N° 42624-RE
EL
PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE RELACIONES
EXTERIORES Y CULTO
Con
fundamento en los artículos 140, incisos 3) y 18), y 146 de la Constitución
Política, artículos 25, inciso 1), 27, inciso 1), y 28, inciso 2), aparte b), de
la Ley N° 6227 del 2 de mayo de 1978, publicada en la página 1403 del tomo 4 de
la colección de leyes y decreto del primer semestre de 1978, denominada: "Ley
General de la Administración Pública", artículo 1° de la Ley N° 8687 del 4 de
diciembre de 2008, publicada en La Gaceta N° 20 del 29 de enero de 2009,
denominada "Ley de Notificaciones Judiciales", Ley N° 8220 del 4 de marzo del
2002, publicada en La Gaceta N° 49 del 11 de marzo del 2002, Alcance 22,
denominada: "Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites
Administrativos", Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La
Gaceta N° 197 del 13 de octubre de 2005, denominada: "Ley de Certificados,
Firmas Digitales y Documentos Electrónicos" y Ley N° 8292 del 31 de julio del
2002, publicada en La Gaceta N° 169 del 4 de setiembre de 2002,
denominada: "Ley General de Control Interno".
Considerando:
I.-Que con
el fin de garantizar una mayor eficiencia en el servicio que presta el
Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de conformidad con lo establecido
en la Ley N° 8220 del 4 de marzo del 2002, publicada en La Gaceta N° 49
del 11 de marzo del 2002, Alcance 22, denominada: "Ley de Protección al
Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos" y sus reformas,
Apertura de Datos Públicos, así como en las políticas gubernamentales de
modernización, política cero papel y de protección al medio ambiente; es
necesario procurar el máximo aprovechamiento del potencial humano, materiales y
tecnología con que cuenta la Administración, maximizando la utilización de los
medios electrónicos.
II.-Que el
artículo 4 de la Ley N° 7169 del 26 de junio de 1990, publicada en La Gaceta
N°144 del 1° de agosto de 1990, Alcance 23, denominada "Ley de Promoción del
Desarrollo Científico y Tecnológico y Creación del Ministerio de Ciencia y
Tecnología", señala que el Estado tiene el deber de impulsar ". la
incorporación selectiva de la tecnología moderna en la administración pública,
a fin de agilizar y actualizar, permanentemente, los servicios públicos, en el
marco de una reforma administrativa, para lograr la modernización del aparato
estatal costarricense, en procura de mejores niveles de eficiencia."
III.-Que el
artículo 215 de la Ley N° 6227 del 02 de mayo de 1978, publicada en la Colección
de leyes y decretos, año: 1978, semestre: 1, tomo: 4, página 1403, denominada
Ley General de la Administración Pública, señala que "1. El trámite que
regula esta ley, se aplicará cuando el acto final haya de producir efectos en
la esfera jurídica de otras personas. 2. El jerarca podrá regular
discrecionalmente los procedimientos internos, pero deberá respetar esta ley.";
que el artículo 225, inciso 1, de ese mismo cuerpo normativo, establece que "El
órgano deberá conducir el procedimiento con la intención de lograr un máximo de
celeridad y eficiencia, dentro del respeto al ordenamiento y a los derechos e
intereses del administrado."; que el artículo 243, inciso 5, ibídem,
expresa que la Administración tiene la facultad ".para que, además de las
formas de notificación previstas en esta Ley, implemente otras modalidades de
notificación, cuando los sistemas tecnológicos lo permitan, siempre que se
garantice la seguridad del acto de comunicación, el debido proceso y no se
cause indefensión."; que el artículo 269, de ese mismo cuerpo de leyes,
estipula que "1. La actuación administrativa se realizará con arreglo a
normas de economía, simplicidad, celeridad y eficiencia. 2. Las autoridades
superiores de cada centro o dependencia velarán, respecto de sus subordinados,
por el cabal cumplimiento de este precepto, que servirá también de criterio
interpretativo en la aplicación de las normas de procedimiento"; que
conforme al precedente dictado por la Sala Constitucional de la Corte Suprema
de Justicia, mediante la resolución N° 20596-2019, de las 19:15 horas del 25 de
octubre de 2019, el Tribunal Constitucional no encontró vicios de
inconstitucionalidad en una norma que estipuló como obligación de los
sindicatos ".señalar un medio electrónico para atender notificaciones" la
cual debe estar "debidamente registrada y actualizada ante el Ministerio de
Trabajo, y será utilizada exclusivamente para recibir notificaciones en los
trámites de calificación de movimientos huelguísticos.". Al respecto, la
Sala Constitucional estableció: ".al igual que se ha establecido en otros
casos, es que el legislador, en uso del principio de configuración de las
normas procesales y procedimientos administrativos, puede estructurarlos
técnicamente de la forma y la manera que estime correctos. En tal sentido, el
legislador puede diseñar los procesos de tal forma que permita su desarrollo
lógico y concatenado de procedimientos, únicamente limitado por los derechos
fundamentales contenidos en el Derecho de la Constitución. En este sentido, se actualiza
la disposición a una era digital dentro de la libre conformación del legislador
sobre ciertas actuaciones jurisdiccionales urgentes de carácter económico y
social, evita las prácticas dilatorias que pueden producirse en las
notificaciones personales y contrarias a la buena fe procesal. Adicionalmente,
se trata de un esquema procesal cuyo fin es coadyuvar con la eficiencia del
proceso. De ahí que, lo que es necesario es la garantía de que en la
implementación de este tipo de medios para practicar notificaciones, para las
partes del litigio se hace necesario que sean seguras y efectivas a los medios
electrónicos señalados, así como que garanticen el recibido de la notificación
de curso, como medio para garantizar un avance procesal correcto, y el ejercicio
adecuado del derecho a la defensa y debido proceso."
