Artículo 2°-Definiciones. Para la aplicación del presente Reglamento se tendrán en cuenta las siguientes definiciones adicionales a las establecidas en el artículo 4º de la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo Nº 8488:

a) Alerta: Estado de vigilancia o atención basado en señales de aviso, ante sucesos consumados o escenarios probables que pueden derivar en una situación de emergencia. Tal estado permite la aplicación de procedimientos predefinidos para el monitoreo del fenómeno generador, el incremento, la vigilancia en los sitios de peligro, la intensificación de las medidas de precaución y la activación gradual y escalable de las autoridades y la población, según la evolución de los hechos.

b) Atención de Emergencia: Conjunto de acciones inmediatas a la ocurrencia de una emergencia (un suceso) que procuran el control de la situación, para salvaguardar obras y vidas, evitar daños mayores y estabilizar el área de la región impactada directamente por la emergencia. Estas acciones pueden ejecutarse en condiciones de emergencia no declaradas, bajo el régimen ordinario de la acción pública y en condiciones de estado de emergencia, que suponen un estado de excepción a la operación del Estado.

c) Centro de Operaciones Regional Municipal: Es la forma de organización que adoptan los comités municipales de emergencia para tomar las decisiones y dirigir las operaciones en caso de situaciones de emergencia; reúne a las instituciones de primera respuesta e instituciones de apoyo, públicas o privadas, pertenecientes al comité y está regulado por disposiciones de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.

d) Centro de Operaciones de Emergencia Nacional (COE): Es la instancia permanente de coordinación, adscrita a la Comisión; reúne en el nivel nacional todas las instituciones públicas y los organismos no gubernamentales que trabajan en la fase de primera respuesta a la emergencia. Su responsabilidad es preparar y ejecutar, mediante procedimientos preestablecidos, labores coordinadas de primera respuesta ante situaciones de emergencia. Constituyen este Centro representantes designados por el máximo jerarca de cada institución que ejerzan al menos cargos con nivel de dirección. La coordinación del COE la ejerce un funcionario de la CNE con un cargo igual al de los demás representantes. El esquema de organización del COE es el mismo con que deben operar los comités regionales de emergencia para la administración de las operaciones de emergencia.

e) Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias: Órgano de desconcentración máxima adscrito a la Presidencia de la República, que funge como entidad rectora en lo que se refiera a la prevención de riesgos y a los preparativos para atender situaciones de emergencia y que por mandato de Ley le corresponde además la coordinación, la dirección y el control de la atención de las emergencias declaradas así por el Poder Ejecutivo. Para efectos de este reglamento será identificada además con las siglas CNE.

f) Comunidad: Es una colectividad humana que habita un espacio geográfico determinado, constantemente influenciado por fenómenos sociales y ambientales que constituyen una realidad común y conforman una identidad, un sentido de pertenencia e intereses comunes, a la vez que una diversidad interna de condiciones y expectativas de vida. La comunidad constituye también un sistema que es condicionado por un sistema institucional superior y geográficamente más amplio, formalmente regulado por las instituciones públicas, incluido el gobierno local. En el caso de Costa Rica la comunidad puede ser igual o menor respecto del nivel político administrativo de distrito y mayor o igual que un poblado.

g) Dirección de Gestión de Riesgo (DGR): Órgano de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, encargado de planificar el desarrollo del Sistema Nacional de Gestión de Riesgo, evaluar los resultados sustantivos de manera integral, así como promover la articulación interinstitucional y local para la implementación y ejecución de las acciones en gestión del riesgo. Sus funciones abarcan la coordinación del COE y funge como superior jerárquico de la Unidad de Gestión de Operaciones.

h) División Regional: División Regional del Territorio de Costa Rica, para los efectos de investigación y planificación del desarrollo socioeconómico regulada en el artículo 1 del decreto ejecutivo N° 16068-MIDEPLAN del 26 de marzo de 1985 y sus reformas.

i) Emergencias locales y menores: Son aquellos sucesos de carácter súbito y en ocasiones previsibles pero inevitables, con riesgo para la vida, la salud y la seguridad de los habitantes y sus bienes, que provocan además daño a la infraestructura e interrupción de los servicios básicos, así como al medio ambiente, que por la alta frecuencia con que ocurren o la seria afectación que provocan a las comunidades demandan un servicio humanitario de primer impacto.

j) Coordinador (a) Regional: funcionario de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, designado por la Unidad de Gestión de Operaciones y la Dirección de Gestión de Riesgo como representante institucional para la coordinación de acciones operativas en preparativos y respuesta de emergencias a nivel regional, municipal y local mediante la articulación de las acciones de diversas instituciones.

