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 Normativa >> Resolución 00010 >> Fecha 31/01/2023 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 00010
Normas para el control de fondos y actividades públicos que son custodiados o administrados por sujetos privados

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA



R-DC-00010-2023.-Contraloría General de la República.- Despacho Contralor.-San José, a las doce horas con treinta minutos del treinta y uno de enero de dos mil veintitrés.



Considerando:



1º-Que los artículos 183 y 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica establecen a la Contraloría General de la República como institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública.



2º-Que el artículo 185 de la Constitución Política, establece que la Tesorería Nacional es el único organismo que tiene facultad legal para pagar a nombre del Estado.



3º-Que los artículos 1°, 11 y 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, designan a la Contraloría General de la República, como órgano rector del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública. Además, esta misma ley le confiere facultades para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices para el ejercicio de sus competencias, las cuales son de acatamiento obligatorio por parte de los sujetos pasivos que se encuentran dentro de su ámbito de fiscalización.



4º-Que el artículo 4° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428 dispone que la Contraloría General ejercerá su competencia sobre todos los entes y órganos que integran la Hacienda Pública y en su inciso b) cita expresamente a los sujetos privados que sean custodios o administradores, por cualquier título, de los fondos y actividades públicas que indica esa Ley. Aunado a lo anterior, estos fondos y actividades nunca pierden su naturaleza pública.



5º-Que el artículo 8° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, define que la Hacienda Pública estará constituida por los fondos públicos, las potestades para percibir, administrar, custodiar, conservar, manejar, gastar e invertir tales fondos y las normas jurídicas, administrativas y financieras, relativas al proceso presupuestario, la contratación administrativa, el control interno y externo y la responsabilidad de las personas funcionarias públicas.



6º-Que el artículo 9° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, dispone que fondos públicos son los recursos, valores, bienes y derechos propiedad del Estado, de órganos, de empresas o de entes públicos.



7º-Que el artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, dispone que el ordenamiento de control y de fiscalización superiores de la Hacienda Pública comprende las normas que regulan la fiscalización sobre entes y órganos extranjeros y fondos y actividades privados, a los que se refiere esa Ley, como su norma fundamental, dentro del marco constitucional.



8º-Que el artículo 4° de la Ley General de Control Interno N° 8292, dispone que los sujetos de derecho privado que por cualquier título sean custodios o administradores de fondos públicos, deben aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control interno que al efecto emita la Contraloría General de la República.



9º-Que de conformidad con el principio de legalidad, previsto en los artículos 11 de la Constitución Política y 11 de la Ley N° 6227, Ley General de la Administración Pública, todo comportamiento de la Administración Pública está afecto y condicionado a una norma habilitadora, ya sea escrita o no escrita.



10.-Que en el marco del Estado Social y Democrático de Derecho, todos y cada uno de los entes y órganos públicos que conforman la administración pública, deben estar sujetos a los principios constitucionales implícitos de la transparencia y la publicidad que deben ser la regla de toda actuación o función administrativa.



11.-Que el artículo 30 de la Constitución Política dispone que se garantiza el libre acceso a los departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público.



12.-Que de conformidad con el artículo 11 Constitucional la Administración Pública en sentido amplio, estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los funcionarios en el cumplimiento de sus deberes.



13.-Que la Constitución Política, en su parte orgánica, enuncia algunos principios rectores de la función y organización administrativas, que como tales deben orientar, dirigir y condicionar a todas las administraciones públicas en su cotidiano quehacer. Dentro de tales principios destacan la eficacia y eficiencia.



14.-Que la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131, en su artículo 1°, dispone que esa Ley se aplicará, en lo que concierna, a los entes públicos no estatales, las sociedades con participación minoritaria del sector público y las entidades privadas, en relación con los recursos de la Hacienda Pública que administren o dispongan, por cualquier título, para conseguir sus fines y que hayan sido transferidos o puestos a su disposición, mediante partida o norma presupuestaria, por los órganos y entes referidos en los incisos anteriores o por los presupuestos institucionales de los bancos del Estado.



