CONSEJO NACIONAL DE
RECTORES
REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DEL CONSEJO
NACIONAL DE
RECTORES
(Aprobado en sesión N° 18-23 celebrada el 23 de mayo de 2023, artículo
5, inciso c).
Considerando:
I. -Que mediante el Convenio de Coordinación de la
Educación Superior Universitaria Estatal del 4 de diciembre de 1974 y la Ley N°
6162 del 30 de noviembre de 1977, se crea y consolida el Consejo Nacional de
Rectores (CONARE) como institución de educación superior universitaria estatal
que goza de la misma autonomía universitaria que las demás instituciones
regidas por los artículos 84, 85 y 87 de la Constitución Política.
II. -Que la Ley General de Contratación Pública N°
9986 establece una serie de reformas a todo el proceso de gestión de
aprovisionamiento que motiva al CONARE a realizar las modificaciones normativas
y de gestión para la implementación de este nuevo modelo de compras públicas.
III. -Que el Reglamento de Contratación Administrativa
(aprobado en sesión Nº 27-13 del 22 de octubre de 2013, artículo 3, inciso a) y
publicado La Gaceta Nº 251 del lunes 30 de diciembre de 2013) es el instrumento
normativo de organización interna que debe ser actualizado dentro de los
alcances de la LGCP.
IV. -Que dentro de la Dirección Administrativa de OPES
fue constituido el Departamento de Proveeduría Institucional para llevar a cabo
los procesos de contratación administrativa del CONARE demandando su estructura
una base legal para fundamentar sus procedimientos aprobados.
V. -Que el Reglamento de Contratación Administrativa
del CONARE regula los procedimientos de contratación pública y la gestión del
aprovisionamiento institucional, así como su organización interna, delegación
de responsabilidades, autoridades competentes y funciones del Departamento de
Proveeduría Institucional, para que sean llevados de la forma más eficaz y
eficiente por los funcionarios competentes según las normas y principios
vigentes en la materia, Por tanto, se acuerda:
1. Aprobar el siguiente
"Reglamento de contratación pública del Consejo Nacional de Rectores", y
2. Proceder a su
publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
CAPÍTULO I
Aspectos generales y definición de términos
Artículo 1°-Objetivo y ámbito de aplicación. El
presente reglamento tiene por objeto regular la gestión del aprovisionamiento
de bienes y servicios en el Consejo Nacional de Rectores, así como las competencias
de las diversas dependencias con funciones asignadas dentro de los procesos
definidos.
Ficha articulo
Artículo 2°-Abreviaturas:
PI: Proveeduría Institucional
CONARE: Consejo Nacional de Rectores
LGCP: Ley General de Contratación Pública
RLGCP: Reglamento de la Ley General de Contratación
Pública
DA: DirecciónAdministrativa
CL: Comisión de Licitaciones
OPES: Oficina de Planificación de la Educación
Superior
PAO: Plan Anual Operativo
CGR: Contraloría General de la República
Ficha articulo
Artículo 3°-Definiciones. Para los efectos de
la aplicación del presente reglamento se entenderá por:
Acto de adjudicación: es
el acto declarativo de derechos por el cual, un órgano competente toma la decisión
final de realizar la(s) adjudicación (es) de un procedimiento de contratación a
un (os) proveedor (es) para un objeto contractual dentro de los plazos
establecidos por la Ley General de Contratación Pública N° 9986 y su
Reglamento.
Administrador del contrato: Le
corresponde gestionar la correcta ejecución de los contratos que le sean
asignados, recibir informes periódicos de ejecución del fiscalizador o
supervisor contractual, velar por el cumplimiento de los requisitos del
personal asignado por la empresa contratada y emitir criterio técnico que
establezca la necesidad de modificaciones contractuales para la mejor
satisfacción del interés público. Debe ser funcionario de la institución o una
comisión interdisciplinaria integrada por funcionarios que ejercerán dicha responsabilidad
desde la decisión inicial hasta el finiquito del contrato en contrataciones directas
y en licitaciones. En el caso de licitaciones de mayor complejidad el equipo
estará conformado por un representante del usuario solicitante, el proveedor
institucional y la jefatura administrativa. En contrataciones directas el
administrador del contrato siempre será el usuario solicitante.
Contratación irregular: Es
aquella viciada de nulidad absoluta que compromete presupuestariamente a la
institución y que no siguió los procedimientos establecidos en la Ley General
de Contratación Pública N° 9986 y su reglamento y las políticas internas que
emanen de la Proveeduría Institucional.
Dependencia: Cada una de las
unidades operativas que conforman la estructura de la Institución, sin importar
su nivel jerárquico ni dimensión.
Expediente Administrativo: Archivo
histórico, impreso o digital, de un determinado proceso, que físicamente estará
custodiado en la PI, la cual lo mantendrá foliado y debidamente actualizado.
Fragmentación Ilícita o Fraccionamiento: Realización
de contrataciones sucesivas para un mismo objeto por las que se pretende evadir
el cumplimiento de un procedimiento más complejo, a pesar de tener
disponibilidad de recursos en el presupuesto y haberse planificado las necesidades
administrativas concretas. No se considerará fragmentación ilícita los casos de
fragmentación planificada que haya sido descrita en el programa de compras.
Instancia competente de la adjudicación: Es
la instancia competente que toma la decisión final en un acto de adjudicación
para un trámite de contratación.