k) Puesto de Mando: Es la forma de organización próxima al lugar de la emergencia, desde donde se dirigen y coordinan las operaciones que desarrollan los diferentes grupos de intervención en el campo, basados en órdenes que emanan de un nivel central. El puesto de mando también cumple la función de enlace con los sistemas de apoyo a efectos de proporcionar información y movilizar los recursos necesarios para el éxito de las operaciones.

l) Sistema de Comando de Incidentes (SCI): Es un modelo de ordenamiento organizacional predefinido que delimita en forma clara y sencilla las responsabilidades y distribución  de roles para todos los agentes que intervienen, dispone la forma de uso de los recursos para una ejecución efectiva de las operación y el óptimo rendimiento de los mismos, que combina instalaciones, equipamiento, personal, procedimientos, protocolos y comunicaciones, con el propósito de controlar la situación generada por un evento, incidente u operativo de emergencia.

m) Subsistema de Preparativos y Respuesta: Es un sistema de menor nivel del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo, responsable de preparar y ejecutar, mediante procedimientos preestablecidos labores coordinadas de primera respuesta ante situaciones de emergencia. Por su medio se organizan los actores y articulan las acciones identificadas en el Plan Nacional de Gestión del Riesgo del ámbito de gestión de Preparativos y Respuesta, para facilitar su conducción, ejecución y evaluación. El Subsistema lo coordina el COE y es integrado, además, por los comités de emergencia, organismos públicos y privados, programas y procesos afines que operan de manera independiente respecto de los otros subsistemas, así como cualquier otra instancia de coordinación que la CNE constituya, relacionada con labores de respuesta a emergencias.

n) Unidad de Gestión de Operaciones (UGO). Unidad de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias encargada de ejecutar de manera oportuna las acciones institucionales para la atención de las emergencias.

Artículo 3º-Principios. Además de los principios definidos en la Ley N° 8488 y la Política Nacional de Gestión del Riesgo, para la actuación de los comités de emergencia se reconocen los siguientes:

a) Accesibilidad: Acceso en igualdad de condiciones de todas las personas al entorno físico, el transporte, la información, las comunicaciones, los sistemas, las tecnologías de la información, así como a servicios e instalaciones públicos en zonas urbanas como rurales. Incluye la identificación y eliminación de barreras.

b) Igualdad de oportunidades: Reconoce la importancia de las diversas necesidades individuales y colectivas como base de la planificación de la sociedad, para asegurar mediante el empleo de los recursos el disfrute de iguales oportunidades de acceso y participación, manteniendo presente criterios de equidad y equilibrio, comprensivo que las circunstancias y capacidades no son iguales para todos.

c) Inclusión: Acceso proporcional y equitativo a los servicios, implica crear oportunidades para la participación en el diseño, toma de decisiones, planificación, implementación, monitoreo y evaluación de acciones.

d) Protección: Garantizar el goce pleno de los derechos humanos: procurar un entorno que respete la dignidad, evitar patrones de abuso, restablecer condiciones de vida digna y generar condiciones de exigibilidad y restitución de derechos.

CAPÍTULO II

Atribuciones o facultades y responsabilidades

de la Comisión Nacional de Prevención

de Riesgos y Atención de Emergencias

Artículo 4°-Atribuciones o Facultades. Las atribuciones o facultades de la CNE en relación con la conformación y funcionamiento de los comités de emergencia son las siguientes:

a) Conformar los comités de emergencia en todos los niveles territoriales, según los términos del presente reglamento.

b) Validar la organización y la integración de los comités de emergencia, para lo cual deberá mantener un registro que será actualizado y sometido a conocimiento de la Junta Directiva, en el mes de junio de cada año. Este registro debe ser de acceso público, mediante la página web de la institución y cualquier otro medio.

c) Establecer las regulaciones atinentes al uso de signos externos por parte de los Comités de Emergencia de modo que se respete la línea de marca institucional de la CNE.

d) Asegurar la aplicación de procedimientos de respuesta a emergencia por parte de los comités de emergencia, bajo criterios de eficiencia, eficacia y transparencia.

e) Ejercer el control administrativo sobre los recursos que dispongan los comités de emergencia, aún y cuando estos sean aportados por organismos diferentes a la CNE.

f) Nombrar custodios para la administración de todos los recursos que reciban los comités de emergencia, tanto por parte de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias como de cualquier otra fuente. Dicha designación podrá ser realizada de forma temporal por las autoridades a cargo de los activos de la CNE y será definida de forma permanente a través de la coordinación regional designada.

g) Ejercer el mando único de las operaciones que realizan los comités en caso de emergencia.

