CAPÍTULO II

De la adquisición de los activos

Artículo 2º-La adquisición de los activos debe realizarse conforme a la Ley de Administración Financiera de la República, la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento de Proveeduría Municipal de la Municipalidad de Valverde Vega, así como de otras disposiciones conexas.

Artículo 3º-Para la compra de los activos cada departamento debe solicitar por escrito al Departamento de Proveeduría el bien o servicio a adquirir, deben estar bien definidas las características para no incurrir en errores, de lo contrario la Proveeduría devolverá la solicitud con las indicaciones pertinentes en un plazo no menor de diez días hábiles. En todo caso la Proveeduría no se responsabiliza de las adquisiciones que no cumplan con los requerimientos omitidos. Se debe adjuntar la Certificación de Contenido Presupuestario de Tesorería Municipal.

Artículo 4º-La Proveeduría entregará el Activo por medio de oficio, con las características siguientes: fecha, departamento que solicitó el activo, descripción del equipo adquirido (serie, marca, modelo, color y otros), número de placa, nombre del Proveedor, número de factura, número de orden de compra y fecha. Dicho oficio debe contener la firma de quien recibe con fecha y hora y deberá archivarse en el expediente respectivo.

CAPÍTULO III

Del uso, destino y administración de los activos

Artículo 5º-Se exceptúan de las anteriores disposiciones los libros, folletos, diccionarios, manuales técnicos y demás documentos propiedad de la Municipalidad, que han sido adquiridos por las diferentes Unidades Administrativas para su uso.

Artículo 6º-Todo trabajador recibe en calidad de préstamo y por tiempo indefinido, los activos necesarios para el cumplimiento de sus labores.

Artículo 7º-Todo usuario asume plena responsabilidad por el uso adecuado y la custodia de los activos o bienes y será responsable de velar porque se mantengan en buen estado.

Artículo 8º-No serán responsables por el deterioro normal, del que se ocasione por caso fortuito, fuerza mayor, mala calidad o defectuosa fabricación.

Artículo 9º-Todo usuario es responsable de mantener en buen estado y bien colocada la placa de identificación. En caso de deterioro o pérdida, se comunicará de forma inmediata a la Proveeduría para que se le dé solución.

Artículo 10.-Los usuarios, a quienes se les haya asignado los bienes, son los responsables de que éstos estén ubicados en el lugar correspondiente y deberán responder a los funcionarios encargados de realizar los inventarios (Contabilidad y Proveeduría), por aquellos que no sean localizados en su sitio, estos inventarios podrán realizarse de manera sorpresiva y al menos una vez al año.

Artículo 11.-Todo funcionario debe responder por el equipo a su cargo. Cuando sea trasladado a ocupar un cargo en diferente Departamento, está en la obligación de entregar a su jefe inmediato el equipo que tuvo asignado o solicitar la anuencia de éste para trasladarlo a la nueva unidad. En este caso, debe llenar la boleta de "Movimiento de Activos". Igual responsabilidad tendrá el jefe inmediato del funcionario que sea trasladado, de que se lleven a cabo las formalidades del caso.

Artículo 12.-Cuando a un funcionario se le otorgue una licencia con goce de salario o sin él, que exceda más de un mes, o cuando sea separado de su cargo por renuncia, despido o pensión, debe devolver los activos que le hayan sido asignados. El jefe inmediato debe supervisar que la devolución sea completa y rendir informe al Departamento de Proveeduría y al Departamento de Contabilidad de los bienes devueltos por el funcionario a través de la boleta de "Movimiento de Activos".

Artículo 13.-Ninguna jefatura podrá ordenar el movimiento de un activo, sin antes cumplir con lo estipulado en los artículos anteriores.

Artículo 14.-Si un activo sufriera daño causado intencionalmente, o se debiere a la negligencia del funcionario a cargo, o por descuidos manifiestos y absolutamente inexcusables, deberá responder económicamente por su reparación o compra del bien. Para ello se deberá solicitar por escrito al Alcalde Municipal, con copia al Departamento de Proveeduría y al Departamento de Contabilidad, que se tramite el cobro respectivo mediante planilla por parte del Departamento de Recursos Humanos.

Artículo 15.-Los funcionarios reportarán cualquier daño o imprudencias que otros compañeros causaren en perjuicio de los activos. Si descubrieren un robo u otro acto indeseable, están obligados a denunciarlo inmediatamente.

