BANCO NACIONAL DE COSTA
RICA
El Banco Nacional de Costa
Rica comunica la parte resolutiva del acuerdo tomado por la Junta Directiva
General, en la Sesión No. 12.621, artículo 8º, celebrada el 06 de diciembre del
2022, en el cual acordó 1) aprobar el Reglamento Orgánico de
Contratación Pública del Banco Nacional de Costa Rica (RG10-CGRM01)
edición 1, para que, en lo sucesivo, se lea de conformidad con el siguiente
texto: Reglamento Orgánico de Contratación Pública del Banco Nacional de
Costa Rica
1. Propósito, Alcance y Responsabilidades

2. Reglamento Orgánico de
Contratación Pública del Banco Nacional de Costa Rica
Artículo 1.- Alcance. El presente Reglamento regula las funciones, atribuciones, facultades y
obligaciones de los diferentes al
régimen de contratación pública dispuesto en la LCA, la LGCP, el RLCA y el
RLGCP.
De conformidad con el
transitorio I de la LGCP, los procedimientos de contratación y contratos
iniciados antes de la entrada en vigor de dicha ley se concluirán conforme a las
disposiciones vigentes en el momento de adoptarse la decisión inicial del
concurso.
Ficha articulo
Artículo 2.- Objeto. El presente reglamento tiene por objeto:
a) Crear los órganos
necesarios y determinar las dependencias internas que intervendrán en los procedimientos
de contratación pública desde su decisión inicial hasta la extinción del
contrato respectivo.
b) Fijar las funciones,
atribuciones, facultades y obligaciones de dichos órganos.
c) Establecer las
formalidades que deben ser observadas por los diferentes órganos y
dependencias, en la toma de decisiones relacionadas con la contratación pública
de bienes y servicios.
Ficha articulo
Artículo 3.- Abreviaturas y
Acrónimos. Para efectos de este Reglamento, se
establecen las siguientes abreviaturas y acrónimos:
AGC: Administrador General del Contrato.
Banco: Banco Nacional de Costa Rica.
CEP: Comité Ejecutivo del Proyecto.
CDL: Comité de Licitaciones.
IC: Infraestructura y Compras.
LCA: Ley de Contratación Administrativa.
LGAP: Ley General de la Administración Pública.
LGCP: Ley General de Contratación Pública.
PI: Proveeduría Institucional.
RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
RLGCP: Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
SCL: Subcomité de Licitaciones.
UGC: Unidad de Gestión de Contratos.
Ficha articulo
Artículo 4.- Definiciones.
Para efectos de este
reglamento se establecen las siguientes definiciones:
CONCEPTO
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DEFINICIÓN
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Acto de adjudicación:
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Acto final dictado por el órgano
competente, según
el presente Reglamento, mediante el cual se determina el adjudicatario de un procedimiento de
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contratación, con base en los
estudios técnicos emitidos por
las
dependencias idóneas para ello.
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Acto de Readjudicación:
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Acto por medio
del cual se readjudica una contratación, en caso de anulación o revocación
del acto de adjudicación o insubsistencia
de la adjudicación.
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Administrador
General del Contrato:
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Es el rol que se asigna a una oficina o puesto
determinado, para que funja
como encargado de velar por el cumplimiento de los plazos y la ejecución de las demás condiciones contractuales, que permitan el cumplimiento del objeto
contractual y por ende,
la satisfacción del fin público. Este administrador general, debe poseer
conocimiento técnico acreditado en la materia
objeto del contrato a fiscalizar, por lo cual, la Proveeduría Institucional debe velar por que se cumpla con
tales requisitos.
|
Administrador Operativo del contrato:
|
Es quien podrá
ser designado por el Administrador General del Contrato, con el fin de que lo apoye en su responsabilidad de velar
por el cumplimiento de los plazos y la ejecución de las condiciones contractuales, que permitan el cumplimiento del objeto
y por ende, la satisfacción del fin público. Este administrador operativo debe
poseer conocimiento técnico acreditado, en la materia objeto
del contrato a fiscalizar, por lo cual, el Administrador General del Contrato debe en todo momento
verificar que
así sea.
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Banco Nacional
de Costa Rica
|
Institución autónoma de derecho público, que goza de independencia administrativa y se encuentra sujeta a la ley en materia de gobierno, según dispuesto en el artículo 2 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional.
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Bienes Temporales:
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Aquellos bienes
adjudicados o adquiridos en pago
de obligaciones crediticias
o dación en pago, propios de la actividad
ordinaria del Banco.
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Cartel o pliego de condiciones:
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Es el reglamento específico de la contratación que se promueve, teniendo como incorporadas al mismo
todas las normas jurídicas y los principios constitucionales, aplicables al respectivo procedimiento. Asimismo, se entienden como incorporados a este,
todas las condiciones generales y las especificaciones técnicas, financieras, de sostenibilidad y de calidad que se hayan
dispuesto para el bien o servicio que se pretende contratar.