Jerarca: Para efectos de cualquier
procedimiento de contratación administrativa se entenderá como el jerarca al
Consejo Institucional conformado por los rectores de las Instituciones de
Educación Superior Universitaria Estatal signatarias al CONARE.
Objeto contractual: Se refiere a
todo bien mueble, inmueble, tangible o intangible, derecho, prestación o
servicio sobre el que recae la obligación pactada cuyo fin es la satisfacción
de una necesidad Institucional.
Plan Anual Operativo: Instrumento
para la planificación de corto plazo en el que se concretan los objetivos,
metas, indicadores y acciones que se deberán ejecutar durante el periodo anual;
comprende los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para
obtener los resultados esperados e identifica las dependencias responsables de
la obtención de estos fines.
Programa: Dependencia de carácter
institucional y sistémico con libertad de cátedra, aprobada por consenso del
Consejo Institucional que comprende un órgano consultor o directivo que posee asignación
de recursos financieros con cargo al presupuesto institucional.
Proveeduría Institucional: Dependencia
técnica especializada creada para asumir los procedimientos de contratación
administrativa y la administración de los recursos materiales de la
institución, según los principios que rigen la materia, los procedimientos
internos y la normativa vigente.
Registro de Proveedores: Instrumento
para la inscripción de personas físicas y jurídicas que desean tener contratos
con la institución y participar como oferentes en los procesos de contratación.
Este instrumento sirve para consulta, registro y actualización de datos de los Proveedores.
Trámite de contratación: Se
refiere al procedimiento de contratación administrativa previsto en la ley
(Contratación Directa, Licitación Abreviada, Licitación Pública). Enlace: Es
el representante formalizado de un departamento, dependencia o dirección del CONARE
quien sirva de conexión con la PI para notificaciones, capacitaciones, trámites
internos o servicios de aprovisionamiento.
Ficha articulo
Artículo 4°-Régimen jurídico. La contratación
administrativa que realice el CONARE se regulará por los artículos 84, 85 y 87
la Constitución Política y su correspondiente jurisprudencia constitucional, el
Convenio de Coordinación de la Educación Superior Universitaria Estatal, la Ley
N° 6162, la LGCP y el RLGCP, la jurisprudencia vinculante de la Contraloría
General de la República en materia de contratación pública, la Ley General de
Control Interno, las normas contenidas en este reglamento, los carteles de los
procedimientos de contratación y los respectivos contratos.
Ficha articulo
Artículo 5°-Sumisión a las leyes y tribunales
nacionales. Las personas físicas y jurídicas, nacionales o extranjeras,
públicas o privadas, que tengan relación contractual con el CONARE, quedan sometidas
al ordenamiento jurídico costarricense en materia de la contratación
administrativa y a los tribunales nacionales para la resolución de disputas.
Ficha articulo
Artículo 6°-Prohibición de contratar.En toda
contratación que realice el CONARE se deberá indicar en el expediente y en el
Registro de Proveedores la declaración al régimen de prohibición previsto en la
LGCP y su reglamento; o bien debe realizar cuando corresponda el levantamiento
de prohibición de conformidad con dicha normativa
Ficha articulo
Artículo 7°-Del refrendo contralor o aprobación
interna. El CONARE deberá aplicar lo dispuesto en la normativa vigente para
el trámite de refrendo contralor y la aprobación interna de la Asesoría Legal
del CONARE en cuanto a la definición del tipo de refrendo o aprobación, trámite
a seguir para el envío y los demás alcances. Corresponde a la Proveeduría
Institucional la gestión, seguimiento y respuestas a solicitudes en estos
trámites.
Ficha articulo
Artículo 8°-Trámites recursivos en sede
administrativa. Corresponderá a cada instancia competente de la
adjudicación según lo descrito en el artículo 37 de este reglamento, resolver
los recursos de revocatoria que se presenten en contra de los diversos actos de
adjudicación. Las apelaciones que no deban ser conocidas y resueltas por la
Contraloría General de la República según lo establecidos en la LGCP, serán de
conocimiento del jerarca institucional. Corresponderá a éste también declarar
agotada la vía administrativa, previo dictamen que al efecto será requerido de
la Asesoría Legal.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Proveeduría Institucional
Artículo 9°-Naturaleza
de la Proveeduría Institucional. La Proveeduría Institucional del CONARE es
la dependencia técnica y especializada creada para la gestión de los servicios
de aprovisionamiento, la contratación administrativa, la logística, la gestión ambiental
de la institución en apego a los principios que rigen estas materias, la
normativa vigente y los procedimientos internos. Las decisiones de este
departamento serán estrictamente técnicas y serán de alcance institucional.
Ficha articulo
Artículo 10.-Ámbito de competencias.La PI es la
instancia responsable de administrar los bienes y servicios regulado por la
LGCP, Ley de Administración Pública y sus reglamentos, que comprende la
tramitación de los procedimientos de contratación pública, de almacenamiento y distribución
de bienes, la coordinación del ciclo de vida de los activos institucionales, la
logística de servicios de aprovisionamiento institucionales y la gestión y
acción ambiental mediante la aplicación de criterios de sustentabilidad, la
promoción de la innovación, las compras sostenibles y la educación.
Ficha articulo
Artículo 11.-Objetivo general. Gestionar los
procesos de aprovisionamiento de bienes, servicios y activos, la logística
institucional y la acción ambiental institucional.
