CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
R-DC-00010-2023.-Contraloría
General de la República.- Despacho Contralor.-San José, a las doce horas con
treinta minutos del treinta y uno de enero de dos mil veintitrés.
Considerando:
1º-Que
los artículos 183 y 184 de la Constitución Política de la República de Costa
Rica establecen a la Contraloría General de la República como institución
auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública.
2º-Que
el artículo 185 de la Constitución Política, establece que la Tesorería
Nacional es el único organismo que tiene facultad legal para pagar a nombre del
Estado.
3º-Que
los artículos 1°, 11 y 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República N° 7428, designan a la Contraloría General de la República, como
órgano rector del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda
Pública. Además, esta misma ley le confiere facultades para emitir
disposiciones, normas, políticas y directrices para el ejercicio de sus
competencias, las cuales son de acatamiento obligatorio por parte de los
sujetos pasivos que se encuentran dentro de su ámbito de fiscalización.
4º-Que
el artículo 4° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N°
7428 dispone que la Contraloría General ejercerá su competencia sobre todos los
entes y órganos que integran la Hacienda Pública y en su inciso b) cita
expresamente a los sujetos privados que sean custodios o administradores, por
cualquier título, de los fondos y actividades públicas que indica esa Ley.
Aunado a lo anterior, estos fondos y actividades nunca pierden su naturaleza
pública.
5º-Que
el artículo 8° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N°
7428, define que la Hacienda Pública estará constituida por los fondos
públicos, las potestades para percibir, administrar, custodiar, conservar,
manejar, gastar e invertir tales fondos y las normas jurídicas, administrativas
y financieras, relativas al proceso presupuestario, la contratación administrativa,
el control interno y externo y la responsabilidad de las personas funcionarias
públicas.
6º-Que
el artículo 9° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N°
7428, dispone que fondos públicos son los recursos, valores, bienes y derechos
propiedad del Estado, de órganos, de empresas o de entes públicos.
7º-Que
el artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N°
7428, dispone que el ordenamiento de control y de fiscalización superiores de
la Hacienda Pública comprende las normas que regulan la fiscalización sobre
entes y órganos extranjeros y fondos y actividades privados, a los que se
refiere esa Ley, como su norma fundamental, dentro del marco constitucional.
8º-Que
el artículo 4° de la Ley General de Control Interno N° 8292, dispone que los
sujetos de derecho privado que por cualquier título sean custodios o
administradores de fondos públicos, deben aplicar en su gestión los principios
y las normas técnicas de control interno que al efecto emita la Contraloría
General de la República.
9º-Que
de conformidad con el principio de legalidad, previsto en los artículos 11 de
la Constitución Política y 11 de la Ley N° 6227, Ley General de la
Administración Pública, todo comportamiento de la Administración Pública está
afecto y condicionado a una norma habilitadora, ya sea escrita o no escrita.
10.-Que
en el marco del Estado Social y Democrático de Derecho, todos y cada uno de los
entes y órganos públicos que conforman la administración pública, deben estar
sujetos a los principios constitucionales implícitos de la transparencia y la
publicidad que deben ser la regla de toda actuación o función administrativa.
11.-Que
el artículo 30 de la Constitución Política dispone que se garantiza el libre
acceso a los departamentos administrativos con propósitos de información sobre
asuntos de interés público.
12.-Que
de conformidad con el artículo 11 Constitucional la Administración Pública en
sentido amplio, estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados
y rendición de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los
funcionarios en el cumplimiento de sus deberes.
13.-Que
la Constitución Política, en su parte orgánica, enuncia algunos principios
rectores de la función y organización administrativas, que como tales deben
orientar, dirigir y condicionar a todas las administraciones públicas en su
cotidiano quehacer. Dentro de tales principios destacan la eficacia y
eficiencia.