IV.-Que los
artículos 2 y 11 de la Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, publicada en La
Gaceta N° 225 del 27 de noviembre de 1990, denominada: "Ley del Sistema
Nacional de Archivos" definen a la Junta Administrativa del Archivo Nacional
como la máxima autoridad y órgano rector del Sistema, a cuyo cargo se
encuentran -entre otras- la función de establecer políticas archivísticas y
recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de
Archivos, formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de
documentos y sobre la administración de los documentos producidos por medios
automáticos.
V.-Que la
Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta N° 197 del
13 de octubre de 2005 denominada: "Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos" establece que, en lo relativo al Estado y sus
instituciones, se aplicará la Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, publicada
en La Gaceta N° 225 del 27 de noviembre de 1990, denominada: "Ley del
Sistema Nacional de Archivos" para la gestión y conservación de documentos
electrónicos y que la Dirección Nacional del Archivo Nacional dictará las
regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los
documentos, mensajes o archivos electrónicos; su artículo 4 define que los ".documentos
electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá
fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos...",
en concordancia con el artículo 9 que establece que los documentos y las
comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la
eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito.
VI.-Que el
artículo 3 de la Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta
N°197 del 13 de octubre de 2005, denominada: "Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrónicos", reconoce la equivalencia funcional de
cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o
transmitida por un medio electrónico o informático, en tanto se entiende que,
sin dispensa de los requisitos y formalidades específicas para cada acto o
negocio, ". en cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga
referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto
los electrónicos como los físicos."
VII.-Que de
conformidad con el artículo 4 del Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrónicos "Decreto Ejecutivo Nº 33018-MICIT del 20
de marzo del 2006, publicado en La Gaceta N° 77 del 21 de abril del 2006", ".
el Estado y todas las dependencias públicas incentivarán el uso de documentos
electrónicos, certificados y firmas digitales para la prestación directa de
servicios a los administrados, así como para facilitar la recepción,
tramitación y resolución electrónica de sus gestiones y la comunicación del
resultado correspondiente...".
VIII.-Que
la Junta Administrativa del Archivo Nacional emitió la Directriz N° 29-2007 del
14 de noviembre del 2007, publicada en La Gaceta N° 61 del 28 de marzo
del 2008, denominada "Directriz con las regulaciones técnicas generales y de
acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de
documentos producidos por medios automáticos (los documentos creados en un
ambiente electrónico o que se conserven en un soporte electrónico)", y
mediante la cual se deja sin efecto la anterior Directriz publicada en La
Gaceta N° 221 del 11 de noviembre del 2004.
IX.-Que
conscientes de los beneficios en celeridad y eficiencia que conlleva el uso de
los medios electrónicos en la gestión administrativa y que diferentes
Ministerios utilizan actualmente los medios electrónicos para enviar, recibir y
notificar documentos en general sin ningún inconveniente, es que resulta
necesario emitir un decreto que regule la gestión administrativa digital
interna y externa de las diferentes dependencias de este Ministerio, en línea
con lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2015- 2018 "Alberto Cañas
Escalante" el cual promueve, como uno de sus objetivos, lograr un Gobierno
Electrónico abierto, interconectado, que permita brindar servicios interactivos
de calidad para propiciar la rendición de cuentas, el empoderamiento y
participación de la sociedad civil, a través del desarrollo de aplicaciones que
utilicen las tecnologías de información y comunicación (TIC). Por tanto,
Decretan:
REGLAMENTO
DE NOTIFICACIONES Y
COMUNICACIONES
ADMINISTRATIVAS
EN EL MINISTERIO DE
RELACIONES
EXTERIORES Y CULTO
MEDIANTE CORREO
ELECTRÓNICO
CAPÍTULO I
De los
aspectos generales
Artículo
1°-Ámbito de aplicación. Este Reglamento regula lo referente a la
gestión administrativa, técnica y legal realizada en forma digital por las
diferentes dependencias de este Ministerio, y que se comunica tanto en forma
interna como externa.
