INSTITUTO NACIONAL DE
SEGUROS
(Esta norma fue derogada por el Reglamento
Interno de Contratación Pública del INS, publicado en el Alcance Digital N° 153
a La Gaceta N° 147 del 15 de agosto del 2023)
DEPARTAMENTO NORMAS Y ESTUDIOS
ADMINISTRATIVOS
Reglamento Interno de Contratación Pública del
INS
Objetivo General:
El presente reglamento
regula el proceso de Contratación Pública del INS.
Alcance:
Esta norma es de
aplicación obligatoria para todas las dependencias del INS, que requieran
promover procedimientos de contratación pública que se encuentren normados en
la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
Responsable:
Será responsabilidad
del Departamento Proveeduría conducir los procedimientos de contratación pública,
establecidos en la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su
Reglamento.
Glosario:
. Alta Gerencia del
INS: Comprende la Gerencia General y Subgerencias Generales
del
INS (en adelante Alta Gerencia).
.
Junta Directiva del INS: Máximo órgano colegiado del INS (En adelante
Junta Directiva).
.
Unidad Usuaria: Corresponde a la unidad administrativa que acciona el
proceso de contratación o a cuyo impulso se inicia y es la receptora final del
bien o servicio contratados. Es la responsable de la ejecución, fiscalización y
el debido cumplimiento del contrato, sin perjuicio de otras obligaciones.
.
Unidad Técnica: Unidad administrativa que cuenta con personal técnico,
profesional o especializado y a la que se someten consultas, a fin de orientar
el criterio de la Administración o sus otras unidades administrativas. Podría
corresponderle la ejecución, fiscalización y el debido cumplimiento del
contrato, sin perjuicio de otras obligaciones.
Capítulo I. Disposiciones Generales
Artículo 1. Objeto.
La actividad de
contratación pública (compra, venta y arrendamiento de bienes, servicios y
obras y otros) que realice el INS estará regulada por la Ley N°9986, Ley
General de Contratación Pública, su Reglamento y las demás disposiciones, que
resulten aplicables.
Ficha articulo
Artículo 2. Gestor del proceso de contratación.
Toda contratación que realice el INS (compra, venta y
arrendamiento de bienes, servicios y obras, entre otros) deberá tramitarse por
medio del Departamento Proveeduría, salvo que la Junta Directiva expresamente
delegue en otra instancia, la conducción del procedimiento de contratación para
un proceso o tipo de procesos.
Ficha articulo
DEPARTAMENTO NORMAS Y ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS
Artículo 3.
Responsabilidad de la unidad usuaria.
Será responsabilidad
exclusiva de cada jefatura de la unidad usuaria establecer los mecanismos de
control necesarios a efecto de que, en cada procedimiento de contratación desde
el inicio de la tramitación hasta la culminación de la ejecución contractual,
se observen los principios de contratación pública y en general todo los
dispuesto en la Ley N° 9986, Ley General de Contratación Pública, y su
Reglamento.
Ficha articulo
Artículo
4. Competencia para resolver.
El
Departamento Proveeduría, en lo no previsto en el presente Reglamento como
órgano especializado en contratación pública, tendrá plena competencia para resolver,
emitir los actos administrativos y tramitar los diferentes asuntos conforme a
la Ley N° 9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, salvo que
la competencia o función sea asignada por norma expresa a otra instancia.
Ficha articulo
Artículo
5. Regulaciones de Caja Chica.
Las
compras reguladas por Caja Chica se rigen por lo establecido en el Manual de
Disposiciones Financieras.
Dichas
disposiciones deberán observar lo que establece la Ley N°9986, Ley General de
Contratación Pública y su Reglamento para las adquisiciones por caja chica.
Las
unidades usuarias autorizadas al uso de caja chica, serán responsables de la
tramitación en el sistema digital unificado de las compras realizadas al amparo
de esta excepción.
Ficha articulo
Capítulo II. Competencia,
Organización, Funciones y Responsabilidad del
Departamento Proveeduría.
Artículo
6. Competencia.
El
Departamento Proveeduría será el competente para conducir los procedimientos de
contratación pública del INS, según lo normado por la Ley N°9986, Ley General
de Contratación Pública y su Reglamento, el presente Reglamento y otras normas
aplicables.
El
funcionamiento del Departamento Proveeduría será conforme lo establecido en la
Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 7. Responsables.
El Departamento Proveeduría estará a cargo de un
Proveedor y un Subproveedor. El Proveedor es responsable de la organización y
buen funcionamiento de esa unidad orgánica.
Ficha articulo
Artículo 8. Estructura organizativa.
El Departamento Proveeduría tendrá como mínimo una
estructura organizativa básica que le permita cumplir con lo establecido la Ley
N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento. Por lo que dicha
estructura y funciones se encuentran establecidas en el Manual de Organización
y Funciones del INS de esta dependencia.
Ficha articulo
Capítulo III. Del Procedimiento de Contratación.
Artículo 9. Requerimiento del procedimiento de
contratación.
La unidad usuaria presentará la solicitud de
contratación mediante el Sistema Digital Unificado o por el medio que el
Departamento Proveeduría comunique.
En dicha solicitud la unidad usuaria, en coordinación
con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda,
acreditará el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley N°9986, Ley
General de Contratación Pública, y su Reglamento.
La unidad usuaria informará al Departamento
Proveeduría la necesidad de incorporar o no, una cláusula que contemple el
requisito para el adjudicatario de suscribir las pólizas (Responsabilidad
Civil, Todo Riesgo de Construcción, Fidelidad, etc.) que sean necesarias según
el riesgo inherente del objeto contractual, en el texto de los proyectos de
cartel o especificaciones técnicas.
Dentro de la información a aportar por parte de la
Unidad Usuaria, se deberá contar con el aval del plan de compras emitido por el
Departamento Control y Gestión de Compras o en su defecto autorización de la
Alta Gerencia para dar inicio al proceso contractual.
La unidad usuaria deberá señalar dentro de su
solicitud de compra, el plazo -en días hábiles para la recepción de ofertas. Dicho
plazo debe ser fundamentado para lo cual deberá tomarse en consideración la
complejidad del objeto contractual y el tiempo suficiente para que los participantes
presenten sus ofertas.
La unidad usuaria deberá definir desde la solicitud,
los aspectos técnicos que serán subsanables y los que serán sustanciales al
objeto contractual, de conformidad con la Ley N°9986, Ley General de
Contratación Pública y su Reglamento. De igual forma, indicará los roles y
responsabilidades del personal que asignan para realizar la verificación de lo señalado.
La unidad usuaria acreditará:
. Decisión inicial de
contratar, suscrita por la Jefatura de la unidad usuaria o por el titular
subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas, observando
lo dispuesto por la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su
Reglamento.
. Justificación de
procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a
satisfacer, considerando planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de
Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisiciones,
según corresponda.
. Descripción del
objeto, especificaciones y características de los bienes, obras o servicios que
se requieren, acreditar las razones de escogencia de una determinada solución
(en el caso de existir diferentes opciones técnicas), e indicación de la posibilidad
o no de adjudicar de forma parcial el objeto si la naturaleza así lo permite.
. La unidad técnica,
deberá establecer únicamente los requisitos que resulten estrictamente
necesarios y objetivos que permitan la participación y la amplia competencia
entre los oferentes; por lo que deberá justificar la necesidad de solicitar cada
uno de los requisitos técnicos, lo cual deberá documentarse en la solicitud de contratación.
La determinación del objeto contractual y de los requisitos técnicos, será
realizada en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera,
según corresponda.
. Cuando corresponda
por la naturaleza del objeto, deberá indicarse los procedimientos de control de
calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción
de la obra, suministro o servicio.
. Estimación
actualizada del objeto.
. Existencia de
estudios donde se demuestre que los objetivos del proyecto de contratación
serán alcanzados con eficiencia (costo beneficio) y seguridad razonable (una
vez considerados los riesgos asociados a la contratación y éstos sean
analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes deadministración de
riesgos, según lo dispone la Ley N°8292, Ley General de Control Interno.