14.-Que
la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N°
8131, en su artículo 1°, dispone que esa Ley se aplicará, en lo que concierna,
a los entes públicos no estatales, las sociedades con participación minoritaria
del sector público y las entidades privadas, en relación con los recursos de la
Hacienda Pública que administren o dispongan, por cualquier título, para
conseguir sus fines y que hayan sido transferidos o puestos a su disposición,
mediante partida o norma presupuestaria, por los órganos y entes referidos en
los incisos anteriores o por los presupuestos institucionales de los bancos del
Estado.
15.-Que
de conformidad con el artículo 2° de la Ley Contra la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422 a los apoderados,
administradores, gerentes y representantes legales de las personas jurídicas
que custodien, administren o exploten fondos, bienes o servicios de la
Administración Pública, por cualquier título o modalidad de gestión les
resultan aplicables las disposiciones de dicha ley, por lo que estos se encuentran
obligados a cumplir con el principio de probidad dispuesto en el artículo 3°.
16.-Que de conformidad con lo dispuesto en la
Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N°
8131 y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función
Pública N° 8422, a las conductas de sujetos privados que administran o
custodian fondos y actividades públicos les resulta aplicable el régimen
sancionatorio previsto en estas leyes.
17.-Que
la Contraloría General de la República, tomando en consideración la experiencia
adquirida desde la entrada en vigencia de las Normas de Control Interno para
los Sujetos Privados que custodien o administren, por cualquier título, Fondos
Públicos (N-1-2009-CO-DFOE), y como parte de su proceso de mejora continua, ha
determinado la necesidad de derogar dichas Normas y emitir una nueva regulación
en aras de fortalecer el control sobre los fondos y actividades públicas que
son administrados o custodiados por sujetos privados.
18.-Que
de conformidad con el artículo 8° de la Ley General de Control Interno, el
sujeto público debe garantizar eficiencia y eficacia en sus operaciones. Por lo
que es el primer responsable en ejercer las medidas de control necesarias para
garantizar que los recursos que transfiere en custodia o administración a
sujetos privados sean utilizados de conformidad con lo dispuesto por la
normativa legal.
19.-Que
de conformidad con lo establecido en el artículo 361 de la Ley General de
Administración Pública, N° 6227, mediante publicación en La Gaceta N°
227 del 28 de noviembre de 2022, se concedió audiencia del anteproyecto de la
presente normativa a la ciudadanía en general. Por tanto,
RESUELVE:
Artículo
1º-Emitir las siguientes:
NORMAS
PARA EL CONTROL DE FONDOS
Y
ACTIVIDADES PÚBLICOS QUE SON CUSTODIADOS
O
ADMINISTRADOS POR SUJETOS PRIVADOS
-CAPÍTULO
I
Aspectos
generales
1. Ámbito de aplicación. La presente normativa será aplicable a:
a)
Los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos
y actividades públicas.
b)
Los sujetos públicos que otorguen en custodia o administración a sujetos
privados fondos y actividades públicos.
2.
Supuestos ajenos a la aplicación. La presente normativa no será
aplicable de las normas para los siguientes casos:
a)
Transferencias gratuitas y sin contraprestación alguna de sujetos públicos a
sujetos privados, en cuyo caso aplicarán los artículos 5°, 6° y 7° de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428 y las "Normas
técnicas sobre el presupuesto de los beneficios patrimoniales otorgados
mediante transferencia del sector público a sujetos privados", resolución
R-DC-00122-2019.
b)
Sujetos privados que administren o custodien fondos y actividades públicos, por
mecanismos de contratación pública, concesión o alianzas público privadas, los
cuales se regirán por las disposiciones legales y contractuales
correspondientes.
3.
Objetivo. Establecer los elementos mínimos que deben observar los
sujetos bajo el ámbito de aplicación de la presente normativa, para el adecuado
control sobre los fondos y actividades públicos en custodia o administración de
sujetos privados.
4.
Relación costo beneficio. En la instauración de los controles se debe
evaluar que estos contribuyan a los objetivos, considerando la relación con las
áreas de mayor riesgo, complejidad u otros factores relevantes, de manera que
presente una relación satisfactoria de costo-beneficio, en donde los beneficios
esperados sean mayores que los costos requeridos para su operación.
