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 Normativa >> Reglamento 12621 >> Fecha 06/12/2022 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 12621
Reglamento orgánico de contratación pública del Banco Nacional de Costa Rica (RG10-CGRM01) edición 1



BANCO NACIONAL DE COSTA RICA



El Banco Nacional de Costa Rica comunica la parte resolutiva del acuerdo tomado por la Junta Directiva General, en la Sesión No. 12.621, artículo 8º, celebrada el 06 de diciembre del 2022, en el cual acordó 1) aprobar el Reglamento Orgánico de Contratación Pública del Banco Nacional de Costa Rica (RG10-CGRM01) edición 1, para que, en lo sucesivo, se lea de conformidad con el siguiente texto: Reglamento Orgánico de Contratación Pública del Banco Nacional de Costa Rica



1. Propósito, Alcance y Responsabilidades



 





 



2. Reglamento Orgánico de Contratación Pública del Banco Nacional de Costa Rica



Artículo 1.- Alcance. El presente Reglamento regula las funciones, atribuciones, facultades y obligaciones de los diferentes  al régimen de contratación pública dispuesto en la LCA, la LGCP, el RLCA y el RLGCP.



De conformidad con el transitorio I de la LGCP, los procedimientos de contratación y contratos iniciados antes de la entrada en vigor de dicha ley se concluirán conforme a las disposiciones vigentes en el momento de adoptarse la decisión inicial del concurso.






Ficha articulo



Artículo 2.- Objeto. El presente reglamento tiene por objeto:



a) Crear los órganos necesarios y determinar las dependencias internas que intervendrán en los procedimientos de contratación pública desde su decisión inicial hasta la extinción del contrato respectivo.



b) Fijar las funciones, atribuciones, facultades y obligaciones de dichos órganos.



c) Establecer las formalidades que deben ser observadas por los diferentes órganos y dependencias, en la toma de decisiones relacionadas con la contratación pública de bienes y servicios.




Ficha articulo



Artículo 3.- Abreviaturas y Acrónimos. Para efectos de este Reglamento, se establecen las siguientes abreviaturas y acrónimos:



AGC: Administrador General del Contrato.



Banco: Banco Nacional de Costa Rica.



CEP: Comité Ejecutivo del Proyecto.



CDL: Comité de Licitaciones.



IC: Infraestructura y Compras.



LCA: Ley de Contratación Administrativa.



LGAP: Ley General de la Administración Pública.



LGCP: Ley General de Contratación Pública.



PI: Proveeduría Institucional.



RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.



RLGCP: Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.



SCL: Subcomité de Licitaciones.



UGC: Unidad de Gestión de Contratos.




Ficha articulo





Artículo 4.- Definiciones.



Para efectos de este reglamento se establecen las siguientes definiciones:



 



 



CONCEPTO



DEFINICIÓN



Acto de adjudicación:



Acto final dictado por el órgano competente, según el presente Reglamento, mediante el cual se determina el adjudicatario de un procedimiento de



 



 



contratación,   con   base   en   los   estudios   técnicos   emitidos   por   las dependencias idóneas para ello.



Acto de Readjudicación:



Acto por medio del cual se readjudica una contratación, en caso de anulación o revocación del acto de adjudicación o insubsistencia de la adjudicación.



 



Administrador General del Contrato:



Es el rol que se asigna a una oficina o puesto determinado, para que funja como encargado de velar por el cumplimiento de los plazos y la ejecución de las demás condiciones contractuales, que permitan el cumplimiento del objeto contractual y por ende, la satisfacción del fin público. Este administrador general, debe poseer conocimiento técnico acreditado en la materia objeto del contrato a fiscalizar, por lo cual, la Proveeduría Institucional debe velar por que se cumpla con tales requisitos.



 



Administrador Operativo del contrato:



Es quien podrá ser designado por el Administrador General del Contrato, con el fin de que lo apoye en su responsabilidad de velar por el cumplimiento de los plazos y la ejecución de las condiciones contractuales, que permitan el cumplimiento del objeto y por ende, la satisfacción del fin público. Este administrador operativo debe poseer conocimiento técnico acreditado, en la materia objeto del contrato a fiscalizar, por lo cual, el Administrador General del Contrato debe en todo momento verificar que así sea.



Banco Nacional de Costa Rica



Institución autónoma de derecho público, que goza de independencia administrativa y se encuentra sujeta a la ley en materia de gobierno, según dispuesto en el artículo 2 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional.



Bienes Temporales:



Aquellos  bienes  adjudicados  o  adquiridos  en  pago  de  obligaciones crediticias o dación en pago, propios de la actividad ordinaria del Banco.