h) Solicitar información sobre el estado de situación ante cualquier operación de emergencia que realicen los comités, para lo cual dispondrá de procedimientos y formatos preestablecidos.

i) Solicitar un informe anual de labores de los comités, como insumo para el Foro Nacional sobre el Riesgo. Este informe se debe presentar en el mes de mayo de cada año, por medio de la herramienta de monitoreo y seguimiento del SNGR que aplica la Unidad de Desarrollo Estratégico.

j) Activar a los comités bajo procedimientos de alerta o con motivo de situaciones excepcionales que demanden dicha activación de manera precautoria.

k) Intervenir a los comités de emergencia en caso de incumplimiento del presente reglamento.

l) Resolver en primera y segunda instancia cualquier conflicto relacionado con la conformación de los comités de emergencia.

Artículo 5°-Responsabilidades de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias en el funcionamiento de los comités de emergencia:

a) Elaborar, actualizar y divulgar el Manual de Procedimiento de los Comités de Emergencia.

b) Mantener un programa permanente de asesoría que incluya la formación y capacitación a los integrantes de los comités, orientados por los fines y principios de la Ley, así como la finalidad del presente reglamento.

c) Apoyar a los comités de emergencia en la generación de condiciones y capacidades para la aplicación del Manual de Procedimiento de los Comités de Emergencia.

d) Recibir y tramitar las solicitudes de los comités de emergencia.

e) En caso de emergencia brindar la información disponible, asesoría técnica y apoyo logístico necesario para lograr el rápido control de la situación.

f) Asignar suministros y equipos para la asistencia humanitaria.

g) Brindar apoyo con los recursos necesarios para la buena operación de los COE regionales, municipales y puestos de mando.

h) Es responsabilidad de la CNE desde la Unidad de Gestión de Operaciones y la Dirección de Gestión del Riesgo, nombrar al coordinador (a) regional a cargo de cada una de las regiones establecidas.

CAPÍTULO III

De la conformación y funcionamiento de los comités

regionales, municipales, distritales y comunales

de emergencias

Artículo 6°-Comités de Emergencia: Son las instancias permanentes de coordinación para atender emergencias en los niveles regional, municipal, distrital-comunal. Los comités se organizan para articular a los actores de los distintos niveles territoriales dentro del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo.

Los comités de emergencia están conformados por representantes con mayor nivel de autoridad de la institución en la zona de cobertura del comité y su participación es considerada parte de sus responsabilidades ordinarias, por lo que su participación es oficial y nunca se entenderá como de carácter personal. También pueden participar en los comités, representantes del sector privado, organismos no gubernamentales y la sociedad civil organizada.

Artículo 7°-Comité Regional de Emergencia, en adelante CRE. Los CRE serán conformados por los directores o jefes regionales de las instituciones públicas y los representantes privados, civiles y no gubernamentales, con cobertura en ámbito de cobertura regional. Las regiones del país en que se organizan los comités regionales tendrán concordancia con el sistema de regionalización dispuesto por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, a saber, Región Central, Región Chorotega, Región Huetar Caribe, Región Huetar Norte, Región Pacífico Central y Región Brunca con las excepciones siguientes:

a) La región Central se subdivide en cuatro Subregiones denominadas:

i. San José Este: conformada por los cantones Central, Coronado, Curridabat, Desamparados, Goicoechea, Montes de Oca, Moravia y Tibás.

ii. San José Oeste: conformada por los cantones Acosta, Alajuelita, Aserrí, Escazú, Mora, Puriscal, Santa Ana y Turrubares.

iii. Alajuela: conformada por los cantones: Central, incluyendo los distritos San Miguel y Sarapiquí, Atenas, Grecia, Naranjo, Palmares, Poás, San Ramon, Sarchí y Zarcero.

iv. Cartago: conformada por los cantones Central, Alvarado, El Guarco, Jiménez, La Unión, Oreamuno, Paraíso, Turrialba y los cantones de Tarrazú, Dota y León Cortés de la provincia de San José.

v. Heredia: conformada por los cantones Central, Barva, Belén, Flores, Santa Bárbara, San Isidro, San Pablo, San Rafael, Santo Domingo y Sarapiquí.

b) En la región Huetar Norte se exceptúan los distritos San Miguel Sarapiquí del Cantón Central de Alajuela y el cantón de Sarapiquí de la Provincia de Heredia y se incluye al cantón de Rio Cuarto de Alajuela.

Artículo 8°-Organización de los Comités Regionales de Emergencia. La organización interna de los CRE consistirá en:

I. Una coordinación general que será ejercida por el funcionario o funcionaria de la CNE UGO.

II. Una subcoordinación.

III. Secretaría

IV. Áreas funcionales del COE (Gestión de Información, Manejo Operativo y toma de decisiones.).

V. Mesas operativas que responden en el nivel regional al mismo esquema de organización y actividades de las mesas del COE.

