INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
EN LA SESIÓN ORDINARIA NO. 44-2022 CELEBRADA EL 28
DE
NOVIEMBRE DEL 022, EN SU CAPITULO V, LA JUNTA DIRECTIVA
TOMÓ EL ACUERDO DE APROBAR EL REGLAMENTO DE
COMPRAS PUBLICAS DEL INA PARA QUE SE LEA DE LA
SIGUIENTE FORMA:
REGLAMENTO DE COMPRAS PÚBLICAS DEL
INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
(Nota de Sinalevi: El presente reglamento fue reformado
parcialmente y reproducido su texto de forma íntegra mediante publicación en el
Alcance Digital N° 178 a La Gaceta N° 205 del 1° de noviembre dedl 2024, y se transcribe a continuación:)
Artículo
1º Objeto. El
presente reglamento tiene por objeto regular el ciclo de compras públicas de
obras, bienes, servicios de capacitación y formación profesional y cualquier
otro servicio general de este Instituto. Así como las competencias de las
diversas dependencias involucradas en dicho ciclo.
Ficha articulo
Artículo
2º Principios generales. Los principios generales de la contratación pública rigen
transversalmente en toda la actividad contractual en que medie el empleo de
fondos públicos y durante todo el ciclo de la compra pública y serán los señalados
en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 3º Definiciones. Para
los efectos del presente reglamento se entiende por:
.
Autoridades Superiores de la Administración Activa: Comprende la Presidencia
Ejecutiva, la Gerencia General y sus respectivas Subgerencias.
.
Autoridad Superior Institucional: Corresponde a la Junta Directiva.
.
Ausencia motivada: Referida a la ausencia de una persona por
incapacidad, vacaciones, caso fortuito o fuerza mayor debidamente constatable
que imposibilite su presencia ante los órganos administrativos dispuestos por delegación
por la Junta Directiva en este reglamento.
.
Comisión Mayor de Gestión de Compras: Órgano colegiado encargado de conocer,
aprobar, adjudicar, declarar desierto o infructuoso las contrataciones realizadas
por medio de trámites de contratación ordinarios, extraordinarias, especiales y
excepcionales según su competencia por rango de acción.
.
Comisión Regional de Gestión de Compras: Órgano colegiado encargado de conocer,
aprobar, adjudicar, declarar desierto o infructuoso las contrataciones realizadas
por medio de trámites de contratación ordinarios, extraordinarias, especiales y
excepcionales, según su competencia por rango de acción
.
Contrato electrónico: Instrumento que se utiliza el Sistema Digital
Unificado para formalizar la contratación. Consiste en un documento que
contiene elementos esenciales de la contratación, a nivel INA la orden de
compra pasará a llamarse también contrato electrónico.
. Convenio Marco: Modalidad de
contratación con la cual se pueden adquirir obras, bienes y servicios para
suplir necesidades de diferentes instituciones públicas, a efectos de que una
sola institución realice el procedimiento licitatorio y las restantes puedan
servirse de su ejecución sin tener que tramitar procedimientos ordinarios.
.
Cuerpo Gerencial: Se refiere al equipo de personas encargadas que
conforma la Gerencia General, la Subgerencia a cargo de lo Administrativa y la Subgerencia
a cargo de lo técnico.
.
Equipo administrativo: Activo utilizado para desarrollar las actividades
técnico administrativos que sirven de apoyo para la ejecución de los servicios
de capacitación y formación profesional.
.
Equipo de uso general: Instrumentos, utensilio o equipo, que es
utilizado para la ejecución de los servicios de capacitación y formación
profesional, forma parte de la lista de recursos didácticos y requiere control
permanente de inventarios.
.
Equipo especializado: Activo de alto nivel tecnológico que es utilizado
para la ejecución de los servicios de capacitación y formación profesional,
forma parte de la lista de recursos didácticos, y por condición requiere un
manejo especial en el uso y la manipulación y un control permanente de
inventario.
.
Fideicomiso: Es un contrato a través del cual la Administración
constituye un patrimonio de afectación a un fin público, el cual será
administrado por un fiduciario en su condición de gestor profesional de
negocios ajenos, atendiendo a los objetivos definidos en el contrato, según los
estudios previos de carácter
financiero,
ambiental y social, según corresponda, que justifiquen que el fideicomiso
resulta ser la mejor opción para la Administración, respecto a otras figuras
jurídicas aplicables, de conformidad con la LGCP y su reglamento y la Ley N.º
6868 y sus reformas.
.
Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo: Esta gestión es la responsable
de dirigir estratégicamente la prestación de los servicios de apoyo a la labor
sustantiva, en las áreas de recursos humanos, recursos financieros, recursos
materiales, compras institucionales, y archivo institucional
.
Licitación Mayor: Licitación de mayor rango según definición del umbral
por parte de la Contraloría General de la República.
.
Licitación Menor: Licitación de rango intermedio según definición del
umbral por parte de la Contraloría General de la República.
.
Licitación Reducida: licitación de menor rango según definición del
umbral por parte de la Contraloría General de la República.
.
Convenio Marco: Modalidad de contratación con la cual se pueden adquirir
obras, bienes y servicios para suplir necesidades de diferentes instituciones
.
Material de uso didáctico: Insumos necesarios para la ejecución de los servicios
de capacitación y formación profesional, forma parte de la lista de recursos
didácticos.
.
Material devolutivo: Insumo utilizado para la ejecución de los servicios
de capacitación y formación profesional, forma parte de la lista de recursos didácticos,
se utiliza en el desarrollo del servicio y que es reutilizado y requiere devolución
al finalizar el servicio.
.
Material especializado: Insumo con alto nivel tecnológico que es
utilizado para la ejecución de los servicios de capacitación y formación
profesional, forma parte de la lista de recursos didácticos y requiere una
manipulación y manejo especial.
.
Material gastable: Insumo utilizado para la ejecución de los servicios
de capacitación y formación profesional, forma parte de la lista de recursos didácticos
y se consume en el desarrollo del servicio.
.
Material perecedero: Insumo utilizado para la ejecución de los servicios
de capacitación y formación profesional, forma parte de la lista de recursos didácticos
y por sus características fisicoquímicas no puede ser almacenado, se consume en
el desarrollo del servicio y su vida útil es poco durable.
.
Material uso administrativo: Insumos necesarios para desarrollar las actividades
técnico-administrativas de apoyo para la ejecución de los servicios de
capacitación y formación profesional.
.
Proceso de Adquisiciones: Es la instancia que tramita las solicitudes de
adquisición de obras, bienes y servicios tanto para los servicios de
capacitación y formación profesional como para el apoyo administrativo, de
conformidad con lo requerido por las unidades solicitantes, de acuerdo con la
LGCP y su Reglamento. Así como administrar y asesorar la gestión del trámite de
compras públicas institucionales. Dicho Proceso de Adquisiciones forma parte de
la Unidad de Compras Institucionales y de cada Unidad Regional.
.
Programa de Adquisiciones: Es el plan de compras proyectado por la Institución
a nivel anual que se publicita en el primer mes de cada periodo presupuestario,
de acuerdo con el artículo 31 de la LGCP. Dicha publicación se deberá realizar
en el sistema digital unificado de compras públicas.
.
Rango de acción: Montos definidos en el artículo 14 y 18 de este
Reglamento, que delimitan la actuación para cada uno de los órganos competentes
para tramitar las contrataciones realizadas por medio de trámites de
contratación ordinarios, extraordinarias, especiales y excepcionales.
.
Recurso de revocatoria: acto recursivo contra el acto de adjudicación, declaratoria
de infructuosa o desierto de una licitación menor, reducida, subasta inversa
electrónica, nueva adjudicación de suministros de bienes, servicios y de la
nueva adjudicación en obra, la cual deberá presentarse ante la Administración mediante
el sistema digital unificado.
.
Recurso de objeción: Acto recursivo para objetar el pliego de
condiciones, por medio del SUC, por los potenciales oferentes o cualquier
organización legalmente constituida para velar por los intereses de la
comunidad donde vaya a ejecutarse la contratación o sobre la cual surta
efectos.
.
Servicios: Conjunto de actividades que por su naturaleza son intangibles
pudiendo ser prestados por personas físicas y/o jurídicas a favor de la
institución con el fin de satisfacer las necesidades tanto administrativas como
técnicas
.
Servicios de capacitación y formación profesional: Conjunto de acciones,
productos técnicos, tecnológicos, metodológicos y curriculares de la identificación
de necesidades y requerimientos de la clientela. Por su naturaleza se
clasifican en servicios de: capacitación y formación, pueden ser presenciales, no
presenciales, mixtos; tienen como propósito el tránsito entre los niveles de formación
del MNCEFTP-CR, mediante la construcción de rutas formativas que favorecen la
continuidad de las personas en el sector educativo.
.
Sistema de Banca para el Desarrollo: Es un mecanismo para financiar e impulsar
proyectos productivos, viables y factibles técnica y económicamente, acordes con
el modelo de desarrollo del país en lo referente a la movilidad social de los
beneficiarios de esta Ley.
.
Sistema Digital Unificado de Compras Públicas: Es una plataforma tecnológica
para compras públicas, que permitirá a las proveedurías del Estado realizar las
operaciones de compra y venta de productos y servicios en forma electrónica.
.
Subasta Inversa electrónica: Procedimiento de contratación, a través del
SUC e independientemente del monto, para la adquisición de bienes y servicios comunes
y estandarizados o compra de tecnología que reúna tales requisitos.
.
Umbrales: Limites económicos mediante los cuales se definirá el tipo de
tramite a promover según la estimación de cada trámite. Se actualizará todos
los años por parte de la Contraloría General de la República de conformidad con
la LGCP y su reglamento.
.
Unidad Solicitante: Corresponde a aquellas dependencias que tienen un código
presupuestario asignado y en el caso de las Unidades Regionales incluye al
Proceso de Servicio al Usuario, las autorizadas para solicitar el trámite correspondiente
para adquisición de obras, bienes y servicios tanto para los servicios de
capacitación y formación profesional como las labores administrativas.
.
Unidad de Compras Institucionales: Es la unidad encargada de normalizar,
asesorar y supervisar los procesos de adquisición de obras, bienes y servicios,
así como, la tramitación de los procesos de compra según su rango de acción, todo
en función del apoyo a la labor sustantiva y administrativa de la Institución.
.
Unidad de Fomento y Desarrollo Empresarial: Es la Unidad encargada de cumplir
y brindar los servicios de gestión empresarial (charlas, talleres, capacitaciones,
asesorías y otras) y los servicios no financieros, para los beneficiarios del
Sistema de Banca y Desarrollo (SBD).
.