Ficha articulo
Artículo 12.-Objetivos específicos:
·
Realizar y coordinar con los usuarios los procesos
ordinarios y de excepción que contempla la actividad contractual de la
Institución, según la normativa que los regula.
·
Programar las contrataciones de bienes y servicios
proyectadas para cada periodo presupuestario.
·
Proponer las políticas a seguir con relación a los
procesos de contratación administrativa y la administración de recursos
materiales.
·
Administrar los bienes del almacén institucional
aplicando las mejores técnicas de manejo de inventarios.
·
Asesorar y capacitar a los usuarios en temas de
contratación pública, aprovisionamiento, inventarios, compras sostenibles y
gestión ambiental.
·
Gestionar las actividades de acción, mitigación y
educación ambiental institucional de una forma holística con la coordinación
necesaria entre las dependencias y programas.
·
Gestionar los servicios de logística institucional
bajo los conceptos de mejora continua.
·
Coordinar el ciclo de vida de los activos
institucionales bajo conceptos de economía circular y reutilización.
Ficha articulo
Artículo 13.-Responsabilidades. La PI será la
responsable de:
·
Planificación de compras institucional y divulgación.
·
Contratación Pública institucional.
·
Gestión del Almacén
·
Programación, control y ejecución de los contratos
administrativos.
·
Gestión ambiental
·
Ciclo de vida de activos institucionales
·
Gestión de los servicios de logística de
aprovisionamiento.
Para ello contará con la asistencia y participación de
las instancias técnicas, jurídicas, presupuestarias, financieras y
administrativas de la institución, así como de una plataforma informática que
brinde asistencia para las transacciones y la toma de decisiones, todas
orientadas a generar un óptimo servicio.
Ficha articulo
Artículo 14.-Funciones. Las funciones generales
de la PI serán las siguientes:
1. Elaborar el plan
anual de compras proyectado para cada período presupuestario, el cual deberá
ser publicado por los medios oficialmente habilitados por la normativa vigente,
durante el primer mes de cada año.
2. Recibir las
solicitudes y decisiones iniciales de contratación de bienes y/o servicios de
los distintos usuarios institucionales, así como consolidar las que puedan ser agrupadas,
por ser de uso común, por corresponder a la programación vigente, por aplicación
de criterios relativos al mercado, disponibilidad de proveedores comunes,
economías a escala, etc.
3. Emitir circulares,
instructivos y lineamientos relativos a los requisitos y procedimientos a
seguir en relación con todas las modalidades de procesos de contratación
administrativa.
4. Definir el
procedimiento de contratación administrativa a seguir en cada solicitud, de
acuerdo al plan de compras institucional y conforme a la normativa vigente.
5. Elaborar los pliegos
de condiciones y solicitudes de cotización de cada tipo de contratación según
el objeto contractual del que se trate con la asistencia técnica que requiera
según su grado de complejidad. La Asesoría Legal brindará su colaboración en
todos los casos que la PI lo solicite.
6. Representar a la
institución como contraparte de los alcances del convenio que suscriba el
CONARE para el uso de la plataforma de compras electrónicas vigente.
7. Realizar y ser el
responsable de los procesos de análisis de ofertas, pudiendo asistirse de
instancias técnicas, órganos especializados y de la asesoría legal cuando lo
estime pertinente, en los procesos de valoración y selección de ofertas.
8. Realizar las
adjudicaciones de los procesos de contratación cuando le corresponda según lo
determina el artículo 37 del presente Reglamento.
9. Tramitar y adjudicar
los remates y subastas de acuerdo al rango de adjudicación por la cuantía del
negocio.
10. Aperturar,
custodiar y mantener formalizados y actualizados los expedientes de todas las
contrataciones de conformidad con lo establecido en la LGCP y el presente Reglamento.
11. Atender las
solicitudes de aclaración o ampliación de los carteles publicados, sus recursos
de objeción, así como cualquier recurso de revocatoria o apelación del que deba
conocer conforme al ámbito de sus competencias y jerarquía institucional. La PI
deberá asesorar en estas materias a todas las autoridades institucionales que tengan
bajo su competencia potestades de adjudicación, evaluación, inspección, aprobación,
resolución, rescisión, terminación o modificación contractual.
12. Aprobar las
modificaciones, adiciones y nuevas contrataciones conforme al derecho de
modificación unilateral que otorga la LGCP y su reglamento.
13. Dar apoyo y
capacitación a los usuarios solicitantes para el involucramiento de los funcionarios
en los procesos de contratación administrativa y emitir criterios técnicos y
posturas institucionales en el tema de la administración de recursos materiales
y la contratación pública.
14. Administrar los
bienes del almacén institucional, cuyos encargados ejecutarán la recepción,
almacenamiento y despacho de los bienes que deban ser almacenados. Deberá
aplicar las técnicas de manejo de inventarios vigente en la institución, como auxiliar
contable para las cuentas respectivas.
15. Exigir, gestionar,
custodiar y ejecutar las garantías de participación y cumplimiento que
correspondan, así como también identificar e implementar las medidas de mitigación
de riesgos asociados a este tipo de documentos, en el contexto de procesos continuos
de mejoramiento.
16. Recibir, tramitar,
analizar y resolver las solicitudes de revisión o reajuste de precios de los
contratistas en cualquier tipo o modalidad de contratación.