15.-Que de conformidad con el artículo 2° de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422 a los apoderados, administradores, gerentes y representantes legales de las personas jurídicas que custodien, administren o exploten fondos, bienes o servicios de la Administración Pública, por cualquier título o modalidad de gestión les resultan aplicables las disposiciones de dicha ley, por lo que estos se encuentran obligados a cumplir con el principio de probidad dispuesto en el artículo 3°.



16.-Que de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131 y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422, a las conductas de sujetos privados que administran o custodian fondos y actividades públicos les resulta aplicable el régimen sancionatorio previsto en estas leyes.



17.-Que la Contraloría General de la República, tomando en consideración la experiencia adquirida desde la entrada en vigencia de las Normas de Control Interno para los Sujetos Privados que custodien o administren, por cualquier título, Fondos Públicos (N-1-2009-CO-DFOE), y como parte de su proceso de mejora continua, ha determinado la necesidad de derogar dichas Normas y emitir una nueva regulación en aras de fortalecer el control sobre los fondos y actividades públicas que son administrados o custodiados por sujetos privados.



18.-Que de conformidad con el artículo 8° de la Ley General de Control Interno, el sujeto público debe garantizar eficiencia y eficacia en sus operaciones. Por lo que es el primer responsable en ejercer las medidas de control necesarias para garantizar que los recursos que transfiere en custodia o administración a sujetos privados sean utilizados de conformidad con lo dispuesto por la normativa legal.



19.-Que de conformidad con lo establecido en el artículo 361 de la Ley General de Administración Pública, N° 6227, mediante publicación en La Gaceta N° 227 del 28 de noviembre de 2022, se concedió audiencia del anteproyecto de la presente normativa a la ciudadanía en general. Por tanto,



RESUELVE:



Artículo 1º-Emitir las siguientes:



NORMAS PARA EL CONTROL DE FONDOS



Y ACTIVIDADES PÚBLICOS QUE SON CUSTODIADOS



O ADMINISTRADOS POR SUJETOS PRIVADOS



-CAPÍTULO I



Aspectos generales



1. Ámbito de aplicación. La presente normativa será aplicable a:



a) Los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos y actividades públicas.



b) Los sujetos públicos que otorguen en custodia o administración a sujetos privados fondos y actividades públicos.



2. Supuestos ajenos a la aplicación. La presente normativa no será aplicable de las normas para los siguientes casos:



a) Transferencias gratuitas y sin contraprestación alguna de sujetos públicos a sujetos privados, en cuyo caso aplicarán los artículos 5°, 6° y 7° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428 y las "Normas técnicas sobre el presupuesto de los beneficios patrimoniales otorgados mediante transferencia del sector público a sujetos privados", resolución R-DC-00122-2019.



b) Sujetos privados que administren o custodien fondos y actividades públicos, por mecanismos de contratación pública, concesión o alianzas público privadas, los cuales se regirán por las disposiciones legales y contractuales correspondientes.



3. Objetivo. Establecer los elementos mínimos que deben observar los sujetos bajo el ámbito de aplicación de la presente normativa, para el adecuado control sobre los fondos y actividades públicos en custodia o administración de sujetos privados.



4. Relación costo beneficio. En la instauración de los controles se debe evaluar que estos contribuyan a los objetivos, considerando la relación con las áreas de mayor riesgo, complejidad u otros factores relevantes, de manera que presente una relación satisfactoria de costo-beneficio, en donde los beneficios esperados sean mayores que los costos requeridos para su operación.



5. Principios aplicables a la gestión de los fondos y actividades públicos. La gestión de los fondos y actividades públicos se regirá por los siguientes principios:



a) Integridad y ética: En la gestión de fondos y actividades públicas se debe actuar en observancia de los valores éticos de equidad, integridad, responsabilidad y orientación al bien común.



b) Acceso informativo: Los sistemas de información promoverán el acceso informativo, la transparencia y la rendición de cuentas ante la ciudadanía respecto de la gestión de fondos y actividades públicas.



c) Publicidad: Toda información relacionada con fondos y actividades públicas que sean custodiados o administrados por sujetos privados, es de carácter público, salvo disposición constitucional o legal en contrario, por lo que su registro debe estar sistematizado y asegurar el acceso informativo a la ciudadanía.



d) Eficacia y eficiencia: En la gestión y el control de los fondos y actividades públicos se actuará de forma eficaz y eficiente, para asegurar el cumplimiento del fin público encomendado.



e) Rendición de cuentas: Se rendirá cuentas respecto de la gestión y del control de los fondos y actividades públicos.



f) Valor público: La gestión y el control de los fondos y actividades públicos deberá contribuir a la generación de valor público en la prestación de los servicios para la ciudadanía.