. Los recursos humanos
y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta
ejecución del objeto del contrato.
. El administrador
general del contrato, para la adecuada ejecución del contrato.
. Identificación y
constancia de contenido suficiente en la partida de presupuesto.
. De igual forma,
deberá señalar si se admite que un mismo subcontratista se proponga para más de
una oferta, acreditando las razones por las cuales se faculta tal condición.
Ficha articulo
Artículo 10. Solicitud de Contratación de obra
pública.
La unidad usuaria, además de observar los aspectos
pertinentes del artículo anterior en su solicitud de contratación deberá:
. Aportar constancia
que acredite la necesidad y que se dispone o se han tomado las previsiones
necesarias para contar oportunamente de diseños y planos actualizados debidamente
aprobados, y de los permisos, estudios y terrenos necesarios para ejecutar la
obra, así como de las previsiones en cuanto a la reubicación de servicios y expropiaciones
que fueren necesarias y pertinentes. También, de acuerdo con la complejidad de
la obra pública, disponer del detalle de los diseños gráficos de sus proyectos
y especificaciones técnicas.
. Indicar el plan de
comunicación que se utilizará para la unidad receptora del proyecto, el cual
abarcará objeto, plazo de inicio y finalización estimada, tipo de actividades o
servicios de evaluación de la conformidad, norma técnica aplicable, condiciones
básicas, así como la identificación del ente acreditado y su número de
acreditación, costo del proyecto, parámetros de calidad, contratista a cargo y
Subcontratistas, encargados de la inspección de la obra y el medio efectivo
para comunicarse con el INS.
. Indicar los
parámetros de control de calidad, los terceros interesados y/o afectados, así
como las medidas de abordaje de estos sujetos cuando el proyecto lo amerite y
los riesgos identificados, debiendo procurarse que los riesgos administrados,
controlados y mitigados deberán ser acordes a los beneficios que se obtendrán
con la elección de la modalidad de cotización y tipo de contrato.
. Elaborar, solicitar,
aprobar y validar los estudios de impacto ambiental de los proyectos de obra
pública, los cuales estarán bajo la responsabilidad de la unidad técnica. La
guía o procedimiento que contenga los roles y responsabilidades deberá mantenerse
actualizada.
. Indicar y justificar
la elección de la modalidad y tipo de contrato, de conformidad con lo dispuesto
en la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
En procesos de licitación mayor, la decisión inicial
deberá ser suscrita por la jefatura de la unidad solicitante y por la Alta
Gerencia.
Ficha articulo
Artículo 11. Compras públicas sustentables.
De conformidad con la Ley N°9986, Ley General de
Contratación Pública y su Reglamento, así como la normativa o directrices
internas, y cualquier otra que se emita al efecto; las unidades usuarias
deberán contemplar como parte de sus requerimientos de adquisición de bienes y
servicios, criterios de compras públicas sustentables o sostenibles, de tal
forma que se garantice la relación de la calidad y precio con base al ciclo de
vida, en términos de generar beneficios a la organización, a la sociedad, a la
economía y contribuir a disminuir el daño al ambiente con la reducción de los
residuos, disminución del consumo de energía, la producción con materia prima
alternativa, con materiales reciclados o que provengan de recursos renovables
gestionados de forma sostenible, entre otros.
El Departamento Proveeduría verificará que en todos
los procesos de contratación se contemple esta cláusula en el pliego de
condiciones para que, como requisito técnico, el Oferente aporte declaración
jurada de conocer, aceptar y comprometerse a cumplir el alcance de la normativa
o directrices internas dispuestas al efecto.
Ficha articulo
Artículo 12. Trámite previo al inicio del
procedimiento de contratación.
El Departamento Proveeduría procederá, posterior a la
solicitud de la unidad usuaria donde concurran todos los elementos de
información necesarios, a tramitar la contratación conforme los procedimientos
que establece el marco jurídico correspondiente.
De igual manera, procurará agrupar por afinidad las
necesidades de todas las unidades, de forma que se tramiten conjuntamente, para
lograr mejores condiciones económicas y evitar el fraccionamiento en las
contrataciones.
El procedimiento de contratación a seguir será de
conformidad con los montos de la contratación según se dispongan en la Ley
N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento; así como las
particularidades del bien o servicio a contratar que permita utilizar
procedimientos sin sujeción por su cuantía.
Ficha articulo
Artículo 13. Inicio del procedimiento de contratación.
Una vez valorada la solicitud de la unidad usuaria, y
acreditado el cumplimiento de todos los prerrequisitos por parte de dicha
unidad; el Departamento Proveeduría dará inicio con el procedimiento de
contratación de conformidad con lo dispuesto Ley N°9986, Ley General de
Contratación Pública y su Reglamento, para lo cual deberá:
. Verificar la
existencia y suficiencia del contenido presupuestario con que se dispone para
hacerle frente a la contratación.
. Verificar el tipo de
procedimiento de contratación conforme lo establece la Ley.
. Mantener el control
necesario para cumplir cronograma estándar de tareas y plazos máximos según lo
regula la Ley.
. Comunicar al personal
responsable los plazos y las tareas que deberán desempeñar según el cronograma.
. Elaborar el pliego de
condiciones con la participación de la unidad usuaria, técnica, legal y
financiera.
. Mantener actualizado
el expediente electrónico, así como atender las consultas que sean formuladas
sobre el estado del proceso.
Ficha articulo
Artículo 14. Plazo de recepción de ofertas.
Se considerarán los plazos que establece la Ley
N°9986, Ley General de Contratación Pública, según el tipo de procedimiento a
realizar.
Cuando se requiera por parte de la unidad usuaria
realizar modificaciones a la fecha de recepción de ofertas o al pliego de
condiciones, deberá emitir justificación técnica al Departamento Proveeduría de
la decisión que motiva realizar la prórroga y/o las modificaciones al pliego;
observando lo normado en la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y
su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 15. Análisis de las ofertas.
La unidad usuaria es la responsable de establecer los
roles y responsabilidades para realizar el estudio técnico de las ofertas. Para
tal efecto deberá asignar al personal que cuente con la idoneidad técnica para
dicha valoración, y que tenga acreditado el conocimiento del proceso de
abastecimiento de bienes y servicios.
Los aspectos de forma serán analizados por el
Departamento Proveeduría, dentro de los cuales están:
. Verificar potestad
para presentar oferta electrónica (Sistema Electrónico de Reconocimiento [SER]
y consulta certificación literal) cuando se trate de personas jurídicas.
. Verificar en los
procesos de contratación, que los oferentes y subcontratistas hayan rendido la
declaración jurada en el sistema digital unificado en la que declaran no tener ninguna
prohibición para contratar con la Administración Pública.
. Verificar que los
oferentes y subcontratistas manifiesten expresamente en las ofertas que la
información contenida en la declaración jurada rendida conforme a la Ley
N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, presentada en el
Registro de Proveedores que al efecto lleve la Dirección de Contratación
Pública en el sistema digital unificado, se mantiene invariable.
. Verificar que no se encuentre
inhabilitado o con una sanción que le impida contratar con la Administración
Pública.
. Verificar que se
cumpla con la vigencia de las ofertas y se prevenga la corrección.
. Verificar que las
ofertas, base y alternativas, cumplan con lo estipulado en el pliego de condiciones.
. Verificar la
condición tributaria de los oferentes y adjudicatarios en cada proceso de contratación,
a saber: apertura, adjudicación y formalización.
. Verificar que el
oferente aportó la Declaración Jurada relacionada a normativa o directrices
internas sobre sostenibilidad.
. Realizar consulta a
la Oficialía de Cumplimiento Corporativa en materia de Legitimación de
Capitales, Financiamiento al Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de
Armas de Destrucción Masiva, o cualquier delito conexo.
