DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
(Nota de Sinalevi: Mediante circular N° 130-2022 del 14
de julio del 2022, publicada en el Boletín Judicial N° 138 del 22 de julio del
2022, la Corte Suprema de Justicia, dio a conocer el presente reglamento)
REGLAMENTO DE DOCUMENTOS NOTARIALES
EXTRAPROTOCOLARES EN SOPORTE ELECTRÓNICO
Dirección Nacional de Notariado Costa Rica
Aprobado por el Consejo Superior Notarial en la sesión
XIV del 18 de mayo de 2022 Acuerdo firme.
Vista la existencia y necesidad de intervenciones notariales en o mediante
instrumentos en soporte electrónico:
Considerando que:
I.-De conformidad con lo dispuesto en el Código Notarial,
Ley N° 7764 del 17 de abril de 1998, la Dirección Nacional de Notariado es un
órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, con
autonomía administrativa, presupuestaria y funcional.
II.-La Dirección Nacional de Notariado es el órgano rector de la actividad
notarial y tiene competencia exclusiva para regular a todos los notarios
públicos activos.
III.-El Consejo Superior Notarial es el órgano que tiene las funciones de
dirección y emisión de políticas y directrices por parte de esta institución.
IV.-La modernización en la actividad notarial implica adaptarse a los
cambios jurídicos y a la realidad social imperante, con el propósito de
responder a las exigencias de la sociedad y de la actividad notarial, la
Dirección Nacional de Notariado y el Consejo Superior Notarial han venido
promoviendo la implementación y el uso de la firma digital como herramienta de
seguridad y celeridad en la función.
V.-Según el acuerdo 2020-028-004, tomado en sesión extraordinaria N°
028-2020, celebrada por el Consejo Superior Notarial el 16 de septiembre de
2020, todos los notarios públicos deben contar con firma digital a partir del 1
de enero de 2021.
VI.-La Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley
N° 8454 del 30 de agosto del 2005 y su Reglamento, Decreto Ejecutivo N°
33018-MICIT del 20 de marzo de 2006; conjuntamente con la Directriz del Poder
Ejecutivo N° 067-MICIT-H-MEIC publicada en La Gaceta N° 79 del viernes
25 de abril de 2014, establecen que los nuevos desarrollos o funcionalidades en
los sistemas de información de las instituciones públicas nacionales, deben incorporar
la firma digital como mecanismo de autenticación en los servicios electrónicos
ofrecidos a los ciudadanos.
VII.-Según lo dispuesto en los artículos 3 y 5 de la Ley de Certificados,
Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, en cualquier norma del ordenamiento
jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación se
entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos.
VIII.-En virtud de lo antes indicado, se deben reglamentar los requisitos,
formalidades y procesos de creación, seguridad y preservación de los documentos
notariales extraprotocolares en soportes
electrónicos. Por tanto,
El Consejo Superior Notarial y la Dirección Nacional de
Notariado, emiten las siguientes disposiciones administrativas dirigidas a todas
las personas notarias en el ejercicio de sus funciones:
REGLAMENTO DE DOCUMENTOS NOTARIALES
EXTRAPROTOCOLARES EN SOPORTES ELECTRÓNICOS
Artículo 1º-Definiciones.
A) Actuaciones notariales extraprotocolares en
soportes electrónicos: Actuaciones notariales extraprotocolares
que se extienden en formatos y soportes diferentes al papel y son avalados por
el presente Reglamento.
B) Documento: Soporte perdurable en el tiempo con carácter declarativo
y que contiene datos, manifestaciones, imágenes o cualquier otra forma de
información.
C) Documento digitalizado: Documento en que la información analógica
(impresa) ha sido convertida en electrónica (escaneada o fotografiada).
D) Documento en soporte electrónico: Datos o manifestaciones con
carácter representativo o declarativo, expresados o transmitidos por un medio
electrónico en un formato oficial.
E) Firma digital: Conjunto de datos adjuntos o lógicamente asociados
a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como
identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento
electrónico.
F) Firma digital certificada: Es la firma digital emitida al amparo
de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado ante
la Dirección de Certificadores de Firma Digital.
G) Firma manuscrita: Firma que realiza la persona de su puño y letra
sobre un documento físico.
H) Garantía de integridad y autenticidad: Garantía de que el
documento no ha sido modificado después de ser firmado. Las firmas fueron
realizadas con certificados digitales de la jerarquía nacional.
I) Garantía de validez en
el tiempo: Garantía de
que el documento contiene todos los elementos
que aseguran la validez de
las firmas a través del tiempo.