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Comité Ejecutivo del Proyecto:
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Órgano colegiado integrado por dos (2) o más funcionarios, que podrá ser designado por la Junta
Directiva General, la Gerencia, Subgerencias Generales, o por el patrocinador del Proyecto, en el caso de contrataciones complejas o de alta cuantía, para que realicen una función
de supervisión y fiscalización del Administrador General del Contrato y le emitan
las recomendaciones sobre la ejecución contractual, que estimen
pertinentes. Este comité
sustituirá, en los casos
previstos para su integración, al Administrador
Operativo del Contrato.
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Compromiso presupuestario:
|
Compromiso
real de los recursos como resultado de una contratación efectuada con terceros para adquirir bienes o servicios, o de realizar gastos por
otros conceptos. Representa una
posible salida
de recursos, condicionada a la prestación o no de los bienes
y servicios contratados. Conlleva la identificación de la persona física
o jurídica con la cual se establece la relación que da origen al compromiso, así como la especie
y cantidad de los bienes
por recibir, o en su defecto, el destino de los gastos
sin contraprestación.
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Declaratoria de Desierto:
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Acto por medio del cual la Administración acreditando razones de interés
público, decide no adjudicar un procedimiento de contratación a pesar de existir ofertas elegibles.
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Declaratoria de Infructuoso:
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Acto administrativo que se dicta cuando no se presentaron ofertas, o bien las que se presentaron no cumplen
con los elementos esenciales del concurso.
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Declaratoria de Insubsistencia:
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Acto por medio
del cual se deja sin efecto un acto
de adjudicación, por cualquiera de las siguientes circunstancias: cuando
el adjudicatario, debidamente prevenido para ello, no otorgue
la garantía de cumplimiento a entera
satisfacción, no suscriba la formalización contractual en el plazo otorgado, no acate
la orden de inicio, en caso
de remate, cuando
no sea cancelada la totalidad del precio dentro del plazo respectivo.
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Modificación contractual:
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Facultad de la Administración para modificar, aumentar o disminuir el objeto y el plazo original de un
contrato en forma unilateral.
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Proveeduría Institucional:
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Dependencia encargada de los procedimientos de contratación pública con plena
competencia para
conducir los trámites de los procedimientos, pudiendo adoptar
los actos de trámite
y requerir los informes que resulten necesarios para preparar la decisión final. Así mismo, es el órgano encargado de fiscalizar la debida
ejecución de los procedimientos de contratación
pública en todas sus etapas.
También es responsable de realizar los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico
de bienes y lleva un inventario permanente de todos
los bienes en los casos
en que proceda.
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Órgano director:
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Órgano encargado de instruir los procedimientos administrativos ordinarios en
materia de contratación pública.
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Rescisión contractual:
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Forma anormal de extinción del contrato administrativo, mediante la cual
se da por terminada una contratación; se puede dar de forma unilateral por
causas de interés
público, caso fortuito o fuerza
mayor debidamente acreditadas y motivadas, o bien por mutuo acuerdo cuando existan razones de interés
público y no concurra causa de resolución imputable al contratista.
|
Resolución contractual:
|
Forma anormal de extinción del contrato administrativo, mediante la cual
la Administración unilateralmente procede a romper el vínculo contractual, por
la existencia de un incumplimiento grave del contrato por parte del contratista, debidamente acreditado mediante el procedimiento administrativo correspondiente.
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Fragmentación ilícita:
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Es una actividad de un funcionario público,
en un mismo año presupuestario, efectuada con el
propósito específico de evadir
el procedimiento concursal que correspondería observar de acuerdo con una
estimación adecuada del negocio para atender una necesidad prevista y dotada de respaldo presupuestario tendiente; por lo general, acudir a procedimientos menos gravosos que comporten menor observancia de principios procedimentales de especial fuerza en la contratación pública, como
el de publicidad, libre participación e igualdad de trato.
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Contratación irregular:
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Contrataciones con vicios graves y evidentes de fácil constatación, tales
como, la omisión del procedimiento correspondiente, que se
haya recurrido de manera ilegítima a alguna excepción o que se ejecuten sin refrendo
|
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cuando lo requieran, o bien la continuación de la
ejecución contractual, una vez
llegado a su término.
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Suspensión del Contrato:
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Una vez que el contrato adquiera eficacia y durante su ejecución, la Administración por motivos de interés
público, institucional o causas
imprevistas o imprevisibles al momento de su trámite,
podrá suspender la ejecución del contrato hasta por seis meses como máximo,
prorrogable por otro
plazo igual.
La suspensión deberá acordarse por escrito, mediante resolución motivada, dictada
por el jerarca
o titular subordinado competente, con indicación precisa, entre
otras cosas, de la parte realizada hasta ese momento, su estado
y a cargo de quién corre el deber
de conservar lo ejecutado, las medidas
que se adoptarán para garantizar el equilibrio financiero y la fecha de eventual reinicio de la ejecución. El reinicio del contrato se comunicará por escrito
antes del vencimiento
del plazo de suspensión.