En materia
de notificaciones y recepción de documentos digitales que por su naturaleza son
reguladas por ley especial, se realizarán respetando dicha normativa.
Ficha articulo
Artículo
2°-Objetivo. El presente Reglamento tiene como objetivo primordial
establecer una práctica uniforme para el uso de los recursos tecnológicos para
una mayor agilidad y eficiencia en la gestión administrativa, técnica y legal,
por lo que toda Dirección, Departamento, Oficina, Misión Diplomática, Oficina
Consular y Órgano Desconcentrado de este Ministerio, estará autorizado, con
sustento en el presente Reglamento, al trámite de notificación y recepción
mediante correo electrónico de los actos administrativos generados en su
gestión y documentos, siempre que se garantice, la integridad del documento
electrónico, la seguridad del acto de comunicación y/o notificación, el debido
proceso y no se cause indefensión al usuario interno y externo.
Este
reglamento establece estándares generales, sin perjuicio de lo establecido en
otros documentos que los complementan y detallan.
Ficha articulo
Artículo
3°-Prioridad en el uso del correo electrónico para el intercambio de
correspondencia y presentación de trámites, así como solicitudes internas y
externas del Ministerio. Cada Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina,
Misión Diplomática, Oficina Consular y Órgano Desconcentrado de este
Ministerio, mediante la coordinación del Director o Jefe respectivo, procurará
y fomentará dentro de sus políticas, el envío y recepción de documentos y/o
correspondencia mediante el uso de correo electrónico, como medio de
comunicación oficial y de tramitación procedimental interna y externa del
Ministerio.
Ficha articulo
Artículo
4°-Definiciones. Para efectos del presente reglamento, se emplearán las
siguientes definiciones:
a. Administración:
Constituida por cada una de las Direcciones, Departamentos, Dependencias,
Oficinas, Misiones Diplomáticas, Oficinas Consulares y Órganos Desconcentrados
del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.
b. Buzón
y/o cuenta de correo oficial y/o autorizada: Correo electrónico oficial
creado por el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación a solicitud
del jerarca de las Direcciones, Departamentos, Dependencias, Oficinas, Misiones
Diplomáticas, Oficinas Consulares y Órganos Desconcentrados de este Ministerio.
c. Comprobante
de transmisión y/o de envío: Constancia de que el correo electrónico fue
remitido en forma correcta a la cuenta de correo electrónico oficial o la
señalada para tal efecto por el administrado.
d. Dispositivo
electrónico: Se denomina así a todo aquel aparato en el cual se combinen
componentes electrónicos, organizados en circuitos, tales como: computadores
portátiles, agendas electrónicas, teléfonos celulares y dispositivos de
almacenamiento externo.
e. Documento:
Los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, fotocopias
y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o
declarativo, realizado por instituciones o personas físicas, jurídicas,
públicas o privadas.
f. Firma
digital: Entiéndase por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o
lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su
integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al
autor con el documento electrónico.
Una firma
digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un
certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado.
g. Gestión
administrativa: Conjunto de trámites y/o solicitudes tanto físicas como
digitales, y otros medios legales autorizados, ejecutados por los
funcionarios(as) de este Ministerio en ejercicio de sus funciones.
h. Gestionante:
persona física o jurídica que presenta uno o un conjunto de trámites que se
llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto o solicitud
presentada ante la Administración.
i. Infraestructura
tecnológica: Todo lo relacionado con hardware, software, comunicaciones y
seguridad de la información.
j. Información
pública: Aquella información que permite el adecuado control y manejo de
fondos públicos, así como la pertinencia de los servicios públicos que presta
el Ministerio, al facilitar a las y los administrados, ejercer un control de la
legalidad, oportunidad, conveniencia y eficacia de la función administrativa
desplegada por la Institución.
k. Medio
para atender notificaciones: Son aquellos autorizados en la Ley de
Notificaciones Judiciales, tales como, el correo electrónico y fax o por
cualquier otra forma tecnológica autorizada por este Ministerio, que permita la
seguridad del acto de comunicación y confirmación del envío de este.
l. Memoria
removible: Sistema de almacenamiento y transporte personal de datos.
m. Notificación
electrónica: Comunicación de un acto administrativo efectuada mediante el
uso de correo electrónico.
n. Recursos
tecnológicos: Son los componentes o dispositivos tanto de equipo
electrónico (hardware), como de programas (software) o de comunicación, que
permiten a una persona interactuar directa o indirectamente con la información;
ya sea leerla, copiarla, moverla, transmitirla, escucharla o visualizarla. El
recurso informático incluye cualquier dispositivo electrónico, sean propiedad
del Ministerio, arrendada, propios de las y los usuarios, o cualquier otro
medio de adquisición autorizado por la Administración Superior, que ayuden a
las y los usuarios en el desempeño de sus labores.
