Nº 43864-PLAN
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y LA MINISTRA DE PLANIFICACIÓN NACIONAL
Y POLÍTICA ECONÓMICA
En ejercicio de las disposiciones y atribuciones
establecidas en los artículos 140 incisos 3), 8), 18) y 146 de la Constitución
Política; 25.1, 27.1 y 28.2.b) de la Ley General de la Administración Pública,
Ley N° 6227 de 2 de mayo de 1978; 2 a), 16 y 18 de la Ley de Planificación
Nacional, Ley N° 5525 de 2 de mayo de 1974 y 4 f), 13 a) y 16 del Reglamento
General del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, Decreto
Ejecutivo N° 23323-PLAN de 17 de mayo de 1994.
Considerando:
I.-Que la Sala Constitucional de la Corte Suprema de
Justicia ha indicado en la Sentencia 13660-2004 de las 18:21 horas del 30 de
noviembre de 2004 que "La reestructuración y la reorganización
administrativa constituyen procedimientos tendientes a modernizar a la
Administración Pública, con el fin de aumentar su eficiencia y eficacia,
logrando mejorar los servicios que ésta presta, amén de la consecuente
reducción del gasto público. Sobre el particular, es menester recordar que hay
algunos principios constitucionales que informan la organización y función
administrativas, tales como los de eficacia, eficiencia, simplicidad y celeridad
(artículos 140, inciso 8, en cuanto le impone al Poder Ejecutivo el deber de
"Vigilar el buen funcionamiento de los servicios y dependencias
administrativas", el 139, inciso 4, en la medida que incorpora el concepto
de "buena marcha del Gobierno" y el 191 al recoger el principio de
"eficiencia de la administración"). Estos principios de orden
constitucional, han sido desarrollados por la normativa infraconstitucional,
así, la Ley General de la Administración Pública los recoge en los artículos
4°, 225, párrafo 1°, y 269, párrafo 1°, y manda que deben orientar y nutrir
toda actuación administrativa. Aunado a lo anterior, el artículo 192 de la
Constitución Política faculta a la Administración Pública para disponer la
reestructuración de las dependencias que la componen con el fin de alcanzar un
mejor desempeño y organización de las mismas, siempre y cuando se respeten los
procedimientos de reorganización establecidos en la legislación. Tales
procedimientos forman parte de la potestad de autoorganización
de la Administraciones Públicas, conforme la cual corresponde al jerarca
determinar cuál es la organización interna más adecuada para el ente, en razón
de los fines que debe cumplir. Potestad discrecional que autoriza al jerarca
para realizar reestructuraciones administrativas internas, lo que puede
comprender el establecimiento de nuevos órganos o en su oportunidad, una
distribución interna de competencias que no impliquen potestades de imperio.
Ahora bien, en el ejercicio de la potestad de reorganización, la Administración
puede afectar los derechos y situaciones jurídicas de los funcionarios a su
servicio, ya sea suprimiendo o transformando las plazas existentes. Por tales
motivos, la reorganización sólo procede cuando existan necesidades reales para
conseguir una más eficiente y económica reorganización de los servicios,
debidamente comprobadas (.)".
II.-Que la Ley de Planificación Nacional, 5525 de 2 de mayo de 1974 y sus
reformas, constituye un instrumento jurídico cuyo espíritu es propiciar
-mediante el Sistema Nacional de Planificación- la coherencia de la gestión
administrativa del Estado. Es así como el artículo 5º de dicho cuerpo
normativo, establece que MIDEPLAN, asesorará al Presidente de la República en
materia de su especialidad, y por encargo de éste, a cualquiera de los otros
organismos de la Administración Pública y tendrá las funciones que le fije la
ley y su reglamento.