J) Sellado de tiempo: Mecanismo que permite demostrar la existencia
y validez de una firma digital en el tiempo a través de fuentes confiables
según la "Política de sellado de tiempo del Sistema Nacional de
Certificación Digital".
Ficha articulo
Artículo 2º-Elementos operativos ligados a las
reproducciones en soporte electrónico.
Las actuaciones notariales tienen como fin primordial
la seguridad jurídica y la certeza, por lo que sean en soporte papel o en
soporte electrónico, se deben a los mismos principios y normas de validez de
orden notarial.
Los documentos en soporte electrónico deberán además
cumplir con las garantías de integridad y autenticidad, así como de sellado de
tiempo de los documentos en soporte electrónico.
Ficha articulo
Artículo 3º-Ámbito de aplicación.
Toda actuación notarial extraprotocolar en soporte
electrónico, efectuada de conformidad con este reglamento, deberá cumplir
además con lo dispuesto en las Leyes 7764 Código Notarial, 8454 Ley de
Certificados Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, 7202 Ley del Sistema
Nacional de Archivos y demás normativa vinculante, así como su respectiva
reglamentación.
Ficha articulo
Artículo 4º-Uso de firma digital certificada.
Es requisito indispensable para llevar a cabo las
actuaciones notariales extraprotocolares en soporte electrónico, el uso por
parte de la persona notaria de la firma digital certificada.
Ficha articulo
Artículo 5º-Valor de los documentos electrónicos.
Los documentos notariales extra protocolares en
soporte electrónico creados y firmados digitalmente de conformidad con esta
reglamentación y la Ley 8454 de Firma Digital, tendrán el mismo valor legal que
los documentos firmados en soporte papel conforme lo previsto por el Código
Notarial.
Ficha articulo
Artículo 6.-Tipos de actuación notarial.
Los documentos notariales susceptibles de realizarse en
soportes electrónicos son aquellos regulados en el Código Notarial como
documentos extraprotocolares:
a) las reproducciones de instrumentos públicos.
b) las certificaciones de documentos, piezas de
expedientes e inscripciones.
c) las traducciones.
d) las actas de tipo extra protocolar.
e) otras diligencias y actuaciones que el notario
público, autorizado por ley, extienda fuera del protocolo en soporte
electrónico.
Ficha articulo
Artículo 7º-Responsabilidad.
Cada notario será responsable en forma personal de velar
por el correcto uso de su firma digital, de conformidad con lo establecido por
la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su
Reglamento (Ley 8454) y el Código Notarial, y deberá custodiar adecuadamente el
dispositivo de creación de firma digital.
Todo documento extraprotocolar que corresponda a una
actuación notarial y se encuentre asociado a una firma digital certificada, se
presumirá de la autoría y responsabilidad del notario titular del
correspondiente certificado digital en el momento de su emisión, según lo
estipulado en el artículo 10 de la Ley 8454.
Ficha articulo
Artículo 8º-Formatos de actuación digital.
Los documentos notariales extraprotocolares en soporte
electrónico, deberán ser emitidos de acuerdo con el presente Reglamento y en lo
aplicable de conformidad con la Política de Formatos Oficiales de los
documentos electrónicos que emita el Ministerio de Ciencia, Innovación,
Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT), se podrán aceptar documentos en
formatos electrónicos que cumplan con lo dispuesto en dicha Política.
Ficha articulo
Artículo 9º-Formalidades en documentos de soporte
electrónico.
A los efectos de lo estipulado en el párrafo tercero
del artículo 73 del Código Notarial, y de acuerdo con la especialidad en la
materia de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos
(Ley 8454), se entenderá que un documento extraprotocolar en soporte
electrónico, con la firma digital certificada y el correspondiente sellado de
tiempo, en cualquier formato oficial, cumple con los requisitos formales que en
este sentido señala el Código Notarial para los documentos extraprotocolares.
Para su eficacia, la fecha y hora de emisión del documento será la contenida en
el sellado de tiempo de la firma digital.
Ficha articulo
Artículo 10.-Certificación de documentos.
Para la certificación de documentos que estén en
soporte electrónico, el notario deberá realizar el mismo proceso de
constatación de los originales que efectúa en las certificaciones de documentos
impresos, hacer la redacción de la certificación en el formato oficial
(Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos del Ministerio
de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones) e incluir la firma
digital certificada al final del documento con su correspondiente sellado de tiempo.
En caso de certificación de documentos originados en
soporte de papel, que hayan sido digitalizados, la certificación de estos en
soporte electrónico deberá llevar la mención de que el documento es copia
digitalizada fiel y exacta de su original junto con los demás requisitos ya
establecidos.
Ficha articulo
Artículo 11.-Autenticación de firmas.