El CRE operará con la presencia de las coordinaciones de las mesas operativas y bajo coordinación general del funcionario o funcionaria de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias de mayor rango designado por la Dirección de Gestión de Riesgos y la Unidad de Gestión de Operaciones para la atención de la región. El resto de los representantes de organizaciones se integrarán a las mesas operativas, de acuerdo con la afinidad.

Las formalidades y detalles relacionadas con las mesas operativas serán definidas en el "Manual de Procedimientos para Comités de Emergencias".

                    Las funciones específicas de los CRE son:

i. Actuar como instancia de coordinación del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo, en el nivel regional, como parte del Subsistema de Preparativos y Respuesta.

ii. Propiciar la participación de los colaboradores y colaboradoras de las instituciones, en los CME.

iii. Elaborar un Plan de Trabajo anual, para el desarrollo de actividades de fortalecimiento de capacidades en la región; esto en coordinación con la CNE y apoyo de recursos de todas las instituciones, por la vía ordinaria de operación o el aporte de organismos donantes. Para tal fin deberán considerar los contenidos de la política y Plan Nacional de Gestión del Riesgo, y las disposiciones del Plan Nacional de Respuesta.

iv. Elaborar el Plan de Emergencias Regional que incluya los Planes de Emergencia de los CME en su área de cobertura.

v. Designar una sede permanente y dos alternas para sus reuniones y el funcionamiento del COE Regional.

vi. Asumir la coordinación de la atención de emergencias con cobertura regional o bajo alerta de la CNE, mediante la integración del COE, incluida la activación de las mesas operativas.

vii. Desarrollar un inventario periódico de los recursos públicos de la región, estableciendo mecanismos que faciliten el acceso rápido a los mismos por parte de los CME, en situaciones de emergencia.

viii. Realizar reuniones periódicas ordinarias y extraordinarias. La frecuencia de las sesiones ordinarias deberá ser de al menos una vez por mes. En forma extraordinaria se reunirán por convocatoria de la coordinación regional.

ix. Realizar un informe anual, en el cual se detallen las acciones ejecutadas por el comité en el cumplimiento de sus funciones legales y reglamentarias. El informe deberá rendirse ante la Dirección de Gestión del Riesgo (en adelante DGR), con el fin de que se incorporen sus resultados en el informe de la CNE, al Foro Nacional sobre el Riesgo.

Artículo 9°-Comité Municipal de Emergencia, en adelante CME. Para la conformación de los CME se establece lo siguiente:

a) Los CME serán conformados por las personas con mayor autoridad de las instituciones públicas en el cantón, así como los representantes privados, civiles y no gubernamentales descritos en el artículo 4°. Cada cantón e intendencia municipal tendrá un CME.

b) La organización interna de los CME consiste en:

i. Una coordinación,

ii. Una sub - coordinación

iii. Una Secretaría

iv. Áreas funcionales del COE (Gestión de Información, Manejo Operativo y toma de decisiones.)

v. Mesas operativas que responden en el nivel regional al mismo esquema de organización y actividades de las mesas del COE.

vi. La coordinación del CME recae en la persona que ocupe la alcaldía o intendencia municipal, pudiendo esta delegar la responsabilidad en un (a) funcionario (a) municipal con facultades y poderes suficientes en la estructura administrativa municipal, estableciéndose como primera prioridad de suplencia la persona que ejerza la Vice- alcaldía o bien funcionarios con rango de jefatura o dirección. No corresponderá el nombramiento de asesores o colaboradores voluntarios.

vii. El puesto de sub - coordinación, será acordado por votación de mayoría simple entre todos los miembros que conforman el CME, presentes en la sesión convocada para ello por parte del funcionario o funcionaria designado como coordinación regional de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, quien presidirá y salvo en los casos de nueva conformación, será actualizada cada dos años en todas las regiones, en el mes marzo, iniciando a partir de la aprobación de este reglamento. El resto de los representantes de organizaciones se integrarán a las áreas de trabajo.

viii. Las formalidades y detalles relacionadas con el procedimiento de votación para la designación de la sub - coordinación y la acreditación de los integrantes de las áreas de trabajo, así como las actividades de éstas, serán definidas en el "Manual de Procedimientos para Comités de Emergencias".

c) Las funciones específicas de los CME son:

i. Actuar como instancia de coordinación del Sistema Nacional de Emergencia en el nivel cantonal, como parte del Subsistema de Preparativos y Respuesta.

