Artículo 2º.-El Colegio lo integran:

a) Los bachilleres y licenciados en secretariado profesional o en administración de oficinas, graduados por instituciones de enseñanza superior del país públicas y privadas, reconocidas por el Estado.

b) Los diplomados universitarios y parauniversitarios, graduados en la carrera de secretariado por instituciones de enseñanza superior del país, públicas y privadas, reconocidas por el Estado.

c) Los graduados de universidades o instituciones equivalentes en el extranjero, de acuerdo con las leyes y los tratados vigentes.

(Así reformado por el artículo 1° de la ley N° 9284 del 30 de octubre de 2014)

Artículo 3º.- No puede ser miembro del Colegio quien:

a) Por sentencia firme estuviere inhabilitado para el ejercicio de cargos públicos;

b) Por sentencia firme sufriere prisión; y

c) Estuviere declarado en estado de insolvencia, concurso o quiebra.

Artículo 4º.- Los miembros del Colegio podrán retirarse temporal o definitivamente de éste, caso en el cual deberán comunicarlo a la Junta Directiva.

CAPITULO II

De los órganos del Colegio

Artículo 5º.- Los órganos del Colegio serán:

a) La Asamblea General;

b) La Junta Directiva; y

c) El Tribunal de Honor.

CAPITULO III

Deberes y atribuciones de los órganos del Colegio

Artículo 6º.- Cada año se celebrará una Asamblea General Ordinaria para elección de la nueva Junta Directiva y conocer de los informes que presente la Junta Directiva saliente, y para aprobar o improbar, o si fuera del caso, modificar el presupuesto anual general ordinario de la institución; se celebrarán, además, las Asambleas extraordinarias que acuerde la Junta Directiva o que soliciten por lo menos veinte de los miembros. Para que se verifique una Asamblea, será necesaria la convocatoria, que se publicará en "La Gaceta" o en uno de los diarios del país, debiendo mediar por lo menos tres días hábiles entre la primera publicación y el día señalado y expresar el objeto de dicha convocatoria. La Asamblea General está constituida por la totalidad de los miembros del Colegio. Habrá quórum si concurren la mitad más uno de los miembros. En caso de que no hubiere quórum, se dará por convocada otra Asamblea treinta minutos después de la hora fijada, para la que se entenderá que existe quórum con cualquier número de miembros presentes.

Artículo 7º.- La Junta Directiva estará formada por:

a) Un Presidente;

b) Un Vicepresidente;

c) Un Secretario;

d) Un Fiscal;

e) Un Tesorero; y

f) Tres Vocales.

Artículo 8º.- Los miembros de la Junta Directiva actuarán en sus cargos un año no pudiendo ser reelegidos por más de dos períodos consecutivos.

La Asamblea General se realizará cada año, en la última semana del mes de noviembre, debiendo los directores asumir sus puestos el 1º de enero siguiente.

La elección de la Junta Directiva se hará por votación secreta y por mayoría absoluta de votos en la Asamblea General, procediéndose a elegirla en el siguiente orden: Presidente, Vicepresidente; Secretario; Fiscal; Tesorero y Vocales. En caso de empate o de no haber mayoría absoluta, se repetirá la elección entre los miembros que obtuvieren mayor número de votos.

Artículo 9º.- La Junta Directiva sesionará ordinariamente cada mes y efectuará todas sus sesiones extraordinarias que sean necesarias para el mejor cumplimiento de sus fines. La convocatoria para sesiones extraordinarias la hará el Presidente, quien tendrá la potestad para fijar la hora y día de cada sesión; en su ausencia lo hará el Vicepresidente y, en ausencia de éste, los vocales por orden de elección, o cuando lo soliciten conjuntamente cuatro de sus miembros.

Artículo 10.- Para que pueda celebrar sesión la Junta Directiva, deben concurrir por lo menos cuatro directores.

Artículo 11.- Son atribuciones de la Junta Directiva:

a) Convocar a Asamblea Ordinaria en la fecha que señala esta ley, y a Asambleas extraordinarias cuando lo considere necesario o cuando lo soliciten veinte o más de sus miembros por escrito, señalando el o los asuntos que se han de tratar, con las razones que justifiquen la gestión. La gestión, una vez recibida, implicará convocatoria inmediata a sesión de Junta Directiva. En ningún caso se podrá diferir esta convocatoria a Asamblea General Extraordinaria, solicitada por más de cinco miembros;

b) Admitir o no a nuevos asociados que cumplan los requisitos del artículo 2º;

d) Dirigir las publicaciones que haga el Colegio, delegando su responsabilidad en uno o más de sus miembros y asumiendo ella la responsabilidad intelectual y económica;

d) Examinar las cuentas de Tesorería, formular los proyectos de presupuesto y rendir informes de labores a la Asamblea General en su sesión ordinaria; y

e) Conocer las renuncias de sus Directores o de los miembros colegiados y hacerlo del conocimiento de la Asamblea.

f) Elaborar las modificaciones del Reglamento interno del Colegio y presentarlas a Asamblea General Extraordinaria para su ratificación.