. Cualquier otra
verificación que se requiera en materia formal de la colaboración de otras dependencias
institucionales.
Ficha articulo
Artículo 16. Medidas anticorrupción.
El Departamento Proveeduría deberá mantener una guía o
procedimiento donde se establecen las acciones y medidas para prevenir,
detectar y sancionar la corrupción o fraude en los procesos de adquisiciones.
Por lo anterior, será el encargado de mantener el
control adecuado de todos aquellos casos en los que se detecte y sancione el
fraude y corrupción, así como realizar la resolución de cada caso.
Ficha articulo
Artículo 17. Límites para la emisión del acto final.
El órgano competente para emitir el acto final, cuando
se resuelva una adjudicación, lo determina el monto total de las adjudicaciones
recomendadas, sin perjuicio de la avocación del superior, según se detalla:
. Junta Directiva: Contrataciones
cuyo monto de adjudicación ascienda a más de ¢701.000.000,00 y hasta cuantía
inestimada en los casos de bienes y servicios, o bien las adjudicaciones que
superen la suma de ¢1.088.000.000,00 y hasta cuantía inestimada cuando se trate
de obra pública. Lo anterior, únicamente en aquellos procesos de contratación
que correspondan a proyectos institucionales, contrataciones que sean
catalogadas de impacto y de relevancia institucional y/o corporativa, compra o
venta de bienes inmuebles o procesos de compra definidos previamente por esa
Autoridad.
La Gerencia General
será la instancia competente para definir desde la aprobación del Plan Anual de
Compras, aquellas contrataciones que deban ser adjudicadas por la Junta
Directiva en virtud del impacto y la relevancia
del concurso.
. Alta Gerencia: Contrataciones
cuyo monto de adjudicación ascienda a más de ¢202.000.000,00 y hasta cuantía
inestimada cuando se trate de bienes y servicios; así como las contrataciones
de obra pública a partir del monto de ¢314.000.000,00 y hasta cuantía
inestimada.
Las contrataciones de
cuantía inestimada, que no se ajusten a los procesos de contratación que deban
ser aprobados por la Junta Directiva, serán adjudicados por la Alta Gerencia.
La Gerencia General
deberá informar de forma trimestral a la Junta Directiva, de las contrataciones
que adjudique, en el tanto el monto de adjudicación ascienda a más de ¢701.000.000,00
en los casos de bienes y servicios, así como la suma de ¢1.088.000.000,00
cuando se trate de obra pública.
. Dependencias del
INS: Adjudicaciones derivadas del procedimiento especial para empresas en
competencia, cuyo monto sea superior a ¢150.000.000,00 y hasta cuantía inestimada,
la competencia recaerá sobre el superior jerárquico del Departamento que promueva
el concurso (Dirección o Subdirección respectiva). En lo casos en que el proceso
de compra sea promovido por una Dirección o Subdirección, el acto final deberá
ser emitido por esa misma instancia.
. Departamento
Proveeduría: de ¢1,00 y hasta el monto de ¢202.000.000,00 procesos de
bienes y servicios; de ¢1,00 y hasta ¢314.000.000,00 en contrataciones de obra pública
y de ¢1,00 y hasta ¢150.000.000,00 en procedimientos especiales.
En adjudicaciones de contrataciones en dólares para
determinar la competencia se utilizará el tipo de cambio de venta del Banco
Central de Costa Rica al momento de la emisión del informe para emisión del
acto final.
La Alta Gerencia a inicios de cada año, incrementará
en un 5% los montos anteriormente citados, consignándose el monto
correspondiente en el comunicado que se realice.
Cuando dicho acto corresponda a una declaratoria de
infructuosidad por incumplimientos de las ofertas presentadas, de desierto o
insubsistencia, se observarán los mismos niveles de aprobación supra citados;
tomando como referencia el monto en que se estimó la contratación.
Si debe emitirse un nuevo acto producto de una
resolución de recurso de apelación o de revocatoria; o bien, por la revocatoria
de un acto final no firme el órgano competente será el mismo que, de
conformidad con esteartículo, lo es también para adjudicar según el monto del nuevo
acto; excepto en las revocatorias de oficio cuando el acto revocado fue emitido
por Junta Directiva, ya que esta será la competente para la emisión del nuevo
acto.
Para la estimación del monto no se contemplarán las
posibles renovaciones.
Cuanto el acto final corresponda a una declaratoria de
infructuosidad derivada de la no presentación de ofertas al concurso, dicho
acto lo emitirá el Departamento Proveeduría.
Lo anterior sin perjuicio de la avocación de
competencia de los órganos superiores hacia los inferiores.
El presente artículo no aplica para procedimientos de
urgencia, el cual se regula en el capítulo correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 18. Revocatoria de acto no firme.
Cuando por razones de oportunidad o legalidad deba
revocarse un acto no firme, en los términos señalados por la Ley N°9986, Ley General
de Contratación Pública y su Reglamento, el órgano competente será el mismo que
dictó el acto.
Si el acto fue emitido por la Junta Directiva, y no
hay sesión dentro del plazo de ley previsto para emitir dicho acto, el acto de
revocatoria del acto no firme lo dictará la Alta Gerencia.
De darse este supuesto, la Alta Gerencia deberá
informar la medida tomada a la Junta Directiva en el plazo de tres días
hábiles, para que sea conocida en sesión posterior.
Ficha articulo
Artículo 19. Adjudicación compra o venta de un inmueble.
Para que un órgano inferior a la Junta Directiva
adjudique la compra o venta de un inmueble de cualquier monto, es necesario que
esa instancia lo instruya expresamente y haya fijado previamente en cada caso
las condiciones de la negociación y que la competencia no sea indelegable.
Ficha articulo
Artículo 20. Contratación de servicios auxiliares.
Para la contratación de servicios auxiliares, se
deberá considerar al menos los siguientes elementos:
. Solicitar experiencia
del personal a contratar en procesos y sistemas relacionados con el servicio a
contratar.
. Contar con los
siguientes indicadores de servicios: SLA del servicio idóneo, instrumento y
metodología para aplicar la medición, elementos con NPS, encuestas de
satisfacción, niveles Six Sigma.
. Aportar
certificaciones de Sistemas de Gestión Integrado de Calidad ISO 9001 y Responsabilidad
Social INTE G35, Certificación Nivel Sigma y programas de mejora continua.
Ficha articulo
Capítulo IV. De la Gestión Recursiva.
Artículo 21. Competencia para la atención de recursos.
Corresponderá al Departamento Proveeduría la
tramitación de los recursos de objeción, revocatoria y apelación; solicitando
de ser necesario el criterio técnico, legal o financiero a las unidades
competentes.
Las unidades usuarias deberán rendir su informe en el
plazo establecido por el Departamento Proveeduría.
Ficha articulo
Artículo 22. Límites para resolver los recursos.
Los recursos de objeción que corresponda atender al
INS, los resolverá el Departamento Proveeduría.
El órgano competente para resolver los recursos de
revocatoria que procedan contra los actos finales será el mismo que lo emitió.
Si este órgano no es la Alta Gerencia, el recurrente
puede solicitar que su gestión sea conocida y resuelta por esa autoridad en
condición de jerarca.
Con la resolución del recurso de revocatoria, se dará
por agotada la vía administrativa.
Lo anterior sin perjuicio de la avocación de
competencia de los órganos superiores hacia los inferiores.
Ficha articulo
Capítulo V. Del Debido Proceso para Aplicación de
Multas y Ejecución de Garantías.
Artículo 23. Aplicación de Multas y/o cláusulas
penales.
El Departamento Proveeduría conducirá los
procedimientos para la aplicación de multas (incluyendo las relativas a los
recursos temerarios) y o cláusulas penales, observando lo regulado por la Ley
N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
Corresponderá a la unidad usuaria solicitar al
Departamento Proveeduría iniciar el procedimiento de aplicación de multas y o
cláusulas penales; aportando toda la información correspondiente para realizar
dicha gestión. La unidad usuaria deberá atender la solicitud de información y/o
criterio técnico que solicite la Proveeduría dentro del plazo conferido por esta.
