 18.-Servidor responsable. Cada Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular y Órgano Desconcentrado de este Ministerio que cuente con un buzón de correo oficial, deberá acreditar a dos o más administradores de dicha cuenta. Estos serán los responsables de mantenerla actualizada, con las gestiones debidamente diligenciadas y tendrán a cargo la obligación y responsabilidad de verificar el envío correcto de las notificaciones, y de la recepción de trámites varios.



La responsabilidad, seguridad, mantenimiento y funcionalidad de la cuenta de correo electrónico oficial será exclusivamente de los administradores de la cuenta.



El administrador de la dirección de correo electrónico deberá acatar lo dispuesto en el artículo 10 del presente Reglamento, cumpliendo con lo que se detalla a continuación:



a. Realizar en forma oportuna las notificaciones y/o comunicaciones de los actos administrativos emitidos por la Administración, para lo cual deberá:



1. Indicar en el asunto de manera clara la documentación que se adjunta y de que se trata.



2. Indicar el número del acto administrativo que se está comunicando.



3. Señalar a quién va dirigido.



4. Indicar en toda notificación o comunicación que remita, su nombre completo, número de cédula, el cargo que ocupa y la dependencia a la cual pertenece.



5. Firmar el correo digitalmente.



b. Verificar mediante el comprobante de la transmisión del correo electrónico, que las comunicaciones y/o notificaciones hayan sido enviadas, caso contrario deberá acatarse lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 8687, referente a la cantidad de intentos e intervalos para enviar el documento hasta el efectivo cumplimiento de la transmisión, así como lo correspondiente a la notificación automática.



En caso de haber señalado medio alternativo para atender notificaciones se podrá realizar la notificación en dicho medio.



c. Verificar que el correo electrónico contenga en sus adjuntos todos los documentos digitales a notificar o comunicar y que estos se encuentren completos.



d. Llevar un registro (archivo digital) de las comunicaciones electrónicas recibidas y enviadas incluyendo la confirmación de entrega, para lo cual deberá acatar las disposiciones de la Dirección General del Archivo Nacional, y su Junta Administrativa, así como de la Sección de Archivo Central Institucional del Departamento de Servicios y el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación de este Ministerio, así como de los respectivos respaldos de dicha información.



e. Comunicar a quien corresponda la confirmación del envío, para que se continúe con el trámite administrativo correspondiente.



f. Comunicar cualquier problema o falla que se presente en la infraestructura tecnológica que soporta el sistema de envío de notificaciones y en el uso de la cuenta oficial a la Mesa de Servicio del Centro de Tecnologías de Información y Comunicación de este Ministerio, para lo cual se deberá levantar un acta de dicha situación. Dicha acta podrá ser levantada en forma digital siempre y cuando conste en ella la firma digital de los funcionarios que la suscriben.






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Artículo 19.-Interrupción del sistema. Cuando el sistema de envío del correo electrónico de notificaciones o del servidor emisor se interrumpa por cualquier motivo, la notificación se hará una vez restablecido el sistema o bien en caso de urgencia se podrá realizar la notificación por otros medios previstos en la Ley.




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Artículo 20.-Documentos de gran volumen. Los documentos adjuntos en el correo electrónico no podrán superar los 7 megabytes. Asimismo, la Administración deberá tomar las previsiones respectivas cuando existan documentos que en razón de que superen el tamaño permitido, ilegibilidad o cualquier otro motivo, impidan su digitalización, para lo cual deberán gestionar el envío físico respectivo.




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Artículo 21.-Control interno. El superior de la Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular u Órgano Desconcentrado de este Ministerio, deberá prever los controles correspondientes, para garantizar que los funcionarios(as) responsables puedan dar el seguimiento de documentos que se reciben, notifiquen y/o comuniquen mediante correo electrónico.




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Artículo 22.-Manual de Procedimientos. El proceso de comunicación y/o notificación por medio del correo electrónico debe estar contemplado en el Manual de Procedimientos de la Dirección, Dependencia, Departamento, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular y Órgano Desconcentrado correspondiente, que estará disponible en la página web de este Ministerio.



Toda Dirección, Dependencia, Departamento, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular u Órgano Desconcentrado de este Ministerio que notifique digitalmente será la responsable a través del administrador de la cuenta, de velar por el adecuado archivo y custodia de los documentos digitales de conformidad con lo señalado por la Dirección General del Archivo Nacional, y su Junta Administrativa como entes rectores en la materia, así como de la Sección de Archivo Central Institucional del Departamento de Servicios Generales y el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación de este Ministerio.




