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Resumen Opinión Jurídica 178
 
  Opinión Jurídica : 178 - J   del 10/11/2005   
 
Resumen
OJ-178-2005
 
AUDITORIA INTERNA. LIBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN. INFORMACIÓN DE INTERÉS PRIVADO. DERECHO A LA INTIMIDAD. ACCESO A LOS DATOS PERSONALES. DEBER DE CONFIDENCIALIDAD.
 
            El Auditor Interno A. I. de la Municipalidad de Montes de Oca, en oficio N° AUDI-I-249-2005 de 26 de septiembre 2005, consulta a la Procuraduría General:
 
“1-. Cuáles son los alcances del artículo 33 de la Ley General de Control Interno cuando se refiere al libre acceso a la información?
2-.¿Tiene la Auditoría Interna, como un órgano que busca garantizar a la ciudadanía la protección del interés público, cuando requiere realizar un estudio de control interno y de fiscalización de la hacienda pública, la potestad de solicitar por escrito o incautar documentos, expedientes, oficios, para revisarlos y estudiarlos en su oficina?
3-.  De acuerdo con las potestades otorgadas en la Ley General de Control Interno, ¿puede la Auditoría Interna fotocopiar documentos y expedientes para documentar la evidencia y sustentar sus papeles de trabajo?
4-. ¿Puede la Administración limitar el préstamo de expedientes administrativos de personal, expedientes de concursos internos y externos y otros documentos de interés público, aduciendo que son materia confidencial y amparándose en el derecho a la intimidad? De ser así, ¿cómo puede la Auditoría Interna acceder en forma libre a esa información y revisarla en su oficina, con el fin de llevar a cabo una investigación?”.
 
            La Dra. Magda Inés Rojas Chaves, Procuradora Asesora, en Opinión Jurídica OJ-178-2005 de 10 de noviembre siguiente, da respuesta a la consulta, concluyendo que:

 

1.-       La auditoría interna es un órgano de la Municipalidad. Como tal  es parte de la organización de ésta y su objetivo último es velar porque la organización cumpla los fines que justifican su existencia, con respeto a los principios de legalidad, eficiencia y eficacia.
2.-       El cumplimiento de la función de auditoría interna y el respeto al principio de independencia funcional del auditor requieren del libre acceso a la información y documentación de la Administración que se audita.
 
3.-       “Libre acceso” a la información significa acceso directo y libre tanto en cuanto al objeto de la información como a la persona de la cual puede obtenerse o solicitarse información. Lo cual implica, al menos, posibilidad de revisar y estudiar directamente los documentos y registros de que se trate y fotocopiarlos a fin de tener la evidencia necesaria para los estudios o informes que se realizan.
 
4-.       Es por ello que la negativa de suministrar información relacionada con el accionar del ente público restringe el ejercicio de las competencias de la auditoría e impide el cumplimiento efectivo de los objetivos plasmados en la Ley General de Control Interno.
 
5-.       El auditor interno como cualquier otra persona tiene acceso a la información de interés público relativa a los funcionarios de la organización, como es la relativa al nombramiento, remuneraciones, reconocimiento de derechos y todo aquello que se relacione directamente con el desempeño laboral del funcionario. En el caso del auditor ello es consecuencia de la amplia facultad para acceder a la información de interés público que concierna su competencia institucional.
 
6-.       Si bien no es normal que en el expediente personal se documente información del funcionario garantizada por el derecho a la intimidad, sí es habitual que en el consten datos personales, como son el número de cédula, estado civil, dirección, número de teléfono, datos sensibles relativos a la salud, entre otros.
 
7-.       La auditoría interna puede acceder a esa información en tanto sea necesaria para el ejercicio de su competencia institucional, particularmente si esa información está relacionada con la administración, custodia o manejo de fondos públicos o de origen público. El interés público presente en las funciones legalmente asignadas a dicho órgano permite ese acceso a información de interés personal del funcionario.
 
8.-       En caso de acceso a esos datos personales o bien, a información garantizada por el derecho a la intimidad, la Auditoría Interna está vinculada por el principio de confidencialidad que rige su accionar, según lo dispuesto en la Ley General de Control Interno y el Reglamento a la Ley N° 8204.