El contratista podrá reclamar a la Administración la indemnización de los daños
que le provoque la suspensión
contractual.
De no reiniciarse
el contrato dentro del
plazo estipulado, la
Administración deberá
iniciar de forma inmediata el procedimiento tendiente a su rescisión, salvo que razones
de interés público, impongan continuar con su inmediata ejecución.
|
Suspensión plazo
del contrato:
|
La Administración, de oficio o a petición del contratista, podrá
suspender el plazo del contrato por motivos de fuerza mayor
o caso fortuito, debidamente acreditados en el expediente, mediante acto motivado, en el cual se estipulará a cargo de quién corren las
medidas de mantenimiento de lo hecho
hasta ese momento.
|
Ficha articulo
Artículo 5.- De los
distintos órganos y sus competencias. Los siguientes órganos
tendrán competencia para conocer y resolver todo lo relacionado con los procedimientos
de contratación pública de bienes y servicios, desde su decisión inicial hasta
la extinción del contrato respectivo, de acuerdo con los rangos
siguientes:
Órgano
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A partir de
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Hasta
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Comité de Licitaciones
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Del monto mínimo
fijado para la Licitación Mayor para
bienes y servicios.
|
Sin límite; incluye las contrataciones de cuantía
inestimable.
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Subcomité de Licitaciones
|
¢ 1,00
|
Hasta el monto mínimo
fijado para
la Licitación Mayor para bienes y servicios.
|
El órgano que aprueba el
cartel mantendrá su competencia para dictar el acto final con independencia de monto
del acto de adjudicación.
Junta Directiva General: Conocer y resolver todos los aspectos relacionados con la contratación
de firmas de auditoría externa del Banco, según lo definido en artículo 8 del
presente Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 6.- Conformación
del Comité y Subcomité de Licitaciones. El CDL y
el SCL estarán integrados por tres miembros propietarios y dos suplentes
nombrados por el Gerente General. En el acto de nombramiento deberá
indicar quién fungirá como presidente de cada uno de los órganos y quién
como suplente en el caso de ausencia del presidente.
En ausencia de disposición
sobre quién preside las sesiones en ausencia del presidente por parte de la Gerencia
en su nombramiento, el presidente será nombrado para esa sesión de entre los
miembros presentes de acuerdo con los artículos 49, siguientes y concordantes
de la Ley General de Administración Pública.
La Jefatura de la PI
fungirá como secretario del CDL y el SCL y deberá participar en las sesiones de
estos comités con voz, pero sin voto.
El CDL y el SCL contarán
con la asesoría de un abogado de la Dirección Jurídica, quien deberá participar
en las sesiones con voz, pero sin voto.
Con el fin de asesorarse,
el CDL y el SCL podrán solicitar los estudios y análisis técnicos y financieros
que estimen necesarios; asimismo, podrán solicitar la participación en las
sesiones del personal técnico y administrativo que se requiera, quienes tendrán
la obligación de emitir sus criterios en forma razonada y responsable como
sustento de la decisión correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 7.- Facultades y
atribuciones del Comité y Subcomité de Licitaciones. Corresponde al CDL y SCL las siguientes facultades y atribuciones,
dentro de las competencias dispuestas en el artículo 5 de este
Reglamento:
a- Aprobar o rechazar carteles,
así como autorizar modificaciones a estos.
b- Conocer y resolver los
recursos de objeción al cartel, salvo aquellos cuya competencia le corresponda
a la Contraloría General de la República e imponer la multa correspondiente en
los casos de recurso temerarios.
c- Emitir el acto de
adjudicación, de declaratoria de desierto, declaratoria de infructuoso, declaratoria
de insubsistencia, declaratoria de revocación y readjudicación con fundamento
en los criterios técnicos, legales y financieros correspondientes e imponer la
multa correspondiente en los casos de recurso temerarios.
d- Conocer y resolver los
recursos de revocatoria que se presenten contra los actos que emita.
e- Aprobar modificaciones
contractuales.
f- Autorizar la venta o
remate de los bienes muebles o inmuebles del Banco que tengan un valor comercial,
con base en los avalúos y criterios técnicos sobre la conveniencia
institucional de proceder a su venta o remate. Quedan excluidos de esta
disposición los Bienes Realizables (Temporales) conforme a lo previsto en el
artículo 72 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional.
g- Recomendar al Gerente
General el otorgamiento de las donaciones, con base en los criterios técnicos y
según el avalúo correspondiente.
h- Nombrar a los miembros
del Comité de expertos para efectos de la resolución de controversias durante
la ejecución del contrato en sede administrativa y los Órganos Directores
encargado de instruir los procedimientos de resolución contractual,
sancionatorios, de responsabilidad civil, declaratoria de irregularidad de
contrataciones, terminación de la contratación y cualesquiera otros
relacionados con la materia de contratación pública.