17. Coadyuvar,
participar y desarrollar actividades derivadas del Plan de Gestión Ambiental
Institucional, de los acuerdos adoptados por la Comisión de Gestión Ambiental,
así como también de las derivadas de la Política de Compras Públicas Sustentables.
Todas las dependencias del CONARE facilitarán la realización de las mismas en
la medida de sus posibilidades.
18. Realizar los
procesos de contratación de servicios profesionales cuya actividad estará
regulada y definida a través de procedimientos y reglamentación internas. La PI
establecerá políticas y lineamientos para la mejora continua de esta modalidad de
contratación y la observancia de los principios constitucionales que rigen la materia.
19. Elaborar y
desarrollar el programa de promoción de micro, pequeña y mediana empresa en los
procesos de contratación administrativa.
20. Recibir, custodiar
y gestionar los residuos institucionales tanto de materiales como de activos
fijos. Se entenderá de interés institucional el cumplimiento de las normas ambientales,
de control interno, así como el mantenimiento del Centro de Recuperación de
Residuos Valorizables asignado al Almacén. El CONARE procurará destinar los
recursos que sean necesarios para garantizar el cumplimiento de dichas normas
ambientales.
21. Coordinar y
ejecutar las actividades correspondientes para los debidos procedimientos
administrativos en los casos de rescisión, resolución, ejecución de garantías,
cláusulas penales y multas en las fases que el órgano director del procedimiento
dicte.
22. Presentar
información de interés institucional como informes de gestión, índices y valoraciones
ambientales, económicas y de gestión acerca de los procesos del departamento de
Proveeduría que son de alcance institucional.
23. Promocionar la
compra pública innovadora como un instrumento adicional a la estrategia de
fomento económico, equidad social, regional con la incorporación de criterios
de sustentabilidad ambiental, social, económico y de calidad en las compras que
realiza el CONARE.
24. Ejecutar los
lineamientos de formación competencial para los funcionarios asignados al Departamento
de Proveeduría Institucional según los alcances del RLGCP.
25. Emitir los informes
de cumplimiento contractual de los procesos de contratación de interés de los
Programas institucionales o del jerarca institucional.
26. Interponer sus
buenos oficios en todos los casos de disputa por la ejecución contractual,
interpretación de las cláusulas contractuales, incumplimiento o ejecución
irregular de los objetos contractuales. En todos los casos de conflicto la PI
deberá hacer prevalecer el interés por obtener la satisfacción del interés
público institucional.
Ficha articulo
Artículo 15. -Organización.
La PI estará organizada por procesos y subprocesos
para cuyo desarrollo contará con los
recursos
humanos, materiales, financieros y tecnológicos necesarios. La PI gestionará
los
procesos
de:
1. Aprovisionamiento institucional del cual se
destacan los siguientes sub-procesos:
·
Planificación de las compras: tiene por objetivo
planificar las actividades a
·
seguir para la programación de las contrataciones que
requiere la institución para
·
el logro de sus objetivos y metas
·
Contratación Pública: tiene por objetivo realizar los
procedimientos de
·
contratación para las compras de bienes, servicios y
activos.
·
Almacén: tiene por objetivo desarrollar las
actividades de registro, control y
·
entrega de bienes consignados en Almacén.
·
Cumplimiento y evaluación de proveedores: tiene por
objetivo revisar
·
periódicamente el rendimiento general de los
proveedores, el cumplimiento de
·
los requisitos contractuales y el valor de lo pagado,
así también tratar las
·
incidencias identificadas.
·
Ejecución contractual: tienen por objetivo compilar,
revisar y trasladar el reporte
·
de facturación validado para que se proceda con los
pagos.
2. Activos institucionales
3. Gestión ambiental y
4. Servicios logísticos con alcance institucional
según la caracterización realizada para éstos.
La Proveeduría Institucional dependerá jerárquicamente
de la Dirección Administrativa del CONARE y tendrá la capacidad para conformar
comisiones, subcomisiones, redes y alianzas tanto internas como externas e
interuniversitarias. Formará parte de las comisiones, subcomisiones, grupos y
equipos de trabajo de coordinación interuniversitaria relacionados con las
materias puestas bajo su competencia. También constituirá la unidad de compra acreditada
según los lineamientos y requisitos emitidos conforme a la normativa vigente.
Ficha articulo
Artículo 16.-Funciones del personal. El
personal de la PI desempeñará las funciones establecidas en el Manual de
Cargos, aprobado por el CONARE.
Ficha articulo
Artículo 17. -De la Comisión de Licitaciones. Para
las recomendaciones de adjudicación en Licitaciones Mayores y Licitaciones
Menores, así como las recomendaciones de resolución en fase recursiva, se
constituirá la Comisión de Licitaciones del CONARE que estará conformada por el
Proveedor Institucional con funciones de coordinación, la Dirección
Administrativa y la Dirección de la Asesoría Legal. Podrán incorporarse otros
funcionarios con derecho a voz y sin voto para conocer criterios técnicos
cuando los procesos lo requieran. Esta comisión sesionará una vez al año para
definir políticas y lineamientos generales en planificación y programación de
adquisiciones, así como otros atinentes a los procesos de Licitación Reducida
las cuales serán adjudicadas por el Proveedor Institucional conforme a este
reglamento. Las actividades de la Comisión de Licitaciones tendrán carácter
asesor y recomendativo para la gestión institucional en contratación pública.