Unidades Regionales: Central Oriental, Central Occidental, Brunca,
Chorotega, Pacífico Central, Huetar Norte, Huetar Caribe, Cartago y Heredia.
.
Unidad Técnica Especializada: Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos
y otras Unidades de la Institución que realizan estudios técnicos específicos.
Ficha articulo
Artículo
4º Siglas y/o Acrónimos. En el Reglamento se utilizarán las siguientes siglas y /o
acrónimos:
.
CGR: Contraloría General de la República.
.
EPA: Encargado del Proceso de Adquisiciones en las Unidades Regionales y
la Sede Central.
.
GG: Gerencia General.
.
GNSA: Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo.
.
INA: Instituto Nacional de Aprendizaje.
.
LGCP: Ley General de Contratación Pública.
.
PASER: Plan Anual de Servicios de Capacitación y Formación Profesional.
.
PPCO: Proceso de Programación y Control de Operaciones.
.
POIA: Plan Operativo Institucional Anual.
.
PSAC: Proceso de Seguimiento, Apoyo y Control Regional.
.
RLGCP: Reglamento a Ley General de Contratación Pública.
.
RCPI: Reglamento de Compras Públicas del INA
.
SBD: Sistema de Banca para el Desarrollo.
.
SCFP: Servicios de Capacitación y Formación Profesional.
.
SG: Subgerencia.
.
SUC: Sistema Digital Unificado de Compras Públicas.
.
SINAFOR: Sistema Nacional de Formación.
.
SIREMA: Sistema de Recursos Materiales.
.
UCI: Unidad de Compras Institucionales.
.
UFODE: Unidad de Fomento y Desarrollo Empresarial.
.
UPE: Unidad de Planificación y Evaluación.
.
UTE: Unidades Técnicas Especializadas.
Ficha articulo
Artículo
5º Ámbito de aplicación. Este Reglamento se aplicará a la adquisición de obras,
bienes y servicios, mediante los procedimientos ordinarios de contratación, extraordinarios,
especiales y las excepciones a los procedimientos ordinarios que se llevan a
cabo en el INA, definidos en la LGCP y su reglamento y los trámites correspondientes
a la utilización de recurso de SBD. Es obligatorio el cumplimiento del Régimen
de Prohibiciones dispuesto en la LGCP y su reglamento, así como el cumplimiento
del compromiso de ética que dispondrá al efecto por lineamiento la Gerencia
Gerencial.
Ficha articulo
Artículo
6º Responsable del sistema. La UCI es la responsable del sistema de adquisición
de obras, bienes y servicios. Deberá supervisar, evaluar, actualizar, automatizar,
estandarizar y difundir los procedimientos necesarios para el óptimo aprovisionamiento
de las obras, bienes y servicios que requieran las diversas dependencias
institucionales. El Proceso de Adquisiciones es el encargado de tramitar,
administrar y asesorar la gestión del trámite de compras públicas institucionales.
Ficha articulo
Artículo
7º Elaboración, presentación, aprobación y seguimiento del Plan Anual de
Adquisiciones. Las
obras, bienes y todos los servicios que se adquieran, deberán estar acordes con
las necesidades institucionales, las cuales deben ser consideradas por la UCI
para realizar el Programa de Adquisiciones. En el caso de la contratación de
servicios de capacitación y formación profesional se realizarán de acuerdo con
las necesidades registradas en el PASER.
En
ambos supuestos, una vez unificado el Plan por la UCI, este deberá presentarse por
parte de la UCI y gestiones responsables, ante la Gerencia General para su conocimiento,
presentación y verificación de acuerdo con la planificación y cumplimiento de
los objetivos enmarcados en la Ley N.º 6868 y sus reformas. Una vez discutido
el Plan Anual de Adquisiciones en dicha instancia, deberá ser conocido y
aprobado por la Comisión Mayor de Gestión de Compras y publicarse de
conformidad con la LGCP.
De
forma periódica, al menos dos veces, de acuerdo con los lineamientos de la persona
encargada de la Gerencia General, la UCI y gestiones responsables deberá presentar
ante la Comisión Mayor de Gestión de Compras el seguimiento y cumplimiento del
Plan Anual de Adquisiciones del INA, con el fin de verificar una correcta
ejecución y planificación del gasto público conforme a la Ley N.º 6868 y sus
reformas.
Ficha articulo
Artículo
8º Normalización de obras, bienes y servicios. La persona encargada del
PPCO se encargará de la normalización de la descripción de los códigos de las obras,
bienes y servicios que requiera la Institución de acuerdo con el catálogo del SUC,
con la información proporcionada por las UTE y coordinada con las Unidades Solicitantes,
esta descripción deberá cumplir con los requerimientos técnicos indispensables
para la promoción de los procedimientos de compra, de conformidad con la LGCP y
su reglamento.
Ficha articulo
Artículo
9º Registro de Proveedores. El Registro de Proveedores que utilizará la Institución
será el que defina el SUC, cuya actualización y reglamentación estará a cargo
de la administración de dicho Sistema.
Ficha articulo
CAPÍTULO
II
De
los procedimientos ordinarios de contratación
Artículo
10º Solicitudes de adquisición y elaboración del programa de
adquisiciones.
a.
Solicitudes de adquisición: La GNSA suministrará la calendarización para
que los responsables de las Unidades solicitantes o a quien estos autoricen,
incluyan en el SIREMA todas las necesidades de adquisiciones de obras, bienes y
servicios que requerirán para el período presupuestario siguiente, salvedad hecha
de aquellas que surjan producto de situaciones caso fortuito o fuerza mayor las
cuales deberán ser debidamente justificadas por la Unidad Solicitante, así como
los servicios de capacitación y formación profesional los cuales se solicitarán
de conformidad con las modificaciones reportadas en el PASER. La aprobación de
la solicitud de compra ante el SIREMA y su justificación deberán ser
suscrita por la jefatura de la Unidad Solicitante.
b.
Agrupación de adquisiciones de obras, bienes y servicios: Con base en los requerimientos
de adquisiciones, solicitados por las diferentes Unidades solicitantes, PPCO
analiza y procede a agrupar las solicitudes de acuerdo con los siguientes
criterios de separación y agrupación emitidos por las unidades técnicas
especializadas.
c.
Criterio de separación: Obra pública. -Materiales de uso administrativo. - Materiales
de uso didáctico. -Material gastable. -Material devolutivo. -Material perecedero.
Material especializado. -Equipo especializado. -Equipo de uso general. -Equipo
administrativo. - Servicios de apoyo técnico. -Servicios de apoyo
administrativo. -Servicios de capacitación y formación profesional. Criterio de
agrupación: Las separaciones anteriores se agruparán por familia de obras, bienes
y servicios, especializándolas de acuerdo con semejanzas en las características
técnicas y uso, entre otros posibles elementos. La persona encargada del PPCO
revisará y aprobará las agrupaciones para su trámite correspondiente.
d.
Elaboración del programa de adquisiciones: La persona encargada de la UCI será la
responsable de elaborar y publicar el Programa de Adquisiciones y sus modificaciones,
que contenga la proyección de las adquisiciones que se requieren para
satisfacer las necesidades de obras, bienes y servicios institucionales, con
base en el Plan Operativo Institucional Anual (POIA) y el Presupuesto
Institucional al tenor de lo dispuesto por la LGCP y su reglamento, previa
aprobación de la Comisión Mayor de Gestión de Compras. Requieren una justificación
por escrito debidamente sustentada, todas las adquisiciones de obras, bienes y
servicios que no están incluidas en el POIA o en el Presupuesto Institucional
del período.
Las
modificaciones deberán ser aprobadas por la persona encargada de la UCI en
aquellos casos de necesidades calificadas como urgentes o imprevistas y deberá
publicarlas en los medios autorizados.
Lo
anterior de conformidad con lo regulado en la LGCP y su reglamento.
Ficha articulo
Artículo
11º Solicitudes de contratación. Las personas encargadas de las Unidades
Solicitantes son las autorizadas para aprobar las solicitudes de adquisiciones
de las obras, bienes y servicios en el SIREMA. No obstante, su digitación en el
SIREMA podrá ser delegada, no así su aprobación final. Asimismo, serán los
responsables de verificar la necesidad pública de contratar y el cumplimiento
del objeto de la contratación, salvo disposición en contrario, en estricto cumplimiento
de la LGCP y su reglamento.
Para
la justificación establecida en el artículo 37 de la LGCP y la determinación de
la necesidad pública de contratar servicios de capacitación y formación
profesional total o parcialmente y los diseños curriculares se motivarán en un
diagnóstico de determinación de necesidades institucionales elaborado o
contratado por la UPE, este estudio deberá complementarse con las prospecciones
realizadas por cada Unidad Regional del INA, para los casos en que la necesidad
deba definirse según la pertinencia del mercado de la zona.
Para
complementar el diagnóstico de determinación de necesidades institucionales también
utilizará alguna de las siguientes fuentes:
a.
Políticas
y programas gubernamentales e institucionales.
b.
Requerimientos
de organismos nacionales e internacionales.
c.
Comités
de Enlace.
d.
Cámaras
empresariales, instituciones públicas y privadas.
e.
Potenciales
inversionistas (nacionales y extranjeros).
f.
Gremios
empresariales y de personas trabajadoras.
g.
Colegios
profesionales.
h.
Solicitudes
específicas de personas físicas, empresas o comunidades.
i.
Análisis
de requerimientos laborales en medios de prensa.
j.
Evaluaciones
de impacto. Oficinas de intermediación de empleo.
k.
Estudios
generados por unidades del INA: Gestión Rectora del Sistema Nacional
de
Capacitación y Formación Profesional, Gestión Regional, Gestión de
Formación
y Servicios Tecnológicos y Unidad de Planificación y Evaluación.
l.
Resultados
de vigilancia estratégica de las dependencias responsables de ésta.
m.
Información
generada por empresas catalogadas como Centros Colaboradores y personas físicas
y jurídicas con servicios de capacitación y formación profesional acreditados.
n.
Estudios
de necesidades y requerimientos de formación y capacitación.
o.
Informantes
clave de los diferentes sectores de la economía.
p.
Ferias
vocacionales.
q.
Prematriculas reportadas por las
regionales.
r.
Lista
de personas interesadas que generan las comunidades.
s.
Bases
de datos de personas interesadas en las Unidades Regionales y en el Centro de
Llamadas INA.
t.
Información
suministrada por la Agencia Nacional de Empleo.
u.
Otras
señales del mercado, así como aquellas que al efecto la administración considere
convenientes conforme al interés general.
Ficha articulo
Artículo
12º Determinación de necesidades para las contrataciones de Servicios de
Capacitación y Formación Profesional. Con la orientación metodológica brindada por la
UPE y la Gerencia General o a quien esta delegue, se establecerá un
procedimiento de identificación de necesidades con el fin de normar los
estudios pertinentes.