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Artículo 23.-Notificación a disposición del interesado. El acto administrativo notificado, deberá estar a disposición del interesado por medios digitales en la respectiva Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular u Órgano Desconcentrado de este Ministerio que lo tenga bajo custodia.




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Artículo 24.-Respaldos y custodia de información electrónica. Será obligación y responsabilidad del Centro de Tecnologías de Información y Comunicación de este Ministerio realizar los almacenamientos de la información y respaldos de los archivos digitales de cada una de las respectivas Direcciones, Departamentos, Dependencias, Oficinas, Misiones Diplomáticas, Oficinas Consulares y Órganos Desconcentrados de este Ministerio, para preservar la seguridad de la información digital, debiendo tener planes de evaluación y ejecución periódica, de los controles asociados al almacenamiento de la información y hacer las modificaciones necesarias para la implementación de las mejoras requeridas.




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CAPÍTULO V



Del correo electrónico institucional



Artículo 25.-Dirección de correo institucional. La dirección de correo electrónico institucional de cada funcionario (a), es válida y oficial para toda comunicación que cualquier dependencia del Ministerio le realice ante una gestión personal que como funcionario (a) de este Ministerio, interponga en resguardo de sus derechos laborales, en este caso siempre que este lo haya autorizado.



Lo anterior no es impedimento para que el funcionario (a) pueda aportar cualquier otra dirección de correo electrónico personal para sus trámites laborales.



El domicilio electrónico permanente registrado servirá para la primera notificación que surja en los procedimientos administrativos disciplinarios y/o de responsabilidad civil, según lo dispuesto en el artículo 6.






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Artículo 26.-Remisión enviada por error. Si una Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular u Órgano Desconcentrado de este Ministerio, recibe por error en la cuenta oficial una gestión que no es de su competencia, deberá en un plazo máximo de 8 horas hábiles contados a partir del recibo de la información, reenviarlo a aquélla que por competencia legal, le corresponde conocer y resolver el asunto, con la respectiva copia o comunicación al gestionante. En caso de que la gestión corresponda a otro ente u órgano externo a este Ministerio, se procederá a remitir la gestión dentro del plazo de 3 días hábiles, contados a partir del conocimiento de la gestión, mediante los mecanismos permitidos por el ente u órgano externo ya sea en físico o en forma digital.




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Artículo 27.-Notificación realizada de forma errónea o incompleta. Si por error de la Administración se enviara una notificación por correo electrónico a un destinatario que no corresponde, en el momento en que se determine el error, el funcionario(a) encargado(a) deberá de inmediato proceder con la notificación de correo electrónico al destinatario correcto, dejando la debida constancia de la diligencia realizada.



El acto se tiene por notificado al día siguiente hábil a aquel en que quede registrado el envío al destinatario correcto, en el buzón del sistema, salvo norma especial.



La Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular u Órgano Desconcentrado de este Ministerio que haya comunicado o notificado por correo electrónico un acto administrativo, cuyo archivo electrónico estuviera incompleto, está en la obligación de remitir nuevamente la comunicación correspondiente en forma completa, cuando el destinatario le haga saber tal situación. Si la Administración detecta el error antes de la comunicación del destinatario, enmendará el error de inmediato, realizando de nuevo la comunicación y/o notificación y los plazos comenzarán a computarse a partir del día hábil siguiente a aquél en que se tuvo por notificado.




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Artículo 28.-Archivo definitivo de información electrónica. El Archivo Central Institucional del Departamento de Servicios Generales, conjuntamente con el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación, ambas de este Ministerio, serán las encargadas del archivo definitivo de la documentación electrónica objeto de este Reglamento, de conformidad con las normas y directrices dictadas por la Dirección General del Archivo Nacional. No obstante, la Administración deberá cumplir con la normativa de archivo vigente en cuanto a los "archivos de gestión".




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Artículo 29.-Disponibilidad del Manual de Procedimientos y Políticas en la página web. Todos los usuarios de este Reglamento deberán observar, aplicar y acatar las directrices y políticas establecidas en el "Manual del Usuario y Políticas del Uso del Correo Electrónico como Medio de Notificaciones y/o Comunicaciones para el Recibo y Envío de Información mediante Correo Electrónico" que para tal efecto emita el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación, y que se encontrará disponible en la página web de este Ministerio, de conformidad con el Transitorio IV de este Reglamento.