 



Cartel o pliego de condiciones:



Es el reglamento específico de la contratación que se promueve, teniendo como incorporadas al mismo todas las normas jurídicas y los principios constitucionales, aplicables al respectivo procedimiento. Asimismo, se entienden como incorporados a este, todas las condiciones generales y las especificaciones técnicas, financieras, de sostenibilidad y de calidad que se hayan dispuesto para el bien o servicio que se pretende contratar.



 



Comité Ejecutivo del Proyecto:



Órgano colegiado integrado por dos (2) o más funcionarios, que podrá ser designado por la Junta Directiva General, la Gerencia, Subgerencias Generales, o por el patrocinador del Proyecto, en el caso de contrataciones complejas o de alta cuantía, para que realicen una función de supervisión y fiscalización del Administrador General del Contrato y le emitan las recomendaciones sobre la ejecución contractual, que estimen pertinentes. Este comité sustituirá, en los casos previstos para su integración, al Administrador Operativo del Contrato.



 



Compromiso presupuestario:



Compromiso real de los recursos como resultado de una contratación efectuada con terceros para adquirir bienes o servicios, o de realizar gastos por otros conceptos. Representa una posible salida de recursos, condicionada a la prestación o no de los bienes y servicios contratados. Conlleva la identificación de la persona física o jurídica con la cual se establece la relación que da origen al compromiso, así como la especie y cantidad de los bienes por recibir, o en su defecto, el destino de los gastos sin contraprestación.



 



Declaratoria de Desierto:



Acto por medio del cual la Administración acreditando razones de interés público, decide no adjudicar un procedimiento de contratación a pesar de existir ofertas elegibles.



Declaratoria de Infructuoso:



Acto administrativo que se dicta cuando no se presentaron ofertas, o bien las que se presentaron no cumplen con los elementos esenciales del concurso.



 



Declaratoria de Insubsistencia:



Acto por medio del cual se deja sin efecto un acto de adjudicación, por cualquiera de las siguientes circunstancias: cuando el adjudicatario, debidamente prevenido para ello, no otorgue la garantía de cumplimiento a entera satisfacción, no suscriba la formalización contractual en el plazo otorgado, no acate la orden de inicio, en caso de remate, cuando no sea cancelada la totalidad del precio dentro del plazo respectivo.



Modificación contractual:



Facultad de la Administración para modificar, aumentar o disminuir el objeto y el plazo original de un contrato en forma unilateral.



 



Proveeduría Institucional:



Dependencia encargada de los procedimientos de contratación pública con plena competencia para conducir los trámites de los procedimientos, pudiendo adoptar los actos de trámite y requerir los informes que resulten necesarios para preparar la decisión final. Así mismo, es el órgano encargado de fiscalizar la debida ejecución de los procedimientos de contratación pública en todas sus etapas.



También es responsable de realizar los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes y lleva un inventario permanente de todos los bienes en los casos en que proceda.



Órgano director:



Órgano encargado de instruir los procedimientos administrativos ordinarios en materia de contratación pública.



 



Rescisión contractual:



Forma anormal de extinción del contrato administrativo, mediante la cual se da por terminada una contratación; se puede dar de forma unilateral por causas de interés público, caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditadas y motivadas, o bien por mutuo acuerdo cuando existan razones de interés público y no concurra causa de resolución imputable al contratista.



 



Resolución contractual:



Forma anormal de extinción del contrato administrativo, mediante la cual la Administración unilateralmente procede a romper el vínculo contractual, por la existencia de un incumplimiento grave del contrato por parte del contratista, debidamente acreditado mediante el procedimiento administrativo correspondiente.



 



Fragmentación ilícita:



Es una actividad de un funcionario público, en un mismo año presupuestario, efectuada con el propósito específico de evadir el procedimiento concursal que correspondería observar de acuerdo con una estimación adecuada del negocio para atender una necesidad prevista y dotada de respaldo presupuestario tendiente; por lo general, acudir a procedimientos menos gravosos que comporten menor observancia de principios procedimentales de especial fuerza en la contratación pública, como el de publicidad, libre participación e igualdad de trato.



 



Contratación irregular:



Contrataciones con vicios graves y evidentes de fácil constatación, tales como, la omisión del procedimiento correspondiente, que se haya recurrido de manera ilegítima a alguna excepción o que se ejecuten sin refrendo



 



 



cuando lo requieran, o bien la continuación de la ejecución contractual, una vez llegado a su término.



 



Suspensión del Contrato:



Una vez que el contrato adquiera eficacia y durante su ejecución, la Administración por motivos de interés público, institucional o causas imprevistas o imprevisibles al momento de su trámite, podrá suspender la ejecución del contrato hasta por seis meses como máximo, prorrogable por otro plazo igual.