Para
estos efectos las Unidades Regionales deberán someter ante la Gestión Regional
la justificación de compra correspondiente para que esta verifique, otorgue el
visto bueno o rechace el trámite.
La
Subgerencia respectiva aprobará o rechazará las justificaciones remitidas por
la Gestión Regional.
Una
vez aprobada la justificación de compra por parte de la Subgerencia, la Unidad Regional
solicitante podrá gestionar la contratación de servicios de capacitación y formación
profesional de conformidad con los artículos 13 y siguientes del presente reglamento
y la LGCP y su reglamento.
Ficha articulo
Artículo
13º Requisitos para las justificaciones de compra. La Justificación de la
solicitud de adquisición deberá ser formulada por el encargado de la Unidad Solicitante,
considerando:
a.
La
necesidad por satisfacer con la contratación y los beneficios que se espera obtener,
ambos en concordancia con los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional
de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto, la disponibilidad
presupuestaria para la adquisición de obras, bienes y el Programa de
Adquisiciones Institucional.
b.
La
descripción del objeto de la contratación (las especificaciones técnicas) que permitan
satisfacer los requerimientos internos y que correspondan a la realidad y
necesidad real del mercado.
c.
Parámetros
de control de calidad para garantizar que la solicitud, oferta y recepción del
bien o servicios se ajuste la necesidad a satisfacer.
d.
La
estimación actualizada del costo del objeto, conforme a la LGCP y su reglamento
e.
En las
licitaciones mayores deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren
que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una
eficiencia y seguridad razonables, de conformidad con el LGCP y su reglamento.
f.
Indicación
expresa de los recursos humanos y materiales a disponer para verificar la
correcta ejecución del contrato.
g.
La
designación de una persona encargada general de supervisar el contrato.
h.
Establecer
los factores de calificación y su aplicación.
i.
Deberá
además incluir cualquier otro aspecto de relevancia para la contratación, como
el requerimiento de capacitación, garantías, plazos de entrega, entre otros elementos
esenciales y necesarios para la contratación.
j.
Mención
de los terceros interesados y su abordaje en el momento que se amerite.
k.
Riesgos
identificados con la contratación en comparación con el beneficio de la contratación.
l.
Cronograma
de actividades y las unidades responsables de su ejecución con las fechas de
inicio y final de cada actividad.
m.
En el
caso de obra pública, el encargado de la unidad técnica especializada deberá
emitir una constancia donde se acredite la necesidad y que se dispone o se han
tomado las previsiones necesarias para contar oportunamente con diseños y
planos actualizados debidamente aprobados y los permisos, estudios y terrenos
necesarios para ejecutar la obra; y cuando corresponda deberá indicar las
previsiones en cuanto a la reubicación de servicios y otras gestiones que sean
necesarias y pertinentes.
n.
Demás
requerimientos señalados en la LGCP y su reglamento.
La
presentación incompleta o poco clara de la información, facultará al Proceso de
Adquisiciones para prevenir por una única vez la justificación de la solicitud
de adquisición, para lo cual la Unidad Solicitante contará con un plazo de
dos días hábiles para solventar la inconsistencia, de no procederse con lo
requerido de manera satisfactoria, no se tramitará la solicitud hasta tanto se
cumpla con todos los requisitos.
Ficha articulo
Artículo
14º Selección de procedimientos y decisión inicial. La selección de los procedimientos
de contratación corresponderá al Proceso de Adquisiciones, con base en la
información aportada por los encargados de las Unidades Solicitantes en sus
requerimientos de trámite de adquisición, tomando en cuenta lo dispuesto en la LGCP
y su reglamento, así como los umbrales establecidos para cada tipo de procedimiento,
aprobados y actualizados por la CGR.
Todo
procedimiento de contratación pública deberá contar con la decisión inicial, la
cual será dictada por la persona u órgano colegiado que corresponda, según el procedimiento
de que se trate y su rango de acción y firmada por la persona encargada del
Proceso de Adquisiciones respectivo. Asimismo, dicha persona u órgano colegiado
deberá aprobar el pliego de condiciones, en caso de los trámites de contratación
ordinarios, extraordinarias, especiales y excepcionales, según los siguientes
rangos:
a.
Comisión Mayor de Gestión de Compras: Las contrataciones en la Sede Central, cuya
estimación sea igual o mayor al límite superior para licitación reducida de bienes
y servicios (umbral). En el caso de las contrataciones Regionales, serán
aquella cuya estimación sea igual o superior al doble del límite inferior para
licitación mayor de bienes y servicios, independientemente del tipo de
contratación que sea. Así como, aquellas contrataciones especiales de urgencia,
previa resolución de autorización de Presidencia Ejecutiva y comunicación a
Junta Directiva.
b.
Comisión Regional de Gestión de Compras: Las contrataciones cuya estimación sea
mayor a un colón y menor al doble del límite inferior para licitación mayor de
bienes y servicios, independientemente del tipo de contratación que sea.
c.
Persona encargada de la UCI: En los trámites propios de la Sede Central, las
contrataciones cuya estimación sea menor al límite superior para licitación reducida
de bienes y servicios (umbral) independientemente del tipo de contratación que
sea.
Salvo
en aquellos casos en que LGCP y su reglamento disponga que debe realizarse por
el máximo Jerarca sin posibilidad de delegación.
En
las contrataciones de Obra Pública, que se tramiten por medio de Licitación Mayor,
la decisión inicial deberá estar firmada por la Jefatura de la Unidad Solicitante
y en los casos que apruebe el pliego de condiciones un órgano colegiado, por la
persona que preside esta y en los trámites que apruebe la UCI, será la persona
encargada de esa Unidad.
Ficha articulo
Artículo
15. Elaboración de pliego de condiciones y llamado a participar. La elaboración del
pliego condiciones de los distintos procedimientos ordinarios de contratación
se hará de acuerdo con la información aportada en la justificación de la
solicitud de Contratación y estará a cargo del Proceso de Adquisiciones.
Para
la elaboración del pliego de condiciones el Proceso de Adquisiciones deberá realizar
lo siguiente:
a.
Remisión del pliego de condiciones: Remitir los pliegos de condiciones al órgano
que corresponda según el rango de acción de acuerdo con el monto estimado para
su eventual aprobación, antes de publicar el mismo por medio del SUC. En las
contrataciones exceptuadas por SUC, rige lo establecido en la LGCP y su
reglamento.
b.
Invitaciones: El
pliego de condiciones, sus aclaraciones, modificaciones y prórrogas serán
publicados en el portal de SUC. Además, cualquier interesado podrá obtenerlos
de manera gratuita por medio de SUC.
c.
Cronograma:
Suministrar en cada contratación un cronograma de actividades y plazos conforme
a la LGCP y su reglamento, el cual definirá períodos de ejecución para cada
actor. Dicho cronograma deberá incluirse en la decisión inicial misma que debe
estar dentro de los archivos en SUC, antes de publicar los pliegos de
condiciones.
En
los procedimientos ordinarios, extraordinarios, especiales y excepcionales, la Unidad
Solicitante en coordinación con el Proceso de Adquisiciones deberá elaborar el
pliego de condiciones con elementos esenciales para atender el objeto contractual.
Ficha articulo
Artículo
16. Incorporación cláusulas ambientales, sociales, económicos, innovadoras y
estratégicas en los pliegos de condiciones. El Proceso de Adquisiciones en el
momento de confeccionar un pliego de condiciones deberá coordinar con la Unidad
Técnica Especializada la revisión de estas cláusulas para su eventual
inclusión.
En
el caso de incorporar cláusulas ambientales, criterios sustentables, sociales, económicos,
innovadores y estratégicas deberá constatar en el expediente por parte de la
Unidad Técnica Especializada un análisis donde se evidencia si las mismas deben
ser requisitos de admisibilidad o criterios de evaluación.
Ficha articulo
Artículo
17. Recepción de ofertas, elaboración de dictámenes y presentación de informes
ante los órganos competentes. El Proceso de Adquisiciones, tendrá a su cargo
la recepción y apertura de ofertas, todo de conformidad con la legislación vigente,
por medio de SUC. De igual forma deberá solicitar las verificaciones legales cuando
por el tipo de concurso se requieran, estudios financieros, cuando corresponda
y los dictámenes técnicos a las unidades técnicas especializadas, tanto
internos como externos cuando se requiera.
Todo
estudio técnico, ya sea interno o externo, deberá ser suscrito por el responsable
de su elaboración, además por el jefe de la unidad solicitante o unidad técnica
especializada que lo elaboró. Las unidades técnicas especializadas internas a
las que se les solicite la preparación de dictámenes correspondientes están en
la obligación de elaborarlos de acuerdo con los plazos que se fijen, aun cuando
el bien o servicio a adquirir no sea para su uso.
El
estudio técnico es responsabilidad directa del centro de costo que tiene la rectoría
del código a contratar. Para esto la Unidad de Compras Institucionales y la
Asesoría Legal, en el ámbito de su competencia, darán la asesoría necesaria
para cuando estas unidades tengan dudas en la realización del estudio técnico
concerniente a la materia de la Ley General de Contratación Pública y su
Reglamento.
La
verificación técnica, legal, administrativa y financiera cuando corresponda, se
deberá realizar por medio del SUC y están en la obligación de elaborarlos las dependencias
que se asignen dentro de los procedimientos internos de calidad del INA.
Para
procedimientos extraordinarios, excepcionales y especiales, también se seguirán
las reglas para el uso de SUC según los procedimientos definidos en la LGCP y
su reglamento.
El
EPA deberá aprobar y recomendar el acto final tomando en consideración el resultado
del análisis financiero cuando corresponda, técnico y verificación legal de las
ofertas, para este efecto, el EPA revisará de conformidad con el pliego de condiciones,
en lo que corresponda. Para el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones
del Proceso de Adquisiciones, todas las unidades de la Administración de tipo
técnico, administrativo, contable, financiero, presupuestario, informático
están obligados a brindarle colaboración y asesoría en el cumplimiento de sus
cometidos en el plazo establecido.
La
UCI, EPA, encargados de los dictámenes técnicos, sus respectivas jefaturas y gestiones,
deberán de forma conjunta, en caso de requerirse, presentar los informes,
análisis técnicos, administrativos y recomendaciones dadas, en el marco del
trámite de los procesos realizados conforme la LGCP a los órganos competentes para
su análisis y resolución final.
Ficha articulo
Artículo
18. Acto final del procedimiento. La Junta Directiva, las Comisión Mayor de
Gestión de Compras, Comisión Regional de Gestión de Compras y UCI, emitirán el
acto final de los trámites de contratación ordinarios, extraordinarios,
especiales y excepcionales según los siguientes rangos de acción:
a.