El acto motivado en el cual se disponga la multa y/o
cláusula penal tendrá recurso de revocatoria y apelación, el cual deberá ser
presentado ante el Departamento de Proveeduría.
El recurso de revocatoria será resuelto por el
Departamento Proveeduría y la apelación por su superior jerárquico.
Ficha articulo
Artículo 24. Ejecución de Garantías.
El Departamento Proveeduría conducirá los
procedimientos para la ejecución de garantías, observando lo regulado por la
Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
Corresponderá a la unidad usuaria solicitar al
Departamento Proveeduría iniciar el procedimiento de ejecución de garantías;
aportando toda la información correspondiente para realizar dicha gestión. La
unidad usuaria deberá atender la solicitud de información y/o criterio técnico
que solicite la Proveeduría dentro del plazo conferido por esta.
La resolución final de la ejecución de la garantía de
cumplimiento tendrá recurso de revocatoria y apelación, el cual deberá ser
presentado ante el Departamento Proveeduría.
El recurso de revocatoria será resuelto por el Departamento
Proveeduría y la apelación por su superior jerárquico.
Ficha articulo
Capítulo VI. Del Refrendo.
Artículo 25. Del procedimiento.
Una vez suscrita la formalización contractual, el
Departamento Proveeduría dispondrá de tres días hábiles para enviarlo a refrendo,
según corresponda, conforme al Reglamento que emita la Contraloría General de
la República.
En los casos en que proceda el refrendo interno, de
acuerdo con lo estipulado en ese Reglamento, el Departamento Proveeduría lo
remitirá a la Dirección Jurídica por medio del sistema unificado de compras
públicas para que resuelva la solicitud.
La Dirección Jurídica dispondrá de una guía o
procedimiento con roles y responsables de las personas colaboradoras que
participan en el refrendo interno.
Ficha articulo
Capítulo VII. De la Modificación de Contratos.
Artículo 26. Modificaciones.
Los contratos de bienes, servicios y obra pública
podrán ampliarse o disminuirse, a solicitud de la unidad usuaria que
corresponda.
Para ello se requiere que la unidad usuaria cumpla con
todo lo estipulado y los requisitos establecidos en la Ley N°9986, Ley General
de Contratación Pública y su Reglamento, y aporte toda la documentación
pertinente con la que sustente la solicitud.
Con la solicitud completa, el Departamento Proveeduría
determinará si se ajusta el requerimiento a la Ley y Reglamento indicado, así
como los aspectos procesales aplicables.
Si el Departamento Proveeduría considera viable la
modificación, hará de una vez los cálculos de todos los costos de las
modificaciones al contrato.
El contrato podrá modificarse hasta un máximo del
veinte por ciento (20%), en cuanto monto y plazo del contrato original.
Excepcionalmente se podrá modificar el contrato hasta
un máximo del 50% siempre y cuando se cumpla con lo dispuesto en la Ley N°9986,
Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
De previo a realizar la solicitud al Departamento
Proveeduría, la unidad usuaria acreditará técnicamente ante la Alta Gerencia
las circunstancias excepcionales de fuerza mayor o caso fortuito, que no hayan
podido prever al momento de iniciar el procedimiento y justificará la modificación
que solicita con la aportación de la prueba pertinente, dicha autoridad será la
competente para autorizar previamente la modificación propuesta, para que continue
el trámite ante el Departamento Proveeduría.
Para tramitar la modificación respectiva, excepto
contratos de obra pública, se requerirá el aval del Departamento Control y
Gestión de Compras, cuando la modificación corresponda o implique un aumento del
monto o precio adjudicado y aumento de la vigencia contractual.
Ficha articulo
Artículo 27. Aprobación de modificación.
El órgano competente para modificar un contrato es el
Departamento Proveeduría, salvo las siguientes excepciones:
Las contrataciones adjudicadas por la Junta Directiva
podrán ser modificadas por la Alta Gerencia, en los siguientes casos:
a) Cuando el aumento no
supere el 20% del monto del contrato original.
b) Cuando la ampliación
del plazo del contrato original sea hasta un máximo del 50%.
c) Cuando la
modificación sea una disminución del monto y/o plazo de hasta un máximo del 50%
del contrato original.
La Alta Gerencia deberá informar a la Junta Directiva
trimestralmente de todas las modificaciones realizadas a contrataciones
adjudicadas por dicho órgano, que, de acuerdo con lo dispuesto por este
artículo, la Alta Gerencia apruebe.
En cuanto a las modificaciones contractuales de las
contrataciones que hayan sido adjudicadas por la Junta Directiva, que superen
el 20% y hasta el 50% del monto del contrato original, únicamente podrán ser
aprobadas por ese mismo órgano colegiado.
Ficha articulo
Capítulo VIII. Competencia para aprobar Rescisiones,
Cesiones, Prórrogas,
Suspensiones Contractuales, Reajustes de Precios y
Reclamos Administrativos.
Artículo 28. Competencia.
El Departamento Proveeduría, será el competente, como
órgano especializado en contratación pública, para tramitar y resolver las
gestiones de rescisión, cesión, prórrogas y suspensión contractual.
Para ello se requiere que la unidad usuaria a cargo de
la fiscalización y ejecución contractual realice o aporte los estudios que lo
justifique, de conformidad con lo establecido en la Ley N°9986, Ley General de
Contratación Pública y su Reglamento.
Estos estudios los efectuará la unidad usuaria y los remitirá
al Departamento Proveeduría, con la respectiva solicitud y justificación
pertinente. Con base en laspruebas sometidas a su consideración y de frente a
lo normado por la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su
Reglamento, el Departamento de Proveeduría determinará si se dan las causales que
señala la normativa y los aspectos procesales a cumplir y procederá a emitir la
resolución correspondiente.
De igual manera, corresponderá al Departamento
Proveeduría la atención de los reclamos administrativos y reajustes de precios
solicitados por los contratistas, salvo que el pliego de condiciones haya
establecido una unidad o dependencia distinta para su gestión. De requerir el
criterio técnico, legal o financiero, el Departamento Proveeduría o la unidad o
dependencia asignada, lo solicitará a las unidades institucionales competentes,
quienes deberán aportarlo en el plazo previsto en la solicitud.
Los reajustes de precio y reclamos administrativos de
los contratos de obra pública serán atendidos por el Departamento Ingeniería y
Mantenimiento de la Subdirección Servicios Generales Corporativos o la unidad
usuaria designada en el contrato respectivo; pudiendo requerir para su
resolución el criterio legal o financiero a las unidades institucionales competentes,
quienes deberán aportarlo en el plazo indicado en la solicitud.
Ficha articulo
Capítulo IX. De la Ejecución Contractual.
Artículo 29. Obligación de informar y control de
vigencia contractual.
Todas las unidades usuarias están en la obligación de
informar al Departamento Proveeduría, tanto la fecha de inicio como la de
finalización de los contratos por servicios que estén bajo su control.
También deberá llevar el estricto control, para evitar
que, ante el vencimiento contractual, y de requerirse un servicio; no se den
interrupciones producto de la no tramitación oportuna del nuevo proceso
contractual.
Ficha articulo
Artículo 30. De la ejecución de las contrataciones de
obra pública.
La ejecución de toda obra pública o parte de ella
deberá realizarse de acuerdo con lo que establecen las "Normas de control
interno para el Sector Público", o cualquier otra disposición emitida por los
órganos competentes y que sean de acatamiento obligatorio de la Administración
Pública, relativas al control de obras públicas.
La ejecución será fiscalizada por la unidad técnica
quien deberá disponer de los registros, roles y responsabilidades para el
cumplimiento de lo ejecutado, en apego a lo dispuesto en la normativa vigente y
aplicable.