La suspensión deberá acordarse por escrito, mediante resolución motivada, dictada por el jerarca o titular subordinado competente, con indicación precisa, entre otras cosas, de la parte realizada hasta ese momento, su estado y a cargo de quién corre el deber de conservar lo ejecutado, las medidas que se adoptarán para garantizar el equilibrio financiero y la fecha de eventual reinicio de la ejecución. El reinicio del contrato se comunicará por escrito antes del vencimiento del plazo de suspensión.



El contratista podrá reclamar a la Administración la indemnización de los daños que le provoque la suspensión contractual.



De no reiniciarse el contrato dentro del plazo estipulado, la Administración deberá iniciar de forma inmediata el procedimiento tendiente a su rescisión, salvo que razones de interés público, impongan continuar con su inmediata ejecución.



 



Suspensión plazo del contrato:



La Administración, de oficio o a petición del contratista, podrá suspender el plazo del contrato por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente acreditados en el expediente, mediante acto motivado, en el cual se estipulará a cargo de quién corren las medidas de mantenimiento de lo hecho hasta ese momento.



 






Ficha articulo



Artículo 5.- De los distintos órganos y sus competencias. Los siguientes órganos tendrán competencia para conocer y resolver todo lo relacionado con los procedimientos de contratación pública de bienes y servicios, desde su decisión inicial hasta la extinción del contrato respectivo, de acuerdo con los rangos siguientes:



 



Órgano



A partir de



Hasta



Comité de Licitaciones



Del monto mínimo fijado para la Licitación Mayor para bienes y servicios.



Sin límite; incluye las contrataciones de cuantía inestimable.



Subcomité de Licitaciones



¢ 1,00



Hasta el monto mínimo fijado para la Licitación Mayor para bienes y servicios.



 



El órgano que aprueba el cartel mantendrá su competencia para dictar el acto final con independencia de monto del acto de adjudicación.



Junta Directiva General: Conocer y resolver todos los aspectos relacionados con la contratación de firmas de auditoría externa del Banco, según lo definido en artículo 8 del presente Reglamento.




Ficha articulo



Artículo 6.- Conformación del Comité y Subcomité de Licitaciones. El CDL y el SCL estarán integrados por tres miembros propietarios y dos suplentes nombrados por el Gerente General. En el acto de nombramiento deberá indicar quién fungirá como presidente de cada uno de los órganos y quién como suplente en el caso de ausencia del presidente.



En ausencia de disposición sobre quién preside las sesiones en ausencia del presidente por parte de la Gerencia en su nombramiento, el presidente será nombrado para esa sesión de entre los miembros presentes de acuerdo con los artículos 49, siguientes y concordantes de la Ley General de Administración Pública.



La Jefatura de la PI fungirá como secretario del CDL y el SCL y deberá participar en las sesiones de estos comités con voz, pero sin voto.



El CDL y el SCL contarán con la asesoría de un abogado de la Dirección Jurídica, quien deberá participar en las sesiones con voz, pero sin voto.



Con el fin de asesorarse, el CDL y el SCL podrán solicitar los estudios y análisis técnicos y financieros que estimen necesarios; asimismo, podrán solicitar la participación en las sesiones del personal técnico y administrativo que se requiera, quienes tendrán la obligación de emitir sus criterios en forma razonada y responsable como sustento de la decisión correspondiente.




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Artículo 7.- Facultades y atribuciones del Comité y Subcomité de Licitaciones. Corresponde al CDL y SCL las siguientes facultades y atribuciones, dentro de las competencias dispuestas en el artículo 5 de este Reglamento:



a- Aprobar o rechazar carteles, así como autorizar modificaciones a estos.



b- Conocer y resolver los recursos de objeción al cartel, salvo aquellos cuya competencia le corresponda a la Contraloría General de la República e imponer la multa correspondiente en los casos de recurso temerarios.



c- Emitir el acto de adjudicación, de declaratoria de desierto, declaratoria de infructuoso, declaratoria de insubsistencia, declaratoria de revocación y readjudicación con fundamento en los criterios técnicos, legales y financieros correspondientes e imponer la multa correspondiente en los casos de recurso temerarios.



d- Conocer y resolver los recursos de revocatoria que se presenten contra los actos que emita.



e- Aprobar modificaciones contractuales.



f- Autorizar la venta o remate de los bienes muebles o inmuebles del Banco que tengan un valor comercial, con base en los avalúos y criterios técnicos sobre la conveniencia institucional de proceder a su venta o remate. Quedan excluidos de esta disposición los Bienes Realizables (Temporales) conforme a lo previsto en el artículo 72 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional.



g- Recomendar al Gerente General el otorgamiento de las donaciones, con base en los criterios técnicos y según el avalúo correspondiente.