(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 2° de la ley N° 9284 del 30 de octubre de 2014)

g) Cumplir las demás funciones comprendidas en esta ley y sus reglamentos.

(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 2° de la ley N° 9284 del 30 de octubre de 2014)

CAPITULO IV

Atribuciones de la Asamblea

Artículo 12.- Son atribuciones de la Asamblea General:

a) Elegir a los miembros de la Junta Directiva del Colegio, de conformidad con lo establecido en la presente ley.

b) Aprobar o improbar el informe anual de actividades de la Junta Directiva saliente.

c) Resolver en definitiva los asuntos que la ley, la Junta Directiva o sus miembros, con arreglo a las disposiciones contenidas en la presente ley, lo sometan para estudio y decisión.

d) Conocer de las apelaciones planteadas por los miembros respecto de decisiones de la Junta Directiva o de los fallos del Tribunal de Honor.

e) Conocer y aprobar el Código de Ética Profesional.

f) Conocer y aprobar los reglamentos internos del Colegio.

g) Las demás atribuciones que le asignen esta ley, su reglamento o los reglamentos emitidos por el Colegio.

Contra las resoluciones de la Asamblea General en asuntos de su competencia cabráel recurso de revocación ante la misma Asamblea, dentro de un plazo de tres días hábiles.

(Así reformado por el artículo 1° de la ley N° 9284 del 30 de octubre de 2014)

CAPITULO V

De los miembros de la Junta Directiva

Artículo 13.- El domicilio legal del Colegio estará en la ciudad de San José y su representación, judicial y extrajudicial, la ejercerá́ el presidente de la Junta Directiva, con carácter de apoderado general, de conformidad con el artículo 1255 del Código Civil, quién tendrá las siguientes atribuciones:

a) Presidir las sesiones de la Junta Directiva y de las asambleas generales ordinarias y extraordinarias y todos los actos del Colegio de Profesionales en Secretariado.

b) Proponer el orden en que deben tratarse los asuntos y dirigir los debates.

c) Atender la correspondencia con las autoridades de la República y con los organismos públicos y privados.

d) Con su doble voto, decidir en caso de empate en la Junta Directiva.

e) Conceder licencia, con justa causa y hasta por un mes, a los miembros de la Junta Directiva.

f) Nombrar comisiones que contribuyan a ejecutar las diversas tareas.

g) Autorizar gastos de acuerdo con el monto establecido en el reglamento interno.

h) Firmar conjuntamente con el secretario las actas de las sesiones, así como firmar conjuntamente con el tesorero, y en ausencia de este conjuntamente con otro miembro de la Junta Directiva autorizado, los cheques que cubran las erogaciones.

i) Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias a la Junta Directiva. Las ausencias del presidente serán suplidas por el vicepresidente y en ausencia de este, por los vocales en orden de elección.

j) Seleccionar, conjuntamente con el tesorero, al contador que ha de llevar los libros de ley.

k) Asumir las funciones de dirección administrativa del Colegio y, además, revisar con el tesorero los ingresos y las cuentas a pagar, y poner su aprobación en cada caso.

l) Dictar el Código de Ética Profesional.

m) Cumplir las demás funciones que le asignen las leyes y los reglamentos.

Las ausencias del presidente serán suplidas por el vicepresidente. En caso de ausencia del secretario, tesorero o fiscal, ocuparán estos cargos los vocales por orden de precedencia.

(Así reformado por el artículo 1° de la ley N° 9284 del 30 de octubre de 2014)

Artículo 14.- Son atribuciones del fiscal:

a) Velar por la observancia de esta ley y sus reglamentos, así como por la debida ejecución de los acuerdos y las resoluciones de la Asamblea General y la Junta Directiva.

b) Revisar y avalar con el tesorero los estados financieros que debe presentar anualmente a la Asamblea General Ordinaria y el informe anual de la Tesorería.

c) Velar tanto por el buen ejercicio de la profesión como por los derechos y deberes de las personas incorporadas.

d) Cumplir las demás funciones que le asignen las leyes y los reglamentos.

(Así reformado por el artículo 1° de la ley N° 9284 del 30 de octubre de 2014)

Artículo 15.- Son atribuciones del tesorero:

a) Custodiar los fondos del Colegio.

b) Mantener los fondos del Colegio depositados en alguna entidad bancaria.

c) Llevar la contabilidad y presentar ante la Asamblea General, al término del ejercicio anual, el estado general de ingresos y egresos, el balance de situación, la liquidación del presupuesto y el proyecto de presupuesto para el ejercicio del año siguiente, con refrendo de las personas que ocupen la Presidencia y la Fiscalía.

d) Tramitar y efectuar los pagos por las cuentas del Colegio que se le presenten en la forma debida.

e) Supervisar las cajas chicas del Colegio.

f) Seleccionar conjuntamente con el presidente al contador que ha de llevar los libros de ley y presentar ante la Asamblea General, al final de cada periodo, el estado general de los ingresos y gastos, así como los estados financieros preparados por el contador.

g) Presentar a la Junta Directiva mensualmente el informe de ingresos y egresos.

h) Entregar oportunamente al contador los informes de Tesorería necesarios para la preparación de los balances y estados financieros.

i) Cumplir las demás funciones que le asignen la ley y los reglamentos.