5.
Principios aplicables a la gestión de los fondos y actividades públicos.
La gestión de los fondos y actividades públicos se regirá por los siguientes
principios:
a) Integridad y ética: En la gestión de fondos y actividades
públicas se debe actuar en observancia de los valores éticos de equidad,
integridad, responsabilidad y orientación al bien común.
b) Acceso informativo: Los sistemas de información promoverán el
acceso informativo, la transparencia y la rendición de cuentas ante la
ciudadanía respecto de la gestión de fondos y actividades públicas.
c) Publicidad: Toda información relacionada con fondos y actividades
públicas que sean custodiados o administrados por sujetos privados, es de
carácter público, salvo disposición constitucional o legal en contrario, por lo
que su registro debe estar sistematizado y asegurar el acceso informativo a la
ciudadanía.
d) Eficacia y eficiencia: En la gestión y el control de los fondos y
actividades públicos se actuará de forma eficaz y eficiente, para asegurar el
cumplimiento del fin público encomendado.
e) Rendición de cuentas: Se rendirá cuentas respecto de la gestión y
del control de los fondos y actividades públicos.
f) Valor público: La gestión y el control de los fondos y actividades
públicos deberá contribuir a la generación de valor público en la prestación de
los servicios para la ciudadanía.
-CAPÍTULO
II
Responsabilidades
del sujeto público en relación
con
el correcto manejo de los fondos
y
actividades públicos
6.
Habilitación legal. Únicamente podrán darse en custodia o administración
a sujetos privados, fondos y actividades públicas cuando el sujeto público que
las otorgue cuente con habilitación para ello por disposición expresa de ley o
de acuerdo con una ley1. Dicha habilitación
no puede considerarse otorgada con base en la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República, N° 7428, ni tampoco en las Leyes de Presupuesto de la
República.
1
Se entenderá por "autorización de ley", cuando la misma norma es la
que explícitamente autoriza al sujeto público a dar, en custodia o administración,
fondos y actividades públicas, a determinado sujeto privado. Y "de acuerdo
con una ley" cuando la norma establece, de forma general, la potestad del
sujeto público para dar en custodia o administración fondos y actividades
públicas..
La
habilitación legal no excluye la responsabilidad del sujeto público de
verificar que el sujeto privado tenga la capacidad de custodiar o administrar
fondos y actividades públicos.
7. Competencias del sujeto público. La
decisión del sujeto público de dar en custodia o administración de sujetos
privados fondos y actividades públicos, debe ajustarse de forma estricta al
principio de legalidad, observando con especial rigurosidad que dicha decisión
no implique el traslado de sus propias competencias o potestades de imperio.
8.
Titularidad sobre los fondos y actividades públicos. Los fondos y
actividades públicos que se otorguen en custodia o administración de sujetos
privados, y aquellos que se generen a partir de estos, mantendrán su naturaleza
pública; es decir, en ningún caso pasarán a ser propiedad del sujeto privado.
9.
Establecimiento de mecanismos de control. En relación con los fondos y
actividades públicos, el sujeto público tiene un deber de seguimiento,
vigilancia y control sobre el sujeto privado, por lo que debe definir los
controles previos, concomitantes y posteriores, que estime necesarios para
garantizar el adecuado manejo de los mismos, el cumplimiento del fin público y
de la presente normativa por parte del sujeto privado.
10.
Regulaciones de la relación entre sujeto público y privado. El sujeto
público debe emitir por escrito los criterios, documentos e instrumentos
jurídicos y técnicos que definen los alcances, deberes y obligaciones de su
relación con el sujeto privado. Como parte de esta obligación, es indispensable
definir e implementar los controles para garantizar un manejo eficiente,
responsable y ajustado a la legalidad de los fondos y actividades públicos en
custodia o administración de sujetos privados. En el instrumento que establezca
el sujeto público, se deben incluir las acciones a seguir y posibles
consecuencias en caso de incumplimiento por parte del sujeto privado.