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CAPÍTULO VI



De la presentación de trámites y/o solicitudes



mediante correo electrónico



Artículo 30.-Manual del usuario. El usuario interno y/o externo al presentar trámites y/o solicitudes ante este Ministerio por medio de correo electrónico, deberá respetar los lineamientos y especificaciones contenidas en el "Manual del Usuario y Políticas del Uso del Correo Electrónico como Medio de Notificaciones y/o Comunicaciones para el Recibo y Envío de Información mediante Correo Electrónico" puesto a disposición en la página web de este Ministerio, de conformidad con los transitorios I y IV del presente Reglamento.






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CAPÍTULO VII



Disposiciones finales



Artículo 31.-Sanciones. El funcionario(a) que incurra en una eventual irregularidad en el ejercicio de las funciones establecidas en el presente Reglamento, se hará acreedor de la sanción que corresponda, en respeto a la normativa de empleo público vigente, previo debido proceso.






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Artículo 32.-Recepción de documentos. El procedimiento de recepción de documentos mediante correo electrónico y de notificación de actos administrativos por esta misma vía, deberá estar contenido en los Manuales de Procedimientos de las diferentes dependencias de este Ministerio.



Hasta tanto no esté disponible en la página web del Ministerio, el "Manual del Usuario y Políticas del Uso del Correo Electrónico como Medio de Notificaciones y/o Comunicaciones para el Recibo y Envío de Información Mediante Correo Electrónico", se podrá enviar y recibir información tanto para el usuario interno como externo, de correos electrónicos que no contengan archivos que sobrepasen en la totalidad del correo electrónico los 15 megas. Los formatos de archivos que se podrán enviar serán doc, text, docx, pdf, jpg, tiff y xps.




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Artículo 33.-Cuentas de correos electrónicos oficiales. El Centro de Tecnologías de Información y Comunicación tendrá un mes a partir de la entrada en vigencia del presente Reglamento, para publicar en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, las cuentas de correos electrónicos oficiales de todas las Direcciones, Departamentos, Dependencias, Oficinas, Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de este Ministerio solicitadas a ese momento.



 



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43313 del 22 de octubre del 2021)



 




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Artículo 34.-Lineamientos para el archivo de documentación. La Sección de Archivo Central Institucional del Departamento de Servicios Generales, conjuntamente con el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación ambas de este Ministerio, tendrán un plazo de tres meses a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, para emitir los lineamientos a todas las dependencias de este Ministerio para el archivo de la documentación recibida mediante correo electrónico, con el objetivo de lograr una uniformidad en el archivo de la documentación electrónica en respeto de los lineamientos que al efecto haya emitido el Archivo Nacional.




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Artículo 35.-Plazo de publicación del Manual del usuario. El Centro de Tecnologías de Información y Comunicación de este Ministerio tendrá un plazo de seis meses a partir de la publicación de este Reglamento, para poner a disposición de los usuarios internos y externos el "Manual del Usuario y Políticas del Uso del Correo Electrónico como Medio de Notificaciones y/o Comunicaciones para el Recibo y Envío de Información Mediante Correo Electrónico", en la página web de este Ministerio, así como el mecanismo mediante el cual se valide la cuenta del usuario externo.




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Artículo 36.-Deber de aportar medio para notificaciones. En apego de lo dispuesto por el artículo 6, a partir de la entrada en vigencia del presente Reglamento, los funcionarios públicos que laboren para la Administración deberán aportar medio para recibir notificaciones de procedimientos administrativos disciplinarios y/o de responsabilidad civil, en el plazo impostergable de un mes calendario. Vencido dicho plazo sin aportar medio para recibir notificaciones, se tendrá como medio oficial la dirección de correo institucional, sin perjuicio que el titular pueda modificarlo ulteriormente.



En el caso de los funcionarios públicos que inicien labores para la Administración, estos deberán aportar medio para recibir notificaciones para los propósitos señalados, en el plazo de un mes calendario, computado desde la fecha en que inicie su nombramiento. Igualmente, vencido dicho plazo sin aportar medio para recibir notificaciones, se tendrá como medio oficial la dirección de correo institucional, sin perjuicio que el titular pueda modificarlo ulteriormente.




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Artículo 37.-Vigencia. Rige seis meses posteriores a su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.



Dado en la Presidencia de la República.-San José, a las once horas del día veintisiete de agosto del dos mil veinte.




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Fecha de generación: 9/2/2025 09:00:23
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