Ficha articulo
Artículo 18.-De la programación de adquisiciones
proyectada. Para la formulación del plan anual de adquisiciones, deberá
tomarse en consideración el Plan Anual Operativo, las experiencias en
programación de compras anteriores, los proyectos que involucren participación
de las dependencias de la institución, las proyecciones de ciclo de vida de
productos, entre otros criterios necesarios para la planificación. Dicha
programación deberá indicar tiempos, presupuestos, fechas de inicio de los
procesos de contratación, detalle de las metas y centros de costos donde están
los recursos.
Queda facultada la PI para promover alertas tempranas
de contratación en cumplimiento de la normativa vigente.
Ficha articulo
Artículo 19. -Estructura del programa de
adquisiciones. El programa de adquisiciones será definido al inicio de cada
año el cual tendrá las siguientes características:
·
Calendarización de los procesos de licitación mayor,
licitación menor y licitación reducida, así como la programación de cortes de
solicitudes de bienes y servicios de manera semanal o quincenal
·
Criterios de agrupación: los criterios aplicados de
tiempo, la fragmentación lícita, la planificación de bienes en almacén,
activos, servicios profesionales y técnicos y tipos de bienes en común o sea
las familias de acuerdo a sus semejanzas en las características del objeto
contractual y la disponibilidad de proveedores similares en el mercado para
suplir dichos bienes y servicios.
·
Fechas límites establecidas para la presentación de
solicitudes de bienes y servicios, facturas y cierre del almacén, y cierre de
recepción de facturas.
Ficha articulo
Artículo 20. -De los enlaces de proveeduría
Todas las dependencias tendrán un funcionario-enlace
de proveeduría cuyo perfil permita la elaboración de solicitudes de bienes,
estudios de mercado, seguimiento y administración de contratos, trámites con el
Almacén, solicitud de servicios logísticos, mantenimiento de activos institucionales,
así como la recepción de documentación y correspondencia de parte de la proveeduría.
Corresponderá a la PI mantener un registro de los funcionarios-enlace y
mantenerlo actualizado con la periodicidad que determine y cada vez que exista
algún movimiento de personal.
Ficha articulo
Artículo 21.-Prevalencia de economía a escala
Todas las contrataciones que promueva la PI para la
prestación de servicios de aprovisionamiento y que sean de uso común serán de
alcance institucional. Las dependencias consolidarán sus requerimientos de
consumo de bienes y servicios de uso común que servirá de información a la PI para
la configuración de los servicios de aprovisionamiento institucional. En tales
casos habrá un único procedimiento cuyo objetivo es aprovechar las economías a
escala generadas y fomentar el ahorro en recursos.
Ficha articulo
Artículo 22.-De los estudios y sondeos de mercado
Las dependencias solicitantes a través de sus enlaces
realizarán los estudios y/o sondeos de mercado, según lo dictado por la
normativa vigente a la hora de presentar la decisión inicial o su solicitud de
bienes y servicios, la que deberá incluir los diferentes criterios establecidos
para la compra pública estratégica y la vigilancia tecnológica. Podrán
solicitar este servicio a la PI la que ejecutará las acciones que corresponda
utilizando el sistema de compras electrónicas vigente y otros medios de
comunicación o bases de datos disponible para dar una amplia cobertura a potenciales
proveedores. Los estudios de mercado serán presentados en documento formal y formarán
parte del expediente de contratación como anexos de la solicitud de bienes y
servicios o de la decisión inicial de la dependencia solicitante.
Ficha articulo
Artículo 23.-Delegación de competencias en la
actividad contractual y el aprovisionamiento
Las competencias en materia de contratación
administrativa en el CONARE quedan delegadas de la siguiente forma:
·
Corresponde a los titulares subordinados responsables
de cada dependencia emitir la decisión inicial de contratación, así como
también validar y suscribir las solicitudes de bienes y servicios y justificar
las contrataciones por excepción.
·
Corresponde al Consejo de Rectores acordar la
motivación del acto de decisión de compra y arrendamiento de bienes inmuebles,
la decisión inicial en obra pública cuando esta supere el umbral de la
licitación mayor, así como también las modificaciones contractuales respectivas
cuando representen un monto igual o mayor al 20% de la estimación contractual.
·
Corresponde al Proveedor Institucional, las decisiones
iniciales de contratación de los contratos para servicios de aprovisionamiento
institucional, las solicitudes de bienes y servicios de la PI y sus
contrataciones por excepción, la resolución de modificación unilateral de
contratos en todos los procedimientos ordinarios, las autorizaciones de cesiones
de contratos a un tercero, las modificaciones contractuales menores al 20%de su
estimación, las resoluciones administrativas para el reconocimiento de
reajustes y revisiones de precio, las resoluciones de ejecución de garantías y
la resolución del recurso de revocatoria en garantías, así como la capacidad
certificadora institucional para el reconocimiento de experiencia positiva de
los contratistas.
·
Corresponde al Proveedor Institucional la suscripción
como contraparte de la Administración, de los finiquitos contractuales de las
contrataciones que así lo dispongan en sus pliegos de condiciones.
·
Corresponde al Proveedor Institucional la firma del
acta de entrega de los bienes muebles patrimoniales que sean donados a otras
instituciones de la Administración Pública, previo acuerdo del jerarca
institucional y según el proceso establecido en la normativa institucional.
