C-230-2006

PATRIMONIO HISTORICO-CIENTIFICO-CULTURAL. BIEN DEMANIAL. BIENES PATRIMONIALES. GESTION DOCUMENTAL. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL. UNIVERSIDAD DE COSTA RICA. AUTONOMIA UNIVERSITARIA. AUTONOMIA ADMINISTRATIVA. INDEPENDENCIA FUNCIONAL. UNIDAD DEL ESTADO. COMISION NACIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS.

             La Directora General del Archivo Nacional, en oficio DG-389-2006 del 27 de marzo de 2006, solicita el criterio de la Procuraduría respecto de la sujeción de la Universidad de Costa Rica al ámbito de aplicación de la Ley del Sistema de Archivos. La consulta se plantea en virtud de discrepancias que han surgido entre el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad de Costa Rica y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en orden a la eliminación de documentos y la elaboración y aprobación de plazos de conservación de documentos en la Universidad. Por lo que consulta:

 “¿Se encuentra la Universidad de Costa Rica bajo el ámbito de aplicación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos?¿La autonomía universitaria le permite a ese centro de educación superior apartarse de las disposiciones de la Ley 7202 y su reglamento y autorregular la materia relativa a la producción, organización y conservación documental de esa universidad de la forma que lo estime más conveniente?”

             En dictamen N° C-230-2006 de 5 de junio siguiente, la Dra. Magda Inés Rojas Chaves, Procuradora Asesora y el Asistente de Procuraduría, Esteban Quesada Alvarado, concluyen que:

 1.      En el ejercicio de sus funciones, los organismos públicos forman  fondos documentales, sujetos a los principios de transparencia, publicidad y participación y al deber de información.

2.      El patrimonio documental de la Administración Pública es un bien público de naturaleza patrimonial.

3.      Sin embargo, documentos de ese patrimonio documental pueden llegar a formar parte del demanio público, en tanto sean declarados de valor histórico, científico, cultural, con lo cual se integran al patrimonio histórico-cultural de la Nación. Patrimonio que se protege para su preservación y conservación a las futuras generaciones.

4.      La protección y conservación del acervo documental  en tanto manifestación de la historia y de la cultura nacional han sido una preocupación de nuestros gobernantes a través de la historia, preocupación que se recoge en el artículo 89 de la Constitución Política.

5.      Dicho artículo fundamenta la incorporación de los bienes con valor científico, histórico o cultural al patrimonio de la Nación y permite afirmar que dichos bienes no son propiedad de los entes públicos que los generan, los administran o custodian, ya que esos bienes constituyen un patrimonio nacional.

6.      La Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley Nº 7202 de 24 de octubre de 1990, regula el funcionamiento de los diferentes archivos públicos y los archivos privados que se integren al Sistema, constituyendo el marco jurídico de la materia archivística.

7.      La Universidad de Costa Rica como ente público se encuentra dentro del ámbito de aplicación de la ley Nº 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

8.      Dicha Universidad goza de un régimen de autonomía especial, garantía de los fines consustanciales a la Universidad. Régimen que no es manifestación de independencia del Estado ni origina una forma de descentralización política.  Tampoco ese régimen significa que la Universidad se rige por el principio de libertad propio de los entes privados.

9.      La autonomía universitaria comprende una potestad normativa referida a su ámbito funcional, sea la docencia, la investigación o la acción social y cultural del Ente. En dicho ámbito, las normas universitarias prevalecen sobre cualquier disposición legal que pretenda regular la materia universitaria. Dichas normas son oponibles al propio legislador en tanto no excedan el marco de la autonomía.

10.  La regulación de la materia archivística no entra dentro del ámbito normativo exclusivo de la Universidad. En consecuencia, el legislador puede emitir disposiciones en dicha materia que resultan aplicables a la Universidad.

11.  Se sigue de lo anterior que la Universidad de Costa Rica está sujeta a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, norma que se inspira en el fin de conservación y protección del acervo documental contenido en los archivos del país.

12.  De conformidad con los artículos 32, 33, inciso b), 34, 35, 36 y 41, inciso i) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la decisión de eliminar documentos está sujeta a lo que dictamine la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Esa consulta, obligatoria y vinculante, implica en los términos del artículo 41, inciso i) de la Ley la sujeción a una  autorización.

13.  Sujetar una decisión administrativa de la Universidad , como es la eliminación de documentos que no han sido declarados de valor histórico, científico-cultural, a autorización administrativa es dudosamente constitucional por  lesionar la autonomía universitaria. En efecto, implica transferir la gestión documental a un órgano externo, que es quien en definitiva decide.

14.  Considera la Procuraduría que en relación con las universidades estatales, las disposiciones que otorgan competencia a la Dirección General del Archivo Nacional y, en particular a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos deben ser interpretadas en conformidad con la autonomía universitaria.

15.  En consecuencia, debe interpretarse que el criterio de la referida Comisión no es obligatorio ni vinculante para la Universidad de Costa Rica y demás universidades estatales.