11.
Expediente administrativo. El sujeto público debe elaborar y conservar
un expediente físico o electrónico, que asegure que la información que se
genere para el otorgamiento de fondos y actividades públicos en custodia o
administración de sujetos privados, sea precisa, íntegra, accesible, verificable
y esté debidamente resguardada. El expediente deberá contener como mínimo:
a)
Documentación que fundamente la administración y custodia de fondos y
actividades públicos por parte del sujeto privado.
b)
Los instrumentos que regulan la relación entre el sujeto público y privado.
c)
La documentación presupuestaria que el sujeto privado remite al sujeto público;
entre la que se encuentra, al menos, el presupuesto inicial, sus variaciones y
el informe de rendición de cuentas.
d)
Cualquier otro que el sujeto público considere pertinente.
Es
responsabilidad del sujeto público mantener el expediente actualizado y
disponible para consulta de cualquier persona interesada, así como de los
órganos de control internos y externos.
El
expediente no debe remitirse a la Contraloría General de la República, pero
este Órgano podrá solicitarlo cuando así lo considere pertinente, para el
ejercicio de sus competencias de fiscalización.
12. Información básica requerida por el
sujeto público para verificar la capacidad del sujeto privado. Es deber del
sujeto público disponer de la información suficiente del sujeto privado, que le
permita verificar y documentar la capacidad administrativa, financiera y
jurídica necesaria para custodiar o administrar fondos y actividades públicos;
para lo cual debe solicitarle la información que considere necesaria. La
verificación de la capacidad del sujeto privado tendrá una vigencia de dos
años, por lo que vencido este plazo se debe actualizar la verificación
respectiva.
En
el caso de Fundaciones, además debe verificar que se cumpla con lo dispuesto en
el artículo 18 de la Ley de Fundaciones, N° 5338.
También,
debe verificar que exista vinculación entre la finalidad que persigue el sujeto
privado y los fines institucionales del sujeto público.
Cuando
la elección del sujeto privado sea potestad del sujeto público, este último
debe emitir un acto razonado en el que conste que la participación de un sujeto
privado en particular, constituye la mejor opción para el cumplimiento de los
fines públicos; dicho acto debe dictarse antes de dar en custodia o
administración los fondos y actividades públicos y debe estar debidamente
documentado en el expediente respectivo.
13.
Requisitos previo al giro de fondos o al traslado de actividades públicos.
Previo al giro de fondos o al traslado de actividades públicas al sujeto
privado, se debe garantizar por parte del sujeto público lo siguiente:
a) Haber comprobado la capacidad del sujeto privado para custodiar o
administrar fondos y actividades públicas, según lo dispuesto en el numeral
anterior.
b) Que el sujeto privado inicie la ejecución de los fondos públicos una vez
recibidos.
No
podrá ejecutarse el giro de los recursos hasta tanto el sujeto público haya
cumplido con estos requisitos.
14.
Presupuestación y Traslado de ingresos parafiscales. En el caso de
ingresos parafiscales, que por disposición legal deban ser trasladados para su
custodia o administración a sujetos privados, estos deben ser transferidos por
el ente recaudador directamente al sujeto público responsable de velar por el
cumplimiento de los fines para los que fueron creados.
El
sujeto público responsable debe incluir dichos recursos en su presupuesto
institucional, y contar con la aprobación requerida por parte del órgano
competente, de previo al giro de los recursos al sujeto privado.
15.
Presupuesto de los fondos públicos. El sujeto público debe solicitar al
sujeto privado un presupuesto en el que se exprese en términos financieros el
plan anual respecto a los fondos públicos que custodia o administra, el cual
tiene que incorporar los ingresos y gastos necesarios para alcanzar los
objetivos y las metas para los cuales le fueron otorgados dichos fondos o
actividades públicas.