h- Nombrar a los miembros del Comité de expertos para efectos de la resolución de controversias durante la ejecución del contrato en sede administrativa y los Órganos Directores encargado de instruir los procedimientos de resolución contractual, sancionatorios, de responsabilidad civil, declaratoria de irregularidad de contrataciones, terminación de la contratación y cualesquiera otros relacionados con la materia de contratación pública.



i- Declarar la caducidad de la contratación y recomendar la apertura de los procedimientos disciplinarios correspondientes.



j- Dictar la resolución final de los procedimientos indicados en el inciso anterior, disponer la ejecución de garantías y la aplicación de sanciones de conformidad con la LCA, la LGCP, el RLCA y el RLGCP y las disposiciones internas aplicables a cada caso.



k- Dictar el acto que declare la rescisión contractual, así como declarar el monto que por concepto de liquidación deba ser reconocido al contratista, con base en los criterios técnicos emitidos por las áreas responsables incluido el ACG y UGC en los casos que corresponda.



l- Conocer y resolver todos los asuntos relacionados con la ejecución contractual, a excepción de la aplicación de multas, cláusulas penales, reajustes y revisiones de precio los cuales serán conocidos y resueltos por la UGC.



m- Autorizar o rechazar las cesiones de contrato, compensaciones, arreglos de pago y dación de bienes en pago, derivados de la aplicación de multas, cláusulas penales o de daños y perjuicios, con base en las recomendaciones emitidas por el AGC y la UGC o la PI u órganos directores nombrados en procedimientos administrativos en materia de contratación pública. El rechazo de las propuestas o recomendaciones dejarán sin efecto cualquier manifestación, producto de las negociaciones preliminares, recomendaciones u otros actos relativos a la formulación de la propuesta que se someterá a la decisión administrativa y constituirán actos de mero trámite, sin efectos propios, no oponibles a la Administración o a terceros. Los acuerdos tomados con fundamento en este inciso deberán ser aprobados y ratificados por la Gerencia y posteriormente comunicados, para que resulten jurídicamente válidos.



n- Corresponderá exclusivamente al CDL aprobar el envío a la Dirección de Contratación Pública de las solicitudes de revisión de tipos abiertos, los cuales se someterán a la aprobación definitiva de la Junta Directiva. Queda facultada la PI para tramitar la prórroga o la atención de requerimientos de información de las solicitudes aprobadas o en trámite ante la Dirección de Contratación Pública.



o- Los demás asuntos que resulten afines al Reglamento Orgánico de contratación pública del Banco Nacional de Costa Rica, de conformidad con el Ordenamiento Jurídico y principios que informan la materia de contratación pública.




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Artículo 8.- Contratación de firmas de auditores externos. Corresponderá a la Junta Directiva General del Banco, conocer y resolver todos los aspectos relacionados con la contratación de firmas de auditoría externa del Banco, para ello tendrá las atribuciones que se indican en los incisos a, b, c, d, e, g, h, i, j, k y m del artículo 7. Lo anterior, salvo que la competencia para conocer los recursos correspondientes le corresponda a la Contraloría General de la República.



Los servicios que se requieren de la empresa o las empresas que brinda los servicios de auditoría externa serán:



. Auditoría externa financiero-contable anual.



. Auditoría externa de tecnologías de la información (TI).



. Auditoría externa sobre la evaluación del riesgo de legitimación de capitales, financiamiento al terrorismo y financiamiento a la proliferación de armas de destrucción masiva.



. Auditoría externa del proceso de Administración Integral de Riesgos.



. Revisión independiente anual del proceso de evaluación del Órgano de Dirección, de sus miembros, de sus Comités y de los miembros de la Alta Gerencia.



Los requerimientos de evaluación, verificación, revisión, certificación o control externos que no se originen en la aplicación de disposiciones aprobadas por la Contraloría General de la República, CONASSIF o SUGEF y que no correspondan con las funciones propias de la auditoría externa que se regula en el Acuerdo SUGEF 32-10, no se considerarán como una "auditoría externa" y se tramitarán en contrataciones administrativas independientes, por lo que se regirán por lo dispuesto en los artículos 5 y 7 anteriores.




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Artículo 9.- Facultades y atribuciones del presidente del Comité y el Subcomité de Licitaciones. El presidente del CDL y el SCL tendrán las siguientes facultades y atribuciones:



a. Convocar y presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias del órgano. Podrá asimismo, suspender las sesiones convocadas en cualquier momento, por causa justificada.



b. Autorizar el orden del día y ponerlo en conocimiento, con al menos un día de antelación.



c. Proponer a los miembros del órgano la inclusión de asuntos no incluidos en el orden del día, cuando ello se justifique por razones de urgencia o necesidad.



d. Velar porque el órgano cumpla con las leyes, decretos, reglamentos, acuerdos de la Junta Directiva y demás disposiciones relativas a los asuntos que conoce.



e. Velar por la ejecución de los acuerdos tomados.



f. Firmar las actas de las sesiones una vez queden en firme.



g. El presidente del CDL deberá preparar y presentar semestralmente a la Junta Directiva del Banco, un informe con las adjudicaciones iguales o superiores a que supere en tres tantos el límite fijado para la licitación mayor de bienes y servicios.



h. Las demás que la ley y los reglamentos de la materia o la Junta Directiva le atribuyan.