Junta Directiva: Emitir
el acto final de los trámites de contratación pública en bienes, servicios y
obras, cuyo monto sea igual o mayor a tres veces al límite inferior de
licitación mayor; así como, de cualquier fideicomiso realizado. En ambos casos
previa recomendación de Comisión Mayor de Gestión de Compras.
b.
Comisión Mayor de Gestión de Compras: Emitir el acto final de todo tipo de trámite en
bienes, servicios y obras, cuyo monto total a adjudicar, declarar desierto o
infructuoso sea igual o superior al límite superior de Licitación Reducida para
bienes y servicios y menor a tres veces al límite inferior de licitación mayor.
c.
Comisión Regional de Gestión de Compras: Emitir el acto final de todo tipo de
trámite de bienes y servicios cuyo monto total a adjudicar, declarar desierto o
infructuoso sea igual o superior a un colón y menor al doble del límite
inferior de Licitación Mayor para bienes y servicios. Para obra pública, cuyo
monto total a adjudicar, declarar desierto o infructuoso sea mayor a un colón y
menor del límite inferior de licitación mayor para obras, sobre ese monto
deberá ser remitido a Comisión Mayor de Gestión de Compras.
d.
Persona encargada de la Unidad de Compras Institucionales: En los trámites propios
de la Sede Central, emitir el acto final en todo tipo de trámite en bienes y
servicios cuyo monto total a adjudicar, declarar desierto o infructuoso sea inferior
del monto establecido al límite superior de Licitación reducida para bienes y
servicios. Para obra pública, cuyo monto total a adjudicar, declarar desierto o
infructuoso sea inferior al monto del límite superior de licitación reducida
para obras, sobre ese monto deberá ser remitido a Comisión Mayor de Gestión de
Compras.
Los
montos establecidos (Umbrales) serán establecidos cada año por el ente correspondiente.
Ficha articulo
Artículo
19. Controles e incorporación de documentos al expediente electrónico. El Proceso de
Adquisiciones deberá establecer los controles y actividades para que los
documentos relativos a compras de bienes y servicios estén incorporados en el
expediente electrónico del trámite de compra, ordenado cronológicamente tal
como lo indica la Ley General de Contratación Pública. Así mismo será
responsabilidad de los Administradores de contrato establecer los controles y
actividades para que los documentos relativos a la ejecución contractual de los
servicios estén incorporados en el expediente electrónico del trámite de compra
en el SUC.
Para
fomentar mecanismos de control interno, los Procesos de Adquisiciones, para velar
por el cumplimiento de la incorporación de los documentos en el proceso de licitación,
así como los Administradores de Contrato en etapa de ejecución contractual,
realizaran anualmente una verificación de una muestra de trámites elaborados
por su dependencia, para que se constate el cumplimiento de la incorporación de
documentos al expediente electrónico.
Ficha articulo
CAPÍTULO
III
De
las funciones de los órganos involucrados en el procedimiento de
Contratación.
Artículo
20. Junta Directiva.
La Junta Directiva tendrá a su cargo las siguientes funciones:
a.
Emitir
el acto final de las contrataciones realizadas en bienes, servicios y obras,
según el rango de acción, previa recomendación de la Comisión Mayor de Gestión
de Compras. La aprobación en el SUC del acto final declarado por la Junta
Directiva recaerá directamente en quien ostente el cargo de secretaría en la
Comisión Mayor de Gestión de Compras, quien deberá adjunta el acuerdo firmado
por la Secretaría Técnica de Junta Directiva.
b.
Conocer
y aprobar o improbar la solicitud de creación de un fideicomiso por parte de la
Junta Administrativa de Análisis y Seguimiento de Fideicomiso, con la
documentación y justificación respectiva.
c.
Emitir
el acto final de las contrataciones de fideicomisos realizadas, previa
recomendación de la Comisión Mayor de Gestión de Compras.
d.
Autorizar
los arrendamientos y ventas de bienes inmuebles propiedad del INA, así como las
compras de dichos bienes, todo de conformidad con la LGCP y su reglamento.
e.
Dictar
la decisión inicial y aprobar los pliegos de condiciones de aquellos procedimientos
de contratación donde no se permite la delegación por Ley, previa recomendación
de la Comisión Mayor de Gestión de Compras.
f.
Resolver
los recursos de objeción y revocatoria al acto final, cuando corresponda o
según su rango de acción. La firma del recurso aprobado por la Junta Directiva
bastará con la aprobación en el SUC de quien ostente el cargo de la Secretaría
de Comisión Mayor de Gestión de Compras. En caso de haber un voto disidente,
deberá también firmar dicho recurso el miembro que lo declaró.
g.
Aprobar
las modificaciones unilaterales de contrato según su rango de acción hasta por
un 20%. Cuando concurran circunstancias excepcionales técnicamente acreditadas
en el expediente podrá autorizar hasta un 50% (incluyendo el 20%) del plazo y monto
del contrato original, según su rango de acción.
h.
Conocer
cualquier otro asunto relacionado con materia de contratación pública que se
considere según su rango de acción y competencia.
Ficha articulo
Artículo
21. Comisión Mayor de Gestión de Compras. La Comisión Mayor de Gestión de Compras
se regirá por los siguientes lineamientos:
1.
Integración. La
Comisión Mayor de Gestión de Compras estará integrada por los siguientes
miembros:
a.
La
persona encargada de la Gerencia General. En caso de ausencia permanente o
motivada mediante delegación, asumirá la persona encargada de la subgerencia a
cargo de lo administrativo, y en ausencia permanente o motivada de esta,
asumirá la persona encargada de la subgerencia a cargo de lo técnico.
b.
La
persona encargada de la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo.
En
ausencia permanente o motivada, asumirá la persona encargada de la Unidad de
Control Interno.
c.
La
persona encargada de la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos.
En
ausencia permanente o motivada, asumirá la persona encargada de la Gestión
Regional.
d.
La
persona encargada de la Gestión SINAFOR. En ausencia permanente o motivada,
asumirá la persona encargada de la Unidad de Fomento y Desarrollo Empresarial.
e.
La
persona encargada de la Unidad de Planificación Estratégica. En ausencia permanente
o motivada, asumirá la persona de la Asesoría de Calidad.
La
persona encargada de la Gestión de Tecnologías de Información y Comunicación,
la persona encargada de la Asesoría Legal, la persona encargada del Proceso de
Contratación Administrativa de la Asesoría Legal, la persona encargada de la
Unidad de Secretaría Técnica de la Junta Directiva, la persona encargada de la
Unidad de Compras Institucionales y la persona encargada del Proceso de
Adquisiciones de la Unidad de Compras Institucionales, participarán con voz,
pero sin voto.
La
persona encargada de la Unidad de Control Interno participará con voz, pero sin
voto, cuando no asuma como miembro votante ante la ausencia de la persona
encargada de la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo.
2.
Funcionamiento de la Comisión: Para el funcionamiento de la Comisión se considerará
lo siguiente:
a.
Presidencia: La
Comisión estará presidida por quien representa al Cuerpo Gerencial.
b.
Secretaría: Estará
a cargo de la persona encargada del Proceso de Adquisiciones de la Unidad de
Compras Institucionales, quien levantará el acta, redacción, firma y aprobación
en el SUC de los comunicados de acuerdo y decisiones iniciales. En caso de
ausencia de este, el levantamiento del acta y demás actividades estará a cargo
de la persona encargada de la Unidad de Compras Institucionales. Para el caso
de la firma de la decisión inicial de cada trámite aprobado, quien deberá
firmar la misma, será la persona que ostenta el cargo de presidente de dicha
Comisión.
c.
Quórum: Para
que la comisión sesione válidamente deberá contarse con la persona encargada de
la Gerencia General o en ausencia motivada de esta con la persona encargada de
la Subgerencia que designe formalmente, quienes serán responsables
personalmente de sus actuaciones. El quórum estará formado por la mayoría
simple de sus integrantes.
d.
Acuerdos: Los
acuerdos se tomarán por la mayoría simple de las personas presentes.
e.
Cronogramas de sesiones: La Secretaría de la Comisión en coordinación con la
Presidencia, establecerá a inicio de cada año la calendarización semanal de las
sesiones ordinarias de la Comisión; las sesiones extraordinarias que surjan deberán
ser comunicadas con anticipación a los miembros de comisión según la Ley General
de la Administración Pública.
f.
Empate: En
caso de empate, quien preside la Comisión tendrá voto de calidad. Este voto
contará solo por dos.
g.
Asistencia:
La asistencia a las sesiones tanto ordinarias como extraordinarias de esta
Comisión es obligatoria, por lo que toda ausencia debe ser debidamente autorizada
ante quien la preside antes de la sesión.
h.
Funcionamiento en general: Para los demás aspectos no contemplados en este Reglamento,
se regirá supletoriamente por lo dispuesto en la Ley General de la
Administración Pública y sus reformas.
i.
Deber de inhibirse: Cuando
alguna de las personas integrantes de la Comisión Mayor de Gestión de Compras
firme un criterio decisorio dentro del proceso de compra deberá inhibirse de
concurrir a los acuerdos relacionados con esa contratación o tenga alguna de
las causales prevista en el Régimen de Prohibiciones de la LGCP y su
reglamento.
Ficha articulo
Artículo 22. Competencia de la Comisión Mayor
de Gestión de Compras. La Comisión Mayor de Gestión de Compras
tendrá las siguientes funciones:
a.
Aprobar
anualmente el Programa de Adquisiciones Institucional.
b.
Dictar
la decisión inicial y aprobar los pliegos de condiciones de las contrataciones
según el rango de acción.
c.
Dictar
la decisión inicial del procedimiento de urgencia, previa autorización suscrita
y motivada por la Presidencia Ejecutiva del INA, y comunicada a Junta Directiva,
de conformidad con la LGCP y su reglamento.
d.
Emitir
el acto final de las contrataciones realizadas según el rango de acción.
e.
Recomendar
únicamente a la Junta Directiva el acto final de los trámites de bienes,
servicios y obras, según el rango de acción.
f.
Recomendar
a la Junta Directiva la aprobación o no de la constitución de fideicomisos, una
vez cumplidas las etapas del proceso de contratación sin importar la cuantía
del negocio.
g.
Resolver
los recursos de objeción al pliego de condiciones y revocatoria en contra del
acto final, en las contrataciones emitidas según su rango de acción, La firma
del recurso aprobado por la Comisión Mayor de Gestión de Compras bastará con la
firma de la Presidencia y la aprobación en el SUC de quien ostente el cargo de
la Secretaría de esta. En caso de haber un voto disidente, deberá también
firmar dicho recurso el miembro que lo declaró.
h.