Este
presupuesto debe cumplir con los principios presupuestarios establecidos en la
Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N°
8131, y cualquier otra normativa que le resulte aplicable. Adicionalmente, en
los instrumentos de planificación del sujeto público que da en custodia o
administración los fondos y actividades públicas, debe indicarse cómo aportan o
se vinculan las actividades del sujeto privado en el ejercicio de la custodia o
administración de dichos fondos y actividades, a los objetivos y metas del
sujeto público.
16.
Deber del sujeto público respecto del presupuesto de los fondos públicos.
El sujeto público debe aprobar el presupuesto y sus variaciones, que le remita
el sujeto privado respecto de los fondos públicos bajo su custodia o administración;
salvo que exista disposición legal vigente que disponga lo contrario.
Como parte de esa aprobación, deberá el sujeto
público verificar que el uso de esos fondos públicos no esté dirigido a cubrir
rubros que legalmente corresponde al Estado atender y pagar de manera directa.
17.
Información presupuestaria básica requerida. El presupuesto de los
fondos públicos custodiados o administrados por sujetos privados debe contener,
al menos, la siguiente información:
a)
Indicación del nombre, cédula y puesto de las personas encargadas de la
custodia o administración de los fondos públicos.
b)
Certificación de la cédula jurídica vigente.
c)
Ubicación geográfica del sujeto privado y dirección exacta.
d)
Monto de los fondos públicos asignados.
e)
Detalle del fin público que se pretende cumplir con el uso de los fondos
públicos.
f)
Plan de trabajo, que contenga al menos objetivos, metas, indicadores de
eficacia y responsables. Dicho plan debe guardar coherencia con respecto a lo
que indique el sujeto público en sus instrumentos de planificación.
g)
Fuentes de recursos complementarias u otros beneficios o fondos provenientes
del Sector Público.
h)
Cualquier otra información que el sujeto público considere necesaria, con el
grado de detalle, cantidad y forma de presentación que se defina.
18.
Registro de la información presupuestaria. El sujeto público debe
registrar en el sistema que para tal efecto disponga la Contraloría General de
la República, los presupuestos de los fondos públicos que se otorgan en
custodia o administración de sujetos privados, así como las variaciones que se
generen durante el ejercicio presupuestario, según se detalla a continuación:
a)
Nombre completo del sujeto privado.
b)
Fundamento Legal.
c)
Finalidad que se pretende cumplir con los fondos públicos.
d)
Fuente de recursos.
e)
Objetivo estratégico al que está vinculado.
f)
Recursos de vigencias anteriores (remanentes).
g)
Ingresos estimados del periodo.
h)
Gastos estimados del periodo.
i)
Otra información que se disponga.
Lo
anterior, en aras de promover la transparencia y la rendición de cuentas, y no
para efectos de aprobación externa del Órgano Contralor.
19.
Remanentes de los fondos públicos dados en custodia o administración.
Los remanentes de los fondos que custodie o administre el sujeto privado,
entendidos estos como aquellos recursos no utilizados una vez terminado el
ejercicio económico, deben ser devueltos al sujeto público.
Cuando
el marco jurídico aplicable lo permita, el sujeto público puede autorizar el
uso de los remanentes por parte del sujeto privado, para el cumplimiento del
mismo fin.
Al
finalizar cada ejercicio económico, debe existir la documentación y registros
claros y accesibles, que brinden evidencia de estos movimientos de devolución,
o la autorización para no devolver los remanentes y utilizarlos en el mismo
fin.
Cuando los remanentes no sean devueltos, por
haber sido autorizado su uso para el mismo fin por parte del sujeto público,
estos deben ser incorporados en el presupuesto del sujeto privado en el
ejercicio presupuestario siguiente.
20.
Registro del reporte de rendición de cuentas sobre la ejecución
presupuestaria y el plan de trabajo. Al finalizar cada ejercicio económico
el sujeto público debe registrar en el sistema de información que para tales
efectos ponga a disposición la Contraloría General de la República, junto con
su liquidación presupuestaria, el reporte de la rendición de cuentas del sujeto
privado respecto a los fondos y actividades públicos que custodia o administra.