i- Declarar la caducidad de
la contratación y recomendar la apertura de los procedimientos disciplinarios
correspondientes.
j- Dictar la resolución
final de los procedimientos indicados en el inciso anterior, disponer la ejecución
de garantías y la aplicación de sanciones de conformidad con la LCA, la LGCP,
el RLCA y el RLGCP y las disposiciones internas aplicables a cada caso.
k- Dictar el acto que
declare la rescisión contractual, así como declarar el monto que por concepto de
liquidación deba ser reconocido al contratista, con base en los criterios
técnicos emitidos por las áreas responsables incluido el ACG y UGC en los casos
que corresponda.
l- Conocer y resolver todos
los asuntos relacionados con la ejecución contractual, a excepción de la aplicación
de multas, cláusulas penales, reajustes y revisiones de precio los cuales serán
conocidos y resueltos por la UGC.
m- Autorizar o rechazar las
cesiones de contrato, compensaciones, arreglos de pago y dación de bienes en
pago, derivados de la aplicación de multas, cláusulas penales o de daños y
perjuicios, con base en las recomendaciones emitidas por el AGC y la UGC o la
PI u órganos directores nombrados en procedimientos administrativos en materia
de contratación pública. El rechazo de las propuestas o recomendaciones dejarán
sin efecto cualquier manifestación, producto de las negociaciones preliminares,
recomendaciones u otros actos relativos a la formulación de la propuesta que se
someterá a la decisión administrativa y constituirán actos de mero trámite, sin
efectos propios, no oponibles a la Administración o a terceros. Los acuerdos tomados
con fundamento en este inciso deberán ser aprobados y ratificados por la
Gerencia y posteriormente comunicados, para que resulten jurídicamente válidos.
n- Corresponderá
exclusivamente al CDL aprobar el envío a la Dirección de Contratación Pública de
las solicitudes de revisión de tipos abiertos, los cuales se someterán a la
aprobación definitiva de la Junta Directiva. Queda facultada la PI para
tramitar la prórroga o la atención de requerimientos de información de las
solicitudes aprobadas o en trámite ante la Dirección de Contratación Pública.
o- Los demás asuntos que
resulten afines al Reglamento Orgánico de contratación pública del Banco Nacional
de Costa Rica, de conformidad con el Ordenamiento Jurídico y principios que
informan la materia de contratación pública.
Ficha articulo
Artículo 8.- Contratación
de firmas de auditores externos. Corresponderá a la Junta
Directiva General del Banco, conocer y resolver todos los aspectos relacionados
con la contratación de firmas de auditoría externa del Banco, para ello tendrá
las atribuciones que se indican en los incisos a, b, c, d, e, g, h, i,
j, k y m del artículo 7. Lo anterior, salvo que la competencia para
conocer los recursos correspondientes le corresponda a la Contraloría General
de la República.
Los servicios que se
requieren de la empresa o las empresas que brinda los servicios de auditoría
externa serán:
. Auditoría externa financiero-contable anual.
. Auditoría externa de tecnologías de la información (TI).
. Auditoría externa sobre la evaluación del riesgo de legitimación de
capitales, financiamiento al terrorismo y financiamiento a la proliferación de
armas de destrucción masiva.
. Auditoría externa del proceso de Administración Integral de Riesgos.
. Revisión independiente anual del proceso de evaluación del Órgano de
Dirección, de sus miembros, de sus Comités y de los miembros de la Alta
Gerencia.
Los requerimientos de
evaluación, verificación, revisión, certificación o control externos que no se originen
en la aplicación de disposiciones aprobadas por la Contraloría General de la
República, CONASSIF o SUGEF y que no correspondan con las funciones propias de
la auditoría externa que se regula en el Acuerdo SUGEF 32-10, no se
considerarán como una "auditoría externa" y se tramitarán en contrataciones
administrativas independientes, por lo que se regirán por lo dispuesto en los
artículos 5 y 7 anteriores.
Ficha articulo
Artículo 9.- Facultades y
atribuciones del presidente del Comité y el Subcomité de Licitaciones. El presidente del CDL y el SCL tendrán las siguientes facultades y
atribuciones:
a. Convocar y presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias del
órgano. Podrá asimismo, suspender las sesiones convocadas en cualquier momento,
por causa justificada.
b. Autorizar el orden del día y ponerlo en conocimiento, con al menos un
día de antelación.
c. Proponer a los miembros del órgano la inclusión de asuntos no incluidos
en el orden del día, cuando ello se justifique por razones de urgencia o
necesidad.
d. Velar porque el órgano cumpla con las leyes, decretos, reglamentos,
acuerdos de la Junta Directiva y demás disposiciones relativas a los asuntos
que conoce.
e. Velar por la ejecución de los acuerdos tomados.
f. Firmar las actas de las sesiones una vez queden en firme.
g. El presidente del CDL deberá preparar y presentar semestralmente a la
Junta Directiva del Banco, un informe con las adjudicaciones iguales o
superiores a que supere en tres tantos el límite fijado para la licitación
mayor de bienes y servicios.
h. Las demás que la ley y los reglamentos de la materia o la Junta
Directiva le atribuyan.