Artículo 16.-Cuando por cualquier motivo el usuario extravíe un determinado bien, deberá informar por escrito lo sucedido, en un plazo no mayor de dos días hábiles siguientes, lo sucedido al jefe superior inmediato, dando las explicaciones del caso. El superior inmediato es quien debe analizar la situación y tomar las acciones necesarias dentro de un plazo no mayor de cinco días naturales a efectos de:

a) Si la jefatura considera que se justifica una investigación, solicitará ésta al Alcalde Municipal, para lo cual debe proporcionar toda la información disponible.

b) En los casos en que hay justificaciones razonables para solicitar el descargo sin responsabilidad, lo comunicará al Alcalde Municipal con copia al Departamento de Proveeduría y al Departamento de Contabilidad.

c) Si la jefatura considera que existe culpabilidad del funcionario, ésta debe solicitar por escrito al Alcalde Municipal con copia al Departamento de Proveeduría y al Departamento de Contabilidad, que se tramite el cobro respectivo al funcionario, según el valor de reposición del activo extraviado.

d) En caso de robo, el usuario del activo lo reportará por escrito a la Proveeduría y Contabilidad. Los departamentos de Proveeduría y Contabilidad, conformarán el expediente respectivo y lo trasladarán al Alcalde para la interposición de la denuncia correspondiente.

Artículo 17.-En caso de que se produzca la desaparición de bienes por casos fortuitos como robo e incendio, las unidades administrativas afectadas, deberán comunicar al Departamento de Proveeduría, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, el detalle de los bienes afectados, para que esta última proceda a realizar ante la Institución aseguradora respectiva, los reclamos pertinentes y darle seguimiento. Además completar la boleta de "Movimiento de Activo" para su respectivo registro contable y control del inventario.

Artículo 18.-Cuando un funcionario no haya reportado, en el tiempo y formas establecidas, la pérdida de un activo y éste es detectada como faltante en un inventario, se procederá de oficio al cobro según el valor de reposición.

Artículo 19.-Es de competencia de la jefatura de cada Departamento velar porque las solicitudes de mobiliario y equipo, obedezcan a las necesidades del personal a su cargo, para el desempeño de sus funciones.

Artículo 20.-El jefe de cada departamento debe velar porque los activos bajo su responsabilidad, estén debidamente asignados a un funcionario por medio del respectivo formulario.

Artículo 21.-El control administrativo de los activos asignados a un Departamento o Unidad Administrativa, corresponde a las jefaturas correspondientes. Deberá establecerlo según su criterio asumiendo toda responsabilidad al respecto.

Artículo 22.-Cada jefe implantará los mecanismos necesarios a fin de que pueda tener su propio control sobre e! equipo y hacer las observaciones que considere pertinentes al informe anual que enviará el Departamento de Proveeduría.

Artículo 23.-En el caso de activos que no estén en uso, el funcionario lo comunicará al jefe inmediato para su respectiva reasignación o comunicará al Proveedor(a) Municipal para que tome las acciones del caso.

Artículo 24.-Los bienes muebles de uso individual deben ser asignados a cada usuario para su utilización personal. Los bienes de uso general, serán asignados al jefe de la unidad administrativa en que se encuentren localizados.

Artículo 25.-Antes de comprar un activo, el Departamento de Proveeduría deberá analizar la posibilidad de asignar mobiliario y equipo en desuso en otras dependencias, asegurándose que se elabore y firme el formulario de traslado de activos.

Artículo 26.-El Departamento de Proveeduría es el encargado de identificar el mobiliario y el equipo con un número de placa (adhesiva, metálica o grabada, según sea el caso), en orden consecutivo, y con un número único de placa para aquellos activos que tengan varios componentes (equipos de computación, teléfonos, escritorios, sillas, archivos, impresoras, abanicos, muebles y otros).

Artículo 27.-En el caso de los activos nuevos, el Departamento de Proveeduría le comunicará al Departamento correspondiente, con el fin de que indique a cuál funcionario se asignará el activo, para proceder a confeccionar el oficio de entrega del activo, del cual debe remitir copia al Departamento de Contabilidad y al responsable del activo; asimismo el Departamento de Proveeduría mantendrá un archivo de las boletas emitidas.

Artículo 28.-Es responsabilidad de cada usuario firmar el correspondiente oficio al recibir un activo, previa verificación de que los bienes anotados están en las condiciones que se indica y que los datos que contengan sea la información correcta.

Artículo 29.-Toda dependencia interesada en adquirir un bien, debe asegurarse de contar con el contenido presupuestario suficiente, así como que la compra de este activo haya sido presupuestada de antemano, o en su caso, disponer de la autorización respectiva para efectuar el cambio de la compra de otro activo diferente al indicado.

Artículo 30.-El Departamento de Proveeduría en coordinación con el Departamento de Contabilidad, anualmente, entre los meses de Abril y Mayo, efectuará un inventario físico para verificar que los bienes asignados a cada Departamento sean realmente los existentes.

Artículo 31.-Una vez realizado el inventario físico y de encontrarse diferencias, el Departamento de Proveeduría, juntamente con el Departamento de Contabilidad lo comunicará a las Unidades Administrativas con el propósito de que cada funcionario corrobore lo que le fue asignado. En caso de incongruencias, deberá reportarlas al Departamento de Proveeduría en un plazo no mayor a 15 días naturales, tomados a partir del recibo del reporte. Después de este plazo, el inventario se tendrá por correcto.