III.-Que las funciones asignadas a MIDEPLAN se encuentran ajustadas al
principio de legalidad establecido en los artículos 11 de la Constitución
Política y 11, 13 y 24 de la Ley General de la Administración Pública, 6227 de
2 de mayo de 1978. Este principio supone -a la luz de la jurisprudencia
constitucional- que la Administración está sometida al ordenamiento jurídico
vigente. Implica que la acción administrativa debe, necesariamente, adecuarse a
la totalidad del sistema normativo escrito y no escrito, o sea lo que se suele
llamar el bloque de legalidad. Por consiguiente, MIDEPLAN, ostenta la facultad
de realizar los análisis técnicos relativos a los procesos de modernización o
reorganización institucional, los cuales se encuentran comprendidos dentro del
concepto de mejoramiento de la Administración Pública, conforme lo establecido
en el numeral segundo, inciso a) de la Ley de Planificación Nacional.
IV.-Que el artículo 2º del "Reglamento
a la Ley Marco para la Transformación Institucional y Reformas a la Ley
de Sociedades Anónimas Laborales", Decreto Ejecutivo 26893-MTSS-PLAN de 6 de enero
de 1998, establece expresamente:
"La aprobación de la organización
administrativa de órganos, entes y empresas públicas será competencia
de Ministerio de Planificación
Nacional y Política Económica
(MIDEPLAN)."
V.-Que el artículo 16 del Reglamento General del Ministerio de
Planificación Nacional y Política Económica, Decreto Ejecutivo 23323-PLAN de 17
de mayo de 1994 y sus reformas, indica que "Se entenderá por
reorganización administrativa la modificación de unidades administrativas en
cuanto a su gestión, normativa, tecnología, infraestructura, recursos humanos y
estructura. La Contraloría General de la República, la Autoridad Presupuestaria
y la Dirección General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda no
tramitarán presupuestos ni modificaciones presupuestarias de aquellos órganos,
entes y empresas públicas que lleven a cabo reorganizaciones estructurales que
no cuenten con el estudio técnico que las respalde y la aprobación de MIDEPLAN,
que proveerá a la Administración Pública las directrices, los lineamientos, los
manuales y los instructivos para facilitar, coordinar y mejorar los procesos de
reorganización administrativa."
VI.-Que la Procuraduría General de la República (PGR), en el dictamen
C-084-2006 del 1 de marzo del 2006 ha indicado que ".una de las
regulaciones o requisitos para el ejercicio de la potestad de reorganización
administrativa, lo constituye la aprobación previa por parte del MIDEPLAN. En
efecto, distintas disposiciones contendidas en la Ley de Planificación
Nacional, Nº 5525 del 2 de mayo de 1974, le confieren a dicho Ministerio una
serie de atribuciones en materia de planificación nacional, la cual incluye
dentro del concepto de mejoramiento de la Administración Pública, lo
concerniente a la reorganización interna de los ministerios e instituciones
públicas.", así como que ".todo proceso de reestructuración interna
que pretendan llevar a cabo los ministerios -incluido el MOPT- y demás
instituciones públicas, deben sujetarse, entre otros requisitos, a los
lineamientos que en dicha materia dicte el MIDEPLAN."
VII.-Que la PGR en el dictamen C-164-2015 del 25 de junio del 2015 reiteró
que "Los procedimientos de reorganización administrativa se realizan con
la finalidad de modernizar a la Administración Pública, y de aumentar su
eficiencia y eficacia, para mejorar los servicios que presta, y para propiciar
la reducción del gasto público. Lo anterior en atención a los principios
constitucionales que informan la organización y función administrativas, tales
como los de eficacia, eficiencia, simplicidad y celeridad.", además de que
"Toda organización administrativa pública que pretenda llevar a cabo un
proceso de reorganización administrativa interna, necesariamente, deberá contar
con la autorización del MIDEPLAN, sin la cual, la reorganización llevada a cabo
sería absolutamente nula."
VIII.-Que la actuación eficiente y oportuna de la administración pública,
requiere una entidad técnico-jurídica supra institucional que regule su
estructuración funcional. Es por ello que, el poder de revisión ex ante que
tiene MIDEPLAN respecto de la organización estructural de la administración
pública, le permite estructurar o conformar órganos, así como atribuirles y
distribuirles competencias, de acuerdo con los modelos de partida que proponen
las entidades públicas.