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Artículo 10.- Facultades y atribuciones del secretario del Comité y Subcomité de Licitaciones. La Jefatura de la PI en sus funciones como secretario del CDL y SCL tendrá las siguientes facultades y atribuciones:



a. Convocar sesiones ordinarias y extraordinarias del órgano. Podrá asimismo, suspender las sesiones convocadas en cualquier momento, por causa justificada.



b. Preparar el orden del día de las sesiones del órgano y comunicarlo por lo menos con un día hábil de antelación a la sesión convocada a sus miembros.



c. Levantar las actas de las sesiones y custodiar el Libro de Actas, o bien delegar tal custodia en el asistente secretarial.



d. Comunicar debidamente a los miembros del órgano y a cualquier otro interesado, los acuerdos y resoluciones que se adopten.



e. Firmar los acuerdos para ser comunicados a las partes, a más tardar tres días hábiles posteriores a la firmeza y una vez que le sea remitido, por la secretaria del CDL y SCL. Ningún acuerdo podrá ser comunicado, sin haber adquirido firmeza.



f. Establecer las prioridades, roles y mecanismos necesarios para hacer eficiente el conocimiento, aprobación y adjudicación de los procedimientos sometidos a conocimiento del CDL y SCL. Las demás que resulten de la naturaleza propia del cargo y que no afecten las competencias asignadas a otros órganos en el presente reglamento.



g. Notificar a la PI para que consigne en el registro único las sanciones impuestas por el CDL y SCL.



El Secretario contará con la asistencia secretarial para realizar el orden del día, convocatoria, levantamiento, redacción de actas, grabación, transcripción, comunicación de resoluciones, así como toda gestión administrativa que se derive de la actividad del CDL y SCL.




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Artículo 11.- Quorum del Comité y Subcomité de Licitaciones. El CDL y SCL se reunirán con la frecuencia, el día, hora y lugar que el mismo órgano disponga, previa convocatoria, con orden del día. El quorum se formará con la presencia de al menos de dos miembros propietarios o suplentes. Sin embargo, quedará válidamente constituido sin existir los requisitos referentes a convocatoria y orden día, cuando estén presentes tres miembros propietarios o suplentes.



Podrán sesionar de forma excepcional en forma virtual, única y exclusivamente en caso de que se presente un evento de caso fortuito o fuerza mayor, o se decrete una emergencia nacional que restrinja la movilización y siempre y cuando, los medios electrónicos disponibles permitan asegurar la comunicación continua y en tiempo real entre los miembros del órgano durante toda la sesión, y las circunstancias lo ameriten. La PI por medio de su asistencia secretarial, estará a cargo del archivo y custodia de las grabaciones de las sesiones que se realicen por medios virtuales, así como de la confección y registro de las actas de cada sesión.




Ficha articulo



Artículo 12.-Actas del Comité, Subcomité de Licitaciones. De cada sesión se levantará un acta con indicación de los asistentes, lugar, hora de inicio y de conclusión, así como el contenido literal de las deliberaciones: la forma, el resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.



Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria y antes de ello, los acuerdos carecerán de firmeza, a menos que, los miembros presentes, por votación dé al menos dos tercios, acuerden declarar su firmeza inmediata y así sea consignado en cada voto.



Dichas actas serán firmadas por el presidente y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56 de la LGAP.



Las actas deberán ser literales y consignar no solo el acuerdo, sino las manifestaciones que cualquier persona presente en la sesión haga con respecto a los asuntos conocidos. Las actas podrán ser digitales, en el tanto los medios y sistemas electrónicos permitan asegurar la inalterabilidad de estas, así como su custodia y conservación.




Ficha articulo



Artículo 13- Recursos contra los acuerdos. Los recursos de objeción al cartel, los que se interpongan contra el acto de adjudicación y el que declare infructuoso o desierto el concurso, se regirán por lo dispuesto en la LCA, la LGCP, el RLCA y el RLGCP, según corresponda. En estos supuestos habrá una única instancia. El recurso de revocatoria será conocido por el órgano que dictó el acto y la resolución que emita agotará la vía administrativa; no obstante, el recurrente podrá solicitar que el mismo sea conocido y resuelto por el Gerente General como una única instancia.



