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Ficha del Pronunciamiento
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Resumen Dictamen 298
 
  Dictamen : 298 del 28/08/2007   
( RECONSIDERADO DE OFICIO PARCIALMENTE )  
 
Resumen

C-298-2007


 


TELEPRESENCIA. TELECONFERENCIA. VIDEOCONFERENCIA. SESIONES VIRTUALES. CARACTER EXCEPCIONAL Y ESPECIAL. ÓRGANO COLEGIADO. PRINCIPIO DE COLEGIALIDAD. PRINCIPIO DE SIMULTANEIDAD. DELIBERACIÓN. DEBER DE ASISTENCIA. ACTA. DIETAS. NO SUPERPOSICION HORARIA.


 


El Auditor Interno de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, en oficio N° 066-AI-2007 de 13 de junio 2007, cual consulta respecto de la procedencia de sesiones de junta directiva no presenciales en la ARESEP.


 


La consulta tiene como objeto que se determine si:


 


“1. ¿Se ajustaría al ordenamiento jurídico actual, vigente para el sector público, el poder realizar sesiones de junta directiva en las que los miembros del órgano no estén ubicados en un mismo sitio?


2. En caso que la duda anteriormente planteada tenga sustento legal, ¿permitiría esto el poder efectuar sesiones de junta directiva integrando dentro de ellas a miembros que se encuentran fuera del país?


3. ¿Podría considerarse el uso de teléfonos para conferencias, correos electrónicos y chats instrumentos aceptables de comunicación con el órgano colegiado en el desarrollo de este tipo de sesiones?


4. Qué elementos habría que considerar para el levantamiento del acta?


5.¿Tendría derecho a recibir el pago de la dieta el directivo que participa haciendo uso de los distintos instrumentos tecnológicos sin estar físicamente integrado al órgano colegiado?”


 


            La Dra. Magda Inés Rojas Chaves, Procuradora Asesora, en dictamen N° C-298-2007 de 28 de agosto siguiente, da respuesta a la consulta, concluyendo que:


 


1-.       El régimen de funcionamiento de los órganos colegiados está determinados por los principios de colegialidad, simultaneidad y de deliberación, principios que deben ser respetados para la debida formación de la voluntad colegial.


 


2-.       El órgano colegiado debe forjar una voluntad en su propio seno a partir de la reunión simultánea de los diversos individuos que lo conforman. Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano. La simultaneidad es un requisito sustancial del funcionamiento del órgano.


 


3-.       Por consiguiente, la simultaneidad es inherente a las deliberaciones y al procedimiento de formación de la voluntad colegiada. Y no puede dejarse de lado que la actividad propia del órgano colegiado consiste en deliberar y votar las propuestas de acuerdo. Es indispensable que exista deliberación y que el voto sea producto de esa deliberación y no de acuerdos predeterminados.


 


4-.       Es por ello que la participación en la deliberación constituye para el miembro del derecho no sólo un derecho sino también un deber. A través de la deliberación debe contribuir in situ a la formación de la voluntad colegiada, la cual es producto del intercambio directo de diversos criterios o puntos de vista individuales, la contraposición de ideas sobre el asunto. Lo que justifica que, por principio, los miembros ausentes no puedan participar en la formación de la voluntad colectiva. Esta es algo más que la simple concurrencia de una pluralidad de voluntades individuales y autónomas sumadas para obtener un criterio único.


 


5-.       Por medio de la discusión oral, los distintos miembros del colegio conocen de viva voz, la opinión de los otros miembros, lo que contribuye a perfilar la voluntad del colegio.


 


6-.       Dados los principios antes indicados y en ausencia de una norma legal que autorice y regule las sesiones virtuales, el uso de las telecomunicaciones para la celebración de sesiones virtuales o no presenciales debe ser restrictivo. Al efecto, debe considerarse que no toda forma de teleconferencia es compatible con las disposiciones y principios que regulan los órganos colegiados.


 


7-.       Consecuentemente, este uso solo es posible si la telecomunicación permite una comunicación integral, simultánea que comprenda video, audio y datos. Este es el caso de la videoconferencia, que permite  una  interacción amplia y circulación de la información con posibilidad de que los miembros se comuniquen verbal y visualmente.


 


8-.       Resulta contrario a los principios de simultaneidad y colegialidad, “sesiones virtuales” realizadas a través del correo electrónico, fax, telex, u otras formas de teleconferencia que no posibiliten una comunicación integral y simultánea.


 


9-.       Puesto que al miembro del colegio le vincula un deber de asistencia, la celebración de sesiones virtuales debe ser excepcional. No puede constituirse en el mecanismo normal de reunión del colegio.


 


10-.     Una sesión virtual por medio de videoconferencia puede ser realizada con personas que se encuentran fuera del país cuando concurran circunstancias extraordinarias o especiales que lo justifiquen y a condición de que los medios empleados permitan una integración plena dentro de la sesión, a efecto de que se mantenga la simultaneidad en la deliberación.


 


11-.     La sesión virtual en los términos antes indicados implica el uso de tecnología compatible y segura. El sistema tecnológico debe garantizar la identificación de la persona cuya presencia es virtual, la autenticidad e integridad de la voluntad y la conservación de lo actuado.


 


12-.     La simultaneidad propia del órgano colegiado exige que durante la celebración de la sesión el miembro se dedique íntegramente a dicha sesión, por lo que incluso en las sesiones virtuales debe respetar la prohibición de  superposición horaria.


 


13-.     Es de advertir que si una norma legal prohíbe al órgano realizar las sesiones en un sitio distinto a aquél en que se ha previsto que tengan lugar, deberá entenderse como prohibida la realización de sesiones virtuales.


 


14-.     Puesto que las actas deben expresar las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado”, artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública, en caso de sesión virtual así deberá indicarse, anotando cuál de los miembros del colegio ha estado “presente” en forma virtual, en su caso mediante qué mecanismo tecnológico se produjo la presencia, identificación del lugar en que se encuentra el ausente, la compatibilidad de sistemas y las razones por las cuales la sesión se realizó en la forma indicada; así como los demás elementos que impone la Ley. 


 


15-.     Estima la Procuraduría que de reunirse las condiciones antes indicadas, la presencia virtual del miembro por medio de videoconferencia podrá ser remunerada mediante la dieta correspondiente. Al igual que en caso de sesiones presenciales,  es indispensable que la sesión se haya celebrado sin interrupciones técnicas y que el miembro haya estado presente virtualmente en la totalidad de la reunión.