·
Corresponde al Proveedor Institucional como titular
subordinado responsable del Departamento de Proveeduría, la firma de cualquier
otro acto administrativo no asociado a procesos de aprovisionamiento.
·
Compete al Proveedor Institucional dictar la
resolución de adjudicación en procesos de licitaciones reducidas y aquellas
contrataciones de excepción establecidos en la Ley General de Contratación
Pública y su reglamento, cuya cuantía del negocio no sobrepase el tope mínimo
para la definición de una licitación menor, así como también las compras por
caja chica institucional cuando dicha cuantía no supere el 10% del monto mínimo
establecido para la definición de la licitación menor.
·
Compete al Director de OPES, previa recomendación de
la Comisión de Licitaciones, dictar la resolución de adjudicación en procesos
de licitaciones menores y aquellas contrataciones de excepción establecidos en
la Ley General de Contratación Pública y su reglamento, cuya cuantía del
negocio no sobrepase el tope mínimo para la definición de una licitación mayor.
·
Compete al Consejo de Rectores como jerarca, previa
recomendación de la Comisión de Licitaciones, dictar la resolución de
adjudicación en procesos de licitaciones mayores y aquellas contrataciones de
excepción establecidos en la Ley General de Contratación Pública y su
reglamento, cuya cuantía del negocio sobrepase el tope mínimo para la definición
de una licitación mayor.
Ficha articulo
CAPITULO III
Procesos de Contratación Administrativa
Artículo 24.-Expediente Administrativo
El expediente administrativo es un archivo histórico,
impreso o digital que contiene en forma completa, íntegra y actualizada en
estricto orden cronológico, la sucesión de solicitudes, formularios, actos,
comunicaciones, publicaciones, documentos, comprobantes, dictámenes, informes,
acuerdos y resoluciones de un determinado procedimiento de contratación pública
que realice la PI. En el caso del expediente digital de una contratación
pública ordinaria, éste será llevado oficialmente en la plataforma de compras
electrónicas que defina la normativa nacional vigente. Se dispondrá de un
sistema de gestión documental institucional para las contrataciones por
excepción, caja chica institucional y otras contrataciones reglamentadas y validadas
por el ordenamiento jurídico. La PI será la dependencia responsable de mantener
estos expedientes en custodia y podrá emitir las circulares y directrices
necesarias para garantizar que sean incorporadas en ellos en forma íntegra y
oportuna toda la documentación que emitan las dependencias asociadas a los
procesos de contratación en cualquiera de sus fases. Las certificaciones de
expedientes de contratación que emite el o los encargados de la PI serán
consideradas copias auténticas con pleno valor para todo efecto legal.
Ficha articulo
Artículo 25.-Disponibilidad presupuestaria previa a
la solicitud de bienes y servicios. De conformidad con la LGCP y su
reglamento, la dependencia solicitante debe realizar el trámite de solicitud de
bienes y servicios con la debida aprobación del contenido presupuestario
realizada por las dependencias responsables de la ejecución y control del
presupuesto institucional, considerando también las modificaciones
presupuestarias previas.
Ficha articulo
Artículo 26.-Decisión inicial. Las solicitudes
de bienes y/o servicios que emitan las dependencias deberán ajustarse a los
requerimientos de la LGCP y del RLGCP, toda vez que constituye la decisión
inicial en los procesos de licitación reducida, contratación por excepción y compras
por caja chica institucional.
Para los procesos de licitación mayor y menor, el
usuario deberá adjuntar una resolución inicial del procedimiento de
contratación que deberá ser incorporada al expediente respectivo. Si la PI
constata la presencia de errores u omisiones en estos documentos, prevendrá su
corrección a la dependencia solicitante con indicación expresa del plazo para
su corrección. Una vez recibida en forma la decisión inicial, la PI tendrá por
recibida la documentación respectiva y procederá a su registro y conformación
del expediente en los términos del RLGCP y del manual de procedimientos
vigente.
Ficha articulo
Artículo 27.-Valoración de riesgos en los procesos
de contratación pública
De conformidad con la normativa vigente, la PI junto
con el enlace o administrador del proyecto o del futuro contrato con el apoyo
del Área de Desarrollo Institucional, realizarán el ejercicio de valoración de
riesgos particulares para los siguientes casos, los cuales deberán contar con
una valoración previa por parte de la PI:
·
Todas las contrataciones correspondientes a
licitaciones mayores y licitaciones menores
·
Licitaciones reducidas, excepciones y cajas chicas
institucionales cuando corresponde a proyectos específicos, obra pública,
activos especializados y consultorías estratégicas que amerite una valoración
particular a criterio del Proveedor Institucional
Para el resto de las contrataciones ordinarias,
excepciones, cajas chicas institucionales y contrataciones no estratégicas, se
identificarán riesgos comunes y serán clasificados en el portafolio de riesgos
institucional cuyas medidas de mitigación formarán parte del plan anual operativo.
Dichos riesgos estarán vinculados al cumplimiento de proveedores, atrasos en
los tiempos, riesgos por fraude en diferentes etapas, riesgo informático y
desabastecimiento de artículos de uso común entre otros. Será deber de la PI
actualizar esta información para la mejora continua.