IX.-Que de conformidad con el artículo 12 bis del Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos Decreto Ejecutivo Nº
37045-MP-MEIC del 22 de febrero de 2012, se procedió a tramitar el Formulario de Evaluación Costo Beneficio en la Sección I denominada Control Previo de Mejora Regulatoria, siendo que él mismo dio
resultado negativo y que la
propuesta no contiene trámites ni requerimientos
para los administrados. Por tanto,
Decretan:
Reglamento para el trámite y resolución
de reorganizaciones administrativas
Artículo 1º-Objeto. El presente reglamento tiene
por objeto establecer el procedimiento para el trámite, análisis y resolución
de las propuestas de reorganización administrativa que presentan los entes y
órganos públicos, ante el Ministerio de Planificación Nacional y Política
Económica (MIDEPLAN).
Ficha articulo
Artículo 2º-Definiciones. Para
efectos del presente reglamento, se entenderá por:
a) Entidad pública: hace alusión a todo
ministerio (Administración Centralizada) y toda institución pública autónoma o
semiautónoma (Administración Descentralizada Institucional), así como las
empresas públicas, abarcando en un solo concepto toda clase de entes y órganos
públicos. Eventualmente, puede referirse también a entes públicos no estatales
y municipalidades, aunque estas dos últimas categorías, no son objeto de este
reglamento.
b) Estructura organizacional: representa
la estructura formal de autoridad y de la división especializada del trabajo de
una organización, por niveles jerárquicos. Constituye el instrumento idóneo
para plasmar la disposición interna y formal de toda o una parte (unidades
organizacionales) de la organización, en las que se muestran las relaciones que
guardan entre sí los órganos que la componen. Generalmente se refleja en un
organigrama y los manuales de organización.
c) Gestión: se refiere a la forma en la
que las entidades públicas formulan, implementan y operan los bienes y
servicios públicos, así como, el trabajo detallado y el desarrollo de
conocimientos de los procesos que se dan en una organización.
d) Modernización institucional: proceso
continuo y sistemático en el cual se busca aplicar a la realidad de una entidad
pública, técnicas e instrumentos novedosos, que incidan en la normativa,
tecnología, gestión, infraestructura, recursos humanos y estructura organizacional,
a fin de aumentar su eficiencia y desempeño, con el propósito de lograr el
mejor cumplimiento de los objetivos institucionales y la satisfacción de las
demandas y necesidades de la sociedad.
e) Reorganización administrativa: consiste
en la modificación de la estructura organizacional de una entidad pública, a
través de la creación, supresión, fusión o reasignación de funciones de las
dependencias/unidades organizacionales que la conforman. Involucra todos los
aspectos relevantes para la modernización no solo de la estructura
organizacional propiamente dicha, sino también de la gestión, normativa,
tecnología, infraestructura y recurso humano, para lograr un modelo óptimo de
organización y prestación del servicio.
f) Reorganización administrativa integral:
corresponde al estudio, revisión y análisis de al menos el 60% de la
organización y su correspondencia con el valor público, misión y competencias
que define el marco jurídico institucional, así como su adaptación a la
estrategia y a las necesidades y requerimientos de la sociedad.
g) Reorganización
administrativa parcial: corresponde al estudio, revisión y análisis de una
parte de la organización, entiéndase a la creación, supresión, fusión o
rediseño de máximo el 40% de las unidades organizacionales que conforman una
entidad, para modernizar su organización y procedimientos.
h) Reorganización administrativa
fundamentada por ley: corresponde a la creación, fusión, supresión o rediseño
de unidades organizacionales, que hayan sido debidamente dispuestos en una Ley
de la República.
i) Unidad organizacional: representa cada
una de las dependencias que conforman una estructura organizacional, siendo que
pueden denominarse como gerencia, dirección, departamento o unidad.
