C-309-2018.

ACTAS DEL CONCEJO MUNICIPAL. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL CONCEJO. EL SECRETARIO PUEDE SER ASISTIDO EN SUS FUNCIONES.

La señora Sheirys Villalobos Campos, Auditora Interna de la Municipalidad de San Isidro requiere nuestro pronunciamiento sobre lo siguiente:

“¿Es necesario que exista identidad entre la persona que funge como secretario del Concejo cuando recoge la información que sustentará el acta, y la persona que prepara el acta para ser sometida a aprobación?

¿Afectaría la validez de las actas el que la persona que acuda a las sesiones, ostentando el carácter de secretario, sea distinta a la persona que elabora las actas para aprobación?

¿En tales casos, cuál de las dos personas debe firmar el acta junto con el Presidente para cumplir con lo estipulado en el numeral 46 del Código Municipal?”

Esta Procuraduría, en dictamen C-309-2018 de 12 de diciembre de 2018, suscrito por la Procuradora Elizabeth León Rodríguez y la Abogada de Procuraduría Ángela Garro Contretas, concluye que:

Sí es posible que el Secretario sea asistido en el ejercicio de sus funciones y que otro funcionario que forme parte de la Secretaría del Concejo, sea el que lleve a cabo la tarea material de transcribir o de tomar nota sobre lo indicado en las sesiones del Concejo Municipal.

Lo anterior no hace desaparecer la responsabilidad del Secretario de estar presente en las sesiones, de elaborar las actas y tenerlas listas antes de las sesiones, del contenido y exactitud de éstas, y de firmarlas junto con el Presidente. Se trata de contar con el apoyo de otros funcionarios en la realización de ciertas tareas materiales, para el ejercicio eficiente de las funciones que le corresponden.

Dado que la responsabilidad y las funciones de levantar, tener listas y firmar las actas corresponden, en exclusiva, al Secretario, el hecho de que la ejecución material de la tarea de transcribir, de tomar nota o de cualquier otra actividad material necesaria para el ejercicio de esas funciones, recaiga en otro funcionario de la Secretaría, no afecta la competencia del Secretario, ni la validez del acta.