C-384-2007

DOCUMENTOS. VALOR HISTORICO CULTURAL. DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL. COMPETENCIA. DECLARACIONES JURADAS DE LOS FUNCIONARIOS PUBLICOS. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. ANTINOMIA NORMATIVA. CRITERIO DE ESPECIALIDAD. PLAZO DE ELIMINACIÓN.

La Directora Ejecutiva de la Dirección General del Archivo Nacional, en oficio N° JA-455-2007de 24 de septiembre 2007, consulta en relación con el artículo 25 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.  Es interés de ese órgano determinar si existe una antinomia entre el citado artículo y lo dispuesto en el numeral 4 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Si ello fuere así, determinar cuál norma prevalece y, en caso de que el Archivo esté obligado a recibir esa documentación, si es factible proceder a su eliminación dentro de un plazo mínimo de 10 años, ya que se considera que carece de valor científico-cultural.

            La Dra. Magda Inés Rojas Chaves, Procuradora Asesora, en oficio N° C-384-2007 de 5 de noviembre de 2007, da respuesta a la consulta, concluyendo que:

1. Corresponde a la Dirección General del Archivo Nacional conservar y custodiar no sólo los documentos de valor histórico cultural que forman parte del patrimonio de la Nación, sino los otros documentos que la ley así lo disponga.
2. En efecto, en ejercicio de la potestad de legislar, el legislador puede establecer que el Archivo Nacional custodiará otros documentos, sin que para tal efecto esté limitado por el concepto de “documento de valor histórico o científico cultural”.
3. En ese sentido, la Dirección General del Archivo Nacional no sólo cumple funciones de archivo final en orden a los documentos con valor histórico-cultural sino que, en los supuestos en que la Ley lo dispone, puede fungir como archivo central y archivo intermedio y en su caso, custodiar documentos que carecen en forma absoluta de valor científico-cultural.
4. La atribución de competencias a la Dirección General del Archivo Nacional en relación con documentos que no son de valor científico y cultural tiene como límite la materia archivística.
5. La disposición del segundo párrafo del artículo 25 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, N. 8422 de 6 de octubre de 2004, constituye una norma en materia archivística, ya que trata de la conservación y custodia de ciertos documentos, por lo que respeta el límite en el otorgamiento de la competencia.
6. El objeto y contenido del artículo 4 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N° 7202 de 24 de octubre de 1990, es definir dónde se custodian los documentos de valor científico cultural, definidos como tales con base en los criterios del artículo 3 de la misma Ley.
7. Dicho artículo no contiene disposiciones referidas a documentos que no hayan sido calificados como de valor científico y cultural. De lo que se sigue que con base en ese artículo no puede determinarse cuál es el régimen jurídico aplicable a los documentos que carecen de ese valor.
8. Del artículo 4 de mérito no puede deducirse que la competencia de la Dirección General del Archivo Nacional esté referida en forma exclusiva y excluyente a los documentos con valor histórico-cultural. Por consiguiente, no puede establecerse que los efectos de dicho artículo y de lo establecido en el artículo 25 de la Ley 8422 sean incompatibles entre sí.
9. En la medida en que las declaraciones juradas de los funcionarios públicos y los documentos que las apoyan no sean declarados como documentos de valor científico cultural, son susceptibles de eliminación.
10. Es de advertir que los plazos de eliminación que se establezcan no pueden en modo alguno entorpecer el ejercicio de la función de control de la hacienda pública. Por lo que deben contemplar los plazos relativos a la prescripción de la responsabilidad del servidor público y del ejercicio de la potestad administrativa sancionadora. Lo que hace indispensable considerar un plazo superior a los diez años.