ii. Elaborar un ¨Plan de Trabajo anual", para el desarrollo de actividades de fortalecimiento de capacidades en el cantón; esto en coordinación con la CNE y apoyo de recursos de todas las instituciones, por la vía ordinaria de operación o el aporte de organismos donantes. El plan debe considerar la intervención de todas las instituciones públicas, privadas, organismos no gubernamentales y sociedad civil que operan el cantón, así como la articulación de los comités distritales de emergencia y comités comunales de emergencia. Para tal fin deberán considerar los contenidos de la Política y Plan Nacional de Gestión del Riesgo, y las disposiciones del Plan Nacional de Respuesta. El plan de trabajo anual debe integrarse al plan de emergencias que desarrolle el CME.

iii. Elaborar el Plan de Emergencias Municipal que incluya los Planes de Emergencia de los CCE en su área de cobertura cantonal.

iv. Promover la organización de los comités distritales y comunales de emergencia, manteniendo un registro constante de su conformación y el acompañamiento necesario mediante actividades de capacitación y asesoría técnica que pueden ser respaldadas por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias u otros organismos, preferiblemente bajo control del CME.

v. Promover la instalación de sistemas de alerta temprana en sitios bajo amenaza y mantener el control de la organización local relacionada con estos.

vi. Designar una sede permanente y dos alternas para sus reuniones y el funcionamiento del CCO.

vii. Asumir la coordinación de la atención de emergencias con cobertura cantonal o bajo alerta de la CNE, mediante la integración del COE Municipal, debe operar para las acciones Control de operaciones de la emergencia y bajo el modelo SCI se establecerá el mando en la escena con las instituciones de primera respuesta.

viii. Desarrollar un inventario periódico de los recursos públicos del cantón o intendencia, estableciendo mecanismos que faciliten el acceso rápido a los mismos por parte de los CME, en situaciones de emergencia.

ix. Realizar reuniones periódicas ordinarias y extraordinarias. La frecuencia de las sesiones ordinarias deberá ser de al menos una vez por mes. En forma extraordinaria se reunirán por convocatoria del coordinador del comité.

x. Realizar ejercicios de simulación y simulacros para evaluar los procedimientos de respuesta.

Artículo 10.-Comité Distrital de Emergencia, en adelante CDE. En aquellos distritos del territorio nacional en que se haya designado un consejo municipal de distrito y electo un intendente municipal de conformidad con la Ley N° 8173 del 10 de enero de 2002, se conformarán Comités Distritales de Emergencia, los cuales funcionarán bajo la misma estructura, responsabilidades y funciones de los Comités Municipales de Emergencia, y cuya coordinación recaerá en el Intendente de Distrito. A los Comités Distritales de Emergencia les son aplicables todas las regulaciones propias del Comité Municipal de Emergencias.

Artículo 11.-Comité Comunal de Emergencia, en adelante CCE. Para la conformación de los CCE se establece lo siguiente:

a) Los CCE serán conformados por representantes de organizaciones de la sociedad civil presentes en las comunidades, incluidas las formas de organización existentes en los territorios indígenas, las organizaciones no gubernamentales y empresa privada. En todos los casos, su participación se considera voluntaria, pero supeditada a la planificación, procedimientos de respuesta de los CME y disposiciones normativas de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.

b) La organización interna de los CCE consiste en:

i. Un comité ejecutivo, conformado por una coordinación, una sub - coordinación y una Secretaría.

ii. Áreas funcionales del COE (Gestión de Información, Manejo Operativo y toma de decisiones.) en las que participarán todos los integrantes del CCE.

c) La conformación del comité ejecutivo, incluida la coordinación la sub-coordinación y secretaría, será acordada por votación de mayoría simple entre todos los miembros del comité presentes, en la sesión convocada para ello, por parte del comité ejecutivo del CME respectivo, quien presidirá con presencia de al menos uno de sus integrantes y salvo en los casos de nueva conformación, será actualizada cada dos años, en el mes marzo, iniciando a partir de la aprobación de este reglamento. El resto de los representantes de organizaciones se integrarán a las áreas de trabajo. Esta votación y la disposición final de la estructura del CCE será confirmada por la persona representante del comité ejecutivo del CME, debiendo documentar la conformación y notificarla de manera inmediata ante el representante de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias que atiende a los comités de emergencia en la región a la que pertenece la municipalidad, para su acreditación.

d) Las funciones específicas de los CCE son:

i. Actuar como instancia de coordinación del Sistema Nacional de Emergencia en el nivel comunal, como parte del Subsistema de Preparativos y Respuesta.