Ficha articulo
Artículo 31. Fiscalización de la ejecución.
La unidad usuaria será la responsable de la
verificación y fiscalización del cumplimiento exacto de las obligaciones
pactadas en cada contrato, por lo que deberá designar al personal que tendrá a
cargo la actuación administrativa y que disponga del conocimiento técnico y la pericia
del caso, así como establecer los roles, responsabilidades y demás medidas
necesarias para garantizar el cumplimiento.
Lo anterior, contempla verificar que el contratista
cumpla con lo ofrecido en la oferta, así como las manifestaciones formales que
hayan presentado en el curso del procedimiento o formalización del contrato.
Ala unidad usuaria, como fiscalizadora del contrato,
le corresponderá verificar que los nuevos subcontratistas, producto de la
sustitución que realice el contratista en la etapa de ejecución, no están
afectos al régimen de prohibiciones previsto en la Ley, y que el porcentaje de subcontratación
del contratista no supere el 50%, así como que se haya rendido la declaración
que señala la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
Durante la ejecución de los contratos, la unidad
usuaria velará porque los adjudicatarios mantengan vigentes las pólizas de
seguros requeridas y realicen oportunamente el pago de las cuotas patronales
ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), Fondo de Desarrollo Social
y Asignaciones Familiares (FODESAF), impuestos de la Hacienda Pública y del
Seguro Obligatorio de Riesgos del Trabajo y cualquier otra responsabilidad que
deban cumplir, solicitando para ello los comprobantes respectivos.
En caso de incumplimiento del requisito anterior, por
parte del adjudicatario, deberá comunicarle por escrito, con copia al
Departamento Proveeduría su obligación de cumplir con los requisitos indicados
en el párrafo anterior.
Si el incumplimiento persiste le corresponderá también
solicitar al Departamento de Proveeduría gestionar la resolución del contrato.
De igual manera, de previo a la renovación
contractual, deberá realizar el estudio de razonabilidad de precio; para
sustentar la decisión de continuar o no con la ejecución contractual; la cual
deberá contar con el aval del Departamento Control y Gestión de Compras;
cumpliendo con la obligación de informar al Departamento Proveeduría.
Toda la documentación que se genere durante la fase de
ejecución contractual deberá incorporarse inmediatamente por parte de la unidad
usuaria al expediente electrónico de la contratación. De presentarse alguna
circunstancia que le impida a la unidad usuaria la incorporación, deberá remitirla
en formato electrónico (PDF) dentro del término máximo de un día hábil
posterior a su emisión o recepción, al Departamento Proveeduría para que sea incorporada
al expediente que se tramita en el sistema digital unificado; así como
verificar que dicha información quede disponible en el expediente.
Ficha articulo
Artículo 32. Del pago.
Para gestionar los pagos las unidades usuarias deberán
solicitarlo al Departamento Proveeduría, indicando la recepción a satisfacción
del bien y/o servicio de conformidad con los requerimientos del pliego de
condiciones, señalar si existe o no imputación de multas; e indicar si el
contratista se encuentra al día con sus responsabilidades tributarias (pago impuesto),
pago del impuesto a las personas jurídicas, Caja Costarricense del Seguro
Social (CCSS), Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF),
y la póliza de Riesgos del Trabajo.
Los pagos de los contratos continuos podrán ser
gestionados directamente por la unidad usuaria; quienes deberán observar lo
descrito en el párrafo anterior; así como documentar en el sistema digital
unificado; conforme lo indicado en el artículo "Competencia" del presente
reglamento.
De previo a realizar el pago, el contratista debe
haber presentado la factura conforme a derecho.
Ficha articulo
Artículo 33. Garantía de cumplimiento y otras
garantías.
La garantía de cumplimiento y otras garantías que
hayan sido requeridas en las contrataciones deberán ser rendidas
electrónicamente a través del Sistema Digital Unificado. De forma excepcional,
el Departamento Proveeduría podrá autorizar de forma motivada la recepción física
de éstas; si con ello se permite alcanzar el fin perseguido y de conformidad
con las bases del concurso.
Dichas garantías se mantendrán en resguardo en la
Custodia de Valores de la Unidad Sección Cajas de la Subdirección Créditos y
Cobros. La acreditación quedará debidamente documentada en el expediente.
El Departamento Proveeduría mantendrá guía o
procedimiento donde se definan los roles y responsabilidades de los
funcionarios a cargo del control de la ejecución de las garantías, ejecución en
los plazos y montos establecidos, cuyo fin es velar que se cumpla con la Ley N°9986,
Ley General de Contratación Pública y su Reglamento en cuanto a lo referente a las
líneas de crédito y garantías.
Ficha articulo
Artículo 34. Atención de Gestiones del Contratista.
El Departamento Proveeduría dispondrá una guía o
procedimiento que defina roles y responsabilidades para resolver las peticiones
que el contratista presente. Las peticiones serán atendidas dentro de los plazos
previstos por la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
De requerir información de las unidades técnicas para
la atención; se solicitará su criterio el cual deberá brindarse en un plazo
máximo de tres días hábiles, salvo que el Departamento Proveeduría disponga en
su solicitud un plazo diferente.
Ficha articulo
Capítulo X. Recepción del bien, el servicio u obra
pública.
Artículo 35. Recepción del bien, servicio u obra
pública.
La unidad usuaria deberá disponer de una guía o
procedimiento que contemple roles y responsabilidades para llevar a cabo la
recepción provisional o definitiva del bien, servicio u obra pública. La cual
como mínimo dispondrá de los siguientes aspectos:
. Roles y
responsabilidades para contar con la correspondiente asesoría técnica. (encargados
de ejecutar la etapa de recepción provisional o definitiva).
. Requisitos fijados
por la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, según
corresponda.
. Criterio técnico por
el cual se recibe el bien, servicio u obra pública de forma provisional o
definitiva.
. Proceso que se
realiza posterior a la revisión de lo recibido.
. Pruebas y análisis
que se realizan.
Ficha articulo
Artículo 36. Recepción de bienes.
Toda recepción de bienes deberá realizarla el Centro
Distribución y Logística; salvo que dicho Departamento haya autorizado
expresamente la recepción por parte de otra unidad o dependencia.
Esta condición deberá consignarse en los pliegos de
condiciones respectivos.
Ficha articulo
Artículo 37. Unidad responsable de la recepción.
En toda recepción de bienes, la unidad a cargo de la
recepción deberá efectuar los análisis correspondientes (contar, medir o pesar
los bienes recibidos y constatar sus cualidades organolépticas: forma, color,
olor, homogeneidad, integridad, textura, adherencia, dimensión, etc.)
utilizando la información del pliego de condiciones, oferta, orden de compra y
muestras -cuando así proceda-.
Esta unidad, conjuntamente con la unidad usuaria,
deberá confeccionar las actas de recepción provisional y definitiva, conforme
lo preceptuado en la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública, y su
Reglamento, indicando entre otros aspectos los bienes y las cantidades
recibidas, los daños y defectos o cualquier otra información relevante sobre
los artículos recibidos y deberá incorporarla de forma inmediata al expediente
electrónico.
Ficha articulo
Artículo 38. Del Equipo especializado.
Se entiende como activo especializado, los vehículos,
equipo para extinción de incendios, equipo médico-hospitalario, equipo de
computación, equipo para impresión y demás equipo que presente características
especiales.
Ficha articulo
Artículo 39. Recepción del equipo especializado.
El Centro Distribución y Logística deberá recibir el
equipo en las condiciones que lo entrega el contratista y garantizar su
conservación hasta tanto la unidad usuaria no realice las pruebas técnicas de
funcionamiento, así como la verificación de que el equipo se ajusta a las condiciones
del pliego de condiciones respectivo.
Por su parte, cuando por razones técnicas o por
especificaciones propias del contrato, los activos sean entregados directamente
en sitio, de previo la unidad usuaria, deberá solicitar el visto bueno al
Centro Distribución y Logística; para que este realice el ingreso en el sistema
y el plaqueo correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 40. Comprobación de especificaciones técnicas
y calidad del equipo especializado.