Ficha articulo
Artículo 10.- Facultades y
atribuciones del secretario del Comité y Subcomité de Licitaciones. La Jefatura de la PI en sus funciones como secretario del CDL y SCL
tendrá las siguientes facultades y atribuciones:
a. Convocar sesiones ordinarias y extraordinarias del órgano. Podrá
asimismo, suspender las sesiones convocadas en cualquier momento, por causa
justificada.
b. Preparar el orden del día de las sesiones del órgano y comunicarlo por
lo menos con un día hábil de antelación a la sesión convocada a sus miembros.
c. Levantar las actas de las sesiones y custodiar el Libro de Actas, o bien
delegar tal custodia en el asistente secretarial.
d. Comunicar debidamente a los miembros del órgano y a cualquier otro
interesado, los acuerdos y resoluciones que se adopten.
e. Firmar los acuerdos para ser comunicados a las partes, a más tardar tres
días hábiles posteriores a la firmeza y una vez que le sea remitido, por la
secretaria del CDL y SCL. Ningún acuerdo podrá ser comunicado, sin haber
adquirido firmeza.
f. Establecer las prioridades, roles y mecanismos necesarios para hacer
eficiente el conocimiento, aprobación y adjudicación de los procedimientos
sometidos a conocimiento del CDL y SCL. Las demás que resulten de la naturaleza
propia del cargo y que no afecten las competencias asignadas a otros órganos en
el presente reglamento.
g. Notificar a la PI para que consigne en el registro único las sanciones
impuestas por el CDL y SCL.
El Secretario contará con
la asistencia secretarial para realizar el orden del día, convocatoria, levantamiento,
redacción de actas, grabación, transcripción, comunicación de resoluciones, así
como toda gestión administrativa que se derive de la actividad del CDL y SCL.
Ficha articulo
Artículo 11.- Quorum del Comité
y Subcomité de Licitaciones. El CDL y SCL se reunirán
con la frecuencia, el día, hora y lugar que el mismo órgano disponga, previa
convocatoria, con orden del día. El quorum se formará con la presencia de
al menos de dos miembros propietarios o suplentes. Sin embargo, quedará
válidamente constituido sin existir los requisitos referentes a
convocatoria y orden día, cuando estén presentes tres miembros propietarios o
suplentes.
Podrán sesionar de forma
excepcional en forma virtual, única y exclusivamente en caso de que se presente
un evento de caso fortuito o fuerza mayor, o se decrete una emergencia nacional
que restrinja la movilización y siempre y cuando, los medios electrónicos
disponibles permitan asegurar la comunicación continua y en tiempo real entre
los miembros del órgano durante toda la sesión, y las circunstancias lo ameriten.
La PI por medio de su asistencia secretarial, estará a cargo del archivo y
custodia de las grabaciones de las sesiones que se realicen por medios
virtuales, así como de la confección y registro de las actas de cada sesión.
Ficha articulo
Artículo 12.-Actas del
Comité, Subcomité de Licitaciones. De cada sesión se levantará
un acta con indicación de los asistentes, lugar, hora de inicio y de
conclusión, así como el contenido literal de las deliberaciones: la
forma, el resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.
Las actas se aprobarán en
la siguiente sesión ordinaria y antes de ello, los acuerdos carecerán de
firmeza, a menos que, los miembros presentes, por votación dé al menos dos
tercios, acuerden declarar su firmeza inmediata y así sea consignado en cada
voto.
Dichas actas serán firmadas
por el presidente y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto
disidente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56 de la LGAP.
Las actas deberán ser
literales y consignar no solo el acuerdo, sino las manifestaciones que
cualquier persona presente en la sesión haga con respecto a los asuntos
conocidos. Las actas podrán ser digitales, en el tanto los medios y sistemas electrónicos
permitan asegurar la inalterabilidad de estas, así como su custodia y
conservación.
Ficha articulo
Artículo 13- Recursos
contra los acuerdos. Los recursos de objeción al
cartel, los que se interpongan contra el acto de adjudicación y el que declare
infructuoso o desierto el concurso, se regirán por lo dispuesto en la LCA,
la LGCP, el RLCA y el RLGCP, según corresponda. En estos supuestos habrá
una única instancia. El recurso de revocatoria será conocido por el
órgano que dictó el acto y la resolución que emita agotará la vía
administrativa; no obstante, el recurrente podrá solicitar que el mismo sea
conocido y resuelto por el Gerente General como una única instancia.
El Comité o Subcomité de
Licitaciones podrá imponer multas en ocasión a los recursos temerarios y resolverán
según correspondan los recursos interpuestos en contra su determinación.