ii. Apoyar en el nivel comunal la aplicación del Plan de Trabajo anual del CME, para lo cual deberá mantener estrecha coordinación y en situaciones de emergencia supeditarse a las disposiciones de este. Los CCE estarán en posibilidad de elaborar sus propios planes de trabajo, pero siempre articulado al Plan anual del CME.

iii. Elaborar el Plan de Emergencias Comunal según el plan de trabajo establecido en el CME.

iv. Designar una sede para el funcionamiento del Puesto de Mando en situaciones de emergencia.

v. Asumir la coordinación de la atención de emergencias con cobertura comunal o bajo alerta de la CNE, mediante la integración del Puesto de Mando.

vi. Promover actividades de capacitación, divulgación e información sobre amenazas y vulnerabilidad, preparativos y respuesta dirigidos a la población de su zona de cobertura, tendentes a una respuesta oportuna y eficaz en situación de emergencia.

vii. Promover actividades de intercambio y fortalecimiento de la organización comunitaria, procurando la generación redes de apoyo entre las organizaciones presente en la comunidad, e incluso en los niveles del distrito y el cantón.

viii. Participar activamente en la instalación y operación de sistemas de alerta temprana.

ix. Realizar al menos una reunión ordinaria cada mes y reuniones extraordinarias cuando el coordinador del comité lo considere necesario.

x. Promover la identificación de los sitios de amenaza y las vulnerabilidades de su comunidad con el fin de establecer acciones de preparativos y respuesta. La información debe ser canalizada a los CME a efectos de que se dé a conocer a las instituciones, para que implementen las acciones de reducción del riesgo pertinentes, acorde a competencias.

xi. Promover la elaboración de planes familiares de emergencia en el área de cobertura.

xii. Ejecutar las acciones de respuesta en caso de emergencia en la comunidad, procurando la movilización y asistencia oportuna de las personas y animales en zonas de probable afectación.

xiii. Presentar informes anuales al CME los cuales deberán ser presentados en los primeros quince días del mes enero de cada año.

xiv. Apoyar al CME en los controles de los recursos estatales y no estatales, utilizados para la atención de la emergencia y la posterior recuperación, para que estos se canalicen de forma pertinente, ágil y transparente, en concordancia con las necesidades de la población.

CAPÍTULO IV

Prohibiciones generales

de los comités de emergencia

Artículo 12.-Prohibiciones. Estará prohibido para los integrantes de los Comités de Emergencia:

a) Utilizar el cargo ocupado en el comité, o los recursos asignados para la atención de emergencias, con fines políticos, religiosos, o personales.

b) Adquirir deudas a nombre de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, sin contar con la autorización escrita de la Unidad competente de esa institución.

c) Tomar decisiones en nombre del Comité en circunstancias ordinarias, sin previa coordinación interna.

d) Atribuirse la toma de decisiones sobre aspectos que son responsabilidad específica de las instituciones del Estado, según sus respectivas leyes orgánicas y ámbitos de competencia.

e) Asumir la representación del comité o de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias sin ostentarla, o bien realizar acciones en representación del Comité sin que medie la autorización o conocimiento de éste, así como realizar actividades propias del Comité de forma personal sin que medie delegación o autorización correspondiente.

f) Emitir certificaciones sobre daño o perdidas generados por situaciones de emergencia.

g) Solicitar donaciones en nombre de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias sin previa autorización de la Unidad competente de esa institución.

h) Recibir dinero, dádivas, favores o intercambio de valores, en beneficio propio o de terceros.

i) Enajenar, alquilar, vender, regalar o usufructuar los recursos y activos asignados al comité de emergencia.

j) Prestar los activos o recursos sin previa autorización de la unidad competente de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.

CAPÍTULO V

De la sustitución o separación de las personas

representantes en los comités de emergencia

Artículo 13.-De las causas de separación de los integrantes de los comités de emergencia. Los integrantes de los comités de emergencia que no sean alcaldes o miembros de comités regionales de emergencia podrán ser separados por las siguientes causas:

a) Ausencias a las sesiones del Comité: por tres ausencias injustificadas en un lapso de cuatro meses.

b) Incumplimiento de las obligaciones o violación de las prohibiciones establecidas en el presente reglamento.

Artículo 14.-Separación de los integrantes de los comités de emergencia por disposición del jerarca: Podrá sustituirse a un integrante de cualquiera de los comités por disposición del superior inmediato del integrante o el jerarca de la institución representada, en cuyo caso la designación de un nuevo representante deberá cumplir los requisitos señalados en este reglamento.