Es responsabilidad de las unidades usuarias realizar
la comprobación de que el equipo recibido se ajusta a las especificaciones
técnicas del pliego de condiciones respectivo, así como realizar las pruebas de
calidad sobre el funcionamiento del equipo.
Ficha articulo
Artículo 41. Informe de aprobación o rechazo del
equipo especializado.
La unidad usuaria deberá rendir informe escrito de
aprobación o rechazo del equipo o activo recibido, el que estará dirigido al
Departamento Proveeduría con copia al Centro Distribución y Logística, dentro
de los tres días hábiles siguientes al recibo del activo. Este plazo podrá ser
ampliado mediante solicitud razonada de la unidad usuaria al Departamento
Proveeduría, cuando medien razones técnicas o de excesiva complejidad.
Ficha articulo
Artículo 42. Incongruencia con las especificaciones
del equipo especializado.
Cuando hubiere incongruencia entre las
especificaciones del pliego de condiciones y las del equipo o activo recibido,
así como deficiencias de funcionamiento de éste, la unidad usuaria deberá
especificarlos en forma clara y detallada en el informe al Departamento
Proveeduría a efecto de iniciar las acciones que procedan.
Este Departamento, tan pronto reciba el informe,
determinará la mejor estrategia de actuación de modo que los intereses del INS
sean pronta y eficazmente defendidos. Corresponderá a la unidad usuaria
conjuntamente con el Centro Distribución y Logística suscribir el acta de recepción
provisional y/o definitiva, según lo preceptuado en la Ley N°9986, Ley General de
Contratación Pública y su Reglamento e incorporarla inmediatamente en el
expediente electrónico.
Ficha articulo
Capítulo XI. Contrataciones de urgencia.
Artículo 43. Contrataciones de urgencia.
La contratación de bienes, servicios u obras, cuando
el INS enfrente una situación urgente, podrán realizarse mediante este
procedimiento especial, siempre y cuando se ajusten a lo dispuesto en este
sentido por la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública, y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 44. Alcance.
Las adquisiciones reguladas en este Capítulo responden
a las compras de urgencia según lo dispuesto en la Ley N°9986, Ley General de
Contratación Pública, y su reglamento.
Ficha articulo
Artículo 45. Necesidades urgentes.
Cada necesidad urgente de contratación deberá ser
solicitada y justificada por la unidad usuaria que corresponda ante el
Departamento Proveeduría.
La unidad usuaria si lo considera necesario, puede
solicitar la rendición de una garantía de cumplimiento.
En las compras de urgencia deberá constar el acto
motivado suscrito por la Jefatura o subjefatura del Departamento Proveeduría,
para el uso del procedimiento de urgencia, el cual deberá contener la
justificación técnica de las razones por las cuales se prescinde del
procedimiento ordinario. Lo anterior, salvo aquellos casos gestionados por dependencias
diferentes al Departamento Proveeduría, según lo habilitado en el presente reglamento.
Ficha articulo
Artículo 46. Emisión del acto final.
El acto final de las contrataciones de urgencia será
emitido según el siguiente detalle:
. Hasta el monto máximo
establecido para una licitación reducida: Jefatura o Subjefatura del
Departamento Proveeduría.
. Hasta el monto máximo
establecido para una licitación menor: Jefaturao Subjefatura del Departamento
Proveeduría, contando previamente con el visto bueno de la Subdirección Servicios
Generales Corporativos.
. A partir del monto de
licitación mayor, así como procesos de cuantía inestimada: Alta Gerencia.
Ficha articulo
Artículo 47. Procedimiento para contrataciones
urgentes que amenacen la continuidad del servicio.
En casos de urgencia que amanecen la continuidad del
servicio que brinda el INS, se podrá realizar la contratación de forma previa
fuera del sistema digital unificado y, posteriormente registrarla en dicho
sistema.
Antes
de realizar la contratación, la unidad usuaria justificará la razón y aportará
las pruebas pertinentes, ante la Alta Gerencia o a quien esta delegue, quien
será la competente para autorizar, de forma motivada la tramitación de la
contratación previa y designa la dependencia encargada de gestionarla.
En los casos relacionados con urgencias que amenacen
la vida o la integridad física de los pacientes atendidos por la Red de
Servicios de Salud, será la Gerencia Médica o la Gerencia General de esa
empresa subsidiaria del Grupo INS, la competente para autorizar, de forma motivada
la tramitación de la contratación previa y debiendo informar a más tardar al
día hábil siguiente a la Alta Gerencia sobre lo actuado.
En estos últimos supuestos, el procedimiento de
contratación en horario hábil podrá ser conducido por el Centro Distribución y
Logística y en horario no hábil por la Red de Servicios de Salud, quienes
observarán lo dispuesto en la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública,
y su Reglamento.
En todos los casos, la instancia que tramite la
contratación deberá incorporar a más tardar al día siguiente hábil, toda la
información que sustenta lo actuado en el módulo dispuesto para tal fin en el
Sistema Digital Unificado, así como notificar y trasladar la documentación de respaldo
al Departamento Proveeduría en el plazo antes señalado.
De presentarse algún inconveniente con el registro en
el sistema digital unificado, deberá coordinar con el Departamento Proveeduría
en el mismo plazo establecido.
Ficha articulo
Artículo 48. Actualización de inventario.
La unidad usuaria se encuentra en la obligación de
contemplar todas las compras urgentes en su gestión de inventarios, a fin de
tomar las previsiones o medidas congruentes con el interés público.
Ficha articulo
Capítulo XII. De los procedimientos de resolución
contractual, sancionatorios contra
los particulares y la nulidad absoluta.
Artículo 49. Procedimiento de resolución contractual.
Este procedimiento será realizado por el Departamento Proveeduría,
conforme a lo dispuesto en la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública,
y su Reglamento, a solicitud de la unidad usuaria correspondiente, para lo cual
con la solicitud deberá realizar un informe en el cual queden claros los
incumplimientos contractuales y la prueba con la que los acredita, la cual
deberá ser adjuntada con la solicitud pertinente.
Además, deberá estimar los daños y perjuicios y
aportar la prueba con los que los acredite, la liquidación económica, la
ejecución de la garantía de cumplimiento y cualesquiera otras multas, según
corresponda.
El acto final debidamente motivado será emitido por el
Departamento Proveeduría.
La resolución final tendrá recurso de revocatoria y
apelación. La revocatoria será conocida por el Departamento Proveeduría y la
apelación por el superior jerárquico.
Ficha articulo
Artículo 50. Competente para tramitar los
procedimientos sancionatorio contra los particulares.
Los procedimientos sancionatorios contra los
particulares serán tramitados por la Dirección Jurídica del INS, de acuerdo con
lo dispuesto en la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública, y su
Reglamento.
De igual manera, serán tramitados por dicha
dependencia los que además del procedimiento sancionatorio soliciten la
resolución contractual y/o el resarcimiento de los daños y perjuicios ocasionados.
El acto final debidamente motivado será emitido por la
Dirección Jurídica.
Contra el acto final los particulares podrán
interponer recurso de revocatoria y apelación. La revocatoria será conocida por
la Dirección Jurídica y la apelación por la Alta Gerencia.
Ficha articulo
Artículo 51. Solicitud de procedimiento sancionatorio
contra los particulares ante la Dirección Jurídica.
La solicitud del procedimiento sancionatorio será
realizada por el Departamento Proveeduría en aquellos casos en los cuales el
contrato no haya iniciado la ejecución.
Si el contrato se encuentra en ejecución, le
corresponderá a la unidad usuaria realizar dicha solicitud.
Con la solicitud respectiva deberán aportar toda la
prueba pertinente, y la indicación de la causal de sanción que solicitan
imponer, en los términos establecidos en la Ley N°9986, Ley General de
Contratación Pública, y su Reglamento.