Ficha articulo
Artículo 3º-Ámbito de cobertura. Se
regirán por las disposiciones de este reglamento, los siguientes entes y
órganos públicos:
a) Todo el Poder Ejecutivo, entiéndase
ministerios y sus órganos desconcentrados.
b) Las instituciones autónomas,
semiautónomas y sus órganos desconcentrados.
c) Las empresas públicas que actúen en
monopolio.
Ficha articulo
Artículo 4º-Exclusiones subjetivas.
Se excluyen de la aplicación de este reglamento, las siguientes entidades
públicas:
a) Los Poderes Legislativo y Judicial, así
como el Tribunal Supremo de Elecciones.
b) Las empresas públicas que actúen bajo
régimen de competencia.
c) La Caja Costarricense de Seguro Social
(CCSS).
d) El Instituto Costarricense de
Electricidad (ICE) y las empresas que conforman su grupo económico.
e) Los Bancos del Estado.
f) El Instituto Nacional de Seguros (INS)
y las empresas y órganos que conforman su grupo.
g) Las corporaciones municipales.
h) Las Universidades Públicas.
i) Los entes públicos no estatales.
Las anteriores entidades podrán solicitar
la colaboración de MIDEPLAN, en el marco de sus competencias únicamente a
título de asesoría.
Ficha articulo
Artículo 5º-Exclusión material.
Quedarán excluidas del trámite de presentación formal de reorganización
administrativa, más no del análisis de MIDEPLAN, las siguientes situaciones:
a) Cambios de nomenclatura, línea
jerárquica y actualización de funciones y procesos, siempre y cuando no
impliquen cambios sustanciales en la razón de ser de la entidad o la unidad
organizacional.
b) Aquellas que por disposición expresa de
ley contemplen la creación, supresión y fusión de unidades organizacionales en
la estructura institucional.
En ambos casos para su realización e
implementación, únicamente se debe informar a MIDEPLAN mediante oficio firmado
por la máxima jerarquía institucional solicitando el registro de la
modificación en el expediente de reorganización administrativa.
Ficha articulo
Artículo 6º-Requisitos de admisibilidad.
En toda propuesta de reorganización administrativa que sea sometida al análisis
y resolución de MIDEPLAN, la entidad proponente deberá presentar los siguientes
documentos:
a) Estudio
técnico que justifique la propuesta de reorganización administrativa, vinculada
a la mejora en la prestación del servicio público, o la satisfacción de una
necesidad o demanda de las personas usuarias. Dicho estudio debe ser elaborado
conforme a la normativa, lineamientos e instrumentos técnico-metodológicos
emitidos por MIDEPLAN.
b) Pronunciamiento de la Unidad de
Planificación Institucional, en el que se indique y explique detalladamente el
cumplimiento o incumplimiento de la normativa, lineamientos e instrumentos
técnico- metodológicos emitidos por MIDEPLAN.
En caso de que no se cuente con una unidad
de planificación institucional, el criterio lo deberá brindar la unidad de
planificación de la entidad a la cual se encuentra adscrita.
c) Aval de la máxima jerarquía
institucional, el cual se expresará mediante oficio aprobatorio de la máxima
jerarquía, ya sea colegiada o unipersonal, sobre la propuesta presentada.
d) Aval de la jerarquía rectora, si la
entidad se encuentra conformando un sector de actividad establecido por el
Poder Ejecutivo, deberá presentar el aval de la jerarquía rectora respectiva,
conforme al Reglamento de Organización del Poder Ejecutivo vigente.
Los documentos previamente indicados deben
ser remitidos a la Unidad de Reforma Institucional del Área de Modernización
del Estado, con copia al ministro (a) de MIDEPLAN.
