INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS
(Esta norma fue derogada por el
artículo 91 del Reglamento interno de
contratación pública del AyA, aprobado mediante
sesión N° 016-2023 del 3 de mayo del 2023)
N° 2022-564
ASUNTO: Aprobación de modificaciones a la gestión de
compras institucionales y directrices de contratación pública.
Acuerdo de Junta Directiva del AyA.-Sesión
ordinaria N° 2022-61.-Fecha de realización: 06/Dec/2022.-
Artículo 5.6-Modificaciones en la gestión de las compras institucionales y
directrices de contratación pública. (Ref. GG-DP-2022-02336) Memorando
GG-2022-04617.-Atención: Contratación Administrativa, Gerencia General,
Dirección Proveeduría, Dirección Jurídica.-Fecha comunicación: 07/ Dec/2022.
JUNTA DIRECTIVA
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS
Y ALCATARILLADOS
Resultando:
1º-Que el 01 de diciembre de 2022, entrará en vigor la
Ley General de Contratación Pública, N° 9986, la cual es de aplicación para
toda la actividad contractual que emplee total o parcialmente fondos públicos.
2º-Que el artículo 136
de la ley 9986 establece que el Poder Ejecutivo deberá reglamentar la misma.
3º-Que al día 29 de noviembre 2022 el Poder Ejecutivo no
ha publicado el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
4º-Que el Instituto Costarricense de Acueductos y
Alcantarillados, además de la Ley de Contratación Administrativa y su
Reglamento, tiene 2 normas internas que rigen su accionar en esta materia que
son 1) Reglamento de adquisiciones de bienes, servicios y construcción de obras
del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados y 2) Manual de
Procedimientos de contratación administrativa del AyA.
5º-Dado el cambio en la normativa nacional existe la
necesidad de ajustar la normativa interna que complementa el funcionamiento de
los procedimientos de contratación pública en AyA.
6º-Ante la imposibilidad de emitir una reglamentación
interna detallada dada la ausencia del Reglamento a la Ley General de
Contratación Pública señalado en el artículo 136 de la misma se hace necesario
por parte del AyA:
a) Derogar:
i. El reglamento de adquisiciones de bienes, servicios y construcción de
obras del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
ii. El Manual de Procedimientos de contratación administrativa del AyA.
b) Emitir regulaciones internas sobre las competencias en materia de
contratación administrativa.
7º-Mediante oficio GG-DP-2022-02336 las Direcciones de
Proveeduría y Jurídica presentaron el proyecto de acuerdo para las
disposiciones en materia de contratación pública para el AyA
que regirán a partir de su comunicación y hasta la publicación del Reglamento
interno para contratación administrativa de AyA. Por
tanto:
Con fundamento en lo antes indicado, esta Junta Directiva
acuerda emitir las siguientes disposiciones en materia de contratación pública
para el AyA que tienen como objetivo regular de forma
temporal, las competencias institucionales, esperando la publicación del
Reglamento a la Ley General de Contratación Pública:
1)
Toda decisión inicial de los procedimientos de contratación deben ser suscritos
por el Director de la Unidad Solicitante, en caso de ausencia prolongada le
corresponderá a su superior jerárquico.
Cuando
el objeto contractual sea de obra que deba tramitarse mediante licitación
mayor, la decisión inicial deberá ser suscrita conjuntamente por el jefe de la
unidad solicitante y la Subgerencia de área. En caso de ausencia prolongada de
alguno de éstos le corresponderá a su superior jerárquico.
La
decisión inicial debe cumplir con los requisitos establecidos en la Ley de
Contratación Pública y su Reglamento.
2) Para el trámite de todos los procedimientos de contratación pública y
sus excepciones se deben cumplir los requerimientos establecidos en la Ley
General de Contratación Pública y su Reglamento.
3) Si fuera necesario iniciar el procedimiento sin disponer de recursos
presupuestarios, deberá aportarse autorización expresa del Gerente General esta
situación deberá advertirse en el pliego de condiciones.
4) La denominación de
los Fondos de Trabajo en adelante será Unidades de Compra Desconcentradas,
pudiendo identificarse por las siguientes siglas UCD.
5)
Si el trámite de la contratación debe realizarse fuera de la plataforma SICOP,
la autorización para ello deberá ser suscrita conjuntamente por el jefe de la
unidad solicitante y la Subgerencia de área.
6)
Para el Arrendamiento o compra de bienes inmuebles debe contarse con un Acto
motivado adoptado por el jefe de la unidad solicitante y la Subgerencia de
área.
7)
Para la donación de bienes muebles debe contarse con un Acto
motivado adoptado por el jefe de la unidad solicitante y la Subgerencia de
área.
(Así reformado el
punto anterior mediante sesión N° 2022-62 del 13 de diciembre del 2022)
8)
Para la donación de bienes inmuebles debe contarse con una resolución motivada
adoptada por la Junta Directiva y un acto de aceptación de la aceptación tomado
por el máximo jerarca de la institución beneficiaria de la donación.