Si solicitan de manera conjunta el resarcimiento de
daños y perjuicios la dependencia solicitante deberá indicar el hecho que los
motiva, la estimación y la cuantificación de éstos, así como aportar toda la
prueba con la que los logren acreditar. De igual forma, deberá indicar si hay
garantía de cumplimiento rendida y el monto.
Igualmente, en los casos en que soliciten de forma
conjunta la resolución contractual, la unidad usuaria que corresponda, hará un
informe en el cual queden claros los incumplimientos contractuales y la prueba
con la que los acredita, la cual deberá ser adjuntada con la solicitud
pertinente.
Ficha articulo
Artículo 52. Registro de sanciones.
Todas las sanciones impuestas a los particulares,
dentro del día hábil siguiente a su firmeza, le serán comunicadas a la
Dirección de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda por parte de la
Dirección Jurídica del INS, incluyendo en el módulo correspondiente de
sanciones en el sistema digital unificado, en este mismo plazo la información
correspondiente, por el plazo de la sanción.
De igual manera, comunicará al Departamento Proveeduría,
para lo que corresponda.
Ficha articulo
Artículo 53. Nulidad Absoluta evidente y manifiesta.
El órgano director del procedimiento será nombrado por
la Alta Gerencia y estará integrado como mínimo por una persona colaboradora de
la Dirección Jurídica.
Cuando se den los presupuestos, de acuerdo con lo
dispuesto en la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su
Reglamento, se tramitará el procedimiento administrativo ordinario conforme al
régimen de nulidades de la Ley N° 6227, Ley General de la Administración
Pública.
La resolución final será emitida por la Alta Gerencia.
Contra la resolución final se podrá interponer recurso
de revocatoria y apelación, los cuales serán conocidos por la Gerencia General,
según lo dispuesto en la Ley N° 12, Ley del Instituto Nacional de Seguros. pues
de acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de la Ley del INS.
Ficha articulo
Capítulo XIII. Evaluación de los riesgos de la
actividad contractual y resguardo de la
información electrónica.
Artículo 54. Evaluaciones de riesgo de la actividad
contractual.
La Dirección Riesgos Corporativa deberá realizar las
evaluaciones de los niveles de riesgo de la actividad contractual en todo su
ciclo de vida, desde su planificación hasta el control y seguimiento.
Dicho estudio, será realizado de forma anual, el
resultado lo remitirán a la Alta Gerencia quien lo someterá a conocimiento de
la Junta Directiva.
Las disposiciones y recomendaciones que emita la Alta
Gerencia y la Junta Directiva producto de los estudios de la Dirección Riesgos Corporativa
deberán ser atendidas dentro de los plazos que sean establecidos por cada
instancia.
Ficha articulo
Artículo 55. Resguardo de información en medios
electrónicos.
La Dirección Tecnologías de Información deberá
disponer del protocolo de seguridad, con roles y responsabilidades que permitan
proteger los registros electrónicos de los procesos contractuales electrónicos,
con el fin de que ningún registro se extravíe o sea sustraído.
Ficha articulo
Capítulo XIV. Otorgamiento de Patrocinios.
Artículo 56. Objeto.
Normar todo lo relativo a la valoración, aprobación y
formalización de patrocinios, para garantizar que se alineen conforme con el
marco jurídico, con el propósito, principios y valores del INS, así como con la
estrategia comercial, comunicación, prevención y/o sostenibilidad de la
empresa, generando beneficios económicos, valor agregado (reputación o imagen
positiva), y beneficios sociales y/o ambientales para la marca INS.
Ficha articulo
Artículo 57. Actividades a patrocinar.
El INS podrá otorgar patrocinios a actividades de
diversa naturaleza, que se alineen de forma natural con el estilo de vida de
los clientes y de la sociedad, entre ellas: comerciales, académicas,
científicas, culturales, educativas, ambientales, artísticas y/o deportivas (individual
o colectivo), relacionadas directamente con las estrategias de negocio
definidas en el artículo anterior.
Para todos los casos, el INS se reserva el derecho a
patrocinar únicamente aquellas iniciativas que considere alineadas a sus
principios, valores y estrategias de negocio.
Ficha articulo
Artículo 58. Tipos de patrocinio.
Por su propósito y beneficios, los patrocinios se
pueden agrupar en las siguientes categorías generales:
. Comercial.
. Imagen y reputación.
. Sostenibilidad
(ambiental, económica y social).
Ficha articulo
Artículo 59. Responsables de la gestión.
Serán responsables las siguientes dependencias:
. Subdirección
Relaciones Corporativas: Se constituye como unidad usuaria, quien tendrá
además de las responsabilidades dichas en el presente Reglamento, para las unidades
usuarias; la valoración de la solicitud de patrocinio y el informe de recomendación
a la Alta Gerencia para la autorización previa que esta autoridad debe brindar.
. Oficialía de
Cumplimiento Corporativa: Responsable de analizar y emitir criterio en relación
con la materia de Legitimación de Capitales, Financiamiento al Terrorismo y Financiamiento
de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, o cualquier otro delito
conexo, del solicitante para el establecimiento de la relación de patrocinio.
. Alta Gerencia: Responsable
de autorizar la promoción de la contratación del patrocinio, previa
justificación y recomendación de la Subdirección Relaciones Corporativas, según
los siguientes límites:
Límite
|
Autorizado por
|
Hasta US$20.000,00 o
su equivalente en colones
|
Subgerencia General.
|
De US$20.0001,00 en adelante o su equivalente en colones
|
Gerencia General
|
. Departamento
Proveeduría: Responsable de verificar el cumplimiento de requisitos normativos,
así como de gestionar lo pertinente en el sistema digital unificado.
Ficha articulo
Artículo 60. Requisitos.
Toda solicitud de patrocinio debe ser planteada por un
proveedor inscrito en el sistema digital unificado, y contener, como mínimo,
los siguientes requisitos:
a) Detalle de la
actividad para la que solicita patrocinio.
b) Suma o prestación
que solicita, preferiblemente en moneda nacional e incluyendo el IVA.
c) Beneficios que
ofrece a cambio del patrocinio y estimación del valor de mercado individual de
cada uno de ellos, cuya suma total debe ser mayor al monto solicitado en patrocinio.
Cuando sea posible, se debe dar visibilidad a los costos asociados al aprovechamiento
de esos beneficios (costos indirectos, complementarios para activaciones u
otros).
d) Certificado de
exoneración de la retención del 2% en caso de que aplique.
e) Número de cuenta
IBAN del solicitante donde se depositaría el dinero solicitado en caso de
aprobarse la solicitud (cuando corresponda).
f) Indicación de lugar
(dirección exacta), teléfono y correo para recibir notificaciones.
g) Copia certificada notarialmente
de permisos legales que permiten la realización del evento o actividad, o en su
defecto incorporar en la declaración jurada el compromiso de cumplir con todos
los requisitos legales y técnicos para la realización del evento.
Adicionalmente deberá adjuntarse:
. Personas físicas o
jurídicas nacionales y residentes:
a) Nombre, número y
copia de la cédula del solicitante (cuando se trate de persona física).
b) Nombre, número de
cédula jurídica, certificación vigente de la personería jurídica de la empresa
solicitante y copia de la cédula del representante y/o apoderado (cuando se
trata de persona jurídica).
c) Declaración jurada
indicando lo siguiente:
. Que no ha sido
condenado respecto de los delitos contemplados en el Código Penal, la Ley N° 8422,
Ley contra la corrupción y el enriquecimiento Ilícito en la función pública, y
la Ley N° 96999, la Ley sobre responsabilidad de las personas jurídicas sobre
cohechos domésticos, sobornos transnacionales y otros delitos.
. Que se encuentra al
día con las responsabilidades correspondientes ante la CCSS, FODESAF,
Ministerio de Hacienda, impuestos nacionales y Riesgos del Trabajo.