Contra los demás actos de
ejecución o terminación contractual o sancionatorios que adopten los diferentes
órganos, cabrán los recursos ordinarios establecidos en los artículos 342 y
siguientes de la LGAP, el recurso de revocatoria será resuelto por el órgano
que dictó el acto y el de apelación por el
Gerente General. En caso de existir o surgir una causa de impedimento,
excusa o recusación por parte del Gerente para la emisión de la resolución
final, será la Junta Directiva General quién dicte el acto final en su
sustitución, en cuyo caso agotará la vía administrativa.
Ficha articulo
Artículo 14.- Informes
atención de recursos ante Contraloría General de la República. Corresponderá a la Jefatura de la PI rendir técnicamente en tiempo y
forma los informes de ley respecto de los recursos de objeción y
apelación o requerimientos de información, cuyo conocimiento y resolución corresponda
a la Contraloría General de la República de conformidad con las disposiciones
que al respecto mantenga vigentes.
Ficha articulo
Artículo 15.- Facultades y
atribuciones del Administrador General del Contrato. El AGC será designado en el cartel, o bien en el documento de decisión
inicial de la contratación que debe constar en expediente
administrativo, pero podrá ser sustituido en cualquier momento por el órgano
competente para dictar el acto de adjudicación.
El AGC tendrá las
siguientes facultades y atribuciones:
a. Suscribir y rendir en
forma oportuna, completa y detallada el Informe Técnico de valoración de ofertas.
b. Coordinar, gestionar y
facilitar a los contratistas relacionados con su contratación, los insumos y respuestas
correspondientes para la correcta y eficiente ejecución del contrato.
c. Velar por la correcta ejecución
del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas de este.
d. Determinar el mérito o
la existencia de eximentes de responsabilidad, para imponer o exonerar las multas
y cláusulas penales y remitir el informe correspondiente a la UGC.
e. Solicitar, gestionar y
recomendar la aprobación o rechazo en forma oportuna ante el órgano o personas
que emitieron el acto de adjudicación del contrato, la suspensión del contrato,
solicitudes de prórrogas, las modificaciones o ampliaciones contractuales, la
inclusión o exclusión de suministros o servicios, o la contratación adicional
relacionada con su contratación, con el fin de satisfacer las necesidades
públicas relacionadas.
f. Velar porque no se
produzca desabastecimiento o contrataciones irregulares; de producirse deberán gestionar
ante la UGC el inicio del procedimiento ordinario correspondiente.
g. Interpretar las
cláusulas del cartel, el contrato u orden de compra, las cláusulas necesarias
para la correcta ejecución contractual.
h. Autorizar las
recepciones provisionales, parciales y definitivas del objeto contractual.
i. Corroborar que la
contratación está correctamente ejecutada, o bien en su defecto advertir los aspectos
por corregir al contratista; para lo cual, el administrador deberá levantar un
acta, en la cual consignará las cantidades recibidas, la hora, fecha y la firma
de los presentes. Para esta diligencia podrá utilizarse como acta una copia del
detalle del pedido u orden de compra, la cual, se denominará la recepción
provisional; esta podrá darse sin condicionamiento alguno, o bien bajo
protesta, en cuyo caso la Administración indicará al contratista por escrito,
con el mayor detalle posible los aspectos a corregir y el plazo en que deberá
hacerlo, el cual no podrá exceder de la mitad del plazo de ejecución original.
Por otro lado, deberá
corroborar que la contratación está correctamente ejecutada, para lo cual efectuará
la recepción definitiva del objeto, y será extendida dentro del mes siguiente a
la recepción provisional o dentro del plazo establecido en el cartel, o bien
vencido el plazo para la corrección de defectos; para su formalización el
administrador deberá levantar un acta que quede constancia clara de la forma en
que fue ejecutado el contrato, indicando al menos, tiempo de ejecución,
prórrogas concedidas, forma en que cumplieron las obligaciones, garantías y
penalidades impuestas y posibles ajustes a las muestras. A criterio del
administrador y en casos de objetos y servicios simples la recepción
provisional podrá coincidir con la recepción definitiva, detalle que deberán
consignar en el acta correspondiente.
j. Aprobar y tramitar los
pagos relacionados con la ejecución contractual de forma oportuna y debidamente
motivados, bajo su absoluta responsabilidad, manteniendo un adecuado control presupuestario,
autorizando de ser necesario aumentos o disminuciones para la correcta
cancelación de las facturas a cobro, así como un adecuado control de los pagos.