(Así reformado por el artículo 1° de la ley N° 9284 del 30 de octubre de 2014)

Artículo 16.- Son atribuciones del secretario:

a) Redactar las actas de las sesiones de la Junta Directiva y las de la Asamblea General, y firmarlas junto con quien ocupe la Presidencia.

b) Atender la correspondencia del Colegio.

c) Custodiar el archivo del Colegio.

d) Extender todas las certificaciones que emanen del Colegio.

e) Citar y convocar conjuntamente con el presidente a asambleas generales ordinarias y extraordinarias, así como a sesiones de Junta Directiva cuando lo disponga el presidente.

f) Cumplir las demás funciones que le asignen la ley y los reglamentos.

(Así reformado por el artículo 1° de la ley N° 9284 del 30 de octubre de 2014)

Artículo 17.- En caso de ausencia o impedimento del Fiscal, del Tesorero o del Secretario, ocuparán esos cargos los Vocales por orden de precedencia.

CAPITULO VI

Del Tribunal de Honor

Artículo 18.- La Junta Directiva del Colegio integrará el Tribunal de Honor, formado por tres propietarios y dos suplente que durarán en sus cargos dos años. El Tribunal conocerá de los casos propios de cuerpos de esta índole, cuando se pida a la Junta Directiva y ésta acordare elevar a su conocimiento situaciones que a su juicio lo ameriten, en virtud de estar de por medio aspectos morales, éticos o profesionales, que pongan en duda las actuaciones de uno o más de sus colegiados. Los acuerdos de la Junta Directiva para elevar al Tribunal estos casos, se tomarán por mayoría simple. El Tribunal de Honor se escogerá entre los miembros colegiados.

Artículo 19.- Son atribuciones del Tribunal de Honor:

a) Conocer, juzgar y fallar las acusaciones que establezcan contra los colegiados en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones profesionales;

b) Conocer y resolver los conflictos que se presentan entre un colegiado y un organismo superior del Colegio, o entre dos o más colegiados, según lo acuerde la Junta Directiva, luego de estudiar la naturaleza de la denuncia; y

c) Recomendar las penas, que irán según el grado de la falta, desde la amonestación escrita, hasta la inhabilitación y la expulsión definitiva del colegiado.

La Junta Directiva ejecutará los fallos del Tribunal de Honor, cuando adquieran firmeza por los procedimientos que esta ley establece. Las resoluciones del Tribunal de Honor tendrán recurso de apelación para ante la Asamblea General. La Asamblea General decidirá en votación secreta, por simple mayoría, todos aquellos recursos que conozcan en alzada, excepto cuando se tratare de fallos de inhabilitación o de expulsión definitiva del colegiado, en cuyo caso se requerirán dos tercios del total de los presentes para obtener la confirmación.

CAPITULO VII

De los fondos del Colegio

Artículo 20.- La Junta Directiva administrarálos fondos del Colegio, los cuales estarán constituidos por los siguientes aportes:

a) Las contribuciones ordinarias de quienes sean miembros activos.

b) Las donaciones, las herencias o los legados que el Colegio reciba.

c) Las subvenciones que acuerden a favor del Colegio el Poder Ejecutivo, las instituciones de educación superior y cualquier otro ente, siempre y cuando estas instituciones o entes tengan excedentes presupuestarios o superávit, en cuyo caso, podrán destinar parte de esos recursos al Colegio.

d) Los fondos que provengan de las actividades de capacitación o de otra naturaleza que organice el Colegio.

e) Cualesquiera otros ingresos adicionales a favor del Colegio.

(Así reformado por el artículo 1° de la ley N° 9284 del 30 de octubre de 2014)

CAPITULO VIII

De las funciones del Profesional en Secretariado

Artículo 21.- Las funciones propias del Profesional en Secretariado, sólo podrán ser realizadas por miembros adscritos al Colegio.

Artículo 22.- Para efectos de esta ley, se entenderá por profesional en secretariado a la persona que reúna la preparación académica contemplada en el artículo 2º de esta ley, que la capacita para tener por ocupación principal, regular y retribuida, el ejercicio de su profesión en empresas privadas, estatales y para estatales, y obtener de ella los principales recursos para su subsistencia.

Artículo 23.- Esta ley rige a partir de su publicación.

    Transitorio III.- El Consejo Superior de Educación, dentro de los noventa días siguientes a la publicación de esta ley, deberá someter al Poder Ejecutivo, para que éste adicione el decreto Nº 32 de 20 de setiembre de 1968, una categoría para el Secretario Profesional, con los requisitos mínimos que han de cumplir las personas para ingresar al Colegio que se crea por medio de esta ley.

    Casa Presidencial. San José, a los quince días del mes de junio de mil novecientos setenta y dos.