. Que no se encuentra
afecto al régimen de prohibiciones establecido en la Ley General de
Contratación Pública.
. Que cumple con lo
establecido en la Ley N° 8422, Ley contra la corrupción y el enriquecimiento
Ilícito en la función pública, y La Ley N° 96999, la Ley sobre responsabilidad
de las personas jurídicas sobre cohechos domésticos, sobornos transnacionales y
otros delitos.
. Personas físicas o
jurídicas extranjeras:
a) Documento que
permita acreditar la existencia de la persona jurídica, debidamente emitido por
la autoridad competente del país donde fue creada o por un notario público.
b) Documento que
permita acreditar que la persona física que actúa en representación de la
entidad jurídica que se pretende patrocinar, ostenta la representación legal y cuenta
con las facultades suficientes para la formalización de ese acto.
Los documentos deberán ser presentados apostillados o
consularizados y cuando se requiera deberán ser traducidos a idioma español, de
igual manera, el Instituto se reserva el derecho de solicitar información
adicional, en caso de requerirse.
Ficha articulo
Artículo 61. Análisis costo-beneficio.
Para que sean procedentes los patrocinios que se
tramitan, la unidad usuaria debe justificar ampliamente la importancia de su
otorgamiento, considerando su aporte económico de acuerdo con lo establecido en
los artículos "Objeto" y "Actividades a patrocinar" del presente título, y los
costos asociados al patrocinio.
Para ello se deberá cumplir con los siguientes
aspectos:
a) Determinación de que
el patrocinio reporta ventajas económicas para el INS mediante un análisis de
costo-beneficio, entre el monto solicitado en patrocinio versus los beneficios
cualitativos y/o cuantitativos ofrecidos por el patrocinado. Esta ficha técnica
de valoración costo/beneficio debe sustentarse en el beneficio comercial,
social y/o de imagen resultante del patrocinio, sin que esto impida considerar
otros beneficios asociados al fortalecimiento de la marca INS.
b) Además, se debe
realizar un breve análisis del riesgo reputacional (pérdida y deterioro de la
imagen pública de la empresa) que podría estar asociado con el patrocinio solicitado.
c) Análisis de todo
elemento adicional ofrecido por el patrocinado que estratégicamente pueda
resultar conveniente para su aprobación, desde el punto de vista económico, social,
ambiental, deportivo, científico, cultural, prevención, innovación, o cualquier
otro de interés institucional; los cuales deben ser analizados y valorados, con
el fin de establecer su conveniencia y/o su impacto.
Dichos beneficios deben ser valorados y establecerse
su conveniencia, considerando el vínculo con partes interesadas impactadas, temas
materiales y la normativa interna de sostenibilidad.
Ficha articulo
Artículo 62. Autorización previa.
Todo trámite de patrocinio deberá contar con el
análisis y recomendación de la Jefatura de la Subdirección Relaciones
Corporativas, el cual debe remitirse a la Alta Gerencia para la autorización
previa, observando lo detallado en este Capítulo.
Ficha articulo
Artículo 63. Trámite de la contratación.
El patrocinio autorizado será tramitado en el sistema
digital unificado de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de
Contratación Pública, y su Reglamento, para lo cual la unidad usuaria deberá
coordinar lo pertinente con el Departamento Proveeduría.
Ficha articulo
Artículo 64. Solicitud de contratación.
La unidad usuaria realizará la solicitud de
contratación en el sistema digital unificado aportando toda la documentación y
evidencia del cumplimiento de los requisitos establecidos en el Capítulo III de
este Reglamento, que le sean pertinentes, así como todos los antecedentes de la
solicitud y autorización previa.
Ficha articulo
Artículo 65. Ejecución y fiscalización del contrato de
patrocinio.
La unidad usuaria tendrá las obligaciones y
responsabilidades dispuestas en el Capítulo IX de este Reglamento.
Ficha articulo
Capítulo XV. Donaciones.
Artículo 66. Ámbito de aplicación.
Las donaciones del presente Reglamento corresponden a
las reguladas en el artículo 75 de la Ley General de Contratación Pública, y su
Reglamento, que se refieren exclusivamente a donaciones de bienes muebles e
inmuebles entre instituciones de la Administración Pública, así como en desuso
o en mal estado podrán ser objeto de donación, ya sea a entidades públicas o
privadas declaradas de interés público, de interés social o sin fines de lucro.
Todas las donaciones deberán ser tramitadas en el sistema digital unificado.
Ficha articulo
Artículo 67. Dependencia responsable del trámite.
La Subdirección Servicios Generales Corporativos será
la encargada de tramitar la recepción y el otorgamiento de donaciones, por lo
que deberá coordinar lo necesario con las demás dependencias del INS y con las
partes.
Si dentro de un Convenio de Cooperación
Interinstitucional se pacta la posibilidad de otorgarse donaciones de bienes
muebles o inmuebles, este proceso será tramitado conforme a este Reglamento.
Corresponderá al fiscalizador del convenio, la
coordinación respectiva con la Subdirección Servicios Generales Corporativos.
Además de lo que se regula en el presente reglamento,
el personal del INS deberá cumplir con el procedimiento regulado en el Título
IX del Manual de Reglamentos Administrativos.
Ficha articulo
Artículo 68. Tipo de donaciones.
El INS podrá recibir y otorgar donaciones de bienes
muebles e inmuebles (entidades públicas), así como bienes declarados en desuso
o mal estado (entidades públicas o privadas declaradas de interés público,
social o sin fines de lucro), según lo dispuesto en la Ley General de
Contratación Pública, y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 69. Autorización de otorgamiento o recepción
de bienes donados.
La autorización deberá ser emitida, según se detalla:
. Junta Directiva con
al menos el voto de 5 de sus miembros: cuando sean bienes inmuebles.
. Alta Gerencia: cuando
sean bienes muebles.
Ficha articulo
Artículo 70. Expediente.
En el expediente del sistema digital unificado
contendrá toda la información pertinente al trámite.
Ficha articulo
Artículo 71. Improcedencia de donaciones condicionadas.
Las donaciones que el INS reciba no deben ser
condicionadas de ninguna manera, ni deben imponerle compromisos, limitaciones o
impedimentos al cumplimiento de las potestades que la ley le otorga.
Las donaciones no generarán ninguna ventaja ni trato
especial del INS para el donante en sus relaciones comerciales o
administrativas.
Ficha articulo
Capítulo XVI. Regulaciones Finales.
Artículo 72. Sanciones.
El incumplimiento de lo establecido en este Reglamento
por parte del personal del INS, dará lugar a la aplicación de las sanciones
señaladas en la normativa vigente, independientemente de las responsabilidades
civiles, penales o de otra índole que se le pudieran imputar como consecuencia
de su accionar.
Ficha articulo
Artículo 73. Revisión y actualización.
Este reglamento deberá ser revisado al menos una vez
al año por la Dirección Financiera Administrativa, o cuando sea requerido por
cambios operativos y estratégicos de la organización.
Ficha articulo
Artículo 74. Vigencia.
La vigencia de este Reglamento inicia a partir de su
publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
De manera adicional, en la página web institucional y
sistema digital unificado.
Ficha articulo
Capítulo XVII. Transitorios.
TRANSITORIO I- Todas las gestiones
institucionales correspondientes a los procedimientos de contratación y
contratos con orden de inicio y/o solicitud de contratación aprobada en SICOP
al 30 de noviembre del 2022, antes de la entrada en vigencia de la Ley N°9986,
Ley General de Contratación Pública, se gestionarán internamente de conformidad
con el Reglamento Interno de Contratación Administrativa del INS, Manual de
Reglamentos Administrativos en cuanto a las Contrataciones Exceptuadas del INS
y el Manual de Disposiciones Administrativas referente a las Contrataciones
Exceptuadas o el procedimiento sustitutivo aprobado por la Contraloría General
de la República.
Ficha articulo
Fecha de generación: 11/2/2025 19:38:00