Artículo 15.-Separación de los integrantes de los comités de emergencia por aspiración a un cargo de elección popular. Los integrantes de comités de emergencia que tengan interés de acceder a un cargo de votación popular deberán manifestarlo seis meses antes del evento de votación y separarse del cargo. Podrán regresar al comité en un plazo de ocho días posterior al día de la votación, siempre que se cumplan los procedimientos de designación instruidos en ese reglamento. Esta disposición no aplica para alcaldes en ejercicio del cargo.

Artículo 16.-Procedimiento para la sustitución forzosa de los integrantes de los comités de emergencia. En el caso de los comités Regionales, Municipales y Distritales, el responsable regional designado por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias deberá informar a la Dirección de Gestión de Riesgo sobre la ocurrencia de las faltas indicadas en el artículo 12 del Presente Reglamento con el fin de que la Dirección solicite a la Institución a la cual pertenece el representante que incurrió en la falta la respectiva la separación y sustitución de su representante al comité de emergencia.

Si la falta es atribuible al Alcalde, Vice Alcalde, Intendente, Vice Intendentes, en los casos de los Comités Municipales o Distritales, o bien en el caso de los representantes de los Comités Regionales; una vez recibido el informe del responsable regional designado por la CNE, la Dirección de Gestión de Riesgo deberá remitir una solicitud formal de intervención a la Presidencia Institucional, que implementará las siguientes acciones:

a) En el caso de alcalde, Vicealcalde, Intendente, Viceintendentes, que funjan como coordinadores de los Comités Municipales o Distritales, se remitirá un informe de queja al Concejo Municipal o Distrital y a la Auditoría correspondiente, con el fin de que se valoren las medidas disciplinarias correspondientes y se instruya la sustitución del funcionario en el Comité en las condiciones que establece este reglamento.

b) En el caso de los integrantes de los Comités Regionales, se remitirá el informe queja a la Jerarquía Institucional y Auditoría correspondiente con el fin de que se proceda con las acciones disciplinarias que correspondan por el incumplimiento de deberes y se ordene la sustitución del representante en el Comité en las condiciones que establece este reglamento.

CAPÍTULO VI

De la administración y asignación de bienes

a los comités de emergencia

Artículo 17.-Apoyo de las instituciones. Para el desempeño de sus funciones y en particular para las operaciones de emergencia, los comités deben coordinar con las diferentes instituciones representadas y con la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias el apoyo con recursos materiales y humanos, bajo el precepto de que cada institución es responsable de atender lo propio de su ámbito de competencias.

Artículo 18.-Registro de bienes: Es responsabilidad de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, por medio de la oficina competente en el área administrativa, mantener el control e inventario de todos los bienes asignados a los comités.

Artículo 19.-Préstamo o donación de bienes: La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias podrá dar en préstamo o donación a las municipalidades como coordinadores de los comités de emergencia bienes y suministros que sean necesarios para cumplir con sus funciones. En el caso de los CME, los bienes serán asignados mediante convenio, o donados a la municipalidad, cuya contraparte será la persona que ocupe el cargo de alcalde. La municipalidad deberá contar con un espacio físico apto para funcionar como bodega, el recurso humano, seguridad y servicios básicos de agua, electricidad e Internet para su adecuada administración. En el caso de los otros comités, para la administración de los bienes la CNE designará como custodio a quien ejerza la coordinación del comité respectivo.

Artículo 20.-Custodia de bienes y suministros: La custodia de los bienes y suministros será realizada bajo los siguientes términos:

a) Todos los bienes y suministros que se den en calidad de préstamo o donación deberán ser utilizados en caso de emergencia y en actividades programadas del comité, bajo autorización de la persona responsable de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias a nivel de la región, o responsable de la donación. Le corresponderá al coordinador del comité de emergencia garantizar su buen uso y funcionamiento.

b) El custodio o responsable de los bienes y suministros deberá mantener un inventario actualizado sobre las existencias de recurso, tanto de la CNE como de otros que reciba para los fines de este reglamento, la ubicación y el estado de estos. Este inventario deberá ser actualizado al menos cada seis meses en condiciones ordinarias y de manera inmediata al finalizar cualquier operación, por medio de los sistemas de registro que para tal fin ponga a disposición la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias. También lo hará en cualquier momento que lo indique la jefatura de la UGO y en caso de cesar su participación dentro del comité.

c) La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, por medio de la persona responsable al nivel de la región, dispondrá en cualquier momento de los bienes y suministros no donados, también podrá autorizar en cualquier momento la reubicación o asignación a otro comité de su misma región. Para el traslado a un comité de otra región, deberá existir autorización de la jefatura de la UGO.

d) Todos los suministros que por condiciones de seguridad e higiene no puedan ser reutilizados (espumas, cobijas, entre otros), serán entregados bajo condición permanente. Sobre éstos el custodio o responsable deberá garantizar su conservación, buen uso y distribución, según los fines para los que fueron entregados.