-CAPÍTULO II



Responsabilidades del sujeto público en relación



con el correcto manejo de los fondos



y actividades públicos



6. Habilitación legal. Únicamente podrán darse en custodia o administración a sujetos privados, fondos y actividades públicas cuando el sujeto público que las otorgue cuente con habilitación para ello por disposición expresa de ley o de acuerdo con una ley1. Dicha habilitación no puede considerarse otorgada con base en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, ni tampoco en las Leyes de Presupuesto de la República.



1 Se entenderá por "autorización de ley", cuando la misma norma es la que explícitamente autoriza al sujeto público a dar, en custodia o administra­ción, fondos y actividades públicas, a determinado sujeto privado. Y "de acuerdo con una ley" cuando la norma establece, de forma general, la potestad del suje­to público para dar en custodia o administración fondos y actividades públicas..



La habilitación legal no excluye la responsabilidad del sujeto público de verificar que el sujeto privado tenga la capacidad de custodiar o administrar fondos y actividades públicos.



7. Competencias del sujeto público. La decisión del sujeto público de dar en custodia o administración de sujetos privados fondos y actividades públicos, debe ajustarse de forma estricta al principio de legalidad, observando con especial rigurosidad que dicha decisión no implique el traslado de sus propias competencias o potestades de imperio.



8. Titularidad sobre los fondos y actividades públicos. Los fondos y actividades públicos que se otorguen en custodia o administración de sujetos privados, y aquellos que se generen a partir de estos, mantendrán su naturaleza pública; es decir, en ningún caso pasarán a ser propiedad del sujeto privado.



9. Establecimiento de mecanismos de control. En relación con los fondos y actividades públicos, el sujeto público tiene un deber de seguimiento, vigilancia y control sobre el sujeto privado, por lo que debe definir los controles previos, concomitantes y posteriores, que estime necesarios para garantizar el adecuado manejo de los mismos, el cumplimiento del fin público y de la presente normativa por parte del sujeto privado.



10. Regulaciones de la relación entre sujeto público y privado. El sujeto público debe emitir por escrito los criterios, documentos e instrumentos jurídicos y técnicos que definen los alcances, deberes y obligaciones de su relación con el sujeto privado. Como parte de esta obligación, es indispensable definir e implementar los controles para garantizar un manejo eficiente, responsable y ajustado a la legalidad de los fondos y actividades públicos en custodia o administración de sujetos privados. En el instrumento que establezca el sujeto público, se deben incluir las acciones a seguir y posibles consecuencias en caso de incumplimiento por parte del sujeto privado.



11. Expediente administrativo. El sujeto público debe elaborar y conservar un expediente físico o electrónico, que asegure que la información que se genere para el otorgamiento de fondos y actividades públicos en custodia o administración de sujetos privados, sea precisa, íntegra, accesible, verificable y esté debidamente resguardada. El expediente deberá contener como mínimo:



a) Documentación que fundamente la administración y custodia de fondos y actividades públicos por parte del sujeto privado.



b) Los instrumentos que regulan la relación entre el sujeto público y privado.



c) La documentación presupuestaria que el sujeto privado remite al sujeto público; entre la que se encuentra, al menos, el presupuesto inicial, sus variaciones y el informe de rendición de cuentas.



d) Cualquier otro que el sujeto público considere pertinente.



Es responsabilidad del sujeto público mantener el expediente actualizado y disponible para consulta de cualquier persona interesada, así como de los órganos de control internos y externos.



El expediente no debe remitirse a la Contraloría General de la República, pero este Órgano podrá solicitarlo cuando así lo considere pertinente, para el ejercicio de sus competencias de fiscalización.