Aprobar
las modificaciones unilaterales de contrato según su rango de acción hasta por
un 20%. Cuando concurran circunstancias excepcionales técnicamente acreditadas
en el expediente podrá autorizar hasta un 50% (incluyendo el 20%) del plazo y
monto del contrato original, según su rango de acción.
i.
Convocar
a cualquier persona funcionaria del INA con carácter de invitado y con el fin
de obtener su criterio técnico en asuntos de su competencia.
j.
Conocer
las solicitudes de resolución contractual, recisión contractual, suspensiones
de plazo y de contrato, cesiones del contrato, caducidad de las contrataciones
adjudicadas u otra forma de terminación anormal del contrato, modificaciones
unilaterales de bienes o servicios, solicitudes de saneamientos a actos
emitidos, según su rango de acción. A su vez, aquellas previamente adjudicadas
por la Junta Directiva.
k.
Conocer
cualquier otro asunto relacionado con contratación pública, según su rango de
acción y competencias.
Ficha articulo
Artículo
23. Comisión Regional de Gestión de Compras. La Comisión Regional de Gestión Compras
se regirá por los siguientes lineamientos:
1.
Integración. La
Comisión Regional de Gestión de Compras estará integrada por:
a.
La
persona encargada de la Unidad Regional y en ausencia motivada de este la
persona quien ostente el puesto de la Gestión Regional.
b.
La
persona encargada del Proceso del Servicio al Usuario y en ausencia motivada de
este la persona encargada del PSAC.
c.
Una
persona representante de los centros de formación o especializados de la Unidad
Regional aprobado por la persona encargada de la Gestión Regional, quien a su
vez deberá nombrar una persona suplente con la misma representación de los
centros de formación o especializados de la Unidad Regional, quien deberá
asistir de forma obligatoria en ausencia del titular.
Por
parte de la Asesoría Legal será la persona abogada destacada en la Unidad Regional
y en su ausencia asumirá la persona encargada del Proceso de Asesoría Regional
o quién la persona encargada de la Asesoría Legal designe, la persona encargada
del Almacén Regional y la persona encargada del Proceso de Adquisiciones
participarán con voz, pero sin voto.
2.
Funcionamiento de la Comisión Regional de Gestión de Compras: Para el funcionamiento
de la Comisión se considerará lo siguiente:
a.
Presidencia: La
Comisión estará presidida por la persona encargada de la Unidad Regional y en
ausencia motivada de esta por la persona quien ostente el puesto de la Gestión
Regional.
b.
Secretaría: La
secretaría de la Comisión estará a cargo de la persona EPA quien levantará el
acta, redacción, firma y aprobación en el SUC de comunicados de acuerdos y
decisiones iniciales. En caso de ausencia de éste, el levantamiento del acta y
demás actividades, estará a cargo de la persona encargada del Proceso de Seguimiento
de Apoyo y Control. Para el caso de la firma de la decisión inicial de cada
trámite aprobado, quien deberá firmar la misma, será la persona que ostenta el
cargo de presidente de dicha Comisión.
c.
Quórum: Para
que la comisión sesione válidamente deberá contarse con la totalidad de las
personas asignadas como integrantes de esta comisión y en caso de ausencia
motivada sus respectivos suplentes señalados en este Reglamento.
d.
Acuerdos: Los
acuerdos se tomarán por la mayoría simple de los presentes.
e.
Cronogramas de sesiones: La Secretaría de la Comisión en coordinación con la
Presidencia, establecerá a inicio de cada año la calendarización semanal de las
sesiones ordinarias de la Comisión; las sesiones extraordinarias que surjan
deberán ser comunicadas con anticipación a los miembros de comisión, según la
Ley General de la Administración Pública.
f.
Empate: En
caso de empate, quien preside la Comisión tendrá voto de calidad. Este voto
contará solo por dos.
g.
Asistencia: La
asistencia a las sesiones de esta Comisión es obligatoria, por lo que toda
ausencia debe ser autorizada ante quien la preside antes de la sesión, con el
fin de que su suplencia prevista en este Reglamento pueda estar presente
siempre para que sesionen válidamente.
h.
Funcionamiento en general: Para los demás aspectos no contemplados en este
Reglamento, se regirá supletoriamente por lo dispuesto en la Ley General de la
Administración Pública y sus reformas.
i.
Deber de inhibirse: Cuando
alguna de las personas integrantes de la Comisión Regional de Gestión de
Compras tenga una causal de prohibición prevista en la LGCP y su reglamento o
firme un criterio decisorio dentro del proceso de compra deberá inhibirse de
concurrir a los acuerdos relacionados con esa contratación.
Ficha articulo
Artículo
24. Competencias de la Comisión Regional de Gestión de Compras.
Será
competencia de la Comisión Regional de Gestión de Compras:
a.
Dictar
la decisión inicial y aprobar los pliegos de condiciones de las contrataciones
según el rango de acción.
b.
Emitir
el acto final de las contrataciones realizadas en la Unidad Regional según el
rango de acción.
c.
Resolver
los recursos de objeción al pliego de condiciones y revocatoria en contra del
acto final, en las contrataciones emitidas según su rango de acción.
La
firma del recurso aprobado por la Comisión Regional de Gestión de Compras
bastará con la firma de la Presidencia y la aprobación en el SUC de quien
ostente el cargo de la Secretaría de esta. En caso de haber un voto disidente,
deberá también firmar dicho recurso el miembro que lo declaró.
d.
Aprobar
las modificaciones unilaterales de contrato según su rango de acción hasta por
un 20%. Cuando concurran circunstancias excepcionales técnicamente acreditadas
en el expediente podrá autorizar hasta un 50% (incluyendo el 20%) del plazo y
monto del contrato original.
e.
Convocar
a cualquier funcionario del INA con carácter de invitado y con el fin de
obtener su criterio técnico en asuntos de su competencia.
f.
Conocer
las solicitudes de resolución contractual, recisión contractual, suspensiones
de plazo y de contrato, cesiones del contrato, caducidad de las contrataciones
adjudicadas u otra forma de terminación anormal del contrato, modificaciones
unilaterales de bienes o servicios, solicitudes de saneamientos a actos emitidos
según su rango de acción.
g.
Conocer
cualquier otro asunto relacionado con contratación pública, según su rango de
acción y competencias.
Ficha articulo
Artículo
25. Competencias de la persona encargada de la Unidad de Compras Institucionales.
Será
competencia de la persona encargada de la UCI en los trámites propios de la
Sede Central:
a.
Dictar
la decisión inicial y aprobar los pliegos de condiciones de las contrataciones
realizadas según su rango de acción. Será responsabilidad directa, firmar los
comunicados de acuerdo y decisiones iniciales. La persona encargada de la UCI
aprobará los trámites de compra en el SUC adjuntando el comunicado de acuerdo y
decisión inicial.
b.
Emitir
el acto final de las contrataciones realizadas según su rango de acción. Será
responsabilidad directa, firmar los comunicados de acuerdo y decisiones iniciales.
c.
Resolver
los recursos de objeción al pliego de condiciones y revocatoria en contra del
acto final, en las contrataciones emitidas según su rango de acción.
d.
Aprobar
las modificaciones unilaterales de contrato según su rango de acción hasta por
un 20%. Cuando concurran circunstancias excepcionales técnicamente acreditadas
en el expediente podrá autorizar hasta un 50% (incluyendo el 20%) del plazo y
monto del contrato original.
e.
Conocer
las solicitudes de resolución contractual, recisión contractual, suspensiones
de plazo y de contrato, cesiones del contrato, caducidad de las contrataciones
adjudicadas u otra forma de terminación anormal del contrato, modificaciones
unilaterales de bienes o servicios, solicitudes de saneamientos a actos
emitidos según su rango de acción.
f.
Conocer
cualquier otro asunto relacionado con materia de contratación pública que se
considere según su rango de acción y competencia.
Cuando
la persona encargada de la UCI firme un criterio decisorio dentro del proceso
de compra o concurra alguna de las causales de prohibición, inhibición o ausencia
justificada deberá la persona encargada de GNSA proceder con dicha competencia.
Y en ausencia de la persona encargada de GNSA asume el superior jerárquico.
Ficha articulo
Artículo
26. Competencias de la persona encargada del Proceso de Adquisiciones. Será competencia de la
persona EPA tanto en Sede Central como en Unidades Regionales:
a.
Aprobar
las solicitudes de contratación generadas en el SUC de los trámites de
licitación generados en su Proceso.
b.
Aprobar
y firmar las órdenes de compra u órdenes de pedido generadas de las
aprobaciones de contratos por abastecimiento por demanda establecidos en su
dependencia.
c.
Aprobar
y firmar las órdenes de compra u órdenes de pedido generada de las aprobaciones
de contratos de bienes y servicios establecidos en su dependencia.
d.
Aprobar
y firmar las órdenes de compra u órdenes de pedido generada de las aprobaciones
de trámites de convenio marco establecidos en su dependencia.
e.
Controlar
y supervisar que se tramitan todos los procedimientos de contratación
ordinarios, extraordinarios, especiales y las excepcionales regulados en la
LGCP y su reglamento.
f.
Requerir
las justificaciones en relación con las solicitudes de adquisiciones de obras,
bienes y servicios.
g.
Fiscalizar
y controlar el ABC de compras respectivo.
h.
Controlar
y supervisar que se resuelvan y comuniquen las aclaraciones y modificaciones a
los pliegos de condiciones de los procedimientos de contratación según su rango
de acción.
i.
Controlar
y supervisar que se tramiten los proyectos de resolución de recursos ante quien
corresponda según el presente Reglamento.
j.
Dictar
mediante acto motivado la declaratoria de los documentos confidenciales
expresados por los oferentes en cada trámite licitatorio sin importar su
cuantía o la instancia que lo haya aprobado.
k.
Controlar
y supervisar que se realicen los trámites de revisión y reajuste de precios de
los contratos de obras, bienes y servicios, coordinando en aquellos casos que
corresponda con las personas administradoras de contrato.
l.
Aprobar
los informes de recomendación generados en el SUC de los trámites de licitación
generados en su Proceso para ser visto su dictamen final por el órgano
competente.
m.
Resolver
las prórrogas propuestas por los contratistas en los procedimientos establecidos
en su dependencia, independientemente de quien emitió el acto final de la
licitación, tomando en cuenta el criterio técnico emitido respectivo.
n.
Resolver
las solicitudes de mejoras de bienes y servicios a entregar propuestas por los
contratistas, en los procedimientos establecidos en su dependencia
independientemente de quien emitió el acto final de la licitación, tomando en
cuenta el criterio técnico respectivo.
o.