o. Red
Internacional (Internet): Es un conjunto descentralizado de redes de
comunicación, y de sistemas informáticos independientes. Siendo el WWW una de
las formas más comunes para utilizar la internet.
p. Red
Interna (Intranet): Red privada que se basa en las mismas tecnologías que
Internet, pero restringida para el uso de un grupo de usuarias o usuarios específicos;
por ejemplo, usuarios de una organización, de un edificio o de un conjunto de
oficinas.
q. Sistemas
de comunicación electrónica: Son los dispositivos y programas utilizados
por las y los usuarios para comunicar mensajes, los cuales pueden ser escritos,
de voz o de video. Por ejemplo: correo electrónico, videoconferencias o chat.
r. Usuario
Interno: Funcionarios (as) pertenecientes al Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto.
s. Usuario
externo: Personas físicas y/o jurídicas, que hayan planteado una gestión
por medios físicos o en forma digital ante este Ministerio.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
De la
notificación por medio de correo electrónico
Artículo
5°-Envío y recepción de documentos mediante correo electrónico por parte del
administrado. Quienes intervengan en un proceso o procedimiento
administrativo podrán realizar gestiones ante la Administración, a través de
correos electrónicos, o por otros medios autorizados por la Ley General de la
Administración Pública, la Ley de Notificaciones Judiciales, o este Ministerio,
que permitan el envío de la comunicación y su recepción, sin perjuicio de la
tramitación de las gestiones que se presenten en soporte papel.
Ficha articulo
Artículo
6°-Domicilio electrónico permanente para recibir notificaciones de
procedimientos administrativos. Los funcionarios públicos que laboren en la
Administración, deberán señalar un medio electrónico permanente para recibir
notificaciones, el cual deberá encontrarse debidamente registrado y actualizado
ante la Oficina de Gestión Institucional del Recurso Humano, y será utilizado
exclusivamente para recibir notificaciones que surjan en el marco de
procedimientos administrativos disciplinarios y/o de responsabilidad civil,
incluyendo los actos que decreten medidas cautelares, actos de inicio o
traslados de cargos y actos administrativos finales. Esto, sin perjuicio de
que, durante el trámite del procedimiento administrativo, la parte pueda
aportar otro medio para recibir notificaciones del caso particular.
En caso de
no aportar el medio electrónico permanente para recibir notificaciones, se
tendrá como tal la dirección de correo institucional. Lo anterior, como medio
para garantizar el avance procesal correcto, y el ejercicio adecuado del
derecho de defensa y debido proceso.
Se expedirá
un comprobante o confirmación de envío, el cual garantizará la seguridad y
efectividad de la comunicación y se archivará, como parte de las actuaciones
realizadas, en el expediente administrativo.
Ficha articulo
Artículo
7°-Posibilidad de utilizar medios alternativos. Cualquier interesado(a)
en presentar una gestión ante este Ministerio, podrá solicitar ser notificado
por correo electrónico.
El interesado(a)
podrá señalar los medios legales que considere pertinentes para atender
notificaciones, con un máximo de dos, con la indicación de cuál de ellos se
debe utilizar como principal. Caso contrario, la Administración agotará los
medios aportados. Es indispensable para la Administración agotar los medios
alternativos.
Ficha articulo
Artículo
8°-Validez del documento remitido y recibido mediante correo electrónico. Todos
los documentos enviados y recibidos por correo electrónico y sus archivos
adjuntos, tendrán la validez y la eficacia de documentos físicos originales,
reservándose la Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática,
Oficina Consular y Órgano Desconcentrado, donde se presente la gestión, la
opción de solicitar al gestionante los documentos originales para su respectiva
confrontación, cuando estos no hubiesen sido remitidos con la utilización de la
firma digital. Lo anterior siempre que se cumplan los procedimientos
establecidos para garantizar su autenticidad, su integridad y su seguridad.
Ficha articulo
Artículo
9°-Notificación digital. Los actos administrativos de la Administración
podrán ser notificados mediante correo electrónico, si el (la) interesado(a)
interno o externo, hubiese solicitado tal gestión por este medio. Esta
solicitud podrá ser modificada en cualquier tiempo.
Ficha articulo
Artículo
10.-Requisitos de la notificación digital mediante correo electrónico. La
notificación que realice la Administración, mediante correo electrónico, deberá
contener la siguiente información:
a) En el
asunto deberá indicarse el tipo de gestión interpuesta, el nombre completo del
interesado(a) y el número que identifica el documento, (siglas de la
dependencia y número de consecutivo).
b) El
correo deberá indicar el nombre del funcionario(a) que realiza la notificación.
c) Deberá
notificarse el acto administrativo firmado digitalmente en forma íntegra, para
lo cual deberá adjuntarse el archivo correspondiente.