Dicho
informe debe contener:
a) Nombre completo del sujeto privado.
b) Base Legal.
c) Cumplimiento de la finalidad de los fondos y actividades públicos.
d) Fuente de recursos.
e) Objetivo estratégico al que está vinculado.
f) Recursos de vigencias anteriores.
g) Ingresos recibidos del periodo.
h) Gastos ejecutados del periodo.
21.
Registro contable y financiero de los fondos públicos en custodia o
administración de sujetos privados. El sujeto público que otorga en
custodia o administración fondos y actividades públicos debe informar a nivel
contable que los fondos públicos correspondientes a bienes muebles o inmuebles
constituyen activos de la institución pública, conforme al marco contable que
le resulte aplicable.
Es
responsabilidad del sujeto público consolidar sus estados financieros en
relación con los fondos públicos dados en custodia o administración a sujetos
privados, de acuerdo con el marco de información aplicado. En caso de que no
corresponda la consolidación, deberá, al menos, informarse a nivel contable.
22.
Adquisición de activos con fondos públicos. En aquellos casos que se
adquieran bienes muebles o inmuebles sujetos a inscripción registral, y cuyo
financiamiento sea con fondos públicos dados en custodia o administración a
sujetos privados, el sujeto público debe asegurar que estos sean inscritos en
el Registro Nacional a su nombre; salvo que por disposición legal se permita al
sujeto privado la adquisición y registro de bienes a su nombre o de un tercero.
Cuando
la ley permita al sujeto privado administrador o custodio de fondos y
actividades públicos, registrar bienes a su nombre, estos siempre deberán ser
destinados al cumplimiento del fin público para el cual fueron adquiridos, y
cualquier modificación de dicha finalidad debe ser autorizada por el sujeto
público. Asimismo, en caso de disolución del sujeto privado, los bienes
adquiridos con fondos y actividades públicos deberán ser trasladados al sujeto
público.
23.
Incompatibilidades. En caso de que una persona funcionaria pública
ejerza cargos directivos y gerenciales o posea la representación legal de una
entidad privada que custodia o administra fondos y actividades públicos, será
responsabilidad del jerarca del sujeto público verificar que esa persona no
presente alguna incompatibilidad de las previstas en el artículo 18 de la Ley
contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, N°
8422 o cualquier otra normativa legal que así lo disponga.
24.
Auditoría interna. La auditoría interna del sujeto público, debe incluir
en su universo de auditoría y en sus procesos de análisis de riesgo, los
sistemas de control implementados para aquellos fondos y actividades públicos
que son administrados o custodiados por sujetos privados, así como los
mecanismos existentes en la institución a la que pertenece, y valorar su
inclusión dentro del plan anual de trabajo.
Para
el ejercicio de sus funciones, la auditoría interna del sujeto público tendrá en
todo momento libre acceso a los libros, archivos, valores, cuentas bancarias y
documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como los
de los sujetos privados respecto de los fondos y actividades públicos que les
han sido dados en custodia o administración, por parte de los entes y órganos
bajo su competencia institucional.
-CAPÍTULO
III
Normas
de control interno
para
el sujeto privado
25.
Cumplimiento del fin público. El sujeto privado debe garantizar el logro
de los objetivos por los cuales se recibieron en custodia o administración los
fondos y actividades públicas, en aras de contribuir a la generación de valor
público en la prestación de los servicios para la ciudadanía.
26.
Manejo de los fondos y actividades públicos. Las fondos y actividades
públicas que custodie o administre el sujeto privado, así como los que se
generen a partir de estos, mantendrán su naturaleza pública, y deben
registrarse con estricta observancia de las regulaciones técnicas atinentes,
utilizando cuentas contables y registros independientes de los que corresponden
a otros fondos o recursos del sujeto privado.