12. Información básica requerida por el sujeto público para verificar la capacidad del sujeto privado. Es deber del sujeto público disponer de la información suficiente del sujeto privado, que le permita verificar y documentar la capacidad administrativa, financiera y jurídica necesaria para custodiar o administrar fondos y actividades públicos; para lo cual debe solicitarle la información que considere necesaria. La verificación de la capacidad del sujeto privado tendrá una vigencia de dos años, por lo que vencido este plazo se debe actualizar la verificación respectiva.



En el caso de Fundaciones, además debe verificar que se cumpla con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Fundaciones, N° 5338.



También, debe verificar que exista vinculación entre la finalidad que persigue el sujeto privado y los fines institucionales del sujeto público.



Cuando la elección del sujeto privado sea potestad del sujeto público, este último debe emitir un acto razonado en el que conste que la participación de un sujeto privado en particular, constituye la mejor opción para el cumplimiento de los fines públicos; dicho acto debe dictarse antes de dar en custodia o administración los fondos y actividades públicos y debe estar debidamente documentado en el expediente respectivo.



13. Requisitos previo al giro de fondos o al traslado de actividades públicos. Previo al giro de fondos o al traslado de actividades públicas al sujeto privado, se debe garantizar por parte del sujeto público lo siguiente:



a) Haber comprobado la capacidad del sujeto privado para custodiar o administrar fondos y actividades públicas, según lo dispuesto en el numeral anterior.



b) Que el sujeto privado inicie la ejecución de los fondos públicos una vez recibidos.



No podrá ejecutarse el giro de los recursos hasta tanto el sujeto público haya cumplido con estos requisitos.



14. Presupuestación y Traslado de ingresos parafiscales. En el caso de ingresos parafiscales, que por disposición legal deban ser trasladados para su custodia o administración a sujetos privados, estos deben ser transferidos por el ente recaudador directamente al sujeto público responsable de velar por el cumplimiento de los fines para los que fueron creados.



El sujeto público responsable debe incluir dichos recursos en su presupuesto institucional, y contar con la aprobación requerida por parte del órgano competente, de previo al giro de los recursos al sujeto privado.



15. Presupuesto de los fondos públicos. El sujeto público debe solicitar al sujeto privado un presupuesto en el que se exprese en términos financieros el plan anual respecto a los fondos públicos que custodia o administra, el cual tiene que incorporar los ingresos y gastos necesarios para alcanzar los objetivos y las metas para los cuales le fueron otorgados dichos fondos o actividades públicas.



Este presupuesto debe cumplir con los principios presupuestarios establecidos en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 8131, y cualquier otra normativa que le resulte aplicable. Adicionalmente, en los instrumentos de planificación del sujeto público que da en custodia o administración los fondos y actividades públicas, debe indicarse cómo aportan o se vinculan las actividades del sujeto privado en el ejercicio de la custodia o administración de dichos fondos y actividades, a los objetivos y metas del sujeto público.



16. Deber del sujeto público respecto del presupuesto de los fondos públicos. El sujeto público debe aprobar el presupuesto y sus variaciones, que le remita el sujeto privado respecto de los fondos públicos bajo su custodia o administración; salvo que exista disposición legal vigente que disponga lo contrario.



Como parte de esa aprobación, deberá el sujeto público verificar que el uso de esos fondos públicos no esté dirigido a cubrir rubros que legalmente corresponde al Estado atender y pagar de manera directa.



17. Información presupuestaria básica requerida. El presupuesto de los fondos públicos custodiados o administrados por sujetos privados debe contener, al menos, la siguiente información:



a) Indicación del nombre, cédula y puesto de las personas encargadas de la custodia o administración de los fondos públicos.



b) Certificación de la cédula jurídica vigente.



c) Ubicación geográfica del sujeto privado y dirección exacta.



d) Monto de los fondos públicos asignados.



e) Detalle del fin público que se pretende cumplir con el uso de los fondos públicos.



f) Plan de trabajo, que contenga al menos objetivos, metas, indicadores de eficacia y responsables. Dicho plan debe guardar coherencia con respecto a lo que indique el sujeto público en sus instrumentos de planificación.



g) Fuentes de recursos complementarias u otros beneficios o fondos provenientes del Sector Público.



h) Cualquier otra información que el sujeto público considere necesaria, con el grado de detalle, cantidad y forma de presentación que se defina.