Ficha articulo
Artículo
11.-Notificación digital nula. Será nula la notificación mediante correo
electrónico contraria a lo previsto en las leyes aplicables y en este
Reglamento. En todo caso, la notificación se refutará como no válida cuando se
le haya causado indefensión a la parte notificada a solicitud de ésta y previa
comprobación de la misma.
En el caso
que la Administración haya detectado el vicio, deberá de oficio, declarar la
nulidad de la notificación y realizar la respectiva notificación como en
derecho corresponda.
Ficha articulo
Artículo
12.-Notificación por correo electrónico que se tiene por realizada. Un
acto administrativo se tendrá por notificado por correo electrónico cuando sin
haber recibido notificación formal alguna, o recibida de manera irregular, el
apercibido se apersone al procedimiento, independientemente de la naturaleza de
su gestión. Los plazos correrán a partir de la notificación a todas las partes.
Si se pide la nulidad, la parte deberá realizar el acto procedimental
correspondiente dentro del plazo legal que se computará en la forma indicada.
La eficacia de este acto quedará sujeta al resultado de la nulidad.
Ficha articulo
Artículo
13.-Sobre el tiempo y plazos para la Administración. Para practicar las
notificaciones previstas en este reglamento, los días y horas serán hábiles,
salvo que la demora pueda causar graves perjuicios a la Administración o al
interesado, o se haga ilusoria la eficacia del acto administrativo, previa
autorización del órgano director.
Los plazos
por días para la Administración incluyen los inhábiles.
Ficha articulo
Artículo
14.-Cómputo del plazo. Cuando se señale el correo electrónico, la
persona se tendrá por notificada el día hábil siguiente del envío, por lo que
el cómputo del plazo otorgado empezará a correr el día hábil siguiente en que
se tuvo por notificado.
Ficha articulo
Artículo
15.-De la imposibilidad del envío de una notificación. Cualquier
imposibilidad con el envío a la cuenta de correo electrónico aportada por el
interesado(a) por causas no imputables a la Administración, es responsabilidad
del interesado(a) que aporta dicha dirección de correo electrónico, para lo
cual deberá dejar constancia de dicha situación.
Ficha articulo
CAPÍTULO
III
De la
acreditación de las cuentas
de correos electrónicos
oficiales
Artículo 16.-Autorización
del correo electrónico oficial de las diferentes dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores y Culto. El Centro de Tecnologías de Información y
Comunicación de este Ministerio será la única competente para:
1. Crear la
cuenta de correo electrónico oficial de la Dirección, Departamento,
Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular y Órgano
Desconcentrado de este Ministerio, por medio de la cual, recibirán y enviarán
en forma digital los documentos.
2. Emitir
las políticas y lineamientos en el uso, la seguridad, el respaldo de la
información y en el mantenimiento de la información digital, en coordinación
con el superior inmediato.
3. Publicar
la lista oficial de las direcciones de correos electrónicos de las diferentes
dependencias en la página web de este Ministerio y mantenerla actualizada.
4.
Acreditar la cuenta de correo oficial solicitada por el superior de la
Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina
Consular y Órgano Desconcentrado de este Ministerio, ya sea por correo
electrónico mediante documento firmado digitalmente, o por documento escaneado
ante el correo electrónico oficial del Centro de Tecnologías de Información y
Comunicación.
5. Validar
la cuenta de correo electrónico presentada por el interesado para acceder a la
notificación por correo electrónico. La solicitud podrá hacerse de manera
verbal con los datos requeridos, mismos que serán establecidos en el "Manual
del Usuario y Políticas del Uso del Correo Electrónico como Medio de
Notificaciones y/o Comunicaciones para el Recibo y Envío de Información
Mediante Correo Electrónico". El Centro de Tecnologías de Información y
Comunicación realizará la prueba respectiva y, de confirmarse la entrega,
ingresará la cuenta autorizada a la lista oficial. La cuenta seleccionada será
responsabilidad del interesado.
6. Publicar
la lista oficial de las direcciones de correos electrónicos de interés de
los(as) usuarios externos(as) y mantenerla actualizada, para la consulta
respectiva.
Únicamente
se puede notificar en la cuenta de correo incluida en la lista oficial.
El
procedimiento para validar las cuentas de correo electrónico será establecido
en los Manuales respectivos emitidos por el Centro de Tecnologías de
Información y Comunicación y publicado en la página Web de este Ministerio.