Dichos
registros deben ser de fácil acceso, mantenerse actualizados y estar
disponibles de manera ordenada y conforme a técnicas de archivo apropiadas,
para su consulta por el titular de los fondos y actividades públicos que se
otorguen en custodia o administración, los usuarios internos, los órganos de
control interno y externo, así como cualquier persona interesada, según
corresponda.
27.
Ejercicio de potestades públicas. El sujeto privado no puede atribuirse
potestades de imperio ni ejercer las competencias que corresponden al sujeto
público.
28.
Cumplimento de regulaciones que defina el sujeto público. El sujeto
privado debe acatar las disposiciones que el sujeto público defina mediante los
documentos jurídicos y técnicos correspondientes, para la custodia o
administración de los fondos y actividades públicos.
29.
Acceso a la información por parte del sujeto público. El sujeto privado
debe brindar al sujeto público la información que este último estime necesaria
para verificar su capacidad para custodiar o administrar fondos y actividades
públicos; así como cualquier otra que requiera para su control.
30.
Elaboración del presupuesto de fondos públicos. El sujeto privado debe
presentar al sujeto público un presupuesto respecto a los fondos públicos que
custodie o administre, que cumpla como mínimo con lo dispuesto en el numeral 17
de las presentes normas.
31. Ejecución del presupuesto por parte del
sujeto privado. Una vez realizada la aprobación presupuestaria de los
fondos públicos por parte del sujeto público, de conformidad con lo dispuesto
en la norma 16, corresponderá al sujeto privado ejecutar dichos fondos.
32.
Reporte de rendición de cuentas. Anualmente, el sujeto privado debe
remitir al sujeto público un reporte de rendición de cuentas que contenga al
menos lo siguiente:
a) El gasto asociado al fin para el cual se le otorgaron fondos y
actividades públicos en custodia o administración.
b) Las eventuales desviaciones en los planes o compromisos adquiridos entre
las partes, y las acciones correctivas implementadas.
c) El flujo de ingresos de los fondos públicos y el registro de los activos
adquiridos con dichos fondos.
33.
Protección de activos. El sujeto privado debe tomar las medidas
necesarias para salvaguardar apropiadamente los activos públicos que tenga bajo
su custodia o administración, para evitar cualquier pérdida, deterioro, daño o
uso irregular. También, debe disponer de los medios y dispositivos de seguridad
para la debida protección de tales activos y realizar los registros respectivos
a través de un inventario.
34.
Obligación de contar con un marco de control interno. El sujeto privado
tiene la obligación de establecer los controles necesarios para garantizar el
cumplimento de los fines públicos, implementando como mínimo lo dispuesto en
las presentes normas.
35.
Documentación del control interno. Los procedimientos, políticas u otros
mecanismos que comprenden el control interno relativo a los fondos y
actividades públicos, deben documentarse apropiadamente mediante su
incorporación en manuales o en documentos de naturaleza similar. Esa
documentación debe mantenerse actualizada, darse a conocer al personal y estar
disponible para su uso, consulta y evaluación.
36.
Factores formales de ética. El sujeto privado que custodie o administre
fondos y actividades públicos debe formalizar y divulgar a todo el personal, al
menos, su misión, visión, valores y objetivos.
37.
Idoneidad del personal. El personal a cargo de la gestión asociada a los
fondos y actividades públicas, debe reunir las competencias necesarias para el
desempeño de las responsabilidades que se le asignen. Así también, debe cumplir
con los requisitos legales que el ordenamiento jurídico disponga para el
ejercicio del cargo.
38.
Asignación de responsabilidades. El sujeto privado debe definir y
asignar claramente los roles, la autoridad y responsabilidad de los
colaboradores, en relación con los fondos y actividades públicas que custodian
o administran. Como parte de ello, deben establecerse las autorizaciones y
aprobaciones que sean necesarias en la ejecución de los procesos, operaciones y
transacciones atinentes a los mismos.