De previo a la presentación de una
reorganización administrativa ante MIDEPLAN, la entidad pública proponente
deberá haber verificado el cumplimiento de los principios y normas establecidos
en el artículo 3 de la Ley 7668 "Marco Transformación Institucional y Reforma
Sociedades Laborales SAL" del 9 de abril de 1997 y el Decreto Ejecutivo
26893-MP-MTSS-PLAN "Reglamento a la Ley Marco para la Transformación
Institucional y Reformas a la Ley de Sociedades Anónimas Laborales" del 6 de
enero de 1998.
Ficha articulo
Artículo 7º-Admisibilidad de la
propuesta. La Unidad de Reforma Institucional deberá verificar, en el plazo
de cinco (5) días hábiles, el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad,
previniendo a la entidad proponente sobre aquellos requisitos de admisibilidad
que se incumplan. Este plazo empezará a regir al siguiente día hábil de la
notificación de la solicitud de análisis y resolución de la propuesta de
reorganización administrativa por parte de la entidad proponente.
Ficha articulo
Artículo 8º-Plazo para subsanaciones.
Una vez notificada la respectiva prevención sobre el incumplimiento de algún
requisito de admisibilidad, la entidad proponente contará con un plazo de un
mes para su subsanación.
En caso de que la entidad proponente no
subsane o bien lo haga fuera del plazo antes indicado, la propuesta será
archivada sin mayor trámite dando el aviso correspondiente.
Lo anterior, no limita a que la entidad
realice una nueva presentación de la propuesta, pero para ello correrá un nuevo
plazo.
Ficha articulo
Artículo 9º-Análisis y dictamen de
resolución. Una vez que la propuesta cumpla con todos los requisitos de
admisibilidad, la Unidad de Reforma Institucional deberá analizar la
documentación de la propuesta de reorganización administrativa y emitir el
dictamen técnico de resolución, en los siguientes plazos:
a) Cuarenta (40) días hábiles, en el caso
de una reorganización administrativa integral.
b) Veinticinco (25) días hábiles, en el
caso de una reorganización administrativa parcial.
c) Diez (10) días
hábiles, en el caso de una reorganización administrativa por ley, dado que
conforme el artículo 5, inciso b) solamente se realizará el registro
respectivo.
Las propuestas de reorganización
administrativa serán analizadas en estricto orden cronológico, considerado a
partir de la fecha en la que fue presentada y al cumplimiento de los requisitos
establecidos en este reglamento; salvo mejor criterio del despacho ministerial
que podrá disponer una modificación a este orden, con fundamento en una
necesidad de orden público o a sus prioridades debidamente justificadas y
demostradas, lo cual deberá quedar por escrito en el expediente respectivo.
Ficha articulo
Artículo 10.-Subsanación de aspectos
técnicos. Si durante el proceso de análisis se determina la necesidad de
realizar prevenciones o aclaraciones técnicas a la entidad proponente, estás se
realizarán en un máximo de 24 días para el caso reorganización administrativa
integral, 15 días para el caso de reorganización administrativa parcial y 4
días para el caso de reorganización administrativa por ley, de manera que, el
cómputo del plazo de resolución se suspende, otorgándosele a la entidad
proponente un plazo de quince (15) días hábiles para subsanar lo planteado. Se
reanudará el conteo del plazo una vez hecha la subsanación respectiva.
En caso de que la entidad proponente no
subsane, o bien lo haga fuera del plazo antes indicado, se resolverán las
modificaciones contenidas en la propuesta, que no fueron prevenidas, caso
contrario, la propuesta será archivada sin resolución de fondo, lo cual será
comunicado a la entidad respectiva.
Ficha articulo
Artículo 11.-Resolución Final. El
jerarca de MIDEPLAN deberá emitir dentro del plazo de diez (10) días hábiles,
la resolución final de la reorganización administrativa. Este plazo rige a
partir del día hábil siguiente de la notificación del dictamen técnico, emitido
por la Unidad de Reforma Institucional.
En dicha resolución, el Ministro (a) podrá
apartarse del dictamen técnico, justificando los motivos técnicos, fácticos o
jurídicos que respaldan su determinación.