El Comité o Subcomité de Licitaciones podrá imponer multas en ocasión a los recursos temerarios y resolverán según correspondan los recursos interpuestos en contra su determinación.



Contra los demás actos de ejecución o terminación contractual o sancionatorios que adopten los diferentes órganos, cabrán los recursos ordinarios establecidos en los artículos 342 y siguientes de la LGAP, el recurso de revocatoria será resuelto por el órgano que dictó el acto y el de apelación por el  Gerente General. En caso de existir o surgir una causa de impedimento, excusa o recusación por parte del Gerente para la emisión de la resolución final, será la Junta Directiva General quién dicte el acto final en su sustitución, en cuyo caso agotará la vía administrativa.




Ficha articulo



Artículo 14.- Informes atención de recursos ante Contraloría General de la República. Corresponderá a la Jefatura de la PI rendir técnicamente en tiempo y forma los informes de ley respecto de los recursos de objeción y apelación o requerimientos de información, cuyo conocimiento y resolución corresponda a la Contraloría General de la República de conformidad con las disposiciones que al respecto mantenga vigentes.




Ficha articulo



Artículo 15.- Facultades y atribuciones del Administrador General del Contrato. El AGC será designado en el cartel, o bien en el documento de decisión inicial de la contratación que debe constar en expediente administrativo, pero podrá ser sustituido en cualquier momento por el órgano competente para dictar el acto de adjudicación.



El AGC tendrá las siguientes facultades y atribuciones:



a. Suscribir y rendir en forma oportuna, completa y detallada el Informe Técnico de valoración de ofertas.



b. Coordinar, gestionar y facilitar a los contratistas relacionados con su contratación, los insumos y respuestas correspondientes para la correcta y eficiente ejecución del contrato.



c. Velar por la correcta ejecución del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas de este.



d. Determinar el mérito o la existencia de eximentes de responsabilidad, para imponer o exonerar las multas y cláusulas penales y remitir el informe correspondiente a la UGC.



e. Solicitar, gestionar y recomendar la aprobación o rechazo en forma oportuna ante el órgano o personas que emitieron el acto de adjudicación del contrato, la suspensión del contrato, solicitudes de prórrogas, las modificaciones o ampliaciones contractuales, la inclusión o exclusión de suministros o servicios, o la contratación adicional relacionada con su contratación, con el fin de satisfacer las necesidades públicas relacionadas.



f. Velar porque no se produzca desabastecimiento o contrataciones irregulares; de producirse deberán gestionar ante la UGC el inicio del procedimiento ordinario correspondiente.



g. Interpretar las cláusulas del cartel, el contrato u orden de compra, las cláusulas necesarias para la correcta ejecución contractual.



h. Autorizar las recepciones provisionales, parciales y definitivas del objeto contractual.



i. Corroborar que la contratación está correctamente ejecutada, o bien en su defecto advertir los aspectos por corregir al contratista; para lo cual, el administrador deberá levantar un acta, en la cual consignará las cantidades recibidas, la hora, fecha y la firma de los presentes. Para esta diligencia podrá utilizarse como acta una copia del detalle del pedido u orden de compra, la cual, se denominará la recepción provisional; esta podrá darse sin condicionamiento alguno, o bien bajo protesta, en cuyo caso la Administración indicará al contratista por escrito, con el mayor detalle posible los aspectos a corregir y el plazo en que deberá hacerlo, el cual no podrá exceder de la mitad del plazo de ejecución original.



Por otro lado, deberá corroborar que la contratación está correctamente ejecutada, para lo cual efectuará la recepción definitiva del objeto, y será extendida dentro del mes siguiente a la recepción provisional o dentro del plazo establecido en el cartel, o bien vencido el plazo para la corrección de defectos; para su formalización el administrador deberá levantar un acta que quede constancia clara de la forma en que fue ejecutado el contrato, indicando al menos, tiempo de ejecución, prórrogas concedidas, forma en que cumplieron las obligaciones, garantías y penalidades impuestas y posibles ajustes a las muestras. A criterio del administrador y en casos de objetos y servicios simples la recepción provisional podrá coincidir con la recepción definitiva, detalle que deberán consignar en el acta correspondiente.



j. Aprobar y tramitar los pagos relacionados con la ejecución contractual de forma oportuna y debidamente motivados, bajo su absoluta responsabilidad, manteniendo un adecuado control presupuestario, autorizando de ser necesario aumentos o disminuciones para la correcta cancelación de las facturas a cobro, así como un adecuado control de los pagos.