Ficha articulo
Artículo 28.-Depuración de especificaciones y
definición del objeto contractual. Los bienes y servicios que se contraten
serán aquellos definidos de la manera más concisa, concreta, específica con la
indicación expresa de todas las características técnicas que le atribuyen.
Es responsabilidad del usuario en coordinación con la
PI preparar en debida forma las condiciones del concurso y la determinación de
la finalidad pública que se persigue, así como los requerimientos técnicos del
objeto contractual.
Las especificaciones asociadas a equipos y programas
tecnológicos, equipos y materiales de laboratorio, material bibliográfico o
cualquier otro bien especializado, será responsabilidad exclusiva de la
dependencia solicitante, sin perjuicio de las objeciones, observaciones y aclaraciones
que sean solicitadas por la PI.
Ficha articulo
Artículo 29.-Procedimientos ordinarios, de
excepción y tipos de contratos. La PI realizará los siguientes
procedimientos ordinarios y de excepción conforme a la cuantía del contrato o
en los supuestos establecidos en la LGCP y su Reglamento:
Procedimientos ordinarios:
·
Licitación Mayor: Es el procedimiento ordinario de
carácter concursal que será establecido conforme a los umbrales establecidos de
cuantía o de acuerdo a la tipología del contrato según los supuestos de la
normativa vigente.
·
Licitación Menor: Es un procedimiento ordinario de
carácter concursal de menor rigurosidad que la Licitación Mayor que será
establecido conforme a los umbrales establecidos de cuantía o de acuerdo a la
tipología del contrato según los supuestos de la normativa vigente.
·
Licitación reducida: Son las contrataciones que por su
limitado volumen y trascendencia económica de conformidad con los umbrales establecidos,
se pueden tramitar según el procedimiento establecido en la LGCP y su
Reglamento.
·
Remate: Es el procedimiento ordinario de carácter
concursal al que puede recurrir alternativamente la Administración para vender
o arrendar bienes muebles e inmuebles.
·
Procedimientos de excepción:
·
Contrataciones por excepción: Son las contrataciones
directas efectuadas por la Administración que por su naturaleza o
circunstancias concurrentes no puede o no es conveniente adquirirlas por medio
de un concurso, así como las que habilite la Contraloría General de la
República.
Así mismo la Proveeduría Institucional podrá utilizar
estos procedimientos según lo dispuesto en la LGCP y su Reglamento para
celebrar los siguientes tipos de contratos:
·
Licitación con financiamiento
·
Licitación con precalificación
·
Subasta a la baja electrónica
·
Contrataciones por caja chica institucional
·
Convenio marco
·
Suministro de bienes y servicio según demanda.
Ficha articulo
Artículo 30.-Selección del procedimiento de
contratación.
La selección del procedimiento de contratación se
realiza como resultado de la consolidación de las solicitudes de compra de
bienes y / o servicios de manera semanal o de acuerdo a la programación de
compras para ciertos artículos en específico. Para esta tarea la PI valorará
los criterios de agrupación de artículos y / o servicios para una mejor
utilización de los recursos institucionales en la formulación de la
programación y control de compras institucionales.
Ficha articulo
Artículo 31.-Elaboración de pliegos de condiciones
y llamado a participar. La elaboración de pliegos de condiciones de los
distintos procedimientos de contratación pública se hará con base en la
información aportada en la solicitud de bienes y / o servicios y estará a cargo
de la PI, la que deberá elaborar para cada expediente electrónico de
contratación un cronograma de actividades el cual definirá períodos de
ejecución para cada dependencia
participante.
Este documento deberá ser actualizado oportunamente en cada etapa y su omisión se
considerará falta grave y podrá acarrear responsabilidad disciplinaria del
funcionario a cargo de esta actividad.
El llamado a participar se realizará conforme lo
dispuesto en la LGCP, su reglamento y los procedimientos internos aprobados por
el CONARE.
Ficha articulo
Artículos 32.-Plazos para la recepción de ofertas.
Los plazos para la recepción de ofertas serán establecidos por la PI
dependiendo del tipo de bien y/o servicio respetando lo dispuesto en la LGCP y
su reglamento.
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Artículos 33.-Apertura de las ofertas. El
cierre y apertura de ofertas, se realizará por medio del sistema electrónico de
compras públicas vigente en el país y según la metodología del reglamento de
uso del sistema.
Ficha articulo
Artículo 34.-Trámites de contratación para los
casos de excepción. En los casos de las contrataciones de excepción a los
procedimientos ordinarios previstos en la LGCP y su reglamento, el usuario
solicitante deberá obligatoriamente acreditar en la decisión inicial, las razones
suficientes para la aplicación del supuesto. Deberá coordinar y asesorarse en
todo momento con la PI para la utilización de este supuesto en el entendido de
que esta es la mejor forma para la consecución del interés público. Los
trámites de excepción se deben ejecutar por medio de la plataforma de compras
públicas electrónicas o bien mediante compras por caja chica institucional.
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Artículo 35.-Caja chica institucional
Queda facultada la PI para utilizar el mecanismo de
compra por caja chica institucional cuando la estimación de la contratación de
acuerdo a la programación de adquisiciones, sea de hasta un 10% del tope máximo
definido para la Licitación Reducida según la LGCP y su Reglamento. En estos
casos se aplicará un procedimiento de contratación en el sistema electrónico
oficial en forma directa con un proveedor seleccionado del registro de proveedores
en dicho sistema. Para ello la PI elaborará un pliego de condiciones sencillo, invitará
al proveedor seleccionado, analizará la oferta seleccionada bajo criterios
formales, técnicos, financieros y de razonabilidad de precio para
posteriormente emitir un cuadro de análisis y finalmente una resolución de
adjudicación motivada que será firmada por el Proveedor Institucional. La
programación de estas compras será competencia del Proveedor Institucional y
los funcionarios que realicen estas compras y contrataciones.