Ficha articulo
Artículo 12.-Oficialización de la estructura
organizacional. La entidad proponente deberá tramitar la publicación de un
Decreto Ejecutivo o Reglamento de Organización, en el cual se oficialice la
estructura organizacional aprobada por MIDEPLAN.
Ficha articulo
Artículo 13.-Plazos de implementación.
La entidad que gestionó la reorganización administrativa, contará con los
siguientes plazos para su implementación:
a) Hasta seis (6) meses cuando se trate de
reorganizaciones administrativas parciales o por ley.
b) Hasta doce (12) meses cuando se trate
de reorganizaciones administrativas integrales.
Estos plazos regirán a partir del día
hábil siguiente a la notificación de la resolución final de MIDEPLAN. En el
caso de que la entidad proponente requiera una prórroga del plazo dado, se
deberá presentar una solicitud motivada, indicando las justificaciones técnicas
o jurídicas ante MIDEPLAN, con al menos un mes de antelación, previo al
vencimiento del plazo original. Esta prórroga no podrá exceder en ningún caso
el cincuenta por ciento de los plazos indicados en este artículo y sería
concedida por una sola vez.
Una vez concluido el plazo,
con o sin prórroga, la entidad deberá notificar a MIDEPLAN mediante oficio y en
un plazo máximo de tres (3) meses, que la estructura organizacional ha sido
implementada conforme a la resolución final. En caso de que se tome la decisión
de suspender la implementación -total o parcial- de la estructura
organizacional, se deberá comunicar en un plazo máximo de un (1) mes a
MIDEPLAN, indicando las razones de esa decisión para realizar los ajustes
pertinentes a la estructura organizacional.
En caso de existir modificaciones que no
hayan sido implementadas en el plazo establecido, estas quedarán sin efecto,
pero persiste el deber de informarlo a MIDEPLAN.
Ficha articulo
Artículo 14.-Seguimiento y Evaluación.
La Unidad de Planificación Institucional de la entidad que promovió la
reorganización administrativa, deberá realizar el seguimiento de la
implementación respectiva. Además, una vez transcurrido un año de implementada
la nueva estructura organizacional, deberá evaluar las modificaciones
aprobadas, para determinar el impacto que ha generado en la gestión y la mejora
de los servicios institucionales; el resultado de esta evaluación se remitirá a
MIDEPLAN.
Ficha articulo
Artículo 15.-Resoluciones previas al
cambio de Gobierno. La entidad proponente podrá presentar en cualquier
momento una propuesta de reorganización administrativa, sin embargo, aquellas
que se presenten en los tres (3) meses previos al cambio de Gobierno, serán
analizadas técnicamente por MIDEPLAN, en los plazos establecidos en este
reglamento, pero no serán resueltas hasta tanto el nuevo Gobierno las valide.
La anterior medida se justifica por
motivos de oportunidad, necesidad, conveniencia y utilización adecuada de los
recursos públicos. De esta limitación, se exceptúan las reorganizaciones
administrativas por ley y aquellas que MIDEPLAN califique como de imperiosa
necesidad, por causa de afectaciones fundamentadas en perjuicio del servicio
público.
Ficha articulo
Artículo 16.-Régimen sancionatorio.
Los funcionarios obligados a implementar lo dispuesto en la resolución de
reorganización administrativa, podrían incurrir en responsabilidad
administrativa, civil o penal, en caso de incumplimiento, según sea el marco
superior de normativa que corresponda.
Ficha articulo
Transitorio único.-Las propuestas de
reorganización administrativa que se hubiesen presentado de previo a la entrada
en vigencia de este reglamento, continuarán tramitándose conforme al
procedimiento que se encontraba vigente.
Ficha articulo
Artículo 17.-Vigencia. Rige a partir
de su publicación.
Dado en la
Presidencia de la República.-San José, a los doce días del mes de enero del dos
mil veintitrés.