Resguardar
la información que se genera del uso del SUC, así como sus respaldos. Además,
custodiar de los expedientes de los trámites de compras que no hayan sido
eliminados en concordancia con la Ley de Archivo Nacional.
p.
Controlar
y supervisar de que se apliquen las multas y cláusulas penales solicitadas por
las Unidades Usuarias, y que fueron establecidas en los pliegos de condiciones.
Así como resolver los recursos de revocatoria contra estas. En caso de un
eventual recursos de apelación, trasladar a la persona encargada de GNSA cuando
sea Sede Central y; en el caso de la Unidades Regionales, a la persona
encargada de la Unidad Regional, quienes tendrán que conocer y resolver dicho
recurso contra la sanción económica interpuesta.
q.
Establecer
los controles y procedimiento relacionados con las garantías económicas, su
control, seguimiento de vencimientos, y afines de conformidad con la LGCP y su
reglamento.
r.
Aprobar
las modificaciones de los contratos en donde se aplique el artículo 157 de la
Ley General de la Administración Pública, para que en cualquier tiempo se pueda
rectificar los errores materiales o de hecho y los aritméticos de estos
contratos.
s.
Dar
seguimiento a la rendición y vigencia de las garantías de cumplimiento de los
tramites de compra, así como realizar el respectivo estudio para su prorroga o
devolución.
t.
Conocer
cualquier otro asunto relacionado con materia de contratación pública que se
considere dentro de sus funciones y competencia.
En la Sede Central, en
caso de ausencia del EPA el responsable será la persona encargada de la Unidad
de Compras Institucionales y en su ausencia será el Gestor de Normalización y
Servicios de Apoyo. En caso de ausencia del EPA de las Unidades Regionales, el
responsable de las funciones antes señaladas será la persona encargada del PSAC
y en su ausencia será la persona encargada de la Unidad Regional respectiva
Ficha articulo
Artículo 27.-De la celebración de sesiones por
parte de las comisiones. Las comisiones reguladas en este reglamento
podrán sesionar ordinaria y extraordinariamente en forma presencial física,
modalidad mixta o virtual. Cuando las sesiones se realicen en modalidad mixta o
virtual serán mediante el uso de sistemas telemáticos que permitan una
comunicación integral, simultánea e ininterrumpida de video, audio y datos
entre sus integrantes y que garanticen en tiempo real la oralidad de la
deliberación, la identidad de los asistentes, la autenticidad e integridad de
la voluntad colegiada, la conservación e inalterabilidad de lo actuado y su
grabación en medios que permitan su íntegra reproducción. En el caso de los
órganos que realicen sesiones públicas, se deberá garantizar la publicidad
mediante la utilización de medios virtuales, que permitan que la ciudadanía
pueda seguir en tiempo real las deliberaciones. Además, será responsabilidad de
la Secretaría, indicar los miembros de la comisión que participan en este tipo
de modalidad de sesión, dejando constancia de la participación y votos de sus
miembros, así como cualquier otra circunstancia que se considere oportuna.
En caso de que se sesione presencialmente en la
modalidad virtual o mixta, sea para sesiones ordinarias o extraordinarias,
todas las comisiones deberán de garantizar que haya interacción integral,
multidireccional y en tiempo real entre los miembros del Órgano colegiado y
todos aquellos que participen de la sesión, de conformidad con lo dispuesto en
la normativa interna y procedimientos institucionales que regulen lo referente
al funcionamiento de los órganos colegiados del INA y sus sesiones.
Todas
las Comisiones deben garantizar en sus sesiones el cumplimiento de las disposiciones
referente a los Órganos Colegiados establecidas tanto en la normativa interna y
procedimientos institucionales como en la Ley General de la Administración
Pública y sus reformas y en el ordenamiento jurídico.
Ficha articulo
Artículo
28. - Firma de Contratos electrónicos en SUC. Tendrán potestad de firmar
digitalmente los contratos las siguientes personas, de conformidad con la LGCP
y su reglamento:
a.
Para
los trámites adjudicados por la Comisión Mayor de Gestión de Compras y Junta
Directiva que requieran o no refrendo contralor, será la persona encargada
de la Subgerencia a cargo de lo Administrativo, en ausencia motivada de esta
será la persona encargada de la Gerencia General y en ausencia de ambos será la
persona encargada de la Presidencia Ejecutiva.
b.
Para
los tramites adjudicados por la Comisión Regional de Gestión de Compras,
será la persona encargada del Proceso de Adquisiciones, en ausencia motivada de
esta será la persona encargada de la Unidad Regional, y en ausencia de esta
última la persona encargada del PSAC.
c.
Para
los tramites adjudicados por el encargado de la Unidad de Compras Institucionales,
en el caso de la Sede Central, será la persona encargada del Proceso de
Adquisiciones, en ausencia de esta será la persona encargada de la GNSA y en
ausencia de este último será la persona encargada de la Subgerencia a cargo de
lo Administrativo.
Todas
las modificaciones contractuales que se realicen de conformidad con la normativa
vigente serán firmadas en el SUC por las personas funcionarias indicadas en los
incisos a, b y c, según lo autorice cada regla.
Ficha articulo
Artículo
29. Contrataciones de bienes y servicios por incapacidad institucional para la
atención de los Servicios de Capacitación y formación Profesional. La institución podrá
ejecutar programas y actividades de capacitación, de asesoramiento técnico y de
apoyo empresarial, pudiendo ofrecer los servicios de manera directa mediante
convenios o contratando bienes y servicios por medio de la licitación menor
prevista en la LGCP, independientemente del monto, cuando se determine
técnicamente que hay una incapacidad institucional para responder a la demanda
en un tiempo oportuno con su propio personal.
Para
esto, se seguirá lo establecido en el procedimiento realizado por la Gerencia General,
en donde prevalecerán los tiempos de ley en este tipo de procedimiento, con el
objetivo de hacer más eficiente la adquisición de estos bienes y servicios. Estas
compras deben estar centralizadas en la Institución, salvo aprobación de la Gerencia
General para desconcentrar administrativamente a alguna de las Unidades
Regionales mediante el Proceso de Adquisiciones.
La
Unidad solicitante debe de establecer para estas compras, una justificación amplia
de la necesidad de compra bajo este esquema y asegurarse de que sea para la
ejecución de servicios de capacitación y formación profesional o contratación
de terceros para servicios de capacitación y formación profesional, este último
cuando se determine técnicamente una incapacidad de la Institución para
responder a la demanda de estos oportunamente.
La
aprobación de los pliegos de condiciones, dictado de la decisión inicial y los correspondientes
actos finales, recaerán según rango de acción en el órgano competente definido
en el artículo 14 y 18 de este Reglamento, indistintamente si se tramita por
medio de licitación menor.
Para
la firma de los contratos de los tramites derivados de este artículo, se regirá
por lo dispuesto en este Reglamento.
Aquellas
compras de bienes y servicios que se requieran para ser destinados en la ejecución
de servicios de capacitación y formación profesional que sean menor al monto
límite inferior de la Licitación menor, se tramitarán como licitaciones reducidas.
Ficha articulo
Artículo
30. - Sobre las compras de la Unidad de Fomento y Desarrollo Empresarial con base
en lo dispuesto en la ley Sistema de Banca para el Desarrollo. En el caso de la
atención y el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el inciso a) del
artículo 41, de la Ley 8634, Sistema de Banca para el Desarrollo, de 23 de
abril de 2008, el INA podrá contratar siguiendo el procedimiento de licitación
menor previsto en la Ley General de Contratación Pública, independientemente
del monto, cuando se determine técnicamente que hay una incapacidad
institucional para responder a la demanda en un tiempo oportuno con
su
propio personal.
En
los casos que los trámites a contratar no superen en su cuantía el límite
inferior de una licitación menor, se podrá usar el procedimiento de licitación
reducida previsto en la Ley General de Contratación Pública.
La
rectoría técnica de estas compras estará bajo la responsabilidad de la UFODE, quien
mediante, una justificación amplia de la necesidad de compra bajo este esquema
se asegurará de que sea para la ejecución de servicios cubiertos en la ley
Sistema Banca para el Desarrollo.
La
aprobación de los pliegos de condiciones, dictado de la decisión inicial y los correspondientes
actos finales, recaerán según rango de acción en el órgano competente definido
en este reglamento.
Para
la firma de los contratos de los tramites derivados de este artículo, se regirá
por lo dispuesto en este Reglamento.
Ficha articulo
CAPÍTULO
IV
De
la supervisión, recepción, almacenamiento y distribución.
Artículo
31. Trámites conexos de importación de bienes. Todos los trámites bancarios,
aduaneros, transporte interno a almacenes del INA, exoneraciones de impuestos,
contratación de medios de transporte, reclamos ante proveedores y/o sus
representantes o ante el Instituto Nacional de Seguros, producto de las
operaciones relacionadas con la importación de bienes estarán a cargo del Proceso
de Adquisiciones de la UCI.
Ficha articulo
Artículo
32. Recepción, almacenamiento y distribución de los bienes. Para la recepción de
los bienes deberá llevarse un registro en el cual deberán constar las cantidades,
calidades, características, naturaleza de los bienes y concordancia con lo
adjudicado, así como toda otra información pertinente, y será suscrita por el
funcionario encargado de recibir los bienes y el contratista o por quien hace
la entrega. Al Proceso de Almacén le corresponderá establecer y llevar a cabo
los procedimientos y controles para la adecuada recepción, almacenamiento y
distribución de bienes en las diferentes bodegas que aseguren un servicio
eficiente y seguro.
Ficha articulo
Artículo
33. Supervisión y recepción de servicios. El INA deberá evaluar el trabajo, a fin
de asegurarse su cumplimiento, conforme con las condiciones pactadas.
La
supervisión del contrato durante su período de ejecución corresponderá a la Unidad
que tiene la competencia según lo establecido en el pliego de condiciones y
posterior contrato.
Para
tal efecto ésta deberá tomar oportunamente las medidas que estime necesarias
para obligar al contratista a cumplir estrictamente con las condiciones específicas
y plazos establecidos, o para proceder a establecer la comunicación respectiva
ante el órgano que aprobó la contratación según su rango de acción, para
resolver el contrato cuando dicha medida se estime pertinente, con una indicación
clara de los motivos concurrentes y del incumplimiento en que el contratista ha
incurrido.
La
recepción provisional y definitiva del contrato, corresponderá a la Unidad Solicitante
de la contratación cuando corresponda en coordinación con las Unidades Técnicas
Especializadas involucradas.
En
los casos de los contratos de servicios continuos, la persona administradora de
contrato deberá al menos 2 meses antes del vencimiento de su plazo contractual acreditar
mediante acto motivado, su conveniencia, debiendo ponderar la buena ejecución
del contrato.
