C-405-2008

DOCUMENTOS. PATRIMONIO HISTORICO CULTURAL. DOCUMENTO DE VALOR HISTÓRICO CULTURAL. EXPEDIENTE. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. ARCHIVO NACIONAL. PODER JUDICIAL. COMISION NACIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS.

La Directora General del Archivo Nacional, en oficio N. DG-1053-2008 de 23 de septiembre del 2008, solicita el criterio de la Procuraduría General respecto de los alcances del artículo 47 bis de la Ley de Reorganización del Poder Judicial en orden a la eliminación de documentos.

Es criterio de esa Dirección, que el artículo 47 bis está referido a la destrucción y reciclaje de expedientes judiciales y no debe ser extendido a otro tipo de documentación que recibe o produce el Poder Judicial. Conforme ese artículo, la Corte Suprema de Justicia puede ordenar la destrucción o reciclaje de los expedientes, siempre que no sean necesarios para algún trámite judicial futuro. La documentación administrativa del Poder Judicial no está cubierta por ese artículo, sino que está sujeta a lo dispuesto por la Ley del Sistema Nacional de Archivos, que señala el procedimiento para su eliminación. Agrega que el Poder Judicial ha extendido la aplicación de ese numeral a toda la documentación que produce, por lo que publica en el Boletín Judicial listas de tipos documentales que se destruirán y que son de carácter administrativo, tales como correspondencia, documentos financiero-contables, fotografías producidas en su labor administrativa. Preocupa a la Dirección del Archivo que algunos de esos documentos sean de valor científico cultural, parte del patrimonio documental de Costa Rica, por lo que se procede a consultar.

            La Dra. Magda Inés Rojas Chaves, Procuradora Asesora, da respuesta a la consulta, mediante dictamen C-405-2008 de 11 de noviembre siguiente, en el que se concluye que:

1.      La Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley Nº 7202 de 24 de octubre de 1990, regula el funcionamiento de los diferentes archivos públicos y los archivos privados que integren al Sistema Nacional de Archivos, constituyendo el marco jurídico de la materia archivística.

2.      El Poder Judicial es parte de ese Sistema y en esa condición está sujeto a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, norma que se inspira en el fin de conservar y proteger el acervo documental contenido en los archivos del país.

3.      Dicha Ley regula la gestión documental de los diferentes integrantes del Sistema, disponiendo en orden a la conservación y eliminación de documentos,  particularmente en tratándose de los documentos de valor histórico, cultural, científico.

4.      Estos documentos constituyen parte del Patrimonio Histórico cultural de la Nación, por lo que las organizaciones que los generen están en el deber de protegerlos y custodiarlos.

5.      La determinación del valor histórico, científico, cultural de un documento es competencia exclusiva de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional. En razón de esa competencia, la eliminación de documentos se sujeta al criterio de la referida Comisión, artículos 32, 33, inciso b), 34, 35, 36 y 41, inciso i) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

6.      No obstante, el artículo 47 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial autoriza a la Corte Suprema de Justicia a destruir o reciclar expedientes sin consultar previamente el criterio de la citada Comisión.

7.      Esta autorización tiene como objeto los expedientes judiciales y administrativos, sin que pueda ser extendida a documentos administrativos que no constituyan un expediente. Al no constituir un expediente, la gestión de estos documentos se sujeta plenamente a la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

8.      La autorización para destruir expedientes cede cuando el expediente es necesario para un trámite judicial futuro o cuando el documento tiene un valor histórico. Ello implica una prohibición de eliminar documentos que, de acuerdo con la reglamentación técnica, pueden llegar a  ser declarados de valor científico cultural.

9.      Esta prohibición se explica porque  todos los documentos que   tengan valor científico-cultural, histórico, independientemente de quien genere, custodie o administre dichos bienes, son propiedad de la Nación.

10.  El Poder Judicial está sujeto a todas las disposiciones tendientes a proteger los documentos con valor histórico, cultural, científico, parte del Patrimonio Nacional, así como las disposiciones de la Ley 7202 sobre materia archivística.

11.  La normativa interna que dicte el Poder Judicial para regular su gestión documental, así como sus tablas  de plazos de conservación y eliminación de documentos deben ajustarse a los criterios técnicos que emitan el Archivo Nacional y sus órganos en relación con la gestión documental.