9)
Le corresponderá a la Junta Directiva:
a)
Adjudicar las Licitaciones Mayores y todas las licitaciones y los
procedimientos de excepción que superen el límite superior de la licitación
Menor.
b)
Aprobar las modificaciones unilaterales de los contratos de obra pública hasta
un máximo del 50% del monto adjudicado.
c)
Autorizar la utilización de un plazo mayor a cuatro años de vigencia
contractual.
10)
Le corresponderá a la Gerencia General en la persona del Gerente o Subgerente
General, o en caso de ausencia de ambos al Presidente Ejecutivo, lo siguiente:
a)
Adjudicar las Licitaciones menores y todos los procedimientos de contratación y
excepciones que se encuentren dentro de los límites económicos inferior y
superior de las licitaciones menores.
b)
Adjudicar las contrataciones de urgencia, según se definan en la Ley General de
Contratación Pública y su Reglamento.
c)Aprobar
las Modificaciones Unilaterales hasta un 50% del monto del contrato en las
licitaciones menores y mayores a excepción de los contratos de obra pública.
d)
Aprobar todas las suspensiones de la ejecución de los contratos
administrativos, que ocurran en contratos originados en adjudicaciones de
licitaciones mayores, menores.
e)
Suscribir los contratos administrativos con firma del contratista en caso de:
estar sujetos a refrendo contralor, contratos de arrendamiento de bienes
inmuebles, los contratos de procedimientos según demanda tramitados como
licitación mayor. En ausencia del Gerente General firmará los contratos el
Subgerente General, y en ausencia de estos dos últimos firmará el Presidente
Ejecutivo, sin perjuicio de que en casos especiales este asuma tal facultad.
f)
Aprobar todos los reajustes de precio.
g)
Adjudicar los procedimientos de contratación amparados en decretos de
emergencia que tramite el AyA fungiendo como Unidad
Ejecutora de la CNE, así como sus eventuales modificaciones unilaterales cuando
no corresponda a obra pública, cumpliendo con lo establecido por la CNE; sujeto
al régimen recursivo especial establecido por la CNE según la normativa
aplicable para estos casos.
h) Autorizar la cesión
del contrato entendida como los derechos y las obligaciones derivados de un
contrato en ejecución, no incluye la cesión de derechos de pago.
i) Resolver los recursos de objeción al pliego de condiciones y de
revocatoria de las licitaciones mayor y menor.
j) Adoptar el acto final, como Órgano Decisor en los Procedimientos Administrativos
Sancionatorios, en los Procedimientos de Ejecución de garantías, Procedimientos
de Resolución Contractual o Rescisión, pudiendo realizar el nombramiento del
Órgano Director a efecto de que realice la instrucción del Procedimiento
respectivo, conforme a los artículos 308 y siguientes de la Ley General de la
Administración Pública, debiendo a su finalización elevar el expediente de la
instrucción a la Gerencia General, para la adopción del acto final que
corresponda.
11) Corresponderá a la Jefatura de la Dirección de Proveeduría o a la
Jefatura de Adquisiciones de la Proveeduría o en caso de ausencia de ambos a la
Gerencia General, lo siguiente:
a) Adjudicar todas las licitaciones reducidas que se tramiten en su
dependencia y que no superen el límite máximo fijado por la Contraloría General
de la República para este tipo de concursos y las demás contrataciones de
excepción que no superen el límite superior de la contratación para licitación
reducida.
b) Aprobará las modificaciones unilaterales, Suspensiones de las
licitaciones reducidas.
c) Resolver los recursos de objeción al pliego de condiciones y de
revocatoria de las licitaciones reducidas tramitadas por su dependencia.
d) Aprobación en SICOP del pliego de condiciones de los procedimientos
tramitados en su dependencia.
e) Aprobar todos los contratos en SICOP sin firma del contratista de los
procedimientos tramitados en su dependencia.
12) Corresponderá a los Directores Administrativos Financieros de las
dependencias donde se ubican las Unidades de Compra desconcentradas, o a los
Directores Regionales o al Subgerente GAM según corresponda, respecto a los
procedimientos de contratación tramitados en sus dependencias:
a) Adjudicar todas las licitaciones reducidas que se tramiten en su dependencia
y que no superen el límite máximo fijado por la Contraloría General de la
República para este tipo de concursos y las demás contrataciones de excepción
que no superen el límite superior de la contratación para licitación reducida.
b) Aprobará las modificaciones unilaterales, Suspensiones de las
licitaciones reducidas.
c) Resolver los recursos de objeción al pliego de condiciones y de
revocatoria de las licitaciones reducidas tramitadas por su dependencia.
d) Aprobación en SICOP del pliego de condiciones de los procedimientos
tramitados en su dependencia.
e) Aprobar todos los contratos en SICOP sin firma del contratista de los
procedimientos tramitados en su dependencia.
13)
Los procedimientos de contratación y contratos iniciados, antes de la comunicación
de este acuerdo, se concluirán conforme a las disposiciones vigentes en el
Reglamento de Adquisición de bienes.
14) La Caja Chica se utilizará para atender
situaciones de carácter excepcional e indispensable, hasta por el monto
indicado en el artículo 5 de este Reglamento. Mediante este mecanismo se podrán
realizar compras para garantizar o restablecer la prestación del servicio de
agua potable y alcantarillado sanitario, hidrantes, plantas de tratamiento de
aguas residuales, así como la operación de las respectivas oficinas.