Ficha articulo
Artículo
34. Supervisión de Contrataciones de Servicios de Capacitación y Formación
Profesional. El
INA deberá evaluar la ejecución de los servicios contratados, a fin de
asegurarse su cumplimiento, conforme con las condiciones pactadas.
La
supervisión del contrato durante su período de ejecución corresponderá a la unidad
solicitante quien tendrá la supervisión directa de la ejecución del contrato.
Para
tal efecto ésta deberá tomar oportunamente las medidas que estime necesarias
para obligar al contratista a cumplir estrictamente con las condiciones específicas
y plazos establecidos, o para proceder a establecer la comunicación respectiva
ante el Órgano competente según su rango de acción, para resolver el contrato
cuando dicha medida se estime pertinente, con una indicación clara de los motivos
concurrentes y del incumplimiento en que el contratista ha incurrido.
El
Proceso de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional de
la UCI, velará con la unidad solicitante la aplicación de la normativa de contratación
de SCFP que requiere las unidades adscritas a la Gestión Regional.
Asimismo,
Proceso de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional de
la UCI ejercerá la supervisión complementaria a la ejercida directamente por la
unidad solicitante.
Ficha articulo
Artículo
35. Sobre la aprobación de trámites sin contenido presupuestario.
De
conformidad con el artículo 38 de la LGCP y previo a promover el concurso, la Administración
debe acreditar la existencia de contenido presupuestario, se delega la
responsabilidad directa a la persona encargada de la Presidencia Ejecutiva, aprobar
todos aquellos trámites que se generen en el INA y que durante su año de confección
del pliego de condiciones no se tenga el contenido presupuestario, debiendo
prever el mismo en su etapa de adjudicación. Y será responsabilidad directa de
las Unidades Solicitantes acreditar el compromiso para darle contenido presupuestario
a aquellos trámites que se prolongue en diversos ejercicios económicos,
realizando las gestiones correspondientes para esto.
En
ausencia de la persona encargada de la Presidencia Ejecutiva, esta aprobación estará
a cargo de la Gerencia General y en ausencia de esta, esta aprobación estará a
cargo de la Subgerencia a cargo de lo administrativo.
Ficha articulo
Artículo
36. Deber de establecer controles internos en la gestión de compras.
Es
responsabilidad directa de las jefaturas inmersas en la gestión de compras del INA,
establecer supervisión, fiscalización y las medidas de control internas para generar
un proceso de gestión de compras eficiente, transparente, planificado y eficaz,
que procure la consecución del fin público que busca el INA.
Es
responsabilidad de todas las personas funcionarias inmersas en la gestión de compras
del INA, actuar de manera ética, procurando siempre el bien común, buscando la
mejora continua en el proceso y realizando las asignaciones dadas de manera
eficiente y apegadas a la legalidad.
Ficha articulo
Artículo
37. De la administración de los contratos. Los administradores de los contratos
serán las jefaturas directas ya sea del centro de costo solicitante o de la rectoría
del código dependiendo del tipo de contratación. Así las cosas, para servicios
será la unidad solicitante el administrador del contrato. En compras de bienes,
es importante que ante la cantidad de solicitudes de compras que se puedan
tener, la responsabilidad de la administración del contrato hasta su pago final
recaerá a la Unidad Técnica Especializada quien es la encargada de la recepción
técnica de los bienes en conjunto con los encargados del Almacén.
Sin
embargo, estas personas indicadas, podrá tener personal de apoyo en esta supervisión,
para temas de archivo y control, sin salvar responsabilidad directa de su
función, lo cual deberá estar establecido desde el contrato respectivo.
Es
responsabilidad directa de los administradores de contratos, establecido así en
desde los pliegos de condiciones y contratos, las siguientes funciones:
.
Gestionar las prórrogas propuestas remitidas por el contratista, otorgando criterio
técnico sobre las mismas y remitir al Proceso de Adquisiciones correspondiente.
.
Gestionar la prórroga a los contratos de servicios continuos prorrogables a su cargo,
solicitando al Proceso de Adquisiciones respectivo la realización en el SUC de
esta y que el Proceso de Adquisiciones realice las gestiones correspondientes
para realizar las prórrogas en el SUC, conforme a la LGCP y su Reglamento.
.
Gestionar la solicitud de cambio de modelo de bienes por el contratista, otorgando
criterio técnico sobre las mismas y remitir al Proceso de Adquisiciones.
.
Realizar los trámites de exclusión de líneas en trámites por demanda, con criterio
técnico y posteriormente remitir al Proceso de Adquisiciones para realizar lo
correspondiente.
.
Gestionar por medio del SUC siguiendo los lineamientos establecidos para la finalización
de los procesos de etapa de ejecución contractual, tales como: manual de
modificación unilateral de contrato, prórroga al plazo de entrega del contrato,
prórrogas al contrato previstas en el cartel, modificación objetos actualizados,
modificación de diferentes cláusulas de contrato, gestión de reajuste de
precios, evaluación de proveedores, cesión de contrato, suspensión de contrato,
suspensión del plazo de entrega, solicitud de Información etapa ejecución
contractual, anexo de documentos al expediente electrónico.
.
Archivar en el expediente electrónico del SUC todo documento que genere en la
etapa de ejecución contractual, tales como pagos, oficios generados al contratista,
y cualquier otro documento que se emita en esta etapa. Para esto, tendrá los
derechos asignados según corresponda su rol de parte de la Administración
Institucional del SUC.
.
Realizar el control respectivo en los contratos por demanda de lo consumible presupuestariamente,
cuando el mismo tenga un tope máximo contratado, con el fin de no sobrepasar la
cuantía establecida del trámite.
.
Realizar los criterios técnicos de las solicitudes de reajuste de precios de
los contratos a cargo, cuando el Proceso de Adquisiciones lo considere por la complejidad
del reajuste.
.
Realizar los pagos de las revisiones y los reajustes de precios solicitados por
los contratistas, de los cálculos realizados por el Proceso de Adquisiciones de
los contratos a su cargo. Estas revisiones y reajustes de precios son aprobados
por el EPA quien emitirá el detalle de estos cálculos para su información. En caso
de no tener presupuesto para realizar el pago, deberá el Administrador del
contrato, realizar los procedimientos correspondientes para tener los fondos necesarios
para hacer valer el derecho del contratista al pago de revisiones y el reajuste
de precios para mantener el equilibrio económico del contrato.
.
Dar el seguimiento contractual respectivo en la aplicación de multas y la cláusula
penal cuando lo amerite y ante el incumplimiento respectivo del contrato.
Posteriormente, enviar al Proceso de Adquisiciones para el procedimiento
correspondiente de notificación y aplicación.
.
Realizar el control respectivo en conjunto con los Procesos de Adquisiciones en
los contratos por demanda de lo consumible presupuestariamente, cuando el mismo
tenga un tope máximo contratado, con el fin de no sobrepasar la cuantía
establecida del trámite.
.
Realizar los actos correspondientes a las solicitudes de suspensión de contratos
o terminaciones anormales del contrato, de conformidad con lo normado en la Ley
General de Contratación Pública y su Reglamento.
.
Iniciar los trámites de compra con al menos 18 meses de anticipación al vencimiento
del contrato administrativo, salvo situación especial que impida su trámite o
interés institucional en no promover la compra. Así como tramitar las prórrogas
anuales al contrato en ejecución cuando corresponda.
.
Cualquier otra función que por su naturaleza sea dentro de la ejecución contractual.
Ficha articulo
Artículo
38. De las solicitudes de adenda a los contratos. Será responsabilidad de
los administradores de contrato, la solicitud de modificaciones unilaterales al
contrato con relación a lo normado en la Ley General de Contratación Pública y
su Reglamento.
Sobre
esto, es necesario que se cuente con la solicitud expuesta de modificación cumpliendo
a cabalidad con todos los puntos que indican los artículos 276 o 184 del RLGCP,
cuando corresponda, explicando ampliamente la imprevisibilidad del hecho que
causa dicha modificación. Además, se deberá emitir el criterio técnico
respetivo y la razonabilidad del precio de la modificación solicitada. Es
importante que para aprobar estas solicitudes se cuente con certificación de
contenido presupuestario.
Será
responsabilidad directa de cada órgano competente establecido en este Reglamento
que adjudicó el trámite al cuál se le quiere modificar unilateralmente, la declaratoria
final de esta solicitud con base en la legalidad y la técnica. Además, los Procesos
de Adquisiciones serán los responsables, una vez aprobada cada modificación
unilateral del contrato aprobada por el órgano competente, de gestionar con la
Asesoría Legal, la confección de la adenda respectiva.
Ficha articulo
Artículo
39. De las contrataciones por demanda. Cuando las condiciones del mercado, así como
la alta y frecuente demanda de servicios lo recomienden, se podrá pactar el
compromiso de suplir los servicios, según las necesidades puntuales que se
vayan dando durante un período determinado. Las cotizaciones se harán sobre la
base de precios unitarios formulados con fundamento en una proyección de los
costos y eventuales demandas del servicio.
Será
responsabilidad de la Unidad Usuaria que solicite la contratación por demanda, realizar
el análisis si la contratación debiese establecerse con un tope máximo de consumo
o en su caso establecer dicha contratación de cuantía inestimada, mediante acto
debidamente motivado.
Ante
esto, se entiende por contratación según demanda aquella modalidad en la que la
Institución no pacta una cantidad específica, sino el compromiso de que se le
suplan bienes o servicios periódicamente, según las necesidades de consumo que
se vayan presentado por las Unidades Usuarias del INA, mediante la adjudicación
de precios unitarios.
Ahora
bien, la modalidad de ejecución es distinta a una modificación del contrato.
Al
no existir una cantidad específica del bien o servicio a contratar la
Administración deberá señalar a la empresa contratada los requerimientos del
objeto adjudicado.
Esas
condiciones no implican modificaciones. No obstante, si la administración identifica
la posibilidad de ajustar el contrato en objeto, monto, plazo u otro elemento esencial,
se darían las condiciones para aplicar el numeral 276 del RLGCP.
Se
generarán órdenes de compra u órdenes de pedido sobre los contratos según demanda
establecidos en la Institución, sobre todas aquellas necesidades que requiera
la Institución, que serán emitidas por los Procesos de Adquisiciones sobre las
digitaciones periódicas que hagan las unidades usuarias y aprobadas por el EPA.
Además, toda prórroga u cambio de modelo emitido sobre las órdenes de compra
generadas por el Proceso de Adquisiciones de contratos por demanda, será responsabilidad
del EPA emitir la declaración final, con base en la legalidad y criterio técnico.