18. Registro de la información presupuestaria. El sujeto público debe registrar en el sistema que para tal efecto disponga la Contraloría General de la República, los presupuestos de los fondos públicos que se otorgan en custodia o administración de sujetos privados, así como las variaciones que se generen durante el ejercicio presupuestario, según se detalla a continuación:



a) Nombre completo del sujeto privado.



b) Fundamento Legal.



c) Finalidad que se pretende cumplir con los fondos públicos.



d) Fuente de recursos.



e) Objetivo estratégico al que está vinculado.



f) Recursos de vigencias anteriores (remanentes).



g) Ingresos estimados del periodo.



h) Gastos estimados del periodo.



i) Otra información que se disponga.



Lo anterior, en aras de promover la transparencia y la rendición de cuentas, y no para efectos de aprobación externa del Órgano Contralor.



19. Remanentes de los fondos públicos dados en custodia o administración. Los remanentes de los fondos que custodie o administre el sujeto privado, entendidos estos como aquellos recursos no utilizados una vez terminado el ejercicio económico, deben ser devueltos al sujeto público.



Cuando el marco jurídico aplicable lo permita, el sujeto público puede autorizar el uso de los remanentes por parte del sujeto privado, para el cumplimiento del mismo fin.



Al finalizar cada ejercicio económico, debe existir la documentación y registros claros y accesibles, que brinden evidencia de estos movimientos de devolución, o la autorización para no devolver los remanentes y utilizarlos en el mismo fin.



Cuando los remanentes no sean devueltos, por haber sido autorizado su uso para el mismo fin por parte del sujeto público, estos deben ser incorporados en el presupuesto del sujeto privado en el ejercicio presupuestario siguiente.



20. Registro del reporte de rendición de cuentas sobre la ejecución presupuestaria y el plan de trabajo. Al finalizar cada ejercicio económico el sujeto público debe registrar en el sistema de información que para tales efectos ponga a disposición la Contraloría General de la República, junto con su liquidación presupuestaria, el reporte de la rendición de cuentas del sujeto privado respecto a los fondos y actividades públicos que custodia o administra.



Dicho informe debe contener:



a) Nombre completo del sujeto privado.



b) Base Legal.



c) Cumplimiento de la finalidad de los fondos y actividades públicos.



d) Fuente de recursos.



e) Objetivo estratégico al que está vinculado.



f) Recursos de vigencias anteriores.



g) Ingresos recibidos del periodo.



h) Gastos ejecutados del periodo.



21. Registro contable y financiero de los fondos públicos en custodia o administración de sujetos privados. El sujeto público que otorga en custodia o administración fondos y actividades públicos debe informar a nivel contable que los fondos públicos correspondientes a bienes muebles o inmuebles constituyen activos de la institución pública, conforme al marco contable que le resulte aplicable.



Es responsabilidad del sujeto público consolidar sus estados financieros en relación con los fondos públicos dados en custodia o administración a sujetos privados, de acuerdo con el marco de información aplicado. En caso de que no corresponda la consolidación, deberá, al menos, informarse a nivel contable.



22. Adquisición de activos con fondos públicos. En aquellos casos que se adquieran bienes muebles o inmuebles sujetos a inscripción registral, y cuyo financiamiento sea con fondos públicos dados en custodia o administración a sujetos privados, el sujeto público debe asegurar que estos sean inscritos en el Registro Nacional a su nombre; salvo que por disposición legal se permita al sujeto privado la adquisición y registro de bienes a su nombre o de un tercero.



Cuando la ley permita al sujeto privado administrador o custodio de fondos y actividades públicos, registrar bienes a su nombre, estos siempre deberán ser destinados al cumplimiento del fin público para el cual fueron adquiridos, y cualquier modificación de dicha finalidad debe ser autorizada por el sujeto público. Asimismo, en caso de disolución del sujeto privado, los bienes adquiridos con fondos y actividades públicos deberán ser trasladados al sujeto público.



23. Incompatibilidades. En caso de que una persona funcionaria pública ejerza cargos directivos y gerenciales o posea la representación legal de una entidad privada que custodia o administra fondos y actividades públicos, será responsabilidad del jerarca del sujeto público verificar que esa persona no presente alguna incompatibilidad de las previstas en el artículo 18 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, N° 8422 o cualquier otra normativa legal que así lo disponga.