k. Confeccionar y actualizar en forma oportuna el legajo de ejecución contractual en el expediente electrónico de la contratación en el Sistema de Compras Públicas (SICOP), en el que consten todas las actuaciones relevantes de la etapa de ejecución contractual, tales como: minutas, acuerdos de ejecución, prórrogas, suspensiones, actas de recepción provisionales, actas de recepción definitivas, órdenes de pedido, pagos, ejecución de multas, cláusulas penales, garantías y demás actuaciones directamente relacionadas con la ejecución plena del contrato. Los borradores de documentos, en general, no podrán ser parte del expediente y legajo de ejecución de la contratación. La Proveeduría Institucional tendrá la obligación de asignar el rol al sistema y es la responsable de coordinar las capacitaciones para el uso del sistema SICOP.



l. Coordinar, asesorar y rendir informes al Comité Ejecutivo del Proyecto y a Gestión de Contratos relacionado con la materia de su contrato.



m. Confeccionar las órdenes de compra o de pedido requeridas para el suministro de bienes por demanda.



n. Velar por la identificación, análisis y tratamiento de riesgos que pudiesen impactar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de datos. En función del tipo de información que el proveedor tenga acceso.



o. Coordinar, etapas de diseño, pruebas, implementación y mejora continua de controles que propicien la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, por ejemplo: control de accesos y gestión de proveedores.



p. Podrá designar Administradores Operativos del contrato quién lo apoyará en sus funciones. Esta designación supone la delegación de las funciones que le sean asignadas; sin embargo, no excluye al Administrador General del Contrato de las responsabilidades generadas por las actuaciones del designado y de las propias de su condición.



q. Gestionar el presupuesto necesario y en forma oportuna para hacerle frente a los compromisos generados por la contratación.



r. Gestionar la aprobación del pliego de condiciones y sus modificaciones a su cargo en forma oportuna o el dictado de una nueva decisión inicial para un nuevo procedimiento de contratación, cuando las necesidades públicas persistan y de acuerdo con los vencimientos de los contratos a su cargo, en forma oportuna y planificada, considerando el promedio de duración de los procedimientos ordinarios, incluyendo la fase de recursos promedio del año anterior para evitar cualquier desabastecimiento o contrataciones irregulares.



s. Coordinar con la PI la convocatoria, realización y confección de un acta en donde se consigne el resultado de las audiencias previas al pliego de condiciones, para lo cual podrán convocarse en forma presencial o virtual por parte de la PI.



t. Recomendar y otorgar el visto bueno a los finiquitos.




Ficha articulo



Artículo 16.- Facultades y atribuciones de los Comités Ejecutivos de Proyectos. Los CEP estarán constituidos por dos o más funcionarios y serán nombrados o sustituidos durante la fase de ejecución contractual, a criterio de la Junta Directiva General, Gerencia General o Subgerencias, o por el responsable designado del Proyecto, para efectos de control interno.



Tendrán como función fiscalizar la labor del Administrador del Contrato, adicionalmente podrán recomendar acciones administrativas para la efectiva ejecución contractual; sin embargo, no les corresponderá decidir sobre el rechazo o aceptación del objeto contractual y su correspondiente pago, lo cual será responsabilidad exclusiva del AGC.



Los CEP podrán recomendar a la UGC la sustitución del Administrador del Contrato, el inicio de un procedimiento disciplinario en contra del AGC o un procedimiento sancionatorio al contratista, en aquellos casos en que estimen que se ha violentado alguna disposición en materia de contratación pública, seguridad, confidencialidad de la información o buena técnica en la materia.



La recomendación correspondiente se presentará ante el órgano que adjudicó la respectiva contratación.



En el caso de procedimientos sancionatorios en contra del contratista, el órgano que conoce de dicha recomendación determinará si corresponde o no la apertura de un procedimiento administrativo ordinario; en el caso de que se recomiende la apertura de un procedimiento disciplinario en contra del AGC, el órgano se limitará a remitir el asunto a la Unidad de Investigaciones Internas.




Ficha articulo



Artículo 17.- Unidad de Gestión de Contratos. Corresponderá a la UGC la instrucción de los procedimientos sumarios o especiales dispuestos en la LGCP, cuyo objeto sea la aplicación de multas, rescisión unilateral, por mutuo acuerdo y ejecución de garantías. La recomendación que emita deberá remitirse a conocimiento del órgano que emitió el acto de adjudicación.



Asimismo, deberá conocer y tramitar los reclamos, solicitudes de compensación, dación en pago u otros propios de la fase de ejecución contractual. La recomendación que emita será conocida por el órgano que emitió el acto de adjudicación.



Además, la UGC emitirá la recomendación de inicio de los procedimientos de resolución contractual, sancionatorios o declaratoria de irregularidad, con base en el informe técnico presentado por el Administrador del Contrato. Tendrá a su cargo la custodia de los expedientes administrativos relacionados con las investigaciones preliminares y procedimientos administrativos que instruya.



