Buscar:
 PGR - SINALEVI >> Pronunciamientos >> Resultados >> Dictamen 237 del 18/07/2007 >> Resumen
Internet
Año:
Buscar en:




Opciones:
Guardar
Imprimir


Ficha del Pronunciamiento
ß&Ø¥ß%
Resumen Dictamen 237
 
  Dictamen : 237 del 18/07/2007   
 
Resumen

C-237-2007


 


ORGANOS COLEGIADOS. SESIONES. CARÁCTER PRIVADO. ASISTENCIA DEL AUDITOR INTERNO A SESIONES. ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA. CASETES. DOCUMENTO PUBLICO. ACTA. LIBROS DE ACTAS. LEGALIZACION. ELIMINACION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.


 


La Auditora Interna de la Junta de Protección Social de San José, en oficio AI-249 de 21 de junio último, transcribe el acuerdo de Junta Directiva JD-252, correspondiente al artículo IV, inciso 10 de la sesión 12-2007 de 10 de abril de 2007, por el cual se le niega copia de la grabación de una sesión, así como se hace saber a los funcionarios de la Institución que por ser las sesiones privadas no habrá acceso de parte de ninguna persona a los casetes de las sesiones y sólo se comunicarán las actas firmes escritas. Asimismo, se ordena a la Secretaria de Actas destruir los casetes de las sesiones una vez aprobada el acta correspondiente a la sesión. Ante lo cual consulta:


           


 “1) ¿Son públicas o privadas las sesiones de Junta Directiva o de los órganos colegiados dentro de una organización del sector público? Es la Auditoría Interna una persona ajena a la Junta Directiva de su misma organización?


2) En caso de que se consideren los casetes que registran las sesiones de Junta Directiva como documentos públicos, requiero me indique:


            ¿Si el órgano colegiado puede negar mediante un acuerdo el acceso de esas grabaciones a la Auditoría Interna, argumentando que esas grabaciones son un auxiliar para la Secretaría de Actas?


            ¿Es lícito que el Órgano Colegiado acuerde que ninguna persona tendrá acceso a los casetes en donde se graban las reuniones de Junta Directiva?


            ¿Puede ordenar la destrucción de los casetes una vez que estén en firme los acuerdos que se registran en esas grabaciones, aunque estos no estén transcritos en el libro oficial de actas?


            Pueden destruir los casetes mencionados, antes de ser firmadas las actas por los funcionarios competentes de acuerdo con lo establecido en la Ley General de la Administración Pública?


            La destrucción de los casetes debe llevarse a cabo de conformidad con lo que establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos 7202?


3) Legalmente, quién es el responsable dentro de la institución de custodiar dichos casetes, algún miembro de Junta Directiva, por ejemplo la secretaria del órgano colegiado, o la secretaria de actas, que es quien graba las sesiones o reuniones, elabora, transcribe y digita las actas?


4) En relación con la consulta anterior, si la responsabilidad de los casetes recae en la persona que ocupe el cargo de secretario de Junta Directiva, una vez que concluye su nombramiento, ¿cuál es el procedimiento que se debe seguir para la custodia de los mismos?


5) Cuál es el tiempo de conservación que deben tener estos casetes?


6) ¿Existe jurisprudencia de parte de esa Procuraduría en cuanto al tiempo máximo o mínimo que tiene la secretaria de actas para realizar las transcripciones oficiales de las actas, en virtud del vacío de Ley al respecto, considerando que las mismas constituyen el documento oficial en el cual se evidencian las gestiones y acciones que acuerda el máximo órgano institucional?


7) En el eventual atraso en las transcripciones de las actas, cuáles son las consecuencias jurídicas si los casetes que registran las sesiones de Junta Directiva se destruyen por mandato del órgano colegiado y posteriormente se hace necesario cotejar algún acuerdo de Junta Directiva?”.


 


            La Dra. Magda Inés Rojas Chaves, Procuradora Asesora, da respuesta a la consulta mediante dictamen C-237-2007 de 18 de julio siguiente, en el que se concluye que:


 


1.                  En materia de sesiones de los órganos colegiados, el principio es la privacidad de la sesión.  Por consiguiente, si una norma legal no ha dispuesto en forma expresa que las sesiones son públicas, deberá entenderse que éstas serán privadas.


 


2.                  Esa privacidad de las sesiones tiene como objeto asegurar la libertad, participación e independencia de los distintos miembros del colegio, a efecto de liberarlos de presiones de distintos grupos interesados en la adopción de determinadas decisiones.