24. Auditoría interna. La auditoría interna del sujeto público, debe incluir en su universo de auditoría y en sus procesos de análisis de riesgo, los sistemas de control implementados para aquellos fondos y actividades públicos que son administrados o custodiados por sujetos privados, así como los mecanismos existentes en la institución a la que pertenece, y valorar su inclusión dentro del plan anual de trabajo.



Para el ejercicio de sus funciones, la auditoría interna del sujeto público tendrá en todo momento libre acceso a los libros, archivos, valores, cuentas bancarias y documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como los de los sujetos privados respecto de los fondos y actividades públicos que les han sido dados en custodia o administración, por parte de los entes y órganos bajo su competencia institucional.



-CAPÍTULO III



Normas de control interno



para el sujeto privado



25. Cumplimiento del fin público. El sujeto privado debe garantizar el logro de los objetivos por los cuales se recibieron en custodia o administración los fondos y actividades públicas, en aras de contribuir a la generación de valor público en la prestación de los servicios para la ciudadanía.



26. Manejo de los fondos y actividades públicos. Las fondos y actividades públicas que custodie o administre el sujeto privado, así como los que se generen a partir de estos, mantendrán su naturaleza pública, y deben registrarse con estricta observancia de las regulaciones técnicas atinentes, utilizando cuentas contables y registros independientes de los que corresponden a otros fondos o recursos del sujeto privado.



Dichos registros deben ser de fácil acceso, mantenerse actualizados y estar disponibles de manera ordenada y conforme a técnicas de archivo apropiadas, para su consulta por el titular de los fondos y actividades públicos que se otorguen en custodia o administración, los usuarios internos, los órganos de control interno y externo, así como cualquier persona interesada, según corresponda.



27. Ejercicio de potestades públicas. El sujeto privado no puede atribuirse potestades de imperio ni ejercer las competencias que corresponden al sujeto público.



28. Cumplimento de regulaciones que defina el sujeto público. El sujeto privado debe acatar las disposiciones que el sujeto público defina mediante los documentos jurídicos y técnicos correspondientes, para la custodia o administración de los fondos y actividades públicos.



29. Acceso a la información por parte del sujeto público. El sujeto privado debe brindar al sujeto público la información que este último estime necesaria para verificar su capacidad para custodiar o administrar fondos y actividades públicos; así como cualquier otra que requiera para su control.



30. Elaboración del presupuesto de fondos públicos. El sujeto privado debe presentar al sujeto público un presupuesto respecto a los fondos públicos que custodie o administre, que cumpla como mínimo con lo dispuesto en el numeral 17 de las presentes normas.



31. Ejecución del presupuesto por parte del sujeto privado. Una vez realizada la aprobación presupuestaria de los fondos públicos por parte del sujeto público, de conformidad con lo dispuesto en la norma 16, corresponderá al sujeto privado ejecutar dichos fondos.



32. Reporte de rendición de cuentas. Anualmente, el sujeto privado debe remitir al sujeto público un reporte de rendición de cuentas que contenga al menos lo siguiente:



a) El gasto asociado al fin para el cual se le otorgaron fondos y actividades públicos en custodia o administración.



b) Las eventuales desviaciones en los planes o compromisos adquiridos entre las partes, y las acciones correctivas implementadas.



c) El flujo de ingresos de los fondos públicos y el registro de los activos adquiridos con dichos fondos.



33. Protección de activos. El sujeto privado debe tomar las medidas necesarias para salvaguardar apropiadamente los activos públicos que tenga bajo su custodia o administración, para evitar cualquier pérdida, deterioro, daño o uso irregular. También, debe disponer de los medios y dispositivos de seguridad para la debida protección de tales activos y realizar los registros respectivos a través de un inventario.



34. Obligación de contar con un marco de control interno. El sujeto privado tiene la obligación de establecer los controles necesarios para garantizar el cumplimento de los fines públicos, implementando como mínimo lo dispuesto en las presentes normas.



35. Documentación del control interno. Los procedimientos, políticas u otros mecanismos que comprenden el control interno relativo a los fondos y actividades públicos, deben documentarse apropiadamente mediante su incorporación en manuales o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe mantenerse actualizada, darse a conocer al personal y estar disponible para su uso, consulta y evaluación.