Cuando
un documento tenga por Ley la imposición del requisito de autenticación
notarial, la presunción de autoría que se da con el uso de la firma digital
certificada, no dispensará el cumplimiento de las formalidades para su
eficacia.
Ficha articulo
Artículo 12.-Obligación de verificar requisitos de
la firma digital en autenticaciones.
Para autenticar un documento que contenga firmas
digitales electrónicas; la persona notaria deberá verificar si se cumplen las
características técnicas de la firma digital certificada que esté en el
documento; esto es la garantía de integridad y autenticidad, el formato
oficial, así como el sellado de tiempo de la firma digital previamente
impuesta, en cuyo caso, una vez verificado lo anterior podrá dar fe de la
integridad y autenticidad de la firma digital correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 13.-Procedimiento de autenticación de
documento en soporte electrónico con firma digital de las partes.
Para poder autenticar un documento en soporte
electrónico que contiene firmas digitales certificadas de las partes
intervinientes, la persona notaria debe adjuntar en un documento complementario
la descripción del documento autenticado, dejar constancia de la verificación de
la garantía de integridad y autenticidad, del formato oficial, así como del
sellado de tiempo de la firma o firmas digitales estampadas en el documento,
establecer la hora y fecha de la firma o firmas digitales, la leyenda de que se
autentican las firmas de las personas correspondientes de acuerdo con el
artículo de la norma que establece el requisito, y su condición de notario (a)
público (a), su nombre, número de carné y agregar su firma digital.
Ficha articulo
Artículo 14.-Autenticación de firmas manuscritas
con firma digital.
Será posible la autenticación en soporte electrónico de firmas
manuscritas originales y puestas en presencia de la persona notaria, para ello
se podrá digitalizar (escanear)
el documento original firmado en presencia
de la persona notaria, en este documento se debe establecer la constancia de
que se autentican notarialmente las firmas de las partes por haberse firmado en
su presencia, el lugar, la hora y fecha del documento, y que se da fe de que
las firmas impuestas corresponden a las personas otorgantes del documento
autenticado, quienes fueron debidamente identificadas para ese efecto. Luego
deberá firmar la persona notaria con su firma digital certificada, y su
respectivo sellado de tiempo.
Ficha articulo
Artículo 15.-Vigencia temporal.
Las certificaciones de reproducciones en
soporte electrónico tendrán una vigencia temporal de un mes desde la fecha de
su expedición, salvo que su matriz documental haya variado.
Ficha articulo
Artículo 16.-Testimonios,
certificaciones y copias auténticas digitales de instrumentos públicos
protocolares.
Los testimonios, certificaciones y copias
auténticas de instrumentos públicos protocolares de las escrituras matrices
realizadas de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 112 y siguientes del
Código Notarial, podrán plasmarse en un soporte electrónico de acuerdo con este
Reglamento; siempre que cuenten con firma digital certificada y su respectivo
sellado de tiempo. Igualmente le serán aplicables las disposiciones emitidas
por los distintos Registros Públicos para los efectos de inscripción.
Ficha articulo
Artículo 17.-Copias simples digitales.
Las copias simples realizadas de acuerdo
con lo dispuesto por el artículo 121 del Código Notarial podrán reproducirse
por medios digitales y no deberán llevar una firma digital certificada. Estas
copias no sustituyen los testimonios, ni las certificaciones.
Ficha articulo
Artículo 18.-Respaldos de documentos en
soporte electrónico.
Cuando se requieran otros documentos en
soporte electrónico para poder confeccionar documentos notariales también en
soporte electrónico, deberán agregarse al archivo de referencias conforme las
normas correspondientes. Igualmente, cuando se tengan documentos impresos, que
se necesiten para la elaboración de documentos notariales en soporte
electrónico, se deben agregar al archivo de referencias conforme a la normativa
correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 19.-Autenticación de firma
digital de las personas notarias.
La Dirección Nacional de Notariado es la
entidad encargada de cualquier revisión y autenticación de las firmas digitales
certificadas de las personas que ejercen la función notarial para cualquier fin
que requiera dicho procedimiento en la utilización de documentos notariales.
Ficha articulo
Artículo 20.-Pago de especies fiscales,
Derechos e Impuestos:
En la emisión de documentos en formatos
electrónicos se tendrán que cumplir con los mismos deberes y cargas fiscales
que en los documentos en formato de papel; la persona notaria deberá indicar
siempre en el documento el número de entero y transacción bancaria, y dar fe
mediante la afirmación expresa haber cancelado los derechos o timbres
correspondientes.
Es todo. Aprobado por acuerdo firme en
sesión 014 del Consejo Superior Notarial, en fecha 18 de mayo de 2022. Rige a
partir de su publicación.