Para estas compras deben cumplirse los
requisitos que a continuación se establecen:
a. Que los
artículos o materiales no sean parte del stock permanente de la institución ni
estén bajo contrato según demanda, o que siendo parte del stock o contratados
según demanda no se encuentren disponibles en el momento.
b. Que los
bienes o servicios sean:
. Urgentes o
indispensables para la prestación del servicio.
. Necesarios
para garantizar o restablecer la continuidad y calidad del servicio.
Por montos superiores al 10% del monto autorizado para
compras por caja chica y hasta el tope de la misma se puede contratar
únicamente lo siguiente:
a. Materiales y mano de obra para
reparación de sistema de acueducto, alcantarillado e hidrantes, así como
materiales de purificación para los sistemas de acueducto.
b. Alquiler de equipo y maquinaria.
c. Reparación mecánica de vehículos
para cuadrilla, camiones, maquinaria y grúas.
d. Alquiler de camiones cisterna para
reparto de agua potable.
Las compras por caja chica deben ser
autorizadas de la siguiente manera:
a. Gastos hasta un 10% del monto
autorizado para compras por caja chica deben ser autorizados por el Director
General del área, o Jefe Cantonal o Jefe de zona, según corresponda, en caso de
ausencia la aprobación la dará el funcionario indicado en el inciso b).
b. Gastos hasta un 50% del monto
autorizado para compras por caja chica deben ser autorizados por el Director
Experto del área o Región, según corresponda en caso de ausencia la aprobación
la dará el funcionario indicado en el inciso c).
c. Gastos por más del 50% y hasta el
100% del monto autorizado para compras por caja chica deben ser autorizados por
el Subgerente de Área o en su ausencia el Gerente o Subgerente General. En el
caso de las Direcciones Nacionales estas compras deben ser aprobadas por el
Gerente o Subgerente General.
Cada compra debe tener una
justificación en la que se incluya expresamente, respecto al gasto, el detalle
de:
. Carácter excepcional.
. Indispensable (señalando la
afectación del servicio en caso de no realizarse la compra o la situación que
se pretende solucionar con la misma).
. Indicar si para esta misma necesidad
que se pretende satisfacer se han adquirido otros servicios o materiales por
medio de caja chica durante los últimos 3 meses, en caso positivo justificar el
porqué, se requirió una nueva compra.
. Explicar el motivo por el cual se
seleccionó el proveedor.
. Demostrar en la justificación que la
compra no obedece a una mala planificación.
. Hacer referencia expresa a la
razonabilidad del precio de lo adquirido.
. En el caso de compras de artículos de
stock debe presentarse, nota del Almacén o bodega correspondiente en la que se
señale la no existencia en inventario del artículo.
. En el caso de compras de artículos de
contratos según demanda debe explicarse el motivo por el cual no se cuenta con
los mismos.
(Así reformado el
punto anterior mediante sesión N° 2022-62 del 13 de diciembre del 2022)
15)
Para todo procedimiento de contratación pública se debe cumplir con los plazos
establecidos en los cronogramas publicados por la Proveeduría Institucional.
16)
La Dirección de
Proveeduría en coordinación con la Dirección Jurídica dispondrán de un plazo no
mayor a seis meses a partir de la publicación del Reglamento a la Ley General
de Contratación Pública para la presentación ante esta Junta Directiva del
Reglamento interno para contratación administrativa de AyA.
(Así reformado el punto anterior mediante sesión N°
2022-62 del 13 de diciembre del 2022)
17. Se derogan el Reglamento de
adquisiciones de bienes, servicios y construcción de obras del Instituto
Costarricense de Acueductos y Alcantarillados y el Manual de Procedimientos de
contratación administrativa del AyA.
(Así adicionado el punto anterior mediante sesión N°
2022-62 del 13 de diciembre del 2022)
18. El Comité de Compras
Institucionales: Estará integrado por el Gerente o Subgerente General,
quién la presidirá, por los Subgerentes de Área, el Director Jurídico, el
Director de la Proveeduría Institucional y el Director de Planificación, o
quien los sustituya formalmente en caso de ausencias prolongadas. Deberán reunirse
ordinariamente al menos una vez cada tres meses y extraordinariamente cuando
así se requiera. La convocatoria será mediante comunicación formal con tres
días de anticipación, salvo situaciones de urgencia.
Tendrá como funciones específicas:
a) Definir los bienes y servicios
estratégicos para la Institución.
b) Aprobar el Programa Anual de Compras
Institucional y sus modificaciones.
c) Definir el plan de operación para la
compra de los productos estratégicos, que permita garantizar la continuidad y
calidad del servicio.
d) Dar seguimiento a la ejecución del
Programa Anual de Compras.
(Así adicionado el punto 18) anterior mediante sesión N°
2022-62 del 13 de diciembre del 2022)
Estas Directrices tienen una vigencia hasta la
publicación del Reglamento interno para contratación administrativa de AyA.
Acuerdo firme.