36. Factores formales de ética. El sujeto privado que custodie o administre fondos y actividades públicos debe formalizar y divulgar a todo el personal, al menos, su misión, visión, valores y objetivos.



37. Idoneidad del personal. El personal a cargo de la gestión asociada a los fondos y actividades públicas, debe reunir las competencias necesarias para el desempeño de las responsabilidades que se le asignen. Así también, debe cumplir con los requisitos legales que el ordenamiento jurídico disponga para el ejercicio del cargo.



38. Asignación de responsabilidades. El sujeto privado debe definir y asignar claramente los roles, la autoridad y responsabilidad de los colaboradores, en relación con los fondos y actividades públicas que custodian o administran. Como parte de ello, deben establecerse las autorizaciones y aprobaciones que sean necesarias en la ejecución de los procesos, operaciones y transacciones atinentes a los mismos.



Además, debe establecer y evaluar parámetros de desempeño de las responsabilidades de control interno por parte de los colaboradores, considerando el cumplimiento de las normas de conducta y las competencias demostradas, a fin de determinar medidas correctivas, según se requiera.



39. Separación de funciones. El sujeto privado debe separar y distribuir entre sus diferentes puestos de trabajo, las funciones asociadas a la gestión de los fondos y actividades públicos. No procede la concentración en una sola persona de funciones asociadas a dicha gestión, que puedan permitir la realización o el ocultamiento de fraudes, errores, omisiones o cualquier tipo de irregularidad.



Igualmente, deben separarse y distribuirse las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción y la custodia y administración de fondos y actividades públicos, las cuales deben asignarse entre distintas dependencias del sujeto privado.



Cuando por situaciones excepcionales, la separación y distribución de funciones no sea posible, se deben implantar las medidas alternas de control que resulten necesarias.



40. Gestión de riesgos. Se deben instaurar prácticas que permitan identificar, evaluar y gestionar las eventuales situaciones de riesgo que puedan afectar los resultados esperados de la custodia y administración de los fondos y actividades públicos. Para lo cual se deben considerar factores internos y externos, así como su impacto e importancia en la consecución de los objetivos.



41. Seguimiento del control interno. Quienes ejerzan el cargo de mayor jerarquía del sujeto privado, deben asegurar que su representada seleccione, desarrolle y realice evaluaciones continuas y/o independientes para garantizar que el sistema de control respecto a los fondos y actividades públicos que se custodian o administran, se encuentra presente y en funcionamiento, así como adoptar las acciones pertinentes.



42. Comprobaciones y verificaciones. El sujeto privado debe comprobar y verificar periódicamente la exactitud, acceso y oportunidad de los registros sobre los actos de la gestión, sus resultados y otros eventos relevantes, atinentes a los fondos y actividades públicos que custodien o administren, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes. Asimismo, se debe vigilar que el control interno, en relación con esos fondos y actividades, sea aplicado correctamente en la gestión diaria por las personas a cargo de su custodia o administración.



43. Auditoría interna del sujeto privado. Cuando el sujeto privado cuente con auditoría interna, esta debe velar por el adecuado uso de los fondos y actividades públicas que ese sujeto custodia o administra, así como por el cumplimiento del marco legal aplicable a dichos fondos y actividades.



Lo anterior no excluye la potestad de la auditoría interna del sujeto público de controlar la custodia y administración de dichos fondos y actividades públicos.



44. Evaluaciones independientes. Las evaluaciones independientes que deban contratar los sujetos privados o que decidan aplicar como una buena práctica, se regularán de conformidad con lo establecido para el ejercicio de la auditoría.



45. Régimen sancionatorio. En lo que concierna, resultará de aplicación la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 8131, a los sujetos privados que administren o dispongan, por cualquier título, fondos y actividades públicos; incluyendo lo dispuesto en el Título X, denominado "Régimen de Responsabilidad".



