C-021-2009

GRABACIÓN DE LAS SESIONES.  CONTENIDO DEL ACTA. FACULTADES DEL PRESIDENTE DE LOS ÓRGANOS COLEGIADOS. RECESO. CONCEPTO. ÓRGANO COMPETENTE DE CONFECCIONAR EL ACTA.

Mediante oficio n.° DPRE-005/2009 del 14 de enero del 2009, el Dr. Francisco de Paula Gutiérrez, presidente ejecutivo del Banco Central de Costa Rica, solicita el criterio del Órgano Asesor sobre los siguientes asuntos:

“a. Si es obligatorio el uso de grabaciones para confeccionar las actas.

b. Si es obligatorio transcribir literalmente en el acta todo lo que se expresa durante la sesión.

c. Si el Presidente de la Junta Directiva tiene la facultad de decretar recesos, si durante ellos se puede continuar discutiendo el tema que se discutía  antes del receso y si debe consignarse en el acta lo que se hable durante el receso.

d. A quién corresponde decidir sobre la forma en que se confeccionan las actas, en el entendido de que, al hacerlo, deberá acatarse estrictamente a lo dispuesto en la normativa vigente sobre la materia”.

        Este despacho, en el dictamen C-21-2009 de 2 de febrero del 2009, suscrito por el Dr. Fernando Castillo Víquez, procurador constitucional, concluye lo siguiente:

1.                  No hay norma jurídica que imponga al colegio que usted preside el deber de grabar las sesiones. Tampoco hay norma que obligue a usar grabaciones para la confección del acta.

2.                  Ahora bien, resulta conveniente y lógico utilizar siempre un instrumento técnico que dé certeza de que las actas serán confeccionadas cumpliendo con lo que prescribe la Ley.

3.                  La Ley General de la Administración Pública no exige que se transcriba en el acta todo lo sucedido en la sesión.

4.                  El presidente del colegio está facultado para decretar recesos, sin embargo, las manifestaciones que se hagan durante él no pueden consignarse en el acta, excepto que, una vez reanudada la sesión, se introduzcan en ella.

5.                  El órgano competente para levantar el acta es el secretario del colegio.

6.                  La Junta Directiva puede dictar un reglamento en el que regule todo lo referente a la confección del acta, siempre y cuando se mantenga incólume la competencia otorga por Ley a su secretario y se respete el mínimo legal que debe consignarse en ella según la Ley General de la Administración Pública.