 


3.                  Precisamente porque el principio es el carácter privado de la sesión, no existe un derecho público subjetivo de los ciudadanos a asistir y presenciar las sesiones de los órganos colegiados respecto de los cuales no se ha establecido la publicidad de las sesiones.


 


4.                  Ergo, la asistencia a esas sesiones por parte de terceros no puede ser amparada en el derecho de acceso a la información. Este derecho no implica acceso a las instalaciones físicas de un organismo o el ingreso y participación en las sesiones del órgano colegiado.


 


5.                  El Auditor Interno no tiene una facultad-deber de asistir permanentemente a las sesiones del jerarca. Deberá hacerlo cuando sea convocado para asesorar, aclarar algún criterio o bien, cuando sea necesario para el cumplimiento de otras funciones.


 


6.                  Si bien las personas no tienen un derecho de asistir a las sesiones, sí tienen un derecho a obtener información de la sesión, de lo allí deliberado y decidido. Esa información es de carácter público.


 


7.                  El derecho de acceso a la información comprende el acceso a los distintos documentos que dan cuenta de la deliberación y decisión. Por ende, comprende el acceso a todo documento que grabe, registre o de cualquier forma represente la sesión.


 


8.                  Al constituir los casetes que registran una sesión de órgano colegiado un documento, están sujetos a lo dispuesto en los artículo 30 de la Constitución Política y 10 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N. 7202 de 24 de octubre de 1990.


 


9.                  Por tratarse de un documento público, tanto los funcionarios del organismo público como cualquier particular pueden tener acceso a esos casetes.


 


10.              Conforme lo expuesto, los casetes que registran las sesiones de la Junta Directiva de la Junta de Protección Social constituyen documentos públicos, a los cuales pueden acceder no sólo los distintos funcionarios de la Entidad, sino también cualquier ciudadano interesado.


 


11.              Dado que las actas deben ser aprobadas en la sesión ordinaria siguiente, artículo 56.2 de la Ley General de la Administración Publica, para dicha sesión debe haber sido levantada el acta. Si no fuera así, no podría someterse a aprobación y consecuentemente, no podrían adquirir firmeza los acuerdos aprobados y, en general, se entrabaría el funcionamiento del órgano.


 


12.              Al tratarse de un documento público, la Junta Directiva de la Junta de Protección Social de San José no puede negarle al auditor interno el suministro de los casetes o copias de éstos que registren las sesiones del órgano colegiado. Caso contrario, se le estaría impidiendo a dicho órgano el cumplimiento de sus funciones de control. En ese sentido, el Auditor está facultado para solicitar los casetes que graban las sesiones secretas de la junta directiva  y esta está en el deber de suministrárselos.


 


13.              La legalización del libro de actas no es el mecanismo establecido por el ordenamiento para controlar el contenido de los acuerdos adoptados. Por ende, para determinar si el acuerdo que ha sido plasmado en el acta responde a lo deliberado. La conformidad del acta con lo discutido y decidido efectivamente en la sesión deriva, en principio, de la propia aprobación del acta por parte de quienes estuvieron presentes en la sesión.


 


14.              En nuestro ordenamiento, la eliminación de documentos públicos es una actividad administrativa sujeta a autorización. Es este el caso de los casetes que registran una sesión de órgano colegiado.


 


15.              La eliminación de los casetes de las sesiones de junta directiva debe sujetarse al plazo establecido en la tabla de plazos de conservación de documentos correspondiente En caso de que una entidad no cuente con tabla de plazos autorizada para eliminar un determinado documento, debe necesariamente consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos sobre la procedencia de la eliminación.


 


16.              No existe una norma legal que con carácter general regule la responsabilidad de custodiar los casetes, lo que se justifica por el hecho mismo de que no existe una obligación de grabar las sesiones. En ausencia de una norma general o bien, de una disposición específica en la ley de creación del órgano colegiado, el punto deberá ser regulado por reglamento interno.


 


17.              Puesto que el ordenamiento no ha prescrito la grabación de las sesiones, no se ha dispuesto consecuencia alguna para efecto de que la sesión no sea grabada.


 


18.              Para efectos de establecer esa conformidad de un acuerdo de junta directiva deberá estarse a lo dispuesto en el acta y, en su defecto, a  otros medios de prueba que establezca el ordenamiento.