46. Compras realizadas con fondos públicos. Los sujetos privados que custodien o administren fondos públicos, en los procedimientos de contratación que realicen con dichos fondos, deben aplicar lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública, N° 9986, cuando la contratación supere el 50% del límite inferior del umbral fijado para la Licitación menor del régimen ordinario. En caso de que los sujetos privados no se encuentren obligados a aplicar dicha Ley en sus procedimientos de contratación, deben respetar el régimen de prohibiciones, los principios constitucionales y legales de la contratación pública, y los lineamientos que al efecto emita la Autoridad de Contratación Pública, en acatamiento a lo dispuesto en el artículo 128 inciso d) de ese mismo cuerpo normativo.




Ficha articulo



Artículo 2º-Aquellos sujetos privados, creados por personas físicas en el ejercicio de su autonomía de la voluntad, y que tengan una relación instrumental con el sujeto público al haber sido constituidos con la finalidad de apoyar los objetivos y la gestión de ese sujeto público, deben observar los "Principios aplicables a la gestión de los fondos y actividades públicos" regulados en el numeral 5 de esta normativa.




Ficha articulo



Artículo 3º-Aquellos sujetos privados, creados por personas físicas en el ejercicio de su autonomía de la voluntad, y que tengan una relación instrumental con el sujeto público al haber sido constituidos con la finalidad de apoyar los objetivos y la gestión de una institución pública , para hacer uso del nombre e imagen de esa institución, con el propósito de recaudar fondos o adquirir recursos, deberán contar con el aval escrito y previo del jerarca de la respectiva institución pública. En tales supuestos, el sujeto privado estará obligado a remitir al sujeto público, un informe anual de rendición de cuentas y además deberá suministrarle la información que le solicite en relación con el correcto uso de los recursos adquiridos haciendo uso de su nombre e imagen.




Ficha articulo



Artículo 4º-La presente normativa se implementará de forma gradual, debiendo estar adoptada en su totalidad en enero del 2024, excepto lo correspondiente a las regulaciones del componente presupuestario previstas en los numerales 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 30, 31 y 32, los cuales deben ser implementados a partir de la formulación de los presupuestos para el ejercicio económico 2025.




Ficha articulo



Artículo 5º-Se reforma el anexo 2 punto 3.1 de las Normas de Control Interno para el Sector Público ( N-2-2009- CO-DFOE), denominado "Sobre control de sujetos privados que sean custodios o administradores de fondos y públicos", para que se lea de la siguiente manera:



3.1 Sobre el control de sujetos privados que reciben transferencias del sector público, de forma gratuita y sin contraprestación.



a) Resolución N° R-DC-00122-2019 "Normas Técnicas sobre el presupuesto de los beneficios patrimoniales otorgados mediante transferencia del Sector Público a Sujetos Privados".




Ficha articulo



Artículo 6º-Se derogan las resoluciones R-CO-67-2006 "Reglamento sobre variaciones al presupuesto de los sujetos privados" y R-CO-5-2009 "Normas de Control Interno para los Sujetos Privados que custodien o administren, por cualquier título, Fondos Públicos" (N-1-2009-CO-DFOE).




Ficha articulo





Transitorio I.-Las Fundaciones de iniciativa pública; es decir, aquellas creadas por instituciones públicas, para el cumplimiento de un fin público y cuyo patrimonio es en su totalidad público; estarán sujetas a las presentes normas, hasta tanto no se cuente con normas específicas para su control.






Ficha articulo





Transitorio II.-Para el ejercicio económico 2024 , el sujeto público deberá registrar en el sistema de información que para tales efectos ponga a disposición la Contraloría General de la República, la siguiente información sobre los fondos públicos administrados y custodiados por sujetos privados: nombre completo del sujeto privado, fundamento legal, finalidad que se pretende cumplir con los fondos y actividades públicos, ingresos estimados del periodo y gastos estimados del periodo; así como cualquier otra información que se solicite en el sistema.






Ficha articulo





Transitorio III.-Los procedimientos, normas y sistemas internos para el control de los fondos y actividades públicos que son custodiados o administrados por sujetos privados, que se encuentren en uso al momento de la entrada en vigencia de estas normas, deben ajustarse a lo dispuesto en la presente resolución, en un plazo no mayor de doce meses contados a partir de su publicación.



Rige a partir de su publicación.



Publíquese.






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Fecha de generación: 23/2/2024 10:26:01
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