k. Confeccionar y
actualizar en forma oportuna el legajo de ejecución contractual en el
expediente electrónico de la contratación en el Sistema de Compras Públicas
(SICOP), en el que consten todas las actuaciones relevantes de la etapa de ejecución
contractual, tales como: minutas, acuerdos de ejecución, prórrogas, suspensiones,
actas de recepción provisionales, actas de recepción definitivas, órdenes de
pedido, pagos, ejecución de multas, cláusulas penales, garantías y demás actuaciones
directamente relacionadas con la ejecución plena del contrato. Los borradores
de documentos, en general, no podrán ser parte del expediente y legajo de
ejecución de la contratación. La Proveeduría Institucional tendrá la obligación
de asignar el rol al sistema y es la responsable de coordinar las capacitaciones
para el uso del sistema SICOP.
l. Coordinar, asesorar y
rendir informes al Comité Ejecutivo del Proyecto y a Gestión de Contratos relacionado
con la materia de su contrato.
m. Confeccionar las órdenes
de compra o de pedido requeridas para el suministro de bienes por demanda.
n. Velar por la
identificación, análisis y tratamiento de riesgos que pudiesen impactar la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de datos. En función del tipo de información que el
proveedor tenga acceso.
o. Coordinar, etapas de
diseño, pruebas, implementación y mejora continua de controles que propicien la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, por ejemplo:
control de accesos y gestión de proveedores.
p. Podrá designar
Administradores Operativos del contrato quién lo apoyará en sus funciones. Esta
designación supone la delegación de las funciones que le sean asignadas; sin
embargo, no excluye al Administrador General del Contrato de las
responsabilidades generadas por las actuaciones del designado y de las propias
de su condición.
q. Gestionar el presupuesto
necesario y en forma oportuna para hacerle frente a los compromisos generados
por la contratación.
r. Gestionar la aprobación
del pliego de condiciones y sus modificaciones a su cargo en forma oportuna o
el dictado de una nueva decisión inicial para un nuevo procedimiento de
contratación, cuando las necesidades públicas persistan y de acuerdo con los
vencimientos de los contratos a su cargo, en forma oportuna y planificada,
considerando el promedio de duración de los procedimientos ordinarios,
incluyendo la fase de recursos promedio del año anterior para evitar cualquier desabastecimiento
o contrataciones irregulares.
s. Coordinar con la PI la
convocatoria, realización y confección de un acta en donde se consigne el resultado
de las audiencias previas al pliego de condiciones, para lo cual podrán
convocarse en forma presencial o virtual por parte de la PI.
t. Recomendar y otorgar el
visto bueno a los finiquitos.
Ficha articulo
Artículo 16.- Facultades y
atribuciones de los Comités Ejecutivos de Proyectos. Los CEP estarán constituidos por dos o más funcionarios y serán
nombrados o sustituidos durante la fase de ejecución contractual, a
criterio de la Junta Directiva General, Gerencia General o Subgerencias, o por
el responsable designado del Proyecto, para efectos de control interno.
Tendrán como función
fiscalizar la labor del Administrador del Contrato, adicionalmente podrán recomendar
acciones administrativas para la efectiva ejecución contractual; sin embargo,
no les corresponderá decidir sobre el rechazo o aceptación del objeto
contractual y su correspondiente pago, lo cual será responsabilidad exclusiva
del AGC.
Los CEP podrán recomendar a
la UGC la sustitución del Administrador del Contrato, el inicio de un procedimiento
disciplinario en contra del AGC o un procedimiento sancionatorio al
contratista, en aquellos casos en que estimen que se ha violentado alguna
disposición en materia de contratación pública, seguridad, confidencialidad de
la información o buena técnica en la materia.
La recomendación
correspondiente se presentará ante el órgano que adjudicó la respectiva
contratación.
En el caso de
procedimientos sancionatorios en contra del contratista, el órgano que conoce
de dicha recomendación determinará si corresponde o no la apertura de un procedimiento
administrativo ordinario; en el caso de que se recomiende la apertura de un
procedimiento disciplinario en contra del AGC, el órgano se limitará a remitir
el asunto a la Unidad de Investigaciones Internas.
Ficha articulo
Artículo 17.- Unidad de
Gestión de Contratos. Corresponderá a la UGC la
instrucción de los procedimientos sumarios o especiales dispuestos en la LGCP,
cuyo objeto sea la aplicación de multas, rescisión unilateral, por mutuo
acuerdo y ejecución de garantías. La recomendación que emita deberá remitirse
a conocimiento del órgano que emitió el acto de adjudicación.
Asimismo, deberá conocer y
tramitar los reclamos, solicitudes de compensación, dación en pago u otros propios
de la fase de ejecución contractual. La recomendación que emita será conocida
por el órgano que emitió el acto de adjudicación.
Además, la UGC emitirá la
recomendación de inicio de los procedimientos de resolución contractual, sancionatorios
o declaratoria de irregularidad, con base en el informe técnico presentado por
el Administrador del Contrato. Tendrá a su cargo la custodia de los expedientes
administrativos relacionados con las investigaciones preliminares y
procedimientos administrativos que instruya.