e) Los suministros que constituyan bienes perecederos deben ser vigilados de manera permanente y almacenados de manera adecuada para evitar su deterioro y prever su vencimiento. En caso de que estas situaciones resulten inevitables, el custodio o responsable deberá notificar al encargado de la región por parte de la CNE, y se procederá conforme el artículo 23 del presente reglamento.

f) En caso de robo, pérdida o mal uso de los bienes y suministros, el coordinador deberá asumir la responsabilidad ante las instancias correspondientes,

acorde a un debido proceso. En caso de que se presente robo, el coordinador deberá plantear la denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial (OIJ).

g) Todos los bienes que constituyan activos deberán contar con la placa de patrimonio de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, responsabilidad inherente a la Unidad de Activos y Bienes Institucionales.

Artículo 21.-Donaciones. Cuando personas físicas o jurídicas ofrezcan donaciones, estas serán coordinadas directamente por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias. En los casos en que tales donaciones sean ofrecidas directamente a los comités de emergencia, estos procederán de la siguiente forma:

a) En caso de bienes inscribibles ante el Registro Nacional, la CNE hará el trámite por medio de la unidad competente.

b) Todos los bienes donados que constituyan activos deberán ser incluidos en el registro de activos de la CNE, responsabilidad inherente a la Unidad de Activos y Bienes Institucionales.

c) En casos de donaciones en efectivo, orientarán al donante para que esta sea depositada en las cuentas oficiales de la CNE.

d) En caso de donaciones en especie, se notificará en forma inmediata a la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, por medio de la persona responsable a nivel de la región para que sea incluida en el sistema de registro. Se le entregará un comprobante al donante.

e) Los suministros donados que se reciban deberán contar con las condiciones que establece el Manual de Procedimientos de Logística.

Artículo 22.-Responsabilidad en el uso de los bienes no donados. El custodio o contraparte del convenio será responsable de la pérdida o daño que sufran los bienes, cuando no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otra causa justificada.

En caso de utilización de bienes por parte de los comités de emergencia, el custodio o responsable reportará dichos movimientos a la CNE por medio del sistema de registro, y solicitará la reposición de estos, con el fin de mantener las existencias en bodega.

Artículo 23.-Baja de bienes y suministros. Para dar de baja a bienes públicos, por agotamiento, inservible, rotura, desuso o desecho se procederá de acuerdo con el "Manual de Procedimientos para la Administración, Control y Registro de los Activos de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias" y el "Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central y Reforma al artículo 144 del Decreto Ejecutivo Nº 32.988, Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, del 31 de enero de 2006" emitido mediante decreto ejecutivo número N° 40797 - H.

Artículo 24.-Cambio del custodio o responsabilidad sobre los bienes y suministros. Al cesar sus funciones en un tiempo no mayor a cinco días hábiles, el custodio o responsable deberá entregar a la persona encargada del nivel regional de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias una constancia de todos los bienes asignados al comité. En el acto, la CNE desactivará su rol de responsable en el sistema de registro. La persona encargada del nivel regional de la CNE hará entrega de los bienes y suministros al nuevo custodio o persona responsable de manera presencial, con constancia escrita.

CAPÍTULO VII

Disposiciones finales

Artículo 25.-No será reconocido por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias y carecerá de atribución para ejercer todo aquel comité de emergencia que se conforme fuera de lo establecido por este reglamento y los procedimientos del Manual procedimientos de los Comités de Emergencias.

Artículo 26.-Derogaciones: Deróguese el Reglamento vigente denominado "Reglamento de Organización y Funcionamiento de los Comités Regionales, Municipales y Comunales de Emergencia" Aprobado mediante acuerdo de Junta Directiva de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias Nº 123-2009 y publicado en La Gaceta Nº 172 del 03 de setiembre del 2009.

Artículo 27.-Actualización de los Manuales. La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias por medio de la Unidad de Gestión de Operaciones y bajo supervisión de la Dirección de Gestión del Riesgo, en un período de seis meses a partir de la publicación del presente Reglamento, actualizará el Manual de Procedimientos para Comités de Emergencias, así como el Manual de Procedimientos de Manejo de Logística, los cuales se someterán a conocimiento y aprobación de la Junta Directiva.

Artículo 28.-Rige a partir de su publicación.

Transitorio. Los manuales de procedimientos vigentes a la fecha de publicación del presente reglamento permanecerán vigentes por el plazo de seis meses indicados en el artículo 27 del presente reglamento. Vencido el plazo, o publicados los nuevos manuales, se consideran como derogados.