Ficha articulo
Artículo
40. Terminaciones anormales del contrato. Cuando se presente la terminación de un
contrato de modo anormal, por cualquiera de las causales señaladas en la Ley de
General de Contratación Pública y su reglamento, se aplicará el procedimiento
establecido en dicho marco legal.
Una
vez documentado el incumplimiento este será conocido por el Órgano Competente
según su rango acción, debiendo emitirse la orden de suspensión del contrato al
mismo tiempo que deberá requerir a la persona titular de la Gerencia General el
inicio del procedimiento ordinario según la Ley de General de Contratación
Pública.
Será
responsabilidad de la Gerencia General designar al órgano director o instancia responsable
de gestionar el debido proceso, así como de la emisión de la resolución final,
admitiéndose contra dicha resolución, los recursos de revocatoria ante la misma
instancia y apelación ante la Presidencia Ejecutiva. Finalizado el proceso será
comunicado para conocimiento de la comisión competente.
Ficha articulo
Artículo
41. Sobre los procedimientos especiales de urgencia. Cuando el INA enfrente
una situación calificada de urgente, independientemente de las causas que la
originaron y para evitar lesiones al interés público, daños graves a las
personas o irreparables a las cosas, podrá recurrir a la contratación de
urgencia, prevista en el artículo 66 del LGCP.
Para
la configuración de este supuesto, el hecho generador debe ser un acontecimiento
extraordinario cierto, presente, ocasionado por la naturaleza o por la acción u
omisión humana, de carácter imprevisible cuyos efectos puedan ocasionar un
inminente perjuicio al interés público, daños graves a las personas o irreparables
a las cosas, de no establecerse un remedio inmediato.
En
dichas situaciones, la INA podrá contratar los bienes, obras o servicios estrictamente
necesarios, tanto para prevenir los efectos del evento próximo a producirse
como para atender los requerimientos generados, como consecuencia directa del
evento producido.
Para
tal efecto, se delega la autorización en la Presidencia Ejecutiva, quien deberá
mediante acto motivado y suscrito, autorizar el procedimiento de urgencia. En
dicha resolución debe constar la justificación la contratación en los términos
del artículo 66 LGCP, el mecanismo a utilizar y sustento bajo criterio técnico
dicho procedimiento. Sobre esto, la Presidencia Ejecutiva debe comunicar a la
Junta Directiva dicha autorización.
Por
otro lado, deberá la Presidencia Ejecutiva analizar si es procedente el inicio
de una investigación preliminar para determinar si aplica medidas sancionatorias
con los funcionarios responsables.
Una
vez que la Presidencia Ejecutiva apruebe el procedimiento de urgencia, será
competencia de la Comisión Mayor de Gestión de Compras dictar la decisión inicial
del procedimiento respectivo, tomando como insumo la autorización y criterios
técnicos dictados al efecto. El acto final de este trámite recaerá en los órganos
según el rango de acción establecido en el artículo 18 de este reglamento.
Ficha articulo
CAPÍTULO
V
Fideicomisos
Artículo
42. Fideicomiso. El
Instituto Nacional de Aprendizaje podrá administrar bienes en fideicomiso y, en
general, celebrar todos los contratos permitidos por las leyes, necesarios para
cumplir con sus objetivos, funciones y atribuciones, según Ley 6868 y sus
reformas, y de conformidad con la LGCP y su reglamento.
Ficha articulo
Artículo
43. Junta Administrativa de Análisis y Seguimiento de Fideicomiso.
Se
conforma una Junta Administrativa para el análisis y seguimiento del
fideicomiso, el cual estará compuesto de la siguiente forma:
a.
La
persona que ocupe el cargo de Gerencia General o quien esta designe de las subgerencias.
b.
La
persona encargada de la Unidad de Recursos Financieros.
c.
La
persona Encargada de la Unidad de Planeamiento y Evaluación.
d.
La
persona Encargada del Proceso de Adquisiciones.
e.
La
persona Encargada de la Unidad Técnica Especializada.
f.
La
persona encargada de la Asesoría Legal
El
funcionamiento de esta Junta Administrativa se regirá supletoriamente por lo dispuesto
en la Ley General de la Administración Pública
Ficha articulo
Artículo
44. Funciones de la Junta Administrativa de Análisis y Seguimiento de
Fideicomiso.
La Junta Administrativa de Análisis y seguimiento de Fideicomiso tendrá las
siguientes funciones:
a.
Recibir,
conocer y resolver sobre la solicitud de las Unidades Interesadas para gestionar
un fideicomiso, verificando la justificación de la necesidad.
b.
Requerir
los estudios técnicos a las Unidades con el fin de determinar la necesidad y
disponibilidad o no, de recursos que determinen la posibilidad de emplear la
figura del fideicomiso.
c.
Realizar
un estudio sobre los recursos disponibles, para cubrir la necesidad indicada,
identificando si esta puede satisfacerse con recursos propios o se requerirá de
la figura del fideicomiso.
d.
Preparar
un flujo proyectado de ingresos de la Institución para determinar la capacidad
financiera para cubrir los compromisos de un posible fideicomiso.
e.
Comunicar
a la Unidad interesada el resultado de su solicitud, en caso afirmativo se
indicarán las reglas del fideicomiso en cuanto al plazo del mismo, monto de los
bienes o servicios a contratar, tipo de fideicomiso, entre otros.
f.
Dar
seguimiento al trámite de contratación del fideicomiso en caso de haberse aprobado
esta figura.
g.
Enviar
a las Unidades de Recursos Financieros, Compras Institucionales y de Planeamiento
y Evaluación; el Acuerdo mediante el cual se aprueba su constitución a efectos
de que sean garantizados los recursos para cubrir el Fideicomiso.
h.
Determinar
el plazo de contrato del Fideicomiso, factor de calificación a utilizar en el pliego
de condiciones respectivo y toda la información que sea de estricto interés.
i.
Solicitar
a la Unidad ejecutora de forma periódica un informe sobre la ejecución del
fideicomiso, contemplando pagos, plazo pendiente de ejecución y proyección de
ingresos para sufragar el contrato, entre otros.
j.
Presentar
a Junta Directiva la solicitud para aprobación de inicio del trámite de fideicomiso
con la información analizada: objeto de contratación, estimación de ingresos,
proyección de gasto del fideicomiso, justificación de la creación del fideicomiso.
k.
Nombrar
un administrador de contrato Institucional del Fideicomiso aprobado, el cual
debe corresponder a la Jefatura de la Unidad Técnica especializada, para que dé
seguimiento al cumplimiento del fideicomiso y presente los informes respectivos,
ante la Junta Administrativa de Análisis y Seguimiento de Fideicomiso.
l.
Conformar
un expediente ya sea físico y electrónico sobre toda la documentación del
fideicomiso.
m.
Presentar
anualmente a Junta Directiva un informe sobre el estado de los contratos de
fideicomiso que se encuentren en ejecución.
Ficha articulo
Artículo
45. Requisitos del estudio del Fideicomiso. La Unidad solicitante deberá preparar
la documentación para presentarla a la Junta Administrativa de Análisis y seguimiento
de Fideicomiso, indicando al menos:
a.
Los
bienes o servicios que se desean contratar.
b.
Necesidad
que se satisface con esta contratación.
c.
Presupuesto
estimado de los bienes o servicios que se desean contratar.
d.
Justificación
de la disposición de los recursos financieros y técnicos
e.
Solicitud
de la disponibilidad financiera de los posibles recursos a utilizar.
f.
Prefactibilidad del fideicomiso.
Ficha articulo
Artículo
46. Firmas de Contratos. La persona encargada de firmar digitalmente los contratos
que respaldarán los Fideicomisos será la persona encargada de la Presidencia
Ejecutiva. En su ausencia firmará la persona encargada de la Gerencia General.
Ficha articulo
CAPÍTULO
VI
Sanciones
Artículo
47. Sanciones a personas funcionarias. Para la ejecución del régimen de sanciones
establecidas para las personas funcionarias en la Ley General de Contratación
Pública y su reglamento, la Ley de Administración Financiera y Presupuestos
Públicos, se aplicará el procedimiento establecido en el Reglamento Autónomo de
Servicios de INA y supletoriamente la Ley General de Administración Pública,
sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales que puedan surgir.
Ficha articulo
Artículo
48. Sanciones a particulares. Para la ejecución del régimen de sanciones para
particulares, sean estas personas físicas o jurídicas, por las causales señaladas
en la Ley General de Contratación Pública y su reglamento, se aplicará el
procedimiento especial y disposiciones establecidas en dicha Ley y su reglamento.
Este
proceso sancionatorio será instruido por la Gerencia General o por quien designe
como órgano director. La resolución final será dictada por la persona encargada
de la Gerencia General. Tendrá recurso de revocatoria ante la misma instancia y
apelación ante la Presidencia Ejecutiva.
Ficha articulo
Disposiciones
finales
Artículo
49. Conservación de la información de los expedientes electrónicos.
La
información que se genera del uso del SUC será resguardada por un plazo de 5 años
por la administración del SUC; posterior a ese plazo le será enviada la información
a la Institución en el medio de resguardo seleccionado y corresponderá a la
Unidad de Compras Institucionales su resguardo y custodia.
Ficha articulo
Artículo
50. Vigencia. El
presente Reglamento rige a partir de su publicación en La Gaceta.
Ficha articulo
CAPÍTULO
VII
Disposiciones
Transitorias
TRANSITORIO
I: Los
trámites de compra de procedimientos ordinarios, extraordinarios, especiales y
excepcionales; así como los trámites de compra con fondos del sistema de banca
para el desarrollo (SBD), los cuales tienen un contrato vigente y fueron adjudicados
por los órganos competentes anteriores a este Reglamento, serán absorbidos de
la siguiente manera:
1.
Los trámites con un contrato vigente y adjudicados por los EPA, serán absorbidos
en el caso de Sede Central por la persona encargada de la UCI y en caso de las
Unidades Regionales serán absorbidos por la Comisión Regional de Gestión de
Compras.
2.
Los trámites con un contrato vigente y adjudicados por la Comisión Local Central
de Adquisiciones o la Comisión de Licitaciones, serán absorbidos por la
Comisión Mayor de Gestión de Compras.
3.
Los trámites con un contrato vigente y adjudicados por la Comisión Local Regional
de Adquisiciones, serán absorbidos por la Comisión Regional de Gestión de
Compras.
4.
Los trámites con un contrato vigente y adjudicados por la Comisión de Compras
para el Desarrollo Empresarial, serán absorbidos por la UCI.
Una
vez que sean absorbidos estos contratos por los órganos establecidos en este reglamento,
deberán las secretarias de los órganos señalados en el antiguo Reglamento de
Adquisiciones del INA iniciar con el cierre definitivo de los libros respectivos
ante la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Fecha de generación: 15/2/2025 01:49:50
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