Artículo 32.-El Departamento de Contabilidad es el encargado de realizar la clasificación y el registro contable de los bienes según el departamento al que se le asigne y conforme las Normas Internacionales para el sector público (NICSP) y con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)

Artículo 33.-El Departamento de Contabilidad debe efectuar el cálculo y registro de los cargos por depreciación de todos los activos de la Institución, para lo cual debe actualizar el sistema de cómputo respecto a las tasas de depreciación, según las establecidas en el Reglamento General de Impuesto sobre la Renta.

Artículo 34.-El Departamento de Proveeduría llevará el control de las garantías otorgadas por los diferentes proveedores.

Artículo 35.-Serán capitalizadas las erogaciones, por reparaciones, adiciones y mejoras, que por su monto y características según el tipo de activo así será la vida útil del bien, lo anterior según las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP). El Departamento de Contabilidad será el encargado de definir cuáles costos de reparaciones o adiciones deben capitalizarse para lo cual deberá solicitar a los técnicos respectivos el incremento que representa, en la vida útil del activo, la reparación o adición.

Artículo 36.-El Departamento de Proveeduría, coordinará con el Departamento Legal, el trámite para el registro, ante los distintos organismos, de aquellos activos que por sus características requieran ser inscritos. Lo anterior antes de la asignación de los mismos.

Artículo 37.-Queda prohibido el uso de activos de la institución con fines distintos a los de la Municipalidad.

Artículo 38.-Queda prohibido a los funcionarios tomar bienes para ser movilizados sin permiso del responsable a quien están asignados y sin haber confeccionado antes el formulario de "Movimiento de Activos".

Artículo 39.-En los casos de activos que por su estado no estén sujetos de donación y tengan que ser desechados, el Alcalde Municipal solicitará al Concejo Municipal su autorización, comunicando de inmediato los Departamentos de Proveeduría, Contabilidad y Auditoría, para que sean retirados de sus registros.

Artículo 40.-De existir equipo dañado en una dependencia y se requiera su reparación, la jefatura interesada deberá solicitar, por escrito, esos servicios al Departamento de Proveeduría.

Artículo 41.-Cuando los bienes deban salir temporalmente de las instalaciones de la Municipalidad para ser objeto de reparación, la Sección de Proveeduría coordinará la respectiva salida, para lo cual deberá llenar el formulario "Movimiento de Activo".

Artículo 42.-Una vez que sean reparados los bienes, la Sección de Proveeduría lo entregará a la dependencia interesada, donde el usuario firmará el original de la factura dando por recibido el equipo.

Artículo 43.-De considerarse que el activo dañado no es susceptible de ser reparado, el Departamento de Proveeduría enviará nota al Departamento de Contabilidad, solicitando el descargo del activo, comunicando tal situación a la Alcaldía Municipal, con copia a la Auditoría Interna.

Artículo 44.-Los bienes que ingresen a las instalaciones de la Municipalidad, por contrato de alquiler o en calidad de préstamo y que sean propiedad de personas físicas o jurídicas particulares u Organismos del Estado que se vayan a utilizar en la realización de algún trabajo, deben ser reportados inmediata y obligatoriamente al Departamento de Proveeduría, con el propósito de registrar su permanencia y su posterior salida. Para retirar esos bienes debe solicitarse al Departamento de Proveeduría la autorización correspondiente.

Artículo 45.-Los bienes propiedad de funcionarios que ingresen o se encuentren en la Municipalidad deben contar con la debida identificación y registro de la Proveeduría, por el robo de bienes que sean propiedad de funcionarios o desperfectos, la Municipalidad no asumirá ninguna responsabilidad al respecto, siempre y cuando no exista negligencia de otro funcionario, en cuyo caso se determinará la responsabilidad por medio de un procedimiento administrativo.

Artículo 46.-Cuando la Municipalidad modifique su organigrama, ya sea total o parcialmente, el Alcalde Municipal deberá comunicar oportunamente a los Departamentos de Proveeduría Contabilidad los cambios por efectuar, con el propósito de hacer los ajustes correspondientes y mantener actualizada la base de datos de control de bienes.

Artículo 47.-Los activos que se encuentran totalmente depreciados y no estén siendo utilizados, podrán ser donados, siempre y cuando el Concejo Municipal lo autorice, con base en un informe técnico de los Departamentos de Proveeduría y Contabilidad y con un refrendo del Departamento Legal

Artículo 48.-Para entregar activos en calidad de préstamo a otras instituciones, se deberá realizar mediante un convenio aprobado por el Concejo Municipal y confección de acta de entrega de activos por parte de la dependencia respectiva o funcionario autorizado. Además la Proveeduría debe completar la boleta de "Movimiento de Activos".

Artículo 49.-Cualquier incumplimiento a las obligaciones y deberes de las jefaturas y usuarios contenidos en este reglamento será sancionado de acuerdo con lo que dispone el Reglamento de Organización y Servicios de la Municipalidad de Valverde Vega, el Código Municipal y la normativa conexa vigente.

Artículo 50.-Rige a partir de su publicación.

Comisión de Asuntos Jurídicos, a los doce días del mes de noviembre del año dos mil once.