Además,
debe establecer y evaluar parámetros de desempeño de las responsabilidades de
control interno por parte de los colaboradores, considerando el cumplimiento de
las normas de conducta y las competencias demostradas, a fin de determinar
medidas correctivas, según se requiera.
39. Separación de funciones. El sujeto
privado debe separar y distribuir entre sus diferentes puestos de trabajo, las
funciones asociadas a la gestión de los fondos y actividades públicos. No
procede la concentración en una sola persona de funciones asociadas a dicha
gestión, que puedan permitir la realización o el ocultamiento de fraudes,
errores, omisiones o cualquier tipo de irregularidad.
Igualmente,
deben separarse y distribuirse las fases de autorización, aprobación, ejecución
y registro de una transacción y la custodia y administración de fondos y
actividades públicos, las cuales deben asignarse entre distintas dependencias
del sujeto privado.
Cuando
por situaciones excepcionales, la separación y distribución de funciones no sea
posible, se deben implantar las medidas alternas de control que resulten
necesarias.
40.
Gestión de riesgos. Se deben instaurar prácticas que permitan
identificar, evaluar y gestionar las eventuales situaciones de riesgo que
puedan afectar los resultados esperados de la custodia y administración de los
fondos y actividades públicos. Para lo cual se deben considerar factores
internos y externos, así como su impacto e importancia en la consecución de los
objetivos.
41.
Seguimiento del control interno. Quienes ejerzan el cargo de mayor
jerarquía del sujeto privado, deben asegurar que su representada seleccione,
desarrolle y realice evaluaciones continuas y/o independientes para garantizar
que el sistema de control respecto a los fondos y actividades públicos que se
custodian o administran, se encuentra presente y en funcionamiento, así como
adoptar las acciones pertinentes.
42.
Comprobaciones y verificaciones. El sujeto privado debe comprobar y
verificar periódicamente la exactitud, acceso y oportunidad de los registros
sobre los actos de la gestión, sus resultados y otros eventos relevantes,
atinentes a los fondos y actividades públicos que custodien o administren, para
determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes. Asimismo, se
debe vigilar que el control interno, en relación con esos fondos y actividades,
sea aplicado correctamente en la gestión diaria por las personas a cargo de su
custodia o administración.
43.
Auditoría interna del sujeto privado. Cuando el sujeto privado cuente
con auditoría interna, esta debe velar por el adecuado uso de los fondos y
actividades públicas que ese sujeto custodia o administra, así como por el
cumplimiento del marco legal aplicable a dichos fondos y actividades.
Lo
anterior no excluye la potestad de la auditoría interna del sujeto público de
controlar la custodia y administración de dichos fondos y actividades públicos.
44.
Evaluaciones independientes. Las evaluaciones independientes que deban
contratar los sujetos privados o que decidan aplicar como una buena práctica,
se regularán de conformidad con lo establecido para el ejercicio de la
auditoría.
45.
Régimen sancionatorio. En lo que concierna, resultará de aplicación la
Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N°
8131, a los sujetos privados que administren o dispongan, por cualquier título,
fondos y actividades públicos; incluyendo lo dispuesto en el Título X,
denominado "Régimen de Responsabilidad".
46.
Compras realizadas con fondos públicos. Los sujetos privados que
custodien o administren fondos públicos, en los procedimientos de contratación
que realicen con dichos fondos, deben aplicar lo dispuesto en la Ley General de
Contratación Pública, N° 9986, cuando la contratación supere el 50% del límite
inferior del umbral fijado para la Licitación menor del régimen ordinario. En
caso de que los sujetos privados no se encuentren obligados a aplicar dicha Ley
en sus procedimientos de contratación, deben respetar el régimen de
prohibiciones, los principios constitucionales y legales de la contratación
pública, y los lineamientos que al efecto emita la Autoridad de Contratación
Pública, en acatamiento a lo dispuesto en el artículo 128 inciso d) de ese
mismo cuerpo normativo.