La UGC tendrá dentro de sus funciones el trámite y resolución de solicitudes de reajustes y revisiones de precios, así como la aplicación de multas y cláusulas penales. Sobre la resolución que emita cabrán los recursos ordinarios establecidos en los artículos 342 y siguientes de la LGAP, el recurso de revocatoria será resuelto por quién dictó el acto y el de apelación por el Gerente General. En caso de existir o surgir una causa de impedimento, excusa o recusación por parte del Gerente para la emisión de la resolución final, será la Junta Directiva General quién dicte el acto final en su sustitución en cuyo caso agotará la vía administrativa.



La UGC tendrá dentro de sus funciones realizar la fiscalización de la ejecución de los contratos por parte de los Administradores de Contratos o los contratistas, en cuanto al cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos y la normativa vigente. Asimismo, deberá informar y recomendar oportunamente a la PI, las acciones administrativas para la efectiva ejecución contractual; sin embargo, no les corresponderá decidir sobre el rechazo o aceptación del objeto contractual y su correspondiente pago, lo cual será responsabilidad exclusiva del AGC.



La UGC podrá recomendar la sustitución del AGC o AOC, el inicio de un procedimiento disciplinarios en contra del AGC o AOC o un procedimiento sancionatorio al contratista, en aquellos casos en que estimen que se ha violentado alguna disposición en materia de contratación pública, seguridad, confidencialidad de la información o buena técnica en la materia.



Le corresponderá a la UGC el seguimiento y aplicación de los cobros administrativos que surjan en ocasión a resoluciones administrativas y en firme, sobre cobros de daños y perjuicios en beneficio de la Administración. Así como también, les corresponderá someter a aprobación ante el órgano que adjudicó la respectiva contratación, los arreglos de pago, compensación o dación en pago que para tal efecto sean propuestos por los proveedores.



Asimismo, la UGC tendrá una función de ente capacitador, con el objetivo de encauzar una adecuada gestión contractual a los administradores de contratos, a su vez debe definir herramientas, procedimientos y directrices que apoyen la gestión contractual ejecutada por los AGC.



La UGC, ejecutará el procedimiento para imponer la multa, en ocasión a los recursos temerarios, y recomendará la resolución final al órgano competente de adjudicar el procedimiento relacionado.




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Artículo 18.- Proveeduría Institucional. La PI tendrá plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación pública y podrá adoptar los actos y requerir los informes que resulten necesarios para preparar la decisión final sometida al Comité o Subcomité de Licitaciones.



Es el órgano encargado de fiscalizar la debida ejecución de los procedimientos de contratación pública en todas sus etapas, y también es responsable de realizar los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes y lleva un inventario permanente de todos los bienes en los casos en que proceda.



De igual forma, podrá gestionar compras coordinadas con las sociedades del Banco Nacional u otras instituciones por medio de Convenios Marco y a través de la Dirección de Contratación Pública, así mismo, será competencia del Proveedor Institucional:



a. Declarar la confidencialidad de documentos en procedimientos de contratación pública.



b. Solicitar autorización a la Dirección de Contratación Pública para tramitar procedimientos por medios distintos a SICOP.



c. Dictar la autorización para tramitar el procedimiento de urgencia y posteriormente registrar la información en SICOP.



d. Dictar la decisión inicial en relación con el uso de excepciones a los procedimientos ordinarios y la compra y arrendamiento de bienes inmuebles.



e. Autorizar el inicio del procedimiento sin disponer de recursos presupuestarios.



f. Dictar y firmar las órdenes de compra o pedido.



g. Firmar los carteles finales para los diferentes objetos contractuales que promueve al Banco.



h. Suscribir la decisión inicial en contrataciones de obra pública.



El personal que desempeñe funciones en la PI deberá ser idóneo. Con ese fin será sometido a procesos periódicos de capacitación, a fin de alcanzar niveles óptimos de profesionalización y acreditación según el perfil o puesto. Quien ejerza el cargo de Proveedor Institucional deberá contar con la preparación académica, profesional y/o técnica necesaria para el desempeño óptimo de sus servicios, de acuerdo con lo establecido en los artículos 131 y 132 de la LGAP.




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Artículo 19.- Normas Supletorias. En lo no regulado expresamente por este reglamento se estará a lo dispuesto por la LGAP, la normas que regulan la materia de contratación pública, así como a las disposiciones internas que el Banco emita al efecto.




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Artículo 20.- Derogatorias. Se deroga el Reglamento de los órganos de contratación del Banco Nacional (RG09-CGRM01), edición 4.




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Artículo 21- Vigencia. El presente reglamento empezará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.




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Fecha de generación: 10/2/2025 09:43:54
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