El procedimiento de Caja Chica aplicará para compras
de bienes, activos, obra pública y contrataciones de servicios de diversa
índole derivadas de situaciones de urgencia, de solución indispensable e
impostergable y que no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario, cuya
justificación deberá quedar fundamentada en la resolución que dictará el Proveedor
Institucional. En cumplimiento del principio de igualdad y libre concurrencia no
se podrá impedir la recepción de ofertas de otros oferentes previo a la fecha
señalada para el cierre de su recepción. En caso de ser presentadas varias
ofertas, la PI no continuará el procedimiento de contratación por caja chica y
en su lugar realizará el proceso de contratación ordinaria en el sistema oficial
de compras electrónicas.
Ficha articulo
Artículo 36.-Realización de estudios técnicos. La
proveeduría institucional solicitará en los casos donde se considere necesario
durante la etapa de estudio de las ofertas o en la ejecución contractual, los
criterios y estudios técnicos a las dependencias solicitantes y/o las
dependencias especializadas en la función del objeto contractual, a fin de
contar con los elementos necesarios de aceptación o rechazo de las ofertas,
constatación de incumplimientos u otras situaciones derivadas de una
contratación en particular. Estas dependencias estarán en la obligación de
brindar el apoyo necesario dentro de los lineamientos establecidos para la
contratación.
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Artículo 37.-Acto de adjudicación, resolución y
rescisión contractual
El Departamento de PI administrará el procedimiento de
contratación hasta la fase de adjudicación, realizará las gestiones necesarias
para la coordinación y seguimiento en esta fase del proceso. A continuación, se
definirá los procedimientos de contratación y las instancias competentes para
firmar cada uno de los actos de adjudicación conforme la delegación autorizada y
prevista en el artículo 23 de este reglamento. Estas instancias, en el ámbito
de competencias que les ha sido delegado, tendrán igualmente la facultad de
emitir los actos de rescisión contractual o de resolución por su
incumplimiento.
Cada acto de adjudicación, recomendación, rescisión y
resolución contractual deberá llevar un número consecutivo que será asignado
por la PI. Estas resoluciones deberán contener la reproducción literal del
informe de análisis integral o cuadro comparativo con el comentario respectivo
que sea suscrito por el analista de compras y/o el proveedor institucional.
Ficha articulo
Artículo 38.-Recepción, almacenamiento y
distribución. El Almacén de la PI deberá llevar un registro de la mercancía
que ingresa o se despacha para su distribución. El funcionario responsable del
almacén recibirá toda la mercancía que será almacenada para su posterior
distribución con excepción de aquella que la jefatura de la PI no considere
necesario.
Deberá levantar y mantener actualizado un control de
las existencias de aquellos materiales de stock que son uso común para toda la
institución y solicitar el abastecimiento de estos a la PI para su posterior
compra mediante registros automatizados de control de existencias.
Ficha articulo
Artículo 39.-Recepción a conformidad del objeto
contractual
Deberá quedar estipulado en los pliegos de condiciones
la forma de recepción y visto bueno para tener por cumplido a satisfacción el objeto
contractual y el (los) funcionario (s) responsables de esta función. Las
contrataciones que aplica recepción provisional y/o definitiva podrá utilizar
las diferentes modalidades de recepción ya sea vía sistema informático, acta,
oficio del administrador o enlace donde se haga constar la recepción según los
términos del pliego de condiciones. El plazo para el pago al contratista será
de 8 días hábiles a partir de la recepción definitiva a satisfacción del objeto
contractual.
Ficha articulo
CAPITULO IV
Sanciones
Artículo 40.-Régimen sancionatorio. La PI será
la dependencia competente para realizar el debido proceso establecido en la
normativa vigente para los procesos propios de su ámbito de competencia. El
acto administrativo sancionatorio será tomado por el Proveedor Institucional.
En su ausencia la Dirección Administrativa asumirá esta competencia. Las sanciones
que queden emitidas de manera firme y definitiva deberán ser notificadas al
sistema electrónico de compras vigente y serán notificadas a las instancias
competentes.
La aplicación de multas, cláusulas penales y sanciones
deberán respetar los términos establecidos en los carteles de contratación y
será la PI la que dirigirá y coordinará lo pertinente en la aplicación de estos
instrumentos sancionatorios.
Ficha articulo
Artículo 41.-Régimen disciplinario. En los
casos que la PI evidencie incumplimientos injustificados de deberes de la
función por parte de los funcionarios que participan en procesos de
contratación institucional y contrataciones consideradas irregulares, conforme
a la LGCP, levantará un informe que remitirá a la Dirección de OPES a fin de
que sea constituido un órgano del debido proceso para la determinación de su
negligencia, culpa grave o dolo y sea sancionado de conformidad con la
normativa institucional vigente.
Ficha articulo
Artículo 42.-Vigencia. Rige a partir de su
publicación.
Pavas, 26 de mayo de
2023.-