La UGC tendrá dentro de sus
funciones el trámite y resolución de solicitudes de reajustes y revisiones de precios,
así como la aplicación de multas y cláusulas penales. Sobre la resolución que
emita cabrán los recursos ordinarios establecidos en los artículos 342 y
siguientes de la LGAP, el recurso de revocatoria será resuelto por quién dictó
el acto y el de apelación por el Gerente General. En caso de existir o surgir una
causa de impedimento, excusa o recusación por parte del Gerente para la emisión
de la resolución final, será la Junta Directiva General quién dicte el acto
final en su sustitución en cuyo caso agotará la vía administrativa.
La UGC tendrá dentro de sus
funciones realizar la fiscalización de la ejecución de los contratos por parte de
los Administradores de Contratos o los contratistas, en cuanto al cumplimiento
de las obligaciones derivadas de los contratos y la normativa vigente.
Asimismo, deberá informar y recomendar oportunamente a la PI, las acciones
administrativas para la efectiva ejecución contractual; sin embargo, no les
corresponderá decidir sobre el rechazo o aceptación del objeto contractual y su
correspondiente pago, lo cual será responsabilidad exclusiva del AGC.
La UGC podrá recomendar la
sustitución del AGC o AOC, el inicio de un procedimiento disciplinarios en
contra del AGC o AOC o un procedimiento sancionatorio al contratista, en
aquellos casos en que estimen que se ha violentado alguna disposición en
materia de contratación pública, seguridad, confidencialidad de la información
o buena técnica en la materia.
Le corresponderá a la UGC
el seguimiento y aplicación de los cobros administrativos que surjan en ocasión
a resoluciones administrativas y en firme, sobre cobros de daños y perjuicios
en beneficio de la Administración. Así como también, les corresponderá someter
a aprobación ante el órgano que adjudicó la respectiva contratación, los
arreglos de pago, compensación o dación en pago que para tal efecto sean propuestos
por los proveedores.
Asimismo, la UGC tendrá una
función de ente capacitador, con el objetivo de encauzar una adecuada gestión
contractual a los administradores de contratos, a su vez debe definir
herramientas, procedimientos y directrices que apoyen la gestión contractual
ejecutada por los AGC.
La UGC, ejecutará el
procedimiento para imponer la multa, en ocasión a los recursos temerarios, y recomendará
la resolución final al órgano competente de adjudicar el procedimiento
relacionado.
Ficha articulo
Artículo 18.- Proveeduría
Institucional. La PI tendrá plena
competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación
pública y podrá adoptar los actos y requerir los informes que resulten
necesarios para preparar la decisión final sometida al Comité o
Subcomité de Licitaciones.
Es el órgano encargado de
fiscalizar la debida ejecución de los procedimientos de contratación pública en
todas sus etapas, y también es responsable de realizar los procesos de
almacenamiento y distribución o tráfico de bienes y lleva un inventario
permanente de todos los bienes en los casos en que proceda.
De igual forma, podrá
gestionar compras coordinadas con las sociedades del Banco Nacional u otras instituciones
por medio de Convenios Marco y a través de la Dirección de Contratación
Pública, así mismo, será competencia del Proveedor Institucional:
a. Declarar la
confidencialidad de documentos en procedimientos de contratación pública.
b. Solicitar autorización a
la Dirección de Contratación Pública para tramitar procedimientos por medios
distintos a SICOP.
c. Dictar la autorización
para tramitar el procedimiento de urgencia y posteriormente registrar la información
en SICOP.
d. Dictar la decisión
inicial en relación con el uso de excepciones a los procedimientos ordinarios y
la compra y arrendamiento de bienes inmuebles.
e. Autorizar el inicio del
procedimiento sin disponer de recursos presupuestarios.
f. Dictar y firmar las
órdenes de compra o pedido.
g. Firmar los carteles
finales para los diferentes objetos contractuales que promueve al Banco.
h. Suscribir la decisión
inicial en contrataciones de obra pública.
El personal que desempeñe
funciones en la PI deberá ser idóneo. Con ese fin será sometido a procesos periódicos
de capacitación, a fin de alcanzar niveles óptimos de profesionalización y
acreditación según el perfil o puesto. Quien ejerza el cargo de Proveedor
Institucional deberá contar con la preparación académica, profesional y/o
técnica necesaria para el desempeño óptimo de sus servicios, de acuerdo con lo
establecido en los artículos 131 y 132 de la LGAP.
Ficha articulo
Artículo 19.- Normas
Supletorias. En lo no regulado expresamente por este
reglamento se estará a lo dispuesto por la LGAP, la normas que regulan la
materia de contratación pública, así como a las disposiciones internas que el
Banco emita al efecto.
Ficha articulo
Artículo 20.- Derogatorias.
Se deroga el Reglamento de los órganos de
contratación del Banco Nacional (RG09-CGRM01), edición 4.
Ficha articulo
Artículo 21- Vigencia. El presente reglamento empezará a regir a partir de su publicación en el
Diario Oficial La Gaceta.