Ficha articulo
Artículo
17.-Validez de la firma mediante certificado digital. Los documentos
firmados digitalmente tendrán plena validez, de conformidad con la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, su Reglamento y
reformas.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
De la
custodia y responsabilidad de la gestión de
notificación y recepción de
documentos
mediante uso de correo
electrónico
Artículo
18.-Servidor responsable. Cada Dirección, Departamento, Dependencia,
Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular y Órgano Desconcentrado de este
Ministerio que cuente con un buzón de correo oficial, deberá acreditar a dos o
más administradores de dicha cuenta. Estos serán los responsables de mantenerla
actualizada, con las gestiones debidamente diligenciadas y tendrán a cargo la
obligación y responsabilidad de verificar el envío correcto de las
notificaciones, y de la recepción de trámites varios.
La
responsabilidad, seguridad, mantenimiento y funcionalidad de la cuenta de
correo electrónico oficial será exclusivamente de los administradores de la
cuenta.
El
administrador de la dirección de correo electrónico deberá acatar lo dispuesto
en el artículo 10 del presente Reglamento, cumpliendo con lo que se detalla a
continuación:
a. Realizar
en forma oportuna las notificaciones y/o comunicaciones de los actos
administrativos emitidos por la Administración, para lo cual deberá:
1. Indicar
en el asunto de manera clara la documentación que se adjunta y de que se trata.
2. Indicar
el número del acto administrativo que se está comunicando.
3.
Señalar a quién va dirigido.
4. Indicar
en toda notificación o comunicación que remita, su nombre completo, número de
cédula, el cargo que ocupa y la dependencia a la cual pertenece.
5. Firmar
el correo digitalmente.
b.
Verificar mediante el comprobante de la transmisión del correo electrónico, que
las comunicaciones y/o notificaciones hayan sido enviadas, caso contrario
deberá acatarse lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 8687, referente a la
cantidad de intentos e intervalos para enviar el documento hasta el efectivo
cumplimiento de la transmisión, así como lo correspondiente a la notificación
automática.
En caso de
haber señalado medio alternativo para atender notificaciones se podrá realizar
la notificación en dicho medio.
c.
Verificar que el correo electrónico contenga en sus adjuntos todos los
documentos digitales a notificar o comunicar y que estos se encuentren
completos.
d. Llevar
un registro (archivo digital) de las comunicaciones electrónicas recibidas y
enviadas incluyendo la confirmación de entrega, para lo cual deberá acatar las
disposiciones de la Dirección General del Archivo Nacional, y su Junta
Administrativa, así como de la Sección de Archivo Central Institucional del
Departamento de Servicios y el Centro de Tecnologías de Información y
Comunicación de este Ministerio, así como de los respectivos respaldos de dicha
información.
e.
Comunicar a quien corresponda la confirmación del envío, para que se continúe
con el trámite administrativo correspondiente.
f.
Comunicar cualquier problema o falla que se presente en la infraestructura
tecnológica que soporta el sistema de envío de notificaciones y en el uso de la
cuenta oficial a la Mesa de Servicio del Centro de Tecnologías de Información y
Comunicación de este Ministerio, para lo cual se deberá levantar un acta de
dicha situación. Dicha acta podrá ser levantada en forma digital siempre y
cuando conste en ella la firma digital de los funcionarios que la suscriben.
Ficha articulo
Artículo
19.-Interrupción del sistema. Cuando el sistema de envío del correo
electrónico de notificaciones o del servidor emisor se interrumpa por cualquier
motivo, la notificación se hará una vez restablecido el sistema o bien en caso
de urgencia se podrá realizar la notificación por otros medios previstos en la
Ley.
Ficha articulo
Artículo
20.-Documentos de gran volumen. Los documentos adjuntos en el correo
electrónico no podrán superar los 7 megabytes. Asimismo, la Administración
deberá tomar las previsiones respectivas cuando existan documentos que en razón
de que superen el tamaño permitido, ilegibilidad o cualquier otro motivo,
impidan su digitalización, para lo cual deberán gestionar el envío físico
respectivo.
Ficha articulo
Artículo
21.-Control interno. El superior de la Dirección, Departamento,
Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular u Órgano
Desconcentrado de este Ministerio, deberá prever los controles
correspondientes, para garantizar que los funcionarios(as) responsables puedan
dar el seguimiento de documentos que se reciben, notifiquen y/o comuniquen
mediante correo electrónico.
Ficha articulo
Artículo
22.-Manual de Procedimientos. El proceso de comunicación y/o
notificación por medio del correo electrónico debe estar contemplado en el
Manual de Procedimientos de la Dirección, Dependencia, Departamento, Oficina,
Misión Diplomática, Oficina Consular y Órgano Desconcentrado correspondiente,
que estará disponible en la página web de este Ministerio.
Toda Dirección, Dependencia,
Departamento, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular u Órgano
Desconcentrado de este Ministerio que notifique digitalmente será la
responsable a través del administrador de la cuenta, de velar por el adecuado
archivo y custodia de los documentos digitales de conformidad con lo señalado
por la Dirección General del Archivo Nacional, y su Junta Administrativa como
entes rectores en la materia, así como de la Sección de Archivo Central
Institucional del Departamento de Servicios Generales y el Centro de
Tecnologías de Información y Comunicación de este Ministerio.
Ficha articulo
Artículo
23.-Notificación a disposición del interesado. El acto administrativo
notificado, deberá estar a disposición del interesado por medios digitales en
la respectiva Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión
Diplomática, Oficina Consular u Órgano Desconcentrado de este Ministerio que lo
tenga bajo custodia.
Ficha articulo
Artículo
24.-Respaldos y custodia de información electrónica. Será obligación y
responsabilidad del Centro de Tecnologías de Información y Comunicación de este
Ministerio realizar los almacenamientos de la información y respaldos de los
archivos digitales de cada una de las respectivas Direcciones, Departamentos,
Dependencias, Oficinas, Misiones Diplomáticas, Oficinas Consulares y Órganos
Desconcentrados de este Ministerio, para preservar la seguridad de la
información digital, debiendo tener planes de evaluación y ejecución periódica,
de los controles asociados al almacenamiento de la información y hacer las
modificaciones necesarias para la implementación de las mejoras requeridas.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
Del correo
electrónico institucional
Artículo
25.-Dirección de correo institucional. La dirección de correo
electrónico institucional de cada funcionario (a), es válida y oficial para
toda comunicación que cualquier dependencia del Ministerio le realice ante una
gestión personal que como funcionario (a) de este Ministerio, interponga en
resguardo de sus derechos laborales, en este caso siempre que este lo haya
autorizado.
Lo anterior
no es impedimento para que el funcionario (a) pueda aportar cualquier otra
dirección de correo electrónico personal para sus trámites laborales.
El
domicilio electrónico permanente registrado servirá para la primera
notificación que surja en los procedimientos administrativos disciplinarios y/o
de responsabilidad civil, según lo dispuesto en el artículo 6.
Ficha articulo
Artículo
26.-Remisión enviada por error. Si una Dirección, Departamento,
Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina Consular u Órgano
Desconcentrado de este Ministerio, recibe por error en la cuenta oficial una
gestión que no es de su competencia, deberá en un plazo máximo de 8 horas
hábiles contados a partir del recibo de la información, reenviarlo a aquélla
que por competencia legal, le corresponde conocer y resolver el asunto, con la
respectiva copia o comunicación al gestionante. En caso de que la gestión
corresponda a otro ente u órgano externo a este Ministerio, se procederá a
remitir la gestión dentro del plazo de 3 días hábiles, contados a partir del
conocimiento de la gestión, mediante los mecanismos permitidos por el ente u
órgano externo ya sea en físico o en forma digital.
Ficha articulo
Artículo
27.-Notificación realizada de forma errónea o incompleta. Si por error de la
Administración se enviara una notificación por correo electrónico a un destinatario
que no corresponde, en el momento en que se determine el error, el
funcionario(a) encargado(a) deberá de inmediato proceder con la notificación de
correo electrónico al destinatario correcto, dejando la debida constancia de la
diligencia realizada.
El acto se
tiene por notificado al día siguiente hábil a aquel en que quede registrado el
envío al destinatario correcto, en el buzón del sistema, salvo norma especial.
La
Dirección, Departamento, Dependencia, Oficina, Misión Diplomática, Oficina
Consular u Órgano Desconcentrado de este Ministerio que haya comunicado o
notificado por correo electrónico un acto administrativo, cuyo archivo
electrónico estuviera incompleto, está en la obligación de remitir nuevamente
la comunicación correspondiente en forma completa, cuando el destinatario le
haga saber tal situación. Si la Administración detecta el error antes de la
comunicación del destinatario, enmendará el error de inmediato, realizando de
nuevo la comunicación y/o notificación y los plazos comenzarán a computarse a
partir del día hábil siguiente a aquél en que se tuvo por notificado.
Ficha articulo
Artículo
28.-Archivo definitivo de información electrónica. El Archivo Central
Institucional del Departamento de Servicios Generales, conjuntamente con el
Centro de Tecnologías de Información y Comunicación, ambas de este Ministerio,
serán las encargadas del archivo definitivo de la documentación electrónica
objeto de este Reglamento, de conformidad con las normas y directrices dictadas
por la Dirección General del Archivo Nacional. No obstante, la Administración
deberá cumplir con la normativa de archivo vigente en cuanto a los "archivos de
gestión".
Ficha articulo
Artículo
29.-Disponibilidad del Manual de Procedimientos y Políticas en la página web.
Todos los usuarios de este Reglamento deberán observar, aplicar y acatar las
directrices y políticas establecidas en el "Manual del Usuario y Políticas del
Uso del Correo Electrónico como Medio de Notificaciones y/o Comunicaciones para
el Recibo y Envío de Información mediante Correo Electrónico" que para tal
efecto emita el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación, y que se
encontrará disponible en la página web de este Ministerio, de conformidad con
el Transitorio IV de este Reglamento.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
De la
presentación de trámites y/o solicitudes
mediante correo electrónico
Artículo
30.-Manual del usuario. El usuario interno y/o externo al presentar
trámites y/o solicitudes ante este Ministerio por medio de correo electrónico,
deberá respetar los lineamientos y especificaciones contenidas en el "Manual
del Usuario y Políticas del Uso del Correo Electrónico como Medio de
Notificaciones y/o Comunicaciones para el Recibo y Envío de Información
mediante Correo Electrónico" puesto a disposición en la página web de este
Ministerio, de conformidad con los transitorios I y IV del presente Reglamento.
Ficha articulo
CAPÍTULO
VII
Disposiciones
finales
Artículo
31.-Sanciones. El funcionario(a) que incurra en una eventual
irregularidad en el ejercicio de las funciones establecidas en el presente
Reglamento, se hará acreedor de la sanción que corresponda, en respeto a la
normativa de empleo público vigente, previo debido proceso.
Ficha articulo
Artículo
32.-Recepción de documentos. El procedimiento de recepción de documentos
mediante correo electrónico y de notificación de actos administrativos por esta
misma vía, deberá estar contenido en los Manuales de Procedimientos de las
diferentes dependencias de este Ministerio.
Hasta tanto no esté disponible en
la página web del Ministerio, el "Manual del Usuario y Políticas del Uso del
Correo Electrónico como Medio de Notificaciones y/o Comunicaciones para el
Recibo y Envío de Información Mediante Correo Electrónico", se podrá enviar y
recibir información tanto para el usuario interno como externo, de correos
electrónicos que no contengan archivos que sobrepasen en la totalidad del
correo electrónico los 15 megas. Los formatos de archivos que se podrán enviar
serán doc, text, docx, pdf, jpg, tiff y xps.
Ficha articulo
Artículo 33.-Cuentas
de correos electrónicos oficiales. El Centro de Tecnologías de Información y Comunicación tendrá un mes a
partir de la entrada en vigencia del presente Reglamento, para publicar en la
página web del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, las cuentas de
correos electrónicos oficiales de todas las Direcciones, Departamentos,
Dependencias, Oficinas, Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de este
Ministerio solicitadas a ese momento.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43313 del 22 de
octubre del 2021)
Ficha articulo
Artículo
34.-Lineamientos para el archivo de documentación. La Sección de Archivo
Central Institucional del Departamento de Servicios Generales, conjuntamente
con el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación ambas de este
Ministerio, tendrán un plazo de tres meses a partir de la entrada en vigencia
de este Reglamento, para emitir los lineamientos a todas las dependencias de
este Ministerio para el archivo de la documentación recibida mediante correo
electrónico, con el objetivo de lograr una uniformidad en el archivo de la
documentación electrónica en respeto de los lineamientos que al efecto haya
emitido el Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo
35.-Plazo de publicación del Manual del usuario. El Centro de
Tecnologías de Información y Comunicación de este Ministerio tendrá un plazo de
seis meses a partir de la publicación de este Reglamento, para poner a
disposición de los usuarios internos y externos el "Manual del Usuario y
Políticas del Uso del Correo Electrónico como Medio de Notificaciones y/o
Comunicaciones para el Recibo y Envío de Información Mediante Correo
Electrónico", en la página web de este Ministerio, así como el mecanismo
mediante el cual se valide la cuenta del usuario externo.
Ficha articulo
Artículo
36.-Deber de aportar medio para notificaciones. En apego de lo dispuesto
por el artículo 6, a partir de la entrada en vigencia del presente Reglamento, los
funcionarios públicos que laboren para la Administración deberán aportar medio
para recibir notificaciones de procedimientos administrativos disciplinarios
y/o de responsabilidad civil, en el plazo impostergable de un mes calendario.
Vencido dicho plazo sin aportar medio para recibir notificaciones, se tendrá
como medio oficial la dirección de correo institucional, sin perjuicio que el
titular pueda modificarlo ulteriormente.
En el caso
de los funcionarios públicos que inicien labores para la Administración, estos
deberán aportar medio para recibir notificaciones para los propósitos
señalados, en el plazo de un mes calendario, computado desde la fecha en que
inicie su nombramiento. Igualmente, vencido dicho plazo sin aportar medio para
recibir notificaciones, se tendrá como medio oficial la dirección de correo
institucional, sin perjuicio que el titular pueda modificarlo ulteriormente.
Ficha articulo
Artículo 37.-Vigencia. Rige seis meses posteriores a su publicación
en el Diario Oficial La Gaceta.
Dado en la Presidencia de la República.-San José, a las
once horas del día veintisiete de agosto del dos mil veinte.
Ficha articulo
